CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL?

La administracin documental es muy importante en una compaa ya que con

este sistema nos permite organizar, controlar y centralizar los documentos.
Con este sistema, se pueden personalizar los documentos de salida de la
empresa como: las facturas electrnicas, formularios y otros documentos.
Tambin se podr configurar las tareas de los documentos tanto de entrada
como de salida de su empresa, nos permite un fcil almacenamiento y
bsqueda rpida, junto con instalaciones de recuperacin eficientes.
ASPECTOS LEY 594 DE 2000
Categorizacin de los archivos pblicos
Se clasifican ya sea como:
-Archivo Jurdico del Estado: estos comprenden los archivos generales de la
nacin, departamentales, municipales y distritales.
-Archivos Territoriales: estos comprenden el territorio nacional, conformando
tambin las tribus indgenas
-Archivos segn la organizacin del Estado: estos comprenden las ramas
Ejecutiva, Legislativa, Judicial, rganos de Control y los Organismos
Autnomos.
Administracin de archivos
La administracin de archivos es:
-Obligatoria ya que el estado debe preservar los archivos de orden original.
-La administracin debe ser responsable con el manejo de los archivos
-La administracin deber garantizar los espacios y las instalaciones
necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
-Los documentos de administracin publica son propiedad y manejo del estado
Gestin de documentos
Los archivos se clasifican en:
-Archivo de gestin: Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o
solucin a los asuntos iniciados.
-Archivo central: En el que se agrupan documentos transferidos por los
distintos archivos de gestin de la entidad respectiva.
-Archivo histrico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservacin permanente.
-Para gestionar mejor los documentos las entidades debern elaborar
programas para el uso de las nuevas tecnologas
Acceso y consulta de los documentos
-Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carcter reservado de la Constitucin o a la ley.
-Cuando los documentos histricos presenten deterioro fsico, las instituciones
suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de
reproduccin que no afecte la conservacin del documento.
Salida de documentos, control y vigilancia
-Los archivos administrativos solo podrn salir por motivos legales y el Estado
deber autorizarlo, esto mismo sucede con los documentos histricos.
-El Estado deber ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados
de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas
naturales o jurdicas de carcter privado.
ACUERDO 027 DE 2006
-Los archivos se clasifican segn su tipo, su funcin, segn lo emitido por este,
cada archivo es muy importante por que va emitido a alguien y con un asunto
en especial.
-Los archivos deben tener un espacio para su almacenamiento, deben de ser
muy bien cuidados y cada uno debe tener un cdigo, tambin se debe tener
una copia autenticada.
-Los archivos deben estar clasificados segn lo que representen para el pas y
podrn ser vistos por cualquier persona segn el estado de este.
-Los archivos debern ser vigilados por el estado siguiendo un protocolo y
tener copias de estos por caso de perdida o destruccin y debern gestionarse.
-Los archivos cada uno tiene un valor como los jurdicos, histricos, primarios,
segundarios, etc.