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Bien valuer le budget des ressources

humaines
Intrim, recrutement, chasse de ttes, formation Tous
ces achats de prestations RH peuvent tre optimiss,
condition d'appliquer des mthodes bien connues de
professionnels des achats.
Si les marges de manoeuvre sont troites dans le domaine de l'intrim, elles
existent bel et bien. Tout d'abord, le march fournisseurs est trs dvelopp,
avec plus de 6 500 agences dans toute la France. Il existe notamment de trs
grandes enseignes avec lesquelles il est facile d'obtenir des contrats-cadres.
Toutefois, la rationalisation du panel fournisseurs est un bon levier achat avant
la ngociation et la signature desdits contrats. Il est galement possible de
ngocier des remises de fin d'anne sur volume.
Le cot d'un intrimaire quivaut environ deux fois son salaire de base. Il
faut ajouter celui-ci (indice 100) les indemnits de fin de mission (+10), les
congs pays (+10), les charges sociales (+55), les coefficients de recrutement
et de gestion (+20) et la marge de l'agence (+10). L'acheteur doit donc ngocier
les meilleurs coefficients selon le type de poste, le niveau d'tudes ou
l'exprience de l'intrimaire. Pour ce faire, il doit essayer de s'aligner sur les
taux les plus performants du march et discuter des coefficients par zone
gographique, en fonction des profils les plus demands, etc. Il est aussi
possible d'intgrer des indicateurs de performance dans les contrats. Ainsi, de
plus en plus souvent, les acheteurs dfinissent un temps de recherche moyen,
appliquent des pnalits en cas de manquement, dterminent les profils
demands, standardisent les processus de commande (dmatrialisation) et
imposent des reportings trimestriels, semestriels et annuels. Enfin, il existe des
offres d'externalisation du processus de gestion du travail temporaire
susceptibles de rduire de 5 15 % les cots de gestion.
L'achat de formations
La formation constitue souvent un budget important dans les entreprises
(jusqu' 10 % de la masse salariale. Ce pourcentage peut reprsenter la
formation dans les entreprises). Ds lors, il n'est pas tonnant de retrouver des
acheteurs spcialiss dans ce domaine. Leur rle devient stratgique lorsqu'il
s'agit de formations intra-entreprises, c'est--dire propres un seul donneur
d'ordres. Dans ce cas, il leur appartient d'abord de vrifier qu'il n'y pas de
fournisseurs proposant dj ces prestations en standard, en interentreprises,
sinon d'en ngocier le niveau de services et le prix. Dans le cadre des
formations interentreprises, c'est--dire communes plusieurs socits,
l'acheteur possde moins de marge de ngociation.
Comme pour tout achat de prestation, le rle et la valeur ajoute de l'acheteur
ne sont pas toujours bien perus par les clients internes (la direction des
ressources humaines et le personnel form). Premire ide vendre: les achats
n'interviennent pas uniquement dans la ngociation du prix. L'acheteur est
susceptible de trouver d'autres prestataires plus mme de rpondre aux
besoins. Deuximement, la direction achats peut conclure des accords-cadres
avec les organismes de formation rcurrents et ngocier des services
supplmentaires. Enfin, l'intervention des achats permet de rdiger un cahier
des charges prcis. Dans certaines entreprises, l'acheteur est parfois amen
crer un catalogue de formations rfrences. Il est intressant pour l'acheteur
d'avoir une double expertise: achats et mtier de la formation. En effet, les
spcificits rglementaires, conomiques et contractuelles imposent une
dmarche rigoureuse pour des besoins de formation, souvent assez diffus dans
l'entreprise. Cette double comptence permettra l'acheteur la fois d'tre
mieux peru par les clients internes et de consolider les besoins en formation
de l'entreprise (planification des besoins en concertation avec les ressources
humaines). Certaines formations interentreprises prennent en compte cette
double problmatique. L encore, l'externalisation de la formation peut tre
une autre solution pour les achats et les ressources humaines la condition
d'inclure des outils de suivi de performance.
L'achat de recrutement
Le recrutement est une famille d'achats trs sensible, gnralement une chasse
garde de la direction des ressources humaines. Pourtant, les acheteurs ont un
rle jouer, moins sur la ngociation du montant de la commission que
prendra le cabinet que sur le panel de prestataires rfrencs. Autre valeur
ajoute de l'acheteur: la scurisation du contrat avec les cabinets de
recrutement. Il est par exemple utile de savoir ngocier une clause de garantie
de bonne fin et une clause interdisant un cabinet de chasseurs de ttes de
dbaucher, aprs avoir plac une personne dans l'entreprise, un collaborateur
durant une certaine priode. Quelque que soit le type d'achat de prestations de
ressources humaines, il appartient l'acheteur d'apprhender les enjeux et les
bnfices d'une collaboration efficace entre la direction des ressources
humaines et la direction achats et de vendre cette prestation l'interne.
zoom
Que recouvrent les coefficients de recrutement et de
gestion?
Le coefficient de recrutement, galement appel coefficient de dlgation, tient
compte des cots lis la recherche de l'intrimaire: annonce, entretien, visite
mdicale, constitution du dossier, etc. Plus la recherche est spcialise, plus le
coefficient de recrutement est lev. Le coefficient de gestion, plus faible,
comprend uniquement les frais de gestion administrative de chaque dossier. Le
passage d'un coefficient l'autre, ngociable par l'acheteur, est donc
dterminant. L'usage veut que celui-ci s'opre au bout de 10 12 semaines,
selon la nature des missions.