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El documento explica cómo crear y actualizar el Plan de Cuentas (PUC) en el software contable GBS, de dos maneras: directamente en el software o importando el PUC desde Microsoft Excel. Al importar desde Excel, se debe usar el formato especial diseñado por GBS y seguir los pasos del asistente, como seleccionar el archivo Excel, verificar las columnas, corregir errores e importar definitivamente el PUC y un comprobante de apertura inicial.
El documento explica cómo crear y actualizar el Plan de Cuentas (PUC) en el software contable GBS, de dos maneras: directamente en el software o importando el PUC desde Microsoft Excel. Al importar desde Excel, se debe usar el formato especial diseñado por GBS y seguir los pasos del asistente, como seleccionar el archivo Excel, verificar las columnas, corregir errores e importar definitivamente el PUC y un comprobante de apertura inicial.
El documento explica cómo crear y actualizar el Plan de Cuentas (PUC) en el software contable GBS, de dos maneras: directamente en el software o importando el PUC desde Microsoft Excel. Al importar desde Excel, se debe usar el formato especial diseñado por GBS y seguir los pasos del asistente, como seleccionar el archivo Excel, verificar las columnas, corregir errores e importar definitivamente el PUC y un comprobante de apertura inicial.
Manual del Usuario, de Operacin del Sistema y de Instalacin
(www.miGBS.com, E-mail: soporte@migbs.com)
Derechos Reservados 1989 - 2012 1 En Contabilidad General de GBS 2012 o posterior: Cmo Grabar Mi Plan de Cuentas?
Estimado(a) usuario(a) de GBS:
El presente captulo del Manual le ensea paso a paso cmo puede usted crear, actualizar y mantener el Plan de Cuentas de su empresa.
GBS le permite hacerlo de dos maneras: digitar directamente en el software GBS o importar el PUC desde Excel.
Por lo tanto, el captulo se ha divido en dos secciones:
1. Cmo Grabar Mi Plan de Cuentas directamente en GBS? (ver esta seccin a continuacin, pgina 2 de este captulo) Si usted ya ha trabajado con GBS, puede usar cualquiera de los dos mtodos propuestos para alimentar el PUC. El mtodo desde Excel se recomienda para nuevos usuarios o para usuarios avanzados que estn implementando nuevas empresas y deseen ahorrar tiempo y dinero implementando su contabilidad desde Excel
2. Cmo IMPORTAR desde Microsoft Excel Mi Plan de Cuentas? (ver pgina 5 de este captulo). Si usted est iniciando la implementacin de su contabilidad, an no conoce el software GBS, entonces esta alternativa de iniciar la Contabilidad desde Excel, es la ms adecuada para usted. Por favor vea el video en lnea que le guiar paso a paso, antes de leer la seccin de este captulo, para que tenga una visin general de cmo alimentar la contabilidad desde Excel, usando el paso a paso GBS, en el siguiente enlace: http://migbs.net/soporte/video-como-alimentar-mi-contabilidad-desde- excel.html
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Derechos Reservados 1989 - 2012 2 Cmo Grabar Mi Plan de Cuentas directamente en GBS? 5. MEN MAESTROS 5.1 Plan de Cuentas, Como Crear El Plan de Cuentas? Esta opcin se utiliza para crear el Plan de Cuentas de su empresa pblica o privada.
Puede ir al Men Maestros/ Plan de Cuentas o en el Panel de Control del Negocio dar CLIC a la Opcin 6. Plan de Cuentas y dar CLIC en el link: Abrir Plan de Cuentas
Usted puede visualizar el PUC de dos formas, en forma de Pgina y en forma de Lista as:
Ver el PUC en Forma de Pgina (una sola cuenta a la vez)
Ver el PUC en Forma de Lista (una pgina de cuentas, una cuenta por cada rengln)
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Derechos Reservados 1989 - 2012 3
5.1.1 Eliminar cuentas Escoja la cuenta y pulse CLIC en el botn Eliminar (Por favor tenga en cuenta que para eliminar las cuentas se deben eliminar primero las cuentas auxiliares y luego los mayores. Usted no podr eliminar una cuenta si esta tiene cuentas auxiliares, o si tiene algn movimiento), despus de eliminar las cuentas, por favor salga del Formulario y en el Men Utilidades, ejecute la opcin Mantenimiento de Datos.
5.1.2 Modificar Cuentas Seleccione la cuenta que desee modificar y pulse CLIC en el botn Modificar. Modifique los datos de la cuenta, teniendo en cuenta que el cdigo de la cuenta contable nunca se podr modificar.
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Derechos Reservados 1989 - 2012 4 5.1.3 Agregar cuentas Pulse CLIC en el botn Agregar y escriba los siguientes datos:
Cdigo: Cdigo del PUC. Por favor empiece creando las cuentas mayores y luego sus auxiliares, la estructura de las cuentas en el sistema es:
1. Activo 11. Disponible Cuentas Mayores (Note que terminan con un Punto al final) 1105. Caja General
1105.05 1110.05 2205.05 Cuentas Auxiliares (Terminan sin punto pero pueden convertirse en 1105.05. cuentas mayores si les colocamos 1105.05.01 el punto al final) 1110.05. 1110.05.01 2205.05.
Nombre: Nombre de la Cuenta Contable.
Naturaleza (DB/CR): Si la naturaleza de la cuenta es dbito le colocamos una marca , si es crdito le quitamos la marca .
Tipo de Cuenta: Escoja alguno de los siguientes tipos segn la cuenta, por ejemplo en las cuenta de Retencin se escoge el tipo R (Retencin) y en ese Contabilidad General de GBS Manual del Usuario, de Operacin del Sistema y de Instalacin (www.miGBS.com, E-mail: soporte@migbs.com)
Derechos Reservados 1989 - 2012 5 momento se activa el campo que se encuentra al lado, donde pondremos el porcentaje de retencin a aplicar.
En Contabilidad General de GBS 2012 o posterior: Cmo IMPORTAR desde Microsoft Excel Mi Plan de Cuentas?
Importante!: GBS recomienda que antes de comenzar, usted tenga en cuenta que para importar su Plan de Cuentas desde Excel, usted debe tener los formatos especiales que GBS ha diseado para que usted digite sus cuentas en Excel. Solo es posible que GBS importe el PUC desde Excel, si usted ha usado los formatos de Excel proporcionados por GBS
Importante!: GBS aprecia que usted vea el video en lnea que le guiar paso a paso, antes de leer la seccin de este captulo, para que tenga una visin general de cmo alimentar la contabilidad desde Excel, usando el paso a paso GBS, en el siguiente enlace: http://migbs.net/soporte/video-como-alimentar-mi- contabilidad-desde-excel.html El PUC tambin puede ser importado desde Excel siguiendo los siguientes pasos:
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En el formulario Plan de Cuentas, dar CLIC en el botn Asistente para Importar Mis Cuentas desde Excel (Botn que se encuentra en la parte inferior del formulario
Luego en la siguiente pantalla, dar CLIC en el botn Examinar.
Aparecer una ventana para explorar el archivo de Excel que quiere importar Ej. GBS_2009_Hoja_modelo_para_importar_PUC_inicial, lo selecciono y doy clic en Aceptar. Contabilidad General de GBS Manual del Usuario, de Operacin del Sistema y de Instalacin (www.miGBS.com, E-mail: soporte@migbs.com)
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Una vez usted pulsa CLIC en el botn Aceptar, el Asistente para importar activa la Opcin 2 que indica en qu columna se encuentra cada dato de la hoja de Excel para verificar que est bien hecha.
Luego, contine en Opcin 3, parametrizando desde que fila de la Hoja de Excel se debe comenzar a importar. Teniendo en cuenta que la hoja de Excel por lo general en la primera fila contiene los encabezados y la segunda tiene la explicacin de cada dato, entonces modifique y escriba el nmero 3 y pulse CLIC en el botn Importar desde Excel.
Ahora, comience a importar los datos y si presenta algn error puede mostrar un mensaje como este:
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Si se presentan errores al importar, se activa la Opcin 4 para ver errores, entonces, usted puede dar CLIC en el botn Ver Errores
Esta es una muestra de los posibles errores que se presentan al Importar:
Al salir de esta hoja el programa activa la opcin de ir a corregir la hoja de Excel, para lo cual, usted puede dar CLIC en el botn Terminar
Una vez corregidos los posibles errores procedemos a repetir los pasos anteriores.
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Felicidades! Al terminar de Importar exitosamente, usted recibe un mensaje como el siguiente. Puede dar CLIC sobre el mensaje para activar la Opcin 4 que de Ver errores cambia a Previsualizar.
Cierre la ventana anterior de Previsualizacin y usted puede ir a la Opcin 5, la cual activa el botn Importar al PUC, el cual permite importar definitivamente el Plan de Cuentas de su empresa.
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Derechos Reservados 1989 - 2012 10 Adicionalmente puede optar por crear el comprobante de apertura o el inicial automticamente, para lo cual, debe dar CLIC en el botn Si (de lo contrario debe dar CLIC en el botn No y, entonces, solo se cargar el PUC, sin saldos iniciales.)
Si usted seleccion la opcin Si, entonces debe llenar los datos que se activan en la Opcin 6 y luego dar CLIC en el botn Generar Comprobante
Felicidades! Al finalizar, usted ha importado desde Excel, el comprobante de Apertura en contabilidad.