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Idias para Economizar Tempo

Idias prticas para resolver os maiores desperdiadores de tempo





























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NDICE



Descrio Pgina

Reunies 2

Telefonemas 3

Visitas Inesperadas 3

Leitura 4

Papis e Documentos 4

Crises e Solues de Problemas 5

Pensar e Analisar 6

Objetivos e Prioridades 6

Planejamento 7

Delegao 7

Indeciso 8

Diversos 9

Holland Consulting 11

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INTRODUO

Este livreto foi elaborado, com inspirao nos materiais que o autor usou em treinamentos na Ernst
& Young, durante 20 anos, objetivando melhorar a utilizao do ativo valioso que todos tm: tempo.
Se bem administrado, gera benefcios, ao e qualidade de vida. So dicas para melhorar a utilizao
de tempo. Todavia, mais importante do que dicas prticas, so definies de foco do que quer na
vida, e conscincia da necessidade de objetivos balanceados na vida, em termos de trabalho, f, amor
e lazer. Sem saber bem o rumo que quer na vida, no h mtodo de administrao de tempo que
funcione. Utilizao de tempo sempre uma questo de opes de preferncias.
O livreto d as dicas para no cair nas armadilhas de despediadores de tempos.


REUNIES

Se precisar ter uma reunio, valha-se de uma agenda de trabalho e fique determinado a us-la.
Estabelea um limite de tempo. Comece no horrio e termine no horrio.
Faa reunies estratgicas no incio do expediente, quando todos esto abertos e descansados.
Faa reunies por telefone. Envie agenda e atachados previamente, por e-mail.
Faa reunies por vdeo conferncia. Envie agenda e atachados previamente, por e-mail.
Convide somente aqueles cuja presena necessria e informe-os sobre o que se espera deles.
Desaprove e descontinue reunies desnecessrias.
Permita aos participantes vir e deixar as reunies medida em que as suas contribuies so
necessrias e concludas.
Pergunte qual o propsito da reunio? Esta reunio realmente necessria?
Tome decises sem a necessidade de reunies. Nunca tenha uma reunio se a deciso pode
ser tomada individualmente.
Tenha presente uma secretria que tome anotaes concisas para qualquer eventualidade.
Distribua as minutas dentro de um prazo de 24 horas.
Para reunies de acompanhamento de crises, procure faz-las com todos em p. Consegue-
se muito mais em pouco tempo.
Minimize conversas superficiais. Mesmo voc, no contribua com conversas
desnecessrias.
Gaste alguns minutos no final para comentar sobre a reunio que acabou de ser concluda.
Leia um bom livro sobre como dirigir reunies melhores.
Esteja preparado para a reunio. Evite mudar de rumo. Mantenha o curso.
Considere outras alternativas, tais como consultas telefnicas.
Prepare um plano de ao para follow-up a ser distribudo no final da reunio cada um fica
sabendo quem responsvel por cada ao e quando a mesma deve ser realizada.




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TELEFONEMAS

Pea a sua assistente para encarregar-se de telefonemas recebidos sobre assuntos rotineiros e
prestar assistncia queles que telefonam.
Pea a sua assistente procurar respostas para quando voc for retornar ligaes.
Faa um resumo dos tpicos a serem discutidos antes de voc telefonar.
Separe e agrupe seus telefonemas a serem feitos; procure arranjar um tempo prprio para os
telefonemas.
Agrupe seus telefonemas de forma que possa escolher a hora do dia quando as pessoas
geralmente esto no escritrio e desta forma evitar que voc interrompa seu trabalho vrias
vezes durante o dia para fazer seus telefonemas.
Seja breve com conversas sociveis. V logo ao assunto e mantenha-se nele.
Termine os telefonemas sem muita delonga.

Diga queles cuja conversa nunca acaba que voc tem um compromisso ou um prazo a
cumprir. Nunca minta!
Como ltimo recurso, procure desligar o telefone enquanto voc estiver falando.
Use aparelhos telefnicos com memria programada para fazer chamadas.
Use secretrias eletrnicas quando adequado.
Grave e analise suas chamadas telefnicas periodicamente; procure saber o que est
acontecendo no seu telefone.
Estabelea horrios tranqilos durante os quais voc prefere receber telefonemas; pergunte
queles que voc chama quando eles preferem receber telefonemas.



VISITAS INESPERADAS

Compreenda que as interrupes fazem parte de seu trabalho - pode ser que seja a sua atitude
que precisa ser reajustada.
Mantenha as interrupes breves e voc ir resolver metade de seus problemas.
Faa com que os profissionais juntem vrios itens e examine-os todos de uma vez s.
No interrompa os outros constantemente junte voc mesmo os itens.
Programe um tempo para interrupes e eventualidades na sua programao diria.
Voc pode se livrar facilmente das visitas enfadonhas se voc em primeiro lugar nunca as
convida a sentar.
Receba as visitas fora da sua sala de escritrio. Tenha conversas nos corredores, reas de
recepo ou em salas de conferncia.
Feche sua porta para ter momentos de tranqilidade.
Apoie a prtica de encontro marcado ao invs de visitas no programadas.
Arrume seus mveis de forma que voc no fique defronte do fluxo do vai e vem.
Seja sincero quando algum lhe pergunta: Voc tem um momento para mim? Aprenda a
dizer NO.
Reorganize seu fluxo de trabalho ou o tempo de suas tarefas.

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V at o escritrio dos outros se eles precisam v-lo; voc ter maior controle de decidir
quando ir embora.
Aprenda a controlar o controlvel e aceitar o incontrolvel; todavia esteja certo de saber a
diferena.


LEITURA

Divida com os outros a leitura e a troca de informaes.

Obtenha a ajuda de um especialista de inteligncia para definir juntos as melhores fontes de
informaes eletrnicas para a sua empresa e para voc. Defina como quer receber as
informaes e sua periodicidade.
Assegure-se que sua empresa tem um poltica de uso profissionaal do correio eletrnico de
proibio de filtros para e-mails indesejados.

Cancele as assinaturas (de revistas, jornais, estc...) desnecessrias. Corte o fluxo de sua
caixa de entrada.
Pea para sua assistente examinar sua correspondncia e jogar fora, arquivar, ou re-
encaminhar itens apropriados.
Delete imediatamente e-mail indesejados.
Selecione sua leitura e suas fontes de informaes. Voc precisa de informaes e no
material de leitura. Procure saber quais so as leituras mais aproveitveis.
Use tcnicas para leitura de jornais: examine, procure as idias e detalhes de importncia.
Procure a principal lgica da informao.
Aprenda a ler de maneira mais inteligente e memorize mais. Treine sua memria.
Aprenda a ler de maneira mais dinmica.
Pea aos outros para ler por voc sempre que for possvel.
Escreva menos. Use o telefone mais.
Considere o uso de um bom sistema de informaes para sua organizao.
Faa com que os relatrios e outras informaes sejam gravadas em vez de por escrito. Voc
pode escutar a gravao nas horas mais casuais, tais como durante uma viagem.
Verifique primeiro o ndice. No leia o livro ou revista se o que consta do ndice no lhe
interessa.



PAPIS E DOCUMENTOS

Pea a sua assistente para responder a maioria da correspondncia rotineira.
Dite os pontos principais. Deixe a sua assistente compor a carta.
Mantenha a sua mesa limpa para qualquer finalidade de ao. Livre-se da desordem. Jogue
fora tudo que for possvel.
Aps ter separado as coisas que voc precisa, procure tratar de cada pedao de papel um vez
s. No o ponha de lado sem ter tomado alguma ao.

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Questione seu propsito e o motivo de sua pendncia.
Use o melhor equipamento para ditar e os melhores sistemas de processamentos de palavra
que estiverem venda.
Elimine palavras, frases, pargrafos desnecessrios no h nada de errado com cartas de
apenas um pargrafo.
Pense antes de escrever ou ditar. Faa um esboo do que voc quer dizer.
Escreva usando uma linguagem e estilo claro, conciso e objetivo, tendo em mente a pessoa
que for ler.
No faa revises em excesso em nome da perfeio quando as vantagens adicionais possam
ser pequenas ou no existir.
Responda s cartas na margem da prpria carta que voc recebeu respondendo mo e
mandando-a de volta ao remetente. Isso evita arquivar uma cpia carbonada, tambm.
Gere um mnimo de papel de trabalho possvel.
O nmero de documentos nos seus arquivos pode ser cortado se voc fizer cpias carbonadas
das respostas correspondncia recebida no verso da carta recebida.



CRISES E SOLUES DE PROBLEMAS

Procure prever crises e elaborar planos de contigncia.
Certifique-se que suas estimativas de tempo sejam realistas.
Discuta prioridades com subordinados.
Estabelea prazos para voc mesmo e para os outros.
Tome seu tempo fazendo isso de maneira correta; voc no desperdiar tempo refazendo-o .
Evite crises que se repetem pois voc ter mais tempo para tratar das originais.
Verifique regularmente com subordinados, avaliadores, chefes no sentido de localizar
problemas que possam estar se formando.
Ponha em prtica o bom gerenciamento de tempo no meio de uma crise. No crie um novo
problema tentando resolver o primeiro.
Comece to logo seja possvel assim voc ter maior tempo entre a programao e a
execuo; respeite os prazos.
Desenvolva melhor follow-up e melhores sistemas de feedback.
Pare de usar delongas e a maioria das crises iro desaparecer.
Se constantemente deparar-se com crises que se repetem, descubra por que as coisas no
andam bem e corrija-as.
Faa de uma crise uma oportunidade tentando novas idias, desenvolvendo novos
procedimentos e procurando melhores formas de fazer as coisas.
Descanse e relaxe-se por alguns minutos antes de tentar resolver problemas de crise. Prepare-
se para um desempenho mximo.
Insista que as informaes sejam transmitidas rapidamente o que fundamental para tomar
providncias em tempo hbil.




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PENSAR E ANALISAR

Tire um tempo para meditar em vez de um tempo para o cafezinho
Leve consigo cartes para anotaes. Anote suas idias. No confie na sua memria.
Obtenha dados sobre desperdiadores de tempo; analise a causa e efeito.
No faa suposies desnecessrias. Averige, obtenha esclarecimentos.
Identifique sua hora de vigor, a hora durante o dia quando voc realiza seu melhor trabalho.
Ponha esta hora de lado para os objetivos importantes.
Alterne horas de tranqilidade e horas disponveis para voc ter tempo de pensar.
Se algo precisa ser realizado, pergunte-se como poderia ser realizado da melhor forma
possvel.
Pense sobre como melhorar os resultados de seu trabalho.
Todo trabalho de um gerente deveria incluir algum tempo cada dia dedicado deliberao.
Comece com 15 minutos por dia deliberando. medida que voc for se acostumando com
isso, aumente gradualmente este tempo.
Identifique seu comportamento de hbitos e procure desenvolver melhores hbitos.
Procure estabelecer uma hora de tranqilidade em alguma hora especial de cada dia quando
no programada nenhuma reunio, compromisso ou telefonema para voc ou qualquer outra
pessoa.
Analise seu tempo para descobrir o que fazer, quando faze-lo, por que faze-lo.



OBJETIVOS E PRIORIDADES

Procure fazer da primeira hora do seu dia de trabalho a hora mais produtiva.
Discuta com sua assistente ou com os profissionais-chave logo pela manh os objetivos,
prioridades e planos.
Aprenda a distinguir entre o que importante e o que somente urgente.
Defina seus objetivos de longo prazo; estabelea sua prioridades, certifique-se que voc
esteja conseguindo o que realmente quer de seu trabalho e de sua vida.
Seus objetivos devem ser especficos, realsticos, mensurveis e por escrito incluindo datas-
alvo especificadas.
Lembre-se que existe sempre tempo suficiente para fazer as coisas que so realmente
importantes.
Coloque avisos na sua sala, ou mesa lembrando-se de seus objetivos.
Nunca atenda s solicitaes de outros custa de suas tarefas de mxima prioridade. Aprenda
a dizer NO, de maneira lgica, firme e delicada.
Lembre-se da norma 80/20. 80% aproveitvel responde por 20% dos itens, enquanto que
somente 20% aproveitvel responde por 80% dos itens. Aprenda a se concentrar nos seus
20% de atividades aproveitveis.
Estabelea pelo menos um objetivo significativo cada dia e torne hbito ating-lo todos os
dias.

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Se as condies mudam, certifique-se de mudar seus objetivos se necessrio. medida que
os objetivos so atingidos, no esquea de estabelecer novos objetivos.
Voc nunca acabar definindo seus objetivos at que tenha determinado a prioridade relativa
de cada um.


PLANEJAMENTO

Semanalmente prepare um plano para realizaes significativas.
O planejamento de tempo envolve responder a quatro perguntas: (1) o que quero realizar? (2)
que atividades devem ser efetuadas para realizar este meu objetivo? (3) quais so as
prioridades envolvidas? (4) quanto tempo cada atividade ir requerer?
O controle comea com o planejamento.
Reconhea que o planejamento leva tempo mas o planejamento tambm economiza tempo.
Enfatize resultados, no atividades.
Reconhea que o sucesso geralmente apesar dos mtodos utilizados, eno por causa dos
mtodos utilizados.
Desenvolva o hbito de planejar cada dia.
Certifique-se que sua lista diria das coisas que voc deve fazer inclua prioridades e
estimativas de tempo.
Programe diariamente seu tempo. Aquelas coisas que programamos tem amior chance de se
realizar.
O planejamento das atividades do dia deve ser completado antes da hora que voc chega ao
escritrio ou fbrica. De outra forma voc corre o risco de ficar preso nos acontecimentos
do dia antes de ter tempo de pensar no assunto.
Comece a agir antes em vez de sempre reagir.
Planeje algum tempo durante o dia que seja s de voc. Cada dia dever incluir pelo menos
15 minutos para voc dedicar a seus objetivos pessoais mais importantes.
Planeje tempo para pausas na rotina de seu trabalho a fim de poder trabalhar revigorado, em
forma mxima.
Bons planejadores conseguem gralmente melhores resultados daqueles conseguidos por
planejadores medocres. Lembre-se, a diferena entre o fracasso e o sucesso duas horas por
dia.



DELEGAO

Tome o tempo necessrio para treinar e desenvolver subordinados de maneira adequada para
que voc possa delegar mais.
Tome o tempo necessrio para dar boas instrues use tcnicas boas de feedback.
No permita que subordinados deleguem seus problemas para cima de voc. Pea solues
no apenas problemas. Ajude-os a tomar boas decises: deixe-os tomar a iniciativa.
Sistemas de follow-up no quer dizer ficar no p da pessoa. Deixe seu subordinado vontade
para fazer o trabalho, mas continue verificando os ponto cruciais durante o curso do trabalho.

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No confunda atribuies de tarefas com delegao.
Delegue. Delegue. Delegue. Evite a tendncia de faze-lo voc mesmo.
Treine seus subordinados a se encarregar de mais responsabilidade.
Delegue o direito de estar errado. Use os erros como um processo de aprendizagem.
Certifique-se que a carga de trabalho na sua rea esteja bem distribuda.
Tenha certeza de delegar autoridade suficiente para permitir que seus subordinados realizem
o resultado planejado.
Se voc no pode controlar a autoridade, no a delegue.
Passos para o sucesso da delegao: (1) esclarea o resultado desejado, (2) defina a
responsabilidade e a autoridade, (3) crie um ambiente de motivao, (4) exija um trabalho
completo, (5) oferea treinamento adequado e (6) estabelea controles apropriados.
Tome o tempo necessrio para criar um ambiente de motivao onde os subordinados sero
incentivados a procurar e aceitar maior responsabilidade.


INDECISO

No invista tempo ou energia na deciso mais do que ela merea realmente.
As pessoas so pagas para conseguir resultados, no para ser perfeitas.
Melhore os procedimentos para a procura de fatos.
Tome decises mesmo quando alguns fatos estiverem faltando. Algum risco inevitvel.
Valha-se de especialistas para ajud-lo com problemas especiais.
Um grande desperdiador de tempo est lidando com o passado apresentando sob nova
forma antigas decises, explicando as ms, salvando investimentos medocres que deveriam
ser apagados e esquecidos. Valha-se do passado como uma orientao para o futuro, no
como uma desculpa para no lidar com ele.
No perca seu tempo lamentando seus fracassos.
Melhore seus procedimentos de tomada de decises. Consiga fatos, estabelea metas,
investigue alternativas e conseqncias negativas, tome deciso e implante-a.
Reconhea que na maioria das vezes a indeciso uma forma de protelao. Existe uma hora
para deliberao e uma hora para ao. Quando a hora de agir, aja com coragem.
Se voc no est cometendo nenhum erro, voc no est realizando nada de significativo.
A melhor hora de tomar decises importantes durante sua hora de vigor as horas
quando voc se encontra em forma mxima, tem uma perspectiva clara, pode pensar mais
rpido e melhor.











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DIVERSOS

Lembre-se, voc est disperdiando seu tempo toda vez que voc o gasta com alguma coisa
menos importante quando voc ao contrrio poderia gastar seu tempo com algo mais
importante.
Aprenda a no desperdiar o tempo dos outros.
Procure eliminar toda semana um desperdiador de sua vida.
Procure gostar das coisas que voc est fazendo.
Procure sempre novas tcnicas que ajudem a obter maior controle de seu tempo.
No perca seu tempo se sentindo culpado por no ter conseguido realizar algo.
Almoce levemente sem tomar bebida alcolica Voc no ficar com sono tarde.
Seja severo com seu tempo. Se voc no respeitar seu tempo, no espere que os outros o
faam.
Reconhea que inevitavelmente um pouco de seu tempo ser desperdiado. Suas anotaes
podero revelar todo tipo de oportunidades e problemas escondidos.
Mantenha uma lista de coisas que poderiam ser feitas em 5 minutos ou menos. Sempre que
voc tiver alguns minutos e no souber o que fazer com eles, v at sua lista de pequenas
tarefas e escolhe uma.
Pergunte-se continuamente: Como posso usar meu tempo agora mesmo da melhor forma
possvel?
Dedique algum tempo para voc tempo para sonhar, tempo para relaxar, tempo para viver.
Faa-o AGORA.
























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MINHAS IDIAS PARA ECONOMIZAR TEMPO



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Holland Consulting Ltda uma empresa focada no alinhamento de negcios e recursos, para a
obteno de resultados, atravs de assessoramento no planejamento empresarial, governana
corporativa e melhoria de gesto empresarial. Website www.holland.com.br

So Paulo, capital, Rua Miranda Montenegro, 144, CEP 05412-020. Telefone (11) 3872-8551, fax
(11) 3865-3687 .

Charles B. Holland, Scio Diretor e fundador. E-mail charles@holland.com.br.

Atua como Conselheiro de companhias, fechadas e abertas.

um dos Coordenadores Chair de um Grupo de CEOs (donos e Presidentes de empresas) pela
TEC no Brasil, uma organizao internacional de CEOs.

Foi Scio Diretor da Ernst & Young at 2001, sempre atuante em auditoria e consultoria para
grandes empresas.Tem MBA pela Wharton Business School, Universidade da Pennsylvania, EUA.
Foi Bolsista Fulbright. Autor de mais de 200 artigos sobre Planejamento Estratgico, Tributao,
Negcios, tica, Economia, Auditoria e Contabilidade, publicados nos principais jornais e revistas
tcnicas do Pas. Palestrante habitual sobre os temas acima, no Pas, e no exterior.

Suas atividades profissionais atuais incluem:

Membro de grupo tcnico do Instituto Brasileiro de Governana Corporativa. Presidente do Comit
de Finanas da AMCHAM, Vice Presidente e Coordenador do Comit de Governana Corporativa,
e Ex-Presidente da ANEFAC Associao Nacional de Executivos de Finanas, Administrao e
Contabilidade. Membro do Conselho Editorial de revista tcnica do CRC-SP.
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Avaliaes Crticas:

Todas as sugestes, revises e crticas, para melhoria deste livreto so bem vindas, para serem
incorporadas nas atualizaes. Favor encaminhar as revises, sugestes e crticas para
charles@holland.com.br.

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