MIT001 - Metodologia de Implantação TOTVS MIGRAÇÃO

TOTVS ENTREGA
MIT MIGRAO TOTVS

Guia de Referencia
Verso 10.0 30/06/2008
Validade: 01/05/2008 a 31/12/2008
Misso TOTVS
Ser a opo natural em software, inovao e suporte a gesto

Viso TOTVS
Ser o operador administrativo atravs do fornecimento de software e servios
Aliados a um modelo expandido de negcios
One stop shop provider

Restrita aos interlectures
Guia de Referencia TOTVS Verso 10.0

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TOTVS ENTREGA

Este Guia de Referncia parte integrante do Sistema TOTVS de Garantia de Qualidade TOTVS e
Franquias.

Este Guia de Referncia substitui todo e qualquer documento ou poltica comercial anteriormente
apresentada sobre o assunto em referencia.

Este Guia de Referncia de propriedade intelectual da TOTVS e expressamente proibida a cpia,
reproduo, difuso e publicao integral ou parcial dos elementos contidos no mesmo, sem expressa e
prvia autorizao da TOTVS.

METODOLOGIA DE IMPLANTAO TOTVS
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Sumrio
1 FLUXO DA METODOLOGIA DE MIGRAO TOTVS ................................................................................. 5
1.1. DESCRIO DAS FASES E ATIVIDADES DA METODOLOGIA ............................................................................................... 6
F1 FASE DE INICIAO .......................................................................................................................................................... 6
A Reconhecimento e Entrada do Projeto ............................................................................................................................. 6
A1 Incluso do Projeto ............................................................................................................................................... 6
A2 Transio Comercial .............................................................................................................................................. 7
B Alinhamento do Projeto .................................................................................................................................................... 7
B1 Alinhamento de Expectativa com o Cliente ........................................................................................................... 7
B2 Definio da Equipe do Projeto ............................................................................................................................. 8
F2 FASE DE PLANEJAMENTO ................................................................................................................................................. 9
C Modelagem dos Processos ................................................................................................................................................ 9
C1 Levantamento Base de Dados ............................................................................................................................... 9
D Desenvolvimento do Projeto ............................................................................................................................................. 10
D1 Elaborao do Plano De Projeto ........................................................................................................................... 11
D1. 1 Tempo ............................................................................................................................................................... 11
D1. 2 Custo ................................................................................................................................................................. 12
D1.3 - Recursos Humanos ............................................................................................................................................. 12
D2 Reunio de Validao do Plano ............................................................................................................................ 13
F3 FASE DE EXECUO .......................................................................................................................................................... 14
E Migrao ............................................................................................................................................................................ 14
E1 Migrao Base Teste ............................................................................................................................................. 14
E2 - Capacitao ........................................................................................................................................................... 15
E3 Execuo Dos Prottipos ....................................................................................................................................... 15
E3. 1 Prottipo Isolado Independente ........................................................................................................................ 16
E3. 2 Reviso Do Prottipo Isolado Independente ...................................................................................................... 16
E3. 3 Prottipo Integrado ........................................................................................................................................... 17
E4 Validao Dos Prottipos ...................................................................................................................................... 17
E5 Migrao Base Produo ...................................................................................................................................... 18
F - Acompanhamento .............................................................................................................................................................. 18
F1 Acompanhamento das Atividades Iniciais ............................................................................................................. 18
F2 Acompanhamento dos Primeiros Fechamentos .................................................................................................... 19
F4 FASE DE ENCERRAMENTO ................................................................................................................................................ 19
G Encerramento Do Projeto ................................................................................................................................................. 20
G1 - Encerramento Interno do Projeto .......................................................................................................................... 20
G2 Encerramento com o Cliente ................................................................................................................................. 20
G3 Transio do Projeto ............................................................................................................................................. 20
F5 FASE DE CONTROLE .......................................................................................................................................................... 21


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Objetivo
A metodologia de implantao TOTVS tem como objetivos servir de instrumento de orientao e controle do projeto de implantao dos
produtos da marca TOTVS a todos os interessados no projeto. Sua efetiva utilizao assegurar maior qualidade e sucesso no processo de
implantao. Visa tambm proporcionar a todos os envolvidos um padro de trabalho e comunicao durante o projeto.

Aplicao
Esta metodologia dever ser aplicada para a Migrao do ERP da TOTVS, em todas as situaes, podendo sofrer algumas adaptaes com
relao s etapas a serem seguidas. Recomenda-se, no entanto, que no sejam feitas adaptaes profundas, para que seja mantido um
padro de conduo e controle em todos os projetos e em caso de no atendimento do material de apoio, contate imediatamente o Comit
da Metodologia.

Controle de Qualidade
Sero realizadas auditorias peridicas para identificar possveis melhorias em todos os pontos tratados pela metodologia, bem com
identificar o grau de sua utilizao. As auditorias sero realizadas pelos membros designados pelo Comit da Metodologia e, ao final de
cada levantamento, as melhorias sugeridas sero analisadas e se necessrio a metodologia ser alterada.


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1 FLUXO DA METODOLOGIA DE MIGRAO TOTVS


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TOTVS ENTREGA
1.1. DESCRIO DAS FASES E ATIVIDADES DA METODOLOGIA

F1 FASE DE INICIAO
Esta fase tem como objetivo compreender todos os processos relacionados iniciao dos trabalhos de reconhecimento de entrada do
projeto junto rea de servios e cliente e alinhamento de expectativas com o cliente.
A Reconhecimento e Entrada do Projeto

Comunicar a rea de servios sobre a entrada do projeto e da demanda por recursos que o projeto vai exigir da rea. Esta informao
permite o planejamento e montagem de estratgia para atendimento, de forma a implementar o projeto no prazo e dentro do cronograma.
Potenciais variaes de prazo e recursos devero ser estimadas para posterior negociao com o cliente.

Obter junto rea comercial todas as bases do contrato firmado com o cliente onde dever existir o escopo do projeto: mdulos
negociados, prazos de implantao, concesses comerciais, horas de analistas a alocar e despesas relacionadas (deslocamento,
hospedagem, quilometragem, alimentao, etc.).

Caso no esteja previsto na negociao nenhum ressarcimento por parte do cliente para as despesas diversas de viagens dos analistas, o
Coordenador de Projetos dever elaborar oramento prvio dos gastos necessrios para o projeto em questo e apresentar ao Gestor de
Portflio. Este, por sua vez, dever indicar sobre a continuidade ou no do projeto ou qual o tipo de negociao o Coordenador de Projetos
dever efetuar com o cliente.

O coordenador do projeto deve se certificar que os analistas esto utilizando os documentos da metodologia atualizados.
A1 Incluso do Projeto
Envolvidos Gestor de Portflio TOTVS
Analista PMO
PMO Local
Telemarketing
Ouvidoria
Help-Desk
CPR

Recursos Necessrios Proposta / Contrato

Sadas Estrutura TOTVS disponibilizada para apoiar a
entrega do projeto
Coordenador de Projetos definido
Projeto includo nos sistemas CFP e PMS.


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Comunicar para as reas envolvidas a incluso do cliente ou projeto e o incio das atividades ligadas prestao de servios.
Sero iniciados os trabalhos de entrega de mdias, monitoramento da satisfao do cliente e comunicaes de realizao de eventos, novos
conceitos e produtos.
O Gestor de Portflio dever definir quem ser o Coordenador de Projetos deste cliente, dever tambm solicitar ao Analista PMO a
incluso do projeto nos sistemas CFP Controle financeiro de projetos e PMS.

A2 Transio Comercial
Coordenador de Projetos TOTVS
Executivo de Conta
Arquiteto de Soluo
PMO Local (quando necessrio)


Sadas MIT005 Ata de Reunio
MIT010 Termo de Abertura
MIT011 Plano de Atividades

Em reunio, o Gestor de Portflio, o Executivo de Conta, Arquiteto de Soluo devero analisar os aspectos da negociao efetuada com o
cliente baseados na Proposta / Contrato e gerar o MIT010 Termo de Abertura de forma a definir o plano de abordagem a ser seguido na
prxima etapa.

Devero ser identificadas as premissas e restries organizacionais para o projeto, transferir as informaes obtidas no processo de
negociao, levantamento das necessidades e expectativas gerais do cliente.
B Alinhamento do Projeto

Contextualizar informaes, expectativas e conceitos de gesto de projetos junto ao cliente para inicio dos trabalhos de forma alinhada e
sem desvios.

B1 Alinhamento de Expectativa com o Cliente
Envolvidos Cliente Patrocinador do Projeto
Coordenador de Projetos Cliente
Executivo de Conta
Gestor de Portflio TOTVS

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MIT001 Metodologia de Migrao da TOTVS

Sadas MIT010 Termo de Abertura (atualizado)
MIT005 Ata de Reunio

Em reunio com o Cliente devem-se alinhar as expectativas e estratgias do cliente em relao ao projeto. Revisar todos os pontos possveis
de duvidas em relao ao contrato atualizando o MIT010 Termo de Abertura.

B2 Definio da Equipe do Projeto
Central de Recursos
Coordenador de Projetos Cliente


Sadas Recursos disponibilizados para o projeto

Definir o perfil dos recursos necessrios avaliando o perfil dos recursos necessrios em funo das exigncias das tarefas e abrir solicitaes
para Central de Recursos.

Os recursos sero identificados pela Central de Recursos e disponibilizados para o projeto de acordo com agenda, perfil do recurso e projeto
e caractersticas das tarefas.

Estes profissionais trabalharo em conjunto com os Lderes e Usurios Chaves do cliente. Os analistas indicados devem ter suas agendas
planejadas para todo o projeto.

O Coordenador de Projetos do cliente tambm dever definir os participantes do comit do projeto que sero co-responsveis pela
implantao do projeto.

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F2 FASE DE PLANEJAMENTO
Esta fase tem como objetivo compreender todas as etapas e atividades relacionadas documentao do escopo contratado, validao com
o cliente e desenvolvimento do plano do projeto.

O planejamento deve representar cerca de 20% do tempo total do projeto e deve ser considerado como economia de tempo e investimento
na qualidade do projeto.

C Modelagem dos Processos

Efetuar o levantamento e avaliao da base de dados instalada no cliente, coletando informaes e transformando-as em conhecimento. O
resultado final um documento que servir de ajuda para a migrao e parametrizao do sistema.

C1 Levantamento Base de Dados
Envolvidos Analista de Infra Estrutura TOTVS
Equipe tcnica do cliente

Recursos Necessrios MIT010 Termo de Abertura
MIT011 Plano de Atividades

Sadas MIT021 Especificao de Processos
MIT023 Especificao de Parametrizao
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias

Consiste no levantamento e anlise da:
Verso instalada no cliente
Banco de dados oficial
Banco de dados teste

Caso o cliente no possua base de testes dever ser documentado para o planejamento da criao da mesma no momento de
migrao da verso para base de testes.

Dever ser realizada uma visita do Analista de Infra estrutura para realizar levantamento detalhado da atual estrutura a ser
disponibilizada pelo cliente (Hardware e Software) para ter o detalhamento e anlise de requisitos bsicos de infra-estrutura.

Nesta atividade devero ser gerados os seguintes documentos:

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MIT021 Especificao de Processo: Dever registrar o ambiente instalado do cliente.
MIT023 Especificao de parametrizao: Fornece ao analista de infra estrutura TOTVS as parametrizaes necessrias no
ambiente instalado no cliente para que o produto a ser migrado funcione com a performance necessria.

MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias Documento de Controle que pode ser aberto nesta atividade para registrar as
pendncias de informaes do cliente e tambm Chamado abertos para desenvolvimento de personalizaes identificadas.
Em reunio com a presena de todos os integrantes do Comit do Projeto e quando necessrio o Executivo da Conta TOTVS
responsvel pelo cliente, devem ser apresentados os levantamentos de processos e processos propostos para que o Comit
promova sua anlise e aprovao.

Precisa-se ter claro neste momento o papel dos seguintes documentos:
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias Tem como objetivo o registro das atividades e pendncias que servir como
ferramenta nas reunies de acompanhamento do projeto para verificar prazos e responsveis das pendncias que esto
impactando no andamento do projeto. Ter um nvel de detalhe que no precisa ser includo no cronograma.

MIT030 Cronograma do Projeto Tem como objetivo o acompanhamento do andamento do projeto atravs da
Estrutura Analtica de Projeto padro para anlise gerencial e detalhada no nvel de pacotes de trabalho, entregveis para
anlise do coordenador de projetos TOTVS e cliente atravs dos apontamentos das horas aplicadas e progresso fsico das
mesmas.

D Desenvolvimento do Projeto

Esta etapa abrange o detalhamento o planejamento de treinamento e elaborao do plano de projeto que pode compreender todas as
reas de conhecimento estudadas no PMBOK

Define e refina os objetivos e planeja a ao necessria para alcanar os objetivos do projeto e a entrega do escopo para os quais o projeto
foi contratado.

Mudanas significativas aprovadas que venham a ocorrer durante todo o ciclo de vida do projeto iro provocar a necessidade de se
reexaminar a continuidade na modalidade de migrao TOTVS A concluso da fase de Planejamento se d com a validao e apresentao
do plano junto ao cliente.


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D1 Elaborao do Plano De Projeto
Coordenador de Projeto TOTVS
Analistas de Implantao
Coordenador de projeto Cliente

Recursos Necessrios Contrato/Proposta
MIT010 Termo de Abertura.

Sadas MIT030 Cronograma do Projeto (PMS)
Apontamento de Progresso (PMS)
Oramento do Projeto (PMS)
MIT032 Organograma do Projeto
MIT033 Matriz de Responsabilidades
MIT025 Plano do Projeto

O plano de projeto o documento que rene e organiza todos os documentos da fase de planejamento da metodologia, devendo ser
elaborado pela equipe de gerenciamento do projeto e aprovado pelo patrocinador.

O plano de projeto define como o projeto ser executado, monitorado, controlado e encerrado e planeja a ao necessria para alcanar os
objetivos e o escopo para os quais o projeto foi aprovado.

Durante o planejamento, a equipe do projeto deve envolver todas as partes interessadas adequadas dependendo da influncia delas no
projeto e nos seus resultados, criando um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.
D1. 1 Tempo
O gerenciamento do tempo visa garantir que o projeto ser entregue dentro do prazo acordado com o cliente.
O principal produto do gerenciamento de tempo o cronograma que dever identificar as atividades, seqncia das atividades, estimativa
de recursos, estimativa de durao.

O cronograma deve ser definido junto com o cliente, destacando as tarefas que sero executadas pelo cliente, de forma que seja efetuado o
planejamento da disponibilidade dos seus recursos.

Dever ficar claro qual ser a carga de trabalho do cliente e qual ser a carga de trabalho da TOTVS. O gerente de projetos dever
apresentar e explicar o cronograma aos analistas de implantao que participaro do projeto. Este procedimento permitir aos analistas
uma viso global do projeto que esto inseridos e tomarem conhecimento formal dos prazos que foram estabelecidos para o seu
cumprimento.

O cronograma ser gerado atravs da ferramenta PMS devero contemplar:
Atividades de gerenciamento de projetos (reunies, eventos, preenchimento e coleta de validao da documentao do projeto)
Check points
Tempo aplicado na comunicao
Controle de qualidade
Encerramento administrativo
Entrega de documentao ao PMO
Reunio de encerramento e
Documentao de lies aprendidas

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TOTVS ENTREGA
O gerenciamento das atividades ser feito periodicamente atravs do cronograma e do relatrio para acompanhamento e tela para
apontamento de progresso fsico do projeto.

O analista de implantao dever seguir rigorosamente os prazos estabelecidos no cronograma e, em caso de divergncias, o gerente do
projeto dever ser comunicado.

As reunies de avaliao do projeto sero utilizadas para anlise da necessidade de alterao de prazo e para a definio de novas datas. O
cronograma dever ser atualizado com as novas datas e encaminhado aos envolvidos na execuo do projeto. necessrio avaliar o
impacto da mudana do prazo nas demais variveis do projeto.

D1. 2 Custo
O gerenciamento do custo visa garantir que o custo contratado com o cliente seja cumprido e que a TOTVS tenha o resultado esperado.
Inicialmente o controle de custos ser efetuado a partir da quantidade de horas de implantao estabelecida no contrato. Caso haja
divergncia entre a quantidade de horas do contrato e a necessidade apurada no levantamento de dados, caber ao departamento
comercial realizar nova negociao junto ao cliente.

Dever ser realizada uma estimativa de custos para cada atividade do projeto e elaborar um oramento geral para o projeto deve-se utilizar
da ferramenta PMS para elaborar este oramento.
Para controle de custo precisam ser avaliados os seguintes pontos:
Regras para paralisao ou reduo das atividades do projeto em funo de limites de custos em projetos de investimento ou
projetos abertos.
Processo para comparar andamento do projeto com o pagamento das faturas do projeto.
Avaliao de custo hora de todos os recursos disponveis.
Custos que no debitam o projeto como de analistas em treinamento e acompanhamento, horas de retrabalho, erros de produto
ou horas improdutivas para apurar o custo total do projeto.
Custos das atividades e entregas de gerenciamento do projeto como reunies, preenchimento de documentos, coleta de
validaes, comunicao do projeto s partes interessadas.
Regras para aprovao de mudana nos custos dos projetos de investimento ou projetos fechados em que o patrocinador a
TOTVS.
Regras para aprovao de mudanas nos custos dos projetos horas abertas ou banco de horas em que o patrocinador do projeto
o cliente.
Reduo dos custos de viagens ou despesas para aumentar os recursos para as atividades do projeto.
A rentabilidade do projeto ser acompanhada e avaliada com relatrio de rentabilidade a ser extrado da ferramenta PMS.
D1.3 - Recursos Humanos

O gerenciamento de recursos humanos visa garantir que a equipe do projeto seja alocada de forma otimizada, identificando e
documentando as responsabilidades e as relaes hierrquicas entre os envolvidos no projeto.

O coordenador de projetos TOTVS e o coordenador de projetos cliente devem evitar a troca de integrantes da equipe evitando
assim retrabalho e retreinamento.

Em caso de substituio de recursos da TOTVS: o coordenador de projetos TOTVS definir o substituto e comunicar ao cliente. Em
caso de substituio de recurso do cliente: o coordenador de projetos TOTVS dever avaliar impactos (tempo e custos) que podero
ocorrer no desenvolvimento do projeto e tambm comunicar formalmente ao cliente.

Devero ser atualizados os documentos a serem gerados para gerenciamento de recursos humanos:

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MIT032 Organograma do Projeto: Demonstrar a relao hierrquica entre os envolvidos no projeto.

MIT033 Matriz de Responsabilidades: Proporcionar entendimento claro de funes e responsabilidades por parte dos recursos
humanos TOTVS e cliente.

Para gerenciamento de recursos humanos precisam ser avaliados os seguintes pontos:
Riscos de sada de membros da equipe ou de partes interessadas chave para o projeto
Diretrio com informaes sobre os membros do projeto (nome, empresa/cargo, telefone e e-mail)
Responsabilidades j atribudas nos planos de riscos, qualidade e comunicao.
Comprometimento dos usurios chave com as atividades agendadas para o projeto
Necessidades e grau de especializao dos recursos para o projeto
Compartilhamento de informaes para aumentar a coeso atravs do trabalho em equipe.
Agrupar os membros da equipe do projeto em uma sala ou mesmo local fsico para aumentar sua capacidade de atuar como
equipe
Acompanhamento do desempenho dos membros da equipe, fornecer feedback.
Necessidade de treinamento para os membros da equipe do projeto
Plano de reconhecimento e premiao
Avaliaes individuais ou em grupo.
D2 Reunio de Validao do Plano

Envolvidos Comit do Projeto

Recursos Necessrios MIT025 Plano do Projeto

Sadas MIT025 Plano do Projeto (validado)

Apresentao e validar o plano do projeto elaborado junto ao comit do projeto.

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TOTVS ENTREGA
F3 FASE DE EXECUO
Nesta fase realizada a etapa de Migrao onde ocorre a instalao, parametrizao e capacitao na nova verso do produto..
Alm disso, efetua-se a migrao verso na base de dados de produo e prev os acompanhamentos das atividades iniciais e fechamentos.
E Migrao

Na etapa de migrao a execuo de todo o planejamento realizado anteriormente.
O prottipo trata da simulao dos processos reais do cliente utilizando a nova verso do produto migrada. A etapa de implantao deve
representar cerca de 40% de todo o tempo dedicado ao projeto e deve ser executado garantindo que o cliente obteve o conhecimento total
de como todos os processos da empresa sero realizados no produto adquirido.

E1 Migrao Base Teste
Envolvidos Analista de Infra-estrutura TOTVS

Recursos Necessrios MIT010 Termo de Abertura
MIT021 Especificao de Processos
MIT023 Especificao de Parametrizao

Sadas Produto Migrado na base de Testes

Dever existir uma base de dados para testes instalados no ambiente do cliente. Nesta base de dados testes ser realizada a atualizao do
produto da verso atual do cliente at a ultima verso desejada pelo cliente.
Devero ser verificados os seguintes pontos:
Verificar menus (comparao do menu padro x menu atual do cliente)

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Levantamento de programas especficos por mdulos
Converso dos programas para a verso desejada
Elaborao do MIT008 Validao de Processos por processo / mdulo contemplando os programas especficos.
Aps a migrao na base de testes dever ser marcado o tempo necessrio para posterior agenda da converso da base de
produo.

De acordo como o plano de projeto e especificaes de processos aprovados, efetuar parametrizao das funes e cadastro bsicos do
produto, identificados pelos modelos das especificaes dos processos aprovados

Os analistas devero por fim orientar os lderes de processo e usurios chave a identificar e separar, num universo reduzido, documentos
utilizados no dia-a-dia e que reflitam as principais transaes da empresa. Tal documentao ser utilizada nos prottipos, tornando-os
mais prximos da realidade do cliente e facilitando o entendimento dos usurios a serem treinados.

O cliente poder executar este servio ou optar por analistas de infra-estrutura TOTVS.

Deve-se avaliar se o cliente possui contrato com o Data Center TOTVS Infra e seguir o procedimento necessrio de autorizao do cliente
para instalao e configurao do produto.
E2 - Capacitao
Envolvidos Analistas de Implantao
Lderes de Processos
Usurios Chave

Recursos Necessrios MIT021 Especificao do processo
MIT022 Fluxograma do processo
MIT041 Manual de Operao do Prottipo

Sadas Usurio Chave capacitado.
MIT008 Validao de Processos
MIT042 Matriz de Conhecimento

Consolidao dos processos definidos e documentados anteriormente. A equipe de projeto deve proporcionar aos usurios chave o
entendimento das rotinas implantadas e os procedimentos para utiliz-las.

O usurio chave capacitado no seu processo monitorado passo a passo pelo analista de implantao, que orienta como o produto
responde a cada processo da especificao dos processos. realizado de forma independente dos outros processos.

A capacitao opcional no projeto de migrao de verso, caso seja contratada dever ser realizada focando principalmente nas novas
funcionalidades desenvolvidas para a verso atualizada.

E3 Execuo Dos Prottipos

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TOTVS ENTREGA
Lderes de Processos
Usurios Chave

Recursos Necessrios MIT006 Lista de Pendncias
MIT030 Cronograma do Projeto

Sadas Usurio Chave capacitado.

Simulao e validao dos processos com base nas novas funcionalidades existentes na verso do produto migrada.

A execuo dever seguir o processo padro estipulado por mdulo de acordo com os produtos em contrato.
O prottipo pode ser realizado varias vezes a fim de garantir que os lderes de processos e usurios chave, obtiveram o consenso total de
como os processos so realizados ao longo das especificaes de processo.

Durante a execuo dos prottipos devem ser observados os seguintes pontos:

Registro dos possveis erros encontrados no MIT006 Lista de Atividades e Pendncias.
Correo dos erros encontrados na base de dados teste e se possvel no banco de dados oficial e nos mdulos
Validao com o lder de processo e usurio chave por mdulo
O MIT042 Matriz de Conhecimento deve ser aplicada aps cada tipo de prottipo concludo, para avaliar o conhecimento adquirido pelos
usurios chaves e que, para cada desvio de conhecimento identificado possam ser tomadas aes corretivas.
E3. 1 Prottipo Isolado Independente
Envolvidos Lderes de Processos
Usurios Chave


Sadas Usurio Chave capacitado
Prottipo Isolado Independente (realizado)
(atualizado)

O usurio chave executa o prottipo de seu processo de forma independente, ou seja, sem a assessoria do analista de implantao,
repetindo-o diversas vezes e registrando todas as dvidas que porventura apaream.

E3. 2 Reviso Do Prottipo Isolado Independente
Envolvidos Lderes de Processos
Usurios Chave


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Sadas Usurio Chave capacitado
Reviso do prottipo isolado independente
(realizada)
(atualizado)

O usurio chave esclarece as dvidas registradas na execuo dos prottipos isolados independentes com o analista de implantao. Esta
atividade deve ser realizada somente aps o prottipo isolado independente tenha sido realizado pelo usurio chave.
E3. 3 Prottipo Integrado
Envolvidos Usurios chave
Lderes de processo
Analistas de implantao
Coordenador de projeto TOTVS
Coordenador de projeto Cliente


Sadas Prottipo Integrado (realizado)
Usurio chave treinado

Todos os usurios chave acompanhados dos respectivos analistas de implantao e lderes de processo, executam seus prottipos
efetuando todo o fluxo de seus processos e conferindo a integrao dos sistemas at a situao de gerao dos lotes para a Contabilidade,
fechamento de estoques e fechamento de custos.

Poder, caso negociado, ser utilizado como roteiro o MIT043 Plano de Prottipo Integrado e ao final do prottipo dever ser preenchida
a coluna de situao, confirmando a execuo de todas as tarefas planejadas e validadas pelo cliente.

E4 Validao Dos Prottipos

Recursos Necessrios MIT042 Matriz de Conhecimento


Utilizar o MIT042 Matriz de Conhecimento ao termino de cada prottipo realizado, de forma que o Comit do Projeto possa avaliar o
processo de capacitao dos usurios chaves em relao ao entendimento e a pratica no produto.

Os itens a serem avaliados no MIT042 Matriz de Conhecimento devem coincidir com os principais processos relacionados nas
especificaes de processo e prottipo integrado.

O resultado do MIT042 Matriz de Conhecimento deve ser analisada pelo Comit do Projeto, para juntos identificarem possveis desvios
ou problemas nas capacitaes e processos, e planejarem a correo destes com novas capacitaes dos usurios ou maior intensidade de
prottipos. Avaliando a possibilidade de manter o cronograma e modalidade da TOTVS Migrao.

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TOTVS ENTREGA
E5 Migrao Base Produo
Envolvidos Equipe tcnica do cliente
Usurios chave
Lderes de processo


Sadas Base de dados produo migrada

Concluir o ciclo de implantao consistindo nos preparativos finais para entrada do sistema em produo. Devero ser realizados todos os
preparativos finais para a desativao do sistema anterior e acompanhar os primeiros processamentos de cada funo do novo sistema.

Ser realizada a migrao da base de dado de produo seguindo os seguintes pontos:

Correo dos possveis erros encontrados anteriormente documentados analisar as pendncias de criticidade A registradas
pelos analistas de implantao no MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias efetuando anlise de impacto e solues de contorno.
Migrao para base oficial
Simulao com usurios chave e processos chaves
Validao da migrao da base de dados produo - Efetuar testes com funes diversas do sistema, para auxiliar nesta validao.

F - Acompanhamento

Acompanhamento dos primeiros dias de utilizao da nova verso do sistema. Este acompanhamento recomendado para garantir
o pronto atendimento ao cliente e a rpida soluo de possveis problemas decorrentes da migrao, conforme os processos mais
crticos apontados pelo cliente.

F1 Acompanhamento das Atividades Iniciais
Lderes de Processo

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Usurios chave

Recursos Necessrios Execuo dos primeiros processamentos na
nova verso do sistema.

Sadas Primeiros processamentos validados.

Efetuar o acompanhamento e avaliao dos resultados dos primeiros processamentos das diversas funes do sistema. Neste
acompanhamento devem-se orientar os usurios para melhor operacionalizao do sistema e esclarecer eventuais dvidas
remanescentes da etapa de prottipos. Dependendo da amplitude do projeto e saldo de horas disponveis ou negociadas este
acompanhamento pode estender-se por um perodo de uma h vrias semanas.

F2 Acompanhamento dos Primeiros Fechamentos
Lderes de Processo
Usurios chave

Recursos Necessrios Movimentao do primeiro ms efetuada.

Sadas Primeiros fechamentos mensais validados.

Efetuar o acompanhamento e avaliao dos resultados dos primeiros fechamentos. Exemplo: fechamento dos estoques,
fechamento contbil e fechamento de custos.

Este fechamento pode ser realizado no primeiro ms ou demais meses de acordo com o saldo de horas disponveis ou negociadas.

F4 FASE DE ENCERRAMENTO

Esta fase formaliza a entrega do projeto, registrando o aceite do cliente.

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TOTVS ENTREGA

G Encerramento Do Projeto
Revisar a entrega do escopo do produto e escopo do projeto e o atendimento aos requisitos do projeto.
Para o encerramento do projeto devem-se observar os seguintes pontos:
Todas as atividades do projeto concludas.
Todos os requisitos de aprovao foram atendidos
Todas as mudanas solicitadas durante o projeto foram devidamente implementadas.
Documentao do projeto preenchida.
G1 - Encerramento Interno do Projeto
Coordenador do Projeto TOTVS

Recursos Necessrios Documentao do projeto

Sadas MIT050 Lies Aprendidas
MIT052 Avaliao analista por projeto
MIT005 Ata de reunio

Realizar reunio interna com a equipe do projeto para formalizar o encerramento do projeto, bem como apresentar os resultados obtidos,
pontos positivos e desvios ocorridos. O objetivo registrar a satisfao do cliente e tratar as lies aprendidas.
Deve ser realizada tambm a avaliao da equipe do projeto e a entrega da documentao do projeto ao PMO para arquivamento.
Solicitar o encerramento do projeto no sistema CFP e PMS.
G2 Encerramento com o Cliente

Recursos Necessrios Documentao do Projeto

Sadas MIT051 Termo de Encerramento

Aps o encerramento do acompanhamento devero ser preenchidos os MIT051 Termo de Encerramento que ir registrar que a
implantao foi concluda com sucesso e desta forma liberar o atendimento de suporte telefnico aos usurios credenciados por mdulo.

O cliente dever validar a documentao de aceite formal da concluso do projeto.

Caso o projeto tenha sido cancelado ou interrompido devero ser documentados os motivos, at que ponto as atividades foram realizadas e
as atividades que no foram realizadas.
G3 Transio do Projeto
Coordenador de Atendimento e
Relacionamento

Recursos Necessrios Documentao do Projeto


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MIT053 Transio do Projeto

Em reunio no cliente dever ser orientado sobre a transio do projeto para a rea de atendimento e relacionamento e como
proceder em caso de novas demandas de implantao. Devero ser reforadas as polticas de atendimento e formalizado o nome do
gestor de atendimento e relacionamento do cliente.

Dever ser liberado o atendimento de suporte telefnico aos usurios credenciados por mdulo, apresentando as opes de
suporte existentes ao cliente.
F5 FASE DE CONTROLE

A fase de controle e acompanhamento acontece simultaneamente durante todo o processo de implantao. Esta fase
caracterizada principalmente pelo trabalho do coordenador de projetos TOTVS e cliente, deve ser entendida como uma fase onde a
equipe de gerenciamento do projeto deve atuar de forma integrada e comprometida com os objetivos do projeto.

Esta fase pode ser identificada principalmente por reunies de acompanhamento e posicionamento dos projetos.

Como ferramentas para estas reunies devero ser utilizados os seguintes documentos:
PMS Sistema de Gerenciamento de Projetos para acompanhamento de
Andamento do Cronograma
Progresso Fsico
Progresso Financeiro
MIT005 Ata de reunio Para registro dos posicionamentos e decises tomadas.
MIT007 Acompanhamento do Projeto Para apresentao executiva com painel visual sobre o andamento do projeto e
pontos crticos para deciso junto ao comit.
MIT006 Lista de Tarefas e Pendncias - Para acompanhamento de atividades e recursos crticos e respectivos prazos.
MIT008 Validao de Processos - Para validao dos check points concludos do projeto.

MIT001 - Metodologia de Implantação TOTVS MIGRAÇÃO

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