Tema 8: Pr oc edi mi ent os Admi ni st r at i vos Tema 8: Pr oc edi mi ent os Admi ni st r at i vos

1 Anlisis de Procedimientos Administrativos 1 Anlisis de Procedimientos Administrativos 1. Anlisis de Procedimientos Administrativos. 1. Anlisis de Procedimientos Administrativos.
2. Cursogramas. Tcnicas de Elaboracin. 2. Cursogramas. Tcnicas de Elaboracin.
3. Normas de Procedimientos. Manuales. 3. Normas de Procedimientos. Manuales.
Pr oc edi mi ent os Admi ni st r at i vos Pr oc edi mi ent os Admi ni st r at i vos Pr oc edi mi ent os Admi ni st r at i vos Pr oc edi mi ent os Admi ni st r at i vos
Teora Teora
nfasis nfasis Unidad Unidad
Herramienta Herramienta Herramienta Herramienta Teora Teora
de la de la
Organizacin Organizacin
nfasis nfasis
puesto puesto
en en
Unidad Unidad
de de
Anlisis Anlisis
Herramienta Herramienta
Escrita Escrita
Herramienta Herramienta
Grfica Grfica
en en Anlisis Anlisis
Escrita Escrita Grfica Grfica
ESTRUCTURA ESTRUCTURA
QU QU
YY
DEPARTA DEPARTA- -
MENTO MENTO
MANUAL DE MANUAL DE
ORGANIZA ORGANIZA- -
ORGANIGRA ORGANIGRA- -
MAS MAS
ESTRUCTURA ESTRUCTURA YY
QUIN QUIN
CIN CIN

SISTEMAS SISTEMAS
CMO CMO
YY
CUNDO CUNDO
-- TAREA TAREA
-- RUTINA RUTINA
TPICA TPICA
MANUAL DE MANUAL DE
PROCEDI PROCEDI- -
MIENTOS MIENTOS
CURSOGRA CURSOGRA--
MAS MAS
-- CIRCUITO CIRCUITO
RELACI N ESTRUCTURAS RELACI N ESTRUCTURAS - - PROCEDI MI ENTOS PROCEDI MI ENTOS
Gte. Finanzas
Y Control
Jefe
Control
Jefe
Depsitos
Jefe
Finanzas
Control
Depsitos
Finanzas
Ctas a
Facturacin Recepcin
Ctas. a
Pagar
Entregas Tesorera Crditos Contable Cobranzas
11 33 11 33 11 22 33 22 11 22 33
1 1 - - PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN: Crditos PROCEDIMIENTO DE FACTURACIN: Crditos Entregas Entregas Facturacin Facturacin Contable Contable
2 2 - - PROCEDIMIENTO DE COBROS : Cobranzas PROCEDIMIENTO DE COBROS : Cobranzas - - Tesorera Tesorera - - Contable Contable
3 3 - - PROCEDIMIENTO DE PAGOS: Recepcin PROCEDIMIENTO DE PAGOS: Recepcin - - Cuentas a Pagar Cuentas a Pagar - - Tesorera Tesorera- - Contable Contable
DI AGRAMAS DE PROCESO DI AGRAMAS DE PROCESO -- CURSOGRAMAS CURSOGRAMAS - - FLUJ OGRAMAS FLUJ OGRAMAS
Representacin Representacin grfica grfica esquemtica esquemtica de de un un Sistema Sistema
Administrativo Administrativo oo parte parte del del mismo mismo:: CIRCUITO CIRCUITO pp
CARACTERSTICAS CARACTERSTICAS::
Universalidad Universalidad:: captar captar la la totalidad totalidad del del Sistema Sistema sin sin
omisiones, omisiones, guiando guiando al al analista analista administrativo administrativo.. ,, gg
Simplicidad: Simplicidad: facilitar la comprensin, an sin exponer facilitar la comprensin, an sin exponer
TODAS las caractersticas del Sistema TODAS las caractersticas del Sistema TODAS las caractersticas del Sistema. TODAS las caractersticas del Sistema.
Correspondencia: Correspondencia: correlacin sin fallas entre el correlacin sin fallas entre el
M d l l R lid d d l Si t t M d l l R lid d d l Si t t Modelo y la Realidad del Sistema que representa. Modelo y la Realidad del Sistema que representa.
DI AGRAMAS DE PROCESO DI AGRAMAS DE PROCESO - - CURSOGRAMAS CURSOGRAMAS
El ement os Repr esent ados El ement os Repr esent ados El ement os Repr esent ados El ement os Repr esent ados
Sectores Sectores -- Personas o Equipos que actan Personas o Equipos que actan
como emisores / receptores de datos. como emisores / receptores de datos.
L i d l i j li i L i d l i j li i Lmites del sistema para su mejor anlisis. Lmites del sistema para su mejor anlisis.
Procesos a que son sometidos los datos: Procesos a que son sometidos los datos: Procesos a que son sometidos los datos: Procesos a que son sometidos los datos:
captacin, clasificacin,transmisin,archivo,etc. captacin, clasificacin,transmisin,archivo,etc.
Soporte fsicos de la informacin. Soporte fsicos de la informacin.
B d i i d l fi d B d i i d l fi d Breve descripcin de los procesos graficados Breve descripcin de los procesos graficados
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LI MI TACI ONES LI MI TACI ONES
No No consideran consideran al al Tiempo Tiempo :: cunto cunto demora demora un un
trmite trmite;; cul cul es es el el tiempo tiempo total total de de un un trabajo, trabajo, desde desde ;; pp j , j ,
su su inicio inicio hasta hasta su su conclusin conclusin.. Factor Factor crtico crtico que que puede puede
determinar determinar por por s s mismo mismo la la ineficiencia ineficiencia de de un un sistema sistema..
No No se se aprecia aprecia la la Carga Carga de de Trabajo Trabajo :: cantidad cantidad de de
veces veces que que se se repite repite una una operacin operacin oo trabajos trabajos cuyo cuyo
flujo flujo se se analiza analiza flujo flujo se se analiza analiza..
No No se se visualizan visualizan los los Niveles Niveles Jerrquicos Jerrquicos entre entre los los
Sectores Sectores oo personas personas involucradas involucradas en en el el circuito circuito Sectores Sectores oo personas personas involucradas involucradas en en el el circuito circuito..
No No pretender pretender utilizarlos utilizarlos para para capacitar capacitar ee instruir instruir al al
personal personal oo como como base base para para la la programacin programacin de de personal personal oo como como base base para para la la programacin programacin de de
sistemas sistemas informticos informticos. .
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Cuando se ut i l i zan Cuando se ut i l i zan
En En la la etapa etapa de de Relevamiento Relevamiento:: para para determinar determinar incoherencias incoherencias en en la la En En la la etapa etapa de de Relevamiento Relevamiento:: para para determinar determinar incoherencias incoherencias en en la la
informacin informacin relevada, relevada, si si no no se se omitieron omitieron datos, datos, si si los los procesos procesos estn estn
correctamente correctamente relevados relevados en en su su totalidad, totalidad, etc etc. .
En En la la etapa etapa de de Diagnstico Diagnstico: : para para detectar detectar yy marcar marcar fallas fallas de de pp gg pp yy
procedimiento, procedimiento, de de control control interno, interno, y/o y/o de de informacin informacin gerencial gerencial. . Se Se
pueden pueden detectar detectar:: A) A) Sectores Sectores que que quedan quedan al al margen margen de de recibir recibir
informacin informacin necesaria necesaria.. B) B) Sectores Sectores sobre sobre -- informados informados. . C) C)
O i O i hi hi t l t l i i i i D) D) C t l C t l Operaciones, Operaciones, archivos archivos oo controles controles innecesarios innecesarios.. D) D) Controles Controles
necesarios necesarios que que no no se se realizan realizan.. E) E) Alternativas Alternativas de de circulacin circulacin de de
informacin informacin que que permiten permiten ahorrar ahorrar tiempo tiempo oo costos costos de de procesamiento procesamiento..
F) F) Duplicacin Duplicacin oo superposicin superposicin de de tareas tareas archivos archivos procesos procesos etc etc F) F) Duplicacin Duplicacin oo superposicin superposicin de de tareas, tareas, archivos, archivos, procesos, procesos, etc etc..
En En la la etapa etapa de de Diseo Diseo: : constituye constituye un un elemento elemento ordenador ordenador yy evita evita
omitir omitir ramificaciones ramificaciones lgicas lgicas que que el el sistema sistema en en diseo diseo exige exige.. Permite Permite
trabajar trabajar con con ms ms seguridad seguridad para para no no omitir omitir sectores sectores ni ni procesos procesos..
En En la la etapa etapa de de Implementacin Implementacin: : facilita facilita la la redaccin redaccin de de las las
instrucciones instrucciones para para cada cada Sector Sector interviniente interviniente en en el el proceso proceso instrucciones instrucciones para para cada cada Sector Sector interviniente interviniente en en el el proceso proceso
rediseado rediseado.. El El conjunto conjunto de de estas estas instrucciones instrucciones formar formar luego luego el el
Manual Manual de de Procedimientos Procedimientos
DI AGRAMAS DE PROCESO DI AGRAMAS DE PROCESO -- CURSOGRAMAS CURSOGRAMAS
Cl asi f i c ac i n Cl asi f i c ac i n
S S ll Si t Si t t d t d Segn Segn el el Sistema Sistema representado representado::
A) A) Actual Actual:: cuando cuando recoge recoge una una realidad realidad actual actual yy la la esquematiza esquematiza en en un un Modelo Modelo..
B) B) Propuesto Propuesto:: cuando cuando plantea plantea una una situacin situacin ideal, ideal, para para exponer exponer una una idea idea del del
sistema sistema que que se se est est construyendo construyendo yy se se pueda pueda seguir seguir un un esquema esquema lgico lgico en en sistema sistema que que se se est est construyendo construyendo yy se se pueda pueda seguir seguir un un esquema esquema lgico lgico en en
la la tarea tarea de de normalizacin normalizacin ee implantacin implantacin del del sistema sistema futuro futuro.. Elemento Elemento de de
exposicin exposicin para para comunicar comunicar ideas ideas al al Cliente Cliente oo Gerencia Gerencia General General que que debe debe
aprobar aprobar lo lo propuesto propuesto.. Gua Gua para para el el equipo equipo de de anlisis, anlisis, yy programacin, programacin, en en la la
posterior posterior normalizacin normalizacin ee implementacin implementacin posterior posterior normalizacin normalizacin ee implementacin implementacin..
Segn Segn los los detalles detalles incluidos incluidos::
A) A) Cursograma Cursograma:: El El ms ms completo completo.. Adems Adems de de sectores sectores yy procesos procesos se se grafican grafican )) gg pp yy pp gg
los los soportes soportes de de la la informacin informacin yy todos todos los los detalles detalles necesarios necesarios para para obtener obtener
una una visin visin amplia amplia del del sistema sistema representado representado.. Se Se utiliza utiliza para para el el anlisis anlisis de de
sistemas sistemas aa los los que que hay hay que que modificar modificar sin sin alterar alterar su su estructura estructura general general::
adquiere adquiere importancia importancia el el conocimiento conocimiento detallado detallado del del flujo flujo de de la la informacin, informacin, qq pp j j
para para no no pasar pasar por por alto alto problemas problemas especficos especficos. .
B) B) Diagrama Diagrama de de encadenamiento encadenamiento sectorial sectorial:: ms ms simplificado simplificado.. Slo Slo se se grafican grafican
sectores sectores yy procesos procesos.. No No se se detallan detallan soportes soportes de de informacin informacin ni ni controles, controles, yy pp pp ,,
archivos archivos oo detalles detalles de de las las operaciones operaciones.. Se Se utiliza utiliza cuando cuando se se diagnostica diagnostica una una
modificacin modificacin total total oo reemplazo reemplazo del del sistema sistema o o procesos procesos actuales actuales..
CURSOGRAMAS: Tc ni c as de Di agr amac i n CURSOGRAMAS: Tc ni c as de Di agr amac i n
Dos Elementos Fundamentales: Dos Elementos Fundamentales: Dos Elementos Fundamentales: Dos Elementos Fundamentales:
1. 1. Los Los Smbolos Smbolos convencionales convencionales que que se se utilizan utilizan
para para caracterizar caracterizar las las diferentes diferentes acciones acciones que que
son son posibles posibles realizar realizar con con relacin relacin aa la la pp
informacin informacin que que fluye fluye sobre sobre el el circuito circuito
(escribirla (escribirla controlarla controlarla registrarla registrarla etc etc )) (escribirla, (escribirla, controlarla, controlarla, registrarla, registrarla, etc etc..))
2. 2. Las Las Normas Normas Tcnicas Tcnicas sobre sobre la la forma forma de de
presentacin presentacin yy disposicin disposicin de de esos esos smbolos, smbolos,
(La (La tcnica tcnica de de diagramacin) diagramacin)..
CURSOGRAMAS: Tc ni c as de Di agr amac i n CURSOGRAMAS: Tc ni c as de Di agr amac i n
SMBOLOS DE ACCIN SMBOLOS DE ACCIN
OPERACIN: cualquier accin sobre un soporte de informacin
CONTROL: o inspeccin en algn punto del proceso
ALTERNATIVA: eleccin en funcin de algn parmetro. Una entrada
y dos salidas que son las alternativas de POR S o POR NO
ARCHIVO TRANSITORIO: conservacin de un soporte de informacin
en un lugar por un cierto tiempo, luego se desplazar o consultar.
D
ARCHIVO DEFINITIVO: conservacin ordenada de soportes que ya
no sern utilizados. Generalmente con fines legales o de auditora
DESTRUCCIN DE FORMULARIO: indica destruccin de un soporte
de informacin en un momento dado del proceso
CURSOGRAMAS: Tc ni c as de Di agr amac i n CURSOGRAMAS: Tc ni c as de Di agr amac i n
SMBOLOS DE SOPORTES DE INFORMACIN SMBOLOS DE SOPORTES DE INFORMACIN SMBOLOS DE SOPORTES DE INFORMACIN SMBOLOS DE SOPORTES DE INFORMACIN
FORMULARIO: Soporte emitido unitariamente por tema
y que est habilitado para circular.
REGISTRO: Soporte que registra diversos asuntos en forma
sucesiva formando un cuerpo orgnico. NO habilitado para circular.
SMBOLOS DE RELACIN SMBOLOS DE RELACIN
TRASLADO FSICO DE INFORMACIN: mediante desplazamiento
f i d l t d l i fsico del soporte de la misma.
TRASMISIN DE INFORMACIN: sin desplazamiento del soporte.
Tambin se usa para sealar consultas a archivos o registros.
CONECTOR: Indica el final o principio del flujo de informacin en
un determinado grfico. Sirve para relacionar grficos continuos.
RUTINA NO RELEVADA: Indica el fin de un proceso cuando no es
necesario o relevante identificar el trmite posterior.
Nombr e : Si st ema : Nombr e : Si st ema :
Cdi go : Anal i st a : Cdi go : Anal i st a :
Fec ha Conf ec c i n : Fec ha Conf ec c i n :
Seccin A Seccin A Seccin B Seccin B Seccin C Seccin C Seccin D Seccin D
Descripcin Descripcin
1
1
1
2
2
3
A
3
4
A
4
5
5
Nombr e : Si st ema : Nombr e : Si st ema :
Cdi go : Anal i st a : Cdi go : Anal i st a :
Fec ha Conf ec c i n : Fec ha Conf ec c i n :
Seccin A Seccin A Seccin B Seccin B Seccin C Seccin C
Varios Varios
1
1
2
Emite por Duplicado Emite por Duplicado
Archivo correlativo Archivo correlativo
Por S: Revisa Clculos Por S: Revisa Clculos
2
Por no: Destruccin Por no: Destruccin
Anota en RR Anota en RR
3 R R
Cronolgico Cronolgico

Nombr e : Nombr e : Si st ema : Si st ema :

Cdi go : Cdi go : Anal i st a : Anal i st a :
Fec ha Conf ec c i n : Fec ha Conf ec c i n :
Sec. A Sec. A Sec. B Sec. B Sec. C Sec. C
VARIOS VARIOS DESCRIPCIN DESCRIPCIN
DEL PROCESO DEL PROCESO
Emite por Duplicado Emite por Duplicado
1
1
2
1
Archivo correlativo Archivo correlativo
Por S: Revisa clculos Por S: Revisa clculos
Por no: Destruc Por no: Destruc
Por S: Revisa clculos Por S: Revisa clculos
Anota en RR Anota en RR
2
2
Por no: Destruc. Por no: Destruc. Anota en RR Anota en RR
3
3
R R
Cronolgico Cronolgico
Manual es de Pr oc edi mi ent os Manual es de Pr oc edi mi ent os
Conjunto Conjunto de de Normas, Normas, reunidas reunidas en en un un cuerpo cuerpo
orgnico, orgnico, que que explican explican el el desarrollo desarrollo de de los los procesos procesos
administrativos administrativos..
Determinan Determinan con con precisin precisin::
1. 1. Cmo Cmo se se ejecutan ejecutan los los procesos procesos yy sus sus controles controles..
2. 2. Quines Quines son son los los encargados encargados de de ejecutarlos ejecutarlos..
33 Cundo Cundo deben deben ser ser realizados realizados 3. 3. Cundo Cundo deben deben ser ser realizados realizados..
4. 4. Los Los soportes soportes de de informacin informacin que que intervienen intervienen en en el el proceso proceso..
55 Cmo Cmo deben deben ser ser completados completados yy utilizados utilizados 5. 5. Cmo Cmo deben deben ser ser completados completados yy utilizados utilizados..
6. 6. Qu Qu tipo tipo de de informacin, informacin, cmo cmo y y dnde dnde se se conserva conserva para para ser ser
utilizada utilizada oportunamente oportunamente por por los los miembros miembros de de la la empresa empresa..
Manual es de Pr oc edi mi ent os Manual es de Pr oc edi mi ent os
FUNCIONES FUNCIONES::
1. 1. Transmitir a los responsables las normas establecidas. Transmitir a los responsables las normas establecidas.
GG 2. 2. Gua para explicar los pasos del proceso a implementar. Gua para explicar los pasos del proceso a implementar.
3. 3. Fuente de consulta para resolucin de situaciones clave. Fuente de consulta para resolucin de situaciones clave.
44 Posibilita la rotacin y distribucin flexible del personal Posibilita la rotacin y distribucin flexible del personal 4. 4. Posibilita la rotacin y distribucin flexible del personal. Posibilita la rotacin y distribucin flexible del personal.
5. 5. Facilita la capacitacin del personal recin incorporado. Facilita la capacitacin del personal recin incorporado.
6. 6. Elemento de referencia: es la versin oficial de la Ca. Elemento de referencia: es la versin oficial de la Ca. 6. 6. Elemento de referencia: es la versin oficial de la Ca. Elemento de referencia: es la versin oficial de la Ca.
Clarifica responsabilidades. Elimina la improvisacin. Clarifica responsabilidades. Elimina la improvisacin.
7. 7. Evita la incoherencia: base para solucin uniforme de Evita la incoherencia: base para solucin uniforme de
bl i il bl i il problemas similares. problemas similares.
8. 8. Establece una versin escrita que ser la base para el Establece una versin escrita que ser la base para el
conocimiento de la evolucin en los procedimientos conocimiento de la evolucin en los procedimientos conocimiento de la evolucin en los procedimientos. conocimiento de la evolucin en los procedimientos.
Manual es de Pr oc edi mi ent os Manual es de Pr oc edi mi ent os
LIMITACIONES: LIMITACIONES:
2. No son utilizados por el personal en la 2. No son utilizados por el personal en la
prctica real. Generalmente por una mala prctica real. Generalmente por una mala
redaccin e implementacin. redaccin e implementacin.
Solucin: Explicacin al momento de los cambios. Solucin: Explicacin al momento de los cambios.
2. Rpida Desactualizacin. Muy rgidos. 2. Rpida Desactualizacin. Muy rgidos. 2. Rpida Desactualizacin. Muy rgidos. 2. Rpida Desactualizacin. Muy rgidos.
Solucin: actualizarlos orgnica y peridicamente. Solucin: actualizarlos orgnica y peridicamente.
Revisin anual a travs de Auditorias Operativas Revisin anual a travs de Auditorias Operativas Revisin anual a travs de Auditorias Operativas. Revisin anual a travs de Auditorias Operativas.
Redactar instrucciones modulares en hojas mviles Redactar instrucciones modulares en hojas mviles