INSTRUCTIVO PARA CELEBRACION DE RDENES CONTRACTUALES

Presentacin
La Universidad Nacional de Colombia en cumplimiento de su misin institucional busca
concientizar a la comunidad docente y administrativa acerca del cumplimiento de los
trmites y procedimientos administrativos, en aras de lograr una mayor eficiencia,
eficacia y efectividad al interior de las unidades de gestin administrativas. Es por esto
que se presenta la siguiente cartilla, que busca ser una gua de orientacin en las
actividades para celebracin de rdenes contractuales de prestacin de servicios y de
compras

Objetivos
Comunicar a la comunidad docente y administrativa los procedimientos y trmites
necesarios para la correcta celebracin de rdenes contractuales de prestacin de
servicios y de compras.

Concientizar a la comunidad docente y administrativa acerca de la importancia que
tiene el cumplimiento de los procedimientos y trmites administrativos para mejorar
la eficacia, eficiencia y efectividad de la Universidad Nacional de Colombia.

Definiciones
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el documento expedido por el
jefe de presupuesto o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia
de apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de
compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscal.
Concepto tcnico: Proceso mediante el cual se evalan y verifican las
especificaciones o caractersticas tcnicas de los bienes y/o servicios ofrecidos por los
proponentes, para determinar si se adecuan a las directrices tcnicas y a los
requerimientos institucionales
Disponibilidad presupuestal: Reserva de una cantidad de dinero asignada para ser
descontada del valor aprobado a un rubro especifico del presupuesto.
Garanta: Es un mecanismo para respaldar el cumplimiento de las obligaciones que
surgen a cargo de las partes en el proceso contractual. Las garantas pueden consistir
en plizas de seguros o garantas bancarias expedidas por compaas de seguros o
entidades bancarias respectivamente, y los dems mecanismos que previo anlisis
financiero respalden efectivamente el cumplimiento de las obligaciones.
Invitacin Directa: Es la convocatoria dirigida a una o varias personas naturales o
jurdicas determinadas, para que con base en los requisitos y condiciones exigidos por
la Universidad, presenten una oferta o propuesta susceptible de ser seleccionada para
la celebracin de un acuerdo de voluntades
Orden contractual: Es una de las formas de contratos que celebra la Universidad
para crear, modificar o extinguir obligaciones y cuya cuanta no excede los 400
salarios mnimos legales mensuales vigentes
ODC: Orden contractual de compra
ODS: Orden contractual de prestacin de servicio
SMLMV: Salario Mnimo Legal Mensual Vigente


NOTA: Esta gua es complementaria a los procedimientos del SIMEGE aplicables para la
celebracin de rdenes contractuales, y busca definir aquellos aspectos que son especficos
para la Facultad de Minas. En este sentido, no debe haber conflicto entre los procedimientos
del SIMEGE y los aqu indicados; en caso de presentarse algn conflicto, primar el
procedimiento establecido por el SIMEGE.

Condiciones generales
Para la realizacin de cualquier tipo de orden contractual, el proveedor y/o el
contratista debe estar previamente inscrito como en el sistema de gestin
financiero QUIPU de la Universidad
Las fechas para la compra de elementos de papelera, aseo y cafetera est
regulada por la circular de compras que se publica anualmente por la Asistencia
Administrativa.
Las ordenes contractuales se clasifican de acuerdo con:

Clasificacin Generalidades Cuanta
Ordenes contractuales
mnimas de corta
duracin
Para contratacin de actividades
eventuales y especficas
Pago nico contra recibo a satisfaccin
Requiere mnimo una invitacin a
cotizar, en caso de recibir ms de una
oferta o propuesta diligenciar el cuadro
comparativo de ofertas.
< 10 SMLMV
Ordenes contractuales
menores (sin pliza)
Requiere mnimo una invitacin a
cotizar, en caso de recibir ms de una
oferta o propuesta diligenciar el cuadro
comparativo de ofertas.
>=10 SMLMV y <
40 SMLMV
Ordenes contractuales
menores (con pliza)
Requieren para su legalizacin, la
constitucin y aprobacin de las
plizas fijadas en la orden contractual.
>=40 SMLMV y
<80 SMLMV
Ordenes contractuales
superiores
Requiere mnimo tres invitaciones a
presentar oferta o propuesta y cuadro
comparativo de ofertas cuando se
presenta ms de una
Para la adquisicin de bienes y
servicios que requieran directriz tcnica
se debe contar con el concepto por un
servidor idneo en el rea respectiva
Requiere para su legalizacin, la
constitucin y aprobacin de las
plizas fijadas en la orden contractual
>= 80 SMLMV y
<= 400 SMLMV








Pasos a tener en cuenta para celebracin de rdenes Contractuales de
prestacin de servicios y de compras:
Docente Director de Proyecto
1. Verificar la disponibilidad presupuestal, a fin de tener los recursos necesarios en
los rubros del gasto a realizar.
2. Diligenciar y entregar en las Unidades de Apoyo Administrativo el formato U-FT-
12.002.003 Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal para la
asignacin del nmero del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, CDP.
3. Enviar a los proveedores o contratistas el formato U-FT-12.002.001 Invitacin
Directa a presentar propuesta. Tenga en cuenta la fecha lmite para que los
proveedores entreguen las cotizaciones definidas en el formato.
4. Comparar las ofertas o propuestas en el formato Cuadro comparativo de ofertas
cuando se tenga pluralidad de oferentes
5. Seleccionar el proveedor que mejores condiciones cumpla para realizar la compra
o servicio.
6. Diligenciar el formato U-FT-12.002.002 Solicitud de Orden Contractual, y
adjuntar los documentos exigidos segn los anexos 1 y 2.
7. Entregar los documentos a las Unidades de Apoyo de la Asistencia Administrativa
Facultad Escuelas.
Asistencia Administrativa
8. Elaborar el CDP
9. Revisar la documentacin
10. Elaborar ODS-ODC
11. Enviar a presupuesto
12. Notificar a proveedor contratista


Los formatos y requisitos pueden ser descargados en el siguiente link:
http://www.minas.unalmed.edu.co/uga/index.php?option=com_content&task=vie
w&id=24&Itemid=46











DOCENTE O DIRECTOR DE
PROYECTO
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Verificar la disponibilidad
presupuestal
Diligenciar el formato solicitud
certificado de disponibilidad
presupuestal
Entregar formato en las unidades
de apoyo administrativo
Enviar a los proveedores el
formato invitacin directa a
presentar propuesta
Comparar las ofertas en el
formato Cuadro comparativo de
ofertas
Seleccionar el proveedor con la
mejor calificacin
Diligenciar el formato solicitud de
orden contractual
Entregar los documentos en las
unidades de apoyo de la
Asistencia Administrativa
Elaborar el CDP
Revisar la documentacin
Elaborar ODS-ODC
Enviar documentos a presupuesto
Notificar a proveedor o contratista
FLUJOGRAMA PARA LA CELEBRACIN DE ORDENES
CONTRACTUALES



Normativa
El manual de convenios y contratos. Adoptado mediante Resolucin de Rectora No.
1952 del 22 de diciembre de 2008
Circular de Contracrditos
Circular de Compras


































ANEXO 1: Documentos exigidos para celebrar una Orden contractual de prestacin de
servicio







ANEXO 2: Documentos exigidos para celebrar una Orden contractual de Compra




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