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Elektronische Archivierung & Digital Preservation.

Status, Technologien und Entwicklung





Ulrich Kampffmeyer, VDW Keynote CopyRight PROJECT CONSULT 2009
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Elektronische Archivierung & Digital Preservation.
Status, Technologien und Entwicklung

Inhaltsverzeichnis
1. Einfhrung: Elektronische Archivierung zwischen wissenschaftlichem Anspruch und
technischer Realitt
1.1 Definition Records Management
1.2 Weitere Begriffe und Definitionen zum Records Management
1.3 Revisionssichere vs. Rechtssichere Archivierung
1.3.1 Revisionssicherheit
1.3.2 Grundstze der elektronischen Archivierung
2. Standardisierung: vom Archivformat zum Weltarchiv
2.1 Definition Normen und Standards
2.1.1 Standards fr Schnittstellen
2.1.2 Standards fr Metadaten
2.1.3 Standards fr Speicher
2.1.4 Standards fr Formate
2.2 Neue Medien fr die elektronische Archivierung
3. Status Quo: Projekte und Initiativen
3.1 Die Anbieter: SNIA XAM und das 100-Jahre-Archiv
3.2 Internationale Verbnde und Projekte: ICA, DLM, Nestor, DPE & Co.
3.3 Der Weg in die Zukunft: EUROPEANA, Waybackmachine, Google et. al.
4. Ausblick: Elektronische Archive sind das Gedchtnis der Informationsgesellschaft







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Abstract
Dieser Artikel basiert auf dem Vortrag Elektronische Archivierung und Digital Preservation,
den Dr. Ulrich Kampffmeyer auf der VdW-Arbeitstagung am 05. Mai 2009 in Potsdam
gehalten hat.
Der Artikel von Dr. Ulrich Kampffmeyer, PROJECT CONSULT, beschftigt sich mit den
grundstzlichen Problemen und mglichen Lsungen bei der elektronischen Langzeit-
archivierung. Ausgehend von der unterschiedlichen Auffassung der Begrifflichkeit bei
Wissenschaftlern und Archivaren einerseits und andererseits der bei Systemanbietern und
bei Anwendern in der freien Wirtschaft gebruchlichen Terminologie wird ein berblick ber
das Thema Archivierung sowie eine Abgrenzung von Themen wie Dokumentenmanagement
und Records Management gegeben. Aktuelle Initiativen und Standards zu
Archivsystemarchitekturen, Archivschnittstellen, Formaten und Speichermedien werden
erlutert und wichtige Projekte aus dem Umfeld dargestellt. Im Ausblick geht der Referent
auf die grundstzlichen technologischen wie gesellschaftlichen Herausforderungen der
elektronischen Archivierung ein.


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1. Einfhrung: Elektronische Archivierung zwischen wissenschaft-
lichem Anspruch und technischer Realitt
Die Abgrenzung der Funktionalitt von Records Management und Archivierung stellt
insbesondere in einer Zeit der rasanten Entwicklung digitaler Medien ein wichtiges Thema
dar. Die steigenden Einsatzmglichkeiten beeinflussen nahezu alle Bereiche des
menschlichen Lebens. Sowohl im geschftlichen als auch im privaten Bereich wird erwartet,
dass selbst erstellte oder empfangene digitale Informationen fr sehr lange Zeitrume
verfgbar gehalten werden. Die Begriffe Records Management und Archivierung drfen nicht
synonym verwendet werden.
Records Management ist im angloamerikanischen Sprachraum ein feststehender Begriff. Er
beinhaltet die ordnungsgeme Verwaltung aller Dokumente, die fr die Nachvollziehbarkeit
hoheitlicher, rechtlicher und geschftlicher Aktionen notwendig sind. Basierend auf den
Prinzipien ordnungsgemer Aufbewahrung und Erschlieung von papiergebundenen
Dokumenten hat sich im angloamerikanischen Raum eine Records-Management-Kultur
entwickelt, die sich in den Geschftsprozessen und der Archivierungsstrategien
wiederspiegelt.
In Deutschland gibt es diese ausgeprgte Tradition des Records Managements nicht. In der
freien Wirtschaft haben sich Verfahren des Dokumentenmanagements (im weiteren Sinn)
und der elektronischen Archivierung in den letzten 20 Jahren etabliert. bergreifend wird hier
von DMS-Lsungen gesprochen
1
. Zwar gibt es vereinzelt Produkte und Module von ECM-
und ERP-Anbietern, die unter dem Begriff Records Management angeboten werden
2
,
jedoch wird der Begriff in Deutschland hufig anders benutzt, als international gebruchlich.
Dies ist darauf zurckzufhren, dass in Deutschland anstelle des Begriffes Record vom
Dokument gesprochen wird. Im angloamerikanischen werden jedoch Record und
Document unterschieden. Dies zeigt sich z.B. auch in der Definition fr ECM Enterprise
Content Management, die Document Management und Records Management
unterscheidet und Records Management im brigen auch von der elektronischen
Archivierung, im Angloamerikanischen Digital Preservation, abgrenzt
3
. Seit 1999 ist ECM
Enterprise Content Management die gebruchliche Bezeichnung fr DMS-Lsungen, die
Records Management als wesentliche Komponente einbeziehen.
In der ffentlichen Verwaltung Deutschlands wird das Bild der Schriftgutverwaltung durch
das DOMEA-Konzept
4
geprgt. DOEMA folgt anderen Prinzipien als das Records
Management angloamerikanischer Prgung. DOMEA ist eher prozessorientiert whrend

1
) Kampffmeyer, Ulrich; Merkel, Barbara: Dokumenten-Management - Grundlagen & Zukunft. Hamburg 1999, S. 26ff
2
) Z.B. SAP Records Manager
3
) Kampffmeyer, Ulrich: ECM Enterprise Content Management. Hamburg 2006, S. 10ff.
4
) DOMEA Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung. Domea Organisationskonzept 2.0. KBSt. 2005.
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Records Management im klassischen Sinn sich eher an strukturierter Aktenablage
ausrichtet.
1.1 Definition Records Management
Die Diskrepanz zwischen der Bedeutung der Begriffe Record und Document wird bei der
Definition von Records Management noch deutlicher. Die bersetzung lautet
Schriftgutverwaltung und macht es besonders im Umfeld elektronischer Records
Management Systeme schwer von der Papierorganisation auf die virtuelle elektronische Welt
mit deutlich mehr Mglichkeiten zu transponieren.
Englischsprachige Definition Records Management (ISO 15489, Part 1)
8

Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation,
receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and
maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the
form of records.
Deutsche bersetzung Schriftgutverwaltung (DIN 15489, Teil 1)
9

Als Fhrungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und
Durchfhrung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung
von Schriftgut, einschlielich der Vorgnge zur Erfassung und Aufbewahrung von
Nachweisen und Informationen ber Geschftsablufe und Transaktionen in Form von
Akten.
Positiv ist dabei der Ansatz, Records Management als Fhrungsaufgabe zu definieren. Dies
macht die Bedeutung des Records Management deutlich. Problematisch ist dagegen die
bertragung Schriftgut, da diese an Papiergut denken lsst. Der Begriff Akte ist hufig mit
dem Begriff Brokratie assoziiert. Passender wre eine neutralere bersetzung als
Ordner gewesen.
Records Management weist eine Reihe typischer Eigenschaften auf, die es auch vom
Dokumentenmanagement abgrenzen:
Abbildung von Aktenplnen und anderen strukturierten Verzeichnissen zur geordneten
Ablage von Informationen,
Thesaurus- oder kontrollierte Wortschatz-gesttzte eindeutige Indizierung von
Informationen,
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) und Vernichtungsfristen
(Delation Schedules),
Schutz von Informationen entsprechend ihren Eigenschaften, z.T. bis auf einzelnen
Inhaltskomponenten in Records,

8
) ISO 15489-1:2001 Information and Documentation - Records Management Part 1 : General
9
) ISO DIN 15489-1 Information und Dokumentation - Schriftgutverwaltung - Teil 1: Allgemeines
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Nutzung international, branchenspezifisch oder zumindest unternehmensweit
standardisierter Meta-Daten zur eindeutigen Identifizierung und Beschreibung der
gespeicherten Informationen.
Records Management dient als eigenstndige Lsung oder integrierte Komponente zur
geordneten Aufbewahrung von Informationen. War frher Records Management nur ein
Thema fr Archivare, Dokumentare und Registrare so betrifft diese Technologie heute jeden,
der Information erstellt oder empfngt und diese ablegen muss. Gerade angesichts der
zunehmenden geschftlichen Kommunikation mittels E-Mail und der elektronischen
Kollaboration und Vorgangsbearbeitung betrifft das Records Management inzwischen fast
jeden Mitarbeiter im Unternehmen und in der Verwaltung. Die Auseinandersetzung mit
Records Management ist daher gerade in Deutschland wichtig, da dieses Thema noch
weitgehend unbekannt ist. Nur mit dem gezielten Einsatz von Records Management lassen
sich die zunehmenden Compliance-Anforderungen wirtschaftlich erfllen.
Records Management berwindet den Medienbruch zwischen elektronischen Dokumenten
und Papierunterlagen. und Records Management muss eine Infrastruktur sein, die allen
anderen Anwendungen zur Verfgung steht.
1

Die Anforderungen an elektronische Archivsysteme sind im Prinzip selbstverstndlich. Sie
orientieren sich an den derzeitigen gesetzlichen Regelungen, die z.B. im HGB, AO, GoS,
GoBS, GDPdU, BDSG und anderen Ortes niederlegt sind.

1.2 Weitere Begriffe und Definitionen zum Records Management
Records Management ist zunchst einmal unabhngig von den Medien der Records und der
Form der Verwaltung. Records Management kann auch mit einem Zettelkasten betrieben
werden. Electronic Records Management (ERM) bezieht sich auf die Strukturierungs-,
Verwaltungs- und Organisationskomponente zur Handhabung von Aufzeichnungen. ERM ist
nicht mit elektronischer Archivierung deutscher Prgung gleichzusetzen, obwohl viele
Anstze sich hier wiederfinden.
Ein Electronic Records Management System ist in erster Linie eine Anwendung fr das
Verwalten von elektronischen Records, obgleich es auch fr die Verwaltung von physischen
Records wie Papierdokumenten und Aktenordnern genutzt werden kann. Hierbei werden nur
Eintrge als Datensatz in der Datenbank des Records Management Systems gespeichert,
die auf physische Ablageorte verweisen. Es handelt sich im Grundsatz um ein Registratur-
oder Katalogsystem. Werden in einem Records Management System direkt gespeicherte
elektronische Records zusammen mit Verweisen auf physische Records verwaltet, spricht
man von einem hybriden Records Management. Letzteres ist notwendig, wenn es gilt,
elektronische wie auch physische Records unter den gleichen Bedingungen und nach den
gleichen Regeln zu verwalten, zu erschlieen und zu vernichten. Besonders unter dem

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Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Gesichtspunkt der Vollstndigkeit der Aufzeichnungen ist bei gemeinsamer Nutzung
elektronischer und papiergebundener Dokumente ein hybrides Records Management
unerlsslich.
Beim Records Lifecycle Management (RLM) handelt es sich um die Verwaltung des
Lebenszyklusses nach der Dokumentenerstellung und vor der Langzeitarchivierung. Das
Records Lifecycle Management beinhaltet in der Regel ein Dokumentenmanagement
System fr die Erzeugung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten bevor diese zu
einem Record deklariert und in das Records Management berfhrt werden. Ferner wird
eine Archivierungskomponente genutzt, die die langfristige, unvernderbare Verfgbarkeit
aller Records sicherstellt. Im RLM wird das angebundene Archiv vom Records Management
verwaltet, das gleichzeitig als Zugangskomponente fr das Archiv dient.
Das Akronym EDRMS wird im englischen Sprachraum fr ein kombiniertes Electronic
Document and Records Management System benutzt. Dieser integrative Ansatz, der die
Verbindung von dynamisch ausgelegten Dokumentenmanagementlsungen zusammen mit
eher statischen Records Management und Archivsystemen verbindet, ist fr eine
durchgngige und konsistente Nutzung sinnvoll. EDRMS-Lsungen sind in der Regel auch
als nachgeordnete oder integrierte Systeme mit Fach- und Office-Anwendungen verknpft.
Records Management wird so zum Bestandteil der Softwarelsungen, mit denen die
Mitarbeiter stndig am elektronischen Arbeitsplatz arbeiten. Direkt integrierte Lsungen
bieten aus Prozesssicht, durch die Mglichkeit der automatischen bernahme von
Indexdaten aus dem Bearbeitungskontext und durch die Integration in eine einheitliche
Benutzeroberflche erhebliche Vorteile gegenber eigenstndigen Stand-alone Records
Management Systemen.

1.3 Revisionssichere Archivierung versus rechtssichere Archivierung?!
Den Begriff Revisionssicherheit mit seiner Ableitung revisionssichere Archivierung gibt es
seit 1992. Er wurde in einer Reihe von Artikeln und spter in einem Code of Practice des VOI
Verband Optische Informationssysteme e.V. (heute VOI Verband Organisations- und
Informationssysteme e.V., Bonn) definiert.
Revisionssicherheit bezieht sich auf elektronische Archivierungssysteme, die den
Anforderungen des Gesetzgebers, besonders HGB und Steuerrecht, entsprechen. Die
Revisionssicherheit bezieht sich dabei nicht nur auf technische Komponenten, sondern auf
die gesamte Lsung. Revisionssicherheit schliet sichere Ablufe, die Organisation des
Anwenderunternehmens, die ordnungsgeme Nutzung, den sicheren Betrieb und den
Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer
Archivsysteme ist, dass alle gespeicherten Informationen datenbankgesttzt wieder
auffindbar, nachvollziehbar, unvernderbar und verflschungssicher archiviert sind.
Revisionssichere Archivierung ist so ein wesentlicher Bestandteil fr die Compliance von
Informationssystemen.

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1.3.1 Revisionssicherheit
Der Begriff revisionssichere Archivierung ist gut nachvollziehbar beschrieben und in der
Literatur seit ber 15 Jahren eingefhrt.
Bei der Revisionssicherheit geht es im Wesentlichen darum, dass die entsprechenden
Systeme so ausgelegt sind, dass die bereinstimmung mit und die Einhaltung der
rechtlichen Vorgaben berprfbar sind. Dies bedeutet, Revisionssicherheit ist nicht im
Vorwege gegeben und ist auf keinen Fall eine Produkteigenschaft. Aufkleber auf den
Schachteln von Archivsoftwareprodukten revisionssicher sind nichts wert. Die
Revisionssicherheit kann nur am real eingesetzten System in der spezifischen Umgebung
des Anwenders berprft werden. Revision steht also im Sinne der bersetzung aus dem
Lateinischen fr Rckschau oder berprfung. Die berprfbarkeit der Lsung ist die
herausragende Eigenschaft fr die Erfllung von Compliance-Vorgaben.
In Ableitung der Vorschriften aus Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und Steuerrecht
gelten folgende grundstzlichen Kriterien fr die Revisionssicherheit:
Ordnungsmigkeit
Vollstndigkeit
Sicherheit des Gesamtverfahrens
Schutz vor Vernderung und Verflschung
Sicherung vor Verlust
Nutzung nur durch Berechtigte
Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
Dokumentation des Verfahrens
Nachvollziehbarkeit
Prfbarkeit
Der Begriff revisionssichere Archivierung wird inzwischen auch allgemein auf die
Archivierung von Informationen auerhalb des handels- und steuerrechtlichen Bereichs
angewendet und synonym mit der verflschungssicheren, langzeitigen Archivierung
elektronischer Informationen benutzt.
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1.3.2 Grundstze der elektronischen Archivierung
Fr die revisionssichere Archivierung gibt es 10 Merkstze, die ihre Grundvoraussetzungen
zusammenfassen. Die ursprngliche Fassung der Grundstze erschien bereits 1996 und
blieb eine stabile Grundlage fr die Prinzipien der elektronischen und der revisionssicheren
Archivierung. Im Mai 2009 wurden die Grundstze neu gefasst.
2


1. Jedes Dokument muss nach Magabe der rechtlichen und organisationsinternen
Anforderungen ordnungsgem aufbewahrt werden.
2. Die Archivierung hat vollstndig zu erfolgen kein Dokument darf auf dem Weg ins
Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frhestmglichen Zeitpunkt zu archivieren.
4. Jedes Dokument muss mit seinem Original bereinstimmen und unvernderbar
archiviert werden.
5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen
werden.
6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden
knnen.
7. Jedes Dokument darf frhestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h.
aus dem Archiv gelscht werden.
8. Jede ndernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss fr Berechtigte
nachvollziehbar protokolliert werden.
9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von
einem sachverstndigen Dritten jederzeit geprft werden.
10. Bei allen Migrationen und nderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller
zuvor aufgefhrten Grundstze sichergestellt sein.
Es geht nicht nur um die Dokumente nach HGB, AO, GoBIT oder GDPdU, sondern um das
Verfahren. Revisionssicherheit impliziert, dass nachgeprft werden kann, ob die Vorschriften
eingehalten werden. Revisionssicherheit ist so also eine Eigenschaft, die nicht im Vorwege
einem Produkt angeheftet sein kann, sondern auf dem Einsatz beim Anwender fokussiert.
Hier sind die organisatorischen Aspekte und die Nutzung genauso wichtig wie die technische
Auslegung. Es verwundert nicht, dass die Verfechter der rechtssicheren Archivierung die
gleichen Kriterien anlegen, wie bei der revisionssicheren Archivierung. Man suggeriert aber
dem Anwender eine noch grere Sicherheit, die er durch Systeme nicht gewinnen kann. So
gesehen ist der Begriff rechtssichere Archivierung nur ein neues Etikett und die Grundstze

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2009; Webseite des VOI e.V. http://www.voi.de.

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der elektronischen Archivierung, in der ursprnglichen oder in der neuen Version behalten in
jedem Fall ihre Gltigkeit.
Bereits als der Begriff revisionssichere Archivierung geprgt wurde, gab es Diskussionen, ob
man nicht den Begriff Rechtssicherheit bzw. rechtssichere Archivierung benutzen solle.
Diese Diskussion ist in den letzten Monaten wieder aufgeflammt.
Die Problematik des Begriffes liegt darin, dass dem potentiellen Anwender eines elektro-
nischen Archivsystems suggeriert wird, dass er per Se Rechtssicherheit durch den Einsatz
der Software erlangt. Der Ansatz der Revisionssicherheit ist dagegen umgekehrt erst in der
tatschlich eingesetzten Archivierungsumgebung ist die Einhaltung der Vorgaben
nachprfbar. Der Begriff Rechtssicherheit wiegt den Anwender in einer falschen Sicherheit,
da niemand im Vorwege bescheinigen wird, dass der Einsatz einer bestimmten Software
oder Lsung rechtssicher ist. Erst im realen Einsatz, im Zusammenspiel von Technik,
Organisation, Prozessen und Menschen kann die Einhaltung der Vorgaben berprft
werden. Dies ist brigens auch genau der Ansatz der Wirtschaftsprfer, die entsprechend
den FAIT auch die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben in elektronischen Archivsystemen
erst im Nachhinein prfen und testieren.

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2. Standardisierung: vom Archivformat zum Weltarchiv

2.1 Definition Normen und Standards: Definition
Der Begriff Norm bezeichnet einen Standard, der durch ein internationales, anerkanntes
Standardisierungsgremium erarbeitet, abgestimmt und verabschiedet wurde. Zu den
anerkannten Gremien gehren unter anderem DIN, ISO etc. Im brigen wird im Deutschen
von Standards oder Industriestandards gesprochen, die von Herstellervereinigungen oder
anderen Gremien gesetzt wurden (z.B. ODMA) oder sich durch ihre Verbreitung als Standard
(z.B. Microsoft MIME).
Im Englischen wird nur von Standards gesprochen. Es ist daher zu beachten, dass es sich
um eine Norm oder um einen Industriestandard nach deutscher Definition handelt.
Es gibt unterschiedliche Arten von Standards:
Architekturen
Protokolle
Funktionalitt
Metadaten
Schnittstellen
Dokumentformate
Austauschformate
Sicherheit
Signaturen
Aufzeichnungsformate
Speichermedien

und dies allgemein sowie in fach- und branchenspezifische Ausprgungen.
Elektronische Archivierung ist vielfach standardisiert nach Architektur, Metadaten,
Schnittstellen oder Verfahren. Dies heit aber nicht, dass jeder Standard auch fr die
individuellen Archivierungsanforderungen geeignet ist!
Aber man kann gut abkupfernUnd: Standards ndern sich ber die Zeit. DEN universellen
Standard fr Schnittstellen oder Formate bei der Archivierung gibt es nicht.

2.1.1 Standards fr Schnittstellen
Hier gibt es verschiedene Standards. Unter anderem existiert ein Standard fr ERP
Systeme, der SAP Archivelink. Der Schnittstellenstandard fr Speichersystemanbieter im
technischen Bereich ist SNIA XAM. XAM steht fr eXtensible Access Method und wurde
ursprnglich von IBM und ECM sowie HP, Hitachi Data Systems (HDS) und Sun
Microsystems (Oracle) entwickelt. Von SNIA wurde XAM im Rahmen der Fixed Content
Aware Storage Technical Work Group bernommen, welche XAM als Grundlage fr die
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Entwicklung eines Fixed-Content-API zur langfristigen Datenarchivierung nutzten. Das Ziel
des SNIA-Data-Management-Forums ist es, Standards fr das Speichern unvernderlicher
Inhalte zu entwickeln. XAM soll das Datenspeichern und die Automatisierung von Storage-
Migrationen vereinfachen. Unternehmen sollen schneller und einfacher Richtlinien fr die
Datenaufbewahrung, -sicherheit, -migration und Compliance erarbeiten und umsetzen
knnen. XAM soll auerdem unabhngige Softwareanbieter bei der Entwicklung von
Lsungen fr die Archivierung von Informationen untersttzen, da die Schnittstelle die
langfristige Aufbewahrung, Bereitstellung und Verwaltung von unvernderlichen Daten, so
genanntem Fixed-Content, ermglicht. Zurzeit gibt es 3 verschiedene Ausprgungen von
XAM.

2.1.2 Standards fr Metadaten
Metadaten sind wrtlich Daten ber Daten. Ohne diese beschreibenden Daten wren
Informationsobjekte nicht zu ordnen und wiederzufinden. Diese beschreibenden Daten
mssen sorgfltig gestaltet werden, damit sie Informationsobjekte richtig und ausreichend
beschreiben. Dabei spielt es zunchst berhaupt keine Rolle, ob die Informationsobjekte in
physischer oder digitaler Form vorliegen und welche Systeme fr die Metadaten verwendet
werden. Auch ein sortiertes Karteikartensystem stellt ein Metadaten System dar.

International:
ISO 23081 Metadata-Standard
LMER Langzeitarchivierungsmetadaten
METS, MARC, Dublin Core
Europa:
MoReq2 Records Management (einschlielich ISO 23081)
Deutschland (ffentliche Verwaltung):
XDOMEA mit XArchiv

Was aber ntzen ausgefeilteste Metadaten-Strukturen, die innerhalb eines einzigen
Repository ausreichende Such- und Ordnungskriterien bieten, aber nutzlos werden, sobald
auf Informationsobjekte aus mehr als einem Repository zugegriffen werden muss. Diese
Situation ist im Bereich von Bibliotheken inzwischen blich, wird aber zunehmend relevanter
auch fr Repositories in anderen Bereichen. Unternehmen, die sich zusammenschlieen,
bringen fast immer ihre jeweils eigene Metadaten-Methodik mit, die dazu noch in
verschiedenen Systemen implementiert ist. Systemwechsel fhren hufig auch zu einer
vernderten Metadatenstruktur. Und nicht zuletzt verndern sich Metadatenstrukturen im
Laufe der Zeit und werden an neue Anforderungen angepasst. In all diesen Fllen ist es
erforderlich, Metadaten unterschiedlicher Struktur gemeinsam nutzen zu knnen. Dabei sind
unterschiedliche Strategien mglich. In diesem Artikel werden die unterschiedlichen Arten
skizziert, mit dieser Herausforderung umzugehen. Dabei zeigt die Erfahrung der
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Bibliotheken, dass es keinen Knigsweg gibt, sondern der Weg gewhlt werden muss, der
der jeweiligen Herausforderung am besten entspricht.
Bleibt also nur der Weg, einen Metadaten-Standard zu entwickeln und einzusetzen? Diese
Frage kann mit Nein beantwortet werden. Erstens gibt es bereits eine Menge von
Metadaten-Standards wie Dublin Core, MARC, MODS, MAB, um nur einige zu nennen. Aber
selbst im Bereich der Bibliotheken, in der die Verwendung dieser Standards inzwischen
blich ist, ist die Herausforderung nicht gelst, zwischen diesen Standards eine strukturale
und semantische Interoperabilitt herzustellen. Selbst bei der Verwendung desselben
Standards fr zwei oder mehr Repositories ist damit eine semantische Interoperabilitt nicht
gewhrleistet.
Somit bleibt nur das Fazit zu ziehen, dass die Interoperabilitt von Metadatensystemen oft
eine grere Herausforderung darstellt als die gemeinsame Nutzung der Informationsobjekte
selbst, da durch die Verwendung von Standardformaten wie z.B. PDF zumindest die Anzeige
der Objekte gewhrleistet werden kann. Dieser Weg der Standardisierung bei den
Metadaten erleichtert zwar manches, lst aber nicht grundstzlich die Schwierigkeiten, die
sich durch die Repository bergreifende Verwendung von Metadaten ergeben.

2.1.3 Standards fr Speicher
Es werden verschiedene Speichermedien unterschieden:
WORM
WORM-Disk
WORM-Tapes
WORM Harddisk
ISO 9660
CD
DVD
BlueRay
zuknftige Speichertechnologien.
WORM steht beispielsweise fr Write Once Read Many. In der Regel handelt es sich dabei
um Speichermedien, die nur einmal beschrieben werden knnen. Nach dem Beschreiben
knnen sie jedoch beliebig oft ausgelesen werden. Sie sind hufig schreibgeschtzt. Als Soft
WORM werden Medien bezeichnet, die im Prinzip wiederbeschreibbar sind. Von True
WORM spricht man bei Medien, die physisch nur einmal beschreibbar sind.

Die ISO 9660 schreibt vor, wie Daten auf einer CD/DVD unterzubringen sind. So drfen
beispielsweise Dateinamen nur maximal 31 Zeichen lang sein und Sonderzeichen sind mit
Ausnahme des Unterstrichs nicht erlaubt. Des Weiteren sind maximal acht
Verzeichnisebenen zugelassen und Dateien drfen fragmentiert werden. Diese Norm birgt
den Vorteil, dass sich diese CDs mit verschiedenen Betriebssystemen und Gerten lesen
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lassen. CD steht fr Compact Disk. Die Daten auf einer CD sind 10-15 Jahre lesbar und die
Kapazitt betrgt je nach Medium bis zu 800 MB. Der Zugriff kann ber SCSI oder DIE (bis
zu 10,8 MB/Sek.) erfolgen. Eine CD-ROM ist nur lesbar und nicht beschreibbar. Die CD-R
hingegen ist einmal beschreibbar und dann nur noch lesbar. Auerdem gibt es:
CD-RW (ca. 1000-fach beschreibbar, dann nur noch lesbar)
CD-I (Interaktive Spiele etc.)
Foto-CD
CD-Extra (Audio -und Datenspur nebeneinander)

Die DVD (Digital Versatile Disk) hat die gleiche Abmessung wie eine CD, hat jedoch zwei
Schichten pro Seite (beidseitig). Auch die DVD gibt es bereits in verschiedenen Formaten
und weitere sind zu erwarten. Die Aufnahmekapazitt betrgt je nach Medium bis zu 17 GB.
Der Zugriff kann ber SCSI oder IDE (20,8 MB/Sek.) erfolgen.

Weitere Archivierungsmedien sind Bandspeichertechnologien, Festplatten und optische
Speicher. Die verschiedenen Archivierungsmedien weisen Vor- und Nachteile auf. So sind
beispielsweise die Anschaffungskosten fr Magnetbnder sind sehr gering. Sie liegen bei
weniger als 10 Cent pro GB. Und auch der Energieverbrauch ist niedrig. Dies macht die
Bandsysteme auch fr die Langzeitarchivierung interessant. Eine Archivdauer von 30 Jahren
ist mglich.

2.1.4 Standards fr Formate
Es gibt verschiedene elektronische Formate und Technologien fr die Archivierung. Hierzu
gehren:
ASCII (fr Text)
TIFF: Tagged Image File Format, verschiedene Spezifikationen (einschlielich Farbe)
XML
PDF: Portable Document Format; besonders PDF/A

Letzteres ist eine ffentlich zugngliche Spezifikation. Es darf nicht mit der Software Adobe
Acrobat verwechselt werden, die von Adobe zur Erstellung Anzeige und Bearbeitung von
PDF-Dokumenten angeboten wird. Auf Grund der Verffentlichung der PDF-Spezifikation
von Adobe sind zunehmend weitere Erstellungs-, Anzeige- und Bearbeitungsprogramme
von anderen Herstellern verfgbar.
Das PDF erfllt unter anderem den Grundsatz der Authentizitt. Mit Hilfe von Metadaten, d.h.
von Daten ber Daten, kann sichergestellt werden, dass das Dokument das ist, was es
angeblich sein soll, dass es von der Person erstellt oder gesendet wurde, die behauptet, es
erstellt oder gesendet zu haben, und dass es zu der angegebenen Zeit gesendet wurde. Es
ist also sichergestellt, dass es die Datei ist, die es vorgibt zu sein. Zur weiteren
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Sicherstellung der Authentizitt, lassen sich elektronische Unterschriften auf PDF-Dateien
anwenden. Des Weiteren erfllt das PDF die Kriterien der Zuverlssigkeit, der Vollstndigkeit
und Unvernderbarkeit. So ist es unter anderem mglich, ein PDF-Dokument vor
unberechtigten nderungen zu schtzen und smtliche nderungen, Ergnzungen oder
Lschungen zu berwachen und nachzuverfolgen. Eine PDF-Datei kann auerdem durch
ein Kennwort oder eine Verschlsselung geschtzt werden
3
.

2.2 Neue Medien fr die elektronische Archivierung
Ein neues Medium fr die elektronische Archivierung ist die Phoenix Blackbox
4
. Dabei
handelt es sich um einen Flugdatenrekorder frs Unternehmensnetz von der Firma Axxana.
Die Khlschrank-groe Box, die digitale Daten zusammenhalten soll ist extrem robust. Sie
soll sogar Erdbeben, Feuer oder Anschlgen Stand halten. Jedes Bit, das in Speicherbnke
des Rechenzentrums geschrieben wird, landet zeitgleich in der Blackbox und wird fr einen
definierbaren Zeitraum zwischengespeichert. Die Blackbox fertigt kontinuierlichen Backup
an, der berschrieben wird, sobald der Speicher voll ist und die Daten ins externe
Rechenzentrum berspielt wurden. Ein integrierter Peilsender ermglicht im Katastrophenfall
eine zielsichere Bergung von Phoenix. Die Daten knnen ber einen speziell gesicherten
Netzwerkanschluss per Notebook oder sogar drahtlos ausgelesen werden. Die
Speichergre der Phoenix-Blackbox liegt zwischen 72 und 300 Gigabyte. Es werden
robuste Flash-Speicherbausteine genutzt. Die Kosten fr den Phoenix werden im
sechsstelligen Dollar-Bereich liegen.

Als weiteres Medium sind die Solid State Disks zu nennen. Sie sind deutlich schneller als
Festplatten. Die Zugriffszeiten liegen hier im Mikrosekundenbereich (ca. 200 s), die
bertragungsraten (80 MB/s (schreiben) 250 MB/s (lesen)) erreichen speziell beim
Lesezugriff bisher von keinem anderen externen Speichermedium erreichte Werte. Die Solid
State Disks sind sehr robust und der Energiebedarf und die Wrmeentwicklung sind gering.
Sie sind extrem leise, jedoch auch sehr teuer. Der Preis liegt bei ber drei Euro pro GB. Die
Lebensdauer liegt bei ca. 5 Jahren und die maximale Kapazitt einer Solid State Disk betrgt
heute 128 GB. Fr die Langzeitarchivierung sind sie daher eher weniger geeignet.

Holographische Speicher sind die natrlichen Nachfolger der optischen Speicher. Zurzeit
werden zwei Verfahren zur Speicherung von Hologrammen als Reprsentanten von ganzen
Bitstrmen entwickelt: InPhase vs. HVD-Alliance. Holographische Speicher erreichen relativ
hohe Transferraten (160 MBit / s (=20MB/s)) und knftige Generationen sehen sogar
Transferraten von 80MB/s bzw. 120 MB/s vor. Die Lebensdauer holographischer Speicher

3
Vgl. http://www.adobe.com/de/products/acrobat/pdfs/pdfarchiving.pdf.
4
http://www.spiegel.de/netzwelt/tech/0,1518,617637,00.html.

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wird mit mehr als 50 Jahren angegeben. Vielleicht sind die Speicher DAS
Archivspeichermedium der Zukunft?

Als weitere Medien fr die elektronische Archivierung sind Millipede Nanospeicher und
Racetrack Memory zu nennen. Beide Speichertechnologien werden von IBM entwickelt. Das
Grundprinzip der Milipeden Nanospeicher (Tausendfler) ist vergleichbar mit der frheren
Lochkarte, jedoch mit Grenordnungen, die im Nanobereich liegen. Bei Racetrack Memory
handelt es sich um eine Kombination der hohen Leistungsfhigkeit von Flashspeichern mit
der groen Kapazitt und den niedrigen Kosten einer Festplatte. Die Daten werden in Form
von winzigen, gegenstzlich magnetisierten Bereichen (Domnen) in einem Nanodraht
gespeichert. Die Verschiebung der einzelnen Domnen im Nanodraht erfolgt mit einer
Geschwindigkeit von 100 m/s ber die zentrale Schreib-/ Leseeinheit. Die Zugriffszeiten im
Bereich unter einer Nanosekunde. Racetrack Memory arbeitet bewegungslos. Daher gibt es
keine Abnutzung und die Lebensdauer ist nahezu unbegrenzt. Der erste Prototyp soll laut
IBM in 10 Jahren erscheinen.


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3. Status Quo: Projekte und Initiativen

3.1 Die Anbieter: SNIA XAM und das 100-Jahre-Archiv
XAM ist bereits seit lngerem bekannt und hat sich auch in ersten Standardschnittstellen von
Storageprodukten niedergeschlagen. Der Anspruch, die Adaptierung und Verbreitung von
XAM fr Systeme nach SAN-, CAS- und NAS-Architektur; den Aufbau einer entsprechenden
Community zur Untersttzung von XAM, und die Einrichtung eines Interoperability Programs
mit Conformance Tests hat die SNIA ganz gut auf den Weg gebracht. Aber der Verband
strebt nach Hherem und hat sich inzwischen ernsthaft der Herausforderung der
Langzeitarchivierung gestellt. Dies ist natrlich auch eine Herausforderung fr die Anbieter
von Archivsoftware, die frher dieses Thema fr sich reklamieren konnten. Bereits durch die
ILM Information Lifecycle Management Strategie war Bewegung in die Thematik ge-
kommen, ohne das die Storage-Anbieter ernsthaft die Integration des
Langzeitarchivierungsanspruches verargumentieren konnten.
Das Projekt der 100 Year Archive Task Force unter dem Dach der SNIA hat sich sowohl in
Bezug auf Schnittstellen, Medien, Systeme als auch Migration einiges vorgenommen. So
wird ein multidisziplinrer Ansatz gefordert, der auch mit einem Mal Architektur- und
funktionale Topics wie die ISO 17421 OAIS Open Archival Information Systems adressiert.
Dies ist ungewhnlich fr eine Organisation, die aus dem Hardwaresegment geboren wurde.
ILM soll nun ernsthaft auch die Anstze der echten Langzeitarchivierung untersttzen
helfen jenseits von black box Produkten wie ein Archivsystem. Die SNIA hat damit nicht
nur das Schlachtfeld Archivsysteme, sondern auch Kernbereiche der ECM-Strategie
betreten. Und dann gibt es bei der SNIA auch noch das bergreifende LTACSI (Long-term
Archive und Compliance Storage Initiative). Die 100-Jahre-Initiative ist eine Untergruppe
von LTACSI. Der LTACSI Anspruch geht sogar noch weiter wie dies schon der Begriff
Compliance vermuten lsst. LTACSI will das authoritive, also das magebliche Gremium
werden, das die weltweiten Vorgaben fr Best Practices und fr Standards fr die
Langzeitarchivierung, die elektronische Archivierung generell und Compliance-relevante
Systeme machen will. Hierbei geht es um allgemeine Anforderungen, die sich lngst jenseits
des Themas Storage ansiedeln lassen mssen. Zwar ist es auch eines der Ziele, konkrete
Anforderungen an XAM und andere ILM Aktivitten der SNIA zu definieren, aber der globale
Anspruch ist nun in der Welt. Die SNIA will das entscheidende Konsortium zur Lsung der
Langzeitarchivierungsprobleme werden. Nun muss nur noch abgewartet werden, wie sich die
bisherigen Autoritten zum Thema positionieren die vielen gefrderten Projekte von
Nationalarchiven und Universitten, die Verbnde und Standardisierungsinitiativen fr
Records Management und Archivierung, die ECM-Anbieter mit ihren Organisationen, den
ARMAs, AIIMs, VOIs und so weiter. Noch wird die SNIA dem Anspruch nicht gerecht, aber
sie hat einen wichtigen Hebel. Die im Konsortium vertretenen Anbieter kommen ber die
Hardware und die betriebssystemnahe Software sozusagen von unten direkt in die Systeme
beim Anwender. Zertifizierte Langzeitarchivierung wird vielleicht irgendwann mit dem
Speicherboard mitgeliefert, dass dann in das Rack einfach eingeschoben wird. Nach einer
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Archivsoftware oder einem Records Management zur Verwaltung der Informationsobjekte
wird dann vielleicht nicht mehr gefragt. Ob dies unter dem Gesichtspunkt der Nutzbarkeit und
der Informationserschlieung richtig ist, bleibt eine ganz andere Frage. Jedoch darf die
Marktmacht der Storage-Anbieter und damit auch der Einfluss der SNIA auf das Thema
Archivierung keinesfalls unterschtzt werden!

3.2 Internationale Verbnde und Projekte: ICA, DLM, Nestor, DPE und Co.
Nestor steht fr Network of Expertise in long-term Storage and availability of digital
Resources in Germany. Dabei handelt es sich um die bersetzung des offiziellen BMBF-
Projekttitels Kompetenznetzwerk Langzeitarchivierung und Langzeitverfgbarkeit digitaler
Ressourcen in Deutschland ins Englische.
Nestor hat verschiedene Projektpartner: Die Deutsche Nationalbibliothek, Niederschsische
Staats- und Universittsbibliothek Gttingen, Computer- und Medienservice und
Universittsbibliothek der Humboldt-Universitt zu Berlin, Bayerische Staatsbibliothek
(Mnchen), Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, Institut fr Museumskunde,
und seit 2005 auch das Bundesarchiv.
Das Projekt Nestor will eine bestndige Infrastruktur mittels Online-Foren, Kontaktbrse,
Workshops und Arbeitsgruppen anbieten, in der vielfltige Fachkompetenzen zu
Themenschwerpunkten zusammenarbeiten, ergnzend zusammenwirken sowie
weiterentwickelt und gebndelt genutzt werden knnen. Auerdem soll ein
bereichsbergreifendes arbeitsteiliges Konzept erarbeitet werden, das Vorschlge fr die
effektive und konomische Zusammenarbeit aller Institutionen und Organisationen mit
Langzeitarchivierungsaufgaben macht.
Nestor richtet sich an ganz unterschiedliche Zielgruppen:
Institutionen, zu deren Aufgaben die Archivierung und Langzeiterhaltung
digitaler Ressourcen gehrt
Personen, die ber Kompetenzen und Erfahrungen auf dem Gebiet verfgen
Produzenten digitaler Ressourcen in Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung
Nutzer digitaler Ressourcen
Frderinstitutionen mit deren Rahmenplanungen und Einzelaktivitten
auslndische Institutionen, Organisationen und Projekte, die auf dem Gebiet
der Langzeitarchivierung digitaler Ressourcen aktiv sind
kommerzielle Dienstleister und Industriepartner, die Services oder Produkte
zur Langzeitarchivierung anbieten
Das Nestor-Projekt ist auf gutem Wege die bisherigen Erfolge im Bereich der Definition von
sicheren Langzeitarchiven auch in die Normung einzubringen. Zwar gibt es schon viele
Standards fr elektronische Archivsysteme aber gerade der Ansatz der trusted archives
oder vertrauenswrdigen Archive schafft Grundlagen das Thema Langzeitarchivierung
voranzubringen. Ob eine deutsche DIN-Norm reicht oder wie der Weg in die internationale
Normierung weitergeht ist noch nicht abzusehen. Auch der ICA International Council on
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Archives hat einen neuen Standard fr Records Management und Archivierung bei der ISO
eingereicht. Im Umfeld der Standardisierung ist angesichts der zahlreichen Projekte, wie z.B.
auch das von der Europischen Kommission gefrderte Vorhaben fr ein europisches
Archivportal, lassen die Rufe nach einer Harmonisierung und Straffung der verschiedenen
Standardisierungsanstze laut werden.

Neben Nestor gibt es noch weitere Verbnde und Projekte, die sich dem Thema der
Langzeitarchivierung widmen. Das DLM-Forum ist eine Initiative der Europischen
Kommission. Es besteht seit 1992. Das DLM-Forum ist ein Zusammenschluss der
europischen Nationalarchive und anderer Archive, die eine ffnung von Archiven fr einen
Open Access und langzeitige Verfgbarkeit sicherstellen wollen. Unter anderem hat das
DLM-Forum den MoReq-Standard verffentlicht.
Bei APENET handelt es sich um ein Projekt zum Aufbau eines europischen Archivportals
mit einem gemeinsamen Internet-Zugang zum Archivgut der Mitgliedslnder der EU. Das
Projekt ist im Januar 2009 gestartet und luft zunchst 3 Jahre. APENET trgt dazu bei, eine
der Handlungsnotwendigkeiten aus dem vom Rat veranlassten Bericht ber die Archive in
der erweiterten EU, umzusetzen. An dem Projekt sind 12 Mitgliedslnder der EU sowie die
EDL-Foundation, die Trgerin der EUROPEANA, beteiligt.
Neben Standards gibt es zahlreiche Initiativen, gefrderte Projekte und Verbnde, die
Vorgaben und Vorschlge, fr die Archivierung entwickelt haben: DPE, DELOS, KOPAL,
ICA, MARC, METS, InterPARES, Calimera, DCC, AIIM, und viele andere.

3.3 Der Weg in die Zukunft: Europeana, Waybackmachine, Google et.al.
EUROPEANA ist am 20. November 2008 von der Europischen Kommission gestartet
worden. EUROPEANA ist das lateinische Wort fr europisch und steht hier als Kurzform
fr Bibliotheca Europeana, die Europische Bibliothek. Es handelt sich um ein einfaches,
aber dennoch leistungsstarkes Werkzeug zum Auffinden von Ressourcen aus ganz Europa
als multimediales Museum. Die Nutzer von EUROPEANA haben unter anderem Zugriff auf
2 Mio. Bcher, Landkarten, Fotografien, Archivdokumente, Gemlde, Filme und Musik aus
den Nationalbibliotheken und Kulturinstituten der 27 EU-Mitgliedsstaaten. Es haben bereits
mehr als 1000 Archive, Museen und Bibliotheken digitalisiertes Material zur Verfgung
gestellt und bereits im Jahr 2010 soll EUROPEANA mindestens 10 Mio. Beitrge beinhalten.
Die Waybackmachine ist das Gedchtnis des Internets. Sie wurde im Jahr 1997 von
Bewster Kahle zur Archivierung des WWW initiiert. 2009 wurde die Datenbank in ein
Modular Datacenter von Sun Microsystems in Santa Clara verlegt. Die Waybackmachine
ermglicht das Abrufen von gespeicherten Webseiten in verschiedenen Versionen. Die
Auswahl der zu speichernden Seiten erfolgt ber den Dienst Alexa. Alle dort hinterlegten
URLs werden regelmig aufgerufen und archiviert. Der Gesamtumfang betrgt etwa 85
Milliarden Seiten (Stand: Mrz 2007). Das Archiv hat eine geschtzte Gre von 3 Petabyte
und wchst um ca. 100 Terabyte pro Monat.

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4. Ausblick: Elektronische Archive sind das Gedchtnis der
Informationsgesellschaft
Nach einer IDC Studie vom Mrz 2007 berschritt die Menge der weltweit produzierten
Daten erstmals bereits im Jahr 2007 die Kapazitt der weltweit verfgbaren digitalen
Speicher. Diese Schere wird sich weiter ffnen, denn im Jahr 2010 erwartet IDC einen
Zuwachs auf 988 Exabytes 2006 waren es noch 161 Exabytes. Mageblichen Anteil daran
haben der immer weiter fortschreitende Einsatz digitaler Bildaufnahmegerte
Digitalkameras, digitale Camcorder, digitale Rntgenaufnahmegerte, usw. - anstelle
analoger Systeme sowie die stndig wachsende Internetgemeinschaft mit geschtzten 1,6
Milliarden online Anschlssen im Jahr 2010. Die Herstellung von Kopien wird extrem erleich-
tert, ebenso ihre Verbreitung weltweit. Dazu passt auch die Aussage IDCs, dass der Anteil
der von einer Person erzeugten digitalen Daten geringer ist als der Anteil der ber diese
Person hergestellten Daten, z.B. Aufzeichnungen von berwachungskameras etc.. Aus
Sicherheitsgrnden geforderte redundante Datenhaltung in der IT Industrie stellen eine
weitere Quelle des Datenzuwachses dar. Zustzliche Forderungen des Gesetzgebers Daten
revisionssicher zu archivieren Stichwort Compliance - steigern den Bedarf an ent-
sprechenden Speichermedien. Davon betroffen sind etwa 20% aller Daten. Um diesen
Forderungen gerecht zu werden muss sich das IT-Management um bessere Nutzung der
Kapazitten (Stichwort De-Duplizierung), neue Regeln fr die Erzeugung, Speicherung
Verteilung und Sicherheit der Daten sowie um neue Hilfsmittel zur Erzielung flexibler,
anpassbarer und erweiterbarer Speichertechniken kmmern. Aber auch die
Speicherhersteller sind gefordert, den Bedarf an hherer Kapazitt, schnelleren
Zugriffszeiten und niedrigerem Energieverbrauch zu stillen.

Archive sind kein Nebenkriegsschauplatz!
Ohne elektronische Archive gibt es keine Nachvollziehbarkeit und keine Rechtssicherheit!
Der Unternehmensleitung muss begreiflich gemacht werden, dass Archivierung auch in ihrer
Verantwortung liegt. Elektronisch signierte Informationsobjekte mssen ordnungsgem
behandelt werden. Die Speicherung von Objekten mit Besttigungsstring der
Signaturprfung sowie die Anzeige-Rendition unter gleichem Index ist erforderlich.
Dokumente mit elektronischer Signatur sind elektronische Originale, die nur elektronische
gespeichert werden mssen. Dies wird in stndig neuen Gesetzen und Verordnungen
geregelt. Die rechtliche Welt wird kontinuierlich dem Informationszeitalter angepasst. Was
elektronisch entsteht oder nur elektronisch vorliegt, muss auch elektronisch nachvollziehbar
und prfbar sein. Elektronische Daten und Dokumente sind mit gleicher Qualitt,
Ordnungsmigkeit und Nachvollziehbarkeit zu archivieren wie Papierdokumente.
Elektronische Archive sind daher eine unabdingbare Voraussetzung fr die Einfhrung
elektronischer Verfahren. Der elektronische Archivbestand muss die gleiche rechtliche
Qualitt wie die bisherige papiergebundene Dokumentation besitzen. Der Mastab und die
davon abhngigen Investitionen ist allerdings zu definieren. Entscheidend fr die
Nutzbarkeit ist die inhaltliche Qualitt. So ist nicht die Menge an Information
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ausschlaggebend, sondern die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt am richtigen
Arbeitsplatz zu haben! Die inhaltliche Qualitt, Vollstndigkeit und Richtigkeit der Inhalte
inklusive ihren Kontext- und Prozessinformationen ist schlielich entscheidend fr die
rechtliche Qualitt.

Ein weiterer Anspruch und eine groe Herausforderung im Bereich der elektronischen
Archivierung stellt die Verfgbarkeit dar. Es muss Betriebszeiten mit entsprechenden
Regelungen fr Mindestverfgbarkeit und Mindestperformance geben, denn die
Verfgbarkeit von Informationen ist essentiell. Nach Naturkatastrophen wie groen
berschwemmungen machen Unternehmen hufig nicht wieder auf. Nicht, weil ihre
Lagerhallen weggeschwommen sind nein weil sie ihre EDV nicht wieder ans Laufen
bekommen haben.
Unter kontrollierter Redundanz versteht man in diesem Zusammenhang die Festlegung der
Sicherheits- und Fallback-Auslegung der Systeme sowie der gespeicherten Objektbestnde.
Eine Kopie ist selten genug und ohne regelmige Prfung der Lesbarkeit helfen auch
Kopien nicht weiter Wir leben in einer Welt des Umbruchs und mit Medienbrchen: Weder
die Papierdokumentation noch die elektronische Dokumentation sind vollstndig. Die
Chance, Ordnung und Vollstndigkeit zu gewhrleisten ist mit Untersttzung elektronischer
Systeme in der elektronischen Welt deutlich grer.
Eine weitere Herausforderung stellen die Festlegung von Standardformaten, deren
Verfgbarkeit sichergestellt wird, sowie Strategie zur Erzeugung von Archivformatkopien
(Renditionen; z.B. PDF/A) von Objekten, die im Originalformat archiviert werden, dar.
Viewer- und Konverterstrategie mssen gegen einander abgewogen und gegebenenfalls
kombiniert werden, um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erlangen. Die Authentifizierung
und Identifikation sind weitere groe Herausforderungen, die gemeistert werden mssen.
Eine Zuordnung von Aktionen im Archiv zu den jeweils Handelnden in ihrer jeweiligen
Berechtigung muss gewhrleistet sein. Die Vernderungen von Berechtigungen,
Gruppenzugehrigkeiten und Rollen ber die Zeit stellen ein erhebliches Problem fr die
Langzeitarchivierung dar. Standardisierte berprfung von neuen Versionen, nderungen
und Adaptionen fr die verschiedenen RZ zur Sicherstellung der Lauffhigkeit und
Kompatibilitt sind notwendig. Ohne stabile Testdatenbestnde ist die Wiederholbarkeit von
Tests nicht mglich. Dies hat Auswirkungen auf die Konsistenz von Lsungen und
Migrationen.
Technische Untersttzung und organisatorische Regelungen fr das Change Management
und die Versionierung einschlielich aller zustzlichen Anpassungen, Schnittstellen, etc sind
notwendig, denn. Langzeitarchivierung heit auch, sich auf die Vernderungen der Systeme
ber die Zeit rechtzeitig einzurichten. Regeln und Planung fr die verschiedenen Arten von
Migrationen und die unterschiedlichen technischen Szenarien. Migration ist die Rckseite der
Medaille Archivierung. Man muss vor dem Thema keine Angst haben, sondern sich schon
bei der Planung eines Archivsystems auf die sicher kommenden Migrationen einrichten.

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Die Abhngigkeit von elektronischer Information wird unterschtzt.
Die Abhngigkeit von der Verfgbarkeit elektronischer Information wchst stndig. Ganze
Bereiche des ffentlichen Lebens, der Wirtschaft und der Verwaltung arbeiten nur noch mit
elektronischer Information. Ist sie nicht verfgbar, sind wir nicht arbeitsfhig oder in Zukunft
nicht berlebensfhig. Die Frage nach der Verfgbarkeit, Vollstndigkeit und Richtigkeit
von Information ist lngst eine Existenzfrage geworden. Ebenso sind Ausbaufhigkeit und
Modularitt fr Archivsysteme essentiell. Ein langlebiges System muss auf Vernderung
ausgelegt sein. Archivsysteme mssen daher Standards erfllen, um integrierbar und
langfristig nutzbar zu bleiben. Der Wert von Information muss fr jede individuelle Lsung
ermittelt werden. Die Bestimmung des Wertes der gespeicherten Information, der Grad der
Abhngig und die Abwgung der Risiken bestimmen die Auslegung des Archivsystems.

Elektronische Archivierung ist wirtschaftlicher als herkmmliche Papierarchive und bei
entsprechender Auslegung sind elektronische Archive sicherer als herkmmliche
Papierarchive. Die Einfhrung der elektronischen Archivierung ist nur eine Frage des Wie
und nicht mehr des Ob und Wann. Die ersten Lcken in der elektronischen berlieferung
treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen. Das
Information-Gap wird trotz exponentiellen Informationswachstums grer, da die Ermittlung
der richtigen, vollstndigen und aktuellen Information immer schwieriger wird.

Die elektronische Archivierung ist das Gedchtnis der Informationsgesellschaft.
In den letzten Jahren hat es einen sehr schnellen Wandel in den Technologien gegeben. Die
Abhngigkeit von der Verfgbarkeit von Information wird immer deutlicher. Der Wandel
schrt dementsprechend auch Angst zum Beispiel unter dem Gesichtspunkt der
elektronischen Archivierung: Wenn sich die Technologie immer wieder ndert, was mache
ich dann mit meinen Informationen? Es gibt eine ganze Reihe von neuen Technologien, die
Web 2.0 und den neuen Umgang mit Informationen erst mglich machen.
Diese rasche Weiterentwicklung elektronischer Unterlagen beeinflusst den Beruf des
Archivars gewaltig und es ist daher unumgnglich, die Entwicklungen weltweit richtig wahr zu
nehmen und einzuschtzen. Der Archivar wird bei seinen Bewertungsaktivitten heute
dadurch beeinflusst, dass neue Verfahren entwickelt, erprobt und standardisiert werden
mssen. Dafr mssen zunchst Geschftsprozesse eindeutig identifiziert und in ihren
jeweiligen institutionellen Zusammenhang gestellt werden. Es sind die technische
Untersttzung der jeweiligen Geschftsprozesse und die Qualitt in Bezug auf die
Nachvollziehbarkeit und Glaubwrdigkeit festzustellen. Die technische berfhrbarkeit von
Aufzeichnungen in ein Archivsystem wird zu einem Bewertungskriterium und die einzelnen
Archive mssen sich informieren und weiterbilden, auf welche Art und Weise sie ihre
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Unterlagen am sichersten und kostengnstigsten mglichst dauerhaft verwahren und
zugnglich machen knnen
5
.

5
Vgl. http://www.vsa-aas.org/uploads/media/d_strategie.pdf, S. 43
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Profil

Dr. Ulrich Kampffmeyer,
Jahrgang 1952, ist Grnder und Geschftsfhrer der PROJECT
CONSULT Unternehmensberatung GmbH, Hamburg, eine der
fhrenden produkt- und herstellerunabhngigen Beratungs-
gesellschaften fr ECM Enterprise Content Management, BPM
Business Process Management, Records Managment, Knowledge
Management und andere DRT Document Related Technologies. Er
ist Grnder und Managing Partner der PROJECT CONSULT
International Ltd., London.
Er beriet namhafte Kunden aller Branchen im In- und Ausland bei
der Konzeption und Einfhrung von DRT-Lsungen.
Von der IT-Zeitschrift Computerwoche wurde er im Jahr 2002 zu den
100 wichtigsten IT-Machern Deutschlands und von der Fachzeitschrift DoQ im Jahr 2001 als
einziger Berater zu den 25 wichtigsten Kpfen der DMS-Branche gezhlt.
Als Grnder und langjhriger Vorstandsvorsitzender des VOI Verband Organisations- und
Informationssysteme e.V. von 1991 bis 1998 prgte er wesentlich den deutschen Markt fr
Dokumenten-Management. Beim internationalen Dokumenten-Management-Anbieter-
Fachverband IMC war von 1993 bis 1998 Mitglied des Board of Directors.
Seit dem Zusammenschluss des IMC und der AIIM im Jahre 1999 hat er aktiv die AIIM
International, den weltweiten Dachverband von Anwendern und Anbietern von Enterprise-
Content-Management-Lsungen, untersttzt. Von 1999 bis 2002 war er stellvertretender
Vorsitzender des European Board of Directors der AIIM Europe, und von 2002 2004
Mitglied des internationalen Board der AIIM International sowie Vorsitzender von mehreren
AIIM-Komitees.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europischen Kommission,
leitete das DLM Scientific Committee der DLM-Forum-Konferenz 2002 in Barcelona, und ist
einer der Geschftsfhrer des DLM-Network EEIG.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongressleiter, Referent und Moderator zu Themen wie
elektronische Archivierung, Records Management, Dokumenten-Management, Workflow,
Rechtsfragen, Business Re-Engineering, Wissensmanagement und Projektmanagement. Auf
zahlreichen nationalen und internationalen Kongressen und Konferenzen wirkte er als
Keynote-Sprecher mit.
Er verffentlichte zahlreiche Bcher und Artikel, beispielsweise die deutschen Codes of Best
Practice zur elektronischen Archivierung, das Handbuch Dokumentenmanagement
Grundlagen und Zukunft sowie das aktuelle Buch Dokumenten-Technologien: Wohin geht
die Reise?.
Er ist Herausgeber der sieben DLM/AIIM Industry White Papers fr elektronisches
Dokumenten-, Records- und Content-Management fr den ffentlichen Sektor in Europa.

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Fachartikel in mehreren Sprachen und stndige Kolumnen werden regelmig in fhrenden
Zeitschriften verffentlicht.
Dr. Kampffmeyer ist Mitglied in mehreren internationalen Standardisierungsgremien im
Umfeld des Workflow-, Dokumenten- und Records-Management.