TALLER INFORMTICA Profesora Elsa Aguilera Hormazbal

La Carta, tipos y Carctersticas

TIPOS DE
CARTA
CARACTERSTICAS
Amistosa
Estilo desefadado! lleo de "ofiaza # agrado! seg$ el grado de
itimidad %ue se tega "o el destiatario&
Comercial Tiee estru"tura fi'a& Estilo bre(e # "ort)s&
Divulgativa
*irigida a u +$bli"o am+lio! a+are"e e +eri,di"os! re(istas u otro ti+o
de +ubli"a"ioes&
amiliar Maifiesta "ari-o # afe"to a u familiar&
I!"ormativa .e usa +ara "omui"ar de"isioes! "o(o"atorias! a"uerdos&&&
Literaria
Refle'o de los setimietos # sesa"ioes del autor o de alguo de los
+ersoa'es de ua obra literaria&
Social
Comui"a"ioes sobre a"tos so"iales! +arti"i+a"ioes de e(etos!
i(ita"ioes&&&
Agra#ecimie!to
Las ideas %ue se debe e/+resar e esta "arta so admira"i,! gratitud o
elogio a u fa(or realizado&
elicitaci$!
.e e(0a "o moti(o de u ai(ersario! "um+lea-os o u feliz
a"ote"imieto&
P%same Es"rito moti(ado +or el falle"imieto de alguie "er"ao al destiatario
Partes de una Carta
Es muy importante respetar las Partes de una Carta, principalmente cuando hablamos de una
carta formal o comercial, ya que esa estructura forma parte de un convencionalismo que facilita la
lectura y comprensin. El lector entrenado y educado sabr distinguir e interpretar con rapidez
cada una de las partes de una carta, pudiendo tambin responder la carta con rapidez y siguiendo
el mismo criterio es decir, respetando la misma estructura y partes que componen la carta.
!epasemos a continuacin cules son esas partes que componen una carta formal o comercial"
#Cules son las Partes de una Carta$
Estructura
%na carta comercial se compone de tres partes" el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el
cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha,
direccin del destinatario, y saludo. En general se indica tambin el asunto de la carta, para que el
destinatario sepa directamente de qu se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte ms importante. &e compone de tres partes" una introduccin, un
n'cleo y una conclusin.
( En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y)o indicar
el motivo para el escrito.
( En el n'cleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el n'cleo con
ob*etividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamacin.
( &e termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y)o de est+mulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y
cargo
En caso de ane,os se indica el n'mero de estos. -dems, es posible a.adir posdata o indicar si se
env+an copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la pgina. Este /estilo bloque/ es la
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manera general de componer una carta.
0ados los ob*etivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortes+a. 1os
tratamientos de respeto para el saludo son 2distinguido3s4 se.or3es45 o 2distinguida3s4 se.ora3s45.
6tra forma un poco ms personal es 2Estimado se.or5 y las variedades correspondientes. En el
cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con 2usted5 o 2ustedes5.
Para indicar si se env+an fotocopias a otras personas se usa la e,presin 2C.c.5 seguido por el
nombre del otro destinatario.
&i la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviacin 2P.6.5 3por
orden4 o 2P.-.5 3por autorizacin4, indicando que la persona que firma la carta tiene la autorizacin
de la persona responsable.
- continuacin le presentamos un e*emplo para que usted pueda distinguir las Partes de la Carta"
&antiago, 78 de *unio de 9::;
<anuel <ontt ;=>
- la atencin del &r. ?. !iveros
&-@AB-C6 0E C?B1E
-sunto" Bnvitacin a charla
0istinguido Cliente"
<e contacto con %d. para anunciarle sobre la charla que se realizar el d+a 97 de *unio de 9::;, a
las 7D hs. en nuestro auditrium, que brindar el reconocido autor de varios libros sobre
managment, el se.or Aom Peters.
1a charla consistir en los siguientes tpicos" /el saber escuchar/, /escuchar no es o+r/, /#en qu
consiste escuchar$/ y /saber escuchar E ms productividad/.
Esta invitacin es slo para nuestros ms e,clusivos clientes, por lo cual esperamos contar con su
presencia.
&aludo a usted atentamente,
Pamela -. !itchie
Cerente Ceneral
Qu es una carta
o Es un medio de comunicacin escrito que un emisor 3remitente4
env+a a un receptor 3destinatario4. Ceneralmente se compone de" el
encabezamiento, el saludo, el cuerpo, la despedida y la firma. 1a carta
contiene un te,to distinto para cada ocasin.
Caractersticas de una carta
o 1a carta debe"
o Es breve y precisa.
o &e organiza con claridad, concisin, precisin y e,actitud.
o Fusca dar informacin completa.
o !ecurre a un vocabulario e,acto y corts.
o %sa oraciones completas organizadas correctamente.
o @o abrevia las palabras.
o %tiliza una puntuacin adecuada al sentido de lo que se quiere
e,presar
2. Partes de la carta
&e compone generalmente de"
G El encabezamiento 3membrete, direccin del destinario y
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fecha4
El saludo
El cuerpo o te,to
0espedida
Hirma
Bniciales de la persona que la escribi
o En el caso de una carta comercial puede incluir anotaciones
o personales o postales especiales.
o
3. El encabezamiento
o El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene
siempre el membrete que cumple la funcin de etiqueta de presentacin.
o El membrete identifica el nombre de la persona o empresa que
env+a la carta. Bncluye la direccin f+sica y postal, correo electrnico, n'mero
de telfono y fa,. &e escribe de forma centralizada o a seis espacios del
borde superior del papel.
o -dems, incluye la fecha y la direccin de la persona que recibe la
carta 3receptor4.
4. La fecha
o 1a fecha es uno de los elementos ms importantes. Aoda carta
tiene que ir fechada. &u colocacin depende del tama.o de la carta.
o En espa.ol el patrn a seguir es " d+aImesIa.o. E*emplo" 97 de
abril de 9::J. En ingls se usa el patrn mesId+aIa.o y el mes se escribe en
may'scula. E*emplo" <ay 7D, 9::J.
. !ombre " direcci#n del destinatario
o El nombre y direccin del destinatario se escriben en el margen
izquierdo del papel, a cuatro espacios verticales despus de la fecha. Esta
informacin debe escribirse a espacio sencillo. Bncluye" el nombre completo
del destinatario, direccin postal, ciudad, estado o pa+s y cdigo postal.
$. El saludo
o &e ubica a partir del margen izquierdo y a dos espacios verticales
deba*o de la direccin del destinatario. Es importante destacar que en el
saludo los t+tulos no se abrevian. Puede comenzar de la siguiente forma"
o -preciado 3a4 se.or 3a4 KKKKKKKKKKKKK
o Estimado 3a4 se.or 3a4 KKKKKKKKKKKKKK
o En el blanco se escribe el apellido de la persona
o a la que va dirigida la carta.
>. El cuerpo o te,to
o El cuerpo de la carta es la parte ms importante. Es el mensa*e
que se presenta en la carta. Puede ser de carcter e,positivo o
argumentativo. &e ubica a dos espacios deba*o del saludo. &e compone de
tres partes" una introduccin, un n'cleo y una conclusin. Es importante
destacar que entre cada prrafo hay que de*ar dos espacios verticales y se
escriben a espacio sencillo.
o En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior,
agradecer al destinatario y)o indicar el motivo para el escrito. En el n'cleo se
desarrolla la idea principal de la carta. &e termina con una conclusin que
sirve de resumen de la carta y)o de est+mulo.
%. La despedida
o Es la frmula de cortes+a con la cual cerramos el mensa*e o
contenido de la carta. &e escribe a dos espacios de la 'ltima l+nea del te,to.
El uso de la coma depender de la puntuacin que se utilice. -lgunos
e*emplos de una despedida lo son"
o -tentamente
o Cordialmente
o &inceramente
o !espetuosamente
J. 1a firma
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o 1a firma incluye el nombre, el t+tulo o puesto de la persona que
firma la carta. 0icha firma se escribe a cuatro espacios verticales desp'es de
la despedida.
&'. (niciales mecano)r*ficas
o 1as iniciales mecanogrficas o de persona que redact identifican
a la persona que mecanografi la carta. 1as reglas para escribir las iniciales
son"
&iempre se colocan en el margen izquierdo, a dos
espacios de la 'ltima l+nea de la firma.
&e prefiere la letra min'scula para escribirlas.
@o llevan punto.
77. Partes adicionales de una carta
o Entre las partes variables adicionales de una carta se
encuentran" las anotaciones postales y personales, la l+nea de atencin, la
l+nea de asunto, ane,o o ane*o, la anotacin de copia, el visto bueno y la
postdata.
79. Hormatos de la carta
o En la oficina se utilizan los siguientes estilos para la presentacin
de cartas" bloque, bloque modificado, semibloque 3que es el bloque
modificado con prrafos sangrados4.
o El estilo bloque tiene como caracter+stica principal que todos los
componentes de la carta parten desde el margen izquierdo.
7;. Hormatos de la carta
o El estilo bloque modificado la fecha, la despedida y la firma parten
desde el centro hacia la derecha. Para este estilo se recomienda eliminar los
tabuladores prestablecidos y fi*ar un tabulador de ;.:.
o El estilo semibloque 3bloque con prrafos sangrados4 tiene las
mismas caracter+sticas del estilo bloque modificado, pero los prrafos estn
sangrados a cinco espacios.
78. Puntuacin de la carta
o Para la puntuacin de una carta comercial se usan dos estilos"
puntuacin abierta y mi,ta. 1a puntuacin abierta se caracteriza por la
eliminacin de los dos puntos 3"4 despus del saludo y de la coma 3,4 despus
de la despedida. Este estilo de puntuacin ofrece una venta*a de economizar
tiempo y esfuerzo.
&. +esumen
o Por medio de la presentacin aprendiste que la carta"
Aiene unas partes bsicas que son" el encabezamiento
que incluye el membrete, la direccin del destinario y fecha el saludo, el
cuerpo, despedida, firma e iniciales.
-lgunas de sus caracter+sticas lo son" es breve y precisa,
se organiza con claridad, concisin, precisin y e,actitud.
7=. !esumen
E,isten distintos formatos para su redaccin que son
bloque, bloque modificado y semibloque.
?ay dos tipos de puntuaciones la abierta y mi,ta. 1a
puntuacin abierta se caracteriza por la eliminacin de los dos puntos 3"4
despus del saludo y de la coma 3,4 despus de la despedida.
&,. Conclusi#n
Es importante que al momento en que decidas redactar una carta conozcas que
debe tener todas sus partes y comunicar lo que realmente deseas sin que el te,to
o cuerpo de la carta sea e,tenso. -dems, debes tomar en consideracin el
formato a utilizar y la puntuacin que sta ha
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Estructura de una carta
Pilar Snchez Garca, en la web www.mutlimania.es, explica muy
detalladamente la estructura de una carta, as como recomendaciones muy
valiosas para conseguir un buen estilo de carta para cada receptor.
Estructura de una carta
1a estructura de cada carta debe adecuarse en cada caso a nuestras necesidades y, sobre
todo, a las necesidades del lector.
-l analizar la estructura de una carta, debemos tener en cuenta tres partes principales"
-. Bnicio.
F. Cuerpo de la carta.
C. Cierre
-dems en la parte superior de la carta, deben indicarse los datos del destinatario y del
remitente.
1.- El inicio de las cartas
1os elementos que configuran el principio y el final de la carta determinan, en gran medida, su
tono y estilo.
Para que nuestras cartas tengan un tono gil y actual, es necesario prescindir de frmulas
encorsetadas, heredadas del lengua*e administrativo y comercial antiguo.
El inicio de una carta indica al lector el tipo de mensa*e ante el que se encuentra. @o e,isten
unas normas fi*as para iniciar una carta, pero si podemos seguir unas pautas generales.
E,isten diversos elementos que configuran el comienzo del escrito"
1.- La fecha
En todos los escritos empresariales es imprescindible incluir la fecha para facilitar su archivo y
evitar posibles confusiones en el futuro. En las cartas, la fecha suele situarse en el margen
superior derecho del documento, aunque no e,iste una norma al respecto.
1o fundamental a la hora de escribir las fechas es mantener la coherencia en todos los
escritos.
- continuacin damos algunas indicaciones"
1os meses se escriben en min'scula.
1os a.os se escriben sin punto.
Es preferible escribir el d+a y el a.o con n'mero, y el mes con letra 378 de febrero de
9:::4, a menos que, por motivos legales de otra +ndole, debemos hacerlo todo con letra.
Es preferible utilizar la variante sin articulo delante del a.o 39: de marzo de 9::74.
@o deben utilizarse las part+culas en y a para introducir las fechas, por considerarse
una frmula anticuada 3<adrid, 7L de *ulio de 9::: en lugar de En <adrid, a 7L de *ulio de
9:::4.
2.- El saludo o encabezamiento
El saludo o encabezamiento se escribe deba*o de los datos del destinatario y del remitente. En
algunos casos se puede anular el encabezamiento 3por e*emplo, en las cartas de respuesta
comercial dirigidas a una empresa4 y comenzar la carta directamente.
Estas son algunas indicaciones que tenemos que tener en cuenta a la hora de redactar los
encabezamientos"
Siempre que sea posible, personalizaremos nuestros env+os 3Estimado &r. Cmez,
Estimada &ra. Cmez4.
&i se trata de env+os masivos, debemos utilizar algunas frmulas, que elegiremos
seg'n el conte,to 3Estimados clientes Estimados amigos Estimados usuarios4.
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Conviene evitar las e,presiones anticuadas 3<uy &r. @uestro <uy &ra. @uestra <uy
&res. @uestros4.
Conviene evitar las construcciones dobles para abarcar el masculino y el femenino
3Estimado)a &r.)&ra.4.
- continuacin proponemos una recopilacin de los encabezamientos ms comunes, que
escogeremos seg'n el conte,to"
Muerido amigo ) Muerida amiga ) Mueridos amigos
Estimado amigo ) Estimada amiga ) Estimados amigos
Estimado colaborador ) Estimada colaboradora ) Estimados colaboradores
Estimado se.or ) Estimada se.ora ) Estimados se.ores
Estimado &r. Conzlez ) Estimada &ra. Conzlez ) Estimados &res. Conzlez
Estimado cliente ) Estimada cliente ) Estimados clientes
-preciado cliente ) -preciada clienta ) -preciados clientes
El cuerpo de la carta
El cuerpo de la carta est constituido por el mensa*e en si. Es fundamental que est redactado
de forma clara y adecuada para que nuestro mensa*e cumpla su funcin.
En primer lugar, es importante cuidar el estilo de nuestra redaccin. Para ello puede resultar
'til seguir las siguientes indicaciones"
Evitar las e,presiones anticuadas y las frmulas r+gidas heredadas del lengua*e administrativo,
como las siguientes"
En relacin con el asunto de referenciaN
-d*unto remitoN
Para su conocimientoN
En motivo de la presenteN
-l recibo de la presenteN
Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase 3!espondiendo a su carta del d+aN4.
Emplear construcciones sintcticas ordenadas 3 su*eto, verbo y complementos4"
@os ponemos en contacto con usted para informarleN
Aenemos el gusto de comunicarleN
-dems, las siguientes frases pueden servirnos de e*emplo para iniciar el cuerpo del te,to"
Con un mensa*e neutro"
<ediante esta cartaN
Con este escritoN
@os dirigimos a usted con el fin deN
@os dirigimos a vosotros con el fin deN
@os complace comunicarlesN
@os ponemos en contacto con usted a fin de N
Mueremos darles a conocerN
Aal y como acordamos por telfonoN
0e acuerdo con la conversacin que mantuvimos con el &r. Cmez, les
enviamosN
1es comunicamos queN
1es anunciamos queN
- continuacin, les detallamosN
Como ya sabrnN
Aal y como acordamosN
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0ebido aN
En lo referente aN
En lo concerniente aN
- propsito de N
Con motivo de N
- ra+z deN
Con un mensa*e positivo"
@os complace comunicarle que N
Es un placer para nosotros comunicarle N
@os complace comunicarle queN
Es un placer anunciarle queN
Es una gran satisfaccin para nosotros comunicarle N
Es un placer comunicarles queN
Para hacer referencia a un env+o"
1e enviamos su pedidoN
1e enviamosN
1es tramitamosN
@os complace enviarleN
-d*untamos la documentacin correspondiente aN
Ounto a esta carta le enviamosN
Para e,presar agradecimiento"
Mueremos darles las gracias porN
Mueremos agradecerles sinceramente la atencinN
1es damos las gracias porN
Muiero darles las gracias porN
Muiero agradecerle sinceramente el amable trato recibido duranteN
0eseo agradecerlesN
!eciba mi mas sincero agradecimiento porN
Cracias por tu amable gestin al frente deN
El resto del cuerpo de la carta depender del mensa*e que queramos transmitir y ha de
adecuarse a las necesidades y e,pectativas de nuestros lectores.
El cierre de las cartas
@o e,isten unas normas r+gidas para concluir una carta, aunque siempre debemos hacerlo de
forma que guarde relacin con el saludo o encabezamiento empleado.
1.- La despedida
Estas son algunas recomendaciones que tenemos que tener en cuenta"
Evitar las e,presiones anticuadas y las frmulas r+gidas heredadas del lengua*e
administrativo, como las siguientes"
&in otro particularN
-provechamos la ocasin para saludarle atentamente.
Muedo a su disposicinN
- la espera deN
-tte.
1as cuales pueden ser sustituidas por las ms usuales"
%n saludo,
!eciba un cordial saludo,
-tentamente,
1es saluda atentamente,
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Evitar el empleo del gerundio al comienzo de la frase 3Esperamos que estas
aclaracionesN en lugar de Esperando que estas aclaraciones hayan sido de utilidadN4.
Concluir con un mensa*e positivo y alentador, incluso en aquellas cartas cuyo
contenido sea negativo 3En la confianza de que lleguemos a un acuerdo lo antes posible,
quedamos a la espera de sus noticiasNEstaremos encantados de resolver cualquier duda
que pueda surgirlesN4.
Cerrar la carta con un mensa*e directo, conciso y sin circunloquios 3Esperamos
colaborar con ustedes en un futuro pr,imo. ?asta entoncesN en lugar de Esperando que
en el futuro podamos de nuevo colaborar estrechamente y que e,ista la posibilidad de
poder comenzar una relacin comercial entre ambas compa.+as de forma satisfactoria, me
despidoN4.
Estas son algunas frmulas que pueden resultar 'tiles para concluir una carta"
Con un mensa*e neutro"
Cordialmente,
-tentamente,
<uy cordialmente,
%n cordial saludo,
&aludos cordiales,
!eciba un cordial saludo,
!eciba un atento saludo,
1e saludamos cordialmente,
Con afecto,
%n abrazo,
<uy atentamente,
1e saludo atentamente,
Para mostrar disponibilidad"
&i necesitan cualquier aclaracin, no duden en ponerse en contacto
con nosotrosN
Estamos a su disposicin para todo aquello que necesitenN
@o dude en llamarnos si necesita cualquier aclaracin estaremos
encantados de atenderleN
&i precisan alguna aclaracin, pngase en contacto con nosotrosN
&i desean mas informacin, les atenderemos con mucho gustoN
Estamos a su disposicin en el telfonoN
Para indicar que estamos esperando respuesta"
Confiamos en queN
Esperamos queN
@os gustar+a contar conN
Estamos seguros de que podrn darnos una respuesta en breveN
En espera de su respuesta, reciba un atento saludoN
- la espera de su respuesta, les saluda atentamenteN
Esperamos recibir noticias suyas lo antes posibleN
2.- La firma
En las cartas comerciales, la firma debe ir acompa.ada del nombre y los apellidos en letra
impresa, as+ como el cargo del firmante. El orden debe ser el siguiente"
7. Hirma
9. @ombre
;. Cargo
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8. 1a posdata
1a posdata es un elemento opcional en las cartas. &e coloca despus de la firma y separada
de esta por un interlineado amplio. &e introduce con las iniciales P.0. o P.&. 3post scriptum4 y
tiene por ob*eto introducir un mensa*e o recordatorio.
%tilizamos la posdata para hacer llamadas de atencin sobre lo que hemos mencionado en el
cuerpo del documento o para introducir alg'n dato nuevo que queramos destacar por alg'n
motivo.
Est demostrado que la posdata siempre se lee y por eso en muchas ocasiones se utiliza para
destacar informacin importante. 0ebe ser breve a ser posible que no ocupe mas de una
l+nea.