LOS ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIN

Al definir lo que es la administracin, Fayol implcitamente defini los elementos que

componen la administracin: planeacin, organizacin, mando, coordinacin y control. Esos
cinco elementos constituyen las llamadas funciones del administrador. Con todo, los
seguidores de Fayol no aceptaron los elementos de la administracin tal, como el viejo
maestro afirmaba. Cada autor clsico define de modo ligeramente diferente los elementos de
la administracin, pero no se apartan mucho de la concepcin Fayoliana.
A. Elementos de la administracin para Urwick
Los elementos de la administracin segn Urwick, son exactamente:
Investigacin.
Previsin.
Planeamiento.
Organizacin.
Coordinacin.
Mando.
Control.
En el fondo, Urwick lo nico que hizo fue desdoblar el primer elemento de Fayol, la previsin,
en tres fases distintas (investigacin, previsin y planteamiento) para dar mayor claridad.
Los elementos de la administracin constituyen, para Urwick, la base de una buena
organizacin, toda vez que una empresa no puede desarrollarse en torno a personas, sino a su
organizacin. Un esquema lgico de organizacin debe estar basado en principios
establecidos a largo plazo que tengan prioridad sobre las personas.
B. Elementos de la administracin para Gulick
Gulick propone siete elementos como las principales funciones del administrador:

1. Planeamiento (planning): es la tarea de trazar las lneas generales de las cosas que
deben ser hechas y los mtodos para hacerlas, con el fin de alcanzar los objetivos de la
empresa.

2. Organizacin (organizing): es el establecimiento de la estructura formal de autoridad,
a travs de la cual las subdivisiones de trabajo son integradas, definidas y coordinadas
para el objetivo en cuestin.

3. Asesora (staffing): prepara y entrena el personal y mantiene condiciones favorables
de trabajo.

4. Direccin (directing): tarea contnua de tomar decisiones e incorporarlas en rdenes e
instrucciones especficas y generales; funciona como lder en la empresa.

5. Coordinacin (coordinating): establece relaciones entre las partes del trabajo.

6. Informacin (reporting): esfuerzo de mantener informados respecto a lo que pasa,
aquellos ante quienes el jefe es responsable, esfuerzo que presupone naturalmente la
existencia de registros, documentacin, investigacin e inspecciones.

7. Presupuestacin (budgeting): funcin que incluye todo lo que se dice respecto a la
elaboracin, ejecucin y fiscalizacin presupuestarias, el plan fiscal, la contabilidad y
el control.

PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIN
Urwick lider una de las firmas lderes en consultora y dedic mucho de su tiempo a escribir
y disertar sobre management. Naci a fines del siglo XIX, ms exactamente en 1891 y falleci
92 aos despus. Pocas personas han investigado el rea de management con tanta amplitud
como lo han hecho Urwick & Brecht quienes han hecho contribuciones especiales cada uno de
ellos poniendo foco principalmente en los aspectos formales Lyndall Urwick y privilegiando
elementos sociales Edward Brech. Es de destacar que estos dos autores no siempre estaban de
acuerdo en cuanto a sus proposiciones.

Para ste ltimo el gerenciamiento es bsicamente un proceso de ndole social, donde por un
lado los gerentes deben tener en cuenta el aspecto cognitivo relacionado con la toma de
decisiones, seleccin de alternativas, y valuaciones como as tambin la emisin de juicios, y
por otro lado debe influenciar y motivar al personal con el propsito de conseguir
participacin en forma cooperativa en relacin con la implementacin de las decisiones
tomadas.

Para Brecht las satisfacciones tanto personales como sociales de los participantes
organizacionales es una importante responsabilidad gerencial, sealando que la cultura,
valores y moral de la organizacin son en gran medida una consecuencia de la visin y las
acciones del lder organizacional / empresarial.

Por su parte, Lyndall Urwick ( al igual que Brecht pero en menor medida) ha sido fuertemente
influenciado por las ideas, trabajos y contribuciones originales de Frederick Taylor y Henry
Fayol, de all su propio inters en desarrollar los Principios que caracterizan a las
organizaciones eficientes. A continuacin se detallan los principios de Urwick:
1. El principio de especializacin que sugiere lmites en las tareas de cada una de las
personas sugiriendo que cada uno de los miembros de la empresa debe cumplir en la medida
que esto sea posible, una sola funcin, lo que tiene un impacto en la organizacin creando una
divisin del trabajo cada vez ms acentuada en las empresas. A su vez sta divisin del trabajo
genera tres tipos distintivos de relaciones formales. Las unidades de lnea, las funcionales
(que son de apoyo como es el caso del departamento de personal, de tecnologa informtica o
de contabilidad) y las unidades staff que son necesarias para desarrollar las actividades de
coordinacin que se hacen indispensables por las consiguientes divisiones internas arriba
mencionadas.
2. El principio de autoridad sealando que debe existir una estructura organizacional
formal con roles y lneas de autoridad y responsabilidad claramente definidas al igual que las
funciones y deberes, como as tambin las relaciones entre los miembros organizacionales.
3. El principio de definicin. Estas deben ser puestas por escrito, definirse claramente y
adems informarse a los subordinados esperando de stos, su aprobacin formal. En relacin
con este punto debe tenerse en cuenta lo que hoy en da se conoce como la administracin
del tiempo dando claros ejemplos prcticos de cmo a veces los superiores dedican mucho
tiempo a temas casi intrascendentes y de relativa importancia en cuanto a los montos de
dinero involucrados (ver tambin a Parkinson respecto a esto).
4. El principio de correspondencia que bsicamente tiene que ver con desarrollar un
esquema y propuesta de trabajo donde la autoridad debe guardar relacin con la
responsabilidad, o mejor dicho, la respondabilidad (accountability). Urwick seala que todo
superior debe asumir la responsabilidad inherente al trabajo que le asigna a cada
subordinado (la responsabilidad no es delegada del superior al subordinado).
5. El principio de alcance del control sugiriendo que cada gerente no debera llegar a
supervisar ms de cinco o seis personas ya que Urwick es partidario de una supervisin
estrecha (que incluira las funciones de entrenamiento, capacitacin, formacin y coaching en
el lenguaje actual) y adems no solamente debe atender a los empleados sino tambin a las
relaciones entre ellos.
6. El postulado del Lder eficaz. Urwick ha dedicado mucho de su tiempo al tema de
liderazgo al que considera de vital importancia para la efectiva marcha de la organizacin. Una
de las funciones del lder tiene que ver con lo que Talcott Parsons denomina legitimacin de la
organizacin y que Urwick lo define como representando a la empresa en el contexto. Otra
funcin importante de los lderes es la de tomar iniciativa en cuanto a lo que hoy en da
llamamos desarrollo de nuevos escenarios como as tambin en cuanto a la eleccin de las
acciones a tomarse desde el escenario actual. Otro punto que todo lder efectivo no debe
descuidar tiene que ver con administrar rutinas lo que significa una importante creacin por
sobre el trabajo de Fayol y de Taylor puesto que centra en la eficiencia que se obtiene como
resultado de las acciones repetitivas (ver trabajos de Carl Weick en esta materia). Y
finalmente el lder no puede dejar librado al azar todo lo relacionado con el propsito
organizacional y el significado de lo que la empresa hace. No realizar este trabajo significara
dejarlo en manos de otros lo que sera letal para la organizacin.