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DIRECCIN DE RESPONSABILIDAD INTEGRAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIN


DEL CUESTIONARIO DE CONDICIONES ERGONMICAS
DE TRABAJO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
HERRAMIENTA REPSO
FECHA DE EJECUCION:

20 DE DICIEMBRE DE 2010



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIN DEL CUESTIONARIO
DE CONDICIONES ERGONMICAS DE TRABAJO DEL PERSONAL
ADMINISTRATIVO
HERRAMIENTA REPSO














COLPATRIA ECOPETROL
BOGOT
DICIEMBRE DE 2010








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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIN
DEL CUESTIONARIO DE CONDICIONES ERGONMICAS
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20 DE DICIEMBRE DE 2010



























MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA APLICACIN DEL
CUESTIONARIO DE CONDICIONES ERGONMICAS DE TRABAJO
DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE ECOPETROL
HERRAMIENTA REPSO

Elabor
_______________________
Mara Carolina Jaramillo
Patricia Villafae

Aprob
_______________________
Mercedes Centeno




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CONTENIDO


INTRODUCCIN ............................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................... 5
OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................ 5
1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................. 6
1.1. Ingreso a la Herramienta Repso: .................................................................... 6
1.2. Ingreso del Registro y Datos Generales. ...................................................... 6
1.3. Ingreso de Datos al Cuestionario ................................................................ 10
1.4. Ingreso informacin Bsica Cuestionario. .................................................. 12
1.5. Ingreso Cuestionario de Condiciones Ergonomicas ................................. 17
1.6. Ingreso de Comentarios ............................................................................... 18
2. DESCRIPCIN PROCEDIMIENTO REBA ............................................................. 21
2.1. Ingreso de Datos tem VER COMENTARIOS ............................................... 23
2.2. Ingreso de datos VER RECOMENDACIONES ............................................. 24















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INTRODUCCIN

Para un mejor diligenciamiento del Cuestionario de Condiciones Ergonmicas de
Trabajo para el Personal Administrativo, se crea un manual de procedimientos para la
aplicacin y el ingreso de los datos dentro de la herramienta Repso; este manual
permite integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo y facilitar la
consulta de la informacin.

Para este propsito se describirn las actividades para la aplicacin de la
herramienta, necesarias para la construccin por fases del Manual referido,
soportando cada uno de los procesos especficos.

Este Manual har parte integral de la documentacin, implementada por Ecopetrol
para el desarrollo tanto del cuestionario, como de las Evaluaciones Ergonmicas de
Trabajo, las cuales forman parte del Programa de Sistema de Vigilancia
Epidemiolgica.

As mismo este manual est divido en dos partes la primera esta comprendida por el
componente aplicativo donde se especifica la aplicacin del cuestionario para ser
realizado por el profesional pertinente.

La segunda parte se expone en una secuencia ordenada las principales operaciones
o pasos que componen cada procedimiento, al ingresar los datos dentro de la
herramienta.

Para que tenga validez y se cumpla de la mejor manera con su objetivo, este Manual
requiere de revisiones peridicas para su actualizacin.





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OBJETIVO GENERAL

Establecer el procedimiento para facilitar el ingreso de la informacin
correspondiente al Cuestionario de Condiciones Ergonmicas de Trabajo del
personal administrativo dentro de la herramienta Repso.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Permitir conocer el funcionamiento de la herramienta de una forma ms sencilla y
dinmica, donde se mostrara el paso a paso de las tareas y requerimientos para
su adecuada ejecucin.

Facilitar el proceso de aplicacin y ser de gran utilidad en temas que requieren una
descripcin ms detallada.

Servir para el anlisis o revisin de los diferentes procedimientos ejecutados dentro
del cuestionario.

Formar parte del sistema de consulta del personal que as lo requiera, para
comprender su aplicacin y realizar un anlisis ms profundo de las tareas y dems
acciones.

Ser de gran utilidad en el aumento de la eficiencia de los profesionales que
apliquen la herramienta, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo.

Construir una base para el futuro anlisis del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y mtodos que el manual incluye








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1. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Antes de iniciar el ingreso de datos en la herramienta Repso se debe tener en cuenta la
aplicacin del Manual de Procedimientos de Cuestionario de Condiciones Ergonmicas para el
personal administrativo, pues la falta de algn dato afectara el diligenciamiento de la
herramienta en Repso.

1.1. Ingreso a la Herramienta Repso:
Ingrese a la herramienta Repso, la cual fue elaborada para el manejo de la informacin en
temas de Salud Ocupacional de Ecopetrol. Preferiblemente para un adecuado funcionamiento
ingrese a los sistemas de navegacin Explorer o Google Chrome por la pgina
http://ecosaludocupacional.com ingresando el usuario y contrasea del portal que ha sido
asignada para usted.
Seleccione el tem correspondiente a Ergonoma, en la seccin de Herramientas en este
sitio se publican todos los informes con respecto a temas de Ergonoma aplicados a los
diferentes funcionarios de la empresa. Durante su ingreso de nuevo es solicitado el usuario y
contrasea que se le exige al inicio de la seccin.

1.2. Ingreso del Registro y Datos Generales.
Al ingresar a la pagina se selecciona el link de REGISTRO DE CUESTIONARIO este registro
es utilizado para el ingreso de los datos de los funcionarios evaluados o para la bsqueda de
datos ya ingresados. (Visualizar imagen)




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Para el diligenciamiento de la informacin preliminar, ingrese el registro del funcionario
evaluado o su nmero de cedula, en las casillas correspondientes, posteriormente de manera
inmediata aparecern los dems datos generales del funcionario, como su nombre,
dependencia, fecha de nacimiento, sexo y fecha de ingreso.
Posteriormente se llenan los datos con respecto al tipo de contrato y escolaridad y finalmente
se pulsa el link GUARDAR: Los datos dependern de la informacin brindada en la encuesta
por parte del funcionario (ver imagen a continuacin)




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Una vez seleccionado el link GUARDAR aparecer el tem VER ANTECEDENTES
LABORALES, al escoger este tem, aparecer otro pantallazo donde se deber ingresar
los datos que son solicitados en las casillas, para el caso del ingreso de la fecha se deber
seleccionar la casilla del calendario y escoger la fecha completa referida al ao, mes y da
aproximado del inicio y de la finalizacin de cada contrato en las empresas donde se labor.
Posteriormente se da click en el link de la figura del diskette para guardar cada antecedente.
Si debe ingresar un numero de ms datos laborales aparecern en la parte superior mas
casillas en blanco para su llenado.
En el caso de alguna equivocacin, una vez guardado el dato, se podr eliminar mediante la
seleccin del punto rojo y de nuevo reingresar la informacin correcta.
Al finalizar toda la informacin de los antecedentes, seleccione el link situado en la parte baja
CERRAR, donde de nuevo lo remitir a la informacin preliminar,
Seleccione el tem GUARDAR situado en la parte inferior de VER ANTECEDENTTES
LABORALES con el fin de evitar la prdida de la informacin.
1. Ingresar registro
2. Seleccionar tipo contrato y escolaridad




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En la parte baja aparecer una casilla donde deber seleccionar el tem correspondiente
segn sea el caso, para este manual se escoger el tem de CUESTIONARIO DE
CONDICIONES ERGONMICAS PERSONAL ADMINISTRATIVO. Al ser seleccionado
presione la figura del diskette para guardar y remitirlo a un nuevo pantallazo.




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1.3. Ingreso de Datos al Cuestionario

Al ingresar a la pantalla del cuestionario, se deber dar link a la casilla azul con puntos
para escoger el sitio donde se realiz la aplicacin del cuestionario.





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Se deber seleccionar el tipo padre como Ninguno y en la seccin de Observacin se
anotar el lugar especfico donde se realiz la evaluacin (edificio y piso o nmero de oficina).
En la seccin de modificaciones in Situ se deber anotar los cambios realizados durante la
visita, (estos cambios se realizan si el puesto lo permite en especial en puestos de tipo
administrativo, al modificar la altura de la silla o dems elementos del equipo de computo) que
favorezcan una mejor realizacin de las tareas dentro de su puesto de trabajo. En el caso
de no haber existido cambios in situ, se anotar el motivo de las no modificaciones.
Se deber registrar la fecha en la que se realiz la aplicacin del cuestionario para
posteriormente guardar los datos seleccionando el link GUARDAR.






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1.4. Ingreso informacin Bsica Cuestionario.

En la primera parte, el cuestionario se refiere a la informacin bsica del funcionario
evaluado, donde se ingresa:
La fecha de realizacin de la evaluacin
Se selecciona la dominancia del funcionario ( Diestro, Zurdo o Ambidiestro)
Se ubica la talla del funcionario (centmetros) y el peso (kilogramos), de esta
forma el sistema arrojar la interpretacin del ndice de masa corporal
automticamente.
En el tiempo de almuerzo se deber ubicar el tiempo real en que el funcionario
toma este descanso especficado en minutos.
En la casilla de trabajo y descanso, se ubican los das de trabajo sobre los de
descanso como se evidencia en la casilla; 5 das laborados por 2 de
descanso se interpreta como 5/2.

Se selecciona el tem de lugar de trabajo, donde el funcionario realiza su labor o los lugares
dependiendo si el funcionario labora en oficina o en campo, como ejemplo, en tal caso se
escogen los dos sitios.




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Al ingresar la INFORMACION LABORAL ACTUAL, se seleccionar el cargo, en el caso que el
sistema no lo seleccione de forma automtica o cuando ste no sea el correcto.
Aparecer una nueva ventana al seleccionar la casilla azul, en ella se podr realizar la
bsqueda del cargo para su seleccin.
De la misma forma se realiza la seleccin del oficio, donde se deber ubicar la profesin del
funcionario como ejemplo: ingeniero, psiclogo o enfermero.
La Fecha de ingreso al cargo se anotar con su respectivo da mes y ao, y el sistema
arrojar automticamente el tiempo en el cargo.
En el tem de Trabajo a Turnos, se diligenciar las horas efectivas laboradas, si stas no son
exactas se escribir en nmero decimal, por ejemplo, 8.5 horas (8 horas y 30 minutos).




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En la seccin TIPO DE TRABAJO QUE REALIZA, se deber escoger si el trabajo es
realizado de forma individual en pareja o en equipo, se debe tener en cuenta que la seleccin
depende del porcentaje de tiempo en que realiza dicho tipo de trabajo.





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En la seccin Antecedentes de Tabaquismo, cuando el funcionario manifiesta que es
fumador se deber anotar el numero de cigarrillos fumados y su frecuencia.
En el caso de ser fumador social se har la misma anotacin con el nmero de cigarrillos
fumados y su frecuencia, clasificado en diaria, semanal, mensual o anual.
En el caso de que sea ex fumador ,se deber anotar hace cuantos meses dej de fumar, el
nmero de cigarrillos que fumaba y su frecuencia ( ver grfica a continuacin).

En la seccin Actividades Extralaborales, se selecciona el tem VER ACTIVIDADES
EXTRALABORALES, donde aparecer una nueva ventana para seleccionar el tipo de
actividad si es Deportiva o Domstica/Hobbie, esta ltima se entiende como actividades del
hogar, barrer, trapear etc o hobbies como leer (tiempo libre), tocar algn tipo de instrumento
como ejemplo.
Se escribe en la actividad, el nmero de veces que la realiza, su frecuencia y la duracin en
minutos.
Una vez registrada la informacin completa por columna, se dar link en la figura del diskette
que refiere a guardar la informacin. En el caso de alguna equivocacin una vez guardado el
dato, se podr eliminar mediante la seleccin del punto rojo y de nuevo reingresar la
informacin correcta.




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Con respecto a los Turnos Laborales, se seleccionara el link VER, TURNOS LABORALES
donde aparecer una nueva ventana, en ella se escoger la jornada de inicio y de finalizacin
de la jornada laboral, delimitando el tiempo en horas, minutos y jornada a.m o p.m.
Se dar click en la figura del diskette que refiere a guardar la informacin. En el caso de alguna
equivocacin una vez guardado el dato, se podr eliminar mediante la seleccin del punto
rojo y de nuevo reingresar la informacin correcta, para pulsar en el link de CERRAR y
volver al men de informacin bsica.

En el punto Identificar tareas, seleccione el link AGREGAR TAREAS, donde aparecer una
nueva ventana para realizar la bsqueda por tareas y escogerla segn corresponda. Al
seleccionar la tarea, se regresa a la pantalla de informacin bsica donde aparecer la tarea
seleccionada.
Registre la cantidad de veces que se realiza dicha tarea y su frecuencia calificada como diaria,
semanal, mensual y anual, as como su duracin en minutos.




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En la parte de observaciones se anotar la descripcin breve de la tarea. (Esta actividad se
realizar cada vez que se requiera un nuevo ingreso de una tarea).
Al llenar la informacin total de cada tarea seleccione el tem GUARDAR, con el fin de no
perder la informacin.



1.5. Ingresar Cuestionario de Condiciones Ergonmicas

Seleccione el link a diligenciar ( de los ubicados en la parte superior, Ambiente de
Trabajo, Requerimientos Cognitivos, Requerimientos Fsicos y Elementos locativos), y
diligencie las preguntas de acuerdo a la escala.

Se debe tener en cuenta que al activar la pestaa se despliegan varios tipos de escala
de respuesta. Determinela de acuerdo a su criterio.

Al finalizar el diligenciamiento de los tems, de ser necesario ubique en la parte de
observaciones algn dato de importancia.

En el link de CERRAR CUESTIONARIO aparece el resumen de las calificaciones del
Cuestionario, y en la parte inferiro se encuentra un link que dice CERRAR
CUESTIONARIO el cual se recomienda NO ACTIVAR ya que de hacerlo usted no
podra realizar modificaciones al cuestionario a menos que su usario tenga ese
permiso.





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1.6. Ingreso de Comentarios

Seleccionar el link VER COMENTARIOS, este tem realiza la apertura de una
ventana para agregar el comentario pertinente al informe (ejemplo: a continuacin se
anexa informe de) y se anexa el archivo haciendo click en el link de EXAMINAR,
el informe Anexo Evaluacin de Puesto de Trabajo.

El archivo a anexar debe estar en formato PDF (Adobe), para permitir que sea subido
a la herramienta Repso.







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Regrese a la pgina principal para seleccionar el link VER RECOMENDACIONES,
aparecer una nueva ventana para realizar el anexo de las recomendaciones
generadas en el informe anexo Evaluacin de Puesto de Trabajo.

Seleccione el tipo de recomendacin, para lo cual debe elegir uno de los siguientes
tems que aparecen al desplegar la pestaa:
Actividades de Salud en General: Valoraciones mdicas, nutricionales, etc.
Actividades de Seguimiento: Seguimiento a recomendaciones dadas, x ej: el uso
de elementos ergonmicos, seguimiento a las recomendaciones mdicas.
Adquisiciones: Elementos ergonmicos, sillas, persianas, etc.
Capacitaciones: Todos los temas de capacitacin.
Consejeras: Recomendaciones puntuales en los puestos de trabajo.
Evaluaciones ocupacionales, conceptos, visitas: De ser necesarias para evaluar un
punto que deba ser tratado por otro profesional o est fuera del alcance del
profesional.
Mantenimiento de instalaciones: Enchufe, estanteras, pisos, aire acondicionado,
cables, luminarias.




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Manuales y Procedimientos: En el caso que no existan y haya que crearlos o
reformarlos.
Material Educativo: Entregar documentos fsicos (cartillas, volantes).
Mediciones de Higiene: Trmico, lumnico.
Proyectos de Intervencin: Diseo de herramientas, planos, etc.
Programa de Vigilancia Epidemiolgica: Se remiten para la poblacin en general no
un caso puntual, a menos que se considere necesario.
Orden y Aseo: Campaas destinadas a este aspecto, organizacin fsica de las
reas de trabajo.
Promocin y Prevencin: Pausas, realizacin de reuniones, etc.
Ingrese el Nombre de la Actividad segn sea el caso; ejemplo Dotar de apoyapis,
asegurar cables etc.

En la parte del detalle, describa la recomendacin segn sea el caso y escoja el link
de ACEPTAR para guardar los cambios.

Seleccione el link de volver para regresar a la pgina del cuestionario.





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2. DESCRIPCIN PROCEDIMIENTO REBA

Al finalizar el ingreso de todos los datos en el cuestionario, regrese a la pgina principal
(Informacin Preliminar) y seleccione el link con el nombre de REBA, a continuacin
presione sobre la imagen del diskette con el fin de guardar.






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Aparecer de forma inmediata una ventana con los datos bsicos ingresados anteriormente
en el cuestionario, donde se seleccionara el tem : 1. LADO DERECHO




Al seleccionar el tem LADO DERECHO, aparecer la calificacin REBA para esta
lateralidad, escoja segn su criterio la respuesta y la subcategora de correccin si
corresponde, al igual que las dems puntuaciones y continuar a GUARDAR la informacin
siga el mismo procedimiento para el LADO IZQUIERDO.
Tenga en cuenta que la calificacin ser arrojada de manera automtica al presionar el link
GUARDAR.




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2.1. Ingreso de Datos tem VER COMENTARIOS
Seleccione el link VER COMENTARIOS, donde aparecer una nueva ventana, ingrese el
comentario, por ejemplo anexo informe., y seleccione el archivo, el cual deber estar
convertido al formato PDF (adobe acrobat), para agregarlo en el sistema.




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2.2. Ingreso de datos VER RECOMENDACIONES

Regrese a la pgina principal para seleccionar el link VER RECOMENDACIONES,
aparecer una nueva ventana para realizar el diligenciamiento de las recomendaciones
generadas en el INFORME ANEXO EVALUACIN DE LOS FACTORES DE RIESGOS
ERGONOMICOS METODOLOGIA REBA.

Seleccione el Tipo de recomendacin clasificado en varios tems como se menciona en el
punto 1.6. Ingreso de comentarios para el registro del cuestionario ergonmico.
Ingrese el Nombre de la recomendacin segn sea el caso; ejemplo Dotar de apoyapis, esta
recomendacin depender de la tarea calificada en REBA.

En la parte del detalle, describa la recomendacin segn sea el caso y escoja el link de
ACEPTAR para guardar los cambios.

Seleccione el link de volver para regresar a la pgina del cuestionario.
Recuerde que para el ingreso de una nueva tarea en la calificacin REBA se deber realizar
el mismo procedimiento.




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DEPARTAMENTO :

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA LA APLICACIN DEL
CUESTIONARIO DE CONDICIONES
ERGONOMICAS DE TRABAJO DEL
PERSONAL ADMINISTRATIVO
HERRAMIENTA REPSO

RESPONSABLES: MARIA
CAROLINA JARAMILLO
PATRICIA VILLAFAE
FECHA: 20 DE DICIEMBRE DE 2010
REVISA:MERCEDES
CENTENO

CARGO:

APROBO :

CARGO: