Tesis Juan Manuel Fernandez

Trabajo Final
Licenciatura en Sistemas de Informacin
Tema: SIProgs: Prototipo de Sistema Workflow, dentro del marco de la

definicin de la Workflow Management Coalition, para el Circuito de Aprobacin
de Programas de Asignaturas en la Universidad Nacional de Lujn
Autor: Juan Manuel Fernandez

Director: Mario G. Oloriz
Universidad Nacional de Lujn
2012

Agradecimientos
A Mario Oloriz, mi tutor en este trabajo, mi jefe, mi compaero. Una persona, a
quin tengo un gran aprecio, que marc mi perfil tanto profesional como personal,
teniendo reservada una enseanza en cada charla compartida.
A mis padres, ejemplos de sacrificio; uno que me enseo, con hechos
intencionales e involuntarios, que la vida siempre da segundas oportunidades, el otro
que en la vida siempre triunfan los buenos. A mis hermanas, testigos de que nada fue
fcil ni azaroso, siempre presentes en mi corazn.
A mi novia, el proyecto mas importante que me espera, con quin espero
compartir el resto de mi vida, con fortunios e infortunios. La persona que amo, que me
ayuda, me acompaa.
A mis amigos, que me acompaaron desde el principio de mi Carrera, y no
necesitaron conocer que es un modelo matemtico ni un lenguaje de programacin
para poner el hombro cuando mas los necesitaba.
A los que confan en mi, dandome las fuerzas necesarias todos los das para
mirar para adelante. Y a los que no confan, por obligarme a mirar al costado,
poniendo en crisis mis acciones, permitiendome no tropezar dos veces con la misma
piedra.
A mis compaeros de trabajo, que me ayudaron desde su lugar,
entendiendome y compartiendo conmigo todos los das durante estos ltimos cuatro
aos, aguantando mis locuras y brindandose al mximo en cada momento.
A mis compaeros de estudio, especialmente a David Conde y Ezequiel Chan,
personas con las cuales compart un sueo que hoy se cumple realidad.
Juan Manuel Fernandez Trabajo Final de Licenciatura
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A mi abuela y a Tomy, a quienes dedico especialmente este trabajo, referencias

claras de que la vida tiene tragos amargos de principio a fin, pero a fn de cuentas vale
la pena ser vivida.
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Resumen
Las asignaturas que integran las Carreras de Grado y Pregrado de la
Universidad Nacional de Lujn estn reguladas, en cuanto a su contenido y
metodologa de desarrollo, por documentos denominados usualmente programas
que son aprobados por la Comisin Plan de Estudios de la Carrera a la cual pertenece
cada asignatura, cuerpo colegiado de mxima autoridad de las Carreras de grado y
pregrado segn lo establecido por el Estatuto de la Universidad Nacional de Lujn.
El circuito de aprobacin de programas demostr, a travs del tiempo, ser un
circuito complejo, con diversos actores, y gran porcentaje de incumplimiento respecto
de la entrega de los mismos para cumplir con el objetivo de disponibilidad para con los
estudiantes asi como lo determina el Rgimen General de Estudios de la UNLu [9].
Planteada la problemtica a abordar durante esta investigacin, se entiende
que la solucin estar dada por la automatizacin del flujo de trabajo a efectos de
mejorar la eficiencia y la eficacia del circuito. La fundamentacin de esta solucin est
dada por la masiva oferta acadmica de la Universidad a investigar, formada por 19
carreras de grado y 2 de pregrado, con un promedio de casi 31 asignaturas, lo cual
hace necesaria la tramitacin de unos 650 programas anuales.
En tal sentido, existe actualmente una Organizacin denominada Workflow
Management Coalition, fundada en 1993, es una organizacin global de los
adoptantes, desarrolladores, consultores, analistas, as como los grupos universitarios
y de investigacin que participan en dos reas de investigacin como workflow y BPM.
Podemos definir workflow como la informatizacin de un proceso de negocio o parte
del mismo.
En el presente trabajo se estudi la posibilidad de redefinir y automatizar el

Circuito actual de aprobacin de los programas de las asignaturas utilizando la
metodologa establecida por la Workflow Management Coalition para tal fin.
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ndice
1. INTRODUCCIN ...................................................................................................... 7
2. OBJETIVOS............................................................................................................ 11
3. CONTEXTO DE LA INVESTIGACIN .................................................................... 13
El contexto del circuito relevado ................................................................................. 26
Usuarios involucrados en el proceso .......................................................................... 30
4. MARCO TERICO ................................................................................................. 33
Definicin de Workflow ............................................................................................... 34
El Modelo de Referencia de la WMC .......................................................................... 35
5. DISEO DEL SISTEMA WORKFLOW .................................................................... 49
Circuito Homogeneizado ............................................................................................. 49
Definicin formal del proceso ...................................................................................... 60
Grafo con la transicin de estados del proceso........................................................... 64
Identificacin de los componentes del Modelo de Referencia ..................................... 66
Tecnologa utilizada en el desarrollo del Software....................................................... 70
Modelo de datos ......................................................................................................... 72
Funcionalidad para cada usuario ................................................................................ 73
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6. CONCLUSIONES ................................................................................................... 76
7. TRABAJOS FUTUROS ........................................................................................... 78
8. REFERENCIAS ...................................................................................................... 79
9. ANEXOS ................................................................................................................. 81
Anexo I: Simbologa utilizada para el Cursograma ...................................................... 81
Anexo II: Modelo de Datos SQL del Sistema Workflow ............................................... 84
Anexo III: Solicitud de autorizacin para la utilizacin del template del Sistema Mdulo
Administrador Web a la Direccin General de Sistemas ............................................ 90
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1. Introduccin
La presente investigacin se realiza en el marco del Trabajo Final de la
Licenciatura en Sistemas de Informacin de la UNLu. La UNLu cuenta con una
estructura departamental en la cual existen cuatro departamentos acadmicos que
garantizan los servicios en los diferentes campos del conocimiento: Ciencias Bsicas,
Ciencias Sociales, Educacin y Tecnologa [6]. En este contexto las Carreras
dependen directamente del Rectorado de la Universidad y estn compuestas por
actividades acadmicas organizadas cuyos servicios son ofrecidos por dichos
Departamentos Acadmicos.
Estas asignaturas estn organizadas, tanto los contenidos mnimos como la

metodologa de desarrollo y evaluacin, por documentos, denominados usualmente
programas que son aprobados por la Comisin Plan de Estudios de la Carrera a la
cual pertenece cada asignatura [10], cuerpo colegiado de mxima autoridad de las
Carreras de grado y pregrado, segn lo establecido por el artculo 6 del [6]. La
estructura de los programas est establecida por el Rgimen General de Estudios para
las Carreras de Grado y Pregrado de la Universidad [9].
El circuito administrativo de aprobacin de los programas, que se desarrollar a

lo largo de este escrito, cuenta con una serie de actores, controles y alternativas que le
aportan complejidad y contribuyen con una serie de obstculos que complejizan la
aprobacin en los plazos establecido por el RGE [9]. Como se ver mas adelante
existe una tasa de incumplimiento muy elevada, respecto del objetivo de disponibilidad
para con los estudiantes antes del inicio de la cursada de la asignatura en cada
cuatrimestre.
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Ao de Cursada
Asignaturas Ofertadas
Tasa de Incumplimiento
2008
694
74.99%
2009
709
Sin documentar
2010
658
71.22%
2011
730
67.70%
2012 (1er cuatrimestre)
371
83.12%
Tabla 1: Tasa de Incumplimiento en la entrega de programas en los ltimos 5 aos
Entre los actores que intervienen en el circuito pueden enumerarse los

siguientes:
Estudiantes: los consumidores del programa de la asignatura,
Docentes: encargados de presentar el programa,
Secretario del departamento acadmico: quien realiza los controles de
forma sobre el programa para luego enviarlo al Departamento de
Coordinacin de Carreras para su tratamiento por parte de la Comisin
Plan de Estudios de la Carrera a la cual pertenece la asignatura,
Agente del Departamento de Coordinacin de Carreras: que debe poner
a disposicin de la Comisin Plan de Estudios el programa recibido para
su tratamiento,
Comisin Plan de Estudios: Quien dar el aval correspondiente o, en su
defecto, realizar las observaciones correspondientes al programa de la
asignatura,
Consejo Directivo Departamental: Que dar carcter de acto dispositivo
al programa ya avalado por la Comisin Plan de Estudios,
Agente del Departamento de Programas y Certificaciones en la
Direccin General Tcnica: que publicar el programa aprobado a
efectos de que los estudiantes de las Carreras tengan acceso a los
programas.
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Para abordar esta temtica, que ya hemos contextualizado, del flujo de la

informacin en las organizaciones existe un rea de las ciencias de la computacin
bien conocida denominada Workflow, entendindose a sta, segn la definicin de la
Workflow Management Coalition (WfMC) como:
La automatizacin de los procesos de negocio, en su totalidad o parcialmente,
durante los cuales, los documentos, informacin o tareas van pasando de un
participante a otro para actuar de acuerdo a un conjunto de reglas de negocio.
El Modelo de Referencia Workflow [2] de la Workflow Management Coalition

brinda, justamente, un modelo generico de construccin de un Workflow con las
herramientas necesarias para definir un workflow, generar una definicin formal del
proceso de negocio, decidir la distribucin del workflow junto con sus motores y sus
alternativas de implementacin.
Asimismo, este Modelo de Referencia brinda definiciones precisas de todas las
partes que conforman un Sistema workflow en general, los horizontes hacia donde se
dirige esta tecnologa, cuales fueron las necesidades que llevaron a generar una
estandarizacin de esta tecnologa, las interfaces que son necesarias definir y otras
consideraciones relacionadas a la temtica abordada.
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Imagen 1: Estructura genrica de un producto Workflow segn la WfMC
A lo largo del presente documento se relaciona el circuito elegido con las

definiciones de la Workflow Management Coalition, generando relaciones entre ambos
elementos y utilizando las herramientas brindadas por el Modelo de Referencia de la
Organizacin para la definicin, interpretacin y posterior implementacin de un
software workflow especfico.
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2. Objetivos
La presente investigacin est centrada en el Circuito de Aprobacin de
programas de asignaturas de la Universidad Nacional de Lujn. De la observacin
inicial del circuito surgen algunas informalidades y dificultades que podran resolverse
con la automatizacin de los procesos involucrados en el mismo.
La investigacin se realiz en el marco del modelo de referencia definido por la

Workflow Management Coalition (en adelante WfMC), una organizacin global de los
adoptantes, los desarrolladores, consultores, analistas, as como grupos universitarios
y de investigacin involucrados en el Workflow y BPM1, fundada en 1993.
Este trabajo tiene como finalidad realizar una investigacin aplicada sobre el
Circuito de Aprobacin de los Programas de las asignaturas correspondientes a las
Carreras de grado de la Universidad Nacional de Lujn, y realizar la automatizacin
del flujo de trabajo, utilizando como modelo, los estndares de la Workflow
Management Coalition [2].
El resultado esperado
para esta investigacin es,
por
un lado la
documentacin, relevamiento, anlisis, diagnostico y redefinicin del proceso de

negocio en cuestin, mientras que por el otro el diseo y desarrollo de una aplicacin
que automatice el flujo de informacin entre las reas involucradas en el Circuito, a
efectos de lograr mayor eficiencia, control, transparencia y reduccin de los tiempos
asociados al proceso.
1 Se llama Gestin de procesos de negocio (Business Process Management o BPM en

ingls) a la metodologa empresarial cuyo objetivo es mejorar la eficiencia a travs de la
gestin de los procesos de negocio, que se deben modelar, organizar, documentar y
optimizar de forma continua. Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administracin
de los procesos dentro de una organizacin.
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Puntualizando en lo anterior, se concluye que el trabajo apunta a los siguientes

objetivos:
Relevamiento, anlisis, diagnstico del Circuito Administrativo correspondiente,
Generacin de la documentacin correspondiente utilizando el de WfMC como
modelo de referencia,
Investigacin del Marco de Referencia en cuanto a la tecnologa workflow,
Desarrollo de la Aplicacin Workflow que modele la automatizacin del circuito
administrativo,
Generacin de la documentacin del circuito estudiado.
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3. Contexto de la investigacin
Como se encuentra reflejado en el artculo 3 de su Estatuto [6], la Universidad
Nacional
de
Lujn
adopta
para
su
organizacin
la
estructura
acadmica
departamental. Las unidades de docencia, investigacin y extensin son los

departamentos.
Cuenta con cuatro (4) Departamentos, a saber:
1. Ciencias Bsicas,
2. Ciencias Sociales,
3. Educacin,
4. y Tecnologa.
Los Departamentos estn constituidos por el conjunto de disciplinas afines que

el Consejo Superior haya situado en la esfera de su responsabilidad y prestan
servicios acadmicos a las distintas carreras de la Universidad.
Las actividades del personal docente que concentran los departamentos

comprenden la docencia, la investigacin, la extensin y los servicios.
Durante la fase de relevamiento se contact al personal tcnico de cada uno de

los Departamentos Acadmicos mencionados anteriormente y se relev mediante la
tcnica de entrevistas personales a los mismos las actividades que realizan inherentes
al circuito de aprobacin de programas.
En cuanto al marco normativo del circuito de aprobacin de los programas de

las asignaturas, al momento del inicio de la presente investigacin existe un Captulo
del Rgimen General de Estudios [9] referente:
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DE LOS PROGRAMAS DE LAS ASIGNATURAS, SEMINARIOS Y TALLERES

ARTICULO 37.- Los programas debern estar a disposicin de los alumnos en la
semana previa a la iniciacin de cada cuatrimestre y debern contener:
a) Periodo de vigencia, con la aprobacin o ratificacin del respectivo Consejo
Directivo Departamental, la que se mantendr por un perodo de hasta dos
aos a partir de la fecha de la Disposicin.
b) Carga horaria.
c) Nombre del responsable de la asignatura y del equipo docente completo.
d) Fundamentacin, objetivos y contenidos.
e) Requisitos de aprobacin y criterios de calificacin.
1. Para las asignaturas:
1.1. Nmero y caractersticas de las actividades y evaluaciones previstas para el
curso, las que debern ser como mnimo dos, quedando especificados los requisitos
que el alumno debe cumplir para acceder a la condicin de promovido o regular, segn
corresponda, de acuerdo a lo establecido en los artculos 14 y 15.
1.2. Si, excepcionalmente, por motivos fundamentados, la asignatura no puede
rendirse en condicin de libre.
1.3. Otros requisitos particulares: salidas a campo, visitas, etc.
2. Para los seminarios y talleres:
2.1. Actividades obligatorias: trabajos prcticos, monografas, trabajos de campo y/o
actividades acadmicas especiales, especificando los requisitos que el alumno debe
cumplir para acceder a la condicin de promovido o regular, segn corresponda, de
acuerdo con lo establecido en los artculos 14 y 15.
2.2. Caractersticas del trabajo final y los criterios de evaluacin y calificacin del
mismo.
2.3. Otros requisitos particulares.
f)
Bibliografa obligatoria y complementaria.-
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A continuacin se detallan los circuitos obtenidos del relevamiento, uno por

cada Departamento Acadmico, con sus respectivos actores interesados.
Circuito de Aprobacin de los Programas: Departamento de Ciencias Bsicas
Sectores Intervinientes:
Divisin Administracin Planes de Estudio,
Secretario Acadmico del Departamento,
Jefe Departamento Tcnico,
Jefe Departamento Acadmico,
Jefes de Divisin,
Docentes,
Coordinadores de Carrera,
Comisiones Plan de Estudio de las Carreras (en adelante CPE),
Comisin Asesora de Asuntos Acadmicos (en adelante CAAA),
Consejo Directivo Departamental (en adelante CDD).
Desde la Divisin Administracin Planes de Estudio, del Departamento de

Coordinacin de Carreras, se enva una nota dirigida al Secretario Acadmico del
Departamento, solicitando d cumplimiento a lo establecido por el R.G.E , Artculo 37,
referido a la presentacin y/o ratificacin de los programas, sin especificidad de cuales
no cumplen con este requisito. La nota es remitida a la Jefatura Acadmica del
Departamento a efectos de gestionar la entrega de los programas.
Desde la Jefatura Acadmica del Departamento se solicita, mediante nota, a
los Jefes de Divisin y/o responsables de rea de las asignaturas a dictarse en cada
cuatrimestre, la presentacin del programa en formato papel y digital y/o solicitud de
ratificacin del programa correspondiente. A su vez, los Jefes de Divisin y/o
responsables de rea transmiten este pedido a los docentes responsables de las
asignaturas en cuestin.
Los docentes entregan, a travs de la bedela del Departamento, al Jefe de
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Divisin y/o responsable de rea, el programa y/o pedido de ratificacin.

El jefe de Divisin y/o responsable de rea visa el programa y lo remite a la
Secretara Acadmica del Departamento a travs del Jefe Acadmico, quen registra el
ingreso y verifica vigencia, correlativas, etc.
El programa, mediante el Jefe Acadmico a travs de la Secretara Acadmica
del Departamento, es remitido para consideracin y dictamen a la Comisin de
Asesora de Asuntos Acadmicos, a travs del Jefe Tcnico, dependiente de la
Secretara tcnica, quien registra su ingreso, dictamen y salida de la Comisin.
Si el programa posee dictamen favorable de la CAAA, el Jefe Tcnico, a travs
de la Secretara Tcnica lo enva a la CPE de la Carrera correspondiente.
Si el programa posee dictamen desfavorable o con observaciones, se repite la
secuencia anterior. La Secretara tcnica, a travs del Jefe tcnico devuelve a la
Secretara Acadmica a travs del Jefe acadmico las observaciones para que las
haga llegar al docente responsable a travs del Jefe de Divisin y/o responsable de
rea.
Luego, el Secretario Acadmico del Departamento eleva el programa para
consideracin a la Comisin de Plan de Estudios de la Carrera correspondiente, a
travs de la Divisin Administracin Planes de Estudio.
Antes de la reunin de la CPE, el Jefe de la Divisin Administracin Planes de
Estudio provee al Coordinador de la Carrera los programas a tratar. Los mismos, luego
de la respectiva reunin, salen con un dictamen que aconseja aprobar o rechazar el
programa con las observaciones que correspondan a efector de ser reenviados al
Departamento Acadmico correspondiente.
Si el programa tuviese dictamen desfavorable, o con observaciones, el Jefe
Acadmico a travs de la Secretara Acadmica del Departamento, devolver al Jefe
de Divisin y/o responsable de rea para que haga saber al docente responsable de la
asignatura lo dictaminado por la CPE. Una vez realizadas las adecuaciones, volver o
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no segn corresponda a presentarse ante la CPE para su reconsideracin y posterior

dictamen favorable.
El programa, con dictamen favorable de la CPE, se eleva al CDD, para su

tratamiento, aprobacin y posterior Disposicin Departamental. El Jefe Tcnico
redacta la Disposicin Departamental, la que es firmada por el Presidente del Consejo
Directivo Departamental (Decano) y refrendada por la Secretaria Acadmica.
El Jefe Tcnico remite a la Secretara Acadmica, a travs del Jefe Acadmico,

la Disposicin original y cuatro copias, archivando en su digesto una quinta copia.
El jefe Acadmico del Departamento, distribuye las Disposiciones de la
siguiente manera:
La Disposicin original se remite a la Direccin de Despacho General.
Una copia queda en el despacho de la Secretara Acadmica del
Departamento.
Una copia va a la Direccin General Tcnica y de forma paralela se remite en
formato digital.
Una copia es enviada a Coordinacin de Carreras.
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Circuito de Aprobacin de los Programas: Departamento de Ciencias Sociales
Docentes,
Departamento Acadmico (dependiente de la Secretara Acadmica del
Departamento),
Departamento Tcnico (Sector Administrativo),
Coordinacin de Carreras, CPE
Consejo Directivo Departamental (CDD) (que tiene una Comisin Asesora de
Asuntos Acadmicos del CDD)
Antes del inicio del cuatrimestre, se reclama desde la Jefatura Acadmica
Dependiente de la Secretaria Acadmica del Dpto. a los docentes responsables de las
asignaturas a dictarse en ese cuatrimestre, el programa de la asignatura o la
ratificacin.
Los docentes entregan al Jefe Acadmico -Secretara Acadmica del

Departamento (area administrativa)-, el programa de la asignatura a aprobar,
el
mismo es registrado y enviado a Coordinacin de Carreras para que sea tratado en la

Comisin Plan de Estudios (en adelante CPE) correspondiente a la Carrera. Algunos
Jefes de division solicitan ver el programa antes de ser remitido a Coordinacin de
Carreras.
Antes de la reunin de la CPE, Jefe de la Divisin Administracin de Planes de
Estudios de Coordinacin de Carreras provee al Coordinador de la Carrera los
programas a tratar. Los mismos, luego de la respectiva reunin, son aprobados o
rechazados, con las observaciones que correspondan.
Si el programa fuera rechazado, se devolver al Departamento Acadmico y de
all al docente responsable a efectos de que modifique el programa en funcin de las
observaciones propuestas. Una vez modificado, volver a presentarse a la CPE para
su consideracin y posterior aprobacin si corresponde.
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Cuando el programa fuera aprobado en la CPE, este vuelve al Departamento

Acadmico, que lo remitir a la Comisin de Asuntos Acadmicos del Consejo
Directivo Departamental (en adelante CDD) para su consideracin y luego aprobacin.
Puede ser aprobado o rechazado con las observaciones correspondientes. Si es
aprobado se emite una Disposicin Departamental, luego de la reunion del CDD. En
esta etapa interviene el Jefe Tcnico.
Si el proyecto de programa fuera rechazado, se devolver al Jefe Acadmico y
de all al docente responsable a efectos de que modifique el programa en funcin de
las observaciones propuestas. Una vez modificado, volver a presentarse a la CDD
para su aprobacin.
Cuando el proyecto de programa fuera aprobado por el CDD, este vuelve al
Jefe Acadmico, que distribuir copias de la siguiente manera:
Una copia queda en la Jefatura Acadmica que forma parte de la Secretara
Acadmica del Departamento,
Una copia es remitida a la Direccin General Tcnica,
Una copia es enviada a la Coordinacin de Carreras.
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Circuito de Aprobacin de los Programas: Departamento de Educacin
Divisin Administracin Planes de Estudio,
Secretario Acadmico del Departamento,
Jefe Departamento Tcnico,
Jefe Departamento Acadmico,
Jefes de Divisin,
Docentes,
Comisiones Plan de Estudio de las Carreras (en adelante CPE),
Comisin Asesora Permanente de Asuntos Acadmicos (en adelante CAP),
Consejo Directivo Departamental (en adelante CDD).
Desde la Divisin Administracin Planes de Estudio, del Departamento de
Coordinacin de Carreras, se enva una nota dirigida al Secretario Acadmico del
Departamento, solicitando d cumplimiento a lo establecido por el R.G.E , Artculo 37,
referido a la presentacin y/o ratificacin de los programas, sin especificidad de cuales
no cumplen con este requisito. La nota es remitida a la Jefatura Acadmica del
Departamento a efectos de gestionar la entrega de los programas.
Desde la Jefatura Acadmica del Departamento se solicita, mediante nota, a

los Jefes de Divisin y/o responsables de rea de las asignaturas a dictarse en cada
cuatrimestre, la presentacin del programa en formato papel y digital y/o solicitud de
ratificacin del programa correspondiente. A su vez, los Jefes de Divisin y/o
responsables de rea transmiten este pedido a los docentes de las asignaturas en
cuestin.
Los docentes entregan, a travs de la bedela del Departamento, al Jefe de
Divisin y/o responsable de rea, el programa y/o pedido de ratificacin.
El jefe de Divisin y/o responsable de rea visa el programa y lo remite a la

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Secretara Acadmica del Departamento a travs del Jefe Acadmico, quen registra el
ingreso y verifica vigencia, correlativas, etc.
Luego, el Secretario Acadmico del Departamento eleva el programa para
consideracin a la Comisin de Plan de Estudios de la Carrera correspondiente, a
travs de la Divisin Administracin Planes de Estudio.
Antes de la reunin de la CPE, el Jefe de la Divisin Administracin Planes de
Estudio provee al Coordinador de la Carrera los programas a tratar. Los mismos, luego
de la respectiva reunin, los programas salen con un dictamen que aconseja aprobar o
rechazar el programa con las observaciones que correspondan a efector de ser
reenviados al Departamento Tcnico correspondiente.
Si el programa tuviese dictamen desfavorable, o con observaciones, el Jefe
Acadmico a travs de la Secretara Acadmica del Departamento, devolver al Jefe
de Divisin y/o responsable de rea para que haga saber al docente responsable de la
asignatura lo dictaminado por la CPE. Una vez realizadas las adecuaciones, volver o
no segn corresponda a presentarse ante la CPE para su reconsideracin y posterior
dictamen favorable.
El programa con dictamen favorable de la CPE, mediante el Jefe Acadmico a

travs de la Secretara Acadmica del Departamento, es remitido para consideracin y
dictamen a la Comisin de Asesora Permanente de Asuntos Acadmicos, a travs del
Jefe Tcnico, dependiente de la Secretara tcnica, quien registra su ingreso, dictamen
y salida de la Comisin.
Si el programa posee dictamen favorable de la CAP, el Jefe Tcnico, a travs
de la Secretara Tcnica lo eleva al CDD, para su tratamiento, aprobacin y posterior
Disposicin Departamental.
Si el programa posee dictamen desfavorable o con observaciones, se repite la
secuencia anterior. La Secretara tcnica, a travs del Jefe tcnico devuelve a la
Secretara Acadmica a travs del Jefe acadmico las observaciones para que las
haga llegar al docente a travs del Jefe de Divisin y/o responsable de rea.
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El Jefe Tcnico redacta la Disposicin Departamental, la que es firmada por la

Presidenta del Consejo Directivo Departamental (Decana) y refrendada por la
Secretaria Acadmica.
El Jefe Tcnico remite a la Secretara Acadmica, a travs del Jefe Acadmico,
la Disposicin original y cuatro copias, archivando en su digesto una quinta copia.
El jefe Acadmico del Departamento, distribuye las Disposiciones de la
siguiente manera:
La Disposicin original se remite a la Direccin de Despacho General.
Una copia queda en el despacho de la Secretara Acadmica del
Departamento.
Una copia va a la Direccin General Tcnica y de forma paralela se remite en
formato digital.
Una copia es enviada a Coordinacin de Carreras.
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Circuito de Aprobacin de los Programas: Departamento de Tecnologa
Profesores responsables de las asignaturas
Departamento Acadmico
Departamento Tcnico
Departamento de Coordinacin de Carreras
Comisin Plan de Estudios
Consejo Directivo Departamental (CDD)
Antes del inicio del cuatrimestre, se reclama desde la Jefatura Acadmica
Dependiente de la Secretaria Acadmica del Dpto. a los docentes responsables de las
asignaturas a dictarse en ese cuatrimestre, el programa de la asignatura o la
ratificacin del vigente.
Los docentes entregan al Jefe Acadmico -Secretara Acadmica del
Departamento (rea administrativa)-, el programa de la asignatura a aprobar. Esa
dependencia realiza una previa revisin de las siguientes cuestiones:
Coincidencia con lo definido en el plan de estudios de la carrera
correspondiente de: carga horaria semanal y total, nombre de la asignatura y
cdigo, correlativas precedentes, firma del profesor responsable.
Coincidencia del equipo docente declarado en el programa con lo registrado en
el Departamento.
Ajuste del programa a lo establecido en el artculo 37 del RGE (RCS 308/01 y
modificatorias).
Ante cualquier controversia el programa es devuelto al docente responsable a
fin de ajustar. Si corresponde el programa es registrado y enviado a Coordinacin de
Carreras para que sea tratado en la Comisin Plan de Estudios (en adelante CPE)
correspondiente a la Carrera. Antes de la reunin de la CPE, Jefe de la Divisin
Administracin de Planes de Estudios de Coordinacin de Carreras provee al
Coordinador de la Carrera los programas a tratar. Los mismos, luego de la respectiva
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reunin, son aprobados o rechazados, con las observaciones que correspondan.

Si programa fuera rechazado, se devolver al Departamento Acadmico y de
all al docente responsable a efectos de que modifique el programa en funcin de las
observaciones propuestas. Una vez modificado, volver a presentarse a la CPE para
su consideracin y posterior aprobacin si corresponde.
Cuando el programa fuera aprobado en la CPE, ste vuelve al Departamento
Acadmico, que lo remitir al Consejo Directivo Departamental (en adelante CDD)
para su consideracin y luego aprobacin. Se emite una Disposicin Departamental
elaborada por el Jefe Tcnico.
El programa ya aprobado vuelve al Jefe Acadmico, quien distribuir copias de
la siguiente manera:
Una copia queda en la Jefatura Acadmica que forma parte de la Secretara
Acadmica del Departamento,
Una copia es remitida a la Direccin General Tcnica,
Una copia es enviada a la Coordinacin de Carreras.
En el caso de asignaturas que propongan en su programa la imposibilidad de
ser rendidas en condicin de LIBRE, el programa debe venir acompaado con la
justificacin correspondiente (art 37 inc e.1.2 del RGE RCS 308/01) la que ser
considerada y dictaminada por la CPE.
Cabe aclarar que en el Departamento de Tecnologa, no existe pase por
ninguna CAP del CDD, ya que se considera que la CPE se constituye en Comisin
asesora del mismo en el tema de la aprobacin de los programas.
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Como se desprende de los Circuitos descriptos anteriormente, cada

Departamento tiene sus particularidades en la implementacin del proceso analizado,
variando los pasos a seguir y la cantidad de involucrados.
Este hecho plante una dificultad adicional en la definicin del proceso
workflow y la posterior implementacin debido a que resultaba necesario
homogeneizar los pasos y actores en cuestin.
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El contexto del circuito relevado

Con el crecimiento de la Universidad, principalmente del nmero de carreras
que integran la oferta, el circuito de aprobacin de programas ha sido sobrecargado,
detectndose en la fecha
establecida por el Calendario Acadmico, una tasa de
incumplimiento promedio de un 71,33% en la entrega de los programas, a la Direccin

General Tcnica, de las asignaturas a dictar.
Nmeros al respecto pueden observarse en trminos generales, los mismos se

describen en las tablas que pueden observarse a continuacin:
Ao
Departamento
Oferta Programas Pendientes de

Tasa de
Entregados
Entrega
Incumplimiento
2008
Ciencias Bsicas
144
60
84
0.58
2008
Ciencias Sociales
302
128
174
0.58
2008
Educacin
158
158
2008
Tecnologa
90
40
50
0.56
Promedio de la Tasa de Incumplimiento 2008
0.68
Tabla 2: Tasa de Incumplimiento en la entrega de programas en 2008
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Cuat. / Ao
Departamento

Tasa de
Entregados
Entrega
Incumplimiento
1/2010
Ciencias Bsicas
67
19
48
0.72
1/2010
Ciencias Sociales
147
18
129
0.88
1/2010
Educacin
70
14
56
0.8
1/2010
Tecnologa
46
14
32
0.7
Promedio de la Tasa de Incumplimiento 1/2010
0.775
2/2010
Ciencias Bsicas
58
25
33
0.57
2/2010
Ciencias Sociales
158
49
109
0.69
2/2010
Educacin
74
17
57
0.77
2/2010
Tecnologa
38
16
22
0.58
0.65
Cuat. / Ao
Departamento

Tasa de
Entregados
Entrega
Incumplimiento
1/2011
Ciencias Bsicas
72
34
38
0.53
1/2011
Ciencias Sociales
159
28
131
0.82
1/2011
Educacin
84
12
72
0.86
1/2011
Tecnologa
51
42
0.82
0.75
2/2011
Ciencias Bsicas
67
34
33
0.49
2/2011
Ciencias Sociales
165
58
107
0.65
2/2011
Educacin
90
26
64
0.71
2/2011
Tecnologa
42
20
22
0.52
0.59
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Cuat. / Ao
Departamento

Tasa de
Entregados
Entrega
Incumplimiento
1/2012
Ciencias Bsicas
75
15
60
0.8
1/2012
Ciencias Sociales
161
38
123
0.76
1/2012
Educacin
86
10
76
0.88
1/2012
Tecnologa
49
43
0.88
0.83
Asimismo, pudo verificarse que el circuito actual es ineficiente en los tiempos.

Fiel argumentacin de lo planteado antes es la Tabla 6: Tasa de incumplimiento en la
entrega de programas a la fecha, donde puede corroborarse que a medida que pasa
el tiempo los programas van aprobandose de forma que, alejandonos mas del plazo de
entrega estipulado aumenta la tasa de cumplimiento o entrega de los programas a la
Direccin General Tcnica.
Cuat. / Ao
Oferta
Programas Pendientes de
Tasa de
Entregados
Entrega
Incumplimiento
2008
694
529
165
23.78%
2009
709
586
123
17.35%
1/2010
330
211
52
19.77%
2/2010
328
261
67
20.43%
1/2011
366
222
144
39.34%
2/2011
364
207
157
43.13%
1/2012
371
94
277
74.66%
Tabla 6: Tasa de Incumplimiento en la entrega de programas a la fecha
A partir de lo antes planteado, se entiende que la solucin estar dada por la

automatizacin del flujo de trabajo a travs del diseo y desarrollo de un sistema
workflow que permita signar de visibilidad el proceso, dotandolo de trazabilidad a
efectos de mejorar la eficiencia y la eficacia del circuito.
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La eficiencia en trminos del circuito est dada por los tiempos de aprobacin
de los programas, estimando que el sistema permitir un incremento en el porcentaje
de entrega de programas dentro de los plazos establecidos, optimizando el tiempo y
obteniendo mayor disponibilidad antes de vencido el plazo de entrega.
En cambio, la eficacia estar dada por la trazabilidad y porcentaje de
incumplimiento en la entrega de los programas. Trazabilidad en el sentido que el
sistema permitir realizar un seguimiento exhaustivo en trminos de tiempo y sectores
por los cuales transitarn los documentos. Y porcentaje de incumplimiento en relacin
a que el workflow permitir identificar claramente a los responsables de que el
programa no haya seguido los pasos previstos en los tiempos acordados.
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Usuarios involucrados en el proceso

A partir del relevamiento de los circuitos administrativos de cada Departamento
Acadmico, pueden enumerarse los usuarios involucrados en el proceso de
Aprobacin de los programas de las asignaturas para las Carreras de Grado y
Pregrado de la Universidad:
Docente Responsable de la Asignatura,
Secretario Acadmico del Departamento Acadmico,
Administrativo del Departamento de Coordinacin de Carreras,
Administrativo de la Direccin General Tcnica,
Estudiantes,
Administrativo de la Biblioteca de UNLu,
Jefes de Divisin de los Departamentos Acadmicos.

A continuacin se detallan, punto a punto, las responsabilidades de cada uno
de los usuarios involucrados en el Sistema, de acuerdo al relevamiento que se

efectuara en este trabajo.
Docente Responsable de la Asignatura
Creacin del Programa de la asignatura segn el formato establecido por el

Artculo 37 del RGE [9].
Modificacin del Programa de la asignatura en funcin de las correcciones

propuestas segn la evaluacin que se realizara en cada instancia.
Secretario Acadmico del Departamento Acadmico
Identificar
al
docente
responsable
para
cada Asignatura/Carrera
del
Departamento.
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Creacin de usuarios para cada docente responsable.
Realizar el control de la estructura del programa contra lo establecido en el

Artculo 37 del [9].
Otorgamiento del nmero de disposicin y cambio de estado del programa al

momento de su aprobacin en la Comisin Plan de Estudios correspondiente, a
fn de que el programa pase como aprobado a la Direccin General Tcnica y
(eventualmente) a Biblioteca.
Administrativo del Departamento de Coordinacin de Carreras
Imprimir los programas enviados desde los Departamentos Acadmicos para

su tratamiento en la Comisin Plan de Estudios Correspondiente.
Recomendar la aprobacin o no del programa tratado en funcin de lo

dispuesto por la Comisin Plan de Estudios.
Administrativo de la Direccin General Tcnica
Incorporacin de la oferta del cuatrimestre en cuestin para la verificacin de

los programas a entregar.
Reclamo de los programas pendientes de entrega para cada uno de los

Departamentos.
Publicacin de los programas de las asignaturas para el acceso de los

estudiantes segn Artculo 37 del RGE (Regular los programas a ser
publicados y su estructuracin dentro de cada Plan de Estudios en relacin con
los cuatrimestres).
Estudiantes
No tienen responsabilidades especficas dentro del Circuito mas all de la

consulta de los programas aprobados ya que son los consumidores directos de
los programas de las asignaturas.
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Coordinadores de Carrera
Segn el Reglamento de Coordinadores de Carrera [10], son los responsables

de solicitar la oferta para su Carrera antes del inicio de cada cuatrimestre. Si
bien esta solicitud escapa al alcance del presente trabajo, es importante marcar
esta obligacin debido a que la oferta definir los programas a aprobar para
cada cuatrimestre.
Son los responsables de que se reuna la Comisin Plan de Estudios de la

Carrera de la cual son responsables para dar tratamiento a los programas
presentados por lo docentes.
Jefe de divisin
Es un intermediario entre el docente y el secretario acadmico de los

departametos acadmicos al momento de la entrega del programa por parte
del primero.
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4. Marco Terico
A continuacin se hace un estudio del marco terico de referencia en cuanto a
la tecnologa workflow y su estado de arte.
Para el mismo, se tomo como referente a la organizacin Workflow

Management Coalition, que redact los documentos The Workflow Reference Model
[2] y The Workflow Reference Model, 10 Years On [11].
En el primer documento, la WfMC brinda un modelo generico para la

construccin de un Workflow con las herramientas necesarias para:
Abordar una definicin precisa de workflow,
Generar una definicin formal de un proceso de negocio, a travs de un
modelo de definicin de procesos,
Decidir la distribucin del workflow junto con sus motores, explicando las
alternativas de implementacin de un Sistema de este tipo.
Asimismo, y como ya fue comentado antes brinda definiciones precisas de
todos los componentes que conforman un Sistema workflow en general, los horizontes
hacia donde se dirige esta tecnologa, cuales fueron las necesidades que llevaron a
generar una estandarizacin de esta tecnologa, las interfaces que son necesarias
definir y otras consideraciones relacionadas a la temtica abordada.
Mientras tanto, el segundo documento aporta una mirada de la evolucin del
Modelo de Referencia de Workflow a diez aos de su creacin, su penetracin en la
industria, sus implicancias y dems cuestiones relacionadas. Luego concluye
introduciendo algunas consideraciones relativas a la creacin de un BPM Reference
Model y el estado de madurez del borrador para esta norma.
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Definicin
Definicin de Workflow
Como se plantea en el Captulo anterior, se puede definir un workflow como la

automatizacin de un proceso donde documentos, informacin y tareas son enviadas
entre participantes del circuito de acuerdo a una serie de pautas definidas para
contribuir con un objetivo de negocio comn.
A menudo, la definicin de workflow es asociada con la definicin de BPR,

reingeniera de procesos de negocio, que consiste en el relevamiento, anlisis,
modelado, definicin e implementacin de un proceso de negocio en una organizacin.
Si bien parece criterioso entender que para la implementacin de un Workflow es
necesario el relevamiento, anlisis, modelado y definicin del proceso, tambin es
probable que la implementacin del mismo se realice a partir de un proceso ya
modelado y en sentido inverso, tambin resulta posible que la reingeniera de un
proceso no sea traducida necesariamente en la automatizacin del mismo, y sobre
todo en aquellos casos en que la meta de esa reingeniera sea ganar eficiencia en el
proceso en cuestin.
Un Sistema de gestin workflow provee un procedimiento automatizado de un

proceso de negocio para la gestin de la secuencia de actividades y la invocacin de
los recursos humanos y/o tecnolgicos correspondientes a cada una de los pasos
involucrados en el proceso en cuestin.
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El Modelo de Referencia de la WMC
Todos los Sistemas de gestin workflow se caracterizan por proveer soporte en

tres areas funcionales:
Funciones de tiempo de definicin: relacionadas a la definicin y la
posibilidad de modelar el proceso workflow y las actividades asociadas. El
resultado deseado de estas funciones es una definicin del proceso de
negocio. Durante esta etapa, el proceso de negocio es convertido desde el
mundo real a una definicin formal, capaz de ser procesada por una
computadora a efectos de utilizarlo para el anlisis, modelado y definiciones del
sistema. El producto resultante de esta definicin es denominado a menudo
como modelo de proceso, plantilla del proceso, metadata del proceso o
definicin del proceso.
Funciones de tiempo de ejecucin: relacionadas a la gestin del proceso
workflow en el entorno de operacin y el secuenciamiento de las actividades
necesarias para manejar el proceso o parte del mismo. Las definiciones del
proceso en tiempo de ejecucin son interpretadas por el software que es el
responsable de crear y controlar las instancias del proceso definido,
planificando los pasos de sus actividades e invocando las aplicaciones de
software y a los usuarios segn corresponda.
Funciones de interaccin de tiempo de ejecucin: relacionadas con las
interacciones entre los usuarios y las aplicaciones tecnolgicas para el
procesamiento de las actividades. Estas tienen que ver con que las actividades
individuales dentro de un proceso workflow son realizadas normalmente por los
usuarios en conjuncin con una aplicacin en particular o bien con informacin
relacionada al mismo. Estas interacciones son necesarias para transferir la
informacin de control entre los protagonistas del proceso a efectos de tener
nociones acerca del estado de la instancia, las aplicaciones a invocar, la
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informacin a transportar, etc.
Al margen de las funciones antes comentadas y clasificadas, la habilidad para

distribuir tareas e informacin entre los participantes del proceso es la caracterstica
distintiva de la infraestructura workflow. Esta funcin de distribucin puede operar en
varios niveles de la organizacin de la cual forma parte el sistema de gestin workflow
y puede contar con una gran variedad de mecanismos de comunicacin.
Modelo de Implementacin del producto
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En la figura anterior, ideada por la Workflow Management Coalition, pueden

observarse los componentes generales de un workflow genrico.
El modelo genrico consta de tres tipos de componentes:

componentes de software que proveen soporte para varias funciones
dentro del Sistema Workflow. Entre ellos, se pueden observar:
Herramientas de definicin del proceso,

El motor del workflow,
Un manejador de las listas de trabajo de usuario,
Interfaz de usuario.
Definiciones del Sistema e informacin de control utilizada por los
componentes de software, entre los cuales se encuentran:
La definicin del proceso,

La informacin de la organizacin referente a la matriz
funcin/responsable,
Una lista de trabajo para cada usuario,

Informacin de control del workflow,
Informacin relevante para el workflow.
Aplicaciones y bases de datos que si bien no son parte del workflow,
son utilizados y hacen al funcionamiento total del mismo.
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Software que provee soporte dentro del Workflow
Herramienta de definicin del proceso

La herramienta de definicin del proceso es usada para crear la descripcin del
mismo en un formulario computarizado. Esta descripcin puede estar realizada en
algn lenguaje formal de definicin de procesos, un modelo objeto relacional o, en
sistemas simples, un script con un conjunto de rutinas y comandos para transferir
informacin entre los participantes.
Motor del Workflow

El motor del workflow es el responsible de parte (o todo, segn si su estructura
es distribuida o centralizada) del control del entorno de ejecucin. Es un software que
provee ese entorno para una instancia de un worflow particular.
Generalmente posee facilidades para administrar:

1. Una interpretacin de la definicin del proceso.
2. Control de las instancias del proceso: iniciacin, cambios de estado,
finalizacin.
3. Navegacin entre las actividades del proceso.
4. Interpretacin de informacin relevante para el workflow.
5. Logeo y deslogeo de los usuarios del mismo.
6. Identificacin de los items de trabajo para su interaccin con el usuario.
7. Mantenimiento de la informacin de control y dems informacin
relevante para el workflow, enviando la informacin relevante a las
aplicaciones y usuarios.
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8. Una interfaz para invocar a las aplicaciones externas.

9. Acciones de supervisin para control, administracin y auditora.
En un Sistema workflow con mltiples motores, estos se dividirn la ejecucin

de los procesos de acuerdo a especificaciones tcnicas preestablecidas como la
naturaleza de los mismos, la distribucin funcional, etc.
Manejador de la lista de trabajo de los usuarios

El manejador de listas de trabajo o worklist handler es un componente de
software que gestiona las interacciones entre el motor workflow y los participantes. Es
el responsable del progreso en cuanto al trabajo ya que es quien gestiona las
interacciones de los participantes va listas de trabajo. En algunos sistemas este
manejador puede ser tan solo una aplicacin de escritorio que provee de items de
trabajo al usuario. En otros mas complejos puede ser mas sofisticado, controlando el
balance de carga y reasignando trabajo.
Interfaz de usuario
En el diagrama del modelo, la Interfaz de usuario se encuentra separada del
worklist handler y es la responsable de brindar una interaccin amigable entre el
usuario y el Sistema. A menudo se encuentra en conjunto con el worklist handler como
una nica funcionalidad.
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Definiciones del Sistema e informacin de control
Definicin del proceso

La definicin del proceso contiene todo lo necesario para permitir que el mismo
sea ejecutado por el Software workflow. Esto incluye informacin sobre como iniciar y
finalizar el proceso, las actividades que la componen, las reglas de intercambio entre
ellos, referencias a las aplicaciones que pueden ser invocadas y toda la informacin
relevante para el workflow que puede necesitarse.
Modelo de matriz funcin/responsable de la organizacin

La definicin del proceso puede contener la matriz funcin/responsable de la
organizacin, la cual establece las funciones y estructura de la organizacin en
cuestin. Esto permite a la definicin del proceso identificar, en trminos de estructura
organizacional y roles, una actividad particular de un participante especfico.
Listas de trabajo de los usuarios

En el momento en que resulta necesaria la interaccin entre un participante y el
proceso en ejecucin, el motor del workflow, por intermedio del manejador de listas de
trabajo, pone en la lista de trabajo del usuario la actividad a realizar por este. Este
procedimiento puede ser invisible para los usuarios participantes del workflow ya que
la lista de trabajo de los mismos puede estar dentro del motor del workflow, ser
mantenida por este, y cada actividad verse reflejada por el usuario como una nueva
actividad a ser realizada. En otros sistemas, esta lista puede estar mas visible e ir
avanzando en una u otra actividad independientemente.
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Informacin de control del Workflow

El Sistema workflow mantiene informacin interna de control para identificar el
estado actual de cada proceso individual y las instancias de cada actividad y puede
soportar otro tipo de informacin de estado interno.
Informacin relevante para el Workflow

Esta informacin es utilizada por el sistema a efectos de determinar las
condiciones particulares de transicin de cada tarea pudiendo cambiar la prxima
actividad a ejecutar segn corresponda.
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Workflow Enactment Service
El Workflow Enactment Service, para nosotros en adelante el Sistema

Workflow en su sentido mas amplio, es el encargado de proveer un entorno de
ejecucin donde ocurre la instanciacin e iniciacin del proceso, utilizando uno o
varios motores workflow responsables de activar e interpretar parte o toda la definicin
del proceso e interactuar con recursos externos cuando es necesario procesar las
actividades correspondientes al mismo.
En otras palabras, es un software que est formado de uno a varios motores

que crean, gestionan y ejecutas instancias workflow. Estos pueden interactuar con
otras aplicaciones externas a efectos de cumplir con sus objetivos mediante el uso de
interfaces.
Alternativas de Implementacin
Como se analiz antes, el modelo genrico de workflow reconoce una serie de
componentes de software e interfaces. Ahora bien, se detallaran varias formas de
implementacin diferentes. Las alternativas consideradas son:
Sistema Workflow centralizado o distribuido,
Manejador de listas de trabajo locales o distribuidas.
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El Sistema workflow consiste en uno o mas motores workflow, que son los
responsables de manejar todo, o una parte, de la ejecucin de una instancia de un
proceso. Esto puede ser realizado en un Sistema centralizado donde un nico motor
workflow es el encargado de gestionar toda la ejecucin del proceso o bien un Sistema
distribuido donde varios motores workflow cooperan para cumplir el objetivo del
proceso de negocio. En el ltimo esquema, la informacin de control es accesible por
todos los motores y la misma puede estar presente en todos o bien puede ser
mantenida por un motor especfico.
En cuanto al manejador de listas de trabajo de un workflow, las interacciones

entre este y el motor del mismo pueden ser definidas como una interaccin en la que
el motor del workflow asigna items de trabajo en una lista determinada, que podra
tener la modalidad de una cola, y estos son asignados a usuarios o grupos de usuarios
del workflow particulares.
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En el nivel mas simple de funcionamiento, la lista de trabajo es accesida por:

el motor del workflow para asignarle items de trabajo,
el manejador de la lista con el propsito de presentar estos items de trabajo a
los usuarios para su procesamiento.
A continuacin, se presentan cuatro alternativas, uno con manejador de listas
centralizado y tres distribuidos:
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La necesidad de estandarizar
Los motivos bsicos para encarar un proceso de estandarizacin en materia de

workflow's responde bsicamente a dos cuestiones:
Soporte para reingeniera de procesos y flexibilidad operacional

La importancia estratgica de la reingeniera de los procesos de negocio lleva a
que estos sistemas deban ser lo suficientemente flexibles debido a que siempre
existir la posibilidad de que las reglas de negocio cambien y una de las motivaciones
de la utilizacin de esta tecnologa es justamente la posibilidad de poder seguir estos
cambios.
La existencia de normas que propicien la estandarizacin para la reingeniera
de implementaciones de Sistemas workflow proporcionan un grado de confianza en el
mercado fundamental para la incorporacin efectiva de esta tecnologa.
Integracin de requerimientos que resulten en productos mas especializados

Actualmente existen infinidad de productos workflow, cada uno con sus
caractersticas y fortalezas. El desarrollo de estandares para la integracin de las
mismas brinda la posibilidad de interconectar varias de las soluciones workflow
existentes, permitiendo a las organizaciones contar con varios productos diferentes
interconectados y cada uno de ellos especializado en un aspecto puntual del circuito.
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Esquema de definicin de procesos adoptado por la WfMC
Como indica la Workflow Management Coalition, existen diversas formas de

definir un proceso, desde el uso de herramientas sofisticadas hasta el esbozo en papel
del mismo.
La salida de la definicin formal del proceso modelado y el diseo de las

actividades involucradas en el mismo debera ser una definicin del proceso tal que
pueda ser interpretada luego por un motor workflow dentro del Sistema particular.
El proceso de anlisis, modelado y definicin pueden incorporar, si bien no es

condicin excluyente para la WfMC, la habilidad de contextualizar en esta definicin
haciendo uso de la estructura organizacional donde transcurre el proceso estudiado.
Un modelo de definicin del proceso

La Coalicin WfMC desarroll un modelo de autodefinicin para la definicin
del proceso que identifica un conjunto bsico de tipos de objetos apropiados para la
tarea a realizar. Los mismos se ilustran en el siguiente esquema y se desagregan sus
atributos a continuacin:
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Definicin particular del Workflow

Nombre del proceso workflow
Nmero de versin
Condiciones de inicio y terminacin del proceso
Informacin de control, adutora y seguridad
Actividad
Nombre de la actividad
Tipo de actividad
Pre y post condiciones para la actividad
Otras consideraciones
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Condiciones de transicin
Condicin de flujo o ejecucin

Nombre y ubicacin de la informacin
Roles
Nombre y rol organizacional
Aplicaciones invocadas
Tipo o nombre genrico
Parmetros de ejecucin
Ubicacin de la misma
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5. Diseo del Sistema Workflow
Circuito Homogeneizado
Entre los meses de octubre y diciembre del ao 2011 el autor de este texto tuvo
la posibilidad de trabajar junto al Director General Tcnico (y director del presente
Trabajo), los secretarios acadmicos de los Departamentos de Ciencias Bsicas,
Ciencias Sociales, Educacin y Tecnologa, el Subsecretario Acadmico de la
Universidad y la Jefa del Departamento de Coordinacin de Carreras en un Circuito
Acadmico-administrativo comn para la aprobacin de los programas de las
asignaturas en el mbito de la Universidad de Lujn.
La tarea en cuestin resultaba necesaria, como consta en la Disposicin de

Secretara Acadmica que aprueba dicho Circuito, ya que era prioridad unificar
criterios para la presentacin de Programas de las Asignaturas, Seminarios y Talleres
correspondientes a las carreras de pregrado y grado de la Universidad Nacional de
Lujn. En tal sentido, se derogaron las disposiciones existentes (S.A. N 158/87 y
196/87) en la materia programas y se establecieron los siguientes elementos:
Un circuito acadmico-administrativo para la presentacin de los Programas,
Una estructura para la presentacin de Programas de Asignaturas, Seminarios
y Talleres,
y el formato de presentacin de los mismos.
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La disposicin mencionada es la N 902/11 y su aplicacin cobrar vigencia

para la presentacin de Programas por parte de los Departamentos Acadmicos a las
Comisiones de Plan de Estudio a partir del segundo cuatrimestre de 2012.
El Anexo III de la Disposicin en cuestin describe el Circuito nico para la

tramitacin de los programas de las asignaturas y el mismo se transcribe en el
siguiente apartado.
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Circuito administrativo de Presentacin de Programas,

Anexo III de la Disp. SA N902/11
1 - El docente responsable de la Asignatura/Seminario/Taller presentar en los plazos

que cada Departamento Acadmico establezca, el respectivo programa en formato
papel y soporte digital.
2.- Los Departamentos Acadmicos remitirn los programas (nuevos o ratificaciones)
a las respectivas Comisiones de Plan de Estudios hasta el 20 de septiembre para
asignaturas, seminarios o talleres (cuatrimestrales o anuales) a dictarse en el 1
cuatrimestre del ao siguiente y hasta el 20 de abril para asignaturas seminarios o
talleres (cuatrimestrales o anuales) a dictarse en el 2 cuatrimestre del mismo ao.
3.- Las Comisiones de Plan de Estudios tendrn un plazo de 40 das para remitir a los
respectivos Departamentos Acadmicos si se aconseja o no la aprobacin de los
Programas.
4.- En caso de aconsejarse la aprobacin de los respectivos programas, los
Departamentos Acadmicos debern a travs de sus respectivos Consejos Directivos
Departamentales- tratar la aprobacin de los Programas en un plazo no mayor de 40
das.
5.- En caso de no aconsejarse la aprobacin de los respectivos programas, dicho
programa volver al docente responsable quien lo adecuar a lo solicitado; siendo
remitido a la correspondiente Comision de Plan de Estudios en un plazo de 20 das.
En un igual plazo la Comisin de Plan de Estudios deber remitirlo a los
Departamentos Acadmicos para su tratamiento.
6.- En caso de persistir no aconsejar su aprobacin por parte de la Comisin de
Plan de Estudios en la situacin planteada en el punto 5, el Departamento Acadmico
prorrogar por el trmino de un ao la vigencia del ltimo programa aprobado en forma
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extraordinaria y por nica vez, debiendo el profesor responsable ajustar el dictado de

la asignatura, el seminario o el taller a dicho programa.
7.- Los Programas aprobados por los respectivos Departamentos Acadmicos con su
correspondiente nmero de Disposicin sern remitidos en formato papel y soporte
digital a la Direccin General Tcnica y la Direccin de Gestin Acadmica. Los
Programas debern estar actualizados en la pgina web de la UNLu, a travs de la
Direccin General Tcnica, antes del inicio del dictado.
8.- El equipo docente de las asignaturas, los seminarios o los talleres debern
presentar a los estudiantes el primer da de clase el respectivo programa y explicitar el
modo de acceder al mismo.
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Documentacin del circuito: Cursograma

Los cursogramas son una tcnica de documentacin para describir circuitos
administrativos. Esta herramienta cuenta con varias ventajas por sobre la narrativa,
que es la forma tradicional de describir estos sucesos pero que cuentan con
limitaciones como problemas de interpretacin, subjetividad y no prestan la posibilidad
de detectar si se omiti informacin en el relevamiento.
En tal sentido, los cursogramas son una alternativa para representar los
circuitos en forma grfica, dando la posibilidad de hacerlo con un lenguaje abreviado o
expresin sistematizada que permite, segn [12], comprender los problemas en
perodos relativamente cortos.
Segn lo expresado en [12], los cursogramas, son tambin denominados

flujogramas o diagramas de flujo, y representan en forma analgica, la secuencia
sistemtica de acciones (rutinas o procedimientos) que se efectan para satisfacer las
distintas finalidades de la organizacin; es decir, representan en forma grfica los
circuitos de informacin y flujo de documentos de una organizacin.
A efectos de representar el circuito de informacin de la aprobacin de los

programas de las asignaturas, se opt por esta herramienta debido a que es posible
con ella representar los sectores, personas o equipos que actuan como emisores y
receptores de informacin, permite graficar los lmites de nuestro estudio asi como
tambin mostrar claramente el flujo de los programas a travs de los diferentes
sectores.
Cabe aclarar que en el presente dibujo se hizo nfasis en representar el

camino del trmite dentro de la organizacin dejando de lado aquellos diferentes
archivos transitorios que se utilizan en el circuito y que se actualizan en los diferentes
sectores implicados.
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Esta decisin se toma dado que la automatizacin del flujo de trabajo suplir
esos archivos transitorios que hoy se utilizan para registrar el proceso en cada uno de
los sectores involucrados.
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Dibujo del cursograma
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Referencias del cursograma

Documentos
PRO
Programa de la asignatura presentado por el docente para su aprobacin.
ANT
ltimo programa aprobado para la asignatura en cuestin
Archivos
I
Archivo con los programas aprobados hasta el momento.
II
Archivo de los programas con problemas -sin aprobar-.
III
Archivo con los programas entregados hasta el momento.
IV
Archivo con los programas entregados hasta el momento.
Operaciones y Controles
[O] 1
Se reenva el documento para su tratamiento.
[O] 2
Se pone a disposicin el programa para el tratamiento por parte de la Comisin de Plan
de Estudios.
Si esta ltima aconseja la aprobacin del programa Entonces
g) Se remite el programa al Departamento Acadmico correspondiente para darle
tratamiento por parte del Consejo Directivo Departamental.
Sino
h) Se devuelve el programa al docente responsable, va Departamento Acadmico,
para que se adecue a lo solicitado.
Fin si
[O] 3
Se reenva el documento al docente responsable para su adecuacin.
[O] 4
Se pone a disposicin el programa para el nuevo tratamiento por parte de la Comisin
de Plan de Estudios.
Si esta ltima aconseja la aprobacin del programa Entonces
i) Se remite el programa al Departamento Acadmico correspondiente para darle
tratamiento por parte del Consejo Directivo Departamental.
Sino
j) Se devuelve al Departamento Acadmico a efectos de prorrogar el ltimo
programa aprobado para la asignatura.
Fin si
[O] 5
Se prorroga por el trmino de un ao la vigencia del ltimo programa aprobado, en
forma extraordinaria y por nica vez, debiendo el profesor responsable ajustar el dictado
de la asignatura, seminario o taller a dicho programa.
Se enva una copia del programa al docente.
Se enva una copia del programa aprobado a la Direccin de Gestin Acadmica.
Se enva una copia del programa aprobado a la Direccin General de Asuntos
Acadmicos.
[O] 6
Se archiva una copia del programa en el archivo de programas de la Direccin.
[O] 7
Se archiva una copia del programa en el archivo de programas de la Direccin General.
[O] 8
Se enva el programa al Consejo Directivo Departamental del Departamento
correspondiente a efectos de aprobarlo, asignando al mismo un nmero de disposicin
departamental.
[O] 9
Se enva una copia del programa aprobado a la Direccin de Gestin Acadmica.
Se enva una copia del programa aprobado a la Direccin General de Asuntos
Pgina 58 de 91

[O] 10
[O] 11
Acadmicos.
Se archiva una copia del mismo en el Departamento Acadmico.
Se archiva una copia del programa en el archivo de programas de la Direccin.
Se archiva una copia del programa en el archivo de programas de la Direccin Gral.
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Definicin formal del proceso
Nombre del proceso workflow: Circuito de aprobacin de programas de asignaturas

Nmero de versin: 1.0
Condiciones de inicio: El docente configurado como responsable de una asignatura
ingresa un programa de asignatura con intenciones de que sea aprobado.
Condiciones de finalizacin del proceso:
El programa es aprobado por el Departamento Acadmico al cual corresponde
la asignatura.
El envo del programa ha sido anulado por el usuario administrador del
Sistema.
Informacin de control, adutora y seguridad: Existe un registro (denominado
flujo_por_programa en el Sistema Workflow) que lleva la contabilizacin de los pasos
desarrollados por un documento determinado dentro del circuito y que usuario lleva a
cabo cada operacin.
Definicin de las Actividades
Actividad #1
Nombre de la actividad: Nuevo programa
Tipo de actividad: Creacin de instancia de proceso
Pre-condiciones para la actividad: Ninguna.
Post-condiciones para la actividad: Que el docente haya ingresado/adecuado el
programa de la asignatura.
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Actividad #2
Nombre de la actividad: Control por parte del Secretario Acadmico del
Departamento
Tipo de actividad: Control
Pre-condiciones para la actividad: Que el docente haya ingresado el programa de la
asignatura.
Post-condiciones para la actividad:
Si el programa cumple con las condiciones se enva a la actividad #3.
Si el programa no cumple con las condiciones se enva a la actividad #1.
Actividad #3
Nombre de la actividad: Tratamiento en CPE del programa
Tipo de actividad: Control
Pre-condiciones para la actividad: Que el programa cumpla con las condiciones
establecidas en la Actividad #2.
Si el programa cumple con las condiciones establecidas por la CPE se activa la
actividad #4.
Si el programa no cumple con las condiciones se enva a la actividad #1.
Actividad #4
Nombre de la actividad: Generacin del programa a partir del proyecto.
Tipo de actividad: Finalizacin del proceso.
Pre-condiciones para la actividad: Que el programa cumpla con las condiciones
establecidas en la Actividad #3.
El programa se aprueba finalizando el proceso.
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Condiciones de transicin
Las condiciones de transicin se exponen en el apartado Grafo para la transicin de
estados del proceso.

Circuito administrativo relevado para la aprobacin de los programas de las
asignaturas de grado y pregrado de la Universidad.
Condiciones de transicin de estados previstos antes.
Informacin organizacional expuesta.
Roles
# Rol
Nombre
Rol organizacional
Perfil docente
Es el responsable del dictado de la

asignatura y por tanto de la presentacin
del proyecto de programa.
Perfil Secretario
Acadmico
Es el responsable del control de

estructura del programa segn
establecido por la normativa y
posterior asignacin de Nmero
Disposicin y finalizacin del proceso.
Perfil Coordinacin de Es el encargado de proveer el programa

Carreras
a las comisiones Plan de Estudios
correspondientes para su tratamiento.
Perfil Certificaciones
la
lo
su
de
Es el encargado de la publicacin y
difusin de los programas una vez
aprobados.
Aplicaciones invocadas
Tipo o nombre genrico: Procesador de textos

Descripcin: Programa de ofimtica ultilizado a efectos de digitalizar el programa por
parte de los docentes.
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Tipo o nombre genrico: Convertidor a documento no editable

Descripcin: Programa de ofimtica ultilizado a efectos de generar un archivo de
extensin .pdf a efectos de publicar el programa aprobado.
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Grafo con la transicin de estados del proceso

A continuacin se representan mediante un grafo la transicin de estados, los
diferentes pasos que sigue un programa para su aprobacin:
Los estados mediante los cuales transita el programa a lo largo del circuito
estn representados en la aplicacin mediante una relacin, con la siguiente
estructura:
CREATE TABLE estados_posibles (

id
integer PRIMARY KEY NOT NULL,
descripcion
text NOT NULL,
siguiente_positivo
integer,
siguiente_negativo
integer
);
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A su vez, los diferentes estados se ingresan en el sistema como una tupla de la

relacin antes definida. Los estados resultantes segn el relevamiento efectuado y el
flujo que deber seguir el documento se encuentran expresados en la siguiente tabla:
ID ESTADO
1
DESCRIPCIN
SIGUIENTE
SIGUIENTE
POSITIVO
NEGATIVO
NULL
NULL
NULL
Programa ingresado por el docente. En

Secretara Acadmica del Departamento.
Programa avalado por Secretario Acadmico

del Departamento. En Coordinacin de
Carreras para la evaluacin de la Comisin
Plan de Estudios.
Programa con observaciones del Secretario

Acadmico del Departamento. Para la
modificacin por parte del docente.
Programa aprobado por la Comisin Plan de

Estudios. En Secretara Acadmica del
Departamento para ser tratado en el Consejo
Directivo Departamental.
Programa con observaciones por parte de la

Comisin Plan de Estudios. Para la
modificacin por parte del docente.
Programa Aprobado. Listo para su publicacin

y difusin.
Tabla 7: Tabla de transicin de estados para el circuito de aprobacin de programas
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Identificacin de los componentes del Modelo de Referencia
Software que provee soporte dentro del Workflow
Herramienta de definicin del proceso

En este Sistema el proceso se defini a partir del relevamiento del circuito,
utilizando herramientas de dibujo como Microsoft Visio.
Motor del Workflow

El motor del Sistema Workflow en cuestin est embebido en un sistema
estructurado mediante el lenguaje HTML, cuya inteligencia est implementada a partir
del lenguaje de progamacin PHP.
La interpretacin de la definicin del proceso se realiza mediante una relacin
dentro del SGBD denominada estados_posibles que se detalla en el apartado Grafo
con la transicin de estados del proceso, mientras que el control de intancias del
proceso se maneja con la relacin flujo_por_programa cuya estructura se detalla en el
Anexo II del presente escrito.
En cuanto a la navegacin entre las actividades del proceso, el Sistema provee
interfaces con la capacidad de permitirle al usuario, una vez logueado, ir modificando
los estados de la instancia del proceso hasta finalizarlo a partir de listas de trabajo
establecidas para cada usuario.
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Manejador de la lista de trabajo de los usuarios

Como se dijo antes, el manejador de listas de trabajo o worklist handler es un
componente de software que gestiona las interacciones entre el motor workflow y los
participantes. En este caso, el Sistema mantiene las listas de usuarios con un query
personalizado contra la Base de Datos que pone a disposicin del usuario las
actividades relaciondas a su perfil.
Interfaz de usuario
La interfaz del software est diseada de forma tal que resulte amigable para
los usuarios involucrados, con un diseo ya utilizado en otras aplicaciones de la
Universidad Nacional de Lujn. El diseo existente fue utilizado previa autorizacin de
la Direccin General de Sistemas mediante nota que consta como Anexo III del
presente trabajo. El objetivo de la utilizacin de este diseo reside en homogeneizar el
paquete de aplicaciones que proveen funcionalidad a los sectores de la organizacin
estudiada.
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Definiciones del Sistema e informacin de control
Definicin del proceso

La definicin del proceso contiene todo lo necesario para permitir que el mismo
sea ejecutado por el Software workflow y fue redactada en funcin a lo establecido en
el apartado Grafo con la transicin de estados del proceso y la tabla existente en el
mismo.
Modelo de matriz funcin/responsable de la organizacin

La definicin se realiz en funcin de las responsabilidades administrativas
revisadas en el relevamiento y se encuentran embebidos dentro del Sistema Workflow.
Listas de trabajo de los usuarios

usuarios
Las listas de trabajo son independientes a cada rol de usuario y los items que
conforman las mismas se establecen mediante un manejador de listas implementado a
travs de querys contra la Base de Datos que devuelven las actividades a realizar por
los usuarios en cuestin.
Informacin de control del Workflow

El Sistema workflow mantiene informacin interna de control para identificar el
estado actual de cada proceso individual y las instancias de cada actividad, en este
caso mediante una relacin en la Base de Datos denominada flujo_por_programa en
la cual se registra el id que identifica de forma unvoca al programa, los diferentes
estados por los cuales va fluctuando, la fecha y las observaciones que se generen a
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partir de los cambios. Dentro de esta estructura, el estado actual de cada instancia se
identifica mediante la ltima fecha establecida para el id de programa que gener la
nueva instancia.

Como explica el Modelo de Referencia de Workflow, la informacin relevante es
utilizada con el objeto de determinar las condiciones particulares de transicin de cada
tarea pudiendo cambiar la prxima actividad a ejecutar segn corresponda. Esto se
refleja en el sistema mediante una relacin ya comentada que se denomina
estados_posibles.
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Tecnologa utilizada en el desarrollo del Software
A continuacin se realiza una descripcin de las herramientas utilizadas para el

relevamiento, documentacin y posterior desarrollo del Sistema a lo largo del presente
trabajo:
Lenguaje de Programacin: PHP 5.4

Descripcin: Es un lenguaje de programacin interpretado utilizado para la creacin
de pginas web dinmicas y aplicaciones denominadas web. Se utiliza para brindar
inteligencia, mientras que la estructura de la aplicacin usualmente se genera con el
lenguaje de estructuracin HTML. Es un lenguaje de scripting interpretado del lado del
servidor.
Sistema Gestor de Bases de Datos: PostgreSQL 8.4

Descripcin: Es un Sistema Gestor de Bases de Datos relacional orientada a objetos
cuyo cdigo es libre y est catalogada como el SGBD libre mas grande. Est
publicada bajo la licencia BSD.
Gestin de Configuracin: Subversion

Descripcin: Subversion es un sistema de control de versiones de cdigo libre bajo
una licencia de tipo Apache/BSD.
Documentacin del Circuito Administrativo: Microsoft Visio 2010

Descripcin: Microsoft Visio es un software propietario, adquirida en 2003 por la
Corporacin Microsoft que corre bajo la plataforma Microsoft Windows. Es una
herramienta que permite realizar diagramas de oficinas, diagramas de bases de datos,
diagramas de flujo de programas, UML, etc.
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Documentacin del Modelo de datos: postgresql-autodoc y DIA

Descripcin: DIA es una herramienta de dibujo similar a Microsoft Visio, pero de
cdigo abierto que complementado con postgresql-autodoc permite pasar de Modelo
de Datos en lenguaje SQL al DER del mismo.
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Modelo de datos
A continuacin se despliega el Modelo de Datos del Sistema Workflow

desarrollado, cuyo cdigo SQL se transcribe en el Anexo II del presente trabajo:
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Funcionalidad para cada usuario
A continuacin se detallan las funcionalidades previstas para cada tipo de

usuario involucrado en el Sistema en funcin del relevamiento realizado:
Docente Responsable de la Asignatura (DRA)
Enviar Nuevo Programa: El DRA podr ingresar un nuevo programa para las
asignaturas de las cuales sea responsable.
Respuestas de programas: El DRA podr reenviar un programa modificado a

partir de aclaraciones/observaciones que realicen, o bien, el Secretario
Acadmico del Departamento la Comisin de Plan de Estudios.
Verificar el estado de un programa: El usuario podr verificar el estado en el

cual se encuentran los programas ingresados por l en el circuito para su
aprobacin.
Modificar su contrasea: El usuario podr modificar su contrasea por

razones de seguridad.
Secretario Acadmico del Departamento Acadmico (SAD)
Programas elevados por docentes: El SAD podr reenviar un programa

enviado por el docente al Departamento de Coordinacin de Carreras o bien,
devolverlo al mismo en funcin de que el programa ingresado cumpla con las
condiciones establecidas por la normativa.
Programas ya tratados en CPE: El SAD podr asignar nmero de disposicin

e ingresar el programa definitivo de una asignatura una vez que este vuelva
avalado por la CPE correspondiente desde Coordinacin de Carreras.

aprobacin.
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Crear nuevo docente: El usuario podr crear nuevos docentes a efectos de

afectar a las asignaturas del Departamento Acadmico.
Asignar docente responsable: El usuario podr afectar un docente a una

asignatura del Departamento Acadmico correspondiente a efectos de
reclamar el envo del nuevo programa.

Administrativo del Departamento de Coordinacin de Carreras
Programas elevados por los departamentos: El agente podr reenviar un

programa enviado por el Departamento Acadmico a efectos de que sea
aprobado por el mismo.

aprobacin.

Administrativo de la Direccin
Direccin General Tcnica
Programas aprobados: El agente podr descargar los programas ya

aprobados.

aprobacin.
Editar oferta acadmica: El usuario podr generar la oferta acadmica por

cuatrimestre a efectos de realizar el reclamo correspondiente de los programas
pendientes de entrega.
Programas pendientes por Cuatrimestre: El usuario podr generar el listado

con los programas pendientes de entrega para un cuatrimestre determinado a
efectos de realizar el reclamo formal.
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Estudiantes
Programas aprobados: El usuario podr consultar y descargar los programas

de las asignaturas ya aprobados.
Usuario administrador del Sistema
Crear usuarios: El administrador podr crear los diferentes tipos de usuarios a

efectos de que interactuen en el Sistema.
Crear Elementos del Sistema: El administrador podr crear los diferentes

tipos de elementos existentes en el circuito (asignaturas, carreras, planes de
estudio, a efectos de que interactuen en el Sistema.
Exportacin de elementos y usuarios: El usuario administrador podr

exportar diferentes tipos de elementos y usuarios desde otros Sistemas
preexistentes a efectos de minimizar el tiempo de carga.

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6. Conclusiones
Cuando se inici esta investigacin, por el mes de abril de 2011, se plantearon
diversos objetivos que se han ido cumpliendo con el desarrollo de este trabajo.
Como primera medida, se observaba la necesidad de relevamiento, anlisis y

diagnstico del Circuito Administrativo correspondiente, el cual se llev a cabo
documentando el circuito mediante una tcnica grfica, previo relevamiento mediante
la realizacin de entrevistas de los circuitos empleados por los diferentes
Departamentos Acadmicos. Como diagnstico, se observ que el circuito careca de
transparencia a la vez que difera entre s en los Departamentos Acadmicos
analizados.
En conocimiento del diagnstico anterior, quien suscribe trabaj con un equipo

integrado con representantes de todos los Departamentos Acadmicos en la
unificacin del circuito relevado, que result en la Disposicin de Secretara
Acadmica N902/11.
Luego se traz la meta de investigar el estado de arte de una posible solucin,

la tecnologa workflow. Se tom como principal referencia el Modelo de Referencia de
la Workflow Management Coalition y se defini y document el proceso siguiendo
dicho modelo de referencia.
En base a lo relevado e investigado, se procedi al desarrollo de una aplicacin

workflow que siguiera el modelo de referencia solucionando los problemas de falta de
visibilidad del proceso, dotandolo de trazabilidad a efectos de mejorar la eficiencia y la
eficacia del circuito. Como se expres antes, se hablaba de eficiencia en trminos de
los tiempos de aprobacin de los programas, estimando que el sistema permitira un
incremento en el porcentaje de entrega de programas dentro de los plazos
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establecidos, optimizando el tiempo y obteniendo mayor disponibilidad antes de

vencido el plazo de entrega. Mientras que el incremento en la eficacia estara dado por
la mejora en la trazabilidad debido a que permitira identificar de mejor forma las
responsabilidades en los incumplimientos.
A lo largo del trabajo se aplicaron mltiples conocimientos incorporados a lo

largo de la Carrera, como por ejemplo las herramientas utilizadas para el relevamiento,
y documentacin del circuito, las competencias para el anlisis y diagnstico del
mismo como as tambin la capacidad para presentar una solucin y su posterior
implementacin mediante un sistema informtico consistente y tangible.
En resumen, los aportes de este trabajo son:

Un relevamiento del circuito de aprobacin para los programas de las
asignaturas de grado y pregrado de la Universidad Nacional de Lujn,
Un anlisis y diagnstico del mismo,
El diseo de un circuito unificado,
Una recopilacin del estado de arte de la tecnologa workflow que se
abord desde el punto de vista terico y posterior aplicacin a un
sistema real,
El desarrollo de una aplicacin workflow que entiende el mbito del
problema dandole una solucin real al mismo.
Es intencin tanto de quien produjo este trabajo, como tambin del Director del
mismo, contribuir con la Universidad Nacional de Lujn en la resolucin del problema
puntual que plantea este trabajo, motivo por el cual tanto este documento como la
aplicacin desarrollada queda a disposicin de la Institucin en caso de que, tenga el
honor, que sus autoridades crean conveniente implementar la solucin propuesta.
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7. Trabajos Futuros
A partir de este trabajo, se ven cuatro posibles lineas de accin futuras, en las
cuales este escrito y la aplicacin desarrollada pueden ser un puntapi inicial.
La primera orientada a quienes deban trabajar con el circuito analizado, ya que

este escrito provee un relevamiento exhaustivo del mismo, con estadsticas reales de
su desempeo.
La segunda aplicacin posible va dirigida a quienes deseen estudiar tanto la

teora como la implementacin de la tecnologa workflow, ya que este trabajo brinda un
relevamiento detallado de la documentacin existente en el rea.
La tercera aplicacin del trabajo tiene que ver con la implementacin real en el
mbito de la Universidad Nacional de Lujn del Sistema Workflow desarrollado. A lo
largo del desarrollo se realiz un esfuerzo en el sentido de conservar el diseo de
interfaces existente para las dems aplicaciones informticas web que se
desarrollaron en la institucin, manteniendo el esquema de colores, menes y dems
elementos. A tales efectos, se elabor y envi una nota al Director General de
Sistemas de la Universidad, con el objeto de solicitar autorizacin para utilizar el
diseo relatado, la nota en cuestin consta como Anexo III del presente. Como lnea
de accin, se establece la tarea de acoplar el sistema a los estndares de desarrollo y
seguridad de la Direccin General de Sistemas de la Universidad Nacional de Lujn,
as como tambin otros ajustes que se consideren necesarios.
Como ltima lnea de accin, y a partir de la anterior, se plantea el seguimiento,

control y verificacin de que efectivamente, a partir del nuevo circuito e
implementacin, se alcanzaran los objetivos planteados respecto de la mejora de los
tiempos de entrega y aprobacin de programas en el mbito de la Universidad
Nacional de Lujn.
Pgina 78 de 91

8. Referencias
[1]
WorkFlow Management Coalition. Online: http://www.wfmc.org/
[2]
David Hollingsworth. The Workflow Reference Model. Hampshire, UK. 1995.
[3]
David Hollingsworth. White Papers - Events. ICL A&TC. Abril 1999.
[4]
Workflow Management Coalition. Workflow and Internet: Catalysts for Radical

Change. Junio 1998.
[5]
Workflow Management Coalition. Workflow Security Considerations.

Winchester. Febrero 1998.
[6]
Asamblea Universitaria Universidad Nacional de Lujn. Estatuto.

Resolucin Asamblea Universitaria N 006/00. 2000.
[7]
Departamento de Programas y Certificaciones, UNLu.

Manual de Procedimientos Administrativos. Marzo 2008.
[8]
Honorable Consejo Superior de la UNLu. Calendario Acadmico 2011.

Resolucin Honorable Consejo Superior N 600/10. 2011.
[9]
Honorable Consejo Superior de la UNLu. Rgimen General de Estudios.

Resolucin Honorable Consejo Superior N 308/01 y modificatoria 087/02.
2001/2002.
[10]
Honorable Consejo Superior de la UNLu. Reglamentacin Coordinadores de

Carreras y Comisiones Plan de Estudio. Resolucin Honorable Consejo
Superior N 545/02. 2002.
[11]
David Hollingsworth, Fujitsu Services, United Kingdom Chair, Technical

Committe, WfMC. The Workflow Reference Model 10 Years On. 2006.
Pgina 79 de 91

[12]
Mario Oloriz. Cursogramas: Gua de Autoestudio, Sistemas de Informacin I.

2012.
[13]
ICL Enterprises. A Common Object Model. Winchester. Enero 1998.
[14]
Workflow Management Coalition. Terminology & Glossary. Winchester.

Febrero 1999.
[15]
Workflow Management Coalition. Document Index. Winchester. Marzo 1999.
[16]
The PHP Group. PHP. Online: http://php.net
[17]
PostgreSQL Global Development Group. PostgreSQL, The worlds most

advanced open source database.
[18]
Collabnet. Subversion. Online: http://subversion.tigris.org/
[19]
Microsoft Corporation. Introduccin a Visio 2010.

Online: http://office.microsoft.com/es-hn/visio-help/
[20]
Edward Yourdon. Anlisis Estructurado Moderno. Editorial Pearson. 1993.
[21]
Secretara Acadmica de la Universidad Nacional de Lujn.

Anexo I: Estructura de los programas de asignaturas, seminarios y talleres.
Anexo II: Pautas generales de presentacin.
Anexo III: Circuito Acadmico-Administrativo de Presentacin de Programas.
Disposicin S.A. N902/11. 2011.
[22]
Secretara Acadmica de la Universidad Nacional de Lujn.

Actividades acadmicas especficas de vinculacin entre los Departamentos
Acadmicos, la Direccin General Tcnica y la Direccin de Gestin
Acadmica.
Disposicin S.A. N903/11. 2011.
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9. Anexos
Anexo I: Simbologa utilizada para el Cursograma
Para la representacin del cursograma presente en este trabajo se tuvo como

base la norma INSTITUTO ARGENTINO DE RACIONALIZACIN DE MATERIALES
(IRAM) 34501 (versiones 84 y 99), que dispone una simbologa a utilizar para el diseo
de representaciones grficas.
Representa
Smbolo
Uso
Descripcin
Operacin: Representa toda accin de elaboracin,
a,b,c
modificacin o incorporacin de informacin (emisin de

formularios; incorporacin de datos; autorizaciones, consultas)
Control: Representa toda accin de verificacin. (cotejo entre
comprobantes o registro y comprobacin; constatacin,
a,b,c
compulsa, examen, sobre los datos contenidos en los soportes

de informacin; comprobacin de clculos; correccin de datos;
Actividades
validez de autorizaciones, entre otros)

Control y Operacin: Resume a un control con sus
consecuentes operaciones a realizar. Es la unin de los dos
smbolos anteriores y es lo ms comn que suceda pues si
a,b,c
algo se controla es porque luego se tomar alguna accin. Por

consiguiente es ms sinttico representarlo de esta manera
que desagregarlos y realizar las operaciones despus de
controlar.
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Representa
Smbolo
Uso
Descripcin
Archivo Transitorio: Almacenamiento sistemtico temporario
a,b,c
de elementos portadores de informacin.

Archivo Definitivo: Almacenamiento sistemtico y permanente
a,b,c
a,b,c
de elementos portadores de informacin.

Destruccin: Representa la eliminacin de la informacin, se
destruya o no el elemento portador de ella.
Demora: Representa toda detencin transitoria del proceso a la
espera de un acontecimiento determinado. La denominacin
a,b,c
correcta sera espera, ya que se refiere al hecho de hallarse a

la expectativa de ocurrencia de un suceso, lo que no implica
necesariamente una demora del procedimiento.
Datos en memoria: Representa datos guardados en una forma
a,c
adecuada para ser procesados sin especificar el medio que los

contiene.
Decisin o alternativa: Representa una funcin de decisin o
conmutacin que tiene una sola entrada, pero puede tener dos
a,b,c
o ms alternativas de salida, de las cuales una sola ser

activada, segn la evaluacin de las condiciones indicadas
dentro del smbolo.
Traslado de Documentacin (Flujo de Documentos):
Curso de
accin
Representa el desplazamiento fsico del elemento portador de

a,b,c
la informacin y es la conexin entre los smbolos. La flecha

indica el sentido de la circulacin. El sentido normal del diseo
es, mientras sea posible, de arriba hacia abajo y de izquierda a
derecha.
Traslado de Informacin (Flujo de Informacin): Representa
a,b,c
el desplazamiento de la informacin sin desplazamiento fsico

del elemento que la porta. As se representa la consulta a
Pgina 82 de 91

Representa
Smbolo
Uso
Descripcin
archivos o ficheros y el traspaso de informacin verbal.
Soporte de
informacin
a,c
a,b,c
Formulario Documento: Representan los soportes de

informacin.
Procesos no Relevado: Representa el conjunto de acciones
que se desconocen por falta de relevamiento.
Proceso no Relevante: Representa el conjunto de acciones
que definidas, no interesan representarse o no es necesario
a,b,c
(procedimientos externos a la empresa, para simplificar el

cursograma, eliminando los pasos que no hacen a la situacin
Unin o
estudiada).
vinculacin
Conector Interior: Representa el nexo entre procedimientos

a,b,c
administrativos interrumpidos en su graficacin y cuya

continuacin se encuentra en la misma pgina.
Conector Exterior: Representa el nexo entre procedimientos
a,b,c
administrativos interrumpidos en su graficacin y cuya

continuacin se encuentra en otra pgina del mismo circuito o
de otro circuito.
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Anexo II: Modelo de Datos SQL del Sistema Workflow
CREATE DATABASE nesys_siprogs OWNER nesys_siprogs;

GRANT ALL ON DATABASE nesys_siprogs TO nesys_siprogs;
CREATE TABLE docentes (
legajo
clave
text NOT NULL,
dni
text,
apellido
text,
nombre
text
);
CREATE TABLE departamentos_academicos (
codigo
denominacion
text NOT NULL
);
INSERT INTO departamentos_academicos VALUES(1, 'Departamento de Ciencias
Bsicas');
INSERT INTO departamentos_academicos VALUES(2, 'Departamento de Ciencias
Sociales');
INSERT INTO departamentos_academicos VALUES(3, 'Departamento de Educacin');
INSERT INTO departamentos_academicos VALUES(4, 'Departamento de Tecnologa');
CREATE TABLE secretarios_de_departamento (

Pgina 84 de 91

usuario
text PRIMARY KEY NOT NULL,
clave
text NOT NULL,
departamento
integer NOT NULL,
FOREIGN KEY (departamento) REFERENCES departamentos_academicos

);
CREATE TABLE carreras (
codigo
integer primary key NOT NULL,
denominacion
text NOT NULL
);
CREATE TABLE planes_de_estudio (
codigo
integer primary key NOT NULL,
carrera
integer NOT NULL,
FOREIGN KEY (carrera) REFERENCES carreras

);
CREATE TABLE asignaturas (
codigo
integer NOT NULL,
denominacion
text
NOT NULL,
docente_responsable integer DEFAULT NULL,

departamento
integer CHECK(departamento > 0 AND departamento < 5),
PRIMARY KEY (codigo),

FOREIGN KEY (docente_responsable) REFERENCES docentes,
FOREIGN KEY (departamento) REFERENCES departamentos_academicos
);
Pgina 85 de 91

CREATE TABLE asignaturas_por_plan (

asignatura
integer NOT NULL,
plan
integer NOT NULL,
cuatrimestre
integer,
PRIMARY KEY (asignatura, plan),

FOREIGN KEY (asignatura) REFERENCES asignaturas,
FOREIGN KEY (plan) REFERENCES planes_de_estudio
);
CREATE TABLE programas (
id
serial PRIMARY KEY NOT NULL,
asignatura
integer NOT NULL,
docente_responsable integer NOT NULL,

archivo
bytea
NOT NULL,
tipo_archivo
text NOT NULL,
anio_inicio
integer NOT NULL,
anio_final
integer NOT NULL,
aprobado
boolean DEFAULT false,
disposicion
text,
FOREIGN KEY (docente_responsable) REFERENCES docentes,

FOREIGN KEY (asignatura) REFERENCES asignaturas
);
Pgina 86 de 91

CREATE TABLE carreras_por_programa (

id_programa
integer NOT NULL,
carrera
integer,
aval_cpe
boolean DEFAULT false,
PRIMARY KEY (id_programa, carrera),

FOREIGN KEY (carrera) REFERENCES carreras,
FOREIGN KEY (id_programa) REFERENCES programas
);
CREATE TABLE estados_posibles (
id
descripcion
text NOT NULL,
siguiente_positivo integer,
siguiente_negativo integer
);
INSERT INTO estados_posibles VALUES(1, 'Programa ingresado por el docente. En
Secretara Acadmica del Departamento.', 2, 3);
INSERT INTO estados_posibles VALUES(2, 'Programa avalado por Secretario
Acadmico del Departamento. En Coordinacin de Carreras para la evaluacin de
la Comisin Plan de Estudios.', 4, 5);
INSERT INTO estados_posibles VALUES(3, 'Programa con observaciones del
Secretario Acadmico del Departamento. Para la modificacin por parte del
docente.', 2, 3);
INSERT INTO estados_posibles VALUES(4, 'Programa aprobado por la Comisin
Plan de Estudios. En Secretara Acadmica del Departamento para ser tratado
en el Consejo Directivo Departamental.', 6, NULL);
INSERT INTO estados_posibles VALUES(5, 'Programa con observaciones por parte
de la Comisin Plan de Estudios. Para la modificacin por parte del
docente.', 2, 3);
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INSERT INTO estados_posibles VALUES(6, 'Programa Aprobado. Listo para su

publicacin y difusin.', NULL, NULL);
CREATE TABLE flujo_por_programa (
id_programa
integer NOT NULL,
estado
integer NOT NULL DEFAULT 1,
fecha_cambio
timestamp DEFAULT now(),
observaciones
text,
PRIMARY KEY (id_programa, estado, fecha_cambio),

FOREIGN KEY (id_programa) REFERENCES programas,
FOREIGN KEY (estado) REFERENCES estados_posibles
);
CREATE TABLE usuarios_coordinacion (
usuario
clave
text NOT NULL
);
CREATE TABLE usuarios_certificaciones (
usuario
clave
text NOT NULL
);
CREATE TABLE usuarios_admin (
usuario
clave
text NOT NULL
);
Pgina 88 de 91

CREATE TABLE oferta_por_cuatrimestre (

asignatura
integer NOT NULL,
carrera
integer NOT NULL,
cuatrimestre
integer,
anio
integer,
PRIMARY KEY (asignatura, carrera),

FOREIGN KEY (asignatura) REFERENCES asignaturas,
FOREIGN KEY (carrera) REFERENCES carreras
);
GRANT ALL ON asignaturas TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON estados_posibles TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON asignaturas_por_plan TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON flujo_por_programa TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON carreras TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON secretarios_de_departamento TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON carreras_por_programa TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON planes_de_estudio TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON usuarios_admin TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON departamentos_academicos TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON programas TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON usuarios_certificaciones TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON docentes TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON programas_id_seq TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON usuarios_coordinacion TO nesys_siprogs;
GRANT ALL ON oferta_por_cuatrimestre TO nesys_siprogs;
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Anexo III: Solicitud de autorizacin para la utilizacin del template
del Sistema Mdulo Administrador Web a la Direccin General de

Sistemas
Lujn, 24 de abril de 2012

Sr. Daniel Marcos Villa
Director General de Sistemas
S
D
Tengo el agrado de dirigirme a usted en relacin a mi
Trabajo Final de Licenciatura, de la Carrera Licenciatura en Sistemas de Informacin

de esta Universidad, cuyo ttulo es SIProgs: Prototipo de Sistema Workflow, dentro del
marco de la definicin de la Workflow Management Coalition, para el Circuito de
Aprobacin de Programas de Asignaturas en la Universidad Nacional de Lujn.
El trabajo aborda la temtica Workflow desde el punto de
vista terico basandose en el Modelo de Referencia de la WfMC, y culmina con el
desarrollo de un prototipo que implementa una posible solucin para un proceso
determinado, en este caso el Circuito de aprobacin de programas de asignatura de
grado y pregrado de la Universidad Nacional de Lujn.
En tal sentido, el prototipo cuenta con cinco tipos de
usuarios diferentes abocados cada uno a la parte del proceso que es de su
incumbencia segn el relevamiento y anlisis realizado. En cuanto al diseo de
interfaces, y pensando en una probable futura implementacin, result adecuado para
quien suscribe utilizar el esquema de colores y formato establecidos para el Mdulo
Administrador Web desarrollado por la Direccin General General de Sistemas.
A raz de lo antes comentado, solicito a usted tenga a
Pgina 90 de 91

bien autorizar el empleo del diseo para el prototipo de referencia que, como usted
sabr comprender, tiene como objetivo demostrar la importancia de Workflow para la
resolucin de problemas de transparencia en el flujo de trabajo de las organizaciones y
no est centrado en el diseo de las pantallas.
Quedando a disposicin para cualquier consulta,
Saluda atentamente,
Juan Manuel Fernandez

Legajo N89937
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Trabajo Final

Licenciatura en Sistemas de Informacin

Tema: SIProgs: Prototipo de Sistema Workflow, dentro del marco de la

Autor: Juan Manuel Fernandez

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para esta investigacin es,

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