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CONTABLE
VERSION FECHA
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20/01/12
OBJETIVO: Ser al rea especializada en el manejo, control de los movimientos y cuentas contables, as como
su seguimiento y registro.
ALCANCE: Aplica a las actividades que desarrolla el Analista Contable.
FUNCIONES:
1. REVISAR PLANILLAS DE CAJA POR SISTEMA (INTEGRA), DE CADA UNA DE LAS SEDES (77, 78,
103 Y 104).
a. Revisar que en el consecutivo de recibos de caja no hayan saltos (no falte ningn nmero en
consecutivo).
b. Revisar la informacin del sistema contra los soportes (consignaciones, fee, egresos, etc.), enviados
por cada sede.
c. Verificar toda la informacin de entrada y de salida de cada planilla.
d. Llevar el control de cada planilla de cada caja generadas cada mes.
e. Archivar las planillas y soportes generados cada mes.
f. Mandar empastar las planillas con los respectivos soportes organizados por consecutivo y fecha.
Frecuencia: Diario.
2. ANALIZAR CUENTAS.
a. Recibir la asignacin de cuenta a analizar por parte del Director Contable.
b. Generar el auxiliar correspondiente a la cuenta a analizar por el sistema (Integra).
c. Analizar los datos que arroja el libro auxiliar de contabilidad.
d. Realizar la conciliacin entre los soportes fsicos segn la cuenta que se analiza (tiquetes, Recibos de
Caja, Facturas, Solicitud de Egreso, etc).
e. Verificar en el sistema (Integra), saldos (negativos y positivos).
f. Verificar cada una de las cuentas e tems de los reportes generados por el sistema (Integra)..
g. Realizar los respectivos ajustes teniendo en cuenta cada uno de los soportes o cuenta.
h. Verificar la procedencia de cada uno de los saldos.
i. Archivar cada uno de los soportes, impresiones de las cuentas auxiliares, reportes y documentos de
trabajo.
j. Emitir nuevo reporte por el sistema (Integra), con los saldos definitivos.
k. Entregar reporte al Director Contable.
Frecuencia: Diario.
3. CAUSAR LA NMINA DE CADA UNA DE LAS SEDES (77, 78, 103 Y 104).
a. Ingresar al sistema (Integra), los valores por conceptos de salario, auxilio de transporte, comisiones,
descuentos y todos aquellos tems para causar la nmina, nicamente los conceptos de descuentos por
responsabilidad, prestamos y salario a pagar se contabiliza por cada empleado, en el caso de
seguridad social se contabiliza al ISS una vez entregado el reporte el SOI se hace la reclasificacin a
cada entidad y se contabiliza la provisin.
b. Imprimir la nota contable.
c. Verificar todos los datos.
d. Realizar ajustes en caso de encontrarse errores.
e. Imprimir la nota contable y entregar reporte al Director Contable, para su verificacin.
Frecuencia: Quincenal.
4. CONTABILIZAR LAS PROVISIONES DE NMINA, CESANTAS, INTERESES, PRIMA, VACACIONES.
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a. Recibir el reporte generado por el sistema (Aurora) por parte del Auxiliar de Nmina.
b. Contabilizar los conceptos de cesantas, intereses, prima, vacaciones para la provisin de acuerdo a los
porcentajes vigentes.
c. Realizar y verificar los ajustes o correcciones en caso de encontrar inconsistencias.
d. Imprimir la nota contable.
e. Entregar informe al Director Contable para revisin.
Frecuencia: Mensual.
5. RECIBIR EL SOPORTE IMPRESO DEL SOI DE PAGO DE NMINA Y PARAFISCALES.
a. Recibir por parte de la auxiliar de nmina el soporte impreso del SOI.
b. Verificar el valor reportado en el SOI segn la proyeccin realizada segn los descuentos efectuados a
los empleados, en caso de encontrar inconsistencias reportar al Departamento de Recursos Humanos.
c. Contabilizar cada uno de los tems Gasto del empleador y terceros en el sistema (Integra), realizar la
reclasificacin del ISS a los respectivos terceros de los valores descontados a los empleados en cada
quincena.
d. Generar e imprimir la nota contable.
e. Verificar los datos ingresados.
f. Entregar la nota contable al Director Contable para revisar y firmar.
g. Archivar cada uno de los soportes (reportes y reporte del SOI).
Frecuencia: Mensual.
6. RECIBIR DOCUMENTACIN (ORDEN DE MENSAJERA).
a. Verificar la informacin y contenido de la Orden de Mensajera.
b. Devolver el formato firmado en conformidad con fecha y hora de recibo.
Frecuencia: Diario.
7. INGRESAR DATOS DE FACTURAS DE PROVEEDOR AL SISTEMA (INTEGRA).
a. Recibir las facturas del Mensajero, de la Recepcionista, Gerencia Comercial, counter, Mayoreo y
cartera.
b. Verificar la informacin de cada factura y que este debidamente aprobada por la persona responsable
de la operacin.
c. Ingresar al sistema (Integra) y verificar si existen anticipos para el proveedor.
d. Causar en el sistema contable la factura, con los impuestos y descuentos correspondientes, por el
modulo de cuentas por pagar.
e. Generar e imprimir la nota contable.
f. Entregar la nota contable al Auxiliar de Tesorera para generar el cheque.
Nota: Si la factura corresponde a una comisin para realizar cruce con el departamento de Cartera, se debe
entregar copia de la factura y de la nota contable, para que realicen la nota crdito en el sistema contable por el
modulo de cartera y entregue copia de la misma a contabilidad para su respectivo archivo.
Frecuencia: Diario.
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8. REPORTE DE AEROLNEA Y DE INGRESOS POR COMISIN.
a. Recibir el reporte de la aerolnea por parte del Departamento de Reportes previamente revisado y
autorizado por el Coordinadora de Reportes.
b. Generar el reporte por el sistema (Integra).
c. Verificar los datos del reporte.
d. Contabilizar las diferencias generadas de la verificacin del reporte con la factura aerolneas.
e. Imprimir nota contable.
f. Entregar la nota al encargado del departamento de reportes para su respectivo pago.
Frecuencia: Semanal (Segn corte de cada aerolnea).
9. MANEJAR PAGOS DIFERIDOS.
a. Generar reporte por sistema (Integra).
b. Realizar la causacin mensual del diferido, mediante la plantilla, afectando el centro de costo respectivo
y/o su prorrateo entre los diferentes centros de costos en forma proporcional al volmen de ventas.
c. Generar informe.
d. Entregar al Director Contable para revisin.
Frecuencia: Mensual.
10. DEPRECIACIN.
a. Revisar compras de activos, adicionales o mejoras.
b. Causar la depreciacin en el sistema (Integra) afectando el centro de costo respectivo y/o su prorrateo
entre los diferentes centros de costos en forma proporcional al volumen de ventas.
c. Imprimir la nota contable.
d. Entregar al Director Contable para revisin.
Frecuencia: Mensual.
11. REGISTRAR LOS INCENTIVOS DE LA COMPAA.
a. Recibir el reporte de incentivos que otorga cada aerolnea por parte del Gerente Comercial.
b. Tomar la factura emitida por la Lalianxa y verificar los datos y valores.
c. Causar los incentivos en el sistema (Integra).
d. Recibir carta de notificacin del valor a entregar por parte de la aerolnea.
e. Verificar que el valor de la factura generada sea igual al de la carta de notificacin.
f. Verificar que la causacin en el sistema sea acorde con los soportes.
g. Registrar la nota bancaria de la consignacin a realizar.
h. Entregar la nota contable y los soportes al Director Contable.
i. Archivar los soportes (cartas, consignacin, etc.).
Frecuencia: Mensual.
12. LIBERAR TIQUETES EN EL SERVIDOR.
a. Ingresar al sistema (Integra).
b. Ingresar a las tablas del sistema (Integra). (NOMBRE DE LAS TABLAS).
c. Realizar la liberacin dando las respectivas rdenes al sistema (Integra).
d. Verificar que ya se encuentra liberado el tiquete, para que se pueda realizar la factura.
Frecuencia: Ocasional.
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13. OTRAS FUNCIONES
a. Emitir estados financieros a IATA.
b. Creacin de nuevas cuentas (proveedores, empleados) en el sistema (Integra).
c. Archivo de soportes.
14. REALIZAR CONCILIACIONES EN MONEDA EXTRANJERA Y NACIONAL.
a. Ingresar al sistema (Integra).
b. Emitir el libro auxiliar del mes a conciliar.
c. Revisar los saldos anteriores.
d. Revisar las partidas pendientes.
e. Registras los gastos bancarios.
f. Buscar soportes de las partidas conciliatorias (Planillas, Recibos de Caja, Copia de cheques, etc.) y
solicitar copia de documentos al banco mediante carta.
g. Realizar las notas debito de cheques devueltos.
h. Realizar informe.
i. Emitir y entregar informe a Director Contable.
Frecuencia: Mensual.
15. REVISAR EGRESOS.
a. Verificar el cruce de cuenta contable con la de la causacin.
b. Verificar los valores a cancelar.
c. Verificar el beneficiario para cada cheque.
d. Entregar a tesorera pesos el cheque para tramitar las firmas del cheque y realizar el pago.
Frecuencia: Ocasional.
16. AMARRAR PRODUCTOS Y PROVEEDORES POR SISTEMA (INTEGRA).
a. Ingresar al sistema (Integra).
b. Por la opcin de Administrador, Productos, Sub Productos-Proveedor.
c. Buscar el Proveedor dar la opcin de editar
d. Se seleccionan los productos a incluir y se grabar.
e. Verificar la creacin buscando el producto o proveedor.
Frecuencia: Diario.
17. GENERAR RETENCIN EN LA FUENTE.
a. Ingresar al sistema (Integra).
b. Por la opcin de Informes, Contabilidad, Operacin de contabilidad, Iva y Retencin
f. Se imprimen los auxiliares y revisa que los valores coincidan con los porcentajes.
g. En un archivo de Excel se hace el borrador de la declaracin.
h. Entregar reporte al Director Contable junto con los soportes correspondientes.
Frecuencia: Mensual.
18. LAS DEMAS FUNCIONES INHERENTES AL CARGO, QUE SEAN ASIGNADAS POR EL JEFE
INMEDIATO Y POR ADECUACIN Y/O REESTRUCTURACIN DE PROCESOS.
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Elaborado Por: Revisado Por: Revisado Por: Revisado Por: Beatriz
John Fredy Bulla Len Mara Isabel Cubillos Mary Nelly Hernndez Fernanda Parra Meja
Cargo: Cargo: Cargo: Cargo: Director de
Ingeniero Industrial Analista Contable Director Contable Recursos Humanos
Firma: Firma: Firma: Firma:
Aprobado Por: Aprobado Por: Aprobado Por:
Jos Ral Pea Fecha de Aprobacin
Cargo: Cargo: Cargo:
Auditor General
Firma: Firma: Firma:
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TESORERIA
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OBJETIVO: Ser al rea especializada en el manejo, control y administracin del personal, proporcionando
asesora y apoyos necesarios en esta materia a la gerencia general.
ALCANCE: Aplica a las actividades que desarrolla el Analista de Tesorera.
FUNCIONES:
1. MANEJAR Y ADMINISTRAR LA CAJA MENOR DE LA SEDE 78.
a. Contabilizar las existencias fsicas de dinero contra los soportes del sistema (Integra).
b. Imprimir tres (3) copias: la primera para el reembolso, la segunda para el egreso y la tercera para
archivo de soporte.
c. Hacer seguimiento a los desembolsos y tramitar los vales provisionales de caja menor.
d. Controlar las existencias de la caja menor.
e. Hacer un semiarqueo semanalmente.
f. Realizar el reembolso de la caja menor cuando los gastos o desembolsos no superen el 70 % del total.
g. Entregar soportes de caja menor al Director administrativo, para revisin.
h. Recibir el dinero para abastecer la caja menor.
Frecuencia: Diario.
2. HACER CONFIRMACIN DE INFORMACIN A FUNCIONARIOS DE LOS NMADAS.
a. Recibir llamada telefnica del funcionario (Asesores o tiqueteadores), de Los Nmadas Ltda.
b. Tomar informacin del dato a confirmar.
c. Confirmar el depsito efectuados en el banco (Banco de Occidente y Colmena) y la respectiva cuenta
en que se realiz la consignacin (de ahorros o corriente).
d. Solicitar al Banco (Banco de Occidente y Colmena) fax o por Internet para verificar los depsitos
realizados a diario.
e. Dar la informacin al funcionario de Los Nmadas Ltda.
f. Ingresar la informacin suministrada en hoja electrnica de Excel.
g. Archivar los extractos o documentos generados va Internet o fax en orden cronolgico.
Frecuencia: Diario.
3. ALIMENTAR EL SISTEMA CON DATOS DE VOUCHER (PORCIN TERRESTRE).
a. Recibir documentos e informes del Coordinador de Tesorera.
b. Ingresar al sistema (Integra).
c. Ingresar informacin del voucher (Fecha, nmero de voucher, nombre del pasajero principal, nmero de
factura.
d. Verificar la informacin ingresada.
Frecuencia: Diario.
4. REALIZAR EL PAGO A PROVEEDORES.
a. Ingresar al sistema (Integra).
b. Emitir informacin de cuentas por pagar proveedores o recibir informacin relacionada con los pagos a
proveedores pendientes.
c. Elaborar el egreso teniendo en cuenta la forma de pago (cheque, efectivo, tarjeta de crdito, etc.).
d. Poner sello al voucher cancelado.
e. Poner sello a copia de factura (verde).
f. Poner sello al recibo de caja.
g. Archivar soportes y copia de factura (Azul).
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h. Hacer firmar el egreso de Gerente Comercial y Auditor para autorizacin.
i. Archivar egreso.
Frecuencia: Diario.
5. LIQUIDAR VENTAS NACIONALES Y TIQUETES TRAVEL ONE (SEDES 78 Y 103).
a. Abrir el archivo en Excel para liquidar ventas nacionales y tiquetes Travel One.
b. Revisar facturas una a una.
c. Ingresar los datos del reporte y de la factura.
d. Verificar datos ingresados.
e. Generar el informe de la venta neta.
Frecuencia: Mensual.
6. CONFIRMAR CONSIGNACIONES CON EL BANCO.
a. Llamar al banco para verificar las consignadas realizadas por las agencias.
Nota: Las consignaciones que realizan las agencias al banco son por el concepto de pago de hoteles por medio
de transferencias bancarias.
b. Solicitar extracto bancario o recibir de la recepcionista o del Coordinador Administrativo.
c. Archivar extractos Bancarios.
Frecuencia: Diario.
7. CONCILIAR LOS MOVIMIENTOS DE LOS EXTRACTOS DE TARJETA DE CRDITO CREDENCIAL A
NOMBRE DE LOS NMADAS LTDA., CONTRA EL CONTROL DE ARCHIVO EXCEL Y TRAMITAR EL
PAGO.
Frecuencia: Diario.
8. SELLAR FACTURAS (COPIA VERDE), VOUCHER Y EGRESOS.
a. Tomar las facturas voucher y egresos.
b. Verificar el orden consecutivo.
c. Imponer el sello a las facturas y a voucher, el cual lleva los siguientes datos:
- Fecha.
- CE (Comprobante de Egreso).
- Nmero de Cheque.
d. Diligenciar en los espacios dispuestos los datos anteriores.
Nota: Si el pago fue realizado en efectivo en el espacio para el cheque se escribe EFECTIVO.
e. Entregar al Auditor General las facturas, voucher y egresos para revisar.
Frecuencia: Diario.
9. CONTROLAR EN CARPETA DE CONSECUTIVOS DE LOS VOUCHER LOS QUE VAN LLEGANDO Y
RESALTAR EN LA COPIA AMARILLA, PARA CONTROLAR QUE NO FALTE NINGUNO POR
FACTURAR.
Frecuencia: Diario.
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10. MANTENER ACTUALIZADO Y EN ORDEN EL ARCHIVO DE LOS DOCUMENTOS MANEJADOS EN
EL REA.
Frecuencia: Diario.
11. EFECTUAR LA CONCILIACIN DE LA CUENTA DE HOTELES INTERNACIONALES Y DEPSITOS
EN DLARES.
b. Ingresar al sistema (Integra) por el mdulo de contabilidad informes oficiales, libro auxiliar.
c. Escribir el nmero de la cuenta que se va a analizar.
- Porcin terrestre 28151004.
- Depsitos 13351001.
Nota: Se debe generar de acuerdo a la fecha en la cual se analiza la cuenta.
d. Imprimir la nota contable.
e. Revisar la nota contable contra las carpetas de los hoteles en el caso de depsitos y el concepto que
contemple y en caso de que se trate de porcin se revisa contra el archivo en Excel Control-08 el cual
contiene la informacin de los voucher.
f. Realizar ajustes.
g. Entregar la conciliacin al Director Contable para revisar y aprobar.
Frecuencia: Semanal.
12. ELABORAR COMPROBANTES DE EGRESO EN MONEDA EXTRANJERA.
a. Ingresar al sistema (Integra) por el modulo de tesorera, egresos.
b. Ingresar los datos del pago para hotel, cuenta de cobro o reembolso.
c. Verificar los datos y valores ingresados.
Frecuencia: Semanal.
13. ELABORAR CARTAS DE PAGO A LOS HOTELES.
a. Abrir el archivo en Excel y seleccionar el hotel para el cual se va a generar el pago.
b. Asignarle el nmero de consecutivo y fecha de la expedicin a la carta.
c. Imprimir.
d. Realizar carta para el Banco HSBC con consecutivo relacionando el hotel.
Frecuencia: Semanal
14. ELABORAR LAS NOTAS DBITO A LOS HOTELES PARA CONTROL DE LOS MISMOS Y AMPARO
DE LOS DEPSITOS.
Nota: La nota debito se genera una vez se han realizado el pago por concepto de:
- Amparar la salida de un depsito a un hotel en efectivo o por transferencia.
- Cuando el hotel aprueba una publicidad y no solicita factura de dicha publicidad.
- Cuando el hotel no presta un servicio al pasajero y ya se ha hecho el pago al respectivo hotel.
a. Abrir el archivo de Excel Nota dbito.
b. Ingresar los datos del pago:
- Consecutivo.
- Nombre del Hotel.
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- Concepto.
- Valor (TRM).
c. Imprimir la nota dbito.
d. Entregar copia de la nota dbito al Departamento de Cartera.
e. Archivar la nota dbito por consecutivo.
Frecuencia: Semanal.
15. LIQUIDAR COMISIONES DE COUNTER INTERNACIONAL, MAYOREO Y DEL GERENTE
COMERCIAL.
a. Recibir el reporte para liquidar comisiones.
b. Abrir el archivo en Excel para liquidar comisiones.
c. Ingresar los datos del reporte y de la factura en dlares.
d. Verificar datos ingresados.
e. Generar el informe de la venta neta.
Frecuencia: Mensual
16. LIQUIDAR IMPUESTO IVA SOBRE LAS VENTAS (HOTELES INTERNACIONALES).
a. Abrir archivo en Excel (Voucher).
b. Filtrar informacin del archivo.
c. Trasladar informacin al archivo de control de voucher.
d. Filtrar informacin por tem (Hotel).
e. Generar cuadro segregando por conceptos: NIT, hotel, Valor de la venta, Pago al operador, utilidad
Bruta, Comisin Agencia, Comisin Interna, Utilidad Neta.
f. Liquidar el valor de la porcin terrestre.
g. Contabilizar cada uno de los datos.
h. Ingresar datos a sistema (Integra).
i. Imprimir informe y entregar al Director Financiero y Contable.
Frecuencia: Mensual.
17. VERIFICAR EL PAGO DE LAS FACTURAS DE LOS HOTELES.
a. Recibir las facturas de los hoteles (Copia), del Director Administrativo o del Mensajero.
b. Confirmar el valor cancelado de la factura contra el del sistema (Integra).
c. Poner sello de CANCELADO, en la copia de la factura del proveedor.
d. Ingresar los datos de la factura:
- Nmero de Comprobante de Egreso.
- Fecha.
- Valor.
- Medio.
e. Archivar las copias de las facturas.
Nota: Se archiva segn extracto generado.
Frecuencia: Mensual.
18. APOYAR AL REA DE CARTERA EN EL AJUSTE O INGRESO DE DEPSITOS EN EL SISTEMA
(INTEGRA).
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TESORERIA
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Frecuencia: Ocasional.
19. LAS DEMAS FUNCIONES INHERENTES AL CARGO, QUE SEAN ASIGNADAS POR EL JEFE
INMEDIATO Y POR ADECUACIN Y/O REESTRUCTURACIN DE PROCESOS.
Elaborado Por: Revisado Por: Revisado Por: Revisado Por: Beatriz
John Fredy Bulla Len Raquel Paloma Mary Nelly Hernndez Fernanda Parra Meja
Cargo: Ingeniero Cargo: Cargo: Cargo: Director de
Industrial Analista de Tesorera Director Contable Recursos Humanos
Firma: Firma: Firma: Firma:
Revisado Por: Aprobado Por: Aprobado Por:
Jos Ral Pea Fecha de Aprobacin
Cargo: Cargo: Cargo:
Contralor General
Firma: Firma: Firma:
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OBJETIVO: Ser al rea especializada en el suministro de informacin y venta de planes a destinos nacionales
e internacionales con agencias de viaje.
ALCANCE: Aplica a las actividades que desarrolla el Asesor Comercial.
FUNCIONES
1. VISITAR AGENCIAS DE VIAJES MINORISTAS.
a. Realizar rutero a diario con las agencias de viajes minoristas a visitar.
Nota: Las visitas son programadas con respecto a:
- Round Trip (libro o directorio donde se encuentran organizadas todas las agencias de viajes a
nivel regional y nacional)
- Base de datos.
- Por llamada de agencias de viajes minoristas que solicitan visita.
- Referidos.
- Contactos que enva la gerencia comercial.
b. Realizar visitas personalizadas a cada agencia de viajes minorista y llevar los productos que se
encuentran vigentes para las diferentes temporadas (Alta y Baja).
Nota: las entrevistas siempre se realizan personalmente para mostrar productos, servicios y aclarar dudas o
interrogantes de la agencia que se visita, con lo cual siempre se debe buscar claridad y efectividad en la
informacin.
c. Suministrar informacin al cliente sobre productos y servicios que ofrece Los Nmadas:
- Vuelos charter.
- Bloqueos con vuelo itinerario.
- Planes y servicios para las diferentes temporadas (Semana Santa, Junio Julio y fin de ao).
Nota: Se debe buscar que la agencia esta enterada y pueda ofrecer al cliente final informacin oportuna de
planes y tarifas.
d. Entregar informacin de cada plan en folletos, CD, tarifas vigentes para cada temporada e informacin
vigente relacionada con cada plan.
e. Establecer los parmetros de comercializacin:
- Tarifas.
- Metas.
- Comisiones (la comisin la define y autoriza el Gerente Comercial).
f. Dejar la informacin evidenciada en el formato control de visitas a clientes:
- Nombre del funcionario.
- Fecha.
- Cliente.
- Motivo visita.
- Hora llegada.
- Hora salida
- Firma del cliente.
Nota: Las visitas son realizadas tambin fuera de Bogot a ciudades como Boyac, Cali, Bucaramanga,
Barranquilla, Villavicencio, Neiva, Ibagu, Espinal, Eje Cafetero, Ccuta, Pasto y Medelln. Estas visitas fuera
de la ciudad se deben realizar cada 2 meses.
Frecuencia: Diario.
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2. REALIZAR SEGUIMIENTO A LA AGENCIA DE VIAJES MINORISTA.
a. Realizar llamada telefnica o enviar e-mail a la agencia de viajes minorista o realizar otra visita
presencial.
b. Recibir informacin de clientes potenciales y reales:
- Solicitudes de reserva.
- Solicitudes de cotizaciones.
- Soporte a inquietudes e informacin para cerrar o asegurar ventas.
Nota: Es necesario soportar de manera presencial a la agencia que lo necesita con el cliente directamente y en
compaa para concretar o asegurar la venta, adems la presencia del asesor debe ser constante y
permanente con cada agencia de viajes minorista.
c. Indagar a cerca de los problemas o inquietudes para concretar ventas o inquietudes relevantes,
dirigidas hacia la mejora de las relaciones comerciales entre Los Nmadas Ltda., y la agencia de viajes
minorista.
Frecuencia: Cada 10 Das.
3. CONCRETAR VENTA CON LA AGENCIA DE VIAJES MINORISTA.
a. Comunicarse telefnicamente o realizar visita presencial a la agencia de viajes (agente de viajes).
b. Pedir informacin sobre solicitudes para planes o tiquetes.
c. Indagar si existen depsitos por concepto de solicitud de planes o tiquetes.
Nota: En ocasiones las solicitudes son canceladas, razn por la cual se debe indagar por aquellas que ya
poseen depsitos, ya que el depsito brinda la seguridad de obtener o asegurar la venta, de esta manera se
puede garantizar los cupos areos y habitaciones en los hoteles.
d. Establecer un plan de pago con la agencia de viajes minoritaria o al cliente directamente, el cual incluye
la condicin de que el plan debe estar cancelado o pago en su totalidad, ocho (8) das antes de tomar el
plan o que el cliente salga de viaje.
e. Dar recomendaciones del viaje:
- Documentos y vigencia de estos (visa y pasaportes).
- Horarios y recomendaciones de llegada.
- Documentacin especial en caso de viaje con nios (registros civiles, autorizaciones o permiso
de salida del padre o de la madre, autenticados).
f. Entregar solicitud de bloqueos o llevar al representante de la agencia minorista al departamento de
mayoreo para efectuar las reservas e ingrese los depsitos a caja.
Frecuencia: Diario.
4. CAPACITAR A LOS FUNCIONARIOS DE LAS AGENCIAS DE VIAJES MINORISTAS.
a. Concretar cita con la agencia de viajes.
a. Fecha.
b. Hora.
c. Participantes.
b. Brindar informacin soporte de planes y tarifas.
Nota: En ocasiones la informacin que se suministra esta relacionada con las ofertas o avisos en prensa donde
son promocionados los productos y servicios de Los Nmadas Ltda., o de tarifas y planes de ultimo momento.
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c. Dar solucin a interrogantes.
Frecuencia: Diario.
5. DAR INFORMACIN EXACTA Y ADECUADA PARA LA SOLUCIN DE PROBLEMAS O
INCONVENIENTES RELACIONADOS CON LOS PROCESOS CON EL CLIENTE, VENTA Y POST-
VENTA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS.
Frecuencia: Diario.
6. REALIZAR COTIZACIONES PARA LAS AGENCIAS DE VIAJE MINORISTA.
a. Tomar datos de fecha y destino del pasajero potencial.
b. Confirmar disponibilidades y tarifas con el Departamento de Mayoreo.
c. Unificar los datos de tiquetes y porcin terrestre.
d. Enviar cotizacin a la agencia de viajes va e-mail.
Frecuencia: Diario.
7. RESPONDER QUEJAS Y RECLAMOS.
a. Recibir la queja y/o reclamo del cliente o representante de la agencia de viajes.
b. Indagar con el cliente a cerca de los sucesos con el operador o aerolnea segn corresponda.
c. Analizar cada uno de los sucesos relacionados (Gerente Comercial, Asesor Comercial y Asesor de
Mayoreo).
d. Realizar y entregar comunicado o carta de respuesta al cliente.
Nota: Entre el anlisis y la respuesta que se da al cliente no deben transcurrir ms de 24 horas.
Frecuencia: Ocasional.
8. MANTENER LA INFORMACIN DE PLANES ACTUALIZADA POR MEDIO DE LA COMUNICACIN
CONSTANTE CON LOS DEMS DEPARTAMENTOS DE LOS NMADAS LTDA.
Frecuencia: Diario.
9. ASISTENCIA AEROPORTUARIA.
a. Llamar al pasajero dos o tres das antes del viaje y darle recomendaciones para el viaje en cuanto a:
- Horario de llegada al aeropuerto.
- Documentos de identificacin al da y vigentes.
b. Recibir al (los) pasajero (s), el da del vuelo y guiarlo.
c. Solucionar posibles inconvenientes con la aerolnea (si aplica).
d. Dar informacin oportuna al pasajero.
Frecuencia: Diario.
10. REPRESENTAR A LOS NMADAS LTDA., EN EVENTOS Y REUNIONES DEL GREMIO (HOTELES,
AGENCIAS DE VIAJES, OPERADORES Y AEROLNEAS).
a. Dar informacin asertiva sobre la empresa, productos y servicios.
b. Entregar folletos a clientes potenciales.
c. Tomar datos de clientes para la base de datos y establecer contactos.
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d. Elaborar informe al Gerente Comercial sobre la gestin realizada en el evento.
Frecuencia: Ocasional.
11. ENVIAR PAPELERA A REPRESENTANTES DE OTRAS CIUDADES.
a. Armar el paquete con la papelera y publicidad:
- Folletos (original y/o copia).
- Cartas de presentacin.
- Tarifas.
- Itinerarios.
- Revistas.
- Brouchure de Hoteles.
b. Entregar al Coordinador Administrativo con la respectiva remisin, direccin y destinatario.
Nota: Cuando los folletos son originales se envan por correo certificado o sin son en copia se pueden enviar
va fax.
Frecuencia: Ocasional.
12. INDAGAR SOBRE PRODUCTOS, SERVICIOS Y TARIFAS DE LA COMPETENCIA.
a. Realizar llamadas telefnicas o visitas a Agencias de Viajes.
b. Solicitar informacin de productos, servicios y tarifas.
c. Tomar nota, folletos o informacin.
d. Recopilar informacin en informe detallado.
e. Presentar informe al Gerente Comercial.
13. LAS DEMAS FUNCIONES INHERENTES AL CARGO, QUE SEAN ASIGNADAS POR EL JEFE
INMEDIATO Y POR ADECUACIN Y/O REESTRUCTURACIN DE PROCESOS.
FORMATOS
- Pantrax.
- Control de visitas a clientes.
Elaborado Por: Revisado Por: Revisado Por: Revisado Por: Beatriz
John Fredy Bulla Len Wilmer Gutierrez Edgar Chaves Fernanda Parra Meja
Cargo: Ingeniero Cargo: Cargo: Cargo: Director de
Industrial Asesor Comercial Gerente General Recursos Humanos
Firma: Firma: Firma: Firma:
Revisado Por: Aprobado Por: Aprobado Por:
Jos Ral Pea Fecha de Aprobacin
Cargo: Cargo: Cargo:
Contralor General
Firma: Firma: Firma:
MANUAL AUXILIAR DE MC - 2011
CARTERA
VERSION FECHA
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OBJETIVO: Disminuir el saldo en cartera ordinaria vigente y vencida.
ALCANCE: Aplica para el cargo de Analista de cartera A.
FUNCIONES:
1. REVISAR EL ESTADO DE LA CARTERA POR MEDIO DEL SISTEMA (Integra).
a. Ingresar al sistema (Integra).
b. Seleccionar la facturacin generada por fecha con saldos en mora de tipo ordinario (aquellas que no
tienen plazo autorizado).
c. Analizar la forma registrada en el campo de observaciones de la factura.
d. Realizar la aplicacin de depsitos (abonos afectados antes de la expedicin de la factura).
- De Forma Directa: Verificar si la informacin del pago y de la factura coinciden.
- Por Nota Crdito: Identificar si las facturas expedidas en pesos fueron canceladas con un
depsito en dlares o viceversa, par5a lo cual se debe realizar una Nota Crdito por el valor de
la factura y devolver al depsito por el mdulo respectivo afectando al valor equivalente.
Frecuencia: Diario.
2. MODIFICAR BENEFICIARIO EN DEPSITO.
- Cuando el depsito se ha realizado a nombre de un titular, con un nmero de identificacin diferente al
registrado en la factura.
a. Diligenciar el formato de solicitud el cual debe llevar la firma del funcionario responsable de la
operacin.
b. Entregar el formato al Coordinador de Cartera para realizar la modificacin en el sistema.
c. Hacer la aplicacin e imprimir el movimiento generado.
d. Archivar la impresin de la aplicacin y el formato de solicitud.
Frecuencia: Ocasional.
- Si el depsito ha sido utilizado parcialmente.
a. Diligenciar el formato de solicitud el cual debe llevar la firma del funcionario responsable de la
operacin.
b. Realizar el Recibo de caja por el valor requerido.
c. Utilizar la caja de devolucin de depsitos.
d. Realizar la devolucin del depsito inicial por el valor utilizado afectando la caja de devolucin de
depsitos.
e. Imprimir dos copias del recibo de caja: 1 para soporte del egreso generado por la devolucin del
depsito y el otro para soporte del movimiento de la caja de devolucin.
f. Revisar la planilla de la caja de devolucin la cual debe quedar en ceros.
g. Adjuntar la copia del recibo de caja y del respectivo comprobante de egreso y entregarlos al
Departamento de Contabilidad para que sea archivado.
Frecuencia: Ocasional.
3. ANULAR DOCUMENTOS.
a. Recibir solicitud del facturador o cajero o tiqueteador, cuando ocurren errores al momento de elaborar
documentos tales como: recibos de caja, facturas, egresos, remisiones, transferencias, etc., de acuerdo
al documento as:
FACTURA
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a. Indagar sobe la causa de anulacin al funcionario que solicita.
b. Analizar la viabilidad de la anulacin del documento.
c. Si se puede anular se registra en el cuaderno de control de anulacin de documentos.
d. Ingresar al sistema (Integra).
e. Realizar la anulacin del documento con la emisin de nmero de Nota Crdito automtica.
f. Imprimir la Nota Crdito y archivarla.
g. Emitir una nota crdito.
Nota: Para realizar la anulacin es un requisito indispensable tener la factura (original y tres copias amarilla,
verde y azul).
Frecuencia: Ocasional.
RECIBO DE CAJA
a. Recibir el formato de Nota Crdito a Cartera o Saldos Por Over en forma fsico o por fax.
b. Revisar que el formato se encuentre bien diligenciado.
c. Solicitar autorizacin a la Directora Contable o al Contralor General.
d. Verificar la elaboracin del nuevo documento si aplica.
e. Validar la viabilidad de la anulacin.
f. Registrar en el cuaderno y anular en el sistema (Integra).
Frecuencia: Ocasional.
4. REALIZAR AJUSTES.
POR OVERS
a. Verificar la informacin contenida en la factura y que corresponda a un descuento otorgado por la
aerolnea.
b. Identificar el nmero del tiquete.
c. Realizar la Nota Crdito por el valor de la misma, utilizando el concepto de overs concedidos a
clientes.
d. Registrar la informacin en el archivo en Excel.
e. Realizar informe para entregar al Departamento de Reportes.
f. Imprimir Nota Crdito y archivarla.
Frecuencia: Diario.
PAGOS DIFERIDOS A OPERADOR
Para casos en los cuales el cliente realiza el pago total o parcial del plan directamente al proveedor (Hotel,
aerolnea y operador).
a. Solicitar el recibo de Caja emitido por la entidad que recibi el pago.
b. Verificar que la informacin corresponda al plan facturado: pasajeros, destino, valor, tarjetas, etc.
c. Realizar la Nota Crdito utilizando el concepto Abono Directo Proveedor.
d. Imprimir la Nota Crdito y archivarla.
Frecuencia: Diario.
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DESCUENTOS Y/O COMISIONES
Descuentos: Saldos en Cartera generados por error en la liquidacin y/o facturacin del plan. Se presenta con
clientes que tienen por convenio un descuento autorizado por la Direccin Comercial.
a. Recibir el formato de solicitud de Nota Crdito por el funcionario que llev a cabo la operacin.
b. Verificar que el formato se encuentre firmado del Director Comercial.
c. Realizar el ajuste de la Nota Crdito empleando el concepto de Descuentos sobre Facturas.
d. Imprimir la Nota Crdito y archivar.
Frecuencia: Semanal.
Comisiones: Saldos en Cartera que son respaldados por una factura de comisin cuenta de cobro.
a. Recibir documento soporte (Factura, comisin o cuenta de cobro), por parte del funcionario que llev a
cabo la operacin, para ajuste.
b. Verificar que el documento se encuentra radicado previamente con el Departamento de Contabilidad.
c. Realizar la Nota Crdito.
d. Realizar el ajuste se empleando el concepto Cruce de Comisiones en Cartera.
e. Imprimir la Nota Crdito y Archivar.
Frecuencia: Semanal.
Valores Descontados en Comprobantes de Egreso: Se presentan cuando por acuerdo con el proveedor,
vendedor u otro tercero, se descuentan del pago a realizar por Nmadas, las obligaciones, responsabilidades,
comisiones, etc., por ellos contradas con la empresa.
a. Recibir la copia del Comprobante de Egreso y/o ajuste contable donde se realiz el respectivo cruce del
funcionario responsable de la actividad.
b. Realizar la Nota Crdito.
c. Realizar el ajuste empleando el concepto de Pago por Comprobante Egreso Proveedor.
d. Imprimir la Nota Crdito y Archivar.
Frecuencia: Ocasional.
Realizar cambio d e Factura por solicitud del titular de la operacin:
a. Realizar el cambio de titular por los siguientes conceptos:
- Cambio de razn social de la factura.
- Modificacin del NIT u otro dato del titular.
- Cambio de fecha de expedicin por procesos contables.
- Especificacin ms detallada de la informacin contenida en la factura.
- Por extravo de documento original.
- Por divisin de la venta, es decir, se solicit facturar parte de la informacin (Tiquetes, Porcin
terrestre, tarjetas de asistencia), a nombre de otra razn social, generando de una operacin
original dos o ms operaciones a cancelar por diferentes responsables.
Nota: La mayora de estos casos se presentan cuando son facturados los tiquetes y debido al proceso de cierre
del informa al BSP, lo que impide que se anulen las facturas, razn por la cual se hace necesario generar
documentos provisionales para ser entregados al cliente.
b. Ajustar por Nota Crdito la factura original afectada.
c. Reversar los conceptos contables utilizados para facturar las provisionales.
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Frecuencia: Ocasional.
Por retenciones Efectuadas: Cuando el cliente al realizar el pago realiza retenciones por impuestos.
a. Solicitar soporte de las retenciones aplicadas al cliente.
b. Realizar el ajuste con la Nota Crdito afectando cada impuesto.
c. Imprimir la Nota Crdito y Archivar.
Nota: Una vez realizadas las aplicaciones y ajustes, se identifica la cartera que no tiene justificacin y se
relaciona en un informe, que es entregado semanalmente a cada Asesor Comercial (Tiqueteador), el cual se
encarga del respectivo recaudo y/o sustentacin para ajustes y as se requiere.
Frecuencia: Ocasional.
5. MANEJO DE MPDS
a. Depurar de cartera las MPDs, facturadas, trasladndolas a la respectiva cuenta contable.
b. Llevar el control del cobro a las aerolneas de aquellas MPDs que son remitidas para reembolso.
c. Cuando las MPDs se aplican contra tiquetes:
- Solicitar informacin al funcionario encargado del grupo, sobre la manera en que se aplic la
MPD, el cual al mismo tiempo debe entregar el cuadro donde debe especificar: pasajero,
Nmero de Tiquete, Valor Aplicado, responsable de la Operacin, Agencia a la que pertenece
el pasajero, Nmero de Facturas y Nmeros de Recibos de Caja, que cancelan la operacin y
el valor aplicado de la MPD.
- Revisar factura por factura de acuerdo a la informacin suministrada as: