O que ERP (Enterprise Resource Planning)?

Introduo
A evoluo tecnolgica, o aquecimento - e at mesmo o desaquecimento - da economia, o aumento da oferta de crdito e o
alcance de novos mercados esto entre os fatores que elevam significantemente a competitividade das empresas. Para se
manter nesse patamar ou para continuar crescendo, as companhias precisam contar com gerenciamento adequado de seus
recursos, dados e procedimentos. Um dos caminhos mais utilizados para isso a adoo de solues de ERP (Enterprise
Resource Planning), isto , de sistemas de gesto empresarial. Neste texto, o InfoWester esclarece o que este tipo de software
significa para uma empresa, quais as suas vantagens e desvantagens, e fornece outros detalhes explicativos sobre o conceito.
Vamos l?


O que ERP e qual a sua utilidade?
Em sua essncia, ERP um sistema de gesto empresarial. Imagine que voc tenha uma empresa que conta com vrios
sistemas, um para lidar com as contas a pagar, um para gerar folhas de pagamento, um para controlar vendas, um para
gerenciar impostos, um para analisar metas e desempenho, entre outros. Em vez de existir um ou mais softwares isolados para
cada departamento da companhia, no seria melhor contar com uma integrao entre eles, de forma que todos fizessem parte
de um sistema unificado? justamente isso que uma soluo de ERP oferece.
Com um nico sistema integrando todos os departamentos - ou pelo menos os setores mais importantes -, a comunicao
interna se torna mais fcil e menos custosa. O departamento financeiro, por exemplo, pode saber rapidamente quanto dinheiro
destinar quitao de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionrios, de acordo com as informaes que o setor
de gesto de recursos humanos disponibilizar no sistema. O chefe de um determinado departamento pode avaliar o
desempenho de um funcionrio e discutir junto ao gerente de RH quanto a empresa pode lhe oferecer de aumento. O
departamento de marketing pode consultar o controle de vendas, perceber que um determinado produto no est tendo a
sada desejada e desenvolver uma nova estratgia para reverter este quadro, ao mesmo tempo em que verifica se a verba
disponibilizada suficiente para este trabalho ou se necessrio marcar uma reunio para solicitar mais recursos.
Perceba, com estes exemplos, que h vrias situaes onde a integrao de sistemas se mostra vantajosa. Note que, com
sistemas distintos, cada setor teria mais dificuldade para se comunicar com o outro, resultando em maior consumo de tempo,
mais gastos e at em excessivos procedimentos burocrticos. Alm disso, com um sistema de ERP, a empresa passa a ter menos
fornecedores de software, o que diminui custos com licenas, suporte tcnico, servidores, treinamento, entre outros.

Neste ponto, voc j deve ter percebido o quo importantes sistemas de gesto podem ser para as empresas: diminuem custos,
tornam a comunicao mais eficiente, ajudam na tomada de decises, permitem uma apurao mais precisa do que est
acontecendo na companhia, enfim. No por menos que muitas empresas consideram este tipo de software imprescindvel s
suas atividades.


Implementao de sistemas de ERP
ERP no o tipo de software que comprado na prateleira de uma loja para depois ser instalado em um computador e, em
seguida, estar pronto para o uso. Acontece que cada empresa, em face de suas atividades e de suas estratgias operacionais,
possui necessidades distintas das outras, portanto, sistemas de ERP s sero funcionais se ao menos as caractersticas mais
importantes da companhia forem levadas em conta.
Basta compreender que uma empresa que fabrica medicamentos, por exemplo, tem necessidades bem diferentes de outra que
trabalha no ramo de transportes. A primeira precisa se preocupar com obteno de matria-prima, pagamento de licenas de
patentes, pesquisas em laboratrios, entre outros. A segunda, por sua vez, precisa se preocupar com a idade da frota, com
gastos de combustvel, com pedgios e assim por diante. Uma empresa tambm pode atuar em mais de um ramo de atividade
ou exercer suas operaes em vrios estados do pas, de forma a ser obrigada a pagar impostos diferentes em cada local, por
exemplo. Enfim, como possvel perceber, cada companhia precisa contar um
sistema de gesto que se adapte a ela.
No intuito de controlar gastos, a empresa tambm precisa definir qual tipo de
licenciamento mais adequado s suas operaes: instalao do sistema em
servidores prprios ou virtualizados, utilizao do sistema em servidores
terceirizados (geralmente, oferecidos pelo provedor da soluo), soluo baseada
emcomputao nas nuvens (cloud computing), pagamento por usurio (ou por
computador de acesso), uma mistura de uma ou mais dessas modalidades, enfim.
As solues baseadas em cloud computing costumam ter custo menor, pois a
empresa no precisa se preocupar com servidores, manuteno, atualizao, entre
outros. Alm disso, oferece acesso mais fcil para usurios que esto fora das
dependncias da empresa - um vendedor que est em outra cidade visitando um
cliente, por exemplo. Por outro lado, podem gerar gastos maiores a longo prazo
pois, em geral, seu tipo de licenciamento exige pagamento peridico, como ocorre
em uma assinatura de jornal, comparando grossamente.
Repare que importante empresa analisar as solues de ERP existentes no
mercado e as modalidades de licenciamento oferecidas para saber qual lhe atende
melhor. Se a empresa no tiver uma equipe de Tecnologia da Informao capaz de
fazer esta anlise, pode valer a pena procurar um servio de consultoria.
O tempo de implementao tambm um parmetro importante. Sistemas de ERP no comeam a funcionar da noite para o
dia. Os provedores das solues precisam de tempo para adaptar o software s atividades da empresa, sem contar que
necessitam considerar a infraestrutura, os recursos de segurana, testes, treinamento de pessoal, integrao entre
departamentos, migrao a partir de sistemas legados, entre outros. Alm disso, a implementao geralmente ocorre por
etapas, de forma que determinados mdulos do sistema sejam instalados somente depois de este processo j ter ocorrido com
outros. Portanto, a implementao de um ERP pode consumir vrios meses.


Mdulos de um sistema de ERP
Conforme informado no incio do texto, sistemas de ERP lidam com os vrios departamentos de uma empresa. No entanto, no
precisam, necessariamente, cobrir cada uma delas, pelo menos no ao mesmo tempo. Dependendo das expectativas da
companhia em relao ao ERP, possvel atender determinadas reas em um primeiro momento e as demais de maneira
progressiva. Para isso, os provedores fazem o fornecimento do sistema em mdulos, que so divididos de acordo com suas
funcionalidades.
Como voc j sabe, no h um sistema de ERP que, por si s, possa atender tudo o que empresa. necessrio customizar a
soluo de acordo com as atividades da companhia. Por outro lado, h determinados processos que so bastantes comuns em
todas ou na maior partes das empresas, at mesmo por uma questo de legislao. Eis algumas categorias de mdulos que se
encaixam nesse contexto:
Financeiro;
Contabilidade;
Recursos humanos;
Ativo fixo;
Processos;
Projetos;
Jurdico.
A partir da, pode-se encontrar mdulos mais especficos, adotados em menor escala e apenas se estiverem em conformidade
com as atividades da empresa, por exemplo:
Estoque;
Distribuio de produtos;
Frota;
Comrcio exterior;
Gesto de conhecimento;
Controle de materiais;
Automao comercial;
Anlise de riscos.

Perceba que nem toda empresa precisa gerenciar frota ou lidar com automao comercial, por exemplo. A vantagem do
esquema de mdulos est justamente a. A companhia implementa somente aqueles que lhe so teis e pode adicionar mais
com o tempo, motivada pela expanso dos negcios, pela atuao em um novo segmento do mercado, entre outros.


Escolhendo uma soluo de ERP
Voc j deve ter percebido que um sistema de ERP um investimento srio e que precisa ser feito com cuidado. Mas, como
escolher uma soluo com tantas opes no mercado? S no Brasil, h vrias empresas especializadas em ERP com grande
aceitao, como SAP, TOTVS, Microsoft Dynamics e Oracle. Como saber qual a melhor escolha? Ser que considerar somente
preo suficiente? No h frmula certa que sirva para todas as empresas, mas h vrias dicas que podem ajudar na escolha
mais adequada.
A primeira entender exatamente quais as necessidades da companhia em relao ao ERP para ento definir o que
prioridade. Tal anlise indica um caminho a seguir. Para isso, pode ser necessrio realizar reunies com gerentes dos setores,
com funcionrios que exercem funes mais crticas, enfim.
Depois disso, fica mais fcil analisar as solues oferecidas por fornecedores de ERP. Neste ponto, necessrio avaliar as
propostas feitas por cada empresa para, em primeiro lugar, identificar aquelas que melhor podem atender s necessidades
identificadas. Neste ponto, tambm importante verificar quais desses provedores tm experincia no fornecimento de
software para o ramo de atuao da companhia.
Uma vez que o sistema de ERP precisa ser customizado para cada empresa, importante saber tambm quais as tecnologias
que o fornecedor disponibiliza para suas solues. Com isso, possvel ter uma noo melhor dos custos com servidores,
atualizao, treinamento, entre outros. Neste aspecto, tambm possvel analisar a capacidade de integrao e comunicao
do sistema, a possibilidade de implementao de mdulos no futuro, os recursos de segurana, compatibilidade com
plataformas distintas (dispositivos mveis, por exemplo) e assim por diante.
Tambm muito importante verificar quais as condies do suporte e manuteno oferecidas pelos provedores. O software
certamente vai precisar de atualizaes ao longo do tempo para correo de erros, melhorias em determinados procedimentos,
adaptao para novas necessidades (implementao de uma nova regra tributria, por exemplo), ajustes de segurana, enfim.
Sem contar que certas situaes podem necessitar de auxlio do fornecedor, por exemplo: um determinado usurio pode
precisar de suporte para ter acesso a uma relao de dados a ser submetida para uma auditoria externa.
Preo, claro, tambm um aspecto importante a ser considerado, mas um erro aceitar apenas a soluo mais barata ou
acreditar que a opo mais cara, justamente por estar nesta condio, ir suprir todas as necessidades da empresa. Como
informado anteriormente, h vrias formas de licenciamento, sendo imprescindvel analisar com rigor qual mais adequada
empresa. Deve-se considerar tambm que h outros custos atrelados, como um plano de suporte e manuteno (que pode ter
renovao atual, por exemplo), implementao, infraestrutura, enfim.
H de se considerar tambm que muitas companhias que desenvolvem softwares de ERP trabalham com empresas que atuam
como intermedirias com os clientes, como se fossem revendas. Entretanto, esses parceiros podem lidar no s com as vendas,
mas tambm com outros processos, como suporte e implementao, por exemplo. A diviso Dynamics, da Microsoft, uma das
fornecedoras que exploram com sucesso esse modelo.
Como dica final, pode ser uma boa ideia iniciar contato com companhias que j utilizam solues de fornecedores que
apresentaram propostas sua empresa. Esta iniciativa pode ajudar a avaliar os aspectos de desempenho, suporte, manuteno,
treinamento e assim por diante. Mas importante frisar que se um sistema de ERP deu certo em uma determinada companhia,
no significa que ter o mesmo xito na empresa que voc representa, mesmo quando ambas atuam no mesmo ramo de
atividade. Lembre-se de que cada negcio nico e requer solues customizadas.


Principais vantagens e desvantagens de sistemas de ERP
Voc j sabe que sistemas de ERP podem representar uma diferencial significativo no cotidiano das empresas. No entanto,
importante ter em mente que esse tipo de software no resolver todos os problemas da companhia e, muitas vezes, pode no
oferecer os resultados esperados para determinadas atividades. Alm disso, podem trazer benefcios por um lado, mas situaes
indesejveis por outro. Por isso, importante conhecer as vantagens e desvantagens dos sistemas de ERP, no s para escolher
a soluo mais adequada, mas tambm para conhecer os riscos atrelados sua implementao.
Note que essa uma anlise que depende dos objetivos da companhia, portanto, muda de empresa para empresa, mas via de
regra podemos apontar como vantagens que os sistemas de ERP podem:
Ajudar na comunicao interna;
Agilizar a execuo de processos internos;
Diminuir a quantidade de processos internos;
Evitar erros humanos - em clculos de tributos e pagamentos, por exemplo;
Ajudar na tomada de decises;
Auxiliar na elaborao de estratgias operacionais;
Agilizar a obteno de dados referentes a determinados cenrios;
Diminuir o tempo de entrega do produto ou servio ao cliente;
Ajudar a lidar com grandes volumes de informao;
Evitar trabalho duplicado;
Fazer com que a empresa se adapte melhor a mudanas no mercado e na legislao.
Como possveis desvantagens, podemos citar:
Alto custo com customizao e implementao;
mplementao demorada - uma soluo de ERP no fica pronta da noite para o dia, como voc j sabe;
Risco de prejuzo financeiro ou de desempenho com erros inesperados do sistema;
Possveis problemas com suporte e manuteno caso o fornecedor do software seja vendido ou encerre suas
atividades;
Dependncia, que pode dificultar as atividades da empresa quando o sistema fica, por algum motivo, indisponvel;
Adaptao e treinamento por parte de funcionrios podem demorar mais tempo que o esperado;
Resistncia ao novo, em caso de implementaes ou atualizaes;
O sistema pode exigir mudanas em determinados aspectos da cultura interna da empresa;
Pode-se perceber tardiamente que aquela soluo no oferece a relao custo-benefcio esperada;
Ao longo do tempo, atualizaes e acrscimos de mdulos podem tornar o sistema excessivamente complexo.
claro que possvel aplicar esforos para garantir que as vantagens tomem forma e que as desvantagens sejam amenizadas.
Para isso, necessrio dedicao da equipe de TI, comprometimento por parte de toda a estrutura gerencial, acompanhamento
constante das etapas de desenvolvimento e implementao, as j citadas escolhas de uma soluo e de um fornecedor
adequados s necessidades da companhia, anlise de possveis fatores internos e externos que podem influenciar no projeto,
elaborao de uma boa poltica de segurana e assim se segue. Em relao anlise para identificar possveis problemas,
podemos tomar como exemplo o aspecto do treinamento: muitas vezes, necessrio treinar funcionrios no apenas para que
eles saibam manusear o programa, mas tambm para que consigam identificar o propsito daquilo, procedimento que ajuda a
evitar erros e omisses.


ROI - (Return on Investment - Retorno do investimento)
O ROI (Return on Investment) uma maneira de a empresa determinar a relao entre o valor aplicado em um investimento -
em nosso caso, uma soluo de ERP - e os ganhos financeiros obtidos com este. Em outras palavras, um meio de saber se a
implementao do sistema deu o resultado esperado. No entanto, essa uma medio subjetiva, uma vez que est baseada em
estimativas. A empresa deve considerar uma srie de fatores para fazer a avaliao mais adequada. Uma delas o tempo.
Como voc j sabe, solues de ERP levam meses para serem implementadas e, acompanhados dos custos dessa fase, esto
tambm as despesas inerentes manuteno, suporte, treinamento, entre outros. Portanto, esperar que o ROI acontea dentro
de um intervalo de tempo curto muitas vezes um equvoco, pois em muitos casos os benefcios da utilizao do sistema s
aparecero depois de um perodo considervel de uso.
Para avaliar o ROI, a empresa precisa determinar todas as estimativas de custos do sistema e, essencialmente, comparar essas
informaes com as economias que este j proporciona. Por exemplo, o ERP fez com que o atendimento da empresa ficasse
mais gil, atraindo mais clientes? A comunicao interna melhorou, tornando os processos mais rpidos? O gerenciamento do
estoque est mais preciso, evitando desperdcios ou atrasos na produo por falta de itens? Os funcionrios esto gastando
menos tempo para realizar determinadas tarefas, melhorando sua produtividade? E assim por diante.
H vrios meios para se calcular o ROI de um sistema de ERP. Se a empresa no tiver uma equipe capacitada para fazer essa
avaliao, pode contratar consultorias especializadas para obter auxlio nesta tarefa.


Finalizando
LIVROS SUGERIDOS:
Sistemas ERP no Brasil: Teoria e casos
Implementando ERP
Via Shopping UOL
Quando o assunto ERP, no raramente h a associao deste tema com outros tipos de software para o segmento corporativo,
entre eles, CRM (Customer Relationship Management), BI (Business Intelligence) e SCM (Supply Chain Management). Todos
podem atuar em conjunto com o ERP, inclusive como mdulos.
Tal como o ERP, estes sistemas existem porque podem ajudar a empresa a ser mais competitiva: sistemas de CRM atuam nos
processos de relacionamento com o cliente; softwares de BI podem auxiliar na anlise de dados e nas tomadas de decises;
solues de SCM ajudam no gerenciamento eficiente da cadeia de suprimentos.
Isso mostra o quanto este mercado grande e promissor, principalmente se levarmos em conta que o nmero de conexes
banda larga internet est aumentando e que h uma oferta cada vez maior de servios baseados em cloud computing,
permitindo que softwares de ERP cheguem a uma quantidade cada vez maior de empresas. Trata-se de um cenrio bom para
todo mundo: para as companhias desenvolvedoras, pois gera perspectivas de oportunidades de negcios; para os profissionais
de TI, pois aumenta o nmero de vagas no segmento; e para os clientes, pois um mercado concorrido resulta em melhores
produtos, aumentando as chances de a empresa encontrar uma soluo realmente adequada aos seus negcios.
Escrito por Emerson Alecrim - Publicado em 09_06_2010 - Atualizado em 09_01_2013