ASPECTOS IMPORTANTES A CONSIDERAR DE LAS REUNIONES

Las reuniones y su costo

Datos estadsticos nos dejan asombrados cuando de reuniones se trata. Solamente en
los Estados Unidos de Norteamrica, suceden al da ms de 11,000,000 de reuniones.
Consumen ms del 50% del tiemo de los !erentes " ms del #5% del tiemo de los
Ejecuti$os. %aciendo una relaci&n monetaria, en las reuniones se in$ierte alrededor del 10%
del costo de la lanilla de una emresa. El mo$ili'ar al ersonal a una reuni&n durante una
jornada, cuesta dinero, muc(o dinero.
En la actualidad, cuando el trabajo en e)uio es rioritario ara el *ito emresarial,
las ersonas deben reunirse con muc(a +recuencia.
En la rctica, resulta di+cil determinar el tiemo )ue un emleado, unidad u
or,ani'aci&n debe emlear en reuniones. -odo deende del trabajo )ue se est lle$ando a
cabo. .ero en cambio, si es osible determinar la necesidad de la reuni&n o si "a se (an
conse,uido los objeti$os re$istos.
Para qu son tiles las reuniones
Un reuni&n mal or,ani'ada no tiene ma"or uso )ue la rdida del tiemo )ue ro$oca
a los asistentes.
No siemre se ueden e$itar reuniones estriles " aburridas, " no siemre es +cil
trabajar en ,ruo. .ero resulta )ue/
0as reuniones brindan la oortunidad de acceder a in+ormaci&n mu" imortante.
0a relaci&n 1cara a cara2 de las reuniones ermite un rido con$encimiento " una
e*celente $enta de ideas, al,o )ue no se lo,ra a tra$s de los escritos.
0as reuniones ermiten el libre +lujo " circulaci&n de ideas.
.ueden aclararse dudas al instante, en el mismo momento en )ue se reali'a la
reuni&n.
El trabajo en e)uio +acilita encontrar +cilmente soluciones a las roblemticas
lanteadas.
Una reuni&n es la +orma ms e+ecti$a de lo,rar la interacci&n " el comromiso de
ersonas (acia una meta determinada.
O!"eti#os $e las reuniones
En el caso de las reuniones debe establecerse de manera clara " esec+ica, " or
escrito, el ro&sito de la reuni&n3 )u es lo )ue se esera lo,rar, o a d&nde se )uiere lle,ar.
Si no se tiene claro el objeti$o de la reuni&n, este debe recisarse, "a )ue cual)uier reuni&n
)ue se desarrolle sin tener claro lo antedic(o, lo ms ine)u$oco es )ue resulte desordenada,
$a,a " +rustrante.
Si se tiene un ro&sito re+ijado, lo ms indudable es )ue "a se ten,a establecido el
moti$o " si es osible el mote de la reuni&n, el cual de al,una +orma (abr de decir a todos
los imlicados )u se retende tratar " )u ersi,ue la sesi&n.
Las reuniones en el quehacer diario
Una reuni&n, en ocas alabras, es a,ruar en un rinciio lo )ue est diserso, ara
e*oner " debatir di+erentes temas.
4,rua, entonces, a ersonas )ue uede estar contrauestas debido a su educaci&n,
los ,ustos " re+erencias, el temeramento o las asiraciones, etc. %ace resentes a
indi$iduos, clanes, oortunistas, intrusos, ersonas ro+undamente imbuidas en su misi&n "
tambin a er+ectos (astiados.
Debido a la $ariedad " resencia de di+erentes ,ruos acti$os " dinmicos "a no
ermiten las decisiones arbitrarias " unilaterales. .or intermedio de reuniones, seminarios "
consultas se lle,a a conciliar lo )ue areca irreconciliable al comien'o. 0as reuniones sir$en
de catali'adores " de detonadores/ cumlen, ues, un ael social indisensable, "a )ue nos
ermite a todos e*resarnos democrticamente en un marco amlio o estrec(o.
%ARIA&LES 'UE IN(LU)EN EN UNA REUNI*N
E*isten $ariables del ,ruo )ue condicionan el desarrollo de una reuni&n. 5eamos a
continuaci&n al,unas de stas $ariables/
El tamao del grupo: .odemos (ablar de tres distintos tama6os de ,ruo. Un ,ruo
e)ue6o , con+ormado or (asta doce ersonas, es a)uel en el cual los inte,rantes
ueden relacionarse cara a cara " la articiaci&n se $uel$e mu" acti$a entre los
miembros. Un ,ruo mediano , con+ormado or ms de doce ersonas " menos de
cuarenta3 tambin se uede lo,rar articiaci&n acti$a de los miembros, aun)ue no
sea tan esontnea como en un ,ruo e)ue6o. 4 $eces es mejor subdi$idirlo en
,ruos mas e)ue6os ara ro$ocar una ma"or articiaci&n en un menor laso de
tiemo. Un ,ruo ,rande , comuesto or ms de cuarenta ersonas, suele suceder
)ue los miembros en +orma esontnea +orman sub,ruos al interior del mismo.
Cuando se con$oca a un ,ruo tan ,rande, ,eneralmente la con$ocatoria es de
carcter in+ormati$o o di$ul,ati$o.
Los objetivos del grupo: Cuando los ro&sitos de una reuni&n se encuentran
centrados en el conte*to de los objeti$os ms ,enerales )ue ersi,ue el ,ruo, se
incrementa la osibilidad de *ito de la reuni&n. .or ejemlo, en una comunidad de
j&$enes, cuando se trabaja, el ,ruo estar ms centrado en la tarea )ue cuando
asiste a una +esti$idad.
Heterogeneidad (homogeneidad) del grupo: Se encuentra condicionada or
di$ersos +actores, tales como edad, ,nero, ni$el socioecon&mico, ni$el educati$o,
sentido de ertenencia al ,ruo, etc. Cuando e*iste un denominador com7n a los
articiantes " esta +actor es el )ue los enla'a, entonces, es a( donde se debe
centrar la reuni&n. Un ,ruo uede ser mu" (etero,neo en cuanto a sus atributos,
ero uede tener un +actor com7n )ue los co(esiona, $erbi,racia, los (ijos, se,uridad
ciudadana, etc. 0a (omo,eneidad " la (etero,eneidad en un ,ruo resentan $entajas
" des$entajas. Un ,ruo (omo,neo tiende a relacionarse de una manera ms rida,
debido a )ue sus inte,rantes resentan $alores e intereses comunes. En los ,ruos
(etero,neos e*iste un ,ran otencial, debido recisamente a la luralidad de
e*eriencias )ue sus miembros oseen " ueden aortar al momento de lle$ar a cabo
la reuni&n.
Personajes en el grupo: En toda reuni&n artician determinados tios
caractersticos de ersonalidades, a las cuales (a" )ue saber c&mo manejar durante
el desarrollo de la misma. 8s adelante dedicaremos una lecci&n ara tratar ste
asunto con ms detalle.
Recursos: Entre los recursos con )ue se cuentan odemos mencionar los (umanos
9creati$idad, caacidad de trabajo, etc.:, materiales 9local, +ondos, etc.:, " el tiemo.
Deendiendo de los recursos con )ue se cuenta ara reali'ar una reuni&n, as ser la
+orma en )ue la misma se lle$e a cabo.
Efecto multiplicador del facilitador: Cuando el +acilitador de la reuni&n lo,ra moti$ar
al ,ruo reunido ara aro$ec(ar los recursos " lo,rar sus ro&sitos, " todo esto,
centrado en el ,ruo, se encuentra brindando normas ara )ue el resto de los
inte,rantes arendan a +acilitar reuniones.
Frecuencia de las reuniones permanencia de sus miembros: Un +actor
determinante es la +recuencia de las reuniones. Un ,ruo )ue se re7ne
eri&dicamente 9or ejemlo, semanalmente: re)uiere de una +acilitaci&n mu"
di+erente de otro )ue s&lo se re7ne un ar de $eces al a6o. De i,ual manera, un ,ruo
en )ue sus miembros son libres de asistir o no, " or lo tanto su comosici&n cambia
constantemente, el lo,rar una articiaci&n es muc(o ms di+cil )ue en un ,ruo
s&lido con relaci&n a la asistencia.
!istribuci"n de la autoridad: 0a autoridad es el rinciio coordinador de las
resonsabilidades del ,ruo al momento de lle$ar a cabo la reuni&n. ;unda las bases
en cuanto a c&mo conse,uir los objeti$os. 0a autoridad )ue ,ua al ,ruo ocurre de
di+erentes maneras " en distintos ,rados, deendiendo de lo )ue est $i$iendo el
,ruo en cuanto a los lanes de trabajo, la or,ani'aci&n " las relaciones a+ecti$as. 0as
cualidades o atributos de )uin ejerce la autoridad son 7tiles solo en la medida en )ue
sir$en a los re)uerimientos del ,ruo. Como stos $an trans+ormndose a cada
instante, las cualidades necesarias ara cumlir su rol, tambin son di+erentes. Esto
brinda osibilidades a la actuaci&n de cada uno de los articiantes del ,ruo en al,7n
momento, (aciendo del lidera',o " con$irtindolo en una +unci&n comartida, una
roiedad del ,ruo.
Estructura: Entre los asectos estructurales ms imortantes odemos mencionar/ la
distribuci&n entre los miembros, de las obli,aciones de cada uno, tareas, roles, " la
or,ani'aci&n de recursos " tiemo con )ue cuentan. 0a estructura debe ser lo mas
+le*ible osible, ara adatarse a cada tarea del ,ruo. Una re$isi&n continua de la
estructura ,rual ,aranti'a sta adataci&n.
#ormas: 0os inte,rantes de un ,ruo se comortan de acuerdo con atrones, de
maneras re$isibles or)ue sus conductas estn ,uiadas or e*ectati$as comunes
interiori'adas. Estas e*ectati$as " +ormas de comortamiento contribu"en a
con+i,urar la (istoria del ,ruo )ue enla'a a sus inte,rantes. Estos cnones de+inen el
clima de un ,ruo3 constitu"en +uer'as oderosas con resecto a la resistencia al
cambio. Sin embar,o, la creaci&n de normas )ue ori,inen la aertura interersonal, la
colaboraci&n " la tolerancia, ueden incrementar la +le*ibilidad del ,ruo
PREPARATI%OS PRE%IOS A LA REUNI*N
O+ciones ante la reuni,n
Nunca se insistir su+iciente sobre el (ec(o de )ue una rearaci&n sumamente
minuciosa es un re)uisito 1sine )ua non2 de una reuni&n satis+actoria. Esta es la ra'&n or la
cual se dedica este aartado a la arte de la rearaci&n de la reuni&n.
Si la rearaci&n es la adecuada, el desarrollo de la reuni&n no debe tener nin,7n
incon$eniente o di+icultad, incluso en el caso de )ue no (a"a sido la ersona )ue diri,ir la
reuni&n )uien (a"a le$ado a cabo la rearaci&n.
Es e$idente )ue no se uede disoner correctamente ms )ue a)uello )ue
conocemos de antemano, " en cierto ,rado. 0os rinciios bsicos de la rearaci&n son
$alederos en todos los casos " 7nicamente ciertos detalles son realmente caractersticos de
los di$ersos tios de reuniones )ue en una emresa ocurren.
O+ciones ante la reuni,n
Es imortante comentar con al,unos in$olucrados o con otros cole,as, el nombre de la
reuni&n " su ro&sito, a manera de obtener di$ersos untos de $ista o le realicen crticas,
siemre )ue el tiemo " las reser$as del caso lo ermitan. 0as obser$aciones )ue recoja le
ermitirn lantear " anali'ar la oci&n de lle$ar a cabo la reuni&n o no reali'arla.
4 continuaci&n se resentan ociones ara con$ocar a una reuni&n, en donde se
enuncian las $entajas " des$entajas de cada una/
Opciones para convocar a una
reunin
Ventajas Desventajas
Entre#ista con ca$a
in$i#i$uo en su lu-ar $e
tra!a"o
<elaci&n ersonal.
Comunicaci&n, a,radable
ambiente, ocas ersonas.
8iedo " descon+ian'a
mutuos, bajo dinamismo,
a,ota demasiado tiemo al
a,re,ar tiemos arciales
con cada indi$iduo.
Lla.a$a tele/,nica a ca$a
+ersona
.rontitud en re,untar "
obtenci&n de resuestas,
acorta distancias,
disminu"e costos
=nterruciones en ambos
lados, no (a" control de lo
)ue se dice, +alta de
comunicaci&n " contacto
ersonal
0unta tele/,nica $e -ru+o
E$ita costos de
or,ani'aci&n " de
oeraci&n3 es ideal.
No siemre se cuenta con
este sistema en los aaratos
o e)uio.
Solicitar co.entarios +or
escrito a +artici+antes 1notas
>re$edad, ermite su
arc(i$o, meditaci&n,
No (a" dinmica3 no (a"
resuesta ni e*licaciones3
o .e.or2n$u.34
resuesta, etc. comunicaci&n r,ida.
Solicitar co.entarios
.e$iante in/or.e5 re+orte5
etc4
4mlitud de untos de $ista
" osturas3 uede
di+undirse, ermite
acumular in+ormaci&n.
<e)uiere muc(o tiemo3 no
(a" dinmica ni anlisis de
,ruo.
6acer "untas +arciales
inter$e+arta.entales o
inter$isci+linarias4
Control de ,ruos ms
reducidos3 +acilita la
asistencia, ermite conocer
oiniones aisladamente.
No se roduce el imacto de
la junta lenaria3 si no
resulta, (a" )ue reetir,
reduce la ersecti$a " el
anlisis.
No 7acer la "unta5 ni na$a
.2s
E$ita aumentar un
roblema, demuestra )ue
al,unos roblemas se
solucionan as.
.uede crear con+usi&n,
resentimiento " mal ejemlo.
4datado de/Calidad -otal ara ?untas " <euniones, de Erasmo >arbosa Cano, -omo @, 8c!raA%ill, Colombia,
1BBC.
PREPARATI%OS PRE%IOS A LA REUNI*N
Ti+os $e reuniones
DReuniones informativas/ consiste en a)uellos tios de reuniones en las )ue se (ace del
conocimiento de los articiantes una decisi&n tomada3 se les in+orma de un lan, de un
nue$o ro"ecto, etc. Su tiemo de duraci&n es corto "a )ue or lo ,eneral s&lo se brinda la
in+ormaci&n, aun)ue en al,unos casos se solicitan oiniones " comentarios sobre lo
in+ormado. Entre los objeti$os esec+icos )ue ersi,ue se encuentran los si,uientes/
D Di+undir una decisi&n.
D <ebatir un c(isme o rumor.
D Noti+icar un cambio o una serie de cambios.
D 8ostrar el +uncionamiento de un e)uio.
D Coordinaci&n e in+ormaci&n entre ejecuti$os.
DReuniones de negociaci"n/ ocurre en a)uellas reuniones en las )ue se toman decisiones,
se establecen ro&sitos, se ne,ocian necesidades o deseos. Este tio de reuniones son
bastante dinmicas " su manejo re)uiere de suma e*eriencia del moderador o conductor,
adems e*i,e una lani+icaci&n en todos los asectos, estudio minucioso del tiemo
re)uerido, etc. Entre al,unos de los objeti$os )ue ersi,ue este tio de reuniones tenemos
los si,uientes/
D Dia,nosticar, estudiar "Eo resol$er un roblema.
D ;ijaci&n o modi+icaci&n de normas " olticas.
D -oma de decisiones.
D <e$isi&n de sueldos o salarios " tambin las restaciones.
D <e$isi&n o modi+icaci&n de los estndares.
D <e$isi&n o ajuste del resuuesto.
D E$aluaci&n de resultados.
DReuniones consultivas/ en este tio de reuniones se ersi,ue escuc(ar " recabar distintos
untos de $ista, necesidades, elecci&n de un camino a se,uir, etc. 0a alta ,erencia casi no
articia ms )ue ara reali'ar interro,antes, mantener las resuestas dentro del objeti$o de
la reuni&n, (acer artcies a todos los asistentes, etc. Este tio de reuniones re)uiere de
muc(o cuidado or arte de )uin ausculta " escuc(a. Entre al,unos de los objeti$os )ue
ersi,ue este tio de reuniones se encuentran/
D Dia,n&stico de un roblema o de una situaci&n roblemtica.
D Conocer reacciones ante un cambio.
D .rooner alternati$as de soluci&n.
D !enerar una inno$aci&n.
D =denti+icar osiciones ante un con+licto.
D 4nali'ar " estudiar las di$ersas ociones.
D <eali'ar consultas entre los directi$os.
DReuniones mi$tas/ Como su nombre lo indica, resulta de un 1mi*2 o una 1me'cla2 en la
combinaci&n de las anteriores. Es bastante robable )ue este tio de reuniones sea la ms
com7n " ,enerali'ada en la actualidad, en la ma"ora de coma6as o instituciones, " en
todos los ni$eles de la emresa. 4l,unos de los ro&sitos )ue ersi,ue este tio de reuni&n
son/
D Dar a conocer un ro"ecto e identi+icar situaciones roblemticas
otenciales.
D Desmentir un c(isme " conocer las distintas reacciones.
D 4nunciar un cambio " acordar resonsabilidades.
D Dar instrucciones a un e)uio de trabajo " establecer la manera " el
la'o ara e$aluar los resultados.
D -omar una decisi&n " ,enerar candidatos o encar,ados )ue brinden el
se,uimiento a la misma.
Cinco puntos importantes para el xito de una reunin
El costo econ&mico " sicol&,ico de una reuni&n obli,a a los or,ani'adores o a
)uienes la con$ocan a re$er todos los detalles, or ms mnimos )ue sean, a no dejar nada
al a'ar " ase,urarse de la colaboraci&n de los articiantes. Debemos tomar en cuenta )ue/
=ncluso antes de lle$arla a cabo, todos estarn de acuerdo en el contenido a tratar en la
reuni&n.
0a metodolo,a )ue se utilice ara diri,ir la reuni&n debe ser acetada or los
articiantes, sin rotesta.
Se nombrar a una ersona 9coordinador si es )ue no lo (ubiere: de o+icio ara
ase,urar un desarrollo armonioso del debate.
El coordinador no ermitir nin,una a,resi&n ersonal 9entre los miembros: o
insinuaci&n er$ersa )ue erturbe el buen desarrollo de la junta.
4ntes de )ue comience la junta, se establecer " arobar e*lcitamente or todos el
ael de los asistentes. No se tolerarn las inter$enciones sin edir anticiadamente
la alabra " se odr e*ulsar a todo reacio )ue no se adate ni acate las re,las
establecidas.
El oder de mediaci&n )ue tiene el coordinador es enorme3 act7a como un a,ente de
se,uridad )ue ordena la circulaci&n en un cruce de muc(o trnsito. Debe mostrarse
ante todo, imarcial en el desarrollo de toda la junta.
PLANI(ICACI*N DE LA REUNION
Los asistentes a la reuni,n
Es necesario reali'ar una e*celente lani+icaci&n de nuestra reuni&n, "a )ue el *ito
de la misma siemre tienen e+ectos ositi$os sobre el e)uio de trabajo.
5erbi,racia, todos los emleados de la Unidad saben del roblema. Dilucidan sobre l
abiertamente en el ca+. 1Si no se ordena, esto no camina2 decan antes, detenidos en su
trabajo, in(abilitados de caminar " se,uir adelante, mientras la situaci&n ermaneca en
susenso, en estudio.
En una coma6a imortante, al,unos rocesos ueden retardarse or una situaci&n
ambi,ua in$olucrando, en di+erentes ni$eles, a $arios ser$icios. 4l costo +inanciero )ue esto
reresenta, se le a6ade el costo de la inse,uridad e incertidumbre.
5erbi,racia, como Encar,ado de una Unidad, al +in se tiene una comunicaci&n ositi$a
ara darles a sus colaboradores. Se les anuncia )ue el debatido lan recibi& en la reu ni&n,
el re+rendo )ue todos eseraban, como decimos, el 1$isto bueno2.
Entonces, Fodemos continuarG Hre,unta ?or,e, el Suer$isorH. Ia estaba ensando
en )ue nuestro trabajo de semanas " (asta meses no iba a ser$ir ara nada.
0os re7nes " tu in+orme suscita el entusiasmo.
En la reuni&n se (a tenido la anuencia de todos. -odo marc(a bien. 4(ora debemos
se,uir adelante se,7n lo re$isto.
De una sola $e' se (a eliminado un lar,o erodo de ambi,Jedad " $acilaci&n. .ara
toda ersona es di+cil ser roducti$a si no sabe a d&nde se $a, si desconoce )u es lo )ue
se ersi,ue. 8uc(as de nuestras emresas, al conser$ar la indecisi&n, ierden tiemo
$alioso " muc(o dinero, " soca$an las +uer'as $i$as de sus asistentes.
Si e*iste un ro"ecto sensato en anlisis, debe e*istir una ronunciaci&n sobre l con
un dictamen claro. El *ito de una junta bien conducida tiene un $alor imactante en la moral
de las troas "Eo ,ruos de la emresa.
Como je+e de la Unidad, usted es el encar,ado de darles lu' $erde a los trabaja dores
" ro$ocar su satis+acci&n. 4dems, ellos tendrn el sentimiento de )ue usted es el +orjador
de ese acuerdo lo,rado en la reuni&n.
Al planificar la reunin, debemos considerar los siuientes aspectos b!sicos"
Los asistentes a la reuni,n
Cuando se reali'a la con$ocatoria a una reuni&n, nos encontramos con ,erentes de
di+erentes ni$eles )ue dis+rutan o necesitan )ue se encuentren resentes todos los miembros
de su e)uio de trabajo, en muc(os de los casos no (a" necesidad )ue todas estas
ersonas articien de la misma, " ms cuando se toma en cuenta lo )ue dejan de laborar
or concurrir a la reuni&n en la )ue oco o nada tienen )ue atender u obrar.
Entre los moti$os or los cuales un indi$iduo debe ser esco,ido ara articiar de una
reuni&n, se encuentran los si,uientes/
D -iene caacidad ara tomar decisiones,
D .osee amlia e*eriencia,
D Deben estar conocedores,
D -omarn la resonsabilidad,
D Conocen arte de la in+ormaci&n,
D .ueden aortar soluciones,
D Se encuentran in$olucrados en el asunto tratado,
D Son )uienes tienen la resonsabilidad.
Con resecto al n7mero de articiantes, estudios recomiendan )ue las mejores
decisiones se toman en ,ruos reducidos de indi$iduos, con esecial n+asis en los
con+ormados or n7meros imar, or ejemlo, 5, K, B, 11. 4l,unos autores $an ms all, "
establecen )ue el n7mero &timo de articiantes en una reuni&n se encuentra entre 5 " K.
Cuando la situaci&n lo re)uiera, ara e$itar )ue asectos trascendentales )ueden sin
resuesta or)ue no se tienen todos los datos o or)ue se trata de una cuesti&n
desconocida ara la ma"ora de los articiantes, uede utili'arse los ser$icios de un
e*erto. 4ntes de lle$arse a cabo la reuni&n, se establece su ael, " no debe incomodarse
si en el curso de las discusiones uede )ue se le deje al costado.
-ambin uede solicitarse la articiaci&n de un obser$ador. Si un indi$iduo, con la
autori'aci&n del ,ruo, obtiene ermiso ara asistir a los debates, uede sentarse un oco
alejado del ,ruo, escuc(ar, ,uardar silencio, " e*resar 9tal $e' mediante mo$imientos o
,estos: su acuerdo o su desarobaci&n a lo )ue se dice en el ,ruo.
Si sucede )ue el obser$ador no ermanece dentro de los lmites )ue se le (an +ijado,
el moderador uede edirle )ue abandone la reuni&n.
Or-ani8aci,n $e la reuni,n
El autor C(arles .. 8cCormicL lo e*lica de la si,uiente manera/ 10a or,ani'aci&n de
un comit es un reconocimiento +ormal de la naturale'a cooerati$a de la acci&n
administrati$a " de la asociaci&n ersonal en el desarrollo del e)uio de trabajo. El e)uio de
trabajo se lo,ra or la inte,raci&n de indi$iduos en lo )ue los soci&lo,os (an llamado ,ruos
rimarios con ro&sito " sentimientos comunes. Estos ,ruos emanan de la interacci&n
caraHaHcara, con otros sobre un eriodo de tiemo. 0a satis+acci&n social de tales
asociaciones tienen un si,ni+icado moti$acional " las sanciones del ,ruo ueden a"udar a
obtener un ro&sito com7n. 0os resultados del ,ruo, ms bien )ue la cometencia
indi$idual, son romo$idos. Como lo declar& un ejecuti$o, el sistema de comit alienta al
ensamiento cooerati$o " (ace ceder la tendencia natural ara buscar el reconocimiento "
la romoci&n mediante los es+uer'os indi$iduales. Es otra (erramienta en la emanciaci&n
del (ombre de la tirana de su roio e,o2.
Como bien lo e*lica 8cCormicL, en un Comit 9o en una reuni&n:, debe e*istir el
trabajo cooerati$o, "a )ue sera imosible )ue una misma ersona 1rei)ue las camanas,
de la misa " recoja la limosna2.
Una $e' establecida la n&mina de los articiantes en la reuni&n, se debe establecer
la estructura or,ani'ati$a de la misma. Es comlicado )ue una sola ersona se (a,a
resonsable del contenido o tema de la reuni&n, del roceso de sociali'aci&n " )ue tambin
lle$e el re,istro " control de las ideas, comentarios u obser$aciones, etc., or ello es
imortante )ue stas +unciones recai,an en $arias ersonas.
>sicamente, en una reuni&n deben establecerse los si,uientes roles/
D .residente o Director de la reuni&n 9lder:.
D 8oderador de los debates de la reuni&n
D Secretario 9redactor:.
D 4sistente de 0o,stica 9ocional:
#revemente analicemos cada uno de los roles antes descritos"
Del .o$era$or $e la reuni,n
E*isten al,unas autas )ue un moderador debe se,uir. 4 continuaci&n se las detallamos/
D Debe ser neutral or)ue est al ser$icio de todo el ,ruo.
D No $alora las ideas debatidas " tamoco imone sus roias ideas o
las $ertidas en la discusi&n.
D Encau'a el emuje del ,ruo (acia un +in com7n.
D .lantea mtodos de trabajo o di$ersos roces os ara a$i$ar el
transcurso de los debates.
D 4lienta a los miembros a trabajar unidos.
D 4nula a los indi$iduos a,resi$os e imide las a,resiones ersonales.
D 5i,ila el desarrollo de la reuni&n " re$iene los mecanis mos ara )ue
marc(e a cabalidad.
D 4siste a los articiantes " los in$ita a la toma de decisiones.
Un !uen secretario
El secretario de la reuni&n se con$ierte en la memoria del ,ruo a artir de las inter$enciones
de los articiantes " del re,istro )ue l reali'a de la reuni&n.
Su tarea consiste en conser$ar cuanto ocurre " se dice en la reuni&n " tener esa in+ormaci&n
a disosici&n de )uienes )uieran saber lo )ue sucedi& en la junta. El )ue un ,ruo ten,a
secretario ara tomar notas resenta numerosas $entajas/
D %ace )ue los asistentes se centralicen en el tema esec+ico .
D >rinda a los articiantes la ersecti$a de recaitular los contenidos "
mtodos de trabajo utili'ados en la sesi&n .
D E$ita +altas " dulicaciones a corto " lar,o la'o, ues es +cil ol$idar
lo )ue se (i'o o dijo en sesiones asadas.
D >rinda la ocasi&n de ca$ilar sobre las ase$eraciones " roosiciones
anteriores, sobre las situaciones bue na s " malas )ue ocurrieron en la
reuni&n.
D Sal$a al ,ruo tomar auntes mientras ocurre un debate, aun )ue eso
no imide )ue $arios articiantes tomen notas or su cuenta .
D Mtor,a crdito de todo lo )ue se dijo en la sesi&n.
D .ermite comrobar si todas las mociones (an sido auntadas .
D 4(orra las reiteraciones " los asuntos.
D 0as actas )ue redacta ueden ser usadas ms tarde, o en otras oca
siones, or otros ,ruos )ue necesiten rese6as.
D -ambin los datos auntados tienen la utilidad de interesar ara otros
+ines/ ,r+icos, cro)uis, dia,ramas, es)uemas, etc.
D El escrito es una rueba indudable de la +aena desarrollada or un
,ruo en articular.
D 4"uda a las ersonas )ue lle,an tarde a retomar el (ilo de la sesi&n "
a entender lo )ue ocurri& en su ausencia.
D .osibilita la detecci&n de la,unas, las lneas de +uer'a, las ausas o
des$os " el camino recorrido, ara oder tomar acciones correcti$as en
+uturas sesiones.
D <esulta oco costoso " brinda muc(os bene+icios, " se encuentra al
alcance de todos los ,ruos )ue buscan e+ecti$idad.
Entre los re)uisitos )ue debe reunir una ersona ara )ue cumla como secretario se
encuentran los si,uientes/
D Siemre " cuando su escritura sea ase)uible.
D Debe tener la caacidad de escribir aceleradamente " buena escritura.
D Cuando la cali,ra+a de una ersona sea de di+cil lectura, es mejor
declinar al uesto de secretario.
D Un buen secretario entiende el len,uaje tcnico " maneja mu" bien los
ordenadores.
D Si no se oseen (abilidades con,nitas, $erbi,racia, un secretario
debe oseer al,o de eriodista, debe desistir " dejar a otros esa labor.
El secretario debe estar atento al desarrollo mismo de la reuni&n, " sobre todo estar
endiente a la (ora de tomar notas. %e a)u al,unos consejos ara ello/
D No se uede auntar todo en sus detalles ms mnimos.
D Cuando un miembro de la reuni&n se atasca con las alabras " no se
e*resa con soltura, no deben sulirse sus +alencias.
D <ein$enta una tcnica roia de +rases cortas " alabras cla$es.
Utili'a abre$iaturas. Ello te ser de utilidad.
D 4l momento de tomar nota, las +altas de orto,ra+a no deben ser la
rioridad.
D <ecalca las ideas substanciales, las resoluciones " los resultados , as
como los acuerdos tomados.
D Utili'a smbolos como asteriscos, +lec(as " ci+ras.
D 0as ,ina )ue utilices ara tomar nota es re+erible )ue las numeres,
de esta +orma las tendrs ordenadas al momento de redactar el in+orme
de la reuni&n.
En realidad, el secretario tiene un sitio ri$ile,iado como obser$ador imarcial de la
reuni&n, ues establece cul (a sido la dinmica del ,ruo " el ritmo de la sesi&n. ;orma un
autntico d7o con el moderador " le au*ilia en su tarea sin inter$enir nunca directamente con
los asistentes
$Cmo eleir ejecutivos para una reunin%
En rimer lu,ar, es recomendable consultar la osibilidad de desi,nar a un
coordinador ajeno al ,ruo en cuesti&n. Esto osiblemente le brinde considerable +uer'a en
el ejercicio de su +unci&n.
-ambin, debe buscarse la desi,naci&n de un erito en la temtica a tratar, a +in de
)ue cumla como esectador, cuando as sea re)uerido " las normas de la coma6a lo
ermitan. Esta ersona uede durante la reuni&n o +uera de ella, oinar " criticar lo
e*resado en la sesi&n.
4dems, siemre es necesario nominar a una secretaria ara el ael o tarea de
re,istro3 en otros no. <e,ularmente la oeraci&n de re,istro se distribu"e entre el residente
" el moderador )uienes, al concluir la reuni&n, intercambian e inte,ran auntes.
4 continuaci&n se resentan al,unos de los +ormatos )ue ueden utili'arse ara lle$ar
un re,istro al momento de desarrollarse la reuni&n 9todos (an sido tomados de Erasmo
>arbosa Cano:.
Ejemlo de un +ormato de control ara el .residente de la reuni&n.
&'(A O )'*+L(ADO )'*,O-*A#L' LO.)O O#('-/DO O#*')VAC/O-'*
Ejemlo de un +ormato de control ara el 8oderador de la reuni&n.
('&A O A*+-(O )'*,O-*A#L' (/'&,O '*(/&ADO (/'&,O )'AL O#*')VAC/O-'*
Ejemlo de un +ormato de control ara el Secretario de la reuni&n in+ormati$a.
('&A O A*+-(O )'ACC/O-'* 0 CO&'-(A)/O* -O&#)'
Ejemlo de un +ormato de control ara el Secretario de la reuni&n de ne,ociaci&n.
AC+')DO* )'*,O-*A#L' 1*2 3'C4A D' /-/C/O 3O)&A 0 -+&')O D' VO(O*
Ejemlo de un +ormato de control ara el Secretario de la reuni&n consulti$a.
-O&#)' O,/-/O-'* *+.')'-C/A*
Las tareas en una reuni,n
El modelo Deeand
1
se comone de siete labores +recuentes )ue se dan en las
reuniones de trabajo. En una buena reuni&n (a" )ue aminorar 9si bien no e*cluir: las
+unciones de descrici&n, re$isi&n " ne,ociaci&n, )ue ueden ser e+ectuadas en otros
instantes, " (a" )ue +ortalecer las acti$idades de e*licaci&n, e$aluaci&n, +ormulaci&n de
alternati$as " decisi&n.
(area Accin &eta ,reunta t5pica 'jemplo
Describir
E*oner o relatar
(ec(os )ue estn
detallados en el
ro"ecto en cuesti&n.
Construir
conocimiento
FNuG FCulG
FD&ndeG FNuinG
FCundoG
.resentar un cuadro
con estimaciones de
costes
'xplicar
<e$elar la lnea de
raciocinio
Entendimiento
ro+undo
F.or )uG
F.or )u noG
4rticular soluciones
con los
rerre)uisitos del
ro"ecto
'valuar
5alorar la e+icacia de
las alternati$as
Mrdenar las
alternati$as
FCul es la mejorG
FCumle con los
re)uisitosG
Demostrar )ue la
alternati$a O es ms
barata )ue
alternati$a P, o )ue
no (a" su+iciente
in$ersi&n ara la
oci&n O.
,rever
Establecer $alores
dados los escenarios
+uturos
Elaborar
in+ormaci&n nue$a
sobre el ro"ecto
FNu asara si...G
8ostrar en un
escenario cunto
costara un cambio
en un material de
roducci&n
esec+ico
3ormular
alternativas
Mri,inar nue$as
alternati$as de
soluci&n
Elaborar
in+ormaci&n nue$a
sobre el ro"ecto
FNu tal esta
nue$a alternati$aG
.rooner un sistema
centrali'ado ara la
$entilaci&n de la
+brica
1El nombre Deeand 9!arca, Qun' " ;isc(er, @00#:, $iene de las iniciales de las tareas en $ocablo in,ls/ Describe,
E*lain, E$aluate, .redict, ;ormulate 4lternati$es, Ne,ociate " Decide.
-eociar
Con$enir tareas "
comromisos
Determinar el
resonsable de
ejecutar las tareas
FNuin (ar o ser
resonsable
or ...G
.recisar la emresa
a car,o de lo,rar
una autori'aci&n de
un or,anismo +iscal
Decidir
Ele,ir la alternati$a
)ue se se,uir 9o
e$adir:
Comromiso con el
resultado
Entonces
(aremos...
Mtaremos or
ceder la sociedad R
a la coma6a I
De la con#ocatoria a una reuni,n4
Una reuni&n no es ms )ue una (erramienta de trabajo3 une a indi$iduos di+erentes en
sus ideas " +orma de ensamiento, en el discernimiento de las cosas " en su manera de ser.
0a reuni&n ermite la me'cla de ideas " el tr+ico de in+ormaci&n ara lle,ar a la toma de
decisiones en conjunto.
$'n qu momento ha6 que convocar una reunin%
.odemos considerar )ue deende de la situaci&n, ero al,unos ejemlos esec+icos
ueden ser los si,uientes/
D El director, ,erente ,eneral o residente de una emresa necesita
in+ormaci&n comlementaria sobre al,7n ro"ecto de imortancia ara
el +uturo de la coma6a.
D .ara (acer artcie de la decisi&n al e)uio de trabajo.
D .ara aclarar al,unas situaciones )ue no se encuentran bien
eseci+icadas " no se )uiere tomar una decisi&n dictatorial.
D .ara solucionar " erradicar roblemas )ue surjan mes a mes, " )ue
desean resol$er de una $e' or todas.
D .ara aclarar dudas sobre un tema esec+ico, los colaboradores
solicitan tener una reuni&n.
D Estn ocurriendo roblemas )ue a+ectan la roducti$idad de la
or,ani'aci&n, " entre todos lo buscan una soluci&n al mismo .
D Sucede una situaci&n roblemtica, " no (a" nadie encar,ado or)ue
la situaci&n es un oco con+usa " nadie se (ace car,o .
Como puede observarse, cada reunin requiere de un proceso en particular7 Alunas
sesiones se reali8an con un rupo de 9, : o ; personas, otras con un n<mero de
participantes mucho ma6or, dependiendo de la manitud del problema 6 de lo que est! en
jueo dentro de la empresa
Del inicio y $uraci,n $e una reuni,n
.ara considerar la duraci&n de la reuni&n, es imortante tomar en cuenta el tio de
sesi&n )ue se lle$ar a cabo, " calcular el tiemo de acuerdo a la misma.
4l,unas autas a considerar en este unto son/
D0as reuniones )ue sobreasen las dos (oras, siemre es necesario de e+ectuar
un bre$e receso de 15 o @0 minutos, " este receso debe reali'arse al trmino de
las dos rimeras (oras.
D<euniones de ms de cuatro (oras, es necesario reali'ar al,unas acti$idades
dinmicas, )ue in$olucren a todo el ,ruo.
D.ara reuniones de media jornada, es necesario establecer el mejor momento, "a
sea or la ma6ana o or la tarde.
D.ara reuniones con una duraci&n (asta de C (oras, todo el da, es necesario
acordar el da de la semana )ue mejor se adate al accionar diario de la emresa.
Para la 7ora $e inicio y /inali8aci,n $e la reuni,n5 e9isten al-unos consi$eran$os
i.+ortantes, como los si,uientes/
D .uede )ue la reuni&n la est con$ocando un ?e+e suerior, de tal +orma )ue se
establece (ora de inicio " (ora de +inali'aci&n, " debemos ajustarnos a este laso
de tiemo.
D Si la reuni&n ser ms +le*ible, uede e*istir una consulta re$ia, en la cual se
re,unte cundo tiemo re)uerir la reuni&n, " con base en los resultados, se
establece la (ora de inicio " +inali'aci&n de la reuni&n.
D ?e+es " articiantes de com7n acuerdan la (ora de inicio " +inali'aci&n de la
reuni&n.
D Un consejo e*tra, es )ue la con$ocatoria a la reuni&n no se realice en una (ora
e*acta, es decir, C/00 a.m., B/00 a.m., @/00 .m., etc. Sino )ue se realice con unos
minutos de retraso o adelanto a la (ora e*acta. .or ejemlo, uede con$ocarse a
una reuni&n el da de ma6ana, de C/15 a.m. a 10/15 a.m. Este es un consejo ms
)ue todo sicol&,ico, ero le su,erimos )ue lo ruebe en su emresa, $er los
resultados )ue obtiene " tambin notar )ue la ma"ora se encontrarn untuales
al momento de iniciar la reuni&n
Sitio y recursos necesarios +ara la reuni,n
'leccin cuidadosa de la sala
Ele,ir el lu,ar adecuado ara lle$ar a cabo la reuni&n no debe tomarse a la li,era. El
resultado satis+actorio de la reuni&n uede estribar en eso.
Si ms de al,una $e' usted (a articiado en una reuni&n, tal$e' al,uno de los
si,uientes untos le are'can +amiliares con resecto a una reuni&n mal or,ani'ada/
D 0as butacas eran $iejas, rec(inaban cada $e' )ue se mo$a al,uien en la
reuni&n.
D No se entre,aron todos los +&lderes o toda la documentaci&n necesaria ara
todos los asistentes a la reuni&n.
D El e)uio audio$isual se encontraba en mal estado, no tena una iluminaci&n
adecuada " ro"ectaba una ima,en borrosa o oco $isible.
D E*ista en el lu,ar un calor so+ocante.
D El local no era el id&neo ara alber,ar la reuni&n, "a )ue (aba ms articiantes
)ue sueraban la caacidad &tima del sitio.
D 0as butacas estaban incomleta, " (ubo )ue buscar las +altantes en otras
o+icinas o sala de receci&n.
D No se tena una a,radable ornato, lo )ue aminoraba el entusiasmo de )uienes
(aban asistido a la cita.
D El ruido " el bullicio no ermitan )ue la junta se desarrollara normalmente. No
(aba aislamiento del sonido.
D Mcurrieron muc(as interruciones en la reuni&n, or ersonas )ue cre"eron )ue
el lu,ar se encontraba libre en ese mismo instante.
Como uede obser$ar, e*iste un sinn7mero de situaciones )ue ocurren en una reuni&n
mal or,ani'ada desde el unto de $ista de los recursos materiales, " las ersonas )ue tienen
al,una e*eriencia en articiar en reuniones, en ms de al,una ocasi&n le (abr asado
al,o de lo antes descrito.
#uscando el luar idneo
Debemos considerar )ue la sala debe adatarse justamente al tio de reuni&n )ue se
lle$ar a cabo. Una sala con cierta inclinaci&n 9tio audit&rium: es ideal ara la ro"ecci&n de
cintas o celuloides, transarencias, etc., ero no ermite )ue los articiantes ten,an una
$isi&n entre ellos.
Mtro asecto mu" imortante a e$aluar es el de la iluminaci&n " la $entilaci&n de la
sala. 4l,unos sitios tienen una iluminaci&n mu" obre, lo )ue incomodara a los articiantes.
I tambin es necesario re$isar la $entilaci&n del lu,ar, si es una sala climati'ada debe
$eri+icarse el +uncionamiento del mismo, " si no, debe $eri+icar )ue las $entanas se
deslie,uen c&modamente. Debe tenerse bajo control este tio de situaciones, )ue de
al,una u otra manera a+ectan el buen desarrollo de una reuni&n de trabajo.
*obre la colocacin de las sillas
0a +orma en )ue se colocan las sillas, en como se encuentran distribuidas en la sala
in+lu"en sicol&,icamente en todo el ,ruo.
4dems, (a" )ue tomar en cuenta )ue e*isten indi$iduos a )uienes no les ,usta sentarse de
+rente a la ared o dando la esalda a la uerta, de esalda a la $entana, etc., o en al,unos
sitios el brillo del sol entra de lleno " causa molestias a la ersona )ue se tiene en ese lu,ar.
Una manera de ordenar las mesas " sillas es en +orma circular, en donde todos los
articiantes uedan $erse a los ojos cuando estn aortando ideas, comentando
situaciones, " uedan $er las reacciones de los otros miembros3 tambin estar sentados en
+orma circular o semicircular establece )ue las miradas coincidan alrededor de un 7nico +oco
de inters, a +in de )ue no se disemine la ener,a " el ,ruo se concentre mejor.
De las sillas vac5as
Con resecto a este unto, se resentan las si,uientes su,erencias/
D Una silla $aca siemre si,ni+ica ausencia o no comarecencia de un
articiante.
D Nunca deben ermitirse en una reuni&n.
D El (ec(o de tener una silla $acante, turba al resto del e)uio.
D Siemre deben reali'arse es+uer'os ara )ue nunca (a"an sillas $acas.
Cuando, or moti$os de causa ma"or, al,uno de los asistentes +altar a la sesi&n, es
recomendable edirle la resto de los articiantes )ue eliminen el asiento $aco " se unan
ms, "a )ue el estar r&*imos a"uda a la solidaridad " resaldo mutuos, +orti+ica la armona.
-ambin, con un ,ruo s&lido se +acilita el trabajo " se lo,ra encau'ar la ener,a de cada uno
de los indi$iduos.
Del contenido de la aenda
0a a,enda es la correlaci&n de las cuestiones )ue (an de concertarse en la reuni&n "
tambin en la libreta o cuaderno en )ue se auntan, ara no ol$idarlas, a)uellas cosas )ue
se (an de (acer3 la a,enda es un instrumento imortantsimo de ro,ramaci&n ersonal "
or,ani'acional cu"o uso $ara de ersona a ersona.
0a a,enda dentro de una reuni&n es de ,ran rioridad, " reercute ,randemente en
los lo,ros " +rutos de dic(a reuni&n. Debe contemlar los untos o temas )ue se tratarn en
la reuni&n, )ue se debern con$enir o sobre los )ue se consultar a los asistentes.
4dems, recuerde )ue ser de utilidad a los articiantes ara enterarse " alistarse, a
+in de ju',ar, contribuir, etc. =ndi+erentemente del tio de reuni&n, los untos de la a,enda
constitu"en los objeti$os intermedios )ue osibilitarn alcan'ar el objeti$o +inal de la reuni&n.
Deendiendo del tio de reuni&n, as ser la necesidad de en$iar los untos de la a,enda en
+orma anticiada. 4l,unos autores (ablan de (asta dos semanas de antelaci&n, ero un buen
romedio es en$iar la a,enda con SC (oras de anticiaci&n.
De la escritura $e la a-en$a
4l redactar los asuntos de la a,enda $i,ile la comosici&n de la misma. Su len,uaje
debe ser claro, bre$e " e*lcito. 4l,unos autores tambin su,ieren )ue en la a,enda se
relacionen las acti$idades a tratar " los resultados eserados de las mismas, con lo )ue se
esera a(orren ener,as " otimice el tiemo de la reuni&n, "a )ue los articiantes se
centrarn ms en los resultados +inales " no en el camino a se,uir ara lle,ar a dic(os
resultados. De re+erencia no utilice len,uaje rebuscado, ni demasiado tcnico, sal$o )ue la
situaci&n " la reuni&n a tratar as lo re)uieran.
Or$en $el conteni$o
Una $e' escritos los asuntos en la a,enda, es e$identemente si,ni+icati$o re+le*ionar
)u sucesi&n debern lle$ar, debe tenerse en cuenta )ue la sucesi&n de la a,enda denota el
coms de la reuni&n. %e a)u al,unos ejemlos/
D Sucesi&n or ,ruo uni+orme/ consiste en a,ruar las cuestiones similares, ara
tratarlas de +orma conti,ua, tales como $entas, decisiones, etc.
D Sucesi&n con a,enda $ariada/ <adica en tener una o ms a,endas alternati$as
ara a+rontar una oeraci&n, las )ue se utili'arn de a"uda se,7n se necesite.
Como ueden obser$ar, este tio de secuencias se utili'a en reuniones de
ne,ociaci&n, en donde se debe lle,ar rearado con rouestas "
contrarouestas, se,7n el camino )ue la ne,ociaci&n tome.
(or.ato $e a-en$a +ro+uesta
4 continuaci&n se resenta un bre$e +ormato de a,enda, ara )ue usted lo adate
se,7n su con$eniencia " deendiendo de la reuni&n )ue en+rente.
No.!re $e la e.+resa: No.!re $e la Uni$a$ ; De+arta.ento:
A-en$a $e la "unta ;reuni,n $e: Moti#o $e la con#ocatoria:
Lu-ar $on$e se reali8ar2: D<a: 6ora: Tie.+o +re#isto $e
$uraci,n $e la
reuni,n:
Lu-ar y /ec7a:
Director $e la reuni,n:
Secretario: Con$uctor:
O!"eti#o $e la reuni,n:
Puntos a tratar: Res+onsa!le $el +unto: Tie.+o asi-na$o al
+unto:
Recursos
necesarios que
$e!en ser lle#a$os
+or ca$a
+artici+ante:
Atenta.ente:
No.!re y /ir.a:
Este es un +ormato )ue usted uede utili'ar ara lani+icar las a,endas de sus
reuniones. Si le +altare al,7n unto o tem )ue usted considere imortante, deendiendo de
su emresa " tio de reuni&n, a,r,ueselo al +ormato )ue roonemos.
El +in 7ltimo es )ue usted comience desde "a a utili'ar las (erramientas )ue este
bre$e curso le roorciona, ara )ue sus reuniones sean de a(ora en adelante ms e+ecti$as
" con *ito.
3orma 6 contenido de la invitacin a la reunin
Cual)uier reuni&n bien coordinada debe oseer el orden del da , )ue sir$e de ,ua
ara e$itar el desorden al momento de lle$arla a cabo.
4 continuaci&n se resentan los untos imortantes " )ue tiene $alide' ara todo tio
de reuniones/
-ombre del rupo o de la reunin"
D Debe identi+icarse el nombre de la emresa/
5erbi,racia/ Consultores " 4sociados !utirre', S.4.
D -ambin es imortante colocar el nombre de la reuni&n o junta )ue se lle$ar a cabo/
5erbi,racia/ <euni&n ara e$aluaci&n del .ro"ecto 4>C.
Objeto de la reunin
D 0a reuni&n debe reali'arse con un ro&sito claro. 0a a,enda lo debe establecer
claramente .
Ejemlo/ Sur,imiento de un nue$o cometidor.
De una sola $e' " $iendo el ro&sito de la reuni&n, los asistentes sabrn a )u atenerse.
Convocatoria
4)u deben incluirse los datos ,enricos de la reuni&n, as como los resonsables de
la misma, lu,ar de desarrollo, etc. Esto +acilitar el contacto re$io de los articiantes con
al,uno de los resonsables, or si )uieren aclarar al,una duda o consulta.
Como muestra uede $erse el si,uiente ejemlo/
;ec(a/ 8artes, 1S de no$iembre de @00T.
0u,ar/ %otel >elloso Durn 9incluir la direcci&n comleta : Sal&n/ 8a"or.
%ora/ B a 11 (oras 9@ (oras:
Es necesario )ue se indi)ue si (abr estacionamiento " el lu,ar del mismo, ara )ue
los articiantes no ten,a la e*cusa de lle,ar tarde or cula de no encontrar aarcamiento.
4dems, cuando se establece la (ora de inicio " de +inali'aci&n de la reuni&n, esto ermite
)ue los articiantes ten,an una mejor or,ani'aci&n de su tiemo.
,articipantes
Es necesario )ue a cada articiante se le (a,a saber el resto de los asistentes a la
reuni&n, as tendrn una idea con )uienes comartirn la sesi&n de trabajo. 0os nombres del
Director, moderador " del secretario no deben +altar.
Director/ 8artn ;ernnde'
8oderador/ ?aime Da'
Secretario/ ?or,e 0&e'
-o dejes nada al a8ar
8*ime cuando es una reuni&n en la )ue se tomarn decisiones imortantes ara la
emresa, (a" )ue de+inir de anticiadamente la manera en )ue se lle$ar a cabo. .or
ejemlo, Fa )uin le corresonder tomar la decisi&n +inalG
Mtro unto imortante es e$itar imro$isaciones, ni estar (aciendo cambios a ultima
(ora en la a,enda o en el desarrollo de la reuni&n, "a )ue esto no deja de incomodar a los
articiantes " crea una ima,en ne,ati$a de )uin con$oc& ori,inalmente o de la emresa
misma. Esta es una +orma de ser transarente " no ju,ar con los in$itados.
)ueos 6 preuntas
4l incluir un unto de este tio en la a,enda, los articiantes sentirn )ue se toma en
cuenta la oini&n de ellos " )ue )uin con$oca se encuentra atento a cada uno de ellos. 0os
asistentes ueden aortar sus ideas antes o desus de la reuni&n, " cuando realicen
su,erencias u obser$aciones con resecto al desarrollo de la sesi&n, muc(o mejor ara ir
mejorando en las +uturas reuniones. 4s )ue todos los comentarios )ue (a,an los
articiantes bien$enidos sean.
=medir las sorresas.
De antemano, todo asistente debe conocer lo )ue le esera al entrar en sesi&n.
Entonces/
= 0os objeti$os deben estar claramente establecidos.
D Se brindan instrucciones recisas sobre los documentos "Eo materiales )ue (a"a
)ue lle$ar.
D Si +uera el caso " se in$ita a un obser$ador o a un erito, debe de+inirse
claramente su rol en la reuni&n.
D Si al,uno de los resonsables directos 9Director, 8oderador, Secretario: no
estar resente or al,una causa justi+icada, debe indicrseles a los articiantes,
as como recisar a la ersona )ue deseme6ar ese rol en la reuni&n.
Con esto se e$itarn con+usiones " a,itaciones en el desarrollo de la sesi&n, " tambin
e$itaremos $er a ersonas corriendo de un lado a otro or)ue ol$idaron tal o cual documento
)ue se anali'ara en la reuni&n.
So!re los .ateriales i.+resos y $ocu.entos a$"untos a utili8ar
Si imortar el tio o tama6o de la reuni&n, es mu" robable )ue se deba disoner de
materiales imresos, coias o determinada in+ormaci&n escrita )ue consolide " ao"e el
contenido de la a,enda. En consecuencia, es necesario conciliar las +ec(as " (oras de
entre,a ara )ue todos los miembros dison,an de su resecti$a documentaci&n, adems
debe re$isarse la calidad del mismo, coma,inaci&n, etc.
4dems una ad$ertencia, recordemos la oca cultura de lectura )ue muc(os tenemos,
de tal +orma )ue aun)ue nos en$en documentaci&n con muc(os das de antelaci&n, lo ms
robable es )ue no la leamos. Si es necesario )ue los articiantes re$isen al,7n in+orme o
documento, trata )ue sea lo ms sinttico )ue se ueda, utili'a en la medida de lo osible
in+ormes ejecuti$os, etc., ara )ue los articiantes tamoco se sientan abrumados con
muc(o material ara leer " oco tiemo destinado a ello.
DIRECCI*N DE LA REUNI*N
(ase inicial $e la reuni,n
Nin,una cosa uede cotejarse ms oortunamente a una reuni&n )ue una reacci&n
)umica/ una trans+ormaci&n de este tio, suscitada con el anorama de lo,rar un resultado
determinado 9como or ejemlo, toma de una decisi&n imortante: debe ser rearada,
controlada " catali'ada.
Debe ser rearada uesto )ue en la ma"or arte de los casos la simle relaci&n entre
los cueros )umicos 9los articiantes en nuestro caso: no es su+iciente ara
desencadenarla " (ace +alta una mediaci&n e*terna/ un c(isa'o, etc. Esto ata6e, en una
reuni&n, a la misi&n introducti$a del moderador, )uien cuida de la comodidad de los
asistentes " ori,ina el comien'o de las discusiones.
Debe ser controlada or)ue con muc(a +recuencia, al abandonarla a s misma, se
desen$uel$e de +orma e*onencial " con+lu"e en un estallido 9alboroto, desorden, etc.:. Es
obli,atorio ues restrin,ir en todo momento la temeratura e imedir, mo$iendo
constantemente, )ue la reacci&n se desen$uel$a ms ridamente en ciertos sectores a
e*ensas de la uni+ormidad del ,ruo. Esto incumbe a la misi&n ordenadora del moderador,
)ue ,ua, controla " diri,e la discusi&n (aciendo )ue todos articien en ella.
Debe ser catali'ada, ues de lo contrario se corre el ries,o )ue los roductos +inales
sean desatendidos " dejados a la casualidad. El catali'ador 9moderador: no concurre
$erdaderamente en la reacci&n " $uel$e a (allarse indemne al +inal, ero su +i,ura es
necesaria ara obtener al +inal tal o cual resultado 9conclusiones:. Esta es la misi&n de
intrrete del moderador, )ue ori,ina la mani+estaci&n de ideas, brinda +orma a la re+le*i&n
del ,ruo " lo lle$a a la +abricaci&n de resoluciones o conclusiones.
En una reuni&n no s&lo resulta imortante su desarrollo, sino tambin su inicio " +inal.
Un buen inicio casi ase,ura el buen desarrollo, " un buen +inal sir$e de moti$aci&n a los
articiantes ara la r&*ima reuni&n, si la (ubiere.
El resonsable directo del comien'o de la reuni&n es el moderador. Esto no si,ni+ica
)ue l deba ocuarse de todos " de cada uno de los detalles3 debe estar listo el e)uio de
ao"o 9lo,stica: ara la reuni&n. Sea )ue el moderador se ocue ersonalmente o encar,ue
a otros de reali'ar al,unas +unciones, (a" una serie de acti$idades )ue deben deseme6arse
ara ase,urar un buen comien'o " un buen +inal.
/niciacin7
.or esto entenderemos no s&lo la uesta en marc(a de la reuni&n, sino tambin la
rearaci&n de la misma " la iniciati$a ara lantear otra a +uturo.
Dentro de la rearaci&n de la reuni&n es necesario tomar en cuenta los si,uientes
+actores/
D0u,ar/ iluminaci&n, $entilaci&n, n7mero su+iciente de sillas, temeratura o clima a,radable,
ceniceros 9or si se ermitir +umar:, mesas de trabajo, etc.
D8ateriales/ tener a mano, antes del inicio de la reuni&n, todos los materiales )ue se $an a
utili'ar. Cuando el moderador debe ausentarse ara buscar al,o )ue e*tra$i&, )ueda la
imresi&n de desor,ani'aci&n, de imro$isaci&n, " adems, se rome el clima de la reuni&n.
Entre los materiales, con$iene )ue el moderador ten,a una auta con la secuencia de
acti$idades " el tiemo destinado a cada una de ellas.
D8oti$aci&n/ sir$e ara establecer un clima a,radable " entrar ridamente en materia.
;rente al inters or al,una materia o lan de acti$idades, ueden suceder las si,uientes
osiciones/ no (a" inters3 e*iste cierto inters, ero la ersona no tiene conciencia de l3
(a" inters, ero se corre el ries,o de )ue ste decai,a.
0a moti$aci&n es el arte de estimular el inters, en el rimer caso3 inducir al indi$iduo a
tomar conciencia, en el se,undo, " culti$arlo, en el tercero.
D-iemo/ es imortante iniciar " culminar la reuni&n a la (ora re$ista. El retraso en el
comien'o "Eo terminaci&n de una reuni&n da la imresi&n de desor,ani'aci&n.
D.resentaci&n/ si los articiantes no conocen al moderador, ste debe ser resentado o
resentarse l mismo de manera mu" bre$e, aludiendo los asectos de su ersona )ue
tienen )ue $er con el ,ruo )ue conducir. -ambin con$iene )ue se resenten los
articiantes entre s, si son ocos o si es rimera $e' )ue la reuni&n se lle$ar a cabo, o
bien )ue el moderador (a,a alusi&n a a)uello )ue tienen en com7n " or lo cual estn
reunidos. 4dems, esto contribu"e a ir romiendo el (ielo " el ner$iosismo 9si (ubiere: entre
los articiantes. Como sabemos, es casi imosible retener de una sola $e' el nombre de
cada uno de los articiantes, m*ime cuando el ,ruo es numeroso, " a)u resulta indicado
utili'ar el sistema "a clsico de colocar los nombres de los articiantes en la mesa, de
manera )ue todos uedan tenerlo $isible " resente ara re+erirnos a cada uno or su roio
nombre. 4dems, en muc(os de los casos, es interesante edir a cada uno )ue e*li)ue en
bre$es alabras su situaci&n dentro de la coma6a o emresa.
Intro$ucci,n
Como el moderador (abr rearado cuidadosamente su introducci&n, esta rimera
arte debe lantearse de modo natural. El moderador en la introducci&n debe/
D No ser ni demasiado e*tenso ni demasiado bre$e 9se recomiendan cinco minutos
como m*imo:.
D Enla'as 9en la medida de lo osible: esta reuni&n con las anteriores.
D Establecer los lmites e*actos de la temtica a tratar.
D Con$encer a los asistentes del inters del tema ara ellos mismos.
D ;ijar el tiemo concedido ", de ser necesario, el control del tiemo.
Fase de desarrollo de la reuni"n
0a rimera cosa a (acer cuando (an lle,ado los articiantes, es a"udarles a )ue se
encuentren mu" c&modos. Debe e$itarse ante todo tener una actitud alti$a. -ambin, si el
caso lo ermite, uede mantenerse con al,unos de los articiantes con$ersaciones
articulares antes de comen'ar la reuni&n.
Una $e' entablada la discusi&n, corresonde al moderador el rocurar )ue se
desen$uel$a o camine (acia el ro&sito reestablecido con la $elocidad id&nea3 ara
deseme6ar esta misi&n disone de un elemento mu" imortante, cu"as sutile'as "
estrate,ias debe conocer, nos re+erimos a las 1re,untas2. 4)u encontramos )ue las
re,untas se di$iden en dos ,randes ,ruos/
D 0as re,untas dilema, )ue e*i,en una resuesta con un 1si2 o un 1no2 " )ue
deben e$itarse en la medida de lo osible.
D 0as re,untas circunstanciales, )ue comien'an con/ )u, or )u, cundo,
c&mo, d&nde, )uin, etc., " su uso es muc(o ms interesante or cuanto obli,a a
una inter$enci&n ositi$a del articiante.
En esta etaa, encontramos )ue el moderador de la reuni&n deseme6a en todo
instante, tres ,ruos de +unciones bsicas, a saber/ clari+icaci&n, control " +acilitaci&n.
-ambin se conoce )ue un ,ruo de acci&n $i$e simultneamente en tres ni$eles/ de
contenido 9acti$idades, trabajos, etc.:, de rocedimientos9or,ani'aci&n de los recursos: " de
sentimiento entre los inte,rantes9relaciones socioHemoti$as:.
4un cuando ests tres instancias de relaci&n ocurren ermanentemente, cada ,ruo,
se,7n el momento " la necesidad, estar mas centrali'ado en al,una de ellas )ue en las
otras dos, " el moderador debe estar consciente de cada uno de estos asectos se6alados.
4 cada uno de los ni$eles mencionados corresonde un ,ruo de tareas esec+icas
)ue debe deseme6ar el moderador.
'l moderador a6uda a clarificar
4l ni$el de contenido 9acti$idades, tareas, trabajo: corresonde la +unci&n de
clari+icaci&n. Esta +unci&n se des,losa en las si,uientes/
D De+inici&n/ de los ro&sitos, de e*resiones oscuras, etc.
D <e+ormulaci&n/ consiste en reHe*resar una a+irmaci&n con otras alabras,
ara+rasear lo dic(o o mencionado.
D %acer el uente/ articular las artes, $incular el tema tratado, reali'ar analo,as,
etc.
D <esumen/ sinteti'ar oortunamente lo mani+estado or el leno.
'l moderador a6uda a controlar
Esto ocurre a ni$el de rocedimiento, " uede di$idirse en las si,uientes +unciones/
D Estimular/ el moderador +omenta la articiaci&n de todo el ,ruo.
D Susender/ e$ita )ue uno de los articiantes o un ,ruo menor de articiantes
domine la reuni&n3 e$ita )ue (ablen demasiado.
D <ecordatorio del tiemo/ el moderador (ace conciencia del tiemo disonible " la
distribuci&n del mismo.
D Dar la alabra/ conduce el +lujo de las inter$enciones de los asistentes.
No (ace +alta recordar )ue una de las rinciales condiciones ara el *ito de la
reuni&n es )ue cada miembro (a"a articiado acti$amente en la discusi&n. Cuando en la
reuni&n tenemos ersonas tmidas )ue no emiten nin,una oini&n, un consejo )ue siemre
+unciona es re,untarles directamente )u oinan del tema tratado, odemos lan'ar una
re,unta as/ toda$a no (emos escuc(ado la oini&n de los se6ores del +ondo, F)u dicen a
estoG.
4unado a lo anterior, el moderador, durante todo el tiemo )ue dure la sesi&n, no
deber de cesar de tener resente en la mente esta re,unta/ Fse,uimos dentro de la
temticaG
Suele suceder )ue el ,ruo se aarte claramente del tema, )ue antes de iniciar la
reuni&n (aba sido cuidadosamente delimitado. Entonces se uede (acer $ol$er al ,ruo or
el buen camino de las si,uientes maneras/
DDirectamente, (aciendo la obser$aci&n )ue la discusi&n se encuentra mal
encaminada 9aun)ue esta +orma se desaconseja or el imacto )ue ueda tener
en el ,ruo:3
D=ndirectamente, )ue es la )ue los autores recomiendan. 5erbi,racia, se uede
lantear una interro,ante cu"a resuesta (a,a $ol$er al ,ruo automticamente al
tema.
Con resecto al orden 9temeratura:, se e$itar reali'ar demasiadas llamadas al
orden, "a )ue son desa,radables " coartan la libertad de e*resi&n. En todo caso, lo )ue
cuenta es el objeti$o +inal " la +orma de lle,ar a l es cosa bastante secundaria.
Una de las tareas esenciales del moderador es re,ular con$enientemente la $elocidad
del curso de la discusi&n. .ara acelerar o retardar el ritmo, el moderador uede obrar
directamente, "a sea (aciendo re,untas )ue lle$en al ,ruo a detenerse en un detalle
asado or alto, o or el contrario, )ue a"udan a (acer ro,resar el debate, como citando
ejemlos o casos, )ue jue,an un ael anlo,o.
'l moderador a6uda a facilitar
De a)u )ue al,unos autores denominen al moderador como 1+acilitador2. Esto ocurre
en el ni$el socioHemoti$o o socioHa+ecti$o. 0os subroles ueden di$idirse as/
D4co,imiento/ de los indi$iduos, de sus articiaciones " aortes.
D<elajaci&n/ a tra$s de la e$asi&n de tensiones in7tiles.
DMbjeti$aci&n/ di+erenciar entre las car,as emoti$as " las ar,umentaciones.
D5erbali'aci&n/ En momentos de tensi&n es interesante )ue las ersonas e*resen
oralmente lo )ue sienten. 0as emociones $erbali'adas son ms +aciles de
controlar.
Mcurren en ocasiones, dentro de una reuni&n, discusiones incluso dentro del tema,
ero )ue no lle$an a nin,una arte, "a sea or)ue su carcter es eminentemente te&rico " no
tiene nin,una in+luencia sobre las decisiones rcticas de la reuni&n, o or)ue lantean
situaciones de rinciio cu"a resoluci&n sobreasa el marco de osibilidades de los reunidos,
etc. En estos casos, el moderador debe cortar los debates in7tiles, " en+ocarse en los
resultados a )ue se esera lle,ar con la reuni&n )ue el ,ruo sostiene.
Mtro asecto imortante )ue todo moderador debe tomar en cuenta ara ir lle,ando a
las conclusiones son los si,uientes/
D.untos de acuerdo/ lo rimero )ue debemos (acer, " lo ms imortante, es
buscar en una discusi&n, or mu" acalorada )ue se encuentre, el mnimo sobre el
cual los articiantes estn de acuerdo. 0e corresonde al moderador subra"arlos,
" ara )ue nadie los i,nore escribirlos en un lu,ar $isible dentro de la sala en
donde se sesiona.
D.untos en desacuerdo/ El moderador se encontrar bastante a menudo ante
oiniones discordantes e incluso del todo ouestas. No se trata de disimular las
di+erencias de oini&n ara (acer re$alecer la unanimidad cu"o carcter
dis+ra'ado no dejara de saltar a la $ista, sino mu" al contrario, se trata de
recalcarlas, "a )ue son el roio nutriente de la comrensi&n (umana.
D>7s)ueda de la ma"ora/ la oini&n del ,ruo es, en ,eneral, la de la ma"ora de
sus miembros3 se trata ues, de detectar la oini&n del ma"or n7mero de ellos.
.ara (acer esto, en casi todos los casos, una sutil oraci&n como 1la ,eneralidad de
ustedes iensa, ues, )ue... etc.2, ser buena en esta situaci&n.
$Cu!ndo suspender una reunin%
E*isten di$ersos moti$os " situaciones or las cuales se uede susender una
reuni&n. 4 continuaci&n se detallan al,unos de ellos/
DCuando el leno decide )ue necesita tener ms in+ormaci&n al resecto ara
tomar la mejor decisi&n.
DCuando e*isten demasiadas discusiones entre los articiantes, se muestra )ue
se necesitan ms untos de $ista e in+ormaci&n adicional, esecialmente de
)uines no se encuentran resentes.
DEl tiemo asi,nado a la reuni&n (a caducado, " se re)uiere de ms tiemo ara
concluir sobre al,7n asecto " tomar las decisiones del caso.
DCuando los asistentes no lo,ran onerse de acuerdo.
DCuando se re)uiere re+le*ionar sobre al,7n unto en articular, " se re)uiere
(acer una ausa ara ello.
(ase $e /inali8aci,n $e la reuni,n
El moderador debe romo$er en el ,ruo un anlisis de lo $i$ido, de los (alla',os del
,ruo, a +in de )ue sus miembros ten,a una claro juicio del unto en donde se (allan3 de
c&mo (a sido el camino recorrido (asta a(ora, )u se (i'o bien " con$iene mantenerlo.
Nu se (i'o mal " con$iene e$itar reetir ara la r&*ima reuni&n, )u acti$idades
+altaron cumlir en el corto, mediano " lar,o la'o, etc. En de+initi$a, reali'ar una e$aluaci&n
" autoe$aluaci&n del desarrollo de la reuni&n.
4l acercarse el +inal de la sesi&n, (a" )ue tomar en cuenta " $eri+icar de manera
detallada los si,uientes untos/
D<e$isar el control de acuerdos del secretario, " con+rontarlos con el leno, ara
)ue )ueden claramente de+inidos.
D.re$enir la inserci&n " la reali'aci&n de mecanismos de suer$isi&n de los
acuerdos concertados " de los $ariaciones a )ue ello d lu,ar, or ejemlo nue$as
obli,aciones, nue$os es)uemas de rendimiento, medidas a tomar o e$itar,
rocesos, etc.
DEstablecer +ec(as lmite, con el calendario " la a,enda en la mano,
reonderantemente en resencia de todo el ,ruo, sancionndolos.
DDesi,nar resonsables o suer$isores. 0os encomendados del se,uimiento " los
encar,ados de la ejecuci&n.
Debemos tomar en cuenta )ue el objeti$o no estar alcan'ado en este momento, sino
(asta cumlir, obedecer, (acer o dejar de (acer lo acordado en la reuni&n.
Un rinciio claro es 1no dejar las ideas en el aire2, es necesario )ue )ueden
lasmadas en ael, dejarlas or escrito, ara )ue uedan ser lle$adas a la rctica.
Cierre de la reunin
En esta etaa, muc(os autores aconsejan dedicar al,unos minutos a +in de eliminar
las tensiones )ue ocurren como al,o normal en los e)uios de trabajo, a tra$s de al,una
acti$idad o dinmica ,rual )ue, rioritariamente, no consuma muc(o tiemo.
;inalmente, a,rade'ca a todos la asistencia, inters, " aortes a la reuni&n. Conclu"a
la sesi&n a tiemo, as resetar los lanes " ro,ramas subsi,uientes de los articiantes.
3ormulario para evaluar una reunin de trabajo
4 continuaci&n se resenta una adataci&n de un +ormulario )ue bien uede ser
utili'ado or ustedes ara e$aluar las reuniones )ue desarrollen en su mbito laboral o
ro+esional.
No.!re $e la e.+resa
No.!re $el De+arta.ento
No.!re $e la reuni,n
Al /inali8ar la reuni,n5 uste$ M& Se aclararon $u$as y se M&
se encuentra in/or.a$o $el &ueno !rin$aron causas y &
asunto +or el cual se le in#it, Re-ular .oti#os R
a asistir Malo M
Se to.aron en cuenta sus M& Se .oti#, su +artici+aci,n M&
$iscre+ancias +ara con el & y se le !rin$, su/iciente &
asunto trata$o R tie.+o R
M M
La /or.a $e $iri-ir la Si La a-en$a $e la reuni,n Si
reuni,n /ue la i$,nea No /ue la correcta No
La .o$eraci,n $e la reuni,n Si El rit.o $e la reuni,n /ue Din2.ico
/ue la i$,nea No A!urri$o
La or-ani8aci,n $e la Si El .o.ento $e lle#ar a Si
reuni,n /ue la .e"or No ca!o la reuni,n /ue No
+ertinente
El local ele-i$o /ue el .2s Si La +untuali$a$ $e los M&
a$ecua$o No +artici+antes /ue: &
R
El tie.+o asi-na$o a la Si La atenci,n y los M&
reuni,n /ue con#eniente No re/ri-erios !rin$a$os &
/ueron: R
Durante la reuni,n se Si El n.ero $e asistentes Si
Res+et, su +unto $e #ista No /ue el a$ecua$o No
Si tu#iere co.entarios u o!ser#aciones +ara /uturas "untas an,telos aqu<:
Este bre$e +ormulario uede ser adatado deendiendo de sus necesidades roias,
lo imortante es )ue lo utilice ara e$aluar la calidad de sus reuniones " as, ueda mejorar
continuamente.
%L&'#() *(!EL() !E F(R*'L%R+() %!+,+#%LE) % '-+L+.%R E# '#% RE'#+(#/
(or.ato $e un .inuto4
ASUNTOS TRATADOS ) RESULTADOS
ACUERDOS CONTRA>DOS
COMISIONES O COMIT?S (ORMADOS
PRO&LEMAS RESUELTOS ) PENDIENTES DE
RESOL%ER
OTROS PRO&LEMAS DESCU&IERTOS
ALTERNATI%AS PENDIENTES DE ANALI@AR
LUAAR DE LA REUNION
(EC6A EN 'UE SE LLE%O A CA&O
;ormato de un modelo de acta.
4C-4 No. UUUUUU
En UUUUUUUUUUUUUU 4 04S UUUUUUU DE0 UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU SE <EUN=E<MN EN
UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU 0MS SEVM<ES
UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU DE
UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU 4 ;=N DE E;EC-U4< UN4
UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU CMN C4<WC-E< DE
UUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUUU 4 ;=N DE -<4-4< I <E40=O4< 04 S=!U=EN-E 4!END4/ =:
0ectura del acta anterior3 ==: <esultados de la 7ltima reuni&n3 ===: Se,uimiento de acuerdos3 =5: 5arios3 5:
Sumario3 5=: 4,enda rouesta de la r&*ima reuni&n.
El consenso con relaci&n a los untos anteriores son los si,uientes/
=:
==:
===:
=5:
5:
5=:
No (abiendo ms )ue tratar, se cierra la sesi&n a las UUUUUUUUUUUUUUUU (oras del da UUUUUUU en el lu,ar
UUUUUUUUUUUUUUUUUU.
NOM&RE (IRMA
-=.MS DE .E<SMN4S NUE .4<-=C=.4N EN UN4 <EUN=MN.
Un elemento )ue el moderador debe tener en cuenta, lo constitu"en los distintos tios de
ersonas )ue e*isten en toda reuni&n. El moderador tiene la obli,aci&n de discilinar al
,ruo " lle$arlo oco a oco a )ue si,a su objeti$o. Cuenta con un tiemo determinado )ue
no uede erder. .or lo tanto, (a" )ue aro$ec(arlo dando la oortunidad ara )ue todos
articien sin erder su tiemo " el de los dems, e)uilibrando as la reuni&n.
4 continuaci&n se resenta una lista de osibles tios de ersonas )ue se ueden encontrar
en un ,ruo " al,unas su,erencias sobre c&mo tratarlos.
DEl )ue siemre re,unta. Siemre )uiere (acerse notar o )uiere (acer re$alecer lo )ue l
oina, buscando el ao"o del ,ruo. El moderador debe con muc(a ener,a des$iar sus
interro,antes al ,ruo, )ue sea el ,ruo )uin le conteste, " no contestar las re,untas
directamente o tomar artido.
DEl necio. Es el tio )ue no entiende ra'ones, no )uiere arender nada de los dems. El
moderador uede (acerle $er " edirle como un +a$or ersonal )ue de momento acete el
unto de $ista de la ma"ora, " )ue osteriormente (abr oortunidad ara discutir lo de l.
DEl mudo $oluntario. No articia or)ue se siente mu" sobre el tema, entonces toma una
actitud aburrida, se dedica a or. -ambin uede ocurrir )ue se sienta mu" bajo el tema,
entonces no se atre$e a articiar. El moderador debe instarle a articiar, (ala,ndole "
dicindole lo imrescindible )ue es ara el ,ruo su contribuci&n. %a" )ue desertar su
inters (acindole re,untas directas " sencillas sobre al,o )ue l conoce. Cuando no (a"
robabilidad de moti$arlo con una re,unta, entonces odemos e*licar con alabras
sencillas lo )ue creemos )ue l no entiende.
DEl silencioso tmido. Es un (ombre )ue tiene ideas ero le cuesta o no se atre$e a
+ormularlas. En este caso, el moderador debe (acerle re,untas +ciles, debe rocurar
aumentar la con+ian'a en s mismo " atraer su atenci&n sobre lo )ue di,a de interesante.
DEl c(arlatn.Es el )ue (abla todo el tiemo, salindose del tema de un modo cansador, su
tema ms interesante es l mismo. El moderador no debe dejarle lan'arse a una discusi&n
ociosa, obrar como si no e*istiera " conceder la alabra a uno de sus coma6eros. 4dems
odemos interro,arle sobre el sentido e*acto de su inter$enci&n, " tambin odemos dejarlo
)ue se meta en un atolladero " )ue el ,ruo le ata)ue. 4l +inali'ar la reuni&n, odemos
encar,arle a l )ue (a,a el resumen.
DEl distrado. Salta de un unto a otro, des$a a los dems de sus ro&sitos (ablando de
cual)uier cosa en cual)uier instante. El moderador no debe dejarlo di$a,ar, interelarlo con
la a"uda de una re,unta +cil diri,ida a l. 0a re,unta debe ser tomada de al,una oini&n
dada or el ,ruo " sobre ella, re,untarle )u oina.
DEl detallista. Es el indi$iduo )ue se embrolla en los detalles ms mnimos, no deja a$an'ar al
,ruo. El moderador debe tomarlo con (umor " (acerle comrender )ue los detalles son
si,ni+icati$os, ero no tanto. Nue incluso se ueden tratar desus de la reuni&n. 0o )ue
interesa a(ora es onerse de acuerdo en las ,randes lneas.
DEl ,ran tio. Es el 1siemre listo2 del ,ruo, siemre )uiere colaborar. Est se,uro de s " de
su osici&n en el ,ruo. Est rearado a or a los dems " dejarse con$encer. El moderador
debe ao"arse en l como una a"uda reciosa durante las reuniones. %,ale )ue realice sus
aortes, t&mele en cuenta " mustrese a,radecido de sus alabras.
D El )ue cala ro+undo. %abla oco, ero cuando lo (ace, es s&lido, enetrante, $a
directamente al ,rano. 0o )ue le interesa es lo central del roblema " a( es donde l ataca.
No ierde el tiemo en tri$ialidades. .ara el moderador este tio de ersonas resulta de ,ran
utilidad ara el ,ruo, no (a" )ue dejar )ue los dems se sientan ni ju',ados ni abatidos or
l. %acerlo (ablar ero no resentarlo como una autoridad ara )ue los otros miembros no
sientan )ue deenden de l.
DEl )ue tiene buen (umor. .osee la cualidad de (acer rer a los dems +cilmente, conta,ia
con su otimismo. Este tio de ersonalidades, bien ,uiadas, uede ser de ,ran a"uda al
,ruo ara +ran)uear los momentos de m*ima ansia " (acer las reuniones ms amenas "
jo$iales.
DEl concreto. Es el de los (ec(os de la $ida, aela a la e*eriencia $i$ida, a lo real. 4 $eces
sus ejemlos son de tio (o,are6o, mu" sencillos " simles. .ara el moderador uede ser de
,ran a"uda en un ,ruo ara (acerlo aterri'ar, (a" )ue darle esa oortunidad, ero teniendo
cuidado de no )uedarse en soluciones simlistas de casos articulares. 0o ms
recomendable es tratar de inte,rar lo tcnico con lo rctico.
DEl ositi$o. Es el )ue encuentra siemre el lado bueno de las cosas " de las ersonas. 4
menudo de+iende a los ms dbiles. Usa muc(o el (ala,o. El moderador tambin uede
ao"arse en l en el transcurso de la reuni&n, ero a $eces es necesario (acerle $er al,unos
asectos ne,ati$os, no solo lo ositi$o.
DEl +lojo. Se le$anta antes de )ue termine la reuni&n " se escabulle. Siemre (ace los mismo.
4l abandonar el ,ruo antes )ue acabe la reuni&n, el +lojo atrae con l una arte de la
ener,a del ,ruo. 0o turba. Si al,unos indi$iduos $an a marc(arse antes del +inal de la
discusi&n, sera bueno )ue se le in+orme al moderador ara )ue tome las disosiciones
aroiadas a las situaciones.
DEl ,ru6&n. Si no se e*resa $erbalmente, se mani+iesta mediante una conducta comulsi$a.
Se al'a bruscamente, a,ita la cabe'a con ener,a, mue$e los ojos en se6al de rerobaci&n,
,olea la mesa, etc., ero no se sabe e*actamente lo )ue )uiere o iensa. 4 la lar,a es
+ati,oso. 0a mejor estrate,ia ara el moderador es (ablarle +rancamente " directamente.
DEl a,resi$o. Con ,ran constancia aro$ec(a las menores ocasiones ara irritarse " altercar
con todo el mundo, aun)ue sus ar,umentaciones no sean de eso, sabe )ue se imone or
su sa6a " su mal ,enio. Si este tio de ersonas la emrende contra el moderador, lo mejor
es dejar )ue sus ata)ues se los lle$e el $iento. El moderador debe a,radecerle sus crticas "
re,resarle el bal&n 9tcnica del boomeran,:.
En un ,ruo aarecern otros tiolo,as de ersonalidades, ero lo realmente imortante es
e*traer lo mejor de cada articiante en bene+icio del ,ruo.
UNION4
Es recomendable )ue al momento de or,ani'ar una reuni&n, nos realicemos las
interro,antes de todos conocidas/F)uinG, F)uG, Fc&moG, FcundoG, Fd&ndeG, For )uG,
FcuntoG, etc.
Al iniciar la reunin"
D Comien'a untual, a la (ora +ijada.
D 4 los articiantes )ue $a"an lle,ando re,7ntales )u es lo )ue eseran de la
reuni&n.
D Debe de+inirse $isiblemente los roles.
D %acer un resumen de la a,enda, " si +uera reciso, su contenido debe
reor,ani'arse en +unci&n de las necesidades encontradas.
D Deben tenerse resentes las conclusiones de la reuni&n anterior.
Durante la reunin
D Una su,erencia )ue debe tomarse en cuenta es )ue no (a" )ue tratar ms de un
roblema a la $e', resol$erlo " se,uir adelante, unto or unto.
Al final de la sesin
D Es necesario establecer las acti$idades )ue (a" )ue desarrollar/ F)uinG, F)uG,
FcundoG
D <eali'ar una relectura de la a,enda.
D Debe +ijarse la (ora, da " lu,ar de la r&*ima reuni&n. Si es osible, resenta un
borrador de la a,enda de la r&*ima reuni&n.
D <eali'ar una e$aluaci&n de la actual reuni&n.
D Cierra la sesi&n con ecuanimidad.
Despus
D .reara un bos)uejo de conclusi&n con el resultado de la sesi&n.
D %a" )ue lani+icar la si,uiente reuni&n, $er )ue estrate,ias " metodolo,as se utili'arn a
artir de lo reali'ado en la resente reuni&n.