HALLAZGOS DE AUDITORIA

1. CONCEPTO.
Son asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin deben comunicarse a la
entidad, ya que representan deficiencias importantes que podran afectar en forma negativa
su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera, de acuerdo
con las aseveraciones efectuadas por la gerencia en los estados financieros. Pueden referirse a
diversos aspectos de la estructura de control interno, tales como: ambiente de control,
sistema de contabilidad y procedimientos de control.

Determinan y sealan las presuntas deficiencias, errores o irregularidades identificadas
durante el examen de auditoria como resultado de la aplicacin de los procedimientos de
auditoria, las cuales deben ser comunicados a las personas comprendidas en las observaciones
estn o no prestando servicios en la entidad examinada. A fin de brindarles la oportunidad de
presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados (descargos) para su
evaluacin oportuna.

2. OBJETIVOS DE LOS HALLAZGOS.
Los hallazgos de auditoria deben referirse a diversos aspectos de la estructura de control
interno entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad, procedimientos de control
su propsito es proporcionar informacin til y oportuna adopcin de acciones correctivas.

3. TIPOS DE HALLAZGOS.
De carcter financiero contable
Relacionado con cuentas o rubros de los estados financieros, debiendo seguir una secuencia
lgica como se presenta en dichos estados ( ejemplo: caja y bancos, cuentas por cobrar, etc.)

En el caso de observaciones contenidas como salvedades en el dictamen, deber detallarse
con claridad y precisin todos los elementos dela observacin.

Observaciones sobre deficiencias de control interno financierocontable.

Observaciones sobre la funcionalidad del sistema contable.

Comentarios y observaciones sobre la aplicacin de normas tributarias, etc.

De carcter administrativo
Observaciones sobre la organizacin de la empresa (estructura orgnica inadecuada,
inexistencia de manuales de organizaciones y funciones).

Observaciones sobre problemas de la funcionalidad de sistemas claves.

Observaciones sobre ausencia de normas y procedimientos internos para las actividades
bsicas.

Observaciones importantes sobre el sistema de informacin.

Observaciones sobre insuficiencia de recursos humanos y de equipos, etc.

De gestin

Observaciones sobre inexistencia de planes y programas.

Observaciones sobre restricciones o problemas importantes en el logro de los objetos y metas.

Comentarios y observaciones sobre la gestin financiera.

Comentarios sobre adecuados lineamientos de polticas y estrategias que merecen resaltar,
etc.

4. COMUNICACION DE HALLAZGOS.
La comunicacin de hallazgos de auditoria se efecta por escrito en forma reservada y directa
debiendo Acreditarse su recepcin, en caso de no ser ubicadas las personas comprendidas, los
hallazgos, sern notificados a travs del Diario Oficial El Peruano y otro de mayor circulacin
de la localidad en que se encuentre la entidad auditada, por 3 das hbiles consecutivos.

El auditor debe desarrollar sus hallazgos de auditoria y trascribirlos en los papeles de trabajo
debidamente referenciados y documentados, en la redaccin de los hallazgos, el auditor debe
utilizar un lenguaje sencillo y fcilmenteentendible, tratando los asuntos en forma objetiva
concreta y concisa y debe considerar los atributos de "condicin y criterio"

La responsabilidad de la comunicacin de hallazgos de auditoria y la oportuna evaluacin de
las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al auditor encargado y al supervisor de
auditoria.

5. PLAZOS DE COMUNICACIN.
El plazo de recepcin de los descargos, aclaraciones o comentarios sern hasta de cinco das
hbiles, debemos sealar que el plazo para la recepcin de las aclaraciones o comentarios,
requiere ser establecido teniendo en consideracin las particularidades de cualquier hallazgo,
tales como la naturaleza del anlisis, alcance de] examen., etc.

Modelos de comunicacin de hallazgos

6. COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE PERSONAS COMPRENDIDAS Y NO UBICADAS (ex
funcionarios)
Cuando el equipo de auditoria haya agotado todos los medios a su alcance para ubicar a las
personas que deben recibir la comunicacin , se proceder a citarlos mediante aviso
publicados en el Diario Oficial el Peruano o en el diario asignado a las comunicaciones
judiciales de provincias. Mediante aviso publicado de conformidad con lo dispuesto en la
NAGU 3.60, la publicacin debe ser publicada por tres das hbiles consecutivos cuando se
evidencia que la persona debe recibir una comunicacin, se encuentre en el extranjero, se
proceder a efectuar la citacin a travs del Ministerio de Relaciones Exteriores

7. LA AMPLIACION DEL PLAZO
Procede a otorgarse por una sola vez, siempre y cuando la persona receptora de la
comunicacin, lo solicite sustentadamente por escrito, antes de su vencimiento.

La prorroga por el trmino otorgado inicialmente 5 das ms. Para lo cual seefectuar las
coordinaciones del caso con el supervisor de auditoria. Si existieran circunstancias particulares
o limitaciones justificables que tenga la persona comunicada se puede otorgar una aplicacin
extraordinaria de -+0 das tiles en lugar de los 5 das.

8. REQUISITOS QUE DEBE CONTENER LA COMUNICACION DE HALLAZGOS
Los oficios de comunicacin de hallazgos deben contener los siguientes aspectos:
Reserva
Materialidad
Hallazgos vinculados a la participacin o competencia personal de su destinatario.
Recepcin acreditada o publicacin en el diario de mayor circulacin.

9. ELEMENTOS DE LOS HALLAZGOS
Sumilla
Se refiere al ttulo que utiliza el hecho observado.

Condicin
Este trmino se refiere a la descripcin de la situacin irregular o deficiencia hallada, cuyo
grado de desviacin debe ser demostrada.

Es una presentacin o explicacin narrativa del problema, tal como lo encuentra el auditor.

Ejemplo 1: Se observa que por el periodo examinado se ha omitido registrar adquisiciones de
bienes de activos fijos por la suma de S/. 150,000.

Ejemplo 2: Se observa ausencia de polticas y estrategias para enmarcar las actividades de rea
de ventas.

Para poder identificar la situacin o condicin el auditor puede hacerse las preguntas
siguientes:
Cul es el problema o situacin?
Qu es lo que se encuentra equivocado o esta en error?
Qu es lo que esta deficiente?

Criterio
Son las normas transgredidas de carcter legal, operativo o de control que regulan el accionar
de la entidad examinada. El desarrollo del criterio en la presentacin de laobservacin debe
citar especficamente la normativa pertinente y el texto aplicable de la misma.

Se refiere a la norma apropiada, el patron de medida o el criterio propiamente dicho, contra el
cual se mide o compara la situacin encontrada durante el examen.

Ejemplo:
o Principios de contabilidad generalmente aceptados.
o Elementos y principios de control interno.
o Dispositivos legales (leyes, reglamentos, etc.)
o Manuales, directivas, memorandums.
o Opiniones de consultores expertos.
o Sentido comn, experiencia del auditor o experiencias de hechos administrativos, etc.

Causa
Es la razn fundamental por la cual ocurri la condicin, o el motivo por el que no se cumpli
el criterio o norma. Su identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y
es necesaria para el desarrollo de una recomendacin constructiva que prevenga la
recurrencia de la condicin.

La causa viene hacer el motivo, la razn, razones o el origen de las observaciones.

Es importante o imprescindible identificar la causa de la desviacin o deficiencia, a efectos de
que se pueda formular las recomendaciones para separarlas, porque al atacar a la causa del
problema se eliminara su efecto negativo y por consiguiente la deficiencia u observacin.

Ejemplo:
o Negligencia o descuido.
o Supervisin inadecuada.
o Insuficientes recursos humanos, materiales y financieros.
o Control deficiente.
o Inobservancia de los principios de contabilidad, administracin, control interno, etc.

Efecto
Es la consecuencia real o potencial, cuantitativa o cualitativa, que ocasiona el hallazgo,
indispensable para establecer su importancia y recomendar a la Administracin que tome las
acciones requeridas para corregir la condicin. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe
revelar en su informe la cuantificacin del efecto.

El efecto es el resultado de comparar la situacin contra el criterio, es decir, la consecuencia
desfavorable de la situacin.

Ser conveniente presentar el efecto en trminos comprensibles para el lector y si fuera
posible cuantificado en trminos monetarios

Ejemplos:
o Disminucin o incremento incorrecto de cuentas del activo, pasivo, patrimonio y resultados
(con efectos en la situacin financiera, resultados y flujo en efectivo).
o Dinero gastado indebidamente.
o Perdida importante de fondos.
o Uso antieconmico de los recursos humanos y materiales.
o Falta de transparencia en las operaciones.

10. BASE LEGAL
Directiva N* 006-97-CGANT Instructivo para la Formulacin y Comunicacin de Hallazgos de
Auditoria"
Resolucin de Contralora N' 112-97-CG (20/06/97)
NAGU 3.60 "Comunicacin de Hallazgos de Auditoria"
Durante el proceso de la auditora, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los
hallazgos a las personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado,
presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentariamente, para su
evaluacin y consideracin en el informe correspondiente.(Modificada por Resolucin de
Contralora N 112-97-CG del 20.06.97)
Para los efectos de estasnormas, los hallazgos de auditora se refieren a presuntas deficiencias
o irregularidades identificadas como resultado de la aplicacin de procedimientos de auditora.
El auditor gubernamental debe desarrollar sus hallazgos de auditora y constarn en los
papeles de trabajo, debidamente referenciados y documentados.

En los hallazgos de auditora a ser comunicados, se deber considerar: Condicin y Criterio.

La comunicacin de los hallazgos de auditora, es el proceso mediante el cual el auditor, una
vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, cumple en forma oportuna con
dar a conocer a las personas comprendidas en las mismas, estn o no prestando servicios en la
entidad examinadas, para brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o
comentarios debidamente documentados.

En la redaccin de los hallazgos, el auditor debe utilizar lenguaje sencillo y fcilmente
entendible, tratando los asuntos en forma objetiva, concreta y concisa.
La comunicacin se efecta por escrito en forma reservada y directa, debiendo acreditarse su
recepcin. En caso de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de
comunicacin, sern notificadas a travs del Diario Oficial El Peruano u otro de mayor
circulacin de la localidad en que se encuentre la entidad auditada.

La responsabilidad de la comunicacin de hallazgos de auditora y la oportuna evaluacin de
las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al Auditor encargado y al Supervisor
de Auditora.
El plazo para la entrega de las aclaraciones o comentarios ser establecido a juicio del Auditor
Encargado de acuerdo a las disposiciones correspondientes. Resolucin N* 259-2000-CG:
Modifican Normas de Auditoria Gubernamental y dejan sin efecto directivos sobre
comunicacin de hallazgos y evaluacin de indicio de responsabilidad penal y civil (13/12U)

11. EVALUACION DE LOS HALLAZGOS
Al efectuar la evaluacin de los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores
relacionados con la entidad tales como: su tamao, su complejidad, diversidad de actividades,
estructura orgnica y otras caractersticas.
Por lo tanto, la comunicacin de hallazgos no solamente consiste en determinar observaciones
que contengan fraude u error si no tambin observaciones de tipo operativo gerencial As
como las debilidades de control interno los mismos que deben ser comunicados a la entidad. El
propsito de valuar los hallazgos de auditoria es considerar si los resultados de todos los
propsitos de auditoria sustentan la razonabilidad de los saldos reflejados en los EEFF as como
en el cumplimiento de metas y objetivos.

12. CONFERENCIA FINAL CON LA ALTA DIRECCION SOBRE COMUNICACIN DE HALLAZGOS
La conferencia final es realizada por el auditor encargado y el supervisor del equipo de
auditoria al trmino del trabajo, para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la
entidad examinada en forma oral y por escrito mediante oficio la totalidad de los hallazgos de
auditoria encontrados en el transcurso de su trabajo, el propsito de esta conferencia es
informar a la alta direccin sobre los hallazgos de auditoria que, durante el trabajo de campo,
fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados responsables.

13. MEMORANDUM DE CONCLUSIONES
El memorndum de conclusiones es un documento interno que describe los
aspectossiguientes:

- La confirmacin de que los papeles de trabajo fueron revisados.
- La discusin de los hallazgos de auditoria, con relacin a los objetivos de la auditoria.
- Las conclusiones sobre si la evidencia de auditoria obtenida es suficiente y apropiada para
formarse una opinin de auditoria.
- Las conclusiones con respecto a los estados financieros, si tiene o no errores e irregularidades
de importancia relativa.

14. RESPUESTA A LA COMUNICACIN DE OBSERVACIONES.
Al trmino del desarrollo de cada observacin se indicar de modo sucinto las reapuestas que
presenten las personas comprendidas en la misma, as como la opinin del auditor despus de
evaluar los hechos observados y los descargos recibidos.

Si durante el examen el auditor aprecia logros notables en la entidad auditada y que tengan
relacin con el alcance y objetivos de la auditoria, a su juicio podr decidir su inclusin en los
comentarios del informe.

Tratndose de la existencia de posibles delitos el auditor debe deslindar y determinar el tipo
de responsabilidad que corresponda a los presuntos implicados, contando para ello con una
adecuada coordinacin con la asesora legal.

15. BIBLIOGRAFIA
Auditoria Gubernamental - Tcnicas y Procedimientos de Auditoria.
C.P.C. Juan Francisco lvarez Illanes.
Normas de Auditoria Gubernamental
NAGU 3.60 Comunicacin de hallazgos
Paginas de Internet
Www.google.com.

EJEMPLO 1

Sumilla
"La entidad no cuenta con equipos de seguridad para casos de emergencia".

Condicin o situacin encontrada o hallada "lo que es"

1. La entidad no cuenta con los elementos y equipos necesarios para actuar en caso de
emergencia(incendio, siniestros, etc)
2. El rea mantenimiento y servicios no realiza revisiones peridicas para detectar posibles
daos o emergencias.

Criterio "lo que debe ser"

1. No cumplimiento de la norma tcnica de control 100.04, asignacin de autoridad y
responsabilidad.
2. Norma tcnica de Control infringida; 300.05 mantenimiento de bienes de Activo Fijo
3. Norma tcnica de Control Infringida; 300.08 proteccin de bienes de Activo Fijo "deben
establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que puedan
ocasionar daos o prdidas de bienes pblico.

Causa " Por qu sucedo"

1. Subestimacin de los niveles reales y potenciales de riesgo e inseguridad y por consiguiente
no se cuenta con los equipos y elementos indispensables de seguridad.
2. Dentro de su organizacin el rea de mantenimiento y servicios no cuenta con personal con
funciones y responsabilidad de detectar y reportar posibles daos materiales.

Efecto 'Diferencia entre lo que es y lo que debe ser"

1. Posibilidad de mayores daos y perjuicios humanos y materiales en caso de presentarse
daos siniestros y desastres.
2. Se exponen los diferentes recursos de la entidad a mayores niveles de riesgo e inseguridad
en perjuicio de la entidad, desembolsndose mayores costos de operacin.

EJEMPLO 2:

Sumilla-
"No se realizan conciliaciones bancarias y si se realizan se efectan con dos meses de atraso''.

Condicin o situacin encontrada o hallada "lo que es"
De la verificacin efectuada a la documentacin contable se pudo determinar la carencia de
procedimientos de contrastacin de la informacin que se realiza en las conciliaciones
bancarias entre dos fuentes distintas con elobjeto de verificar su conformidad y determinar las
operaciones pendientes de registro en uno y otro lado si se realizan con atrazo de dos meses o
ms.

Criterio "lo que debe ser" -
Norma tcnica infringida 230.03 conciliaciones bancarias 1os saldos contables de la cuenta
bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios; en el caso de las subcuentas
bancarias de tesoro pblico, los movimientos contables deben conciliarse adems en el
rgano rector del sistema de tesorera aprobado por R.C. NI 072-98 CG de fecha 26-06-98,
asimismo infringe las normas generales del sistema de contabilidad gubernamental aprobado
por R.M. NI 801-81 EF G/ 76" conciliacin de saldos.

Causa 'Por qu sucedio"
La no realizacin de las conciliaciones bancarias en forma oportuna se debe a que no se
cuentan con el soporte documentario respectivo (falta de extractos bancarios, libros y
registros atrazados, no existencia de notas de cargo y abono, etc..).

Efecto Diferencia entre lo que es y lo que debe ser"
Posibilidad de perjuicio econmico al no contar con informacin oportuna que valide y
confirme transacciones de ingreso y salida de fondos, posibilidades de fraude o error con grave
perjuicio a los fondos del estado.

HALLAZGOS DE AUDIORIA Y COMUNICACION

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COMUNICACION DE HALLAZGOS (AUDITORA EXTERNA)

Oficio NI 040-2006-A y LL SAE / MPA

Lima, .. del.de 2009

Seor
Juan Prez
Sub-Gerente del rea de Tesorera
Municipalidad Provincial de .........

Presente.

ASUNTO Observacin del rea de Tesorera
REF NAGU N` 3.10 - Estudio y Evaluacin
del Control Interno Aprobado por
RC NO 162-95-CG.

Es grato dirigirme a Ud, a fin dealcanzarle en anexo adjunto las observaciones administrativas
y operativas derivados del arqueo practicado a los fondos de efectivo, valores y documentos
diversos en el rea de Tesorera, que consta de folios las mismas que sern descargadas en
forma individual y directa sustentando documentalmente dentro del plazo perentorio de das
calendario de recibido el presente a fin de permitirnos su respectiva evaluacin por lo que
estimaremos nos alcance la informacin referente a las observaciones que se mencionan.

Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de nuestra mayor consideracin.

Atentamente:


CPC
Auditor Encargado

COMUNICACION DE HALLAZGOS (OFICINA AUDITORIA INTERNA)

MEMORANDUM N`

A Sr. Ing.
ASUNTO Gerente de rea de Infraestructura Publica
REFERENCIA: NAGU 3.60 ~ Comunicacin de Hallazgos de - Auditoria, aprovada por RC N' 112-
97-CG, modificado RC N* 259-2000-CG

Fecha Limadedel 2006

Me dirijo a Ud. en relacin a la auditoria efectuada en el rea de infraestructura pblica en
cumplimiento al programa anual de auditoria, con la finalidad de comunicarle que el equipo de
auditoria, determin hechos irregulares en la gestin examinada, en los cuales ha participado,
segn se detalla en el anexo adjunto que consta de ..folios, por lo cual
agradecer se sirva al alcanzar en forma individual y directa sus descargos sustentados
documentariamente dentro de un plazo perentorio mximo de das calendario de recibido el
presente. A fin de permitirnos su respectiva evaluacin.

Es importante, que, vencido el plazo y no se recibiese respuesta esta circunstancia ser
revelada en el informe, as como loshechos materia de observacin asimismo, cabe puntualizar
que debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento, deber mantener estricta reserva
sobre el contenido del presente documento.

Atentamente,


CPC.
JEFE DE LA OCI

COMUNICACION DE HALLAZGOS (AUDITORIA EXTERNA)

AO DE .........................................

OFICIO N'
SR
....................................................
CARGO QUE DESEMPEA
.
ENTIDAD AUDITADA

ASUNTO: Comunicacin de hallazgos y presentacin de aclaraciones y comentarios
REF: NAGU 3.60 - Comunicacin de Hallazgos de Auditoria, aprobada con R.C No 112-97-CG y
modificado con R.C. N" 259-2000-CG.

Me dirijo a Ud. en relacin a la auditoria efectuada en la entidad .

Con la finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria determin hechos irregulares en la
gestin examinada, en las cuales ha participado, segn se detallan en el anexo adjunto en la
gestin examinada, que consta de 20 folios, por lo cual agradecer se sirva alcanzar en forma
individual y directa a este equipo sus descargos sustentados documental mente, dentro de un
plazo perentorio mximo de das calendario de recibido el presente, a fin de permitirnos su
respectiva evaluacin.

Es importante sealar que, vencido el plazo si no se, recibiese respuesta, esta circunstancia
ser revelada en el informe, as como los hechos materia de observacin, as mismo debemos
puntualizar que, debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento deber mantener
estricta reserva sobre el contenido del presente documento.

Atentamente;.............................................
Auditor Encargado

HALLAZGOS DE AUDITORIA

Son conclusiones que determinan y sealan las presuntas deficiencias errores e irregularidades
identificadas durante un examen de auditoria como resultado de la aplicacin de los
procedimientos de auditoria los cuales deben ser comunicados a las personas comprendidas
en las observaciones a fin de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o
comentarios debidamente documentados para su evolucin oportuna.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS
Se efecta por escrito en forma reservada y directa debiendo acreditarse su recepcin en caso
de no ser ubicado sern notificados mediante el Diario Oficial El Peruano.

PLAZO DE HALLAZGOS-RECEPCIN DE LOS DESCARGOS
Sern hasta de cinco das hbiles, pudiendo ampliarse hasta cinco das ms y otras
extraordinaria hasta de diez das hbiles.

REQUISITOS
- Descripcin de los hechos Qu es?
- Comparacin con los criterios establecidos Cmo debe ser?
- Causa Por qu sucedi?

Descargos presentados por personas comprendidas en observaciones

- Evaluacin de las observaciones
- Hallazgos

- Evaluacin de las variaciones
- Identificacin de las causas y efectos de las observaciones
- Discusin de los resultados con la direccin de la entidad
- Importancia de incluir los resultados en el informe de auditoria.
-
Conclusiones de las observaciones

- Deben incluirse en el informe final, las observaciones que no hayan sido superadas o
sustentadas documentalmente y que a mrito del auditor no satisfacen las inquietudes.
- Deber evaluar si las conclusiones tienen la evidencia suficiente y apropiada.
- Deber confirmar si los papeles de trabajo tienen el suficiente respaldo