MATERIAL GUIA PARA EL ALUMNO VIRTUAL

02-2010-003 MDN-SILOG. Reservados todos los derechos.

PRIMERA SEMANA

CAPTULO N 1 GESTIN DE INVENTARIOS - INTRODUCCIN

UNIDAD II ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
TEMAS Y SUBTEMAS PG.
1. SAP ECC 6.0 ............................................................................................................................... 3
1.1. Estructura General del SAP. ................................................................................................... 3
1.1.1. Qu es un ambiente? ........................................................................................................ 3
1.1.2. Qu es un mandante? ....................................................................................................... 4
1.1.3. Qu es una sociedad? ...................................................................................................... 4
1.1.4. Qu es un centro? ............................................................................................................. 4
1.1.5. Qu es un almacn? ......................................................................................................... 5
2. ESTRUCTURA APLICADA AL MINISTERIO DE DEFENSA SILOG. ........................................ 5
2.1. Representacin del ambiente en el MDN. .............................................................................. 6
2.2. Representacin del mandante en el MDN. ............................................................................. 6
2.3. Representacin de la sociedad financiera en el MDN. .......................................................... 6
2.4. Representacin del centro en el MDN. ................................................................................... 7
2.5. Representacin del almacn en el MDN. ................................................................................ 8
3. DATOS MAESTROS. .................................................................................................................. 9
3.1. Dato maestro del material. ...................................................................................................... 9
3.1.1. Definicin de material para el sistema SAP. .................................................................... 10
3.1.2. Tipos de material ............................................................................................................... 11
3.2. Dato maestro de cliente ........................................................................................................ 11
3.3. Dato maestro de proveedor ................................................................................................... 12
3.4. Dato maestro de servicio ....................................................................................................... 12















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OBJETIVO GENERAL


Identificar la estructura organizacional del Ministerio de Defensa Nacional y del
aplicativo SAP, adquiriendo habilidades en el manejo del sistema de informacin
logstico del sector defensa.



OBJETIVOS ESPECFICOS


Conocer los conceptos de los datos maestros como funcional del sistema
SAP.
Identificar la estructura logstica y financiera de las unidades Militares y de
Polica,
Analizar la importancia de los materiales para la contabilidad de la unidad.
Conocer los diferentes tipos de materiales devolutivos y de consumo en el
sistema SAP.



COMPETENCIA


Orientar los procesos y operacin del sistema de informacin logstico del sector
defensa SILOG- SAP ECC. 6.0



NOMBRE DE LA COMPETENCIA


Implementar el sistema de informacin que cumpla de la solucin teleinformtica.


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1. SAP ECC 6.0
1.1. Estructura General del SAP.




El sistema SAP puede usar varias estructuras para representar la estructura legal
y organizativa de una empresa. Puede llevar a cabo la estructuracin desde el
punto de vista de Finanzas, Gestin de materiales y Comercial. Las estructuras
organizativas forman un marco en el que pueden procesarse todas las
operaciones comerciales de la empresa.
1.1.1. Qu es un ambiente?


Un ambiente es una agrupacin en una clave de varios mandantes del sistema
SAP, la cual direcciona al sistema a utilizar un servidor especifico, el cual contiene
tablas propias donde los programadores, consultores, funcionales y usuarios
realizan todas las operaciones diarias de la organizacin y sobre el cual se
contiene toda la informacin bsica del programa y la compaa.

Ejemplo:
DEV Ambiente de desarrollo
QAS Ambiente de calidad o capacitacin
PRD Ambiente productivo

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1.1.2. Qu es un mandante?


Mandante es la representacin de una empresa en un sistema SAP y que contiene
trminos propios de la organizacin, datos, tablas y registros maestros separados.

Los mandantes poseen cdigos numricos.

Ejemplo:

200 Mandante de desarrollo
310 Mandante capacitacin
400 Mandante productivo



1.1.3. Qu es una sociedad?


Es la unidad organizativa menor del departamento de finanzas externo, para la
que se puede reproducir una contabilidad completa, cerrada en s misma. Una
sociedad representa una entidad jurdica independiente, ejemplo: una empresa
dentro de un grupo de empresas (mandante).

Ejemplo:

3000 Comando Ejrcito
7004 Metropolitana de Polica Bogot

1.1.4. Qu es un centro?


Es una unidad organizativa de logstica, que coordina la empresa desde el punto
de vista de la produccin, aprovisionamiento, mantenimiento y planificacin. Es
una sucursal logstica dentro de la empresa.


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1.1.5. Qu es un almacn?


Es una unidad organizativa que posibilita una diferenciacin de stocks de material
dentro de un centro. La gestin de stocks por cantidades en el centro se realiza a
nivel de almacn. Permite la realizacin de inventarios.

2. ESTRUCTURA APLICADA AL MINISTERIO DE DEFENSA SILOG.

A continuacin se describe como la estructura organizacional SAP se implemento
en el Ministerio de Defensa Nacional.





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2.1. Representacin del ambiente en el MDN.


Un ambiente es aquel que permite acceder al sistema para la utilizacin de un
servidor especfico de datos, el cual ser utilizado para un fin determinado, en este
ambiente se almacena informacin propia para realizacin ya sea de una
capacitacin o la generacin de movimientos reales en una unidad Militar o
Policial, un ambiente puede tener uno o ms mandantes.

Ejemplo:

QMD Ambiente Capacitacin
PRD Ambiente Productivo
2.2. Representacin del mandante en el MDN.

Mandante es la representacin del Ministerio de Defensa Nacional en el sistema
SAP y que contiene trminos propios de la Fuerza Pblica como son: datos, tablas
y registros maestros, que pueden ser empleados ya sea de una capacitacin o la
generacin de movimientos reales en una unidad Militar o Policial.

Ejemplo:
310 Mandante Capacitacin
400 Mandante Productivo
2.3. Representacin de la sociedad financiera en el MDN.

Representa a una unidad Militar o Policial donde se puede reproducir una
contabilidad completa cerrada en s misma, Una sociedad representa una entidad
jurdica independiente, con asignacin de un NIT para el manejo de recursos del
estado.

Ejemplo:
Departamentos de Polica.
Bases Navales.
Brigadas (ASPC)
Comando Areo de Combate
Entre otros.

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La estructura de las sociedades financieras en el Ministerio de Defensa Nacional,
est definido en una codificacin numrica (1, 2, 3, 4, 5, 7) o alfabtica (DGSM),
para lo cual se le asigno un numero o una letra inicial para cada fuerza.

Ejemplo:

1000 UGG.
2000 CGFFMM.
3000 Ejecito Nacional de Colombia.
4000 Armada Nacional de Colombia.
5000 Fuerza Area Colombiana.
7000 Policial Nacional de Colombia
DGSM Direccin General de Sanidad.
HOMC Hospital Militar Central.

2.4. Representacin del centro en el MDN.


Es una unidad organizativa de logstica, que coordina la sociedad desde el punto
de vista de la produccin, aprovisionamiento, mantenimiento y planificacin; los
centros son aquellos que agrupan los almacenes.

Las sociedades financieras pueden tener uno o ms centros dependiendo de sus
necesidades.

El centro no contiene una estructura fsica ya que es un concepto organizativo. Sin
embargo se puede realizar una comparacin con la divisin administrativa en los
batallones o unidades policiales:

Ejemplo:

En la Polica ser el Administrativo. (J3)
En la Fuerzas Militares los departamentos de administracin. (S4)

La Estructura de los Centros podrn ser Numricos (1, 2,3, 4, 5,7) o Alfabticos
(DGSM) o alfanumricos (E21L) y estarn asignadas para las fuerzas teniendo en
cuenta la primera letra o nmero de la misma:


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Ejemplo:

UGG1 UGG.
CGFM CGFFMM.
ECEJ Ejecito Nacional de Colombia.
A000 Armada Nacional de Colombia.
F000 Fuerza Area Colombiana.
PDP1 Policial Nacional de Colombia
DGSM Direccin General de Sanidad.
HOMC Hospital Militar Central.


2.5. Representacin del almacn en el MDN.


Es una unidad organizativa que posibilita una diferenciacin de stocks de material
dentro de un centro, la gestin de stocks o de inventarios se realiza por cantidades
a nivel de almacn.

Los almacenes sern definidos por cada fuerza y segn sus necesidades, podrn
ser intendencia, aeronuticos, telemtica o comunicaciones, armamento areo,
armamento terrestre, incautados, trasporte, sanidad entre otros.

La representacin de esa estructura de los almacenes podrn ser numricos (1,
2,3, 4, 5,7) o alfabticos (UGG1) o alfanumricos (PN02) y estarn asignadas para
las fuerzas teniendo en cuenta las dos primeras letra o nmero que identificara la
fuerza y ser acompaada por letras o nmeros identificando la especialidad de
los almacenes.

Ejemplo:

UG UGG.
CG CGFFMM.
EJ Ejecito Nacional de Colombia.
AR Armada Nacional de Colombia.
FA Fuerza Area Colombiana.

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PN Policial Nacional de Colombia
DG Direccin General de Sanidad.
HM Hospital Militar Central.

Por lo tanto la estructura completa de algunos almacenes seria:

AR02 Intendencia
AR11 Armamento Terrestre
FA02 Miscelneos
FA11 Armamento Terrestre
EJ02 Intendencia
EJ11 Armamento Terrestre
PN11 Armamento Terrestre
PN02 Intendencia
Entre otros.

Nota: La estructura antes mencionada corresponde a almacenes IM (Inventory
Management), apyese en el glosario del curso para mayor informacin.


3. DATOS MAESTROS.
3.1. Dato maestro del material.

El maestro de material es el sitio donde se alojan la informacin interna de los
productos que son necesarias para conocer como se compra, produce, vende y
almacena, contabilizado, costeado y como se debe inventariar, entre otros
aspectos.

El dato maestro de material se aplica a toda clase de productos como las
materias primas, productos terminados, productos en proceso, repuestos,
envases, empaques, combustibles.

Los datos maestros son creados de forma centralizada, por funcionarios del grupo
SILOG, los cuales estarn disponibles a peticin de cada unidad Militar o Policial.

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Los datos maestros son un elemento de informacin que permite que el sistema
pueda funcionar.




3.1.1. Definicin de material para el sistema SAP.


El nmero de material est conformado por siete dgitos numricos, el cual
identifica a un producto de forma nica en el sistema SAP, por estandarizacin y
hasta que el rango se agote los materiales inician con el numero uno (1XXXXXX)
y los servicios con el numero dos (2XXXXXX).

El nmero de material es asignado a un producto en el momento de la creacin de
su dato maestro en el sistema SAP, la cual se realiza en forma centralizada por
funcionarios del grupo SILOG.


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3.1.2. Tipos de material


Los materiales se agrupan teniendo en cuenta los mismos atributos bsicos,
caractersticas similares, las cuales permiten entre otros aspectos facilitar su
contabilizacin, su bsqueda y aplicacin en el sistema.

Ejemplo:

Devolutivos Herramientas, armamento, comunicaciones.
Consumo Repuestos, accesorios, materias primas, producto terminado e
insumos, entre otros.
Tenga en cuenta que no se puede seleccionar nmeros de material al zar, ya que
cada tipo de material determina en el sistema la cuenta de inventario que utilizara.




3.2. Dato maestro de cliente


Contiene la informacin clave que define la relacin que hay entre los clientes
internos (funcionarios) y los clientes externos (particulares) con el Ministerio de
Defensa Nacional.

El Maestro del Cliente contiene los parmetros especficos de los clientes que
soportan la ejecucin de procesos institucionales como la asignacin de
elementos, asignacin de pagos entre otros.


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3.3. Dato maestro de proveedor


La base de datos del Maestro de Proveedores contiene informacin acerca de los
proveedores que abastecen alguna unidad Militar o Policial.

Un registro maestro de proveedor es creado por el rea contable o financiera
(Contador) de cada unidad, este maestro de proveedores debe tener como mnimo
el nombre, direccin del proveedor, la moneda utilizada para el proceso de
compras, condiciones de pago, nombres de personas de contacto importantes
entre otros

3.4. Dato maestro de servicio


La base de datos del Maestro de Servicios contiene informacin acerca de los
servicios que adquieren las unidades Militares o Policiales en los procesos bsicos
para el aprovisionamiento de servicios externos.

Ejemplo:

2000024 Mantenimiento equipo de navegacin
2000053 Viticos y gastos al interior.
2000081 Servicio de aseo y cafetera


Un registro maestro de servicios es creado de forma centralizada, por funcionarios
del grupo SILOG, previo requerimiento por las unidades y quedara disponible para
ser utilizado por todo las unidades.

El maestro de servicios debe tener datos mnimos como el pas, la moneda
utilizada para el proceso de compras, condiciones de pago, cuenta contables que
debe afectar en el sistema, entre otros.





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BIBLIOGRAFA.

Libro gua para el tutor virtual, Ministerio de Defensa Nacional, grupo SILOG,
capacitacin virtual.



WEB GRAFA.

http://help.sap.com/


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ACTIVIDAD PARA ENTREGAR ( CAPITULO I: Introduccin):


Respetados alumnos virtuales:


Como actividad de esta semana encontrara en la plataforma en link de
actividades una evaluacin parcial de veinte (20) afirmaciones de seleccin
falsa y verdadera, la cual nos ayudara a evaluar el grado de aprendizaje
significativo obtenido por usted en los temas que se encuentra en:


CAPITULO I: Introduccin
UNIDAD I: Caracterizacin del Grupo SILOG
UNIDAD II: Estructura Organizacional
UNIDAD III: Conceptos y Generalidades


RECOMENDACIONES


Seleccin FALSA y VERDADERA,
Lea cuidadosamente cada afirmacin.
Cuenta con 45 minutos a partir del ingreso a la prueba.
Esta prueba slo se puede realizar una vez.