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Rediseo de procesos y Tecnologas de

Informacin
Ejercicio de Aplicacin
1. Planteamiento:
En el lejano pas de Dondequistn, se ha implementado un fondo para
subsidiar proyectos de uso de tecnologas aplicada al mundo agrcola que
busca fomentar la innovacin y el aumento de productividad en los
pequeos agricultores.
Despus de varios anlisis tcnicos y econmicos se lleg a la conclusin de
que un subsidio bien diseado y focali!ado tendra impactos signi"cativos
en el desarrollo de este tipo de agricultores con e#ternalidades positivas en
el mundo rural de Dondequistn. $a apuesta de los especialistas del
%inisterios de &gricultura y de las reas de fomento al desarrollo, es que el
subsidio puede ser relevante en este sentido y marcar un punto de in'e#in
en la alicada situacin de los agricultores de las regiones no urbanas.
2. estin de entrega:
El programa fue diseado minuciosamente, aunque su proceso de entrega
debi ser armado rpidamente para apurar la ejecucin. Este esencialmente
funciona de la siguiente forma(
)ara la gestin de las entregas de recursos se ha dispuesto un
mecanismo que permite recibir los proyectos en las o"cinas del
%inisterio de &gricultura en todas las regiones del pas, adems de la
capital.
*. +na ve! recibidos los proyectos presentados por los
agricultores, estos deben ser revisados para ver si cumplen
con los requisitos bsicos para estos efectos. )ara ello se
someten a tres revisiones( De la completitud tcnica de los
antecedentes, de la presentacin administrativa de todos los
antecedentes requeridos y de la valide! legal y pertinencia del
receptor del subsidio.
,. Esta revisin se hace en la capital y los antecedentes son
enviados desde las regiones una ve! a la semana.
-. En caso de que falte un antecedentes o la validacin preliminar
arroje problemas, se enva una comunicacin a la regin para
contactar al postulante y requerir la correccin de los
antecedentes.
.. /i el agricultor completa o corrige la informacin, el trmite de
postulacin continua, caso contrario queda congelado.
0. +na ve! completada la revisin preliminar, los proyectos pasan
a la fase de evaluacin tcnica, que consiste en asignar el caso
a un analista del %inisterio que estudia cada proyecto y emite
un informe tcnico. Este informe debe ser visado por el jefe
del departamento respectivo.
1. +na ve! "nali!ado este informe, se pasa a evaluacin legal en
que se asigna el caso a un abogado para su revisin, quien
emite un informe legal. Este informe tambin debe ser
validado por el abogado jefe.
2. +na ve! completos los informes legales, los proyectos se
priori!an de acuerdo con los resultados de los informes legales
y tcnicos en base a un conjunto de parmetros prede"nidos.
3. )ara de"nir la asignacin se re4ne un comit mensualmente,
que de"ne a que proyectos se le asignarn subsidios
considerando el ran5ing previo y las consideraciones de
disponibilidad de recursos y eventualmente otros criterios
relevantes. El comit selecciona proyectos aprobados y
recha!a el resto.
6. En base al resultado del comit, en cada regin se comunica a
los postulantes el resultado de las asignaciones. En el caso de
los proyectos recha!ados se devuelven los antecedentes al
postulante.
!. Ejec"cin y seg"imiento:
En el caso de un proyecto aprobado se inicia el proceso de formali!acin de
la entrega del subsidio lo requiere(
la "rma de un contrato y
la entrega de garantas espec"cas de parte del postulante para
asegurar la adecuada utili!acin de los recursos entregados.
& su ve! una ve! recibidos los fondos, se inicia la ejecucin del proyecto por
parte del agricultor, quien debe rendir informes de avance tanto tcnico
como econmico de su proyecto con frecuencia mensual. El ministerio a
travs de sus agencias regionales debe "scali!ar el correcto desarrollo del
proyecto.
+na ve! concluido el proyecto se entrega por parte del agricultor un informe
"nal y se cierra formalmente el proyecto por parte del %inisterio liberando
las garantas presentadas por el bene"ciario.
El %inisterio se encuentra estudiando la implementacin de un programa de
evaluacin e# post del impacto alcan!ado por los proyectos subsidiados.
#. Alg"nas $ifras disponi%les:
)ara este caso es importante considerar(
/e reciben en promedio unas .77 solicitudes mensuales, con un 208
en regiones y un ,08 en la capital.
$a validacin preliminar que se reali!a de los antecedentes permite
procesar hasta ,07 solicitudes mensuales en el rea legal, -77 en el
rea tcnica y ms de 077 en la parte administrativa.
+n ,08 de los proyectos presentados se devuelven en la
prevalidacin por problemas con los antecedentes. De stas solo ,9-
de los postulantes son contactados y completan9corrigen la
informacin requerida.
$a capacidad del rea de anlisis tcnico permite procesar hasta un
total de ,77 proyectos por mes, ya que cuenta con 3 funcionarios que
revisan una media de ,0 proyectos por mes cada uno.
$a capacidad del rea legal es de *07 proyectos por mes, ya que el
equipo de abogados est dedicado a muchos otros temas en la
institucin.
El comit aprueba en promedio recursos para un 178 de los
proyectos presentados, recha!ando el resto.
$os proyectos duran en promedio unos 1 meses y e#iste capacidad
para "scali!ar como m#imo unos .7 proyectos por mes.
$a duracin media desde que se presenta la solicitud hasta que se
aprueban los fondos es de , meses, si es que no hay carga
acumulada en el proceso.
+na encuesta hecha a los agricultores re'eja que aunque el subsidio
es valorado se percibe el trmite como lento, el feedbac5 del estado
del proceso como muy vago y la burocracia muy alta :;Demasiados
papeles me piden y nunca se en que esta mi proceso<=. &dems hay
muchas quejas por el hecho de que les avisan hasta un mes despus
de entregados los antecedentes, que faltaba un papel o haba un
problema de forma en los antecedentes presentados.
E#iste adems la percepcin en los asesores del %inistro, que el costo
de administracin del proceso es alto, considerando los recursos que
"nalmente llegan a los agricultores. Estimaciones preliminares sit4an
el costo de administracin sobre el *,8 de los fondos entregados.
&. 'esarrollo del caso
/i los objetivos son hacer ms e"ca! el proceso de entrega y lograr que el
programa pueda operar adecuadamente de acuerdo a los objetivos de
poltica de"nidos, se requiere que el grupo analice el caso y(
A. Apli("e el enfo("e de procesos re)isado en clases:
o 'e*na el proceso de gestin del s"%sidio completando
el diagrama macro )isto en clases.
o +aga "n mapa del proceso, "sando la -erramienta de
modelamiento.
o 'e*na las principales m.tricas y proponga indicadores
de gestin para el proceso
o Analice los principales pro%lemas del proceso.
/. +aga "n an0lisis de Is-i1a2a para el pro%lema e3istente en la
entrega de los s"%sidios y res"ma ejec"ti)amente la sit"acin
act"al
$. Re)ise la e)ol"cin del proceso considerando las demandas y
las capacidades de procesamiento ("e .ste tiene:
o $"antos s"%sidios se -a%r0n entregado l"ego de 4
meses de operacin.
o $"antas solicit"des estar0n pendientes en el proceso5
o $"0les son los principales c"ellos de %otella del
proceso.
o $"0l es la tendencia del proceso5
D. Proponga "n rediseo del proceso, planteando las mejoras y
el n"e)o diagrama de proceso, considerando:
o 6ejorar la capacidad para procesar solicit"des.
o +acer m0s e*ciente el 7"jo del proceso.
o 6ejorar la atencin y la informacin al agric"ltor.
o $"0l sera la capacidad de procesar solicit"des en el
n"e)o proceso rediseado5
E. Esta%le8ca los elementos de apoyo tecnolgico ("e de%era
tener este rediseo y s"s principales caractersticas
recomendadas por el gr"po.
9. Plantee "n enfo("e de implementacin y e3pli("e las ra8ones
detr0s de la estrategia prop"esta.