Unidad 4.

Registros de un Sistema de Gestin de la Calidad

Actividad: Registro y Documentacin de un sistema de calidad
Usted ya conoce sobre los conceptos de calidad, los aspectos ms importantes de
la normalizacin, la documentacin exigida por la norma ISO 9001:2008, tambin
ha desarrollado algunos documentos, ha revisado los aspectos a tener en cuenta
para la caracterizacin de procesos y elaboracin de procedimientos en la
empresa Frutos Veleos S.A.
Ahora bien, dentro de sus obligaciones diarias en la empresa, se presentan
situaciones a las cuales, usted como coordinador de calidad debe dar solucin
inmediata de acuerdo al conocimiento adquirido durante todo el proceso de
formacin. Hoy es un da bastante agitado para usted ya que han surgido
situaciones para las cuales debe, si usted lo considera conveniente, realizar la
documentacin, procedimiento, instructivo, listado, registro u otro medio como
soporte al planteamiento a su solucin.

Las situaciones que se presentan el da de hoy son las siguientes:

1. A usted le es informado que los bocadillos Ref. A1, estn saliendo en dos (2)
tamaos, lo cual hace que la mitad de la produccin no sea empacada.
Anlisis de la situacin # 1 Solucin
Esta puede ocurrir por distintas
situaciones:

Falta de mantenimiento, es decir
antes de realizar la operacin, no se
revis si los motores, bandas,
correas, cuchillas de la mquina de
corte estuvieran funcionando en
perfecto estado.

Lo que pudo haber pasado es que el
operador encargado de la maquina
programo de manera errnea dicha
operacin.


Los siguientes procedimientos pueden
ayudar a solucionar estas
problemticas que estn afectando la
produccin:
Suspender de inmediato el corte
del bocadillo y hacer la
reprogramacin de la mquina
para dar solucin inmediata a este
inconveniente.

Dar Capacitacin permanente al
personal operario de la planta,
para que estos errores no se
vuelvan a cometer.




La mquina esta descalibrada en la
parte de los cortes de los bloques
y/o tiras de los bocadillos
ocasionando que los productos no
salgan de la manera correcta.




Programar de manera peridica el
mantenimiento: predictivo,
preventivo y correctivo para que la
maquina funcione de manera
exitosa y no hayan inconvenientes
a la hora de producir.



2. El jefe de produccin de Frutos Veleos S.A., le informa que la produccin se
est estancando debido a que no se adquiere la suficiente guayaba para suplir
las rdenes del producto, lo cual ha generado malestar en los clientes.

Anlisis de la situacin # 2 Solucin
Esto puede ocurrir por distintas causas
Insuficiencia de materia prima
(guayaba), para satisfacer la
produccin de la empresa.

Ausencia de comunicacin, es
decir falta de informacin con
los proveedores principales y
secundarios.

Puede que se haya reducido la
produccin de la Guayaba.

Incumplimiento por parte de
los proveedores.

El documento donde se lleva el
inventario no es verstil para
llevar cuantitativamente la
Los siguientes procedimientos pueden
ayudar a solucionar el estancamiento de
la produccin:
Implementar una documentacin
tipo inventario de toda la materia
prima.

haciendo control y verificando
constantemente los registros de la
materia prima existente, para as dar
solucin inmediata y evitar impases.

Gestin y buscar nuevos
proveedores para suplir las
necesidades requeridas, teniendo a
disposicin ms cantidad de
proveedores ante este tipo de
eventualidades y aumentos de
produccin de producto.



materia prima.





Se podra pensar en desarrollar la
estrategia de tener cultivos propios
de guayaba con el fin de no
depender nicamente y
exclusivamente de los proveedores.

3. El jefe de recursos humanos de la empresa, le comunica que los trabajadores
estn quejndose porque durante la produccin se cambian los estndares
definidos en el proceso de induccin al cargo, lo cual ha generado que los
trabajadores hayan perdido iniciativa y seguridad en el desempeo de sus
labores.

Anlisis de la situacin # 3 Solucin
Esto puede ocurrir por distintas causas
No existe una estandarizacin
especfica para cada cargo de la
empresa.

Falta planeacin en las
capacitaciones que se les brinda
al personal, y documentacin
de los procesos que se estn
llevando a cabo en la
produccin.


Los siguientes procedimientos pueden
ayudar a solucionar estas situaciones:
Se debe disear una serie de plantillas
que estn a disposicin de quienes
desarrollan cada actividad, con el fin de
que el sistema de registros para el
control de gestin de las empresas
permitan al administrador, vigilar el
proceso de la empresa e identificar
problemas que puedan requerir ajustes
o cambios en el plan de las decisiones
tomadas.

Llevar bien documentada las
actividades realizadas en cada fase
de la produccin de todos los
productos.

Crear estndares que no sufran
cambios, y si se hacen cambios que
sean bien especficos con objetivos
claros y sean comunicados a tiempo.

Planear las capacitaciones que se
llevaran a cabo en las inducciones


que se dan al personal con el fin de
dar a conocer los procedimientos de
todas las actividades.

Capacitar al personal en cuanto a los
cambios, dndoles a conocer de
manera clara y objetiva la necesidad
de los cambios.

Crear polticas y metas para que la
disponibilidad del personal sea con
iniciativa y se sientan seguros a la
hora de desempear sus labores.

4. El Jefe de compras de la empresa, le notifica que no se cuenta con parmetros
o criterios para la recepcin de insumos y suministros, el gerente cambia de
proveedores de fruto en promedio cada 2 meses, lo cual ha hecho que la
calidad de los bocadillos desmejore.
Anlisis de la situacin # 4 Solucin
Esto puede ocurrir por distintas causas
Constante cambio de
proveedores.

No existen unos parmetros
para la recepcin de insumos y
materias primas.

Falta de un estudio de
factibilidad de proveedores,
comparando sus caractersticas
de entrega y de la materia
prima.

Falta de polticas, documentos,
criterios para la recepcin de la
materia prima, teniendo en
cuenta parmetros y
Los siguientes procedimientos pueden
ayudar a dar solucin:
Realizar estudios de mercado,
anlisis de las necesidades de los
clientes y de la empresa.

Crear formatos de registro de
recepcin de materia prima,
adaptndolos a las necesidades
actuales de la empresa.

Establecer estndares de calidad,
teniendo en cuenta parmetros y
especificaciones de la materia prima.

Control de la calidad en los insumos
en la recepcin.



especificaciones de la guayaba.

Falta de control de la calidad de
los insumos y suministros.


Acompaar en el proceso de
produccin de las materias primas a
los proveedores, para generar
beneficio mutuo y mejorar la calidad
de los productos.

Realizar un estudio comparativo de
las materias primas de los diferentes
proveedores para cualificar y
clasificar en un orden prioritario a los
proveedores.

Evaluar caractersticas de entrega de
los diferentes proveedores, facilidad
de pago, tiempo de entrega, etc.


Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo despus del desarrollo de la
actividad.















CONCLUSIONES
Es muy importante los registros, ya que la importancia radica principalmente en que se
especifican con claridad los procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada rea,
los compromisos de calidad, las especificaciones tcnicas que deben cubrir los productos.

Al resolver esta actividad pude ver parte de las posibles situaciones a las que se ve
enfrentada la empresa en el desarrollo diario de sus procedimientos y actividades, por lo
cual la empresa debe estar disponible, tener un plan de accin inmediato con el cual se
tienen alternativas accesibles para dar solucin.

Con el desarrollo de la actividad me pude dar cuenta de la importancia que tiene el
encargado de la Calidad en las empresas, esto le permite a uno crear estrategias y
alternativas para las diferentes situaciones de errores de la direccin.

Si se desea que la gestin sea eficiente es necesario tener informacin en calidad y
cantidad que permitan orientar en forma correcta las decisiones que se toman, siendo
fundamental el uso de registros como memoria objetiva.

Es crucial conocer, discernir y tener la capacidad de toma de decisiones ante la ocurrencia
de eventualidades no planificadas de una empresa y superarlas con xito, para as lograr
una produccin exitosa.




Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la
plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 4 / Actividad Registro y
Documentacin de un sistema de calidad.

No olvide realizar la actividad interactiva, la evaluacin, el aporte al foro temtico y
la actividad de refuerzo de la unidad en los enlaces disponibles en el botn
Actividades / Actividades unidad 4.

Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.





Criterios de evaluacin
Da solucin a las necesidades de la organizacin en materia de realizacin o
mejora documental.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.