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Los 4 factores de xito en un proyecto de TI

Enero 30, 2008 Eliezer Cavazos


Publicado en Tech & Biz
En el mundo de TI (Tecnologas de la Informacin) el tema que a todos nos interesa es
omo tener un proyecto de xito!" para lo que primero de#emos aclarar que entendemos
por xito en un proyecto de TI$
El xito de un proyecto de TI consiste en tener un proyecto a tiempo" en costo y
expectati%as de am#as partes" con el cliente satisfec&o por el alcance" funcionalidad"
ser%icio y el pro%eedor o#tenga la remuneracin econmica esperada" adem's
de recomendaciones" m's oportunidades de proyectos" prestigio" aprendi(a)e" etc$
*a#iendo definido pre%iamente lo que nos gustara tener en un proyecto exitoso" lo que
sigue es definir qu es lo que requerimos para asegurar o al menos tener un grado
importante de certidum#re que so#re%i%iremos a todas los retos que implica un proyecto de
TI$
+ara muc&as empresas tanto clientes como consultoras definen el xito de un proyecto en
una #uena administracin del mismo" lo que es decir" que un +ro)ect ,anager (certificado
de preferencia) te puede ayudar a que tu proyecto tenga el fin esperado- pero o& .
/01+1E/2 3 tu proyecto sigue retras'ndose (eso s" todo #ien controlado y notificado)" tus
costos se incrementan" la relacin cliente4pro%eedor empie(a a friccionarse y sal%o que
alguno ceda" terminar' el proyecto con un final inesperado" con usuarios finales molestos"
insatisfec&os y5o pagando un presupuesto que no tenan contemplado para cu#rir a medias
sus necesidades" si te suena familiar el caso" entonces de#emos considerar los siguientes 4
factores que desde antes de iniciar un proyecto de TI que te dar'n un ni%el de certe(a de
que tu proyecto ser' todo un xito$
Los 4 factores tienen una secuencia" donde se %an sentando los cimientos del camino al
xito de nuestro proyecto" en la medida que a%ancemos mostraremos la dependencia de las
acciones y decisiones de cada ni%el con su respecti%o ni%el pre%io$
/i alguno de los factores no cu#re las #ases esperadas" los factores siguientes(de a#a)o
&acia arri#a) tendr'n que superar las expectati%as que compensen las deficiencias de los
anteriores de lo contrario nuestro proyecto puede estar condenado al fracaso inclusi%e desde
antes de iniciar el mismo$
+ara esto definimos los 4 factores implicados en un proyecto de TI" que son la negociacin"
la tecnologa" la metodologa y los recursos$
1. Negociacin
La etapa de negociacin es la parte medular de un proyecto" desde aqu podr's identificar
r'pidamente si tu proyecto tiene los argumentos para ser exitoso" o est' en riesgo el alcance
y las expectati%as de am#as partes$
Esta etapa la partimos en 6 importantes ru#ros" la negociacin interna del cliente(usuario
final) y la negociacin con el pro%eedor de ser%icios o el departamento de TI$
a) 7egociacin Interna
Esta negociacin suele ser la que define las directrices de todo lo in%olucrado en el
proyecto" donde se determina los 6 puntos cla%es de todo el proyecto" la duracin
pretendida y el presupuesto asignado al proyecto$ 1egularmente esta negociacin se da por
un intermediario interno de TI con el usuario final que regularmente no conoce de TI
+ara la duracin" es posi#le que este a#ierta a negociacin o que el usuario final espere un
plan de tra#a)o del pro%eedor" pero el primer punto en contra del xito de tu proyecto es el
caso m's com8n" el proyecto de#e estar tal fec&a" no importa cuando empieces" ni si est'n
los requerimientos mnimos para empe(ar a la #re%edad dic&o proyecto$
+ara el presupuesto" este puede ser apro#ado de la manera tradicional" consigue al menos 9
propuestas econmicas y la que nos con%en(a en costo #eneficio esa ser' la indicada"
lamenta#lemente el caso m's com8n es seleccionar la propuesta m's econmica (no
necesariamente la me)or propuesta en alcance o #eneficios) y tomarla de #ase para negociar
con los otros pro%eedores que pudieran tener una me)or propuesta integral" esto puede
terminar en 6 escenarios" una guerra de precios entre los pro%eedores si el proyecto %ale la
pena" o que seleccionen la propuesta m's econmica" con las implicaciones que %eremos en
los otros factores de xito$
#) 7egociacin Externa (para departamento de TI o pro%eedor externo)
Esta negociacin se da entre el intermediario con el usuario final y el departamento de TI
de la empresa o el pro%eedor de ser%icios de TI$
Esta etapa es donde el pro%eedor anali(a los requerimientos del proyecto y &ace una
estimacin de costo y tiempo" por diferentes factores es posi#le que los mismos
requerimientos difieran en precio y costo entre %arios pro%eedores del ser%icio" es aqu
donde las limitantes si es que &ay de tiempo y presupuesto para el proyecto toman la mayor
importancia$
En un escenario sano" el decidir por la me)or propuesta en costo4#eneficio4tiempo suele ser
la m's acertada" lamenta#lemente el caso m's com8n" es que tomen la propuesta del
pro%eedor que di)o 4 semanas cuando todos los dem's al menos di)eron : y el costo sea en
esa proporcin o peor a8n" con tarifas muc&o m's #a)as$
2l finali(ar esta etapa" ya puede influir de manera positi%a o negati%a en los otros factores$
Recomendacin
/e de#e anali(ar detalladamente el costo4#eneficio del proyecto" ponderarlo en %alor de
negocio y tomar la decisin en #ase a ello" si el proyecto est' limitado por el tiempo desde
antes de empe(ar" est' en riesgo el xito del proyecto" as como un presupuesto limitado y
no en %alor del negocio ser' otro riesgo adicional a tu proyecto$ /i el proyecto no aporta un
%alor tangi#le y medi#le es necesario reconsiderar si de#era de desarrollarse$
2. Tecnologa
Este factor es el siguiente en la secuencia del camino al xito de tu proyecto de TI" ;u
tecnologa &ay que usar!$
En primera instancia la seleccin de la tecnologa puede ser por los siguientes factores
a) osto (definido en la negociacin interna)
El costo cuando es una limitante" puede &acer que la tecnologa seleccionada dependa de
ello" por lo cual puede ser una tecnologa 0pen /ource o una tecnologa de
renom#re( donde las 6 son consideradas excelentes opciones" solo que &ay que considerar
el impacto en los otros factores)$
#) Infraestructura o polticas de la empresa
La infraestructura o polticas de la empresa definen que tecnologas de#eran usarse"
muc&as %eces independientemente del tipo de proyecto
c) +ropuesta del pro%eedor seleccionado
El pro%eedor seleccionado puede &acer una recomendacin de tecnologa que %a en funcin
a su propuesta econmica" esto en determinados momentos podr' marcar una pauta
importante en si no es una tecnologa <est'ndar= podr' generar dependencia por muc&o
tiempo con dic&o pro%eedor$
Recomendacin
La seleccin de la tecnologa es el siguiente factor en importancia" ya que todo el esfuer(o
de desarrollo se &ar' so#re cierta plataforma tecnolgica" para lo cual se de#e considerar lo
siguiente> si no es altamente )ustifica#le no selecciones una tecnologa de cierto nic&o de
mercado" es decir" existen infinidad de tecnologas" pero seg8n tu u#icacin geogr'fica o
cultura tecnolgica de tu pas es posi#le que sea difcil encontrar recursos de ciertos tipos
de tecnologa" para lo cual podr's generar una dependencia total con tu pro%eedor" adem's
que si llegaras a encontrar apoyo en ese mismo nic&o ser' muc&o m's caro que una
tecnologa <est'ndar=$
2unque no es una regla escrita" si es claro que en las localidades y a ni%el pas" se adoptan
afinidades con ciertas tecnologas para lo cual es f'cil conseguir apoyo para algunas" y para
otras es necesario traer consultores de otras localidades o pases con los costos que eso
requiere$
3. Meodologa
?a que decidimos las %aria#les de presupuesto" tiempo y tecnologa" tendremos que decidir
que metodologa de tra#a)o tendremos que usar" esto de#ido a que seg8n las caractersticas
de nuestro proyecto podremos implementar de una u otra forma de tra#a)o adecuada a
cumplir las expectati%as funcionales y de negocio esperadas$
@efinimos #re%emente metodologa" entendemos que son las reglas" polticas" tcnicas y
procedimientos para el seguimiento del desarrollo de un proyecto" para esto existen muc&as
metodologas documentadas y en diferentes clasificaciones (tradicionales" 'giles" etc$)
y otras son adaptadas a cada empresa (propietarias" pueden contener me(clas de
metodologas)$
*a#iendo definido la metodologa nos enfrentamos a la dependencia de los primeros 6
factores de la siguiente manera$
La negociacin de tiempo y presupuesto nos puede indicar el camino a seguir en la
seleccin de la metodologa" primero para adoptar una metodologa tradicional (1A+ por
e)emplo) es necesario tener el tiempo y presupuesto adecuado" es decir" estas implican un
costo mayor en &oras &om#re en documentar" anali(ar y definir todos los pasos de dic&a
metodologa" pero son recomenda#les en proyectos donde los equipos de tra#a)o son
grandes y los consultores cuentan con di%ersos perfiles y ni%eles de conocimiento$
En proyectos donde el presupuesto y tiempo son pequeBos (o muy castigados en la
negociacin) en relacin al alcance funcional del proyecto" se recomienda el uso de
metodologas 'giles y5o propietarias" las 8ltimas siempre y cuando estn orientadas al
resultado y no al plan$
2unque la metodologa no tiene una dependencia con la tecnologa seleccionada" es
necesario aclarar que ciertas tecnologas se adaptan me)or a ciertas metodologas
de desarrollo" por decir los lengua)e orientados a o#)etos son m's f'cilmente
modulari(a#les y recicla#les que la programacin estructurada$
An punto importante por definir en este factor de xito" es si la metodologa es orientada al
resultado o al plan$ /e dice que las metodologas 'giles son orientadas al resultado" es decir"
a softCare funcional" y no a acti%idades o tareas en cierto tiempo" para esto se necesita una
administracin de proyecto flexi#le" para lo cual entendemos que nuestro plan de tra#a)o
original puede sufrir cam#ios positi%os o negati%os #uscando siempre el resultado
funcional$ En el caso de metodologas orientadas al plan" son conocidas las metodologas
tradicionales como 1A+" donde existen tareas por desarrollar durante todas las etapas del
proyecto" pero muc&as de ellas no entregan funcionalidad del softCare" solo los
requerimientos de control y documentacin definidos por la metodologa" estas
regularmente no son tan flexi#les por estructura" para lo cual se tienen que &acer
renegociaciones intermedias si se detecta o requiere funcionalidad nue%a no solicitada en
fases anteriores$
Recomendacin
La seleccin de la metodologa de tra#a)o es un factor importante en la #8squeda de un
proyecto de xito" para lo cual la seleccin de la metodologa de#era ser de la siguiente
manera$
@e#ido a que tenemos dependencia directa o indirecta de los 6 factores inciales que son la
negociacin y la tecnologa" lo recomenda#le es seleccionar nuestra metodologa de
tra#a)o en #ase a lo siguiente> si el proyecto requiere un equipo de tra#a)o grande de#ido a
las etapas y dimensiones del proyecto" el uso de una metodologa tradicional es lo m's
recomenda#le" eso s" el costo y tiempo de#en ser proporcionales" en otro caso" nuestro
proyecto antes de empe(ar ser' un proyecto con pocas pro#a#ilidades de xito$
/i nuestro proyecto puede ser desarrollado con equipos pequeBos de tra#a)o" lo
recomenda#le es el uso de metodologas 'giles" ya que dic&as metodologas est'n
orientadas al resultado y no a las acti%idades" pero para que nuestro proyecto tenga
certidum#re de xito requiere que adem's tenga una administracin flexi#le" es decir el
costo es menor a una metodologa tradicional" pero el tiempo puede ser %aria#le de#ido a la
#8squeda del resultado final y no en #ase a una fec&a de terminacin donde no se
consideren los impondera#les$
!. Rec"rsos
El 8ltimo factor del cual depende el xito de nuestro proyecto son los recursos que estar'n
in%olucrados" es decir" las personas y sus respecti%os perfiles de conocimientos y
experiencia en el tipo de proyecto" metodologa de tra#a)o y tecnologa$
La asignacin de recursos a nuestro proyecto se puede dar de diferentes maneras"
iniciamos por la dependencia con cada factor pre%iamente %isto$
En la negociacin se define las 6 %aria#les principales de nuestro proyecto" que son el
tiempo y el costo" esto determinara la cantidad de recursos que podremos disponer para
nuestro proyecto" y m's importante a8n ser' el perfil y experiencia que se pueda costear
con el presupuesto asignado$ En estos casos la formula es sencilla" sal%o que sea una
estrategia comercial del pro%eedor (por e)emplo> ganar un cliente" a#rir mercado" etc$) >
el nivel y la cantidad de recursos asignados a nuestro proyecto ser directamente
proporcional al presupuesto de nuestro proyecto, independientemente del tiempo que
tengamos para dicho proyecto.
omo %imos en los artculos pre%ios" la seleccin de la tecnologa D el presupuesto del
proyecto" influir'n positi%a o negati%amente en el perfil y experiencia de los recursos
asignados" es decir" &ay ciertas tecnologas donde la oferta y la demanda de dic&o perfil
tcnico determinaran los costos de los recursos" recomendamos el siguiente artculo de
/alarios y Eactores $ /i la tecnologa es de cierto nic&o o muy especiali(ada" esto generar'
una dependencia durante muc&o tiempo de nuestro pro%eedor seleccionado" que
posteriormente si acaso la tarifa inicial fue econmica" ya existiendo la dependencia el
pro%eedor podr' renegociar tarifas nue%as en etapas posteriores del proyecto$
En la metodologa seleccionada y su relacin con los recursos es como sigue" para ciertas
metodologas se requiere cierta cantidad y perfiles especiales de los recursos in%olucrados"
es decir se determinan responsa#ilidades y roles especiales tanto como para administrar"
controlar y desarrollar" para lo cual en muc&os casos es difcil que un recurso pueda cu#rir
%arias funciones" por lo tanto ciertas metodologas requieren diferentes perfiles de recursos
durante las diferentes etapas del proyecto" por decir un e)emplo" +ro)ect ,anager" /oftCare
2rc&itect" @ata 2rc&itect" @F2" @e%eloper /enior" @e%eloper Gunior" +ro)ect
Leader" Tester entre otros$
Recomendacin
La seleccin de los recursos de#er' ser en funcin a los factores de negociacin"
tecnologa y metodologas" es decir" los perfiles y experiencia de los recursos" de#er'n ser
los adecuados a nuestras %aria#les del proyecto" si por alguna ra(n los recursos no
dominan la tecnologa" no tenemos los recursos suficientes para cu#rir el plan de tra#a)o
en tiempo" asignamos )uniors o practicantes (de manera ar#itraria) para reducir costos"
nuestro proyecto estar' muy limitado en sus posi#ilidades de xito$ An caso com8n es que
algunas empresas prefieren tener una mayor cantidad de recursos )uniors practicantes que
redu(can costos y por cantidad de recursos puedan tener el proyecto a tiempo"
lamenta#lemente estos casos son difcilmente e)emplos de xito" es posi#le que el proyecto
se termine" pero la calidad de)ar' muc&o que desear y en muc&os casos el re4tra#a)o costar'
m's que &acerlo #ien a la primera" donde aplica el conocido refr'n <lo #arato" sale caro=$