PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION

DE BODEGA EN OBRA

FECHA:

CONTRATO:
















REALIZADO POR: REVISADO POR: PROBADO POR:
CARGO

ASESOR PREVENCION
DE RIESGOS

CARGO ADMINISTRADOR DE
CONTRATO
CARGO GERENTE
NOMBRE JUAN CORTES TAPIA NOMBRE NOMBRE
FECHA FECHA FECHA
FIRMA


FIRMA FIRMA


1.-OBJETIVO
2.- ALCANCE
3.-RESPONSABILIDADES
4.- MARCO LEGAL
5.- DEFINICIONES
6.- DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
6.1.- RECEPCION DE INSUMOS
6.2.- ALMACENAMIENTO
6.3.-CONTROL DE INVENTARIO
6.4.- BODEGAS AUXILIARES
6.5.- ACTA DE BAJA
6.6.- ENTREGA DE EPP
6.7.- CIERRE DE BODEGA DE OBRA
6.8.- INSUMOS DE SUB-CONTRATISTAS
7.- ANEXOS


1.- OBJETIVO



El presente procedimiento tiene por objetivo dar las indicaciones bsicas para el control
de bodega desde la creacin de la solicitud de materiales hasta la recepcin del material,
equipos, herramientas, maquinaria EPP y artculos de oficina.
Recepcionar, Almacenar, Manipular, Preservar y Controlar los insumos proporcionados
por el cliente de forma eficiente y coordinar el movimiento de materiales dentro de la
faena, desde el momento que se solicita por parte del personal de terreno, hasta su
recepcin en bodega, durante todo este proceso se efectuaran varios controles que sern
desarrollados de acuerdo a este procedimiento, adems de llevar un inventario fsico,
valorizado y actualizado



2.- ALCANCE


A los trabajadores que pertenezcan al contrato N 0000000000000 llamado
xxxxxxxoooooxxxxxxxxxxxxxxoooooooooxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Comprende desde la recepcin fsica de un insumo hasta su despacho a terreno





3.- RESPONSABILIDADES

Para el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos por la empresa, es fundamental
el compromiso de cada uno de los gerentes, mandos medios y trabajadores para con este
procedimiento de administracin de bodega en obra

ADMINISTRADOR DE CONTRATO.
Sera el responsable del permanente control y vigencia de este procedimiento de trabajo,
deber proporcionar los recursos necesarios para la aplicacin correcta del procedimiento

DEPARTAMENTO SUSTENTABILIDAD.
Sern responsables de la solicitud y distribucin de los EPP a todos los trabajadores de la
obra mediante las metodologas desarrolladas en el presente procedimiento

ASESOR EN PREVENCION DE RIESGOS.
Verificar el cumplimiento por parte de la empresa del D.S. 18 sobre certificacin de los EPP
Realizar las inspecciones necesarias dentro de bodegas y paoles y verificar el estado de
los EPP y extintores

JEFE DPTO. CALIDAD.
Sera responsable de auditar y controlar la aplicacin del presente procedimiento, durante
el proceso de la obra, entregara los cdigos de los formatos de control de bodega, y
entregara los protocolos necesarios al Encargado de Bodega.
JEFE DE TERRENO
Sern responsables de aplicar el presente procedimiento a su rea de trabajo
SUPERVISORES
Sern responsables de aplicar el presente procedimiento a su rea de trabajo
BODEGERO.
Sern responsables de aplicar el presente procedimiento a su rea de trabajo, llevando a
cabo todas las actividades e indicaciones establecidas
TRABAJADOR.
Responsables de realizar el trabajo y cuidar las herramientas a su cargo

4.- MARCO LEGAL

D.S. 594 REGLAMENTO SOBRE CONDICIONES SANITARIAS Y AMBIENTALES BASICAS EN
LOS LUGARES DE TRABAJO.

5.- DEFINICIONES

INSUMO:
Se refiere a todo material, equipo y herramienta
VALE PEDIDO/DEVOLUCION INSUMOS A BODEGA:
Documento que especifica el pedido o la devolucin a bodega de un insumo.
CARGO BODEGA:
Ficha personal donde se registran los insumos que estn bajo su responsabilidad
Acta de baja de insumo:
Documento que registra el motivo por el que se rebaja uno o mas insumos del inventario.
GD:
Guia de Despacho
Orden de compra (OC)
Documento comercial destinado a indicar las condiciones de adquisicin del insumo

6.- DESCIPCION DE LA ACTIVIDAD

ACTIVIDAD PROCEDIMIENTO A REALIZAR
6.1.- RECEPCION DE INSUMOS














6.1.1.- DOCUMENTO MAL EMITIDO: toda vez que se
recepcione algn material, el bodeguero constatara los datos
de las Guas de Despacho o Facturas. Para esto, verificara la
existencia de la OC de consulta OC pendientes por obra y
proveedor. Si el documento est mal emitido, vale decir Razn
Social o Rut no corresponde a la empresa receptora o no existe
una OC que avale el despacho, este debe ser rechazado por el
bodeguero y no permitir la descarga de materiales en obra.

6.1.2- REVISION FISICA Y CONTEO: Durante la descarga de
material a terreno, el bodeguero, recepcionara los insumos con
la GD o Factura del proveedor, realizando en ese acto una
revisin fsica y conteo de lo recibido, teniendo en cuenta la
calidad, cantidad y tipo.


6.1.3.-NOTA DIGITAL: El bodeguero generara la nota en Master
Bodega y anotara en todas las copias de las Guas de Despacho
o Facturas del proveedor.

6.1.4.- DESCARGA DE MATERIAL DIRECTO EN FAENA: Que no
sern almacenados dentro de la bodega, el jefe de
administracin o bodeguero generara un vale de salida
mediante una salida de inventario

6.1.5.- RECEPCION DIARIA: El jefe de administracin preparara
un listado con las recepciones del da (reporte desde Master
Bodega), el que presentara al administrador para toma de
conocimiento.

6.1.6.-CALIDAD DEL MATERIAL: En caso de que el bodeguero
no tenga claridad respecto al cumplimiento de los requisitos de
calidad del insumo que esta recepcionando, solicitara asesora
del jefe de aseguramiento de calidad.

6.1.7.- CERTIFICADOS ADJUNTOS: Si en la OC se indica la
entrega de certificados, el bodeguero verificara que estos
lleguen y cumplan las exigencias indicadas en la OC, para
posteriormente hacerlos llegar al jefe de aseguramiento de
calidad

6.1.8.- DEVOLUCION: El jefe de administracin o bodeguero
devolver fsicamente al proveedor el material inapropiado o la
cantidad en exceso, dejando registrado este evento por escrito
en la GD o Factura y en Master Bodega.

6.1.9.- RECEPCION FINAL: De no existir ninguna diferencia entre
lo recepcionado, lo solicitado y lo contenido por la GD o
Factura, el bodeguero proceder a firmar y timbrar la GD o
Factura al reverso de esta, como aceptacin conforme del
producto o insumo.

6.2.- ALMACENAMIENTO 6.2.1.- CRITERIOS DE ALMACENAMIENTO: Atendiendo la
naturaleza y caractersticas de lo adquirido o arrendado
Separar e identificar los insumos
Ingresar insumos al control de inventario de obra
Separar las sustancias peligrosas y clasificarlas
Almacenar sustancias peligrosas segn la ley
Identificar el EPP segn inventario critico
Almacenar insumos junto a las fichas tcnicas.

6.2.2.- ELIMINACION INSUMOS: La eliminacin final de los
insumos no aptos o vencidos ser resuelta por el administrador
de contrato antes del trmino de la obra y por escrito.

6.2.3.- STOCK CRITICO: El jefe oficina tcnica y el Prevencionista
de riesgos determinaran los stock mnimos de aquellos insumos
de mayor rotacin o considerados crticos para la obra. El
bodeguero proceder a su reposicin cuando sea necesario.

6.3.-CONTROL DE INVENTARIO 6.3.1.- VALORIZACION DE INVENTARIO: El bodeguero deber
mantener un inventario valorizado (promedio ponderado) en
todo momento durante la vigencia de la obra, para ello utilizara
un Master, como herramienta principal de ejecucin.


6.3.2.- COMPOSICION SISTEMA CONTROL DE INVENTARIO:
Este estar compuesto bsicamente por 2 datos
Ingreso de materiales y equipos
(Respaldado por GD o Facturas)
Salida de materiales y equipos
( Vales de pedido/devolucin y Acta de Baja bodega)


6.3.3.- AUTORIZACIONES: El Supervisor o jefe de terreno ser el
encargado de autorizar al personal el cual podr solicitar
insumos en bodega de obra, informando al bodeguero atravez
de un Vale que contemple la firma de la persona autorizada
para su registro .

6.3.4.- CONTROL ENTREGA DE FORMULARIOS: El bodeguero
deber entregar los talonarios de Vales Pedido/Devolucin, a
las personas autorizadas, previo registro y firma de ello en el
formulario XXXXXXXXXXXXXXX: CONTROL DE ENTREGA
FORMULARIOS DE VALES PEDIDO/DEVOLUCION DE INSUMOS

6.3.5.- VALES ENMENDADOS: El bodeguero no aceptara vales
rotos, arrugados o enmendados, los cuales sern anulados por
el bodeguero y devueltos al trabajador.

6.3.6.- CARGO BODEGA: Los jefes de obra, Supervisores y
Capataces podrn autorizar por medio de los Vales
pedido/devolucin a Bodega, la tenencia de insumos a cargo
de los trabajadores. Para ello, estos ltimos debern firmar en
el formulario XXXXXXXXXXXXXXX: FICHA DE CARGO BODEGA
al momento de retirar o devolver un insumo.

6.3.7.- VERIFICACION DEL CARGO: El bodeguero verificara cada
10 das corridos que los equipos y herramientas continan en
poder delos trabajadores que lo solicitaron si fuese necesario

6.4.-BODEGAS AUXILIARES (PAOLES) 6.4.1.- PAOLES: Podrn existir bodegas auxiliares segn las
dimensiones de la obra, sin embargo, el bodeguero controlara
todas las tareas relacionadas con la administracin de insumos
en las otras bodegas.

6.4.2.- TRASLADO DE INSUMOS: Todo traslado de insumos
entre las bodegas de una obra, deber efectuarse por medio de
GD, solo si ello involucra el uso de la va pblica , o por
memorndum si se encuentran dentro del permetro.

6.4.3.- ENTREGA DIARIA VALES: Los vales pedido/devolucin
insumo a bodega recibidos por los paoles, debern ser
entregados diariamente a la bodega principal de la obra para su
rebaja o reintegro al inventario.


6.5.-ACTA DE BAJA 6.5.1.- AUTORIZACION: En el caso de que los insumos devueltos
desde terreno , presenten merma o un dao mayor, el
bodeguero ratificara la viabilidad de reutilizacin o reparacin
del insumo, en caso contrario deber emitir el formulario
XXXXXXXXXXXXXXX para proceder a su baja.

6.5.2.- EXTRAVIO DE INSUMO: En caso que un insumo haya
sido extraviado por un trabajador, el bodeguero deber emitir
el Acta de Baja de Insumo debiendo indicar el nmero de ficha y
nombre del trabajador en la casilla de observaciones, el
formulario debe ser aprobado por administrador de contrato.


6.6.-ENTREGA DE EPP 6.6.1.- CONTROL EPP.: Una vez contratado y se le haya hecho la
charla de hombre nuevo, el jefe del departamento de
sustentabilidad generara un Registro de salida de bodega por
trabajador detallando los cargos que se le deber entregar a
cada trabajador.

6.6.2.- REBAJA EPP COMO CONSUMO: Sera obligacin emitir
un documento para que el bodeguero pueda rebajar como
consumo los EPP a entregar en el futuro.

6.6.3.- FICHA DE CARGO EPP: A continuacin el trabajador se
trasladara a bodega, lugar en el cual presentara el vale para que
el bodeguero le confeccinela Ficha de Cargo EPP., en la cual se
individualizara al trabajador con todos sus datos personales .

6.6.4.- ENTREGA Y DEVOLUCION EPP.: En la ficha de cargo de
EPP XXXXXXXXXXXXXX se dejara constancia de todos los EPP
entregados a cargo al trabajador, el cual con su firma se
compromete a dar buen uso de estos, adems de hacer
devolucin de los mismos al trmino de su contrato.

6.6.5.- CAMBIOS EPP: Estos se realizaran obligatoriamente con
vale de salida de bodega emitido por el Prevencionista de
Riesgos o jefe de sustentabilidad.

6.6.6.- ALMACENAMIENTO: El EPP que ha sido devuelto a
bodega, deber almacenarse para su posterior control de
residuos industriales.



6.7.-CIERRE DE BODEGA DE OBRA 6.7.1.- TERMINO DE OBRA: Una vez concluida la obra el
bodeguero proceder al cierre de bodega de obra segn lo
dispuesto en el instructivo XXXXXXXXXXXXXXXXX

6.8.-INSUMOS DE SUBCONTRATISTAS 6.8.1.- INGRESO EQUIPOS: Al momento de ingresar maquinas o
equipos a la obra, el subcontratista deber entregar al
bodeguero, una fotocopia de la GD, donde se detalla el tipo y la
cantidad de elementos

6.8.2.- RETIRO EQUIPOS: En el momento de sacar elementos
de la obra, el subcontratista deber presentar al bodeguero la
GD con la cual ingreso al inicio y una segunda GD para el retiro
indicado el detalle de esta.

6.8.3.- ARCHIVO: El bodeguero debe mantener un archivo con
la informacin de los subcontratistas











ANEXOS

VALES PEDIDO/DEVOLUCION INSUMOS

FORMULARIO DE CONTROL DE ENTREGA DE: VALES PEDIDO/DEVOLUCION DE INSUMOS


FICHA DE CARGO DE BODEGA

REGISTRO SALIDA DE BODEGA

ENTREGA DE EQUIPO DE PROTECCION PERSONAL































VALE SOLICITUD/DEVOLUCION INSUMOS N000001

PEDIDO A BODEGA DEVOLUCION A BODEGA

Nombre trabajador: Run o numero pase: Area:








AUTORIZACION ADMINISTRACION VB CONTROL DE BODEGA

















FORMULARIO DE CONTROL DE ENTREGA TALONARIOS:
VALES DE PEDIDO/DEVOLUCION INSUMOS

AREA DPTO. PREVENCION DE RIESGOS

N NOMBRE CARGO TALONARIO
DESDE.AL
FIRMA
1 JUAN CORTES

ASESOR
PREVENCION
00001
al 00020

2


3


4


5


6


7


8


9


10







FICHA DE CARGO DE BODEGA

Nombre del Trabajador


rea


Fecha

DETALLE INSUMOS O MAQUINARIAS
Elemento: CARGO TRABAJADOR
SI NO
CARACTERISTICAS
MODELO
COLOR
N SERIE
AREA DE USO
OOCC
MAQUINARIAS
MANTENCION
MONTAJE
JEFE TERRENO O SUPERVISOR A CARGO
NOMBRES
APELLIDOS
CONTACTO
OBSERVACIONES:










Firma del Trabajador Firma del Bodeguero








REGISTRO DE SALIDA DE MATERIAL




Fecha


NOMBRE COMPLETO
CEDULA IDENTIDAD
CONTRATO
DESTINO






















FIRMA EXPEDITOR VB BODEGA


ENTREGA DE EQUIPO DE PROTECCION PERSONAL


FAENA:

FECHA:
2014
FAVOR MARCAR CON UNA X
NOMBRE:


Cantidad EQUIPO PROTECCION PERSONAL S M L XL OBSERVACION

BUZO ANTIACIDO



GEOLOGO



CASCO



GUANTES



ZAPATOS



CHAQUETA



LENTES U.V.




RESPIRADOR

Cantidad EQUIPO ESPECIFICO S M L XL OBSERVACION

MASCARA SOLDAR




ARNES DE 2 PUNTAS




COLETO CUERO




SOLICITA APR: FIRMA: