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PROCEDIMIENTO PARA LA
PRESTACIN DEL SERVICIO DE
VIGILANCIA
CDIGO
P-2600-004
VERSIN
04
DIRECCIN DE GESTIN LOGISTICA Y DE INFRAESTRUCTURA
GESTIN DE LA SEGURIDAD A PERSONAS Y BIENES
ELABOR
Comit de Calidad
APROB
Rubn Daro Vlez Meneses
REVIS
Julio Csar Garca Castrilln
FECHA
13-ENE-2012
FECHA
13-NOV-2013
FECHA
14-NOV-2013


1. DEFINICIN

Este procedimiento tiene por objeto establecer la metodologa y los controles
administrativos necesarios para la prestacin del servicio de vigilancia en los
diferentes puestos de la Universidad de Antioquia.

Comprende las actividades realizadas desde el momento en que el vigilante
recibe el puesto hasta la finalizacin del turno, y aplica al servicio prestado por el
personal de vigilancia de la Universidad de Antioquia y de la(s) empresa(s) de
vigilancia privada.

2. CONTENIDO

PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIN
01 DEPARTAMENTO DE
VIGILANCIA /
Vigilante

PROCESO
Gestin operativa

UBICACIN
1A) S el vigilante es de planta:

Llega al puesto de trabajo asignado en la
colilla de programacin (ver procedimiento
para la programacin de turnos de vigilancia,
P-2600-017) y realiza el relevo conforme al
Instructivo para entregar y recibir el puesto de
trabajo, (I-2600-007).

1B) Si el vigilante pertenece a la empresa
privada:

Recibe y entrega puesto conforme a las
instrucciones impartidas por la empresa
contratista.

02 DEPARTAMENTO DE
VIGILANCIA /
Vigilante

PROCESO
Durante la prestacin del servicio, procede
as:

a) Acta conforme a las disposiciones
normativas vigentes sobre controles de
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PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIN
Gestin operativa

UBICACIN
ingreso, permanencia y salida de la
Universidad de Antioquia (Ver Manual
para el ingreso, permanencia y salida
del campus M-2600-001, incluido en la
Resolucin Rectoral 30959 de
septiembre 15 de 2010).
b) Utiliza como gua para el desempeo
en el puesto de trabajo, el registro de
consignas presentes en la minuta y en
el formato para el Registro de
Consignas para Vigilancia (H-2600-
013).
c) Atiende y da cumplimiento a las
consignas emitidas por el supervisor o
Gestor Administrativo de turno, a travs
del equipo de comunicacin.
03 DEPARTAMENTO DE
VIGILANCIA /
Vigilante

PROCESO
Gestin operativa

UBICACIN
Adicionalmente tiene presente las siguientes
consideraciones, de acuerdo al puesto de
trabajo:

3A) Cuando el puesto asignado es en algn
parqueadero o Bodega de la Universidad:

a) Verifica la adecuada disposicin de los
vehculos en cada una de las celdas.
b) Realiza inspecciones a los vehculos
parqueados, verificando las condiciones
de seguridad en las que se encuentran,
observando el comportamiento de las
personas cercanas a estos.

3B) Para el caso del Parqueadero Central:

a) Realiza recorrido y verifica el nmero
de celdas disponibles.
b) Coordina con el vigilante encargado de
la pluma de seguridad, la disponibilidad
de celdas para permitir el acceso de los
usuarios.

3C) Cuando el puesto asignado es en mallas:

a) Hace recorridos permanentes por la
circunvalar.
b) Realiza inspecciones a los vehculos
parqueados en estos sectores,
observando el comportamiento de las
personas cercanas a estos.

3D) Cuando el puesto asignado es en bloques
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PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIN
y edificios:

a) Hace recorridos frecuentes por las
diferentes reas verificando que existan
las condiciones de seguridad
necesarias para proteger a las
personas, las instalaciones y los bienes
de la Universidad y de particulares.
b) Cuando se detecten personas
sospechosas, se abordan cortsmente,
solicitando su identificacin e
indagando sobre los motivos de ingreso
a la Universidad.

3E) Cuando el vigilante es asignado a
cualquiera de los accesos del Bloque 16,
procede as:

En semana:

Para la comunidad universitaria:

a) Solicita al usuario presentar la TIP y
realiza su validacin en la lectora de
proximidad.
Nota: En caso que el usuario no porte
la TIP, solicita un documento de
identificacin con foto y digita
manualmente en el equipo de cmputo
el respectivo nmero.

b) Pregunta motivo de visita, en caso de
ser necesario, valida informacin con la
dependencia destino del usuario.

Para visitantes:

a) Confirma telefnicamente con la
dependencia los datos personales del
usuario y el motivo de ingreso. Luego,
procede a recibir las instrucciones del
personal encargado.

En caso de permitir el ingreso, registra
al usuario en el formato control de
ingreso al Bloque 16 (H-2600-019).

Fines de semana o festivos (Slo
aplica para el personal que labora en
alguna de las dependencias del
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PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIN
Bloque 16):

a) Solicita la TIP al usuario y la valida en
la lectora de proximidad. En caso de
ser visitante, verifica el permiso de
ingreso con algn responsable en la
dependencia.

b) Registra todas las personas que
ingresen a ese bloque en el formato de
Control de Ingreso al Bloque 16 Fin de
Semana y Festivos, (F-2600-008).

Nota:
El nico acceso habilitado para el
ingreso en fines de semana o festivos
es el N 1 (ver Manual para el ingreso,
permanencia y salida de la Universidad
(M-2600-001).

3F) Cuando el puesto asignado es en
porteras:

a) Realiza los controles de acceso
establecidos en el manual para el
ingreso, permanencia y salida de la
Universidad (M-2600-001).

Algunas consideraciones importantes para
brindar un adecuado servicio al usuario:

Contesta corts y diligentemente el
telfono.
Brinda informacin y orientacin clara y
precisa a los usuarios.
Intercede en la solucin de conflictos
en las porteras, si no es posible dar
respuesta al usuario, solicita la
presencia del Auxiliar de Supervisin o
en su defecto del Supervisor de
Vigilancia.


En la caseta de la portera de
ferrocarril:

b) Recibe los peridicos y revistas de
acuerdo a la consigna impartida por el
Departamento de Vigilancia para la
recepcin de prensa en la portera
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PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIN
Ferrocarril, ver formato H-2600-011.

En la caseta de la portera de
ferrocarril y barranquilla:

c) Realiza control de visitantes (ver
manual para el ingreso, permanencia y
salida de la Universidad M-2600-001).

Para cualquiera de las porteras de
acceso vehicular en Ciudad
Universitaria y Dependencias
Externas:

d) Registra el ingreso y salida de los
vehculos oficiales propiedad de la
Universidad, en la planilla Registro
diario para el control de entrada y
salida de vehculos oficiales de la
universidad (F-2500-041).
e) Entrega planilla al supervisor de la
vigilancia privada, para su posterior
archivo en la oficina del Departamento
de Vigilancia
f) Realiza el registro y control de las
bicicletas que ingresan y salen de la
institucin (ver instructivo para el
control de ingreso y salida de bicicletas
I-2600-010).

Para cualquiera de las porteras de
Ciudad Universitaria y Dependencias
Externas:

g) Reporta aquellas personas que se
retiran de la Universidad por fuera de
los horarios establecidos, procede
conforme al Instructivo para el reporte
de personas que salen de la
universidad despus del horario
autorizado, (I-2600-004).

04 DEPARTAMENTO DE
VIGILANCIA /
Vigilante

PROCESO
Gestin operativa

UBICACIN
Cuando encuentre alguna novedad en los
pasos anteriores, procede as:

a) Informa va equipo de comunicacin al
Supervisor de turno.

b) Recibe instrucciones y realiza el respectivo
informe de la novedad de conformidad al
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PASO DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIN
Procedimiento para el trmite de
novedades, (P-2600-007).

c) Entrega el informe de novedades al
Supervisor de turno.
05 DEPARTAMENTO DE
VIGILANCIA /
Vigilante

PROCESO
Gestin operativa

UBICACIN
Al finalizar el turno, ejecuta el Instructivo para
entregar y recibir puesto de trabajo, (I-2600-
007).

Nota: La entrega de puesto para el personal
de vigilancia privada se realiza conforme a las
polticas de la empresa contratista.



3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ver listado de documentos de referencia, (H-2600-001)
Procedimiento para el Trmite de Novedades, (P-2600-007)
Procedimiento para la Programacin de los Turnos de Vigilancia, (P-2600-017)
Instructivo para la recepcin de prensa, (I-2600-003)
Instructivo para el reporte de personas que salen de la universidad despus del
horario autorizado, (I-2600-004)
Instructivo para entregar y recibir el puesto de trabajo, (I-2600-007)
Instructivo para el control de ingreso y salida de Bicicletas, (I-2600-010)
Manual para el ingreso, permanencia y salida del campus, (M-2600-001)


4. REGISTROS

CDIGO
FORMATO
NOMBRE
RESPONSABLE DE
DILIGENCIARLO
LUGAR DE
ARCHIVO
CLASIFICACIN
TIEMPO
DE
ARCHIVO
DISPOSICIN
F-2600-008
Control de
Ingreso al
Bloque 16 Fin
de Semana y
Festivos
Vigilante
Acceso 1
Bloque 16
Archivador del
proceso
Gestin
Operativa
Por fecha 3 aos Se destruye
H-2600-013
Registro de
Consignas para
Vigilancia
Jefe Departamento/
Gestores Administrativos
Archivador del
proceso
Gestin
Operativa
Por fecha 1 ao Se escanea
H-2600-019
Control de
Ingreso al
Bloque 16
Vigilante
Acceso 1
Bloque 16
Archivador del
proceso
Gestin
Operativa
Por fecha 3 aos Se destruye
F-2500-041
Control de
entrada y salida
de vehculos
oficiales de la
universidad
Vigilante
Oficina de
transporte
No aplica No aplica No aplica




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5. NOTAS DE CAMBIO

Con relacin a la versin 01:
Se especific el lugar y tiempo de archivo en el captulo 4 Registros.
Se cambi el nombre de Departamento de Vigilancia y Seguridad Industrial por
Departamento de Vigilancia.

Con relacin a la versin 02:
Cambia el nombre del procedimiento.
Se integran los procedimientos para la prestacin del servicio en parqueaderos, (P-
2600-002), en mallas moto, (P-2600-003), en bloques y edificios, (P-2600-004), en
bloque 16, (P-2600-005), y en porteras, (P-2600-006).
Se hace referencia al instructivo para recibo y entrega del puesto de trabajo, (I-2600-
007).

Con relacin a la versin 03:

En el paso 02, se referencia la Resolucin Rectoral 30959 de septiembre 15 de 2010.
En el paso 03, se incluyen los controles de acceso realizados en el Bloque 16 a travs
de la Tarjeta Integrada Personal (TIP) de los usuarios o de los permisos tramitados por
las respectivas dependencias.
Se cambia el trmino Radio de Comunicaciones por Equipo de Comunicaciones.
Se incluye la planilla para el control de ingreso al Bloque 16, H-2600-019.
Debido a la implementacin de la ventanilla nica en la oficina de Gestin de
Correspondencia, la recepcin de documentos en la portera Ferrocarril disminuyo
significativamente. Lo que antes era considerado como un instructivo para la recepcin
de correspondencia en la portera ferrocarril, ahora pasa a ser una consigna para la
recepcin de prensa y revistas, para lo cual se referencia la utilizacin del formato h-
2600-011.


6. ANEXOS

No aplica