U

n
i
d
a
d

V
I
Sistemas
de control
administrativo
Sistemas
de control
administrativo
116
Tni cas de planeaci n y control
Esquema conceptual: Unidad VI
Defnicin
Perspectivas
Sistemas administrativos
formales
Sistemas administrativos
informales
Actividades
Utilidad
Importancia
Defnicin
Centros de responsabilidad
Estrategias
Objetivo
1. Naturaleza e importancia
del control administrativo
Objetivos de las operaciones
Objetivos relacionados con
la informacin fnanciera
Objetivos de cumplimiento
Objetivos bsicos del control
interno
2. Objetivos del control
administrativo
4. Contabilidad por reas
de responsabilidad
3. Etapas para disear un
control administrativo
Actividades para disear
un sistema
Etapas de un sistema de
control
Pasos del control
administrativo
UNIDAD VI
Sistemas de control
administrativo
Defnicin de grado de control
Costo controlable
Costo no controlable
Responsabilidad
5. Partidas controlables y
no controlables
Utilidad de los informes de
desempeo
Evaluacin en relacin con el
periodo anterior
Objetivo de la evaluacin
6. Evaluacin de las diferentes
reas de responsabilidad
117
Uni dad VI . Si stemas de control admi ni strati vo
S
e
m
a
n
a

1
2
Presentacin
L
os sistemas de control administrativo son tcnicas que permiten recaudar
informacin de la organizacin para posteriormente tomar decisiones sobre
planeacin y control, para motivar el comportamiento de los empleados y evaluar
la efcacia y efciencia de la organizacin.
En esta semana analizaremos la importancia del control administrativo den-
tro de la organizacin, sus objetivos y las etapas para su diseo.
VI.1 Naturaleza e importancia del control
administrativo
VI.2
Objetivos del control administrativo
VI.3
Etapas para disear un control administrativo
Sistemas de control administrativo
Tema y subtemas
VI
Objetivos especfcos
El alumno analizar la importancia del control administrativo y valorar su in-
fuencia en la administracin de empresas.
El alumno identifcar los objetivos del control administrativo y reconocer los
benefcios que aportan a las organizaciones.
El alumno analizar las etapas para disear el control administrativo y las activida-
des que se deben llevar a cabo para su implementacin.
118
Tni cas de planeaci n y control
Objetivos del sistema
de control
Defnicin de control
VI. Sistemas de control administrativo
Antes de iniciar con los sistemas de control administrativo, analizaremos la def-
nicin de control. De acuerdo con el Diccionario de Economa (2006), el con-
trol es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administracin de
una dependencia o entidad que permite la oportuna deteccin y correccin de
desviaciones, inefciencias o incongruencias en el curso de la formulacin, instru-
mentacin ejecucin y evaluacin de las acciones, con el propsito de procurar el
cumplimiento de la normatividad que las rige, y las estrategias, polticas, objeti-
vos, metas y asignacin de recursos.
Profundizando an ms en el control, analizaremos la defnicin de control
contable. El Diccionario de Economa (2006) lo especifca como procedimien-
to administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las tran-
sacciones y en la contabilidad de stas; se ejerce tomando como base las cifras
de operacin presupuestadas y se les compara con las que arroja la contabilidad.
Tambin menciona que son tcnicas utilizadas para que al efectuar las tareas de
procesamiento y verifcacin de las transacciones se salvaguarden los activos y se
constate que los registros fnancieros y presupuestarios estn respaldados con la
respectiva documentacin comprobatoria.
El proceso administrativo se organiza por medio de un sistema de control in-
terno, ste se refere al conjunto de mtodos y procedimientos coordinados que
adoptan las dependencias y entidades para salvaguardar sus recursos, verifcar la
veracidad de la informacin fnanciera y promover la efciencia de operacin y el
cumplimiento de las polticas establecidas.
De acuerdo con Vctor Mendvil, en su libro Elementos de auditora (2002),
menciona que los objetivos fundamentales del sistema de control son:
Proteccin de los activos de la empresa.
Obtencin de informacin fnanciera veraz, confable y oportuna.
Promocin de efciencia y efcacia en la operacin.
Defnicin de control
contable
Defnicin de control
interno
Defnicin del
sistema de control
administrativo
Cul crees que es la funcin de los sistemas de control
en una organizacin?
VI.1 Naturaleza e importancia del
control administrativo
Horngren, Foster y Datar (2007), defnen al sistema de control administrativo
como un medio para recopilar y utilizar informacin a fn de ayudar y coordinar
las decisiones de planeacin y de control dentro de una organizacin y de guiar la
conducta de sus gerentes y empleados.
119
Uni dad VI . Si stemas de control admi ni strati vo
Perspectivas del
sistema de control
administrativo
De acuerdo con Richard Daf (2007), los sistemas de control administra-
tivo se defnen como las rutinas formales, los reportes y los procedimientos
que utilizan la informacin para mantener o alterar patrones en las actividades
organizacionales.
1
La informacin del sistema de control administrativo presenta las siguientes
perspectivas:
2
Perspectiva fnanciera
Perspectiva del cliente
Perspectiva de procesos internos
Perspectiva de aprendizaje y crecimiento
Los sistemas de control administrativos se componen de sistemas formales
e informales. Los sistemas formales incluyen reglas explcitas, procedimientos,
medidas de desempeo y planes incentivos que guan el comportamiento de los
gerentes y empleados.
3
stos comprenden a su vez otros sistemas, como el sistema
contable administrativo, sistemas de recursos humanos y sistemas de calidad.
El sistema informal est compuesto por valores compartidos, lealtad y com-
promisos entre los miembros de la compaa, la cultura y las normas no escritas
sobre la conducta aceptable para los gerentes y los empleados.
4
Sistemas
administrativos
formales
Sistemas
administrativos
informales
Actividades del
sistema de control
administrativo
1
Daft, R. (2007). Teora y diseo organizacional. Mxico: Cengage Learning.
2
Horngren, C., Foster, G., y Datar, S. (2007). Contabilidad de costos. Un enfoque gerencial. Mxico: Pearson
Prentice Hall.
3
Ibdem.
4
Ibdem.
5
Daft, R. (2007). Teora y diseo organizacional. Mxico: Cengage Learning.
Podras hacer tu propia denicin de sistemas de control
administrativos?
Las actividades que incluyen los sistemas de control administrativos estn ba-
sadas en informacin para:
5
La planeacin.
La elaboracin de presupuestos.
La evaluacin del desempeo.
La distribucin de recursos.
La asignacin de recompensas a los empleados.
Los elementos del sistema de control administrativo son:
Estados fnancieros y presupuesto.
Reportes peridicos estadsticos no fnancieros.
Sistemas de recompensa.
Elementos del
sistema de control
administrativo
120
Tni cas de planeaci n y control
Funcin de los
sistemas de control
administrativos
Importancia de los
sistemas de control
Sistemas de control de calidad.
Todas las organizaciones tienen la posibilidad de mejorar sus reas para cum-
plir con las metas fjadas por la administracin. Los sistemas de control se en-
cargan de obtener cierta informacin que sirva como punto de referencia para
identifcar las fallas y aciertos, de tal forma que se puedan corregir estos errores y
se capitalicen los aciertos.
El sistema de control administrativo proporciona a los mandos medios infor-
macin para el control de entradas de recursos, efciencias de procesos y salidas. El
uso de los sistemas de control depende de los objetivos estratgicos establecidos
por la alta direccin.
6
Los sistemas de control administrativo dan la posibilidad de obtener resul-
tados sobre la efciencia, efcacia y la economa de la organizacin, sin olvidar la
planeacin y la aplicacin de un sistema de control interno que permita lograr los
objetivos de la organizacin.
El control interno consiste en ciertos mtodos y medidas que permiten el
control de los recursos, las operaciones, las polticas administrativas, las norma-
tivas econmicas y la exactitud de las operaciones registradas por la contabilidad.
Lo ms importante es que debe contribuir a proteger los recursos contra el fraude,
el desperdicio y el uso inadecuado.
VI.2 Objetivos del control
administrativo
A continuacin vamos a detallar los objetivos del control administrativo en tres
categoras: operaciones, informacin fnanciera y cumplimiento.
Objetivos de las operaciones

Los objetivos de control en las operaciones permiten la utilizacin efcaz
y efciente de los recursos que utiliza la organizacin. stos deben ser co-
herentes y realistas, ya que a partir de stos se defnen las estrategias y se
asignan los recursos.

Los objetivos operacionales no siempre dependen totalmente de la
organizacin, en algunas ocasiones se complica prevenir sucesos externos
que atrasan el logro de las metas operativas. En este caso, la informacin
es de utilidad para que la organizacin est prevenida sobre el nivel de
alcance de los objetivos.
6
Daft, R. (2007). Teora y diseo organizacional. Mxico: Cengage Learning.
Utilidad de los
sistemas de control
administrativos
Caractersticas de
los objetivos de las
operaciones
Funcin del sistema de
control interno
121
Uni dad VI . Si stemas de control admi ni strati vo
Objetivos relacionados con la informacin fnanciera
stos se referen a la preparacin de estados fnancieros confables, impor-
tantes para las relaciones con el exterior, adems de ser una herramienta
para la gestin interna y para la toma de decisiones.
o Contar con sufciente informacin, resumida y clasifcada de forma
adecuada y conveniente.
o Presentar los hechos econmicos que refejen la situacin fnanciera,
los resultados de las operaciones, los fujos de orgenes y aplicaciones
de recursos en forma apropiada y razonable.
Objetivos de cumplimiento
Se referen al cumplimiento de las leyes y reglamentos de la organizacin
que regulan los aspectos de las relaciones sociales, como la normativa ci-
vil, laboral, fnanciera, medio ambiental, de seguridad, etctera.
Cuando estos objetivos no se cumplen, puede ocasionar problemas
tanto al interior como al exterior de la organizacin, afectando su prestigio.
A continuacin analizaremos los objetivos bsicos del control interno:
7
1. Fomentar y asegurar el pleno respeto, apego, observancia y adhe-
sin a las polticas prescritas o establecidas por la administracin de
la entidad. De esta forma se cuenta con una administracin ordenada,
sana y con gua que normar, orientar y regular a la organizacin.
2. Promover efciencia operativa. Las polticas y disposiciones de la orga-
nizacin sern la base para operar. stas deben identifcar metas y estn-
dares de operacin bsicos para medir el desempeo, la efcacia, efcien-
cia, economa, etctera.
3. Asegurar la razonabilidad, confabilidad, oportunidad e integridad
de la informacin fnanciera y la complementaria administrativa y
operacional que se genera en la entidad. La informacin se requiere
para conocer la gestin y el desempeo de la organizacin. Al no con-
tar con esta informacin la existencia y subsistencia de la entidad puede
debilitarse. Cabe mencionar que este objetivo est relacionado con los
objetivos de operaciones, de informacin fnanciera y de cumplimiento.
4. Proteccin de los activos de la entidad. Este se concreta con los tres
objetivos anteriores. La organizacin debe contar con polticas claras y
Caractersticas de
los objetivos de la
informacin fnanciera
Caractersticas de
los objetivos de
cumplimiento
Caractersticas de
la contabilidad
administrativa
7
Santillana, J. (2003). Establecimiento de sistemas de control interno. La funcin de contralora. Mxico: Cengage
Learning.
122
Tni cas de planeaci n y control
especifcas que respeten e involucren el cuidado, proteccin y administra-
cin de los activos. Este objetivo se refere a conseguir la ptima efciencia
de operacin de los activos, por ejemplo: las cuentas y documentos por
cobrar, los inventarios, los inmuebles, entre otros.
VI.3 Etapas para disear un control
administrativo
Para disear un sistema de control administrativo que cubra las necesidades de la
organizacin, los administradores necesitan identifcar centros de responsabili-
dad, desarrollar menciones del desempeo, establecer una estructura de vigilan-
cia y generacin de informes, ponderar costos y benefcios, y dar la motivacin
para tener congruencia entre las metas y el esfuerzo de los trabajadores.
Las etapas para disear un sistema de control administrativo son las siguien-
tes:
Defnicin de los resultados.
Determinacin de las predicciones que guiarn hacia los resultados de-
seados.
Determinacin de los estndares de los elementos predictivos en funcin
de los resultados deseados.
Especifcacin del fujo de la informacin.
Evaluacin y aplicacin de la accin correctiva.
El control administrativo es un esfuerzo sistemtico que establece normas
de desempeo con objetivos de planifcacin para disear sistemas de informa-
cin, para comparar los resultados reales con las normas previamente estableci-
das, para determinar las desviaciones y para medir su importancia, as como para
tomar medidas que garanticen que los recursos se utilicen de forma efcaz y ef-
ciente para alcanzar los objetivos de la organizacin.
Son cuatro los pasos en los que se divide el proceso de control:
Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento.
Medir los resultados.
Tomar medidas correctivas.
Retroalimentacin.
Etapas para el diseo
de un sistema de
control administrativo
Actividades para
disear un sistema de
control administrativo
Defnicin de control
administrativo
Pasos del control
administrativo
123
Uni dad VI . Si stemas de control admi ni strati vo
Reactivos de autoevaluacin
Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta.
1. Mecanismo preventivo y correctivo que permite la oportuna deteccin y correccin de desviaciones, in-
efciencias o incongruencias en el curso de la formulacin, instrumentacin ejecucin y evaluacin de las
acciones de la organizacin.
a. Control interno
b. Control
c. Control contable
2. Procedimiento administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las transacciones y
en la contabilidad de stas; se ejerce tomando como base las cifras de operacin presupuestadas y se les
compara con las que arroja la contabilidad.
a. Control interno
b. Control
c. Control contable
3. Conjunto de mtodos y procedimientos coordinados que adoptan las dependencias y entidades para sal-
vaguardar sus recursos, verifcar la veracidad de la informacin fnanciera y promover la efciencia de ope-
racin y el cumplimiento de las polticas establecidas.
a. Control interno
b. Control
c. Control contable
4. La proteccin de los activos de la empresa, la obtencin de informacin fnanciera veraz, confable y opor-
tuna y la promocin de efciencia y efcacia en la operacin son:
a. Objetivos del sistema de control
b. Elementos del sistema de control
c. Metas del sistema de control
5. Este sistema est compuesto por rutinas formales, reportes y procedimientos que utilizan la informacin
para mantener o alterar patrones en las actividades organizacionales.
a. Sistema de control contable
b. Sistema de control administrativo
c. Sistema de control fnanciero
6. Estos sistemas incluyen reglas explcitas, procedimientos, medidas de desempeo y planes incentivos que
guan el comportamiento de los gerentes y empleados.
a. Sistemas de control interno
b. Sistemas informales
c. Sistemas formales
124
Tni cas de planeaci n y control
7. Este sistema est compuesto por valores compartidos, lealtad y compromisos entre los miembros de la
compaa, la cultura y las normas no escritas sobre la conducta aceptable para los gerentes y los empleados.
a. Sistemas de control interno
b. Sistemas informales
c. Sistemas formales
8. Permiten la utilizacin efcaz y efciente de los recursos que utiliza la organizacin. stos deben ser cohe-
rentes y realistas, ya que a partir de stos se defnen las estrategias y se asignan los recursos.
a. Objetivos de operaciones
b. Objetivos de informacin fnanciera
c. Objetivos de cumplimiento
9. Se referen a la preparacin de estados fnancieros confables, importantes para las relaciones con el exte-
rior, adems de ser una herramienta para la gestin interna y para la toma de decisiones.
a. Objetivos de operaciones
b. Objetivos de informacin fnanciera
c. Objetivos de cumplimiento
10. Se referen al cumplimiento de las leyes y reglamentos de la organizacin que regulan los aspectos de las
relaciones sociales, como la normativa civil, laboral, fnanciera, medio ambiental, de seguridad, etctera.
a. Objetivos de operaciones
b. Objetivos de informacin fnanciera
c. Objetivos de cumplimiento
125
Uni dad VI . Si stemas de control admi ni strati vo
Daft, R. (2007). Teora y diseo organizacional. Mxico: Cengage Learning.
Hansen, D. y Mowen, M. (2003). Administracin de costos. Contabilidad y control.
Mxico: Tomson.
Hernndez, G. (2006). Diccionario de Economa. Colombia: Universidad
Cooperativa de Colombia.
Horngren, C., Foster, G., y Datar, S. (2007). Contabilidad de costos. Mxico:
Pearson Prentice Hall.
Horngren, C. y Sundem G. (2001). Introduccin a la Contabilidad Administrativa.
Mxico: Prentice Hall.
Mendvil, V. (2002). Elementos de auditora administrativa. Mxico: Cengage
Learning Editores.
Santillana, J. (2003). Establecimiento de sistemas de control interno. La funcin de
contralora. Mxico: Cengage Learning.
Fuentes de informacin
126
Tni cas de planeaci n y control
Panel de verifcacin
Instrucciones: Selecciona la respuesta correcta.
1. Mecanismo preventivo y correctivo que permite la oportuna deteccin y correccin de desviaciones, in-
efciencias o incongruencias en el curso de la formulacin, instrumentacin ejecucin y evaluacin de las
acciones de la organizacin.
a. Control interno
b. Control
c. Control contable
2. Procedimiento administrativo empleado para conservar la exactitud y la veracidad en las transacciones y
en la contabilidad de stas; se ejerce tomando como base las cifras de operacin presupuestadas y se les
compara con las que arroja la contabilidad.
a. Control interno
b. Control
c. Control contable
3. Conjunto de mtodos y procedimientos coordinados que adoptan las dependencias y entidades para sal-
vaguardar sus recursos, verifcar la veracidad de la informacin fnanciera y promover la efciencia de ope-
racin y el cumplimiento de las polticas establecidas.
a. Control interno
b. Control
c. Control contable
4. La proteccin de los activos de la empresa, la obtencin de informacin fnanciera veraz, confable y opor-
tuna y la promocin de efciencia y efcacia en la operacin son:
a. Objetivos del sistema de control
b. Elementos del sistema de control
c. Metas del sistema de control
5. Este sistema est compuesto por rutinas formales, reportes y procedimientos que utilizan la informacin
para mantener o alterar patrones en las actividades organizacionales.
a. Sistema de control contable
b. Sistema de control administrativo
c. Sistema de control fnanciero
6. Estos sistemas incluyen reglas explcitas, procedimientos, medidas de desempeo y planes incentivos que
guan el comportamiento de los gerentes y empleados.
a. Sistemas de control interno
b. Sistemas informales
c. Sistemas formales
127
Uni dad VI . Si stemas de control admi ni strati vo
7. Este sistema est compuesto por valores compartidos, lealtad y compromisos entre los miembros de la
compaa, la cultura y las normas no escritas sobre la conducta aceptable para los gerentes y los empleados.
a. Sistemas de control interno
b. Sistemas informales
c. Sistemas formales
8. Permiten la utilizacin efcaz y efciente de los recursos que utiliza la organizacin. stos deben ser cohe-
rentes y realistas, ya que a partir de stos se defnen las estrategias y se asignan los recursos.
a. Objetivos de operaciones
b. Objetivos de informacin fnanciera
c. Objetivos de cumplimiento
9. Se referen a la preparacin de estados fnancieros confables, importantes para las relaciones con el exte-
rior, adems de ser una herramienta para la gestin interna y para la toma de decisiones.
a. Objetivos de operaciones
b. Objetivos de informacin fnanciera
c. Objetivos de cumplimiento
10. Se referen al cumplimiento de las leyes y reglamentos de la organizacin que regulan los aspectos de las
relaciones sociales, como la normativa civil, laboral, fnanciera, medio ambiental, de seguridad, etctera.
a. Objetivos de operaciones
b. Objetivos de informacin fnanciera
c. Objetivos de cumplimiento