ANALISIS DOCUMENTAL COMO ESLABON PARA LA EFICACIA DE LOS SERVICIOS DE

INFORMACION
Lic. Isabel A. Sols Hernndez, Licenciada en Informacin Cientfico Tcnica y Bibliotecologa
en 1986 graduada en la Universidad de La Habana. Especialista en Informacin de la Biblioteca
Nacional de Ciencia y Tcnica, del IDICT.
1. Resumen
2. Anlisis Documental
3. Fases del Anlisis Documental: anlisis formal y anlisis de contenido.
4. Recuperacin de Informacin
Resumen
El trabajo fundamenta la importancia del procesamiento tcnico de la informacin para los
sistemas, servicios y procesos de recuperacin de informacin, ya que stos se encuentran
indisolublemente ligados. Se evidencia el papel decisivo del trabajador de la informacin en el
proceso de bsqueda y recuperacin, haciendo nfasis en el proceso de recuperacin a travs
de Internet.
El procesamiento tcnico de la informacin desde el punto de vista bibliotecolgico es y ser el
eslabn fundamental sistemas, los servicios y los procesos de recuperacin de informacin.
La presentacin de la informacin bajo un formato normalizado, el anlisis de contenidos sobre
tcnicas estandarizadas internacionalmente, los sistemas de clasificacin acordes con las
necesidades de los usuarios que va a hacer uso de la informacin ya procesada son
responsabilidades profesionales de los bibliotecarios o especialistas de informacin.
Estas actividades clsicas en la actividad bibliotecaria se han enriquecido con el desarrollo de
la tecnologa y han sufrido cambios, pero la esencia sigue siendo la misma: la catalogacin, la
clasificacin, los encabezamientos de materia, los descriptores, el anlisis y resumen de
contenidos, el conocimiento del usuario y sus necesidades, siguen siendo las tareas
fundamentales para lograr el funcionamiento de los servicios de informacin y la confeccin de
productos informativos que satisfagan las necesidades de los usuarios que son cada vez ms
crecientes junto al crecimiento incalculable del cmulo de informacin.
Anlisis Documental
El anlisis documental es la operacin que consiste en seleccionar las ideas
informativamente relevantes de un documento a fin de expresar su contenido sin
ambigedades para recuperar la informacin en l contenida. Esta representacin puede ser
utilizada para identificar el documento, para procurar los puntos de acceso en la bsqueda de
documentos, para indicar su contenido o para servir de sustituto del documento. El anlisis
puede tomar la forma de un sumario, un resumen, un ndice alfabtico de materias o cdigos
sistemticos.
El anlisis documental cubre tcnicas tradicionales de bibliotecas, tales como catalogacin,
indizacin, clasificacin y resumen, adems de tcnicas informticas como la indizacin
automtica y la recuperacin de la informacin almacenada en ordenadores mediante el
lenguaje natural.
Este anlisis se realiza persiguiendo el fin prctico: recuperar la informacin que no es una
tarea simplemente rutinaria, ni tan sencilla como resulta al parecer para algunos usuarios que
desconocen cuanto trabajo previo ha habido que realizar para que el reciba la documentacin
que necesita.
Fases del Anlisis Documental: anlisis formal y anlisis de contenido.
Anlisis formal es aquel que recoge todos los elementos objetivos el documento: tipo, autor,
ttulo, editorial, fecha, nmero de pginas, idioma original, etc. Se trata de un anlisis externo
del documento que extrae aquellos datos que lo distinguen tpicamente de los dems . Esta
descripcin est en dependencia de la tipicidad del documento. esta fase permite identificar y
controlar los documentos dentro de una coleccin. Se realiza en dos operaciones: catalogacin
y descripcin documental.
La catalogacin pretende establecer la lista de documentos que componen una coleccin, es
decir, el catlogo, considerado ste como instrumento de comunicacin entre la coleccin y los
usuarios, por lo que la catalogacin se ocupa de disear las formas de acceso o puntos de
entrada que los documentos tengan en el catlogo con el objeto de que puedan ser
recuperados; esto en la prctica implica tambin operaciones propias del anlisis de contenido.
La descripcin documental es la operacin por la cual se describe el documento
en funcin de sus caractersticas formales y externas, como el autor, el ttulo, el lugar de
edicin, el editor, el ao de publicacin, las caractersticas fsicas, etc. Se trata de una
operacin que debe estar sujeta a normas estrictas de la ms amplia extensin posible con el
objeto de que los registros resultantes puedan ser manejados por los usuarios. Las normas de
catalogacin ms extendidas son las ISBD (International Standard Bibliographic Description) y
las Normas de Catalogacin Angloamericanas.
El anlisis de contenido es aquella operacin intelectual o automtica segn la cual se
describe aquello que trata el documento y los productos resultantes son: la clasificacin, la
indizacin y la condensacin (resumen).
La indizacin tiene el propsito de representar el contenido del documento y tiene dos
componentes: analizar el contenido para seleccionar los conceptos que pueden representar el
contenido y la traduccin de estos contenidos al lenguaje documental utilizado por el sistema.
Este proceso se ha realizado de forma automtica pero no se pueden lograr los mismos
resultados en la localizacin de la informacin que cuando lo realiza un bibliotecario pues esta
tarea requiere de un proceso intelectual y de anlisis que no puede ser logrado por la mquina.
La indizacin y la condensacin se diferencian en cuanto al lenguaje utilizado. En la
condensacin se emplea el lenguaje natural, es decir, aqul en el que est escrito el
documento resumido pues consiste en la sntesis del contenido que trata el documento por lo
que permite al usuario identificar si el texto del documento va tener la informacin que necesita
sin tenerlo que leer completamente.
En la indizacin se trabaja generalmente con el lenguaje documental, que es un lenguaje
artificial, creado con el objeto de traducir la informacin contenida en los documentos,
hacindola mas accesible y recuperable por diferentes personas, este lenguaje no debe tener
ambiegedades.
Los trminos con los que se ha indizado el documento deben se los mismos que se usen
cuando se pregunte a los sistemas para recuperar la informacin.
Cuando se va a realizar una bsqueda en una base de datos es necesario revisar las
herramientas lingsticas de la misma, en este caso las bases de datos ofrecen
mayoritariamente acceso a sus ndices de descriptores de esta forma podemos traducir el
lenguaje del usuario al de la base de datos. En muchos casos los usuarios desconocen la
forma en que se conoce en el universo de la informacin el tema sobre el que investiga y con la
ayuda de esta listado de trminos logramos llegar al que se necesita para hacer una
recuperacin verdaderamente efectiva.
Con este proceso adems de darle lo que necesita le hemos aportado un conocimiento ms
sobre el tema para continuar la localizacin de la informacin.
La clasificacin es un conjunto ordenado de conceptos que se presentan distribuidos
sistemticamente en clases conformando una estructura. La organizacin sistemtica de los
libros y de cualquier tipo de documento en los estantes o en los ndices y catlogos ha sido una
de las formas ms tiles para los lectores que buscan una informacin definida. Este principio
que se ha mantenido en Internet apareciendo en los portales que, efectivamente, clasifican
sitios web en sus directorios. La clasificacin representa el documento y la rama del
conocimiento a la que pertenece esta materia o sea la clasificacin permite ordenar el
conocimiento funcin importantsima para la recuperacin de la informacin. Las clasificaciones
ms extendidas en el mundo son la CDU (Clasificacin Decimal Universal), la Clasificacin
Decimal Dewey y la LCC (Clasificacin de la Biblioteca del Congreso de Washington)
El anlisis documental implica el conocimiento del documento, el anlisis, la sntesis,
representacin y recuperacin.
Del anlisis documental se derivan productos informativos con son las bases de datos
bibliogrficas que contienen un gran nmero de registros y permiten la recuperacin de
informacin de forma muy rpida y eficiente y nos conducen a las pginas de las fuentes
primarias que contienen el texto completo.
Recuperacin de Informacin
El trmino recuperacin de informacin surge con la introduccin de la Ciencia de la
Informacin que integra la teora, proceso y la prctica documental con otras ciencias como la
ciberntica la informtica y la comunicacin.
Para la realizacin de esta tarea es necesario contar con un personal altamente capacitado en
el uso de los sistemas de recuperacin de informacin para que los usuarios queden
plenamente satisfechos en su bsqueda.
En la actualidad con el surgimiento de INTERNET se enfrenta un gran problema para efectuar
la recuperacin de la informacin y no es ms que el resultado de la falta de un procesamiento
previo de la informacin disponible, adems de que esta es una herramienta de comunicacin
muy dinmica, constantemente aparecen nuevos sitios, nuevos buscadores, muchas veces
especializados por temticas.
Creo que en esto de la recuperacin a travs de Internet , hay que detenerse pues navegar,
usar correo electrnico puede hacerlo cualquiera, pero recuperar informacin de calidad y
pertinente al usuario no lo puede hacer cualquiera. Pienso que hay que tener experiencia, hay
que ir al detalle cada vez que nos aparece un nuevo buscador, hay que crear favoritos que se
conviertan en verdaderos directorios temticos, para acceder a las revistas a texto completo, a
las bases de datos online, sobre todo esto es importante para aquellos que no tienen recursos
para suscribirse a bases de datos.
La tareas de organizacin y recuperacin son actividades conscientes por lo que cada vez es
mas importante la presencia del trabajador de la informacin no solo dentro de la biblioteca,
sino tambin durante el diseo de los sitios web y en las empresas para apoyar la toma de
decisiones adecuadas, pues la informacin se ha convertido en un recurso dentro de cualquier
organizacin y se hacen continuas referencias al valor de la gestin de informacin como factor
crtico del xito.
En la empresa nos encontramos con una documentacin variada y muchas veces de carcter
confidencial , por lo que la recuperacin de este tipo de fuentes documentales es una tarea que
va ms all de las actividades propias de los archiveros y documentalistas y se convierte ms
bien un trabajo de detectives y recopiladores de documentos, adems de recopilar la
informacin es necesario crear formatos adecuados para la empresa, en cuestin, que
permitan organizar y actualizar la informacin y recuperarla en el momento preciso para facilitar
la toma de decisiones.
Dentro del ciclo de la informacin el anlisis documental est indisolublemente ligado a la
bsqueda y recuperacin de la informacin. Para lograr ofrecer un servicio o un producto
informativo de calidad es necesario haber cumplido estas etapas con el rigor, la calidad,
exhaustividad y profundidad necesarios. No debe verse jams el servicio y recuperacin como
algo independiente del procesamiento.
Como plantea Dolores Vizcaya en su libro Informacin Procesamiento de Contenido "ha
llegado la hora de tomar conciencia de que muy poco podr hacerse en gerencia, marketing o
reingeniera de la actividad de informacin, si no se cuenta con una slida preparacin en el
llamado procesamiento de la informacin, que permita crear, utilizar y desarrollar estructuras
lingsticas capaces de soportar, con las caractersticas propias que esta actividad demanda, el
caudal de informacin con el que obligadamente tiene que trabajar una pequea biblioteca
como la del municipio ms pequeo de cualquier pas o una gran empresa como cualquier
empresa transnacional"
Los especialistas del rea deben meditar sobre estas cuestiones porque es usual que muchos
apasionados con la automatizacin y las nuevas tecnologas se alejen de las tareas de
procesamiento y se preocupen por utilizar las herramientas lingsticas inclusive durante el uso
y explotacin de las bases de datos a veces ignoran la existencia de sus ndices haciendo las
ms dismiles combinaciones de palabras trabajo que pudiera evitarse.
Es necesario estudiar las necesidades de los usuarios para que estos estn representados en
los sistemas de recuperacin de informacin y en los lenguajes documentales porque es en
funcin de satisfacer sus demandas informativas que trabajamos.
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