Ingeniera Industrial

Universidad de Valparaso
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE
DOCUMENTOS
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DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO O DESCARGADO
ELABORADO POR:
Mauricio Valle
FECHA: 24-JUN-06
REVISADO POR:
Hugo Zuloaga
FECHA: 25-OCT-09
APROBADO POR:
Esteban Sefair
FECHA: 25-OCT-09
CDIGO: PC-01
ARCHIVO: pc01.doc
MODIFICACION: 5

NDICE

1. PROPSITO

2. ALCANCE

3. LISTA DE DISTRIBUCIN

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

5. DEFINICIONES

6. DOCUMENTOS APLICABLES

7. EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES

8. DESCRIPCIN DEL PROCESO

9. REGISTROS

10. ANEXOS

11. CONTROL DE MODIFICACIONES






Nota : El presente documento es de exclusiva propiedad de la Carrera de Ingeniera Civil Industrial
Universidad de Valparaso. El contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros sin
la expresa autorizacin del Director.
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1. PROPSITO

El propsito de este procedimiento es el de asegurar el control de todos los documentos del Sistema
de Gestin de la Calidad en lo que se refiere a elaboracin, revisin, aprobacin, distribucin, codificacin y
eliminacin de los mismos, asegurando que se encuentren las ediciones actualizadas en los puntos en los
cuales se realizan las actividades fundamentales para el funcionamiento efectivo del Sistema de Calidad.


2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica tanto en el mbito administrativo del Sistema de Gestin de la Calidad
e incluye los documentos impresos y en medios electrnicos generados por el Sistema.


3. LISTA DE DISTRIBUCIN

El procedimiento de control de documentos debe ser distribuida a los siguientes cargos:
a) Director
b) Secretario de Docencia
d) Representante de la Direccin
c) Secretaras


4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

4.1 El Director es responsable de aprobar la documentacin relativa al Manual de Calidad del Sistema de
Gestin de la Calidad.

4.2 Los responsables de cada procedimiento son responsables de aprobar la documentacin relativa a los
procedimientos que administran, as como tambin los registros y formularios derivados del mismo.

4.3 El Representante de la Direccin es responsable de:
a) Controlar la documentacin relacionada con el Sistema de Gestin de la Calidad mantenindolos
identifificados.
b) Revisar y actualizar los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad cuando sea necesario.
c) Coordinar las solicitudes de modificacin de los documentos.
d) Realizar las modificaciones de los documentos de acuerdo a las solicitudes de los responsables de los
procedimientos.
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5. DEFINICIONES

a) Documento : Corresponde a cualquier informacin, ya sea electrnica o escrito que describa, defina,
especifique, relate o certifique actividades, requisitos, procedimientos o resultados.

b) Documento impreso: Corresponde a toda informacin que se encuentra en medios escritos y tangibles.

c) Documento electrnico: Es aquel documento que est compilado en un lenguaje computacional, ya
sean textos, planillas electrnicas, bases de datos, entre otros.

d) Documento controlado: Son copias que se mantienen actualizadas o vigentes del documento original y
que se encuentran disponibles en el sitio web del Sistema de Gestin de la Calidad de la Carrrera.

e) Documento no controlado: Son copias de documentos que se descargan del sitio web del Sistema de
Gestin de la Calidad de la Carrera y/o se imprimen posteriormente para uso personal.

f) Documento obsoleto: Es cualquier documento del Sistema de Gestin de la Calidad cuya fecha de
REVISIN sea anterior a la fecha de revisin del mismo documento que se encuentra en el sitio web del
Sistema de Gestin de la Calidad de la Carrera.

g) Documento de origen externo: Estos corresponden a documentos como normativos nacionales o
internacionales, mtodos, especificaciones o planos de los clientes.

h) Lista maestra: Corresponde a un control de documentos que identifica la condicin de revisin vigente de
estos. Se encuentra en el sitio web del Sistema de Gestin de la Calidad de la Carrera una lista maestra de
los registros RE-08.

i) Lista control de registros: corresponde a un control de registros obligatorios de acuerdo a la ISO
9001:2008 y la ubicacin de los mismos.

j) Documento nivel I: Manual de calidad.

k) Documentos nivel II: Procedimientos documentados.

l) Documentos nivel III: Formularios y registros.


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6. DOCUMENTOS APLICABLES

El procedimiento de control de documentos se aplica a todos los documentos del Sistema de
Gestin de la Calidad de la Escuela:
a) Manual de Calidad
b) Procedimiento documentados
c) Instructivos de trabajo
d) Formularios y/o registros


7. EQUIPOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES

No aplicable.


8. DESCRIPCIN DEL PROCESO

8.1. Control de la documentacin
Se establece que el Representante de la Direccin es el responsable del control de la siguiente
documentacin:
a) Manual de Calidad.Nivel I
b) Procedimientos operativos, instructivos de trabajo y formularios....Nivel II
c) Normas y documentos de origen externos .Nivel III

Los nicos documentos controlados y vlidos del Sistema de Gestin de la Calidad son:

a) aquellos procedimientos (de control) y registros que de ellos se generan que se encuentran bajo control y
responsabilidad del Representante de la Direccin.
b) aquellos procedimientos (administrativos) y registros que de ellos se generan que se encuentren bajo
responsabilidad de los responsables de cada proceso.
c) aquella documentacin de origen externo que tengan incidencia en los procesos del Sistema de gestin
de la calidad tales como: Reglamento interno de la Carrera.

El acceso a la ltima versin de los procedimientos administrativos (PA) y de control (PC) o gestin del
sistema de gestin de la calidad de la Carrera, se encontrarn en la pgina web del sistema de gestin, la
cual funciona como plataforma WEB desde la cual se pueden descargar los documentos mencionados y los
registros que ella contiene.
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8.2. Realizacin, aprobacin y revisin de la documentacin
Los documentos del I, II y III nivel, son confeccionados, revisados y aprobados segn el siguiente
Cuadro:
CUADRO DE RESPONSABILIDADES
Realizado por: Revisado por: Aprobado por:
Documento Nivel I
Representante de la
Direccin
Secretario Acadmico Director
Documento Nivel II
Responsable del
documento
Representante de la
Direccin
Secretario Acadmico o
Director segn
corresponda.
Documento Nivel III
Responsable de
documento
Responsable del
documento
Representante de la
Direccin


8.3. Codificacin de los documentos
En el Manual de Calidad Captulo4, Seccin 4.4 Documentacin del Sistema de Gestin de la
Calidad se especifica la codificacin utilizada.

8.4 Oportunidad para la modificacin
Las oportunidades para la modificacin de un documento pueden provenir de recomendaciones o
sugerencias desde las auditoras internas, de los mismos responsables de los procedimientos o de los
propios integrantes de la Carrera.
Cualquiera sea la fuente de la oportunidad para la modificacin, sta debe ser comunicada al
Representante de la Direccin (puede ser va e-mail o de forma personal) para que ste tome conocimiento
de la situacin.
Quien proponga la modificacin al documento, deber enviar al Representante de la Direccin va e-
mail un archivo word especificando las modificaciones al documento identificando claramente cul o cules
partes del documento se sugiere modificar.
Tambin es posible que el que proponga la modificacin, se rena con el Representante de la
Direccin para que en dicha reunin se aclare claramente cul o cules partes del documento se sugiere
modificar.
Los responsables de cada proceso son libres de generar cualquier cambio en los procesos
documentados, sin embargo, tales deben ser comunicados al Representante de la Direccin para verificar
que tales cambios se registren en el procedimiento documentado en el apartado de Control de Cambios.


8.5 Modificacin
Teniendo claridad las causas de la posible modificacin y qu especficamente se pretende
modificar, el Representante de la Direccin comunica las recomendaciones o sugerencias de modificacin
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va e-mail al responsable del procedimiento (si aplica) y a todos aquellos involucrados en el Sistema de
Gestin de la Calidad de la Escuela, para brindar la oportunidad de que todos se enteren y puedan opinar
respecto al cambio sugerido. El Representante de la Direccin proceder verificar que el cambio en el
procedimiento documentado sea tal y quede registrado en el apartado del mismo documento llamado
Control de modificaciones.

En caso de existir objeciones a la modificacin sugerida por algn integrante del Sistema de Gestin
de la Calidad, se proceder a coordinar un consenso para llegar a un acuerdo en comn.

NOTA: En caso de no recibir objeciones o pedir mayores antecedentes de la modificacin sugerida por el
responsable del procedimiento (si aplica), del Director o del Secretario Acadmico, se asumir que stos dan
por APROBADO la modificacin.

8.6 Actualizacin y comunicacin
Una vez actualizado el documento, el Representante de la Direccin comunicar va e-mail a todos
los integrantes del Sistema de Gestin de la Calidad que el documento que se ha actualizado.

NOTA: Una vez comunicada la actualizacin del documento en particular, todos los documentos quedarn
automticamente en condicin de OBSOLETOS. Las versiones antiguas de los documentos debieran ser
destruidas para evitar utilizacin de versiones obsoletas.

8.7 Registro de las modificaciones
En los captulos del Manual de Calidad, procedimientos y registros controlados por el Representante
de la Direccin, se actualizar en el apartado de lista de control de modificaciones, la modificacin
generada, especificando fecha, hoja de la modificacin y descripcin de la modificacin.

8.8 Creacin de documentos
Se operar tal cual se describe en los puntos 8.4, 8.5 y 8.6 anteriores con el propsito de crear un
nuevo documento al Sistema de Gestin de la Calidad.


9. REGISTROS

a) Lista de control de modificaciones en documentos de nivel I, II y III.


10. ANEXOS

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No aplicable.


11. CONTROL DE MODIFICACIONES

N de
modificacin
Fecha de
modificacin
N de
pgina
Alcance de la modificacin
01 13.03.07 6
En registro de las modificaciones se incluye la lista de control de
modificaciones en todos los documentos de nivel I, II y III del sistema de gestin
(excepto registros no generados para el control del sistema, controlados por el
Representante de la Direccin).
02 01.04.07 4
Se modifica el criterio de validez de los couemntos del sistema de gestin,
considerndose slo vlidos aquellos bajo directa responsabilidad y control
directo de los responsables de cada proceso ya sea de control o administrativo.
03 25.10.07 3
Se incorpora dentro de los documentos del SGC, la documentacin externa,
tales como reglamentacin interna de la Carrera.
04 16.12.09 3 Letra i( se reemplaza ISO 9001:2000 por ISO 9001:2008.
05 16.12.09 6 Se agrega la palabra anteriores AL PRRAFO 8.8.