GUA AUDITORAS

INTERNAS DE
CALIDAD

rea de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
Ciudad Universitaria Melndez
Edificio 301- Oficina 3016 3er. Piso
Telfono Fax: 321 22 23


















Consltelo en http://gicuv.univalle.edu.co
2014





DEFINICIN ...................................................................................................................... 2

ROLES Y RESPONSABILIDADES EN LA AUDITORIA ................................................... 3
Actividades y responsabilidades del equipo auditor........................................................ 3
Actividades y responsabilidades adicionales al auditor jefe ........................................... 4
Actividades y responsabilidades de los guas y observadores ....................................... 4
Sobre los expertos tcnicos ........................................................................................... 5

CICLO PHVA AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD .................................................... 6
Gestin del programa de auditorias ................................................................................ 6
Actividades de la auditora: plan ..................................................................................... 8
Actividades de la auditora: preparacin ......................................................................... 9
Actividades de la auditora: ejecucin de las auditorias internas de calidad ................. 11
Actividades de la auditora: informe de auditora .......................................................... 14
Actividades de la auditora: reunin de cierre ............................................................... 17
Actividades de la auditora: evaluacin de desempeo del auditor ............................... 17
Actividades de la auditora: establecimiento de acciones correctivas, preventivas y de
mejora. ......................................................................................................................... 19
Actividades de la auditora: seguimiento. ..................................................................... 19
Actividades de la auditora: informe final para la alta direccin ..................................... 19

LAS PRACTICAS DEL BUEN AUDITADO ..................................................................... 20
Preparar la auditoria ..................................................................................................... 20
Atender la auditoria ...................................................................................................... 21
Participar en el cierre de la auditora, recibir el informe y aplicar las acciones requeridas
..................................................................................................................................... 23
Desarrollar el tratamiento de las debilidades u oportunidades, analisis de causas,
ejecucin y seguimiento de las acciones ...................................................................... 24











La palabra auditora proviene del latn auditorios, que significa or. Si bien se
puede considerar que se trata de un ejercicio de escucha, tambin es vlido decir
que necesariamente incluye otro sentido esencial: la vista. Teniendo en cuenta
estos dos aspectos, es posible afirmar que la auditora es un ejercicio en el que se
combinan audicin y visin dentro de un marco de anlisis.

Se suele afirmar que la auditora proviene de tiempos antiqusimos, tanto que
algunos se atreven a sostener que el primer libro en donde se hace referencia a
ella es la Biblia, en el Gnesis, en especial cuando Dios terminaba una de sus
magnficas obras y vea que era buena




Las auditoras internas de calidad se realizan con los siguientes propsitos:

Determinar la conformidad del GICUV, con las disposiciones establecidas en la
documentacin del sistema.
Proporcionar elementos de juicio para introducir programas de mejoramiento.
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias
que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del GICUV,
con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera
eficaz, eficiente y efectiva
1
.

Proceso de autoevaluacin y mejoramiento continuo, que obedece a un ejercicio
independiente, sistemtico, de apoyo continuo al desarrollo de los mismos procesos,
y no un ejercicio de evaluacin del control sobre el desempeo de los mismos.
(Factor diferenciador ente las auditoras de calidad y las auditoras de control).



Determinar la efectividad del GICUV para cumplir con los requisitos
establecidos en la norma y con los objetivos propuestos para un perodo de
tiempo especfico.
Evidenciar la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia de la gestin de
los distintos procesos, actividades, planes, proyectos y operaciones.
Promover la autoevaluacin.





Aplicar los procedimientos y mtodos
de auditora establecidos por la Universidad.
Ser independiente con relacin al rea
auditada.
Planificar la auditora y elaborar lista
de verificacin.
Realizar la auditora teniendo en
cuenta el alcance.
Recolectar y analizar la evidencia
objetiva que sea pertinente y suficiente para
obtener conclusiones.
Ser sensible a cualquier influencia que se pueda ejercer sobre su juicio
mientras lleva a cabo una auditora.
Documentar las observaciones.
Tratar la informacin confidencial con discrecin.
Reportar las debilidades encontradas.
Verificar la implantacin de las acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
Reportar cualquier obstculo importante encontrado al ejecutar la auditora.
Realizar reunin de cierre con el auditado, dndole a conocer los
resultados de la auditora.
Realizar el seguimiento y cierre de las acciones correctivas tomadas por los
procesos auditados para subsanar las debilidades detectadas durante a la
auditora. Esta funcin solamente aplica para el auditor jefe.
Utilizar los formatos de trabajo establecidos para registrar las actividades de
la auditora.
Conocer los riesgos asociados a la auditora.
Persona con la competencia requerida
para realizar auditoras.

Uno o ms auditores que llevan a
cabo una auditora.






Equilibrar las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo auditor.
Realizar el plan de auditora y hacer uso eficaz de los recursos durante la
auditora.
Conocer y aplicar en la realizacin del plan de auditora la metodologa para
la identificacin y manejo de los riesgos de la Universidad.
Velar por el bienestar y la proteccin de los miembros del equipo auditor
durante la auditora, incluyendo el aseguramiento del cumplimiento de los
auditores con los requisitos pertinentes de salud, proteccin y seguridad.
Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor.
Proporcionar direccin y orientacin a los auditores en formacin.
Prevenir y resolver conflictos cuando sea
necesario.
Representar al equipo auditor en las
comunicaciones con la persona que
gestiona el programa de auditora y el
auditado.
Liderar al equipo auditor para alcanzar
las conclusiones de la auditora.
Preparar y completar junto al equipo
auditor el informe de auditora.
Realizar la evaluacin a los integrantes del equipo auditor.



Responsable de encabezar al equipo auditor. El auditor jefe prepara el plan de la
auditora, conduce las reuniones, consolida las debilidades y oportunidades de
mejora de la auditora y rinde el informe de la auditora.

Persona que acompaa al equipo auditor, pero que no audita. Un observador no es
parte del equipo auditor y no influye ni interfiere en la realizacin de la auditora. Un
observador puede provenir del auditado, una autoridad reglamentara u otra parte
interesada que testifica la auditora. Los observadores pueden ser auditores de
calidad en proceso de formacin.
Persona designada por el auditado para
asistir al equipo auditor.
Organizacin que es auditada,
corresponde al proceso o subproceso
objeto del ejercicio de auditora.



Los guas y observadores pueden acompaar al equipo auditor. No deben influir ni
interferir en la realizacin de la auditora.

Para los observadores, cualquier obligacin en relacin
con la salud y la proteccin, la seguridad y la
confidencialidad debern gestionarse entre el auditor
jefe y el auditado.

Los guas, designados por el auditado, deberan apoyar
al equipo auditor y actuar cuando lo solicite el jefe del
equipo auditor. Sus responsabilidades incluyen:

Establecer los contactos y horarios para las entrevistas y velar porque lo
establecido en el plan de auditora se realice.
Acordar el acceso a ubicaciones especficas del auditado.
Asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos
relacionados con la proteccin y la seguridad de las ubicaciones son
conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor y los
observadores.


Si el conocimiento y habilidades necesarios no se encuentran cubiertos en su
totalidad por los auditores del equipo auditor, se pueden satisfacer incluyendo
expertos tcnicos.



Los auditores debern recibir instrucciones sobre el rol de los expertos
tcnicos, incluyendo cualquier limitacin en su participacin en la auditora.
Cada experto tcnico deber estar bajo la responsabilidad de un auditor
especfico del equipo de auditora.
A no ser que se hubiera acordado con el auditado o cliente de la auditora
de otra forma, el experto tcnico debera estar siempre acompaado por un
auditor.
Si se considera necesario, se puede permitir al experto tcnico la
realizacin de entrevistas bajo la supervisin de un auditor.



Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor. El
conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el
proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural.






El auditor lder realiza la programacin del ciclo de auditoras internas y la
definicin de su alcance y objetivos, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Los objetivos establecidos por la direccin.
El mapa de procesos.

P
H
V
A
Establecimiento del programa de
auditoras (alcance, objetivos,
recursos, procedimientos, etc).
Implementar el programa
(Competencia de auditores,
actividades de auditora).
Resultados acordes al programa.
Suficiencia de recursos.
Satisfaccin del auditado.
Acciones correctivas y preventivas al
programa o al proceso de
auditoras... Etc.
Mejora del programa.
Informe a la gerencia.
Re-asignacin de recursos.
Cambios a los objetivos del programa.
Re-entrenamiento de auditores, etc.
P
H
V
A
Inicio de la auditora.
Revisin de la
documentacin.
Preparacin de actividades en
sitio.
Realizacin de actividades
en sitio.
Preparacin, aprobacin y
distribucin del informe.
Finalizacin de la auditora.
Actividades de seguimiento
de la auditora.
Gestin del programa de auditora
Actividades de auditora
P
H V
A
Es una herramienta que se utiliza para establecer las situaciones que pueden
ocasionar riesgos (potenciales) y que obstaculicen el normal desarrollo del
programa de auditoras. La identificacin, valoracin y seguimiento de los riesgos
en el Programa de Auditoras se realiza segn lo establecido en el subproceso
Gestin de Riesgos del Proceso Planeacin Institucional.
Responsable por la planeacin,
programacin de los ciclos de las
auditoras.



Cambios organizacionales.
Implantacin de nuevos procesos o subprocesos.
Cambios coyunturales (normativos, reestructuracin de personal).

La priorizacin del programa de auditora se realiza con base:

El estado del proceso y subproceso (Indicadores de gestin, PQRS
encuesta de satisfaccin anterior)
La importancia de los procesos y subprocesos (riesgo para la organizacin,
solicitud del responsable, impacto en la satisfaccin del usuario).
Los resultados obtenidos en auditoras previas (tiempo desde la ltima
auditora, resultados de auditoras anteriores y su seguimiento, acciones
correctivas, preventivas y de mejora no planteadas).

En cada ciclo de auditoras anual se priorizarn, de los procesos del nivel central,
de las Facultades, Institutos Acadmicos y de las Sedes Regionales, los
subprocesos a auditar, cubriendo todos los procesos del GICUV durante el ciclo.





DA MES AO
OBJETIVO DEL PROGRAMA
ALCANCE DEL PROGRAMA
RECURSOS NECESARIOS
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
PROCESO SUBPROCESO
FECHA
PROGRAMADA
FECHA
REAL
OBSERVACIONES
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Auditor Lder Coordinador rea de Calidad y Mejoramiento Representante de la Direccin
F-03-MP-13-01-01 Elaborado Por: Area de Calidad y Mejoramient o
V-03-2010 Of icina de Planeacin y Desarrollo Inst it ucional
FECHA DE ELABORACIN
AUDITADO EQUIPO AUDITOR
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional
PROGRAMA DE AUDITORAS
Ciclo No. ________
La informacin de la programacin de auditorias por ciclo es
consignada en el formato Programa de Auditoras, F-03-MP-13-
01-01.




En el programa de auditora se plantean las unidades a auditar de forma general,
la aclaracin del proceso, programa acadmico, grupo o proyecto de investigacin,
proyecto de extensin o proyecto de bienestar, sern definidos por designacin del
Decano, Director de Instituto Acadmico, Director de Sede, Consejo de la Facultad
o Comit de Calidad de las unidades a auditar.


La identificacin de los riesgos asociados al programa son
establecidos por el auditor lder y se encuentran incluidos en la
matriz de riesgos del proceso Gestin del Mejoramiento, la gestin de
los riesgos identificados es realizada desde este proceso.





Los auditores internos de calidad realizan la planeacin de cada auditora
asignada, donde se deben definir: los requisitos del GICUV a auditar, los riesgos
asociados al plan de auditoras, las preguntas de ayuda para verificar el
cumplimiento de los requisitos y conocimiento general del subproceso a auditar.

Los criterios para realizar la auditora incluyen principalmente:

Manuales de procedimientos y operaciones.
Caracterizaciones de subproceso.
Normativa que regula el subproceso a auditar.
Registros asociados a los procedimientos.
Poltica y objetivos de calidad.
Norma NTCGP 1000.
MECI.
P
H
V
A
Extensin y lmites de una auditora. El alcance de la auditora incluye generalmente una
descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los
procesos, as como el periodo de tiempo cubierto.

Conjunto de polticas, procedimientos o
requisitos usados como una referencia
frente a la cual se compara la evidencia
de la auditora.
Descripcin de las actividades y de los
detalles acordados de una auditora.




Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA).

Si en la revisin del Plan de auditoras internas, el auditado y/o los dems
participantes de la auditora objetan alguna o varias de sus disposiciones, stas se
deben resolver entre las partes interesadas o con el auditor lder antes de iniciar la
auditora.


Durante la preparacin de la auditora es importante realizar
una revisin documental que permita tener un conocimiento
previo del proceso y de la dependencia que ser visitada, en
esta etapa se puede tener en cuenta la siguiente informacin:




Estos documentos y cualquier otro que se considere relevante en el
proceso pueden revisarse y ser insumo para la lista de verificacin.


Durante la etapa de preparacin, el equipo de la auditora debe realizar la lista de
verificacin, esta lista permite:

Promover la planificacin de la auditora.
Ayudar al control del tiempo de la auditora, indicando lo que ha de cubrirse
en cada subproceso.
Pgina web
Manuales de
procedimientos
Plan de accin
Matriz de riesgos del
proceso
PQRS del proceso
Resultados de
auditoras anteriores
Encuestas de
satisfaccin
Normatividad del
proceso /subproceso
Otros
P
H
V
A



Recopilar las evidencias de la auditora en un orden lgico.
Facilitar el cubrimiento de cada actividad y el muestreo, obteniendo
respuesta para los requerimientos.
Facilitar la solicitud y revisin de los registros del proceso.
Recopilar las notas y observaciones que servirn durante la realizacin del
informe.




La lista de verificacin es una gua que presta apoyo en la planificacin y
ejecucin de la auditora, pero que en ningn caso debe restringir la extensin de
las actividades del ejercicio, que pueden cambiarse como resultado de la
informacin recopilada durante la visita en sitio.

Durante la preparacin de la auditora es importante definir los formatos
que debern ser diligenciados durante la ejecucin y la asignacin de
tareas para el equipo.


DA MES AO
PROCESO:
SUBPROCESO:
Auditor o Equipo Auditor:
F-05-MP-13-01-01 Elaborado Por: Area de Calidad y Mejoramient o
V-05-2010 Of icina de Planeacin y Desarrollo Inst it ucional
FECHA DE ELABORACIN
COMENTARIOS / OBSERVACIONES
/CONCLUSIONES
REQUISITO PREGUNTAS
DOCUMENTOS Y
REGISTROS
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
LISTA DE VERIFICACIN
La informacin de la lista de verificacin es consignada en el
formato Lista de verificacin, F-05-MP-13-01-01.












Reunin de apertura:

La reunin de apertura tiene como propsitos:

La presentacin de los participantes,
incluyendo los observadores y los guas.
Una descripcin general de las funciones
del equipo auditor.
Ratificar el objeto y alcance de la auditora,
Definir la metodologa a emplear para el
desarrollo de la misma.
Resolver posibles dudas de los auditados
Confirmar los canales de comunicacin
entre el equipo auditor y el auditado, Aclarar el
proceso de presentacin del informe.
Aclarar cualquier aspecto delicado o
confidencial.
Determinar aspectos o requisitos relacionados con la seguridad.


Visita de Campo:
Mediante las entrevistas con los auditados, observacin
directa del desarrollo de las actividades, verificacin de
registros, sistemas de informacin, revisin de bases de
datos y pginas web se renen las evidencias objetivas
que permiten verificar y/o comprobar el desarrollo de las
actividades previstas y/o planificadas, y que se estn
adelantando planes y acciones, orientadas al mejoramiento
del desempeo del proceso y del GICUV.
En el contexto de las auditoras internas
de calidad de la Universidad,
corresponde al incumplimiento de un
requisito de la norma NTCGP1000 o
ISO 9001.
P
H
V
A
En el contexto de las auditoras internas
de calidad de la Universidad corresponde
a una situacin que potencialmente
puede afectar al GICUV o que puede
avanzar a un estado mejor que el actual.
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de
auditora y que son verificables.






Al comparar los criterios establecidos en el Plan, con las evidencias, se
determinan los resultados positivos y las situaciones por mejorar. Los resultados
pueden ser: fortalezas, debilidades u oportunidades de mejora.


Todo resultado obtenido en el desarrollo de una auditora debe ser corroborado en
el sitio de trabajo donde fue encontrado con evidencia clara y objetiva, la claridad
EVIDENCIAS
NCIAS
Documento
Personas
Entorno
Revisin Documental
Entrevista
Encuesta
Muestra
Observacin
Visita en sitio
Recorrido
Inspeccin
Declaracin de
hechos
N confiable
CRITERIOS

Ley
Partes
Interesadas
Norma
Organizacin
Ms graves



en las evidencias permitir que las causas de las situaciones a mejorar sean ms
fcilmente identificables.



Si en el desarrollo de una auditora, un equipo auditor detecta
dificultades para el logro de los objetivos inicialmente propuestos, debe
informar las razones al auditado para solucionarlas o comunicarlas al
auditor lder.

Preguntas durante la auditora
Los auditores participativos no solamente hacen preguntas que involucran al
auditado, sino que tambin adoptan un estilo o tono que se ajusta a la intencin de
sus preguntas.

Un auditor hace preguntas de manera que:
El auditado sienta que el auditor est interesado sinceramente en la
respuesta.
Es amable, amistoso y no es arrogante ni condescendiente.
Es metdico y profesional, sin ser frio ni indiferente.
Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de disparar
preguntas rpidamente una detrs de otra, lo que puede dar la sensacin
de un interrogatorio.
Acta con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del auditado, en
vez de avanzar rgidamente a travs de una larga lista de preguntas
predeterminadas que se deben responder, ya sean pertinentes o no.
OBJETIVO

EVIDENCIAS

CRITERIOS

RESULTADOS

CONFORMIDAD

FORTALEZA

POR MEJORAR

POSITIVOS

OPORTUNIDAD

DEBILIDADES

No se redactan en el
informe

Qu se quiere?

Cmo se est haciendo?
Qu se hace?

Qu se debe hacer?

Se establecen
acciones correctivas

SEGUIMIENTO

Comparacin

Se establecen
acciones preventivas
o de mejora




Es firme y persistente con un auditado difcil o evasivo, y no deja que se
disperse.

El propsito de las preguntas es recolectar la informacin requerida, aclarar las
ideas que se tienen del proceso y verificar la exactitud de lo que se ha odo, las
preguntas ms apropiadas para facilitar esto es:

Preguntas abiertas: Las preguntas abiertas hacen que el auditado se sienta
cmodo y lo estimulan a expresar abiertamente sus opiniones o sugerencias y
a hablar sobre la forma en que se realizan las tareas. Las preguntas abiertas
usualmente comienzan con: Cmo, Qu, Cundo, Por qu, Dgame,
Mustreme, Descrbame.
Preguntas de sondeo: son preguntas abiertas diseadas para extraer
informacin especfica y ms profunda acerca de un tpico, estimulan al
auditado a explicar con ms detalle una afirmacin que no es clara para el
auditor. Usualmente comienzan por: Dgame ms acerca de, Que quiere
decir con, Deme un ejemplo de
Preguntas cerradas: estn diseadas para obtener respuestas breves del
auditado. Pueden ser muy tiles cuando el auditor est verificando que ha
entendido una afirmacin hecha por el auditado. Las preguntas cerradas se
deberan utilizar en forma escasa, y no se usan para empezar una entrevista.

La calidad de la relacin que se establezca entre el auditado y el
auditor o equipo auditor, ser la que facilite una comunicacin abierta
y directa. El objetivo es establecer una relacin de colaboracin en la
que la comunicacin fluya libremente y los auditados tengan confianza
en que el auditor est verdaderamente interesado en cmo realizan el
proceso y no solo desean sorprenderlos en sus errores.


Finalizada la etapa de recoleccin de las evidencias
objetivas, el equipo auditor se rene para realizar el
balance final de los resultados, determinar las evidencias
que constituyen tanto cumplimiento como incumplimiento
en la gestin, y preparar las conclusiones de la auditora.


Resultado de una auditora, que proporciona
el equipo auditor tras considerar los
objetivos y criterios establecidos y todas las
debilidades y oportunidades de mejora de la
auditora.
P
H
V
A
Documento en donde se depositan las
conclusiones de la auditora, es decir
donde se encuentran redactadas las
fortalezas, debilidades y oportunidades de
mejora encontradas.


Informe de auditora
Documento en donde se depositan las
conclusiones de la auditora.




Cada equipo auditor prepara y presenta el informe correspondiente, el cual
constituye el registro completo y conciso de los resultados de dicho ejercicio.

El informe de auditora traduce fielmente los resultados obtenidos, recuerda el
objetivo y alcance, indica la fecha, establece la composicin del equipo auditor,
referencia los documentos examinados, define debilidades y oportunidades de
mejora y relaciona los puntos fuertes del proceso auditado.

Para la redaccin de los informes es importante tener en cuenta:

Redaccin de Fortalezas
Una fortaleza debera expresar la situacin positiva encontrada, acompaada de
una justificacin de porque el auditor la considera como tal.


Redaccin de Oportunidades de Mejora
Una oportunidad de mejora debe expresar el riesgo encontrado acompaado de
un concepto por parte del auditor de para qu le servira al sistema la
implementacin de dicha oportunidad de mejora, incluyendo cul es el requisito
del GICUV que est en riesgo de ser incumplido.


Redaccin de Debilidades
Una debilidad debe expresar la situacin que presenta desviacin frente a los
criterios establecidos, cul es el criterio del GICUV que se est incumpliendo y qu
evidencia clara y objetiva soporta la decisin de establecer una debilidad.



El informe puede presentar dos estados:
Informe preliminar
Informe final
FORTALEZA
BENEFICIO
(Qu situacin?)

(Por qu?)
RIESGO
BENEFICIO CONDICIONAL
(Qu situacin?)

(Para qu?, propsito)
DECLARACIN
CRITERIO INCUMPLIDO
(Se observ, se encontr,
se evidenci, se identific)

(Incumple, no se hizo,
fallo)

EVIDENCIA
(Dnde, cundo,
cunto)




Informe preliminar de auditora:
Es aquel que documenta el auditor jefe en conjunto con el equipo auditor resultado
de las auditoras en donde se toman muestras de unidades acadmico-
administrativas. Los informes preliminares son documentos de uso exclusivo del
equipo auditor y no son presentados a los auditados.

El Informe preliminar es utilizado cuando se realiza auditora a varias unidades
acadmicas o administrativas de una Facultad, Instituto Acadmico o Sede
Regional como muestra de la auditoria programada; estos informes preliminares
son consolidados en el Informe final por el rea de Calidad y Mejoramiento.

Informe final de auditora:
Es aquel en donde se consolida los resultados de la auditora, para ello se toma
como base los informes preliminares preparados por los equipos auditores.







Informe Preliminar Informe Final DA MES AO
No. Oportunidades
Equipo Auditor: Auditor Jefe / Lder:
F-07-MP-13-01-01 Elaborado Por: rea de Calidad y Mejoramient o
V-05-2012 Of icina de Planeacin y Desarrollo Inst it ucional
FECHA DE LA AUDITORIA
Debilidades
DOCUMENTOS EXAMINADOS
DESCRIPCIN
OBJETIVO
ALCANCE
EQUIPO AUDITOR
PROCESO SUBPROCESO
Auditado:
FORTALEZAS
OBSERVACIONES
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
INFORME DE AUDITORA
La redaccin de los resultados de auditora son consignados en
el formato Informe de Auditora, F-07-MP-13-01-01.




Cada auditor jefe deber entregar al auditor lder todos los soportes y
registros de la auditora llevada a cabo conjuntamente con el informe de
la auditora.


El auditor lder consolida la informacin de los informes preliminares en el informe
final y conserva los informes preliminares.



En la reunin de cierre, despus de determinar las
debilidades y oportunidades de mejora encontradas, se
realizan las siguientes actividades:



Recuento del procedimiento seguido.
Presentacin de los resultados obtenidos en el desarrollo de la auditora, de
tal manera que se garantice una comprensin clara de las debilidades y
oportunidades de mejora detectadas.

Una vez se termine la reunin de cierre, en la cual se expone las debilidades y
oportunidades de mejora encontradas y se aprueba verbalmente el documento, el
auditado debe manifestar su aceptacin de manera formal, con la firma del
documento o a travs de la respuesta al correo enviado por el auditor jefe, en el
cual se le hace entrega del informe.


Cualquier opinin divergente relativa a los resultados de la auditora
y/o conclusiones entre el equipo auditor y el auditado deben de
discutirse y si es posible resolverse. Si no se resolvieran, el auditor
lder mediar para llegar a algn acuerdo.



Terminada cada auditora los auditados y el auditor jefe
realizan la evaluacin del equipo auditor, y este registro
es entregado al auditor lder junto a los dems registros
de auditora.

P
H
V
A
P
H
V
A



Esta evaluacin sirve para detectar fortalezas y debilidades que permitan
demostrar la competencia del auditor. Las debilidades deben ser analizadas por el
auditor lder con el fin de determinar las acciones de mejoramiento.

A los auditores internos de calidad se les informa va correo electrnico el
resultado de la evaluacin finalizado el programa de auditora. Con los
auditores que fueron calificados por debajo de cuatro (4.0) o con los que el
auditor lder considere con respecto al desempeo general, se programar
una reunin individual con el fin de conocer la percepcin que se tiene
respecto a la evaluacin y el plan de mejoramiento trazado para
incrementar la evaluacin siguiente. De esta reunin debe quedar un
registro, al cual se le har un seguimiento.

Quedar a consideracin del auditor lder la exclusin de los auditores del
grupo de auditores activos, debido a bajas calificaciones y/o poca
participacin en diferentes programas de auditoras.




Ciclo de Auditoras:
Auditor Evaluado:
Por favor califique de 1 a 5 los aspectos relacionados. 1
No
aceptable
2 Malo 3
Aceptabl
e
4 Bueno 5
Muy
bueno
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 Conocimiento tcnico
2
Relacin con el auditado (amabilidad,
atencin, etc.)
3 Puntualidad
4 tica e imparcialidad
5 Mente abierta
6 Expresin verbal
7 Administracin adecuada del tiempo
8 Capacidad de escucha
9 Capacidad de percepcin y de observacin
10 Seguridad en las afirmaciones
11
Persistente (Orientado hacia el logro de los
objetivos)
12
Decidido (Alcanza conclusiones oportunas,
basadas en el anlisis)
13 Trabajo en Equipo
F-06-MP-13-01-01 Elaborado Por: Area de Calidad y Mejoramient o
V-06-2013 Of icina de Planeacin y Desarrollo Inst it ucional
Proceso Auditado:
Fecha de Finalizacin:
Firma Evaluador
(Auditor jefe/lder):
PROMEDIO
Firma Evaluador
(Auditado):
CALIFICACION AUDITADO
TOTAL
OBSERVACIONES
Fecha de Inicio:
CALIFICACION AUDITOR JEFE/ LIDER
No. ASPECTO TOTAL
RECTORA
Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
rea de Calidad y Mejoramiento
EVALUACIN AUDITORES INTERNOS DE
CALIDAD
La evaluacin es realizada en el formato Evaluacin de Auditores
Internos, F-06-MP-13-01-01.



El responsable de cada subproceso o dependencia
auditada lidera la adopcin y aplicacin de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora pertinentes para
solucionar las debilidades y/o oportunidades
encontradas, mediante la aplicacin de la metodologa
establecida en el procedimiento 6.4. Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento del Manual
Gestin del Mejoramiento MP-13-01-01, el cual incluye la investigacin e
identificacin de las causas, el establecimiento de las acciones, y el seguimiento
de las acciones segn las fechas propuestas.

El Auditado debe diligenciar el formato de acciones correctivas,
preventivas y de mejora, para darle respuesta a los resultados de la
auditora y hacer entrega al auditor lder como mximo dentro de 45
das despus de entregado el informe de auditora.



Con base en los resultados obtenidos, segn las fechas de
implantacin de las acciones correctivas determinadas por los
auditados, los auditores internos asignados efectan las
auditoras de seguimiento, para verificar la eficacia de las
acciones correctivas tomadas y el seguimiento realizado por los
responsables de los procesos.

El cierre de la auditora interna de calidad de un proceso no se da hasta que las
acciones correctivas no han sido cerradas y se comprueba que han sido eficaces
para dar solucin a la debilidad detectada.

Como una actividad de acompaamiento la Oficina de Control Interno realizar
seguimiento a la ejecucin y cierre de los ciclos de auditoras internas.



Una vez se ejecuta la totalidad del programa de auditoras
internas de calidad, con base en los resultados de cada
auditora realizada y las evaluaciones de los auditores internos,
el auditor lder elabora el informe general para presentarlo a la
direccin como informacin de entrada para la revisin por la
Direccin del Comit coordinador de control interno.
P
H V
A




Los datos e informacin recopilada en el informe general de auditoras
son analizados y se toman las acciones correctivas, preventivas o de
mejora necesarias para el mejoramiento continuo del Programa de
Auditoras.




Conocimiento del Plan de Auditora y la preparacin previa
El responsable del proceso auditado debe sacar pleno provecho de la fase de
preparacin de la auditora:

Asegurando que todo su equipo de trabajo
conozca qu se va auditar, con qu
propsito se va a hacer la auditora, cuando
se va a auditar, con qu criterios para que
estn preparados, atiendan adecuadamente
a los auditores y tengan la oportunidad de
identificar y desarrollar acciones de mejora
adicionales, antes de la auditora.
Interactuando con el auditor interno para proponer puntos adicionales o
puntos en los cuales sea conveniente hacer nfasis durante la auditora, y
para confirmar la fecha y condiciones de la auditora, al igual que para
suministrar la informacin adicional que pueda requerirse.
Destacando con todo su equipo la importancia que debe darse a la
auditora, como instrumento clave para el mantenimiento y mejora del
proceso y del Sistema de Gestin Integral de Calidad de la Universidad.


Desempeo previo
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(segn se requiera):

Conozca y tenga claro el comportamiento previo de
su proceso en cuanto a dificultades en el desarrollo de los
procesos (misionales), problemas, fallas, quejas, reclamos
o incumplimientos, al igual que las acciones de respuesta
inmediata y a mediano plazo que se han tomado o que
estn en curso.
Conozca y tenga claro los indicadores del proceso con sus respectivas
metas, al igual que sus tendencias, desempeo, y medidas adoptadas en
casos de desviaciones de lo esperado.



Tenga claro y este en capacidad de sustentar en qu se ha mejorado.

Los documentos
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(segn se requiera):

Ubique, conozca, domine, tenga actualizados y
disponibles los documentos que definen reglas
de juego, requisitos o especificaciones para el
proceso, como: manuales, caracterizaciones,
procedimientos, instructivos y dems
documentos.
Est en capacidad de demostrar la continua
aplicacin y cumplimiento de las disposiciones
adoptadas.


Los registros
El responsable del proceso auditado logra asegurar que su equipo de trabajo
(segn se requiera):

Tenga organizados, archivados y disponibles los registros
que evidencian la conformidad y el desempeo adecuado del
proceso.
Cumpla las disposiciones adoptadas con respecto a los
registros en cuanto a tiempos de retencin, ubicacin,
disposicin final y proteccin.


En la apertura
El responsable del proceso auditado:

Participa en el momento de la apertura y
confirma con el auditor los aspectos
formulados en el plan.
Asegura que el auditor tenga los recursos,
medios y apoyo requerido para prestar su
servicio.
Destaca con su equipo de trabajo la
importancia del servicio para la mejora de sus
procesos, al igual que la disposicin de apoyo.
Soluciona los inconvenientes logsticos que se puedan presentar, haciendo
nfasis en la importancia de cumplir los tiempos previstos en la agenda.




Durante el desarrollo de la entrevista y la observacin de campo. Manejo del
enfoque y de los requisitos

El responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (segn se requiera):

Conocen, dominan y tienen presente el enfoque y ubicacin del proceso
dentro del GICUV, segn lo indicado en el manual de calidad, los manuales
de procesos, las caracterizaciones y el mapa de procesos.
Hacen nfasis en los resultados positivos, los logros y las mejoras
obtenidas.
Tienen claro cules son los requisitos
legales, contractuales o internos
aplicables al proceso y est en capacidad
de sustentar con evidencias su
cumplimiento.
Hacen permanente referencia al plan de
auditora para visualizar el cubrimiento
temtico, y para ir concluyendo acerca de
cada uno de los temas tratados.
Dan respuesta en trminos de
correcciones y de acciones correctivas (si
es posible) a las debilidades encontradas
por el auditor.

Durante el desarrollo de la entrevista y la observacin de campo en lo
relacionado a las dificultades y el desarrollo de las acciones correctivas

El responsable por el proceso auditado y su equipo de trabajo (segn se requiera):

Demuestran con evidencias objetivas que en los casos que se han
presentado fallas o dificultades en el desarrollo de los procesos, se ha dado
respuesta inmediata sobre el efecto del problema (Tratamiento de
dificultades, atencin o respuesta a quejas y reclamos).
Demuestran con evidencias objetivas que en
los casos que se han presentado fallas o dificultades
en el desarrollo de los procesos, se han aplicado
criterios para priorizar, formular y desarrollar
acciones correctivas que son el resultado de
investigar las causas y determinar las mejores
alternativas para evitar la recurrencia de las fallas.


Durante el desarrollo de la entrevista y la observacin de campo del proceso.
Desarrollo de las acciones preventivas y de mejora

El responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (segn se requiera):




Demuestran con evidencias objetivas que para la mejor gestin del proceso
se identifican y analizan los riesgos, y se toman acciones preventivas que
se anticipan a la ocurrencia de las fallas disminuyendo la magnitud de los
riesgos.
Tienen conocimiento y demuestran con evidencias objetivas las acciones
de mejora emprendidas para el proceso, considerando adicionalmente los
indicadores de desempeo que muestran sus tendencias y logros.


Durante el cierre de cada tema y el cierre de la auditora

El responsable del proceso auditado y su equipo de trabajo (segn se requiera):

Confirman con el auditor las debilidades y
oportunidades de mejora encontradas y toman nota acerca
de las evidencias que lo sustentan. Analizan la naturaleza y
magnitud de los mismos.
Identifican cules son los temas del plan de auditora
en los que se encontraron las debilidades u oportunidades.

Con respecto al trmite del informe y la gestin del servicio

El responsable del proceso auditado:
Promueve la dinamizacin y entrega rpida del informe por parte del
auditor.
Analiza en conjunto con su equipo de trabajo los resultados del informe.
Objeta, si es necesario los planteamientos del informe, con el propsito de
precisar debilidades o evaluar el enfoque dado a un requisito.
Participa en la evaluacin del servicio de auditoras, y retroalimenta a sus
auditores, para que mejoren su desempeo.


Con respecto al tratamiento inmediato dado a las debilidades encontradas
previamente

El responsable del proceso auditado:

Verifica que ya se hayan tomado las
correcciones que den respuesta a las
debilidades encontradas, o gestiona su
ejecucin en el caso de que la debilidad no
se hubiera planteado previamente. (Accin
sobre el efecto).



Con respecto al inicio en la formulacin de las acciones correctivas o
preventivas

El responsable del proceso auditado:

Asigna las responsabilidades y participa
en la investigacin de las causas y la
formulacin/ aprobacin de las acciones
correctivas o preventivas pertinentes.
Determina los tiempos previstos para la
ejecucin de las acciones.
Asigna los recursos necesarios para la
investigacin de las causas, la formulacin y la
ejecucin de las causas.


Con respecto al tratamiento inmediato dado a las debilidades u
oportunidades

El responsable del proceso auditado y los responsables de los procesos asociados
(segn se requiera):

Realizan un seguimiento a su cabal ejecucin, en el caso en el que la
debilidad u oportunidad de mejora requiera un tiempo significativo para su
implementacin.


Con respecto al seguimiento y cierre de las acciones

El responsable del proceso auditado:

Evala el impacto del incumplimiento con la
participacin de su equipo de trabajo y segn
se requiera de los responsables de procesos
relacionados.
Realiza un seguimiento personal sobre el
desarrollo y efectividad de las causas, dentro
de los tiempos previstos. Confirma a travs de
evidencias que las causas que generaron
dichos incumplimientos, ya no existen o que los
riesgos se han mitigado.





Asigna los recursos necesarios para resolver contingencias o eventos no
previstos durante el desarrollo de las acciones establecidas.
Registra la culminacin de las acciones, como punto de partida para
realizar auditoras de seguimiento y cierre final.


Con respecto a la estandarizacin de soluciones

El responsable del proceso auditado:

Asegura que se documenten y oficialicen los cambios o documentos que
pueda generar el desarrollo de las acciones.