30 Trucos para Microsoft Excel

1) Poner la fecha del ordenador: Seguramente, a lo largo de una sesin de traa!o con Excel escriimos
"arias "eces fechas, # en muchos casos se trata de la fecha del d$a corriente% En lugar de escriirla,
simplemente estando posicionados en la celda donde &ueremos &ue apare'ca la fecha de ho#, presionamos
simult(neamente las teclas )*T+,- # ).-%
/) Poner la fecha del ordenador: 0e la misma manera &ue el truco numero 1 escrie la fecha actual 1en
realidad, la &ue tiene el ordenador), si presionamos )*T+,- # ):- aparecer( la hora en la celda
seleccionada%
3) +epetir el contenido de la celda superior: Si &ueremos escriir dentro de una celda el mismo contenido
&ue esta en la celda inmediatamente superior, la forma mas r(pida seguramente es presionar )*T+,- # ) 2
) 1apstrofe)%
3) +epetir del contenido de la celda inmediatamente a la i'&uierda: 0e la misma manera &ue en el truco
numero 3, si presionamos )*T+,- # )0-, en la celda &ue se encuentre seleccionada se copiara el
contenido de la celda inmediatamente a la i'&uierda%
4) Poner el contenido de la celda en 5egrita: Si deseamos camiar el formato de la fuente con la &ue esta
escrito el contenido de una celda para &ue apare'ca en negrita, la forma m(s eficiente es presionar
)*T+,- # )5-%
6) Sura#ar el contenido de una celda: Para sura#ar, en lugar de usar la arra de herramientas es m(s
r(pido presionar )*T+,- # )S-%
7) Pasar a cursi"a: 0e la misma manera &ue en los dos trucos anteriores, si &ueremos poner en cursi"a
1it(lica) la fuente de la celda actual, asta con presionar simult(neamente )*T+,- # )8-%
9) Tachado del texto de una celda: Para camiar el estilo del texto de la celda seleccionada a )tachado-,
simplemente presionemos )*T+,- # )4-%
:) Men; <ormato: Si el formato &ue &ueremos aplicar a una celda no es ninguno de los mencionados en
los trucos 4, 6, 7 u 9, nos &ueda la posiilidad de entrar en el sumen; )<ormato de *eldas- 1figura 1)
presionando simult(neamente )*T+,- # )1-
10) =cultar > +ecuperar filas: *omo #a saemos, en Excel es posile tener filas o columnas ocultas, lo
&ue e"ita tener )a la "ista- celdas con resultados intermedios, o &ue no nos interesa "er% ,a forma m(s
simple de ocultar una fila es presionar )*T+,- # ):- a la "e'% ,a fila en la &ue esta la celda actual har(
)desaparecido-% Si la &ueremos recuperar, simplemente la cominacin de teclas )*T+,-, )Ma#;s%- #
)9- la har(n aparecer nue"amente%
11) =cultar > +ecuperar columnas: ?l igual &ue en el truco precedente, para ocultar la fila de la celda
actual asta con presionar )*T+,- # )0- 1cero)% *uando deseemos &ue la columna se haga "isile
nue"amente, deeremos presionar en simultaneo tres teclas: )*T+,-, )Ma#;s%- # ):-%
1/) @nsertar nue"a ho!a: ?l empe'ar a traa!ar en un liro nue"o, Excel poner por defecto tres ho!as en el
1este numero se puede modificar desde el men; opciones)% Si por alg;n moti"o nos resultan insuficientes,
podemos presionar )Ma#;s%- # )<11- # una nue"a ho!a se agregara en nuestro liro%
13) +eali'ar una copia r(pida de una ho!a existente: Para reproducir una de las ho!as del liro actual,
deemos seleccionar la ho!a &ue &ueremos como modelo # luego, mediante los tas &ue aparecen en la
parte inferior del liro arrastrarla hori'ontalmente con el mouse # la tecla )*T+,- presionada% Aeremos
&ue en el cursor del mouse aparece un signo ).-% Si la soltamos en ese momento, haremos creado una
ho!a &ue es una copia exacta de nuestro modelo, incluso con el mismo formato%
13) *errar todos los liros: Es astante frecuente encontrarnos con "arios liros aiertos a la "e'% Si
deseamos cerrarlos r(pidamente, sin tener &ue pasar por todos ellos podemos hacerlo pulsando la tecla
)Ma#;s%- # sin soltarla entrar en la opcin B?rchi"oC del men;% Aeremos &ue la opcin B*errarC har(
camiado a B*errar todoC%
14) @nsertar un comentario en una celda: Excel perite agregar comentarios en cada celda 1figura /)% Para
ello, podemos pulsar simult(neamente )Ma#;s%- # )</- dentro de la celda deseada # aparecer( el
comentario para &ue lo rellenemos%
16) M(s de una l$nea en la misma celda: Es posile &ue el texto dentro de una celda tenga m(s de un
rengln% Para ello, escriimos los datos &ue deseemos # pulsamos )?,T- e )@5T+=-, lo &ue har( &ue el
cursor se desplace a una nue"a l$nea sin camiar de celda% El alto de la fila se modificara para permitir
"isuali'ar todo el texto de la celda%
17) Editar frmulas: *uando est( editando una frmula en la arra de frmulas # tiene seleccionados
algunos caracteres o n;meros, al pulsar la tecla )Supr- se orra la seleccin% Si pulsa la cominacin de
teclas )*T+,- # )Supr- cuando no ha# caracteres seleccionados se orrar(n todos los caracteres desde el
punto donde est( el cursor hasta el final de la l$nea%
19) +ellenar un rango de celdas: Para escriir r(pidamente un mismo "alor o texto en un rango de celdas,
deemos primero seleccionar el rango a rellenar # luego introducimos el "alor de relleno% Para finali'ar
pulsamos )*T+,- e )@5T+=- simult(neamente, # todo el rango tendr( el nue"o contenido%
1:) ?uto suma: Si ien el otn de )?utosuma- ha desaparecido de las arras de herramientas por defecto
de la "ersin /003 de Excel 1aun&ue puede agregarse manualmente) es posile acceder a esta ;til funcin
presionando simult(neamente )Ma#;s-, )?lt- # )D-, con el mismo efecto &ue si huiEramos presionado
el otn desaparecido 1"er figura 3)%
/0) +epetir la ;ltima accin: ,a tecla )<3- almacena la ;ltima orden o formato aplicado% Por e!emplo, si
se escrie un texto o un n;mero en dos celdas # luego se aplica el formato de fuente negrita en una de
ellas # se acti"a de inmediato la segunda celda # pulsa )<3-, autom(ticamente esta celda tamiEn
adoptara el formato negrita%
Figura 1.
Figura 2.
Figura 3.
/1) Forrar celdas mediante )autorrelleno-: Se puede utili'ar la caracter$stica de autorrellenado para orrar
el contenido de las celdas% Slo se ha de seleccionar el rango &ue &uiere eliminar, situar el cursor sore el
cuadro de llenado # arrastrar el cursor sore el lo&ue% ? medida &ue pasa por encima de ellas las celdas
toman el color gris # cuando suelte el otn del mouse se orrar( el contenido de todas las celdas con
color gris 1<igura 3)%
//) 0espla'amiento r(pido con las arras de despla'amiento: Si ien arrastrando los controles desli'antes
de las arras de despla'amiento se puede ir astante r(pido de una 'ona a otra de una planilla extensa, si
adem(s mantenemos pulsada la tecla )Ma#;s%- mientras se arrastra con el ratn la arra de
despla'amiento, el mo"imiento ser( aun mas r(pido%
/3) Seleccin de rango de forma exacta: En ho!as de c(lculo comple!as, mu# grandes o con celdas mu#
pe&ueGas es dif$cil seleccionar un con!unto de ellas )arrastrando- con el mouse% Podemos hacerlo
seleccionando la primer celda # pulsar la tecla M?HIS # luego al seleccionar la ;ltima celda, se
seleccionar( todo el rango comprendido en ese rect(ngulo imaginario%
/3) +ec(lculo manual: *uando estamos traa!ando en ho!as mu# grandes, notamos &ue consumen una
gran cantidad de tiempo tanto en arirse como cada "e' &ue Excel intenta recalcular al introducir un
nue"o "alor% Para hacer &ue Excel recalcule solamente cuando nosotros &ueramos, podemos acti"ar el
c(lculo manual desde el men; BJerramientas>=pciones>*alcularC # ah$ seleccionando la opcin BManualC
1<igura 4), &ue nos permitir( hacer el c(lculo cada "e' &ue lo deseemos pulsando la tecla )<:-% +esulta
;til para e"itar confusiones de!ar marcada la opcin B+ecalcular antes de guardarC%
/4) 5;meros aleatorios: Excel permite la generacin de n;meros aleatorios 1al a'ar) por medio de la
funcin ?,E?T=+@=1)% Esta funcin de"uel"e un numero dentro del rango 0K%%1% Multiplicando la
frmula ?,E?T=+@=1) por un n;mero se otiene el l$mite m(ximo de los n;meros aleatorios% Por
e!emplo, si utili'amos ?,E?T=+@=1) L10, el numero estar( comprendido entre 0 # un m(ximo de 10% Si
deseamos otener n;meros sin decimales, deemos camiar el formato de la celda% Jemos de tener en
cuenta &ue los n;meros camiar(n cada "e' &ue recalculemos la plantilla, por lo &ue si &ueremos fi!arlos
hemos de copiarlos a otra celda con la opcin BPegado especialC del men; BEdicinC%
/6) Mo"iendo los otones de las arras de herramientas: Existe una manera (gil # sencilla de
reuicar>eliminar los otones de las arra de Tareas de casi todo el pa&uete =ffice% Simplemente,
mantenemos pulsada la tecla
)?lt- # arrastramos el otn deseado hasta su nue"a uicacin% En caso de &uerer eliminarlo, lo
arrastramos hasta el documento # lo soltamos all$% Para recuperar o agregar otones nue"os en las arras
de herramientas, deemos ir al men; BAer>Farras de herramientas>Personali'arKC
/7) ?pertura de un liro al inicio: Si al utili'ar Excel siempre traa!amos con la misma plantilla, es
posile &ue &ueramos &ue esta se cargue autom(ticamente al arir Excel% Para ello, la podemos guardar
dentro de la carpeta M?+*J@A=S 0E P+=N+?M?MM@*+=S=<T =<<@*EM=<<@*E11MO,ST?+T% 0e
esta manera, el liro se arir( autom(ticamente cada "e' &ue iniciemos el programa, independientemente
de cmo lo llamemos%
/9) Mismo ancho en las columnas: Excel aporta una efica' solucin al prolema de otener columnas no
contiguas de idEntico ancho% Para otener dos o mas columnas con el mismo ancho, deemos seguir los
siguientes pasos: 1P) seleccione la columna &ue tiene el ancho &ue desea aplicar en otra con un clic en la
caecera% /P) *on el cursor sore ella haga un clic derecho con el mouse para arir el men; contextual%
3P) Jaga un clic en el $tem *opiar% 3P) Jaga clic en la caecera de la columna de destino, ara otra "e' el
men; contextual con un clic derecho # eli!a el comando Pegado especial% 4P) Mar&ue la opcin ?ncho de
las columnas # presione ?ceptar%
/:) 5;meros fraccionarios: @ntroducir n;meros fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso, deido a
&ue el car(cter )>- se utili'a para la introduccin de fechas% Si se ingresa por e!emplo />4, Excel lo
interpreta como una fecha # lo formatea en consecuencia 1/QMa#)% Para hacerle saer &ue se trata de una
fraccin deemos cargar el n;mero as$: 0 />4% En pantalla se "er( />4, mientras &ue internamente el
programa almacena 0,3%
Proceda igual con "alores como 6 3>4, es decir con una parte entera # otra fraccionaria%
30) ?uto completar m(s r(pido: *argar datos repetiti"os en Excel con la funcin )?utocompletar-
acti"ada es un mEtodo astante "elo'% Pero la propia herramienta tiene una alternati"a para agili'arla a;n
m(s% Si est( cargando una lista de "alores # dee repetir uno, desde la celda acti"a 1por llenar) utilice la
cominacin de teclas )?lt-.-<lecha aa!o-% Esto despliega un men; con los "alores incorporados
pre"iamente 1figura 6)% Seleccione el &ue corresponda # aparecer( escrito en la celda siguiente%
Figura 4.
Figura 5.
Figura 6.
*omo dec$amos al comien'o del art$culo, siendo Excel un programa tan completo # extenso existen
muchas m(s &ue 30 formas de ganar en producti"idad% Jemos &uerido mostrar solo las m(s comunes #
;tiles, sin entrar en temas como gr(ficos o macros en AF? 1Aisual Fasic para ?plicaciones)%
5o es dif$cil encontrar muchas mas maneras de ganar tiempo en el uso de este programa, simplemente
le#endo con atencin la completa a#uda &ue lo acompaGa, lo in"itamos a &ue lo haga, # seguramente
terminara descuriendo &ue solo estaa utili'ando un pe&ueGo porcenta!e de las funciones disponiles en
esta excelente planilla de c(lculo%