Leccin: Registro maestro de materiales

Resumen de la leccin
En esta leccin se presenta el registro maestro de materiales como uno de
los
registros fundamentales de la logstica. Se explicar la estructura y la
actualizacin
(creacin, ampliacin, modifcacin y visualizacin) del registro maestro de
materiales.
Objetivos de la leccin
l fnalizar esta leccin podr!
" Explicar el signifcado de los registros maestros de materiales
" #rear y actualizar registros maestros de materiales
" $econocer los niveles de organizacin %ue son importantes para la
actualizacin de los registros maestros de materiales
Ejemplo empresarial
&iversos departamentos de su empresa acceden a registros maestros de
materiales
y los utilizan. #omprue'e cmo se pueden crear y ampliar dic(os registros
maestros.
Registro maestro de materiales - Resumen
El registro maestro de materiales es la fuente central de datos especfcos
de
material de una empresa. )o utilizan todas las reas de )ogstica.
*ediante la integracin de todos los datos de material en un o'+eto de 'ase
de
datos ,nico, se evita el pro'lema de la redundancia de datos. -odas las
reas,
como compras, gestin de stoc.s, planifcacin de necesidades y
verifcacin de
facturas pueden utilizar los datos gra'ados.
)os datos arc(ivados en el registro maestro de materiales se necesitan para
muc(as
utilizaciones, entre ellas, las siguientes!
" )os datos de compra se necesitan para realizar pedidos
" )os datos de gestin de stoc.s se necesitan para conta'ilizar movimientos
de
mercancas y llevar a ca'o inventarios
" )os datos conta'les se necesitan para la valoracin de material
" )os datos de planifcacin de material se necesitan para la planifcacin
de necesidades
/uesto %ue las diferentes reas de especializacin dentro de una empresa
tra'a+an
con un material y cada departamento registra informacin diferente
relacionada
con el mismo, los datos de un registro maestro de materiales se su'dividen
seg,n
el rea de utilizacin. s pues, cada rea de especializacin tiene su propia
vista de un registro maestro de materiales y es responsa'le de actualizar
los datos
tratados en esta vista.
Grfco 49: antallas de datos en la actuali!acin del registro maestro de
materiales
)as pantallas de datos para el tratamiento de registros maestros de
materiales, se
dividen en las clases siguientes!
" &atos principales
0stas son las imgenes de las reas de especializacin individuales, como
datos 'sicos, planifcacin de necesidades, etc.
" &atos adicionales
Existen imgenes en las %ue se encuentra informacin adicional, como
unidades de medida alternativas, denominaciones 'reves de material y
valores de consumo.
)os datos %ue se actualizan dentro de una vista pueden ser vlidos para
diferentes
niveles de organizacin.
Existen datos de material vlidos para todos los niveles de organizacin y
otros
%ue slo son vlidos para determinados niveles. /ara %ue los datos de
material se
puedan administrar de forma central, sin cargas innecesarias en la 'ase de
datos
de'idas a informacin redundante, el maestro de materiales se organiza de
manera
%ue re1e+a la estructura de una empresa.
" &atos a nivel de mandante!
)os datos de material generales, vlidos para toda la empresa, se gra'an
a nivel de mandante
" &atos a nivel de centro!
-odos los datos vlidos en un centro o para los almacenes correspondientes,
se almacenan a nivel de centro.
" &atos a nivel de almac2n!
-odos los datos vlidos para un almac2n determinado se gra'an a nivel de
almac2n.
"rear registro maestro de materiales
)os datos para un material se estructuran por rea de utilizacin y nivel de
organizacin, y tam'i2n aparecen en la actualizacin del registro maestro
de
materiales. l tratar registros maestros de materiales, se de'en negociar
varias
imgenes de dilogo antes de poder comenzar a actualizar datos.
Grfco #$: %ctuali!acin de registro maestro de materiales: &ecuencia
de imgenes
En la imagen inicial aparecern dos ventanas de dilogo sucesivas. En la
primera
ventana de dilogo de'er especifcar las vistas %ue desee procesar. En la
segunda
ventana de'er indicar los niveles de organizacin relevantes.
continuacin,
aparecen las pantallas de datos.
Se puede modifcar la secuencia de imgenes estndar con las
parametrizaciones.
lgunas imgenes no estn integradas en la secuencia de imgenes
estndar. Slo
puede acceder a estas imgenes si las selecciona especfcamente en la
'arra de
men,s.
l crear un nuevo registro maestro de materiales, se de'e seleccionar un
tipo de
material y un ramo al %ue se de'e asignar el material.
Grfco #': (ipo de material
)os materiales con las mismas propiedades se asignan al mismo tipo de
material.
lgunos e+emplos de tipos de materiales son las materias primas, los
productos
semiaca'ados y los productos aca'ados.
Entre otras cosas, el tipo de material controla!
" El tipo de asignacin de n,meros (interna o externa)
" El rango de n,meros permitido
" )as imgenes %ue aparecen y su secuencia
" 3u2 datos especfcos del rea de especializacin se recomiendan para
el registro (en vistas)
" )a clase de aprovisionamiento %ue se permite para un material, es decir,
si el
material se fa'rica en la propia empresa o se trae de fuera, o si se permiten
am'as posi'ilidades.
4unto con el centro, el tipo de material determina la necesidad de gestin de
stoc.s
de un material (si las modifcaciones de cantidad se registran
constantemente en el
registro maestro de materiales y5o el valor se modifca en las cuentas de
stoc. o
de gestin fnanciera).
dems, el tipo de material determina las cuentas %ue se conta'ilizan
cuando se
inscri'e una entrada de material dentro de un almac2n (o una salida de
2ste).
&iversos tipos de material se suministran como estndar. Si su empresa
necesita
ms tipos de material, puede defnirlos en #ustomizing seg,n sus
necesidades.
Grfco #): Ramo
6gual %ue el tipo de material, el ramo tam'i2n tiene una funcin de control.
#uando se crea un registro maestro de materiales, el ramo especifca!
" )as imgenes %ue aparecen y su secuencia
" )os campos especfcos del ramo %ue se muestran en cada imagen
El ramo asignado a un material no se puede modifcar posteriormente.
En el #ustomizing puede defnir ramos nuevos y actualizar la referencia de
campo
para el control de seleccin de campos seg,n las necesidades especfcas
de su
empresa.
)a mayora de datos del registro maestro de materiales puede actualizarlos
directamente el usuario. Sin em'argo, tam'i2n (ay informacin %ue
actualiza el
sistema automticamente. l registrar movimientos de mercancas el
sistema
actualiza, por e+emplo, los datos de stoc. y los datos de consumo. Se puede
invocar informacin estadstica, como la fec(a de la creacin original y la de
la
,ltima modifcacin, con , con el texto %uic. info Informacin sobre material.
En el registro maestro de materiales existen datos meramente informativos
(por
e+emplo, denominacin, tama7o y dimensiones).
8tros datos de material tienen una funcin de control dentro de una
aplicacin.
El m2todo de planifcacin de necesidades, por e+emplo, se controla
mediante
la caracterstica de planifcacin de necesidades y el m2todo de valoracin
de
material se especifca mediante el indicador de control de precio.
%mpliar un registro maestro de materiales
#uando un departamento (a creado los datos para un material, existe el
registro
maestro de materiales en la 'ase de datos. Si ms tarde un usuario desea
registrar
datos desde otra rea de especializacin, no de'er crear un registro
maestro de
materiales completamente nuevo, sino slo ampliar el registro existente
a7adiendo
la informacin de su rea de especializacin. 9n maestro de materiales
tam'i2n se
ampla cuando los datos %ue pertenecen al material se gra'an para ms
niveles
de organizacin.
Grfco #4: %mpliar el registro maestro de materiales: Ejemplo
Se utiliza la transaccin Crear maestro de materiales (**:;) para ampliar el
registro maestro de materiales a7adiendo vistas o niveles de organizacin
%ue
faltan.
%tencin: "on la transaccin Modifcar material *++,'-. slo se
pueden modifcar los datos de las vistas / los niveles de
organi!acin
/a actuali!ados0
#ual%uier modifcacin %ue realice en un registro maestro de materiales
(mediante
las transacciones #rear o *odifcar) se gra'an en un documento de
modifcacin.
Esto signifca %ue se puede consultar y verifcar el (istorial de
modifcaciones
en cual%uier momento.
Leccin: %/udas de entrada
Resumen de la leccin
/ara la actualizacin de datos maestros, se pueden utilizar diferentes
funciones
para simplifcar la entrada de datos. Esta leccin trata las ayudas de
entrada para
el registro maestro de proveedores y el registro maestro de materiales.
-am'i2n se
explicar la actualizacin en masa con un e+emplo sencillo.
Objetivos de la leccin
l fnalizar esta leccin podr!
" Enumerar las diferentes ayudas de entrada para la actualizacin del
registro
maestro de proveedores y el registro maestro de materiales
" &escri'ir la creacin de un registro maestro de proveedores con referencia
" #rear un registro maestro de materiales con material modelo
" 9tilizar la entrada colectiva para los datos de almac2n en el registro
maestro
de materiales
" &escri'ir el proceso de la actualizacin en masa
Ejemplo empresarial
En su empresa, a menudo de'e tratar material y registros maestros de
proveedores.
#omo empleado responsa'le, prue'a las ayudas de entrada %ue se facilitan
para
estos registros maestros.
%/udas de entrada para registro maestro de
proveedores
/ara facilitar la creacin de un registro maestro de proveedores, puede
utilizar
un proveedor ya existente como referencia. El sistema copia los datos
maestros
de la referencia. Sin em'argo, el sistema no copia todos los datos como, por
e+emplo, la direccin.
El sistema le pedir %ue actualice los datos (por e+emplo, la direccin). )os
datos
de control se toman de la referencia, pero se pueden so'rescri'ir.
Grfco ##: "rear un registro maestro de acreedor con re1erencia
El traslado depende de diversos factores!
" El sistema slo copia datos %ue no sean especfcos de proveedor. /or lo
tanto, la direccin y el indicador de 'lo%ueo no se copian de la referencia.
" El traslado de los datos de referencia depende de los datos %ue ya (aya
registrado para su proveedor. /or lo general, es cierto %ue los datos
actualizados no se so'reescri'en con los datos de referencia. Ello signifca
%ue ocurre lo siguiente!
< Si usted ya (a creado los datos generales (nom're, direccin y n,mero
de tel2fono), slo se toman los datos de la sociedad cuando indica
los datos de la sociedad. -am'i2n de'e especifcar la sociedad de
referencia. #uando se crean los datos para la organizacin de compras,
el sistema slo toma de la referencia los datos correspondientes.
< Si todava no (a creado los datos generales, el sistema slo toma el
idioma y el pas a partir de los datos de la direccin de referencia.
" dems, de'e especifcar las reas %ue de'en tomarse de la referencia.
/or
e+emplo, si no especifca una organizacin de compras, el sistema no toma
los datos de compra.
%/udas de entrada para registro maestro de
materiales
l actualizar registros maestros de materiales, el usuario dispone de
diferentes
funciones para simplifcar y acelerar su tra'a+o.
Grfco #2: %/udas de entrada en la actuali!acin del maestro de
materiales
)as siguientes ayudas de entrada facilitan la actualizacin del maestro de
materiales!
Opciones
*uc(as parametrizaciones previas se pueden utilizar para evitar introducir
o seleccionar los mismos datos ms de una vez. /uede realizar una
parametrizacin previa de las vistas de las %ue es responsa'le en la
ventana
de dilogo Seleccin de vistas. -am'i2n puede decidir si la ventana de
dilogo slo se visualiza si lo solicita especfcamente. -am'i2n son posi'les
parametrizaciones previas similares para los Niveles de organizacin.
En la transaccin Crear material **:;, puede seleccionar Valores fjos
Ramo para especifcar el ramo, y luego ocultar este campo.
3ota: )os valores f+os especifcados como este son especfcos de
usuario y se pueden so'reescri'ir o anular en cual%uier momento.
+aterial modelo
l crear un registro maestro de materiales, tam'i2n se pueden tomar los
datos a partir de un registro maestro existente. En la imagen inicial, indi%ue
el n,mero del material modelo en el campo correspondiente. En la ventana
de dilogo para registrar los niveles de organizacin, reci'ir campos
adicionales para especifcar los niveles de organizacin del material modelo.
Si desea copiar los datos de compra para un material, especif%ue lo
siguiente!
" Si slo se de'en copiar de la referencia los datos de compra %ue son
vlidos en todos los mandantes. En tal caso, no indi%ue un centro
para la referencia.
" Si los datos especfcos del centro de un centro en particular tam'i2n se
de'en copiar de la referencia. En tal caso, especif%ue un centro (para
el %ue se crea el material modelo).
erfles
Si un material se de'e planifcar o pronosticar de forma automtica,
de'e crear datos en el registro maestro de materiales. /ara simplifcar la
entrada de estos datos, puede utilizar la planifcacin de necesidades y
los perfles de pronstico. 9n perfl es una clave %ue se puede utilizar
para gra'ar parmetros de planifcacin de necesidades o de pronstico
independientemente del registro maestro de materiales. Esto signifca %ue
un
perfl es una recopilacin de informacin para la confguracin de registros
maestros de materiales. )a informacin gra'ada en un perfl es informacin
estndar %ue se necesita para actualizar diferentes materiales varias veces
con la misma constelacin o con una parecida.
Si se crean datos de planifcacin de necesidades o de pronstico para un
material, puede indicar los perfles en la ventana de dilogo Niveles de
organizacin.
Entrada colectiva de los datos de almac4n
9n material se puede gra'ar en diferentes almacenes. /ara gra'ar datos
especfcos de almac2n para un registro maestro de materiales, se de'e
crear
o ampliar el registro maestro de materiales para cada almac2n afectado.
Si ya existe el registro maestro de materiales, se puede ampliar de forma
manual o automtica con los datos especfcos de almac2n!
" +anual! Se indican los almacenes para un registro maestro de
materiales mediante la entrada colectiva. Esto es muc(o ms rpido
%ue introducir los datos individualmente para cada almac2n.
En el men, Maestro de materiales, la funcin est dentro de Otros
Entrada almacenes (transaccin **S#).
" %utomtico! El sistema ampla de forma automtica el registro
maestro de materiales con los datos de almac2n despu2s de la primera
conta'ilizacin de entrada de mercancas. -odos los datos %ue se
referen al almac2n afectado se actualizan en el registro maestro de
materiales. El sistema de'e confgurarse de la forma correspondiente
en el #ustomizing para estin de stoc!s e inventario dentro de Crear
almac"n a#tom$ticamente.
%ctuali!acin en masa
#on una funcin especial de modifcacin en masa, puede modifcar
diversos
registros maestros de materiales al mismo tiempo (por e+emplo, si los datos
existentes tienen %ue modifcarse de'ido a nuevas circunstancias). =o
o'stante, esta funcin slo de'en e+ecutarla los usuarios con experiencia.
/ara ms informacin acerca de la e+ecucin de la actualizacin en masa,
v2ase la siguiente seccin.
%ctuali!acin en masa
)a actualizacin en masa es una (erramienta gen2rica (para todas las
aplicaciones)
%ue se puede utilizar para modifcar grandes cantidades de datos o para
crear
nuevos datos.
%tencin: #on la actualizacin en masa, puede modifcar muc(os o'+etos
al mismo tiempo. /or lo tanto, esta (erramienta slo la de'en utilizar los
usuarios %ue posean la experiencia adecuada. Estos usuarios tam'i2n
de'en conocer los nom'res de los campos y las ta'las utilizados en el
sistema S/.
Grfco #5: %ctuali!acin en masa para objetos de datos
Esta (erramienta la pueden utilizar, entre otras, las aplicaciones
enumeradas en el
grfco >ctualizacin en masa para o'+etos de datos?.
Se pueden modifcar los datos de los registros maestros de materiales
rpida y
fcilmente en un simple paso. -iene la opcin de modifcar el grupo de
compras o
a+ustar el tiempo de tratamiento de E* en materiales determinados.
Se puede efectuar la actualizacin en masa en modo interactivo o en
proceso de
fondo. Si desea modifcar muc(os o'+etos al mismo tiempo, seleccione el
proceso
de fondo para evitar %ue el sistema se vea afectado. En tal caso, el sistema
enva
un log con las modifcaciones e+ecutadas y cual%uier error %ue (u'iera
ocurrido.
El sistema e+ecuta una verifcacin de consistencia para los datos
modifcados.
El sistema no e+ecuta modifcaciones %ue provocaran inconsistencias de
datos
sino %ue las anota en el log.
)a (erramienta de actualizacin en masa se encuentra en %og&stica
'#nciones
centrales. 9tilice el tipo de o'+eto para decidir para %u2 aplicacin desea
utilizarla. Si accede a la actualizacin en masa desde el men, de una
aplicacin,
aparecer automticamente el tipo de o'+eto (por e+emplo, %og&stica
estin de
materiales Maestro de materiales Material (ct#alizacin en masa).
Grfco #6: E1ectuar la actuali!acin en masa *$-
#uando (aya seleccionado el tipo de o'+eto, el sistema mostrar las ta'las y
los
campos correspondientes. Seleccione las ta'las en las %ue desea modifcar
datos.
Seleccione varias ta'las slo si desea realizar modifcaciones en todas las
ta'las al
mismo tiempo para mantener la co(erencia en los datos. &e lo contrario,
trate las
ta'las una a una para evitar un rendimiento insufciente del sistema.
/uede seleccionar los campos con valores %ue desea modifcar directamente
en la
imagen inicial o en una de las imgenes siguientes.
Grfco #9: E1ectuar la actuali!acin en masa *'-
/ara limitar el n,mero de o'+etos %ue desea modifcar, indi%ue los criterios
de
seleccin correspondientes. #on Seleccionar casillas de seleccin puede
marcar ms campos. #on , el texto %uic. info Ejec#tar, puede iniciar
la seleccin de registros de datos. Seg,n el n,mero de registros de datos
seleccionados, el sistema le pregunta si desea e+ecutar las modifcaciones
online
o en proceso de fondo.
Grfco 2,: E1ectuar la actuali!acin en masa *)-
continuacin, seleccione los campos %ue desee modifcar mediante , con
el
texto %uic. info Seleccionar cam)os, e indi%ue los nuevos valores en las
columnas
correspondientes. Seleccione la ca'ecera de columna y los registros de
datos %ue
desee modifcar y seleccione , con el texto %uic. info Efect#ar modifcacin
en masa.
-am'i2n tiene la opcin de modifcar una entrada de campo slo cuando
tiene un
valor en particular. /ara ello, seleccione Restricciones e indi%ue el nuevo
valor en la primera lnea y el valor %ue se de'e sustituir en la segunda lnea.
/or ,ltimo, gra'e las modifcaciones. continuacin, el sistema e+ecuta la
verifcacin de consistencia.
Leccin: Registro maestro de proveedores
Resumen de la leccin
Esta leccin presenta el registro maestro de proveedores, %ue es importante
en
las fases de aprovisionamiento de tratamiento de las facturas y de la
gestin
de pedidos. -rata la estructura y la actualizacin (creacin, modifcacin y
visualizacin) del registro maestro de proveedores.
Objetivos de la leccin
l fnalizar esta leccin podr!
" Explicar el signifcado de los registros maestros de proveedores
" #rear y actualizar registros maestros de proveedores
" =om'rar los niveles de organizacin %ue son importantes para la
actualizacin de los registros maestros de proveedores
Ejemplo empresarial
)a empresa (a iniciado una relacin comercial con un proveedor nuevo.
/uesto
%ue usted pretende efectuar pedidos con frecuencia con este proveedor en
el
futuro, crear un nuevo registro maestro para el proveedor.
7atos maestros en el proceso de aprovisionamiento
)os datos maestros comprenden registros de datos gra'ados en la 'ase de
datos
para periodos largos. Estos registros de datos se gra'an de forma central, y
se
utilizan y se procesan para todas las aplicaciones. &e esta forma, se evita
una
gra'acin m,ltiple (redundancia) de los datos.
El registro maestro de proveedores, el registro maestro de materiales y el
registro
info de compras pertenecen a los datos maestros ms importantes en el
proceso
de aprovisionamiento.
Grfco 4': 7atos maestros en el proceso de aprovisionamiento
#uando se crean documentos de compras, los datos de propuesta se
transferen a
los documentos de compras desde los registros maestros existentes. #on
ello se
reduce el tra'a+o necesario para introducir los datos.
En el nuevo documento tam'i2n se toman otros datos del registro maestro
de
materiales, como las unidades de medida, el texto 'reve del material y el
texto
del pedido de compras. )os datos del registro maestro de proveedores
incluyen la
direccin y los datos de pago. En los registros info de compras se pueden
gra'ar
datos especfcos de proveedor para un determinado material (por e+emplo,
plazo
de entrega y precio de compra).
7atos del maestro de proveedores
El registro maestro de proveedores contiene informacin acerca de los
proveedores
de una empresa. Esta informacin se gra'a en registros maestros
individuales de
proveedores. dems del nom're y la direccin del proveedor, un registro
maestro
de proveedores contiene datos como los siguientes!
" *oneda empleada en las transacciones con el proveedor
" #ondiciones de pago
" =om'res de contactos importantes (p. e+. vendedores)
/uesto %ue, por motivos de conta'ilidad, el proveedor tam'i2n es un
acreedor de
la empresa, el registro maestro de proveedores tam'i2n contiene datos
conta'les
como la cuenta del li'ro mayor.
/or lo tanto, tanto conta'ilidad como compras actualizan el registro maestro
de
proveedores. 0ste es tam'i2n el motivo de la su'divisin de los datos en el
registro
maestro de proveedores en diferentes categoras.
Grfco 4): 7atos del maestro de proveedores
)os datos del registro maestro de proveedores se su'dividen en tres
categoras!
" 7atos generales!
Estos datos son vlidos para todo el mandante. 6ncluyen, por e+emplo, la
direccin y los datos 'ancarios del proveedor.
" 7atos contables!
Estos datos se actualizan en el nivel de la sociedad. #omprenden datos
como el n,mero de cuenta asociada y las vas de pago para las
transacciones
de pago automtico.
" 7atos de compra!
Estos datos se actualizan para cada organizacin de compras. 6ncluyen la
moneda de pedido, los 6ncoterms y diversos datos de control %ue
pertenecen
al proveedor. -am'i2n se pueden actualizar diferentes datos para centros
especfcos o surtidos parciales de proveedor.
Se puede decidir si los registros maestros de proveedores se de'en
actualizar de
forma centralizada (es decir, todos los datos se actualizan +untos) o
descentralizada
(es decir, cada departamento correspondiente actualiza sus propios datos).
Grfco 44: Registro maestro de proveedores: 3iveles de organi!acin
Si slo facilita a su personal de compras las autorizaciones para las
transacciones
*@:;, *@:A, y *@:B (%og&stica estin de materiales Com)ras *atos
maestros +roveedor Com)ras Crear,Modifcar,Vis#alizar), slo podrn
actualizar la direccin y los datos de control generales, y los datos
especfcos de
las compras. El personal de conta'ilidad de'e introducir los datos de
operaciones
de pago y los datos especfcos de la sociedad.
=o o'stante, tam'i2n puede otorgar a su personal autorizacin para
actualizar los
datos del maestro de proveedores situados en el acceso va men,s %og&stica

estin de materiales Com)ras *atos maestros +roveedor Central

Crear,Modifcar,Vis#alizar (transacciones C@:;, C@:A, C@:B). En tal caso, el

personal podr actualizar todos los datos del registro maestro de
proveedores.
"onsejo: ntes de poder pedir nada a un proveedor, de'e (a'er
actualizado previamente los datos de compra. 9na condicin previa para
la entrada de facturas es la creacin a priori de los datos conta'les.
Grupo de cuentas
l crear un registro maestro de proveedores, se de'e decidir %u2 grupo de
cuentas
se va a asignar a este proveedor. El grupo de cuentas tiene funciones de
control.
l actualizar el registro maestro de proveedores, por e+emplo, slo aparecen
las
imgenes y los campos necesarios para el rol correspondiente de su
interlocutor
comercial y 2stos estn preparados para aceptar entradas del usuario. Esto
est
controlado por el grupo de cuentas.
Grfco 4#: Grupo de cuentas
Entre otras cosas, el grupo de cuentas determina!
" El tipo de asignacin de n,meros (interna o externa) y el rango de
n,meros
a partir del %ue de'e asignarse el n,mero de cuenta %ue el sistema utiliza
para identifcar al proveedor
" )a seleccin de campos! %u2 campos estn listos para la entrada de
usuarios,
%u2 campos de'en actualizarse y %u2 campos estn ocultos
" 3u2 es%uemas para interlocutores son vlidos
" El status! si el proveedor es un proveedor #/& (v2ase ms adelante)
3ota: )os grupos de cuenta se actualizan en #ustomizing para %og&stica
- eneral dentro de Interloc#tor comercial +roveedor Control
*efnir c#entas de gr#)os . seleccin de cam)os /)roveedor0.
&ado %ue el aprovisionamiento externo y la verifcacin de factura no son
posi'les
sin un registro maestro de proveedor, existen grupos de cuentas especiales
para
lo %ue se conoce como proveedores #/& (#/& signifca D#onto /ro &iverseD).
9n registro maestro de proveedor #/& se utiliza siempre en documentos de
compras y facturas cuando no existe un registro maestro independiente (o
de'e
crearse) para un proveedor. /ermite tra'a+ar sin un registro maestro
especfco de
proveedor en los casos en %ue slo (ay %ue aprovisionar un material o
servicio de
un proveedor una vez.
diferencia de otros registros maestros, se puede utilizar un registro
maestro
#/& para varios proveedores, motivo por el cual estos registros se conocen
como
registros maestros colectivos. /or este motivo, no se gra'a ning,n dato
especfco
de proveedor para proveedores #/&, como una direccin o datos 'ancarios.
Estos datos slo se registran en el documento correspondiente. #uando se
crea
un documento de compras o conta'le con un proveedor #/&, el sistema
invoca
automticamente una pantalla de datos adicional. %u es donde se
introducen
los datos especfcos, como el nom're del proveedor, la direccin y los datos
'ancarios.
"uenta asociada
l crear un registro maestro de proveedores, necesitar un n,mero unvoco
para
el proveedor (acreedor). 0ste lo asigna o 'ien de forma automtica el
sistema
o 'ien de forma manual el responsa'le, dependiendo del grupo de cuentas.
El
n,mero de proveedor (acreedor) tam'i2n es el n,mero de conta'ilidad
auxiliar
de la gestin fnanciera. En la conta'ilidad auxiliar, la suma de o'ligaciones
se
actualiza constantemente en cada uno de los proveedores.
Grfco 42: "uenta asociada del registro maestro de proveedores
l crear un registro maestro de proveedores, tam'i2n de'e actualizar una
cuenta
asociada. )a cuenta asociada es una cuenta de mayor en la conta'ilidad
principal.
$epresenta las o'ligaciones de una empresa (acia varios proveedores en la
conta'ilidad principal.
l registrar facturas, el usuario indica el proveedor y el sistema produce la
cuenta
asociada del registro maestro de proveedores.
8unciones del interlocutor
El >proveedor? interlocutor comercial puede asumir diversos roles en
relaciones
comerciales con su empresa. /or e+emplo, un proveedor es, durante una
operacin
de aprovisionamiento, primero el receptor del pedido, despu2s el proveedor
de las
mercancas y, fnalmente, el creador de la factura (emisor de la factura).
Grfco 45: 8unciones del interlocutor
)a actualizacin de funciones de interlocutor en el registro maestro de
proveedores
le posi'ilita distri'uir una o varias de estas funciones en registros maestros
de
proveedores diferentes. *ediante la funcin del interlocutor, se puede
defnir, por
e+emplo, un acreedor diferente como transportista para un proveedor
determinado.
9lo:uear a proveedores
En ciertos casos, puede %ue desee detener el aprovisionamiento de
mercancas de
un proveedor determinado. Esto se puede de'er, por e+emplo, a %ue el
proveedor
le (a suministrado productos de calidad inferior. En tal caso, tiene la opcin
de 'lo%uear al proveedor en el registro maestro de proveedores. =o se
podrn
efectuar ms pedidos a los proveedores mientras %ue el indicador de
'lo%ueo est2
f+ado. El 'lo%ueo se aplica (asta %ue anule el indicador.
"onsejo: Si slo desea impedir %ue este proveedor suministre un material
en particular, 'lo%uee al proveedor en el li'ro de pedidos del material, no
en el registro maestro de proveedores.
/ara 'lo%uear un registro maestro de proveedor, seleccione el men,
Com)ras,
*atos maestros +roveedores Com)ras 1lo2#ear (transaccin *@:E).
Se puede decidir si el proveedor de'e 'lo%uearse slo para una
organizacin de
compras o para todas.
-am'i2n existe la opcin de f+ar el 1lo2#eo )or motivos de calidad. El
1lo2#eo
)or motivos de calidad slo es efcaz para materiales para los %ue la gestin
de
calidad est activa en el aprovisionamiento. )a funcin de 'lo%ueo
empleada a%u
determina %u2 funcin del aprovisionamiento (como una peticin de oferta o
un
pedido) de'e 'lo%uearse por motivos de calidad.