1.

Introduccin
El tema que trata el libro ADMINISTRACIN EN UNA PAGINA es muy
interesante y aplicable no slo a nivel de empresa sino de la vida cotidiana.
Este libro describe los principios y las tcnicas de la administracin en una
pgina, por medio de la historia de Brian Scott, recientemente nombrado
director general de Xcorp, una compaa manufacturera que se encuentra en
dificultades. Al posesionarse Scott de su nuevo cargo, se encuentra sepultado
en una multitud de informes provenientes de los diferentes departamentos
de la empresa. Enterarse de que es lo que ha estado sucediendo se convierte
en un reto de grandes proporciones. Finalmente gracias a la ayuda de un
hombre misterioso llamado el Informan logra solucionar su problema y
encaminar nuevamente a la empresa hacia el xito, todo esto con la
aplicacin del sistema de administracin en una pgina.
En este trabajo se trata de resumir lo concerniente al sistema de
Administracin en una Pgina y su aplicacin; confiamos en que de una u
otra forma sea de gran utilidad para sus lectores.
2. Administracin en una pagina
El Problema De La Informacin
Xcorp, una importante compaa manufacturera de los Estados Unidos
estaba en problemas e iva directo a fracaso, sus directivos se reunieron y
eligieron como director general a Brian Scott, un ejecutivo que reuna todas
las cualidades para darle un vuelco total a la empresa y encaminarla
nuevamente hacia el xito.
Luego de ser elegido Scott pensaba en muchas soluciones y estrategias a
corto y largo plazo, muchas ideas circulaban por su mente.
Si usted no sabe que es
lo que anda mal
no lo puede arreglar.
Scott empieza por tratar de averiguar qu es lo que anda mal, para ir al fondo
de problema, requera descubrir sus causas reales; con esta idea comienza a
conocer las diferentes reas de la empresa y a llamar a los directores de cada
rea para charlar con ellos y que le comentaran cual crean ellos que era la
causa o causas de que la compaa se encontrara en dificultades; pero se
encontr con la sorpresa que unos cada director defenda el trabajo de su
rea y culpaba a otra rea de los problema, as por ejemplo el director de la
parte financiera culp del problema a la parte de produccin y el de
produccin a su vez culp al de ventas y el de ventas le devolvi la culpa al de
produccin.
Scott muy desconcertado por la actitud de sus subalternos y buscando
enterase de lo que en realidad suceda pidi informes a dichos directores
cada uno de su rea y a la vez solicit a su secretaria que toda la
correspondencia que llegara a la empresa tena que pasar primero por su
oficina. Casi de inmediato, su oficina comenz a llenarse de correspondencia
y cuando ella revisaba tratando de encontrar una respuesta o alguna
informacin til, encontr una carta muy corta que le llam la atencin y
deca:
Apreciado seor Scott:
Yo puedo ayudarle a resolver su problema de informacin.
Firmado: El Informan.
El Informan quiere decir hombre de la informacin.
Al da siguiente, Scott lleg a su oficina ansioso por revisar los informes que
haba pedido a sus subalternos, pero sucedi algo que l no esperaba, su
oficina comenz a llenarse de informacin pues le llevaban cantidades de
informes, carpetas y libros, esto lo sobresalt porque se dio cuenta que no
podra sacar nada en claro inclusive si lograba estudiar hasta el ltimo papel.
Trat de usar un computador que tena en su oficina, pero se dio cuenta de
que nada obtena porque la informacin que all se encontraba era la misma
de las carpetas.
Quera encontrar la informacin clave, pero no saba cmo; continu
revisando la correspondencia de ese da y encontr una carta similar a la del
da anterior, que deca:
Apreciado seor Scott:
No se d por vencido, puedo resolver su problema de informacin.
Firmado: El Informan.
A Scott le caus curiosidad y trat de averiguar quin era esta persona pero
no le fue posible. Ms tarde una persona que se haca llamar El Informan
solicit una cita con el seor Scott; el da acordado se present a la oficina de
Scott y luego de una corta conversacin se adentraron en el problema. El
punto de partida fue:
Descubrir por usted
mismo
la verdad.
Hay muchos gerente que confan en la informacin que les suministran, y a
veces no es la ms veraz.
El Informan not que el problema de informacin era doble; primero,
familiarizarse con la compaa y enterase de su funcionamiento y segundo,
estar al corriente de lo que sucede. La solucin estaba en conseguir un
sistema de filtro de informacin; El Informan le indic a Scott que la
informacin se poda resumir en tres informes de una pgina.; Scott no lo
crey y se burl de la idea, cmo podra resumir todo eso en una pgina?, y
estar seguro de que haba extractado informacin suficiente y buena. El
Informan le sugiri: usted necesita 3 informes de una pgina, as:
Informe 1:
Informe De Enfoque: La informacin clave acerca de lo que va a hacer.
El primer informe en una pgina le permite a usted concentrarse en la
informacin clave que sea pertinente para usted y su trabajo. Este informe
esta hecho a la medida par usted. Su informe en una pgina no tendr
sentido para nadie ms en la compaa porque las funciones que usted
desempea no las desempea nadie ms.
Informe 2.
Informe De Retroalimentacin: Las buenas noticias y las malas noticias acerca
de lo que usted hace.
Este informe le proporciona a usted retroalimentacin sobre su desempeo.
Pone de relieve las buenas y las malas noticias de su primer informe. Es ms
corto que el primer informe, pues las noticias que no sean buenas ni malas,
simplemente no aparecen.
Informe 3.
Informe De Administracin: Las buenas noticias y las malas noticias de lo que
hace su personal.
Este informe le presenta a usted un cuadro de lo que sucede por debajo
suyo, descendiendo por los diferentes estratos de la organizacin.
A Scott le gust la idea, pero quera delegarle esta funcin a un subalterno y
el informan tuvo que hacerle entender que era l y sus ejecutivos quienes
deberan definir la informacin que necesitaban.
Scott deba supervisar personalmente el trabajo para evitar que sus
subalternos lo pospusieran y todo terminara en nada.

El Informan empez a indicarle a Scott como definir los factores claves de
xito y se concret en cuatro pasos.
Paso 1: Identificar Las Relaciones Importantes.
Estas relaciones se componen del empleador de cada persona, de su jefe, de
las personas que le suministran bienes y servicios y de los que reciben los
resultados o rendimientos del trabajo de la persona puede llamarse cliente o
usuario. Los clientes pueden ser internos o externos.
El empleador paga el salario, el jefe se encarga de la supervisin cotidiana,
los proveedores suministran el material con que se trabaja y los clientes
reciben los frutos del trabajo del ejecutivo.
Es necesario identificar estas relaciones porque en un ambiente de grupo se
espera que los ejecutivos las satisfagan. Es necesario que sepan a quien estn
satisfaciendo y porque y a que no estn satisfaciendo y porque. Los jefes
pueden estar interesados en que se haga el trabajo sin prdida de tiempo,
mientras que los usuarios se interesan en la calidad y en las entregas
oportunas. En su caso los accionistas estn interesados en que usted cumpla
su promesa de darle un vuelco a esta compaa. El empleador quiere que el
empleado economice y produzca suficiente para justificar su salario.
Paso 2: Definir Las reas De xito Desde Diferentes Puntos De Vista.
Las personas definen el xito segn su punto de vista, e igualmente segn el
punto de vista de sus clientes, sus proveedores, sus empleadores y sus jefes.
Si estos no tienen los mismos puntos de vista, la persona termina con varias
reas de xito.
Paso 3: Identificar Los Factores Claves De xito Para Cada rea De xito.
Esto implica hacer la pregunta de Cmo s que he tenido xito? Esto conduce
a la persona a identificar una lista de factores de xito para cada rea de
xito. La persona debe ponerse de acuerdo con su jefe para elegir los ms
importantes que abarque todas sus relaciones, el resultado ser una lista de
factores de xito en un ambiente de grupo
Paso 4: Determinar Dnde Encontrar El Status De Cada Factor Clave De
xito.
Implica estudiar los datos disponibles para determinar la forma de encontrar
informacin acerca de los factores claves de xito ya definidos. Es status se
obtiene analizando la buena informacin es decir que sea exacta y venga al
caso, es decir referenciada en informes y que sea real. El status quiere decir
lo que se tiene actualmente, en el momento; si no se tiene informacin, esta
se debe estimar.
El Informe de enfoque para Scott fue el siguiente:
El xito Definido Para Brian Scott.
rea De xito: Darle un vuelco a Xcorp.
Factores clave de xito Status Meta
Precio por accin US$20 US$35
Participacin de
Mercado
10% 20%
Relacin pasivo - capital 0.9 0.5
Partes: 1, 2
3. Administracin en una pgina.
Establecer el sistema de filtro que sacar del mar de informacin, solo la
buena informacin que la persona necesita y desechar el resto. La
sugerencia hecha es que dicho sistema le diera a cada persona tres informes
de una pgina que contuvieran solo lo que ella necesita, la informacin
correcta y necesaria.
Aspectos especficos de los tres informes de una pgina.
1. Informe de Enfoque:
Factores claves de xito que encajan en el informe de una pgina.
El xito Del Negocio Definido Para Brian Scott
rea de xito: reestructuracin financiera de XCORP
Precio por accin $20 $35
Relacin pasivo capital 0.9 0.5
Razn corriente 1.2 2.5
Retorno sobre el capital 10.1 15
Identificacin de lneas de producto Planeacin Marzo 1
antieconmicas
Reduccin de personal Planeacin Marzo 1
Reduccin de costos Planeacin Marzo 1
rea de xito 2: reestructuracin del mercado de XCORP
Posicin en la industria 5 1
% de participacin en el mercado 10% 20%
Plan de reorganizacin Hecho Marzo1
Area de xito 3: viabilidad financiera a largo plazo
Incremento en el valor agregado ($
Mil)
-0.5 15
% de crecimiento en la base de
clientes
1 5
% de crecimiento en activos
productivos
4.2 8.0
rea de xito 4: viabilidad del mercado a largo plazo
% obsolescencia del producto 50 10
Formar alianzas externas para
comercializacin
Planeacin Julio 1
En este cuadro se observa el status de sus factores claves de xito y la
distancia a que se encuentran de sus metas.
El primer nivel de meta es el lmite mnimo, el segundo es el objetivo
satisfactorio y el tercero es el objetivo sobresaliente.
Nivel mnimo: Es el lmite entre lo satisfactorio y lo inaceptable. Es
importante que la gente sepa cuando se considera que su status es
inaceptable. Podemos considerar el 82 al 85% el nivel mnimo.
Nivel de meta satisfactorio: Considerndolo hasta el 92%. Es un nivel
satisfactorio porque produce una tranquilidad de lograr casi el total de las
metas sin ser aun idealmente el mejor.
Nivel de meta sobresaliente: Es el objetivo viable pero desafiante que en la
mayora de los casos se logra en un periodo de tiempo prolongado,
consideramos el 98% un nivel de meta sobresaliente. Por regla general se
logra mediante un nivel de pasos satisfactorios. Las metas difciles se pueden
lograr gradualmente, esta es la razn por la cual se recomiendan los tres
niveles de meta.
El nivel de meta sobresaliente es la mxima meta viable, el de meta
satisfactoria es el siguiente a la meta viable, si no la logra significa que no la
ha definido como para que sea suficientemente desafiante. El nivel mnimo
de desempeo, es el desempeo dudoso.
Primer Informe De Una Pagina Para Brian Scott
rea De xito 1: Reestructuracin Financiera De Xcorp
Precio por accin $20 25 30 35
Relacin pasivo capital 0.9 0.7 0.6 0.5
Razn corriente 1.2 1.7 2.0 2.5.
Retorno sobre el capital 10.1 10 12 15
Identificacin de lneas de producto
antieconmicas
Planeacin Mayo
15
Mayo 1 Marzo
1
Reduccin de personal Planeacin Mayo 1 Abril 1 Marzo
1
Reduccin de costos Planeacin Mayo 1 Abril Marzo
1
rea de xito 2: reestructuracin del mercado de XCORP
Posicin en la industria 5 5 2 1
% de participacin en el mercado 10% 12 15% 20
Plan de reorganizacin Hecho Abril 1 Marzo30 Marzo 1
rea de xito 3: viabilidad financiera a largo plazo
Incremento en el valor agregado ($
Mil)
-0.5 5 10 15
% de crecimiento en la base de clientes 1 1 3 5
% de crecimiento en activos
productivos
4.2 4.0 6.0 8..0
Area de xito 4:viiabilidad del mercado a largo plazo
% obsolescencia del producto 45 50 30 10
Formar alianzas externas para
comercializacin
Planeac. Sep. 1 Ago. 1 Julio 1
Todo buen rendimiento comienza con metas claras. La fijacin de metas es un
factor importante para darle un rumbo fijo a sus ideales, es decir
encaminarlos correctamente.
Tendencia en los datos:
En el camino al xito es necesario saber si uno va en la direccin correcta.
Esta informacin se puede transferir al informe de enfoque anotando una B
para buena tendencia y una M parra mala tendencia o desempeo
decreciente, con una columna a continuacin de cada factor clave de xito.
rea de xito 1: reestructuracin financiera de XCORP
Precio por accin $20 25 30 35 M
Relacin pasivo capital 0.9 0.7 0.6 0.5 M
Razn corriente 1.2 1.7 2.0 2.5. M
Retorno sobre el capital 10.1 10 12 15 M
Identificacin de lneas de producto
antieconmicas
Planeacin Mayo
15
Mayo 1 Mar 1
Reduccin de personal Planeacin Mayo 1 Abril 1 Mar 1
Reduccin de costos Planeacin Mayo 1 Abril Mar 1
rea de xito 2: reestructuracin del mercado de XCORP
Posicin en la industria 5 5 2 1 -
% de participacin en el mercado 10% 12 15% 20 M
Plan de reorganizacin Hecho Abril 1 Marzo30 Marzo
1

rea De xito 3: Viabilidad Financiera A Largo Plazo
Incremento en el valor agregado ($
Mil)
-0.5 5 10 15 M
% de crecimiento en la base de
clientes
1 1 3 5 M
% de crecimiento en activos 4.2 4.0 6.0 8..0 M
productivos
rea De xito 4: Viabilidad Del Mercado A Largo Plazo
% obsolescencia del producto 45 50 30 10 -
Formar alianzas externas para
comercializacin
Planeac. Sep. 1 Ago. 1 Julio
1

Los factores claves de xito irn en la primera columna y deben cubrir todas
las reas de responsabilidad y para cada persona sern nicas y aplicables
para s misma.
La segunda columna tendr el status de los factores claves de xito con la
buena informacin sacada del mar de informacin.
La tercera, cuarta y quinta columna, ubicar sus metas propias y
La sexta columna contiene la tendencia, basada en grficas histricas de ese
factor clave de xito.
Hacer las cosas que
se deben hacer
es ms importante que
hacer las cosas bien.
Consideremos los beneficios de la administracin en una pgina desde el
punto de vista de la informacin de la administracin.
Los factores claves de xito en los informes de cada persona deben referirse
nicamente a esa persona y el informe del jefe no debe ser una simple
repeticin de los informes de sus colaboradores. Aunque quien lleve la
batuta es quien manda, usted y cada quien es libre de pensar y autnomo,
claro est en relacin con el grupo.
Sus factores claves de xito deben reflejar el xito en los esfuerzos y
ejecucin de proyectos. Se necesita mucha creatividad para determinar los
factores personales; deben estar relacionados con la productividad y la
eficacia en un plan global y general a un nivel empresarial.
Necesita un mtodo o plan para continuar mejorando, por lo cual debe elegir
niveles de meta que sobrepasen su status actual y sean factibles a corto plazo
y otra caracterstica es que su nivel de meta sobresaliente sea difcil, debe
serlo para que garantice normas de excelencia altas y que conduzcan al
rediseo de sus procesos principales.
Si est superando sus metas, debe elegir unas ms altas, si no puede definir
factores claves de xito nicos para su propio cargo, entonces su cargo no es
necesario.
Informe de enfoque para Tom Brown
Categora 1 -- calidad y servicio
% Despachos que exceden
normas de calidad, exactitud
y entrega
45 60 80 100 M
`% de plantas con < 1% de
devoluciones de los clientes
65 60 80 100 M
Categora 2 -- Costo De Produccin
% De plantas que sobrepasan
el costo unitario del principal
competidor
0 60 80 90 M
% De variacin contra
presupuesto de austeridad
4 10 5 0 m
Proyecto de automatizacin
fase 1
Hecho May. 1 Abr. 15 Abr. 1
`Proyecto de automatizacin
fase 2
Pend. Ago. 1 Jul 1 Jul 15
Reingeniera de desarrollo de
producto
Pend Oct. 1 Sep. 1 Jul. 1 -
Categora 3 -- Niveles De Inventario
% de plantas operando justo
a tiempo
55 50 80 90 B
% de plantas con <1% de
reajustes de inventario
65 60 80 100 M
Liquidacin inventarios
obsoleto
Planeac. May. 1 Abr. 1 Mar 1 -
Categora 4 -- Capacidad De Los Colaboradores
% siguientes dos niveles de
directores con optimo
desempeo
50 60 80 100 -
Iniciativa para aumentar la
capacidad de los siguientes
dos niveles
Planeac. Jun. 1 May. 1 Abr. 1 -
Las personas de niveles inferiores deben manejar con eficiencia, eficacia y
rectitud las operaciones actuales, los factores de xito de estas estn
relacionadas con esas operaciones y de ellas depende tambin el xito de la
compaa; a medida que se hacienda en las organizaciones debe orientarse
hacia el futuro de la compaa. En los niveles altos el tiempo que gasta en las
operaciones debe disminuir, mientras que aumentan los esfuerzos para
sentar las bases para el futuro y lograr ser cada da mejor.
El informe de retroalimentacin.
Este informe contestara muchas dudas pues permite ver si los empleados
siguen el proceso propuesto y cumplen globalmente los objetivos. Este
informe le ayuda a vigilar el proceso de progreso hacia el xito.
Vigilando El Progreso Hacia El xito Para Tom Brown
Semana que termina el 24 de febrero
Usted Logro Su Meta Felicitaciones
Factores claves de xito Status Meta satisfactoria
% de variacin contra presupuesto de
austeridad
4 5
Proyecto de automatizacin fase1 Adelantado Abril. 15
Tiene Problemas -- Piense En Soluciones Creativas
Factores claves de xito Status Nivel mnimo
% despachos que exceden normas de
calidad, exactitud y entrega
45 60
% de plantas que sobrepasan el costo
unitario del principal competidor
0 60
% siguientes dos niveles de directores
con optimo desempeo
50 60
Considerando un aspecto importante dos fichas que le demuestren
informacin de la trayectoria de desempeo. Debe saber durante cuantos
periodos consecutivos a sido positivo su desempeo y necesita informacin
correcta con relacin al factor de xito. Es importante entender que el
camino hacia el xito debe tener informacin precisa, concisa y completa
acerca de su desempeo.
Un punto positivo es que todos y cada uno de los empleados se fije factores
claves de xito y metas significativas en sus informes de enfoque. Una vez
que los factores de xito y las metas estn bien definidas, tendr todos los
elementos necesarios para concatenarlos generara el tercer informe de unas
pgina.
Existen metodologas para definirlos correctamente.
Enfoque de arriba hacia abajo: En este usted define los factores claves de
xito para su gente, usando elementos muy generales, globalizando todas las
dependencias de su compaa.
Proceso enfocado a cada uno, es personal y sus empleados definen sus
propios factores de xito segn sus necesidades. Recomendara que los ms
correcto es una combinacin de los dos enfoques.
Un factor muy importante de xito es la fijacin de metas claras que tengan
un medio de resolver problemas en un tiempo muy prolongado y que
cumplan sus expectativas; el otro factor es la trayectoria de desempeo.
4. La concatenacin de los informes de una pagina
SCOTT se empezaba a dar cuenta de que la eficacia de la Administracin en
una pgina radicaba en la manera en que el informe de Retroalimentacin les
ayudaba a los ejecutivos a darse cuenta de lo que mereca llamar la atencin
y el efecto que estos informes ejercan en el personal.
Scott declaro al informan los beneficios que obtenan con los informes de una
pgina adems de la experiencia que haba tenido con su personal mediante
esta, pues este informe haba cambiado la vida de Lucy Lake quien era
subalterna de Brown, empleada de verificacin de calidad y jefa corriente del
departamento, no resolva problemas graves de calidad en la planta. Pero
ahora su planta se clasifica en primer lugar tomndose como referencia el
volumen de productos que devuelven los clientes. Administracin en una
pgina le ayudo a ejercer control en su trabajo mediante el segundo informe,
mantena fija la atencin de resultados positivos y negativos, ideaba maneras
de resolver problemas en ese informe, con planes eficaces y feliz de
encontrar un factor positivo. Mejoro su vida personal, ya que, la
administracin en una pgina le permiti ejercer control en el rendimiento
de su trabajo lo que tambin podra ayudarle con sus metas personales.
Defini su informe de enfoque personal donde inclua factores clave de xito
(salud, dieta, ejercicio y asuntos financieros) registro en una agenda la
informacin de cada factor. Elaboro semanalmente los dos primeros
informes y en tres meses alcanzo el nivel de meta satisfactoria en todas las
reas sin tener negativos. Ajusto sus metas y continuo mejorando Brown la
ascendi a directora de planta.
Esta es una introduccin natural para el siguiente tema que quera discutir el
informan; donde SCOTT se haba enterado de la historia de Lucy en una
reunin revisando el programa de administracin en una pgina Brown
menciono su nombre.
El informan comento que con el tercer informe tendra conocimiento directo
constante del personal que se destaque por su eficiencia. En qu forma?
CONCATENANDO LOS INFORMES DE UNA PAGINA. De los ejecutivos, ya que,
los dos primeros informes tienen informacin de los factores clave de xito,
ms no el de los niveles inferiores al suyo y si se reciben copias del primero y
segundo informe de los colaboradores inmediatos se acaba con sobrecarga
de informacin.
El tercer informe le proporciona las buenas y malas noticias de rendimiento
personal de los niveles inferiores y problemas que reclamen su atencin sin
que nada se quede en el tintero, ya que, en esa hoja de papel se encuentra
solo lo que se interesa esto sucede al concatenar los informes de
retroalimentacin por medio del tercer informe de una pgina "INFORME DE
ADMINISTRACIN" en este estn las personas que depende de usted
directamente, en las excepciones positivas y negativas que aparezca en los
informes de retroalimentacin son exactamente la informacin que usted
vera al LADO DERECHO del tercer informe; POSITIVAS parte superior de la
pgina y NEGATIVAS en la inferior. En el lado izquierdo va la caracterstica
ms exclusiva y emocionante de la administracin en una pgina, se destacan
las personas seccionales, ya que, si una persona de un nivel superior realiza
un excelente quien se descuenta y a quien le dan crdito es al jefe de ella,
eso es lo que estimula a los directores a demorar el ascenso de sus
trabajadores de cualidades sobresalientes y cuando este llega ya estn
demasiado viejos o cansados. Todo esto se le puede llamar seguridad de
puesto por parte del director es lo que sucede en muchas compaas. El
cambio de esto es lo ms estimulante y original de la administracin en una
pgina.
El sistema hace que el desempeo sea transparente a niveles superiores
sucesivos, permite que cada individuo reciba el crdito de su excelente labor
y el jefe lo reciba por su labor de administracin. Para esto es necesario darse
cuenta de las personas que estn en los distintos niveles al de usted. Lo
mismo es aplicable a los negativos, sin que los niveles directivos se involucren
en un problema que debe manejar el jefe inmediato ya que, es el director
general o presidente quien decide el momento en que quiere que se conozca
los problemas a niveles superiores sucesivos concedindole al empleado y a
su jefe tiempo para resolverlos. En consecuencia lo que aparezca en la parte
superior izquierda es lo que ha sido negativo o positivo durante un tiempo
suficiente para exigir la atencin de usted. Al concatenar los informes el
informe de retroalimentacin gana una nueva columna donde le dice a la
persona a quien va dirigida cuales son las buenas o malas noticias
comunicadas a los niveles superiores. As el personal se sentir motivado si
sabe que el director est enterado de sus factores positivos.
Estructura del informe de administracin
Este informe es perfecto si se satisfacen dos condiciones:
Cada uno de los ejecutivos define con precisin todos sus factores clave de
xito.
Fijar las metas de cada uno correctamente.
Este informe identifica toda condicin que este "fuera del alcance" negativos
o positivos, que reclamen la atencin de usted en niveles inferiores.
Si se cumplen las dos condiciones podr estar seguro de que no a quedado
nada en el tintero esto es lo esencial para continuar teniendo xito.
El contenido de este informe les permite a los ejecutivos ejercer un liderazgo
ms eficaz al mejorar las comunicaciones con sus subalternos. Fortalece el
concepto de "administracin ambulante" al proporcionarles a los ejecutivos
algo mas y especifico de que hablar en el contrato personal.
Este informe derriba barreras que impiden la comunicacin y ayuda a darle al
personal el trato que merece. SCOTT saba que su personal mereca que lo
trataran bien, y la clave era la informacin, pero tambin tendr que dotar a
sus ejecutivos de las habilidades humanas necesarias para tratar bien el
personal.
Cuando se produzcan los tres informes de una pgina el trabajo de
preparacin termina y es cuando empieza el reto administrativo. Haba que
capacitar a los ejecutivos para que se interesen en el xito de sus
colaboradores, se comuniquen, resuelvan problemas y sorprendan al
personal haciendo bien las cosas cuando todos pongan en prctica estas
habilidades, descubrirn que sus informes de una pgina son magnficas
herramientas de administracin.
Para preparar el tercer informe en una compaa grande como Xcorp, se
debe utilizar el computador ya que puede conectarlo a todas las fuentes de
informe en forma manual o automatizada, este canaliza los datos y adapta
los informes especficamente para sus ejecutivos. Puede agregarle capacidad
al programa del computador y permitir que los ejecutivos pidan informacin
que no sea parte del contenido de sus informes de una pgina.
Cuando sus ejecutivos confen en los informes de una pgina dependern
cada vez menos de esa sobrecarga de informacin.
Tambin puede dejar de producir muchos informes que nadie utiliza, pedir a
dos ejecutivos que discutan en reuniones de equipo buenas y malas noticias
de segundos primeros informes. Reunin de un doctor con sus colaboradores
inmediatos, cada director asiste a dos reuniones semanales una coordinacin
del lder del equipo y otra como miembro del as se convierten en un vehculo
de comunicacin eficaz. La meta principal de Scott es darle un vuelco a Xcorp
"creo que puede hacerlo" dijo l informan y march.
5. El poder de la administracin en una pagina
Se convirti en el estilo de vida de Xcorp, donde los ejecutivos aplicaban en
su trabajo y otros en su vida personal. Sus xitos fortalecern el deseo de
seguir mejorando Xcorp computarizo la administracin en una pgina, lo que
permiti que la compaa reestructurara el flujo de informacin personal.
Para suplementar los tres informes de una pgina, los ejecutivos tena acceso
a bibliotecas de informacin donde se guardaban todos los informes de
Xcorp. El tiempo que les ahorraba el computador le dedicaban a actividades
orientadas hacia el futuro, incluyendo capitacin, prevencin de problemas y
planeacin.
Seis meses despus de que los informes de una pgina se convirtieran en un
estilo de vida en Xcorp, Scott recibi su informe de administracin, Pg. 130,
donde se dio de cuenta ms tarde de su rendimiento y haba utilizado sus
principios para ayudar a Xcorp con ahorros sustanciales mediante la
reduccin de desperdicios.
Los esfuerzos de Turner estaban comenzando a fructificar, se centra
imponiendo al saber que el Dr. General lo haba llamado. Se daba cuenta que
su constancia vala la pena. Se haba convertido en un funcionario excelente
al hecho de fijar metas definidas, hacerle seguimiento a mi progreso e
involucrar a la gente en solucin de problemas. Discutieron muchos
problemas los dos de la carrera.

RESUMEN LIBRO: ADMINISTRACION EN UNA PGINA
INTRODUCCION GENERAL

Esta corta, pero poderosa herramienta contada en forma de parbola
empresarial nos presenta una estructura para la realizacin de informes que
permite a los gerentes de todo tipo de organizaciones y cualquier nivel de
gerencia tener acceso y entender la informacin que necesitan en tan solo
tres pginas de informes.

El propsito del libro es contribuir a que nosotros como gerentes reduzcamos
la sobrecarga de informacin enfocndonos en los datos claves que marquen
una diferencia en nuestras organizaciones. El principio para tal premisa est
en el enfoque de factores de xito medible, definido de manera nica para
cada persona. Con el fin de ayudarnos con la definicin de los factores que
son relevantes desde nuestro punto de vista presentndose en el mismo una
metodologa de autodefinicin.

Sostiene el texto que si los factores se encuentran bien definidos para todos
los funcionarios, entonces el conjunto de informes de una pgina, apoyado
por un mtodo nico para efectuar los informes de toda la organizacin hacia
niveles superiores, servir como un instrumento suficiente para mantener a
los gerentes centrados del desempeo con respecto a resultados as como de
las desviaciones en factores de control interno que puedan ocurrir en
transcurso de la implantacin de dicho mtodo.

Administracin en una pgina enfatiza la importancia y necesidad de tener
informacin precisa, oportuna e importante en todos los niveles de la
organizacin. Ya que si no se tienen estos controles puede resultar en la
quiebra inminente y problemas legales que se prolonguen por mucho tiempo.

INFORME EJECUTIVO DEL LIBRO

Al tratar de redactar un informe ejecutivo del libro Administracin en una
Pgina salta a la vista que lo que sucede en XCorp es un problema de
informacin que se profundiza por los resultados mediocres que ha estado
proyectando en los ltimos seis periodos donde se perfila la bancarrota. Por
lo cual los directivos de la misma deciden seleccionar un Presidente y
Gerente General con fama de haber cambiado y/o transformado varias
compaas con problemas similares y a su vez implementar soluciones
efectivas para sacar a XCorp de la situacin donde se encontraba. La persona
seleccionada Brian Scott, al cual se le otorgaron dos aos para hacer los
cambios de lugar.

A la llegada de Scott a la empresa lo primero que hizo fue revisar los informes
financieros de XCorp y al darse cuenta que las cosas estaban muy mal fue
llamar a cada uno de los directores de los diferentes departamentos:
finanzas, produccin, ventas, informtica y recursos humanos donde casi
todos se culpaban entre s o al sucesor de Scott, salvando honrosas
excepciones todos estaban sumergidos en sus propios problemas
desmoralizados y sin un sentido de grupo.

Mandado a buscar con el gerente de informtica toda la informacin
relacionada con el desempeo de XCorp, se dio cuenta que tanta informacin
era demasiada para ser procesada de forma que pudiese ser entendida. Con
el escritorio lleno de papeles en su segundo da de trabajo se encontraba tan
decepcionado que lo nico interesante fue la recepcin de dos cortas cartas
que llegaron a su escritorio donde un personaje llamado El Informan le
escribi que le podra ayudar con su problema de infamacin.

El Informan le sugiri a Scott que este necesitaba un sistema de filtrado para
toda la informacin que produca XCorp, esos tres informes de una pgina
eran:
Informe 1 Informe de Enfoque: La informacin clave acerca de lo que usted
hace.
Informe 2 Informe de Retroalimentacin: Las buenas y malas noticias
acerca de lo que usted hace.
Informe 3 Informe de Gerencia: Las buenas y malas noticias acerca de lo
que su gente hace.

Scott inmediatamente se dio cuenta que las dos palabras claves eran xito e
informacin. Pasando a definir los cuatro pasos simples para definir factores
crticos del xito: Conozca sus relaciones importantes, Defina las reas de
xito para usted mismo desde diferentes puntos de vista, Identifique los
factores crticos de xito para cada rea de xito y por ltimo Determine
como encontrar el estado actual de cada factor crtico de xito.

Luego de varios borradores y correcciones hechas por el Informan y despus
del primer informe de enfoque, Scott le dijo que quera empezar a mostrarles
a sus dems colegas las bondades de este sistema y decidi empezar con el
Gerente de Produccin Tom Brown, el cual al principio se mostr renuente
hasta que su esposa lo convenci.

El proceso en que Brown junto con su equipo de colaboradores elaboraron su
Informe de Enfoque fue bastante fluido. Donde todos participaron y luego de
terminado este todos estaban muy entusiasmados con la idea de la
administracin de una pgina.

Concluida esta fase se renen Brown, el Informan y Scott para proceder a
construir el segundo informe de retroalimentacin. La cual consista en
dividir en dos una pgina donde en la parte superior se encontraban los
puntos que hasta el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y luego
elegir los que no llegaban a la meta mnima y colocarlos abajo. As podran
darse cuenta cuales puntos estaban alineados con sus parmetros y de esta
forma celebrar, y los que no lo estaban para dedicarles ms atencin y poner
la creatividad a funcionar.

Por aproximadamente tres meses Scott y Brown implementaron la
administracin en una pgina, donde ellos hicieron informes de enfoque para
sus colaboradores y luego que sus colaboradores mismos lo hicieran
personalmente. Demostrando que los factores claves e importantes para
ellos eran los mismos y en cierta forma similares para el futuro mejoramiento
de la empresa.

Al regresar el Informan, Scott sumamente complacido por los buenos y
muchos resultados positivos que haba tenido el sistema implantado cont la
historia de una colaboradora de nombre Lucy Lake, encargada de control de
calidad y que gracias a los informes de retroalimentacin su rea mejoro
bastante con respecto a productos que los clientes devolvan, es decir esta
rea se tom como ejemplo a seguir. Inclusive Lucy, que perteneca al
departamento regenteado por Brown, fue promovida. Aplicando tambin la
administracin en una pgina a su vida personal perdiendo peso
considerablemente.

El Informan le pregunto a Scott que como se haba enterado de esa historia,
procediendo Scott a contarle que fue en una reunin en algn momento. El
Informan le propuso que es posible enterarse de todas las grandes mejoras
de cualquier colaborador de la empresa mediante el tercer informe de una
pgina, el informe de administracin, procediendo a explicarle de que se
trataba.

Este informe consiste en una hoja dividida en cuatro zonas son sus propios
fines comunicativos. Estos informes administrativos van a variar con respecto
a los niveles de subordinacin directa de la empresa, as cuando un tema sea
de mucha importancia o necesite atencin se ira incluyendo en los informes
administrativos de los niveles superiores, dependiendo de su estado y que
tanta atencin necesite puede subir ms niveles.

Terminada la explicacin el Informan se despidi, explicndole a Scott que de
tener problemas con el sistema en el futuro se pondra en contacto
nuevamente con ellos desendole buena suerte en su viaje hacia el xito.

Este estilo de administracin en una pgina se haba vuelto un habito
adquirido por XCorp, ya haban transcurrido seis meses que la empresa
estaba bajo el nuevo esquema cuando por primera vez apareci en la esquina
superior izquierda del informe de administracin el nombre de un
colaborador de la fbrica de alambres en Kansas, Arnold Turner, el cual Scott
decidi felicitar personalmente.

Llego a su cita con Turner el cual le explico todo lo que haba hecho a partir
de la administracin de una pgina, este colaborador le haba ahorrado
millones a la compaa bajando los porcentajes de desperdicio. Turner se
haba vuelto un campen en la administracin de una pgina y crecido
mucho como ejecutivo y como persona.

Un tiempo despus llego el segundo aniversario de la llegada de Scott a
XCorp. Donde era palpable que las metas se haban cumplido y rebasado.
Queriendo Scott agradecer en ese instante al Informan por lo valiosos
consejos y haberle ensenado tan maravilloso sistema, el de Administracin
en una Pgina.


IDENTIFICAR LOS ELEMENTOS BASICOS DEL SISTEMA DE DESARROLLO
ORGANIZACIONAL DEL LIBRO: ADMINISTRACION EN UNA PGINA.

El termino Desarrollo Organizacional implica una estrategia normativa, de
reeducacin, cuyo propsito es influir en los sistemas de creencias, valores y
actitudes dentro de la organizacin para que se adapte mejor al ritmo
acelerado de cambio en la tecnologa, en nuestro ambiente industrial y en la
sociedad en general. Tambin abarca la restructuracin organizacional formal
que con frecuencia se inicia, facilita y refuerza con los cambios normativos y
de comportamiento.

Por ello los cinco elementos bsicos del sistema del libro Administracin en
una pgina son: asignacin de responsabilidades, informacin,
retroalimentacin, reconocimiento y entrenamiento.

El Desarrollo Organizacional es un proceso que genera el cambio en un
sistema social, lo cual plantea la cuestin del agente de cambio. En el caso
que nos ocupa y aplicndolo al texto de Administracin en una Pgina
podemos observar que el agente de cambio vino desde fuera, es decir del
exterior de la compaa XCorp. Scott con la ayuda del Informan pudo
determinar cules eran las reas que requeran su ayuda, pero para esto
primero hubo que implementar un sistema que fuese capaz de filtrar toda
aquella vasta e interminable acumulacin de informaciones que produca
XCorp, con la ayuda de la Administracin en una Pgina. Pero no solo fue
Scott como individuo capaz de impregnar entusiasmo a los dems
colaboradores: sino que directores, gerentes, encargados, supervisores,
empleados, conserjes, etc., tuvieron que emplearse a fondo para que el
nuevo programa descrito por el Informan de administracin y cambio de
paradigma de cmo realizar las tareas no cayeran en saco roto y que no se
convirtiera con el tiempo en otro programa obsoleto. Convirtiendo al grupo
en un catalizador del cambio.


CARACTERIZAR EL MODELO DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Los modelos de desarrollo organizacional descritos en el texto son ideas
importantes en la teora y en la prctica por ello su importancia. Si bien en la
prctica hay muchas variaciones de estos tres modelos, es imperativo
concentrarse en elementos bsicos organizacionales. Un elemento clave del
xito es el acceso a la informacin vital, pero en una poca en que nos vemos
inundados de informacin, el ejecutivo puede llegar a verse diariamente
ahogado en un mar de datos innecesarios. Cmo detectar cules son
importantes? El texto presenta una forma sencilla y eficaz de lograr un
ptimo desempeo mediante una organizacin de la informacin clave, nica
en su gnero.

El modelo consta de tres informes de una pgina:

El Informe de Enfoque que es la informacin clave acerca de lo que uno
hace.
El Informe de Retroalimentacin que son las buenas y malas noticias acerca
de lo que uno hace.
El Informe de Gerencia que son las buenas y malas noticias acerca de lo que
nuestros colaboradores hacen.

Los cuales le permitirn tener un panorama total, dndole slo la
informacin que necesita. Este sistema es de ayuda para el ejecutivo
sobrecargado de trabajo y otorga una clave para lograr una alta produccin y
alcanzar las metas propuestas. La Administracin en una Pgina es un
sistema que involucra a la organizacin desde la cspide hasta las races.
Permite que el cambio se efecte ya que consta con la aprobacin de los
ejecutivos y en la informacin corporativa.


ANALISIS REFLEXIVO SOBRE EL MODELO Y SU EFECTIVIDAD EN LA REALIDAD
CONCRETA APARTIR DE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA PLANTEADOS POR EL
LIBRO DEL TEXTO USADO EN CLASE.

Si tomamos en cuenta que el Desarrollo Organizacional tiene que ver con lo
que ocurre en nuestras organizaciones y su entorno, que es una estrategia de
re educacin, cuyo propsito es influir en los sistemas de creencias, valores y
actitudes dentro de la organizacin para que se adapte mejor al ritmo
acelerado de los cambios en la tecnologa, ambiente industrial y en la
sociedad en general. As como la restructuracin organizacional formal que
facilita y refuerza los cambios normativos y de comportamiento de las
organizaciones, pero sobre todo sobre el personal que acta y se
desenvuelve en el da a da de la misma.

Tomando en cuenta estos elementos puedo decir que muchos factores
inciden para que las organizaciones de hoy en da no den los resultados como
se esperan, es por ello que los gerentes y directores deben estar conscientes
de las situaciones que se dan en sus organizaciones y deben saber manejar el
problema de informacin que cada da es mayor y ms abundante para saber
que los distintos departamentos estn enfocados en lo que tienen que estar
o lo que es importante para la organizacin. En el caso que nos ocupa era: la
mala comunicacin, la cantidad de desechos, las malas relaciones entre los
departamentos, la falta de motivacin y el no reconocimiento de las buenas
acciones crearon un ambiente de individualismo donde el concepto de
trabajo en equipo no exista.

Lo importante es que los gerentes debemos de tratar de no olvidar la razn
por la cual nos esforzamos en una organizacin no olvidar las claves del xito.
Tener claras nuestras metas a corto, mediano y largo plazo y que los
principales elementos o claves del xito estn en la motivacin,
reconocimiento, organizacin, proceso de cambio y la armona entre los
grupos y equipos de trabajo en la organizacin.

CONCLUSIONES


La administracin en una pgina es un sistema sencillo y poderoso de manejo
de informacin que permite organizar cualquier compaa. Es un filtro de
informacin muy til que a nuestros ojos debera ser adoptado por todas las
compaas a nivel mundial. Es interesante la forma como Khadem y Lorber
usan un formato distinto a los convencionales en libros de administracin y
logra atraer la atencin de personas que no necesariamente son
administradores.

El texto de Administracin en una pgina nos ensea a nosotros como
gerentes de cualquier institucin que estemos pendientes de las situaciones
que generan un dficit de calidad en los productos que comercializamos, la
produccin, las ventas y en sentido general la rentabilidad, para de esta
forma saber dnde debemos concentrarnos y poner todo nuestro esfuerzo.
Regularmente cuando este ocurre habr voces dentro de la organizacin que
se resistirn al cambio, mas sin embargo no debemos desenfocarnos en la
meta final que es la concesin del logro de las metas y el xito de la
organizacin y por ende el nuestro propio.
En la empresa utilizada como ejemplo los problemas relacionados con la baja
productividad, la disminucin de la rentabilidad, la cada en las ventas eran
producto de la no planificacin y de la ausencia de una comunicacin
efectiva. La Administracin en una pgina les permiti identificar los
verdaderos problemas y solucionarlos para ello fue necesario la participacin
y el compromiso real de todos y cada uno de los integrantes de la
organizacin. Todos recibieron instruccin sobre la Administracin en una
pgina y todos la implementaron llegando a convertirse en una de las
organizaciones ms exitosas en su ramo.