CAPITULO II

MARCO TERICO SOBRE: EMPRESA, SISTEMA, ADMINISTRACION,

INVENTARIO Y CAPITAL DE TRABAJO

A. EMPRESA
Las empresas son entes de carcter econmico, en las cuales se coordinan los
recursos materiales, econmicos, tecnolgicos, humanos e intangibles con el fin de
percibir utilidades, dejando satisfechas a la vez las necesidades de las personas que
trabajan en ellos, y de quienes compran o utilizan un bien o servicio; su significado,
caractersticas e importancia econmica y social ser estudiada a continuacin.

1. DEFINICIN DE EMPRESA
Organizacin de recursos humanos, materiales y financieros que ofrecen productos y
servicios.

En economa, la empresa es la unidad econmica bsica encargada de satisfacer las
necesidades del mercado mediante la utilizacin de recursos materiales y humanos.
Se encarga, por tanto, de la organizacin de los factores de produccin, capital y
trabajo.
1


Es una unidad de produccin de bienes y servicios para satisfacer un mercado.
2


La empresa es un ente econmico social en el que se coordinan distintos recursos
con el fin de de satisfacer necesidades de los consumidores, mediante la produccin
y comercializacin de bienes y servicios, y de quienes las personas que laboran
dentro de ella.




1
Wikipedia la enciclopedia libre, definicin de empresa [en lnea] disponible en http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa
2
REYES PONCE, AGUSTN Administracin de Empresas, Teora y Prctica volumen 1, Grupo Editorial Noriega Editores,
Mxico 1996, 32. Edicin. Mxico D.F. 189 pag. ISBN 968-18-0059-1 Pag. 74 .

2. REAS FUNCIONALES DE LAS EMPRESAS
Dentro de una empresa hay varios departamentos, o reas funcionales. Una posible
divisin es:

a. Produccin y logstica: La produccin vista desde un punto marxista es la esfera
econmica en la cual se lleva a cabo la apropiacin por parte de los dueos de los
medios de la produccin de la plusvala, entendida sta como el excedente del
tiempo de trabajo socialmente necesario para la realizacin de una mercanca.

En este mismo sentido para el proceso productivo el capital se divide en capital
constante y capital variable, siendo el primero el constituido por las mquinas
necesarias para dicho proceso productivo, este capital se divide a su vez en
circulante y fijo siendo el circulante las materias primas y el fijo las maquinas
edificios, etc. el capital variable lo constituye la fuerza de trabajo representada por el
recurso humano el cual recibe como remuneracin el mnimo necesario por la
produccin de los bienes.

La logstica es el arte y la ciencia de manejar y de controlar los flujos de mercancas,
energa e informacin. Tambin puede definirse como el proceso de planificacin,
operacin y control del movimiento y almacenamiento de mercaderas, servicios e
informacin relacionados, al menor costo efectivo total.

El trmino logstica ha evolucionado desde la necesidad de los militares de
suministro de piezas hasta actividades como compra, produccin, transporte,
almacenamiento, organizacin y la planificacin de estas actividades. En negocios, la
logstica puede tener un enfoque bien interno o externo que cubre el flujo desde el
origen hasta la entrega al usuario final.

En el rea militar, los expertos en logstica determinan cmo y cundo movilizar
determinados recursos a los lugares donde son necesarios. En ciencia militar, lo
importante es mantener las lneas de suministro propias e interrumpir las del
enemigo y algunos diran que se trata del elemento ms importante (puesto que una
fuerza armada sin alimentos es algo intil). Existen dos formas bsicas de logstica:

Optimizar un flujo de material constante a travs de una red de enlaces de
transporte y de centros del almacenamiento.
Coordinar una secuencia de recursos para realizar un determinado proyecto.

Todo ello al mnimo coste global para la empresa.

b. Recursos Humanos: En la gestin de organizaciones, se llama recursos humanos
al conjunto de los empleados o colaboradores de esa organizacin. Pero lo ms
frecuente es llamar as a la funcin que se ocupa de adquirir, desarrollar, emplear y
retener a los colaboradores de la organizacin. Estas tareas las puede desempear
una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos Humanos)
junto a los directivos de la organizacin.

El objetivo bsico que persigue la funcin de Recursos Humanos (RRHH) con estas
tareas es alinear las polticas de RRHH con la estrategia de la organizacin, lo que
permitir implantar la estrategia a travs de las personas.

c. La publicidad es una actividad de comunicacin cuyo objetivo fundamental es
persuadir, convencer o seducir al pblico hacia un determinado bien de consumo,
servicio, individuo o idea. Los medio de comunicacin ofrecen a los anunciantes un
espacio de publicidad a cambio de una determinada suma de dinero.
Entre los medios de publicidad se puede mencionar un comercial es un soporte
visual, auditivo o audiovisual de breve duracin que transmite un mensaje que se
limita a un hecho bsico o a una idea, generalmente de carcter publicitario,
entendiendo con esto ltimo a que forma parte de la publicidad. Como se puede
apreciar en el aserto anterior, un spot puede estar constituido exclusivamente por
sonidos, por imgenes o por imgenes y sonidos en conjunto. As pues,
encontramos :
Comercial televisivos (compuestos generalmente por imgenes y sonido).-
soportes publicitarios de la televisin.
Comercial radiofnicos (con el sonido como nico elemento).- soportes
publicitarios de la radio.

Cabe aclarar que en la mayora de los comerciales televisivos las imgenes que los
conforman se presentan en movimiento.

En algunos pases de habla hispana, "comerciales" es el nombre coloquial con que
se le denomina a los anuncios de radio o televisin. Un trmino que se puede prestar
a discusin puesto que no todos los anuncios que se emiten tienen fines comerciales
(el ejemplo se utilizan por la publicidad de servicio pblico, la publicidad de
instituciones u otros tipos de publicidad no comercial). Tambin pueden estar al
servicio de la llamada publicidad poltica (no confundindola con la propaganda).

d. Finanzas y Administracin: Finanzas es la disciplina que estudia el flujo del dinero
entre individuos, empresas o estados. Las empresas registran los hechos
econmicos basndose en las normas financieras (Principios/Normas de
Contabilidad Generalmente Aceptadas). Todas las empresas mercantiles operan
dentro del sistema financiero a travs del contacto directo con los mercados
financieros.

Las Finanzas estn orientadas a la adquisicin, financiamiento y administracin de
activos o de capital de trabajo. "Las finanzas se relacionan con la vida de una
empresa, el dinero; cmo se obtiene para financiar el negocio y cmo debera
utilizarse para asegurar su xito." En las empresas tambin tienen el problema de
asignacin de recursos y consecucin del dinero, por tanto se debe determinar qu
inversiones hacer y cmo financiarlas.

Las finanzas son un cuerpo de hechos, principios y teoras relacionadas con la
bsqueda y utilizacin del dinero. Trata el cmo los individuos dividen sus ingresos
entre consumo e inversin. As mismo, abarca el estudio de mercados financieros e
instituciones con nfasis en aquellos aspectos relacionados con decisiones
financieras.

El campo de las finanzas abarca muchas subreas, como:
finanzas personales
instituciones financieras
finanzas empresariales
microfinanzas

Las normas financieras se basan en los principios y normas contables generalmente
aceptadas, esto para homogenizar la forma de registrar los eventos econmicos con
el objeto de entregar informacin que refleje, lo ms fielmente posible, la situacin
financiera de una entidad, para permitir a sta y a terceros, la toma de decisiones
sociales, econmicas y polticas.

Para que las finanzas sean eficaces el administrador financiero (o persona
encargada) debe poseer un conocimiento claro de las metas de la empresa, para
elevar al mximo el valor de los intereses de los dueos o accionistas de la empresa.

e. La Administracin Organizacional es una disciplina que estudia a la Organizacin,
y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus
actividades. La historia de la Administracin se remonta a la antigedad con los
mtodos organizativos de la Iglesia y la milicia, pero es en el Siglo XIX cuando
aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administracin de
manera cientfica, y el primer acercamiento de un mtodo que reclamaba urgencia
dado el aparecimiento de la revolucin industrial.


Entre otros aspectos, la Administracin organizacional se encarga de:
Gestin de los Recursos Humanos
Gestin de Inventarios
Gestin de Procesos
Administracin Financiera
Matemtica Financiera
Mtodos Cuantitativos

f. Sistema de informacin: Un Sistema de informacin se puede definir como un
conjunto de funciones o componentes interrelacionados que forman un todo, es
decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye informacin para apoyar la toma de
decisiones y el control en una organizacin. Igualmente apoya la coordinacin,
anlisis de problemas, visualizacin de aspectos complejos, entre otros.

Un sistema de informacin contiene informacin de sus procesos y su entorno. Como
actividades bsicas producen la informacin que se necesita: entrada, procesamiento
y salida. La retroalimentacin consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y
perfeccionadas.

Es un sistema que sirve para proporcionar la informacin necesaria a la organizacin
o empresa, donde y cuando se necesite.

Un sistema de informacin se puede definir como el conjunto de funciones y
procedimientos encaminados a la captacin, desarrollo, recuperacin,
almacenamiento, etc., de informacin en el seno de una organizacin.

Un sistema de informacin lo integran dos partes bsicas: el hardware y el software.




3. CLASIFICACIN DE LA EMPRESA
Los criterios bajo los cuales se clasifica la empresa salvadorea son los siguientes:

a. Por su tamao: la clasificacin de la empresa salvadorea segn su tamao es
micro, pequea, mediana y grande, y ha sido determinada por diferentes organismos
que guardan una estrecha relacin econmica y comercial, bajo los criterios ms
usuales como el nmero de empleados, monto de los activos y ventas anuales de las
empresas, los cuales varan de acuerdo al criterio especfico de cada institucin.

Para determinar el tamao es una empresa, puede clasificarse de acuerdo al nmero
de empleados o al monto de sus ventas.

b. Clasificacin por nmero de empleados: Para lograr una mayor comprensin se
presentan a continuacin las diferentes clasificaciones que han sido establecidas por
cada institucin u organismo.

Segn Agustn Reyes Ponce, la clasificacin de las empresas tambin puede ser por
el nmero de personas que laboran en ella.

TIPO DE EMPRESA CANTIDAD DE PERSONAS
Microempresas o empresas artesanales De 1 a 20
Pequea empresa De 21 a 80
Mediana empresa De 81 a 500
Gran empresa De 501 personas en adelante



Segn la Cmara de Comercio e Industria de El Salvador la clasificacin por el
nmero de personas es:
3


TIPO DE EMPRESA CANTIDAD DE PERSONAS
Microempresas o empresas artesanales De 1 a 9
Pequea empresa De 10 a 49
Mediana empresa De 50 a 99
Gran empresa De 100 y mas

Los datos de ambas tablas varan debido a que dependen del pas y de la situacin
econmica en donde se haga la clasificacin; As como el autor al que se le atribuye
la informacin.

c. Clasificacin por su nivel de ventas
Microempresa: ventas hasta 600,000, equivalente a US$68,571.43.
Pequea Empresa: ventas hasta 6,000,000, equivalente a US$685,714.29.
Mediana Empresa: ventas hasta 40,000,000, equivalente a US$4,571,428.57).
Gran empresa: ventas mayores a 40,000,000, equivalente a US$4,571,428.57).
4


d. clasificacin por sus activos
Pequea empresa es aquella cuyos activos no excedan de 500,000.00 colones o
$57142.86.

Mediana empresa posee activos de 500,000.00 colones o $57142.86 hasta
3,000,000.00 colones o $342,857.14.


3
Las PYMES en El Salvador, clasificacin de la cmara de comercio e industria de El Salvador [en lnea] disponible en
http://www.camarasal.com/pymes.php.
4
Clasificacin para diferenciar los tamaos de la empresa utilizado por el MINEC, Garantas y servicios S.A. de .C.V. [en lnea]
disponible en http://www.gys-sgr.com/faq.html

Las grandes empresas sobrepasan los 3 000,000.00 colones o $342,857.14 en el
monto de sus activos.

Se tomara la clasificacin del nmero de empleados definido por la cmara de
comercio de El Salvador para el desarrollo de este estudio.

4. ASPECTOS LEGALES DE LAS EMPRESAS.
La economa nacional se rige bajo las normas contenidas en la Constitucin de la
Repblica, leyes y reglamentos que regulan el sector econmico, siendo el Cdigo
de Comercio y las Leyes Mercantiles los que norman propiamente a las empresas.

Algunas de las leyes se decretaron para desarrollar contenidos en la Constitucin
Poltica, otras para responder a la necesidad de modernizar el Cdigo de Comercio,
cuya vigencia data desde marzo de 1904, decretando el nuevo Cdigo de Comercio,
vigente desde el 1 de enero de 1971, el cual ha sufrido a la fecha varias
modificaciones para mejorar el ejercicio del comercio, el cual dicta que los
comerciantes, los actos de comercio y las cosas mercantiles se regirn por
disposiciones contenidas en este Cdigo y en las dems leyes mercantiles y en su
defecto, por los respectivos usos y costumbres, y a la falta de este por las normas del
Cdigo Civil.

Con el fin de ampliar el tema de la Legislacin Mercantil brevemente se mencionan
las leyes de mayor importancia en el desenvolvimiento de la vida comercial del pas,
en relacin al ejercicio del comercio, vigentes a la fecha.

a. Ley Reguladora del Ejercicio del Comercio e Industria: Esta ley fue aprobada el 4
de marzo de 1969 y publicada el 27 de marzo del mismo ao, la cual tiene como
finalidad determinar las condiciones en que los extranjeros pueden dedicarse al
comercio o a la industria, as como establecer las condiciones que lo promuevan.

b. Ley de Registro de Comercio: La presente ley fue aprobada el 26 de febrero de
1973 y publicada el 05 de marzo del mismo ao, la cual establece los alcances o
parmetros que posee el Registro de Comercio para regular su organizacin y
funcionamiento, el cual tiene como objetivos primordiales tanto proporcionar plena
seguridad jurdica al trfico mercantil, como asegurar los derechos de propiedad
industrial y literaria.

c. Ley de Procedimientos Mercantiles: Aprobada 14 de junio de 1973 y publicada el
29 de junio del mismo ao, la cual establece los procedimientos judiciales que rigen
el trfico mercantil, los cuales tienen como principales objetivos la solucin de las
controversias que se dan en los actos de comercio, mediante procedimientos que
garanticen su pronta y eficaz resolucin.

d. Ley de Superintendencia de Sociedades y Empresas Mercantiles: Esta ley fue
aprobada el 09 de octubre de 1973 y publicada el 29 de octubre del mismo ao, la
cual establece las atribuciones conferidas por el Cdigo de Comercio a la
Superintendencia de Sociedades y Empresas mercantiles referente a la inspeccin
de sociedades mercantiles y sindicatos, as como tambin ejercer la vigilancia por
parte del Estado sobre los comerciantes, los actos del comercio y las cosas
mercantiles.

B. SISTEMAS
Los sistemas facilitan la unificacin de muchos campos, que han sido usados como
marco de referencia para la integracin de las organizaciones modernas, de cara a
los nuevos retos que se presentan da a da en este mundo globalizado.
En la actualidad las organizaciones publicas y privadas trabajan en un ambiente de
cambios constantes, sus actividades da con da son ms complejas y los sistemas
son recursos de mucha importancia para el desarrollo de cualquier organizacin.

El uso de sistemas hoy en da dentro de las organizaciones en fundamental, de ello
depende en gran parte el xito de stas, debido a que proporciona la informacin
bsica durante todo el proceso de toma de decisiones.

1. DEFINICION DE SISTEMA
Conjunto o un todo formado por partes conectadas en cierta forma y orientadas al
mismo propsito

Es un conjunto de elementos interdependientes e interactantes; un grupo de
unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que
el resultado que las unidades podran tener si funcionaran independientemente.
5


Un sistema es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e
interdependientes; estas se relacionan formando un todo unitario y complejo

Se obtienen mejores resultados dentro de una organizacin al combinar o formar un
todo organizado teniendo en cuenta el mismo objetivo trazado, es decir siguiendo el
mismo propsito, pero de una forma integral, y no trabajando independientemente.

Es decir, el sistema se considera una ventaja, porque al sumar todas sus partes, se
obtienen mejores resultados en la bsqueda de los objetivos, debido a que esas
partes forman un todo unitario, organizado e insoluble.

Conjunto de elementos interdependientes relacionados entre si, que tienen unas
partes con otras sin perder su carcter individual.
6



5
MARIA DA SILVA RAMIS, Aspectos fundamentales de la Teora de Sistemas en fecha 15 de febrero de 2006, disponible en
http://www.monografias.com/trabajos11/teordesis/teordesis.shtml

6
Diccionario Ocano de Vocabulario Tcnico-Cientfico, grupo editorial ocano 2004 Pg. 389

Un sistema debe funcionar de manera ordenada a travs de todos sus elementos
que lo forman, por lo cual se deben entrelazar dichos procesos para alcanzar un fin
comn de quienes lo apliquen dentro de cualquier organizacin.

2. IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
El mtodo de utilizar un sistema nos sirve para administrar los usos y movimientos y
para integrar un conjunto de actividades con el propsito de alcanzar los objetivos y
poder as, proyectarse a la factibilidad en cuanto alcanzar mayores utilidades.

Una de las caractersticas principales acerca de los sistemas, es la verificacin de los
puntos que lo conforman, con el propsito de confirmar que estos conocimientos
permitan identificar los cambios relacionados en las actividades, a travs de un
sistema que permita el control de los procedimientos y funciones; estos coadyuvan
para alcanzar los objetivos y poner nfasis en los procesamientos del sistema, con
base al ordenamiento de la informacin y el anlisis apropiado de los mismos.

Los sistemas son importantes, porque sirven para llevar a acabo las actividades con
una mejor eficiencia y eficacia en cualquier rea funcional de la empresa; adems la
organizacin es si misma forma un sistema, pues sus partes o reas estn
interrelacionadas para el logro de los objetivos.

Mediante la aplicacin de sistemas se evita perder de vista los objetivos de la
empresa; de no ser por ellos, se quedaran dispersas y aisladas las diferentes
actividades, corriendo el riesgo de no alcanzar los objetivos planeados por la
empresa.

Otro punto importante de los sistemas es que a travs de estos los procesos que se
utilizan y demandan se vuelven mas eficientes, lo que significa que los sistemas
sirven de base o son alternativas de normas y procedimientos, orientados a volver
ms gil, oportuno y competitivo un producto, mejorando as cualquier resultado una
organizacin.
3. OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS
Restringe su parte dentro de la organizacin, para asegurar la coordinacin del
esfuerzo general.

Proporciona dispositivos sensibles para captar datos de operaciones y, a
continuacin, alimenta esta informacin, por medio del sistema de informacin para
la administracin, a los centros de toma de decisiones y ,luego, encauza la direccin
de la administracin a los puntos de control.

Integra esfuerzos para lograr que el trabajo de la organizacin se lleve a cabo de
manera correcta.

4. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS
Los sistemas tienen tres caractersticas bsicas:

Todo sistema tiene otros sistemas (subsistemas) y a la vez esta contenido en otro
sistema de carcter superior. Esto da como resultado una categorizacin de
suprasistemas, sistemas y subsistemas.

Todos los componentes de un sistema, as como sus interrelaciones, actan y
operan, orientados en funcin de los objetivos del sistema. Se puede deducir que los
objetivos constituyen el factor que direcciona todas las partes del conjunto.

La alteracin de una de las partes o de sus relaciones incide en las dems y en el
conjunto.

5. PRINCIPIOS DE LOS SISTEMAS
Los sistemas presentar ciertos principios de los cuales se consideran como
propiedades que los definen para su funcionamiento.
Los principios de los sistemas son los siguientes:

a. Principio de integracin: Tienen una relacin de semejanza de las partes
integrantes dentro de un todo. Cada sistema y sus subsistemas estn relacionados
con la operacin total.

b. Principio de equifinalidad: El fundamento de este principio sugiere que el
administrador no necesariamente debe buscar la solucin optima sino diversas
soluciones satisfactorias. Implica el logro de los resultados finales de mltiples
maneras, con diferentes insumos y actividades.

c. Principio de J erarquizacin: Consiste en que todo sistema, es dependiente de
otro y a la vez otros dependen de l. Un sistema esta compuesto de subsistemas, de
orden menor, lo que a su vez forman parte de un sistema de orden mayor. Por tanto
existe jerarqua entre los elementos o componentes de todo sistema.

d. Principio de interaccin: Todo los sistemas influyen en su actividad interna, e
influyen en los dems que estn en su medio ambiente, de tal manera que las
acciones de un sistema, repercute en forma directa en los dems existentes. Si un
sistema ejerce una actividad negativa, perjudica a los dems y, si por el contrario,
ejerce una actividad positiva, generara beneficios.

6. COMPONENTES DE LOS SISTEMAS
Los factores que influyen en los componentes de los sistemas estn relacionados
con los aspectos siguientes:

a. Entradas. Son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales,
humanos o informacin, y las entradas pueden ser: en serie, aleatoria y retraccin.

b. Proceso: El proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede
ser una maquina, un individuo, una computadora, un producto qumico, una tarea
realizada por un miembro de la organizacin, etc.
c. caja negra: se utiliza para presentar a los sistemas cuando no sabemos que
elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que existen
determinadas salidas y as poder inducir, estmulos a las variables en ciertos
sentidos.

d. salidas: La salida de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar
las entradas. Al igual que esta puede adoptar la forma de productos, servicios e
informacin. Las mismas son el resultado del funcionamiento del sistema o
alternativamente, el propsito para el cual existe el sistema.

7. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS
Existe un vnculo entre las diferentes clases de sistemas que se operan en una
empresa y estos proporcionan informacin sustancial al desempeo de las relaciones
superfluas de confiabilidad. Entre los ms destacados se encuentran los siguientes:

a. Sistemas naturales. Son aquellos que se desarrollan de un proceso natural, es
decir como la fotosntesis, tambin se les llaman adaptables, porque hay un reajuste
constante a nuevos insumos ambientales, ejemplo injertos de plantas y frutas.

b. Elaborados. Son aquellos donde se ha hecho una aportacin al proceso en
marcha, mediante objetos. Ejemplo, las presas, motores, entre otros.

c. Cerrados. Son aquellos que operan con poco intercambio, razn por la cual,
expertos en la materia piensan que no existen, sin embargo, se dice que el proceso
de la respiracin es cerrado.

d. Abiertos. Estos sistemas reciben influencia de los suprasistemas, es decir todos
los sistemas se encuentran inmersos en un sistema circulante.

e. Sistema de Auditoria: La verificacin de controles en el procesamiento de la
informacin, desarrollo de sistemas e instalacin con el objetivo de evaluar su
efectividad y presentar recomendaciones a la gerencia.

f. Sistema de informacin: Es le desarrollo de una comprensin global de sus
sistemas de informacin que nos permite determinar trminos generales en el cual el
cliente ha automatizado el procesamiento de las transacciones.

g. Sistema justo a tiempo: Al proceso de manufactura como una gigantesca red de
centros de trabajo conectados entre si, donde la disposicin perfecta seria que cada
trabajador completara su tarea en una limpieza y pasara directamente al siguiente
trabajador en el momento en que este estuviera listo para recibir la otra pieza.
7


h. Sistema de control: Un sistema de control estudia la conducta del sistema con el
fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia. Una de sus
caractersticas que sus elementos deben ser lo suficientes sensitivas y rpidas como
para satisfacer los requisitos para cada funcin del control.

i. Sistema de administracin de costos: Puede visualizarse como un sistema de
informacin integrado por una estructura y un proceso.

j. Sistema de inventario: Un sistema de inventario proporciona la estructura de
organizacin y las polticas operativas para mantener y controlar los bienes de
existencia. El sistema es responsable de pedir y recibir bienes: determinar el tiempo
para colocar el pedido y de quien lo ha pedido.


9
CHASE, RICHARD B.; AQUILANO, NICHOLAS J . Direccin y Administracin de la Produccin y de Las operaciones, editorial
DOYMA Mexicana, S.A. de C.V., Times Mirror de Espaa, division IRWIN,1 edicin en espaol, sexta edicin en ingles, 1997,
1065 Pag. ISBN84-8086-177-0 Pg. 645.
k. Sistema de costeo directo: Se integra de la materia prima consumida, la mano de
obra y los gastos de fabricacin que varan en relacin a los volmenes de
produccin.

l. Sistemas de costos predeterminados: Se calcula antes de iniciar la produccin de
los artculos

m. Sistema de costos estimados: La determinacin de los costos se basa en la
experiencia de aos anteriores o estimaciones hechas por expertos en el ramo.

n. Sistema de costos estndar: Se basa en estimaciones, especificaciones tcnicas
de cada producto en particular y la experiencia representa una medida de eficiencia.
8


o. Sistema de produccin Pueden considerarse como un conjunto de componentes
cuya funcin es convertir un conjunto de insumos en un producto deseado, por medio
de lo que llamamos proceso de transformacin.
9


p. Sistema de contabilidad Un sistema de contabilidad no es ms que normas,
pautas, procedimientos, etc. Para controlar las operaciones y suministrar informacin
financiera en una empresa por medio de la organizacin, clasificacin y
cuantificacin de las informaciones administrativas y financieras que se nos
suministre.
10

C. ADMINISTRACIN
La administracin es universal; como necesidad, como disciplina, como proceso,
como conjunto de tcnicas y herramientas que son necesarias estudiar con toda la
seriedad y profundidad.

8
ROMERO LPEZ, ALVARO J AVIER, Principios de Contabilidad, editorial Mc. Graw Hill Mxico 2 edicin, 2002, 798 pg.
Glosario y bibliografa al final de la obra ISBN 970-10-3370-1pag 89
9
CHASE AQUILINO, ibidem. pag. 12,
10
FELIZ ALVAREZ, ISABEL CRISTINA Sistema de Contabilidad monografa disponible en
http://www.monografias.com/trabajos2/sistdecont/sistdecont.shtml
Son las condiciones polticas, econmicas, sociales y culturales las que determinan
las modalidades de administracin en general, pero son los problemas empresariales
los que exigen soluciones prcticas, ante los diferentes acontecimientos en torno a la
nueva era de la globalizacin, desde esa dimensin surge la necesidad de la
administracin.

Las empresas actualmente deben de llevar a cabo una eficiente administracin, de
tal manera que logren alcanzar un excelente funcionamiento, pues de ellas depende
que tan adecuado sea el uso de los recursos con que cuentan para agilizar sus
operaciones.

1. DEFINICIONES DE ADMINISTRACIN
Administracin es la ciencia, tcnica o arte por medio de los recursos humanos,
materiales, y tcnicos, pretende el logro ptimo de los objetivos mediante el menor
esfuerzo para lograr una mayor utilidad.

Dentro de la definicin anterior, se destacan los medios por los cuales el concepto de
administracin es una ciencia. El recurso humano se persigue la satisfaccin de
objetivos organizacionales a travs de un esfuerzo humano combinado. La
importancia en el esfuerzo combinado de jefe, subalterno es determinante para el
logro de metas.

Los recursos materiales tambin son importantes para lograr los objetivos de la
empresa, la capacidad instalada e insumos para la produccin son esenciales para
satisfacer las necesidades ( bienes), que la sociedad demanda, obteniendo mayores
utilidades para la empresa.

El recurso tcnico factor clave para el desarrollo organizacional; persigue la
tecnificacin en el desarrollo de las actividades dentro de la empresa; la capacitacin
al personal, seminarios, talleres, entre otras; hacen que las empresas tengan una
eficiente administracin de los recursos, logrando ptimos resultados con el menor
esfuerzo para lograr una mayor utilidad.
Proceso de disear y mantener un ambiente laboral en que los individuos trabajando
en grupo de manera eficiente alcancen objetivos seleccionados.
11


La administracin es una de las actividades ms importantes, pues a medida en que
la sociedad empez a depender del esfuerzo grupal y de muchos grupos
organizados tendieron a crecer; la tarea de los administradores se volvi ms
importante, puesto que la administracin persigue la productividad, lo que implica
eficiencia y eficacia.

Eficacia: Es el logro de los objetivos.
Eficiencia: Es el logro de los objetivos con el empleo de la mnima cantidad de los
recursos.
12


2. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIN
La Administracin es importante porque ayuda a las empresas grandes, medianas o
pequeas a ser eficientes y eficaces en el uso y manejo de los recursos.

Es necesario considerar cada uno de los elementos, maquinaria, mercado, mano de
obra entre otras, para una mayor productividad, pues actualmente es de mucha
importancia que la empresa sea muy productiva en el desarrollo de sus actividades,
al mismo tiempo mejorar a la calidad de la administracin.

Es de mucha importancia explicar que la administracin es esencial en todo tipo de
empresa, pues sin una funcin administrativa, los resultados lgicamente no son
buenos y efectivos. Por consiguiente las fases del proceso administrativo son las
claves esenciales para el desarrollo, eficiencia y eficacia en la organizacin.

11
KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ Administracin, una perspectiva global editorial Mc Graw Hill, 12. Edicin, Mxico
2004, glosario al final de la obra, 804 pag ISBN 970-10-39494-1, pag. 6
12
KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, ibidem pag. 14
3. CARACTERSTICAS DE LA ADMINISTRACIN
El propsito de la Administracin se refiere a algo especifico, como un objetivo en
donde los administradores centran su atencin y esfuerzo, en producir acciones
exitosas en la direccin de individuos con propsitos comunes.

La Administracin se logra mediante el esfuerzo de todos los que participan en las
acciones u objetivos que persigue una determinada organizacin. Para participar en
la administracin, se requiere abandonar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo,
y hacer que las tareas se cumplan, es decir mediante los esfuerzos de los miembros
de un determinado grupo.

3.1 UNIVERSALIDAD
Esto nos indica que la administracin se da dondequiera que exista una
organizacin, porque en esta debe de existir siempre una coordinacin sistemtica
de todos los medios que la componen.

El fenmeno administrativo se da donde quiera que exista un organismo social,
porque en l tiene siempre que existir una coordinacin sistemtica de medios. La
administracin se da por lo mismo en el estado, en l ejercito, en la empresa, en una
sociedad religiosa entre otras. Y los elementos esenciales en todas esas clases de
administracin sern los mismos, aunque lgicamente existan variantes accidentales.

3.2 SU ESPECIFICIDAD.
Aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos (fusiones
econmicas, contables, productivas, mecnicas, jurdicas, entre otras) el fenmeno
administrativo es especfico y distinto a los que acompaan.

3.3 SU UNIDAD TEMPORAL
Se distinguen etapas y fases de los elementos del fenmeno administrativo, y por lo
mismo, sta en todo momento de la vida de una empresa. Est dado, en mayor o
menor grado, en todos o la mayor parte de los elementos administrativos.

3.4 SU UNIDAD JERRQUICA.
Todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social, participan en
distintos grados u modalidades de la misma administracin. As, en una empresa
forman un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General, hasta el ltimo
subalterno.
4. PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIN
La aplicacin de los principios de la administracin estn orientados a la
simplificacin del trabajo de la empresa, lo cual incluye que se resuelva el trabajo en
algo ms sencillo para las personas.

Se han planteado muchos principios de la Administracin General, cada autor ha
expuesto su propio enfoque, sin embargo, a continuacin se presentan los Principios
Generales de Administracin.

a. Realizar las tareas con el menor esfuerzo: Todas las actividades que se sealan
deben de obtenerse con efectividad y eficiencia, entendiendo por efectividad el logro
del objetivo sin valuar y eficiencia como una relacin de los recursos empleados con
respecto a los resultados obtenidos.

b. Racionalidad: Todo tiene que proveerse o planificar para saber que es lo que
puede incidir, sobre lo que prioritariamente queremos y cuanto podemos obtener en
base a lo que tenemos.

c. Obtencin del mximo provecho: Obtener lo mas, con el aprovechamiento de
todos los recursos: de tiempo, dinero, esfuerzos, riesgo y otros.

d. Obtencin de productividad: Es el coeficiente obtenido de el producto total por uno
de los factores de la produccin, o el total de insumos invertidos.

e. Reduccin de Costos: Busca la efectividad para lograr rebajar los precios a travs
de la reduccin del valor del costo de la produccin del bien o servicio.

f. Rentabilidad: Es la relacin entre el valor de la produccin (ventas totales) menos
los gastos incurridos en ella, por un aparte del capital empleado por la otra, se le
conoce como el rendimiento patrimonial.

g. Economicidad: Reduccin de tiempo, espacio, esfuerzo y recursos, entre otros.

h. Buen ambiente en el trabajo: Relaciones de prosperidad y satisfaccin en el
desarrollo del trabajo.

El uso de los principios de administracin tienen como finalidad simplificar el trabajo
administrativo, Henry Fayol, enumer catorce principios basados en su experiencia
que pueden resumirse as:

a. Divisin del trabajo. Este es el principio de especializacin que los economistas
consideran necesarios para obtener un uso eficiente del factor trabajo; se aplica a
todo tipo de actividades tcnicas o administrativas.

b. Autoridad y Responsabilidad. Este principio considera que la autoridad y
responsabilidad estn relacionados y seala que sta, se desprende de aquella
como consecuencia.

c. Disciplina. La considera como el respeto por los acuerdos que tiene como fin lograr
obediencia, aplicacin, energa y seales exteriores de respeto, declara que para
lograr disciplina se requiere contar con buenos superiores en todos los niveles.
d. Unidad de mando. Cada empleado no debe recibir ordenes de ms de un superior.

e. Unidad de direccin. Cada grupo de actividades con el mismo objetivo de tener
un director y un plan.

f. Subordinacin del inters particular al general. Es funcin de la administracin
conciliar estos intereses en el caso de que haya discrepancia.

g. Remuneracin del personal. Los mtodos de retribucin deben ser justos y
propiciar la mayor satisfaccin posible para los trabajadores y para el empresario.

h. Centralizacin. Indica que las organizaciones deben ser dirigidas y coordinadas
desde un sistema central, y esto depende de cada situacin. La meta es lograr el
grado de centralizacin que permita el mejor uso de las habilidades de los
empleados.

i. J erarqua de Autoridad. Se refiere a una cadena de autoridad, desde los ms altos
rangos hasta los ms bajos, modificndose cuando sea necesario.

j. Orden. Tanto el equipo como el personal deben ser bien escogidos, bien ubicados
y estar perfectamente bien organizados de manera de que la organizacin opere con
suavidad.

k. Equidad. Se refiere a la igualdad y respeto con el personal, demostrando cortesa
y justicia en su trato.

l. Estabilidad del personal. Los cambios en las asignaciones de los empleados sern
necesarios, pero no deben hacerse con demasiada frecuencia ya que pueden
perjudicar la moral y la eficiencia a la vez.

m. Iniciativa. Los administradores deben dejar de lado la vanidad personal y deben
alentar a los empleados a tener buenas ideas en la medida que sea posible.

n. Espritu de Grupo. Debe de haber una unin de grupo ya que la unin hace la
fuerza, pues es de mucha importancia la comunicacin de todo grupo para lograr un
objetivo trazado.

5. PROCESO ADMINISTRATIVO
Todo proceso administrativo desde el punto de vista conceptual o metodolgico es
con el fin de aplicar y comprender mejor la administracin, ya que separa los
elementos que en una circunstancia, se pueden dominar e integrar para dar
resultados positivos dentro de una organizacin o empresa.

Las etapas que comprenden el proceso administrativo son la base fundamental para
el logro de las metas a corto, mediano y largo plazo, teniendo como fin, permitir que
la administracin puede guiar a la empresa a la realizacin de los objetivos que se
hubieren fijado o que se propongan, logrando de esa forma los objetivos trazados.

En su concepto es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar cabo una
actividad. En su concepcin ms sencilla se puede definir el proceso administrativo
como la administracin en accin, o tambin como El conjunto de fases o etapas
sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, misma que se
interrelacionan y forman un proceso integral.

El proceso administrativo Marca las etapas que se deben seguir para lograr la
accin de administrar, de gestionar, de manejar y de aplicar esfuerzos en la
organizacin.

Para poder lograr el proceso de administrar a travs de pasos que especficamente
son Planificar, Organizar, Dirigir, y Controlar. El proceso administrativo esta
compuesto de diferentes etapas bsicas a travs de las cuales se realiza la
administracin. Es aplicable a los administradores en todos los niveles
organizaciones en cualquier tipo de organizacin. Las fases del Proceso
Administrativo son las siguientes.
5.1 PLANEACIN.
Esta Fase del proceso determina el curso de accin a seguir, permite decidir que
hacer antes de hacerlo, como base para prever y manejar el futuro, en consecuencia,
planeacin es sistematizar por adelantado los objetivos, polticas, programas,
proyectos, planes de accin, entre otras. Tiene por objeto asegurar la supervivencia
empresarial y neutralizar la incertidumbre.

Ninguna empresa puede alcanzar el buen xito, si no tiene una administracin
competente. La obtencin de resultados mediante esfuerzo de otros requiere
planeacin. La planeacin es una funcin fundamental del proceso administrativo y
es bsica para las otras funciones administrativas.

5.1.1 OBJETIVO DE LA PLANEACIN.
El objetivo de la planeacin es fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrn de orientar la secuencia de operaciones para
realizarse y las determinaciones de tiempo y nmeros necesarios para la realizacin.

5.1.2 DEFINICIN DE PLANEACIN.
Es el procedimiento que implica la seleccin de misin y objetivos y de las acciones
para llevar a cabo las primeras y alcanzar las segundas, requiere tomar decisiones,
esto es elegir entre alternativas de futuros cursos de accin.
13


Es el proceso en que se establecen las metas y las directrices apropiadas para el
logro de metas.
14


Es el proceso de mirar hacia el futuro para determinar el curso de accin que la
empresa deber seguir para alcanzar los objetivos

13
KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ Administracin, una perspectiva global editorial Mc Graw Hill, 12. Edicin, Mxico
2004, glosario al final de la obra, 804 pag ISBN 970-10-39494-1 Pg. 122
14
STONER, J AMES A. F., Administracin, Editorial Prentice Hall 3 edicion Mexico, 1989, 826 pg. Glosario y bibliografa al
final de la obra ISBN 968-880-155-0.pag 168
La planeacin es el pilar fundamental sobre el cual se sostienen las otras funciones
del proceso administrativo, y consiste en proyectar a futuro acciones que se
desarrollaran para la consecucin de objetivos concretos.

5.1.3 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN.
La Planeacin es importante porque conduce las principales actividades
organizativas, de liderazgo y control, teniendo claro que todo intento de control sin
planes carece de sentido, porque la organizacin no tendr manera de saber si
efectivamente se dirige a donde quiere ir, sin antes saber a donde quiere ir, por lo
que se explica lo importante que es la planeacin.

5.1.4 TIPOS DE PLANES.
Existen varios cursos de accin futuros que permiten que los planes sean variables y
se adapten a las exigencias de cada tipo de productividad en las empresas; los mas
importantes son:

a. Misin o Propsito. Se dedican a la identificacin de la funcin o tarea primordial
de la empresa o gerencias o de cualquier parte de ella. En todo sistema social, las
organizaciones tienen una funcin o tarea bsica que la sociedad les asigne. Cada
funcin o tarea vara de acuerdo al propsito u objetivo que persigan.

b. Objetivos o Metas. Son aquellas situaciones futuras hacia las cuales se dirigen las
actividades de cada organizacin. Representan no solo la meta de la planeacin,
sino adems el final al que se dirige la empresa, la integracin tiene su plan bsico,
tambin cada departamento debe contar con una para que constituya al logro de los
objetivos empresariales.

c. Estrategias. Son las determinaciones de los objetivos bsicos a largo plazo de una
empresa y la aceptacin de los recursos de accin que tiene cada empresa, as
como los recursos que asigna para que stos objetivos sean alcanzados. Sin
embargo, su importancia radica en determinar y transmitir, mediante un sistema de
objetivos y polticas bsicas, una imagen del tipo de empresa que se quiere
proyectar.

d. Polticas. Son una pauta general para la toma de decisiones. Esta permite
establecer los limites de las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse
y excluyendo las que no se permiten; generalmente las polticas son establecidas de
manera formal y se han establecido por factores externos a la organizacin, para
guiar o encausar el pensamiento, para la toma de decisiones.

e. Procedimientos. Son planes, pero que establecen una obligatoriedad para que se
realicen actividades a futuro. Son acciones requeridas en forma cronolgica.

f. Reglas. Son acciones requeridas, las cuales se describen con claridad, para que
se lleven a cabo o no. Las reglas no permiten desviaciones en los cursos de accin
ya establecidos.

g. Programas. Comprenden un grupo relativamente extenso de actividades, las
cuales muestran los pasos ms importantes que se necesitan para conseguir un
objetivo, quien o que departamento es el encargado de llevar a cabo dicha tarea. En
que forma, cuando y en que tiempo se deben realizar las actividades.

h. Presupuestos. Son estados de recursos financieros que se reservan para una
actividad determinada en un tiempo establecido. Los Presupuestos obligan a las
empresas a preparar por adelantado un estimado de gastos e ingresos que sern
necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, proporcionando cifras
exactas para recoger y coordinar las otras actividades.




i. Proyectos. Son ms pequeos e independientes que los programas, debido a que
cada proyecto cuenta con una extensin limitada y definida por los directivos de la
empresa, sobre la asignacin de recursos y tiempo. De igual forma, se establecen los
responsables, asignndose a ellos los recursos y tiempo estipulados para realizarlos.

5.2 ORGANIZACIN
La organizacin rene todos los recursos bsicos en forma ordenada con el objetivo
de distribuirlos, y une a las personas en tareas interrelacionadas para alcanzar
determinados objetivos.

5.2.1 DEFINICIN DE ORGANIZACIN.
Es el proceso de determinar cuales son las actividades a realizar, quien las llevar
a cabo, como deben agruparse stas, quien informa a quien, y donde se tomarn las
decisiones.
15


5.2.2 IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN.
La importancia de la organizacin radica en el hecho de ser un medio de ordenacin
indispensable para lograr la efectividad con el esfuerzo en conjunto, donde se
coordinan las acciones de muchos individuos, de modo que la actuacin es
satisfactoria, ya que el propsito de la organizacin es ayudar a que los objetivos
tengan significado y contribuir a la eficiencia organizacional.

5.3 DIRECCIN.
La Direccin comprende la influencia del administrador en la realizacin de los
planes, obteniendo de una manera significativa un respuesta positiva de parte de
los empleados mediante la comunicacin, la supervisin y la motivacin.


15
KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ Administracin, una perspectiva global editorial Mc Graw Hill, 12. Edicin, Mxico
2004, glosario al final de la obra, 804 pag ISBN 970-10-39494-1, pag 243

Se puede mencionar que la direccin influye de una manera directa sobre las
actividades de un individuo o grupo, en los esfuerzos que se realicen, encaminados
al logro de metas en una situacin determinada.

Por lo general los ejecutivos son los encargados de ste proceso el cual su funcin
es guiar y supervisar a los subordinados, instruirlos, informarlos, revisar sus trabajos
y sus mtodos, y tomar la accin que permite ejecutarlos o realizarlos.

5.3.1 DEFINICIN DE DIRECCIN.
La Direccin es el proceso que consiste en influir en las personas para que
contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.
16


Cabe mencionar que influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de
las metas dentro de la organizacin es necesario incluir factores como la motivacin
a los subordinados, la conduccin de otros, la seleccin de canales de comunicacin
ms efectivos y la resolucin de conflictos.

5.3.2 IMPORTANCIA DE LA DIRECCIN.
La direccin es muy importante porque contribuye al cumplimiento de las metas
organizaciones y grupales, por medio de la influencia hacia los individuos, aplicando
liderazgo, motivacin y formas de comunicacin eficaces y oportunas por parte de los
administradores, encaminndose al logro de los objetivos en la empresa.

El reto de la planificacin y organizacin no solamente es crear un plan estratgico
razonable y una estructura organizativa ideal para alcanzar metas, se trata de
traducir dichas acciones en actos, y para sostenerlo, los gerentes deben de tener la
voluntad para alentar y apoyar a las personas que lleven los planes a la prctica y
que trabajen dentro de la estructura organizativa.


16
KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ Administracin, una perspectiva global editorial Mc Graw Hill, 12. Edicin, Mxico
2004, glosario al final de la obra, 804 pag ISBN 970-10-39494-1 pag 437
5.4 CONTROL
El control es la fase del proceso administrativo mediante el cual se miden los
resultados obtenidos, con respecto a los que se esperaban en los planes elaborados
para determinado propsito. El Control permite visualizar y analizar las desviaciones
o diferencias con el objeto de informar oportunamente a la direccin para tomar las
medidas correctivas.

Esta fase del proceso es esencial para todos los administradores, aunque el alcance
del control vara de un administrador a otro, todos tienen la responsabilidad de
ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas
ms soporte en cualquier nivel.

5.4.1 DEFINICIN DE CONTROL.
Funcin Administrativa que consiste en medir y corregir el desempeo individual y
organizacional para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes.
17


Esta definicin explica la importancia de determinar lo que se est llevando a cabo
en una empresa, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias para evitar
desviaciones en la ejecucin de los planes.

5.4.2. IMPORTANCIA DEL CONTROL
Para facilitar de manera eficiente el logro de los objetivos es necesario Planear, crear
una estructura organizacional y dirigir, as como motivar a los empleados. No
obstante no hay garanta; es ah donde el control es importante para verificar las
actividades y asegurarse que se estn llevando a cabo como se planearon y as
corregir cualquier desviacin importante; ste cierra el ciclo de la administracin, ya
que el control es a la vez medio de previsin.


17
KOONTZ, HAROLD Y WEIHRICH, HEINZ Administracin, una perspectiva global editorial Mc Graw Hill, 12. Edicin, Mxico
2004, glosario al final de la obra, 804 pag ISBN 970-10-39494-1pag 557
Se da en todas las dems funciones administrativas; hay control de la organizacin,
de la direccin, en la integracin, etc. Es por ello un medio para manejarlas o
administrarlas.

El control se emplea para crear mejor calidad, enfrentar el cambio, producir ciclos
ms rpidos, y agregar valor. Esto no disminuye la responsabilidad ltima de la
gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de control. Por tanto, el
proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin
entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.

El control es necesario, pues su adecuado funcionamiento sirve para la toma de
decisiones a favor de corregir las situaciones que no funcionen o no se den segn se
planifico, tiene gran relacin con la produccin, eliminando o atenuando errores y
dando valores agregados a los bienes o servicios, con el objetivo de ser preferidos
por los consumidores, tambin potencializa el trabajo en equipo ya que ante
situaciones negativas se buscar una solucin en conjunto.

Al desarrollarse un efectivo control puede volver a iniciarse el proceso administrativo
para el prximo periodo o actividades desde la planeacin con bases slidas de que
lo anterior que se hizo va por el camino que guiar a la consecucin de los objetivos
institucionales.

5.5 RETROALIMENTACIN
Las cuatro funciones de la administracin constituyen, el proceso administrativo pues
son ejercidas en forma coincidente y continua al administrarse una empresa. El
proceso administrativo se vale de enlaces y de la retroalimentacin.
Por ejemplo, la planificacin debe preceder a la actividad de organizar, y el controlar
debe seguir a las dems funciones.
18


18
DE WELSCH, HILTON & GORDON Primera lectura Resumen El proceso Administrativo del captulo 1 Presupuestos
Educacin Prentice may Mxico 1990 , tutorial de administracin de empresas [en linea] SV: http://www.elprisma.com [citado el
27 de abril de 2006] disponible en http://www.uas.mx/cursoswebct/presupuestos/lec1.htm
La retroalimentacin es el proceso en el cual se revisan los resultados y las
actividades, tomando los aspectos negativos para corregirlos y que entren
nuevamente al sistema; a la vez toma los aspectos positivos para mejorarlos
continuamente, a fin de dar mayor calidad a los procesos y a la gestin que se
desarrolla.

El control eficaz necesita de la retroalimentacin, la cual exige mediciones del
desempeo y dispara la accin correctiva prevista para asegurar el logro de los
objetivos. Cuando los planes se hacen operacionales, debe ejercerse el control para
medir el avance.

En algunos casos, el control tiene tambin como resultado la modificacin de los
planes y metas anteriores o la formulacin de nuevos planes, cambios en la
operacin y reasignacin de la gente. Deben desarrollarse mtodos de control para
las caractersticas particulares de la operacin y la estructura de organizacin.

La comparacin de los resultados reales con las metas y normas planificadas
constituye una medicin de la efectividad del control durante un perodo pasado
especificado, el cual constituye la base para una eficaz retroalimentacin.

Los hechos que se muestran en un informe de desempeo no pueden ya cambiarse;
sin embargo, la medicin histrica puede conducir a un mejoramiento del control en
el futuro.

El concepto importante aqu es que los objetivos, las polticas y las normas cumplen
dos necesidades bsicas en el proceso global de control, a saber:

a. La alimentacin adelantada - que constituye una base para el control en el
momento de la accin


b. La retroalimentacin - que representa una base para la medicin de la eficacia
del control posteriormente a la accin. Adems la retroalimentacin sirve para la
replanificacin.

Un importante aspecto de control que a menudo se pasa por alto es su relacin con
el momento de la accin.

El control no puede ser al finalizar la actividad; por ejemplo, un desembolso ya
efectuado o una ineficiencia ya cometida no puede deshacerse. Por lo tanto, debe
aplicarse un control eficaz en el momento de la accin o cuando se asuma el
compromiso.

Este concepto sugiere que el gerente responsable de ciertas acciones debe
empearse en alguna forma de control previo (a priori); para hacer tal cosa, los
objetivos, los planes, las polticas y las normas deben haber sido comunicados al
gerente y plenamente comprendidos por ste con la anticipacin necesaria.

El control se logra por medio de un ciclo que se incorpora en el sistema. El ciclo,
llamado ciclo de retroalimentacin, proporciona un camino para que viajen seales
del sistema a un mecanismo de control, y del mecanismo de control de vuelta al
sistema.

El mecanismo de control es un dispositivo de algn tipo que usa las seales de
retroalimentacin para evaluar el desempeo del sistema y determinar si se
requieren acciones correctivas.

D. INVENTARIOS
En la actualidad la mayora de las empresas mantienen existencias de las
mercancas que utilizan para producir, lo cual da lugar a los inventarios de materia
prima, bienes intermedios y productos en proceso; tambin se cuenta con el
inventario de productos terminados para contar los productos que comercializan.
Por esto las empresas estn obligadas a mantener registros detallados de las
partidas relacionadas con el inventario, dicho registros se pueden realizar
manualmente o por medio de sistemas de procesamiento electrnico.

1. DEFINICIN
Son recursos de la empresa y as como cualquier otro activo representan una
propiedad que genera un beneficio en el futuro. Los inventarios forman parte del
activo circulante y constituyen la partida principal de mercancas que un negocio
tiene para realizar sus actividades industriales y comerciales de operacin.
19
Los inventarios son los bienes de una empresa destinados a la venta o produccin
para su posterior venta. Dichos bienes son materias primas, produccin en proceso,
artculos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de
mercanca o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal
de operaciones.

Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior
comercializacin.Los inventarios comprenden, adems de las materias primas,
productos en proceso y productos terminados o mercaderas para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes
fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques envases y los
inventarios en trnsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicios; de
aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como


19
GUARDADO CANT, GERARDO, Contabilidad un enfoque para usuarios editorial Mc. Graw Hill Mxico 1 edicin, 1999,
Mxico, bibliografa y glosario al final de la obra, 467 pag. ISBN 970-10-3370-1pag. 113

tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin
econmica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estas estn
listas para la venta, es decir, toda aquella mercadera que posee una empresa en el
almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. En
esta investigacin se conocen algunos conceptos bsicos de todo lo relacionado a
los inventarios en una empresa, mtodos, sistema y control.

2. IMPORTANCIA
La importancia que tiene el inventario recae principalmente en que ste es la fuente
principal de ingresos para cualquier empresa. Mantiene una estrecha relacin con las
compras y pagos, y sto se debe principalmente a que estas cuentas (inventarios,
compras y pagos) pertenecen al capital de trabajo.
20


La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de
contabilidad de mercaderas, por que la venta el inventario es el corazn del
negocio. El inventario es por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y
los gastos por los inventarios, llamados costo de mercaderas vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercaderas, por ser sta su
principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitaran
de una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual
obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con
esos controles.

Entre estas cuentas podemos mencionar las siguientes:


20
GUARDADO CANT, GERARDO, Contabilidad un enfoque para usuarios editorial Mc. Graw Hill Mxico 1 edicin, 1999,
Mxico, bibliografa y glosario al final de la obra, 467 pag. ISBN 970-10-3370-1 pag. 113
El inventario Inicial: representa el valor de las existencias de mercancas en la fecha
que comenz el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los
inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no
vuelve a tener movimiento hasta finalizar el periodo contable cuando se cierra con
cargo a costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.

Compras: se incluyen las mercancas compradas durante el periodo contable con el
objeto de volver a venderlas con el fin de lucro y que forman parte del objeto para el
cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de terrenos,
maquinaria, edificios, equipos, instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor,
no entra en el balance general de la empresa si se cierra por Ganancias y Prdidas
o Costo de Venta.

Devoluciones en compras: se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar
toda aquella mercadera comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; auque sta cuenta disminuir la compra de mercadera no se abonar
ala cuanta compras.

Los gastos: ocasionados por las compras de mercadera deben dirigirse a la cuenta
titulada, Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el
balance general.

Ventas: controla todas las ventas de mercadera realizada por la empresa y que
fueron compradas con este fin. Por otro lado tambin tenemos devoluciones en
ventas, la cual esta creada para reflejar las devolucin realizadas por los clientes a
la empresa.

Mercaderas en trnsito: si la empresa realiza compras en el exterior, nos
encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido compromisos de
pago (documentos en giro) por mercadera que la empresa compr pero que, por
razones de distancia o cualquier circunstancia, an no han sido recibidas en el
almacn.

Mercadera en consignacin: cuenta que refleja las mercaderas que han sido
adquiridas por la empresa en consignacin, sobre la cual no se tiene ningn
derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no est en la obligacin de
cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

Inventario actual final: se realiza al finalizar el periodo contable y corresponde al
inventario fsico de la mercadera de la empresa y su correspondiente valoracin. Al
relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas del periodo
se obtendrn la Ganancias o Perdidas Brutas en Ventas de ese perodo.

3. FUNCIN DE LOS INVENTARIOS
Algunos inventarios son inevitables; Al momento de llevar a cabo el recuento de
existencia, una parte estar en las maquinas, otra parte estar en la fase de traslado
de una maquina a otra, en trnsito del almacn de materias primas a la lnea de
produccin, o de sta al almacn de artculos terminados. Principalmente se tiene
inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, produccin y
ventas a distintos niveles.

Materia Prima: En la mayora de los negocios, los inventarios representan una
inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las
funciones principales de la empresa. Cada funciona tiende a generar demandas de
inventario diferente y a menudo incongruente.

Ventas: se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las
exigencias del mercado.

Produccin: se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar
disponibilidades en las actividades de fabricacin; y un remanente permisiblemente
grande de inventarios de productos terminados que facilite niveles de produccin
estables.

Compras: las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de
compras en general.

Financiacin: los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversin
(corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios
(almacenamiento, antigedad, riesgos, etc.)

Los niveles de inventario no tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel
excesivo que causa costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel
inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a
las demandas de ventas y produccin. (Alto costo por falta de existencia).
En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que
de otra manera no existira.

Decisiones Sobre Inventario: Hay dos decisiones bsicas de inventario que los
gerentes deben hacer cuando intentan llevar a cabo las funciones de inventario
recin revisadas. Estas dos decisiones se hacen para cada artculo en el inventario.

Que cantidad de un artculo ordenar cuando el inventario de ese producto se va a
reabastecer.
Cuando reabastecer el inventario de ese articulo.

4. TIPOS DE INVENTARIOS
Los tipos de inventario son segn su naturaleza los siguientes:

Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el
almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor
auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades
fsicas. Son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestrales o
provisionalmente.

Inventario final: es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin
patrimonial en ese sentido.

Inventario inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario fsico: es el inventario real. Es contar, pesar, medir y anotar y cada una de
las diferentes clases de bienes (mercadera), que se hallen en existencia en la fecha
del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista
detallada y valorada de las existencias.

Se calcula el inventario realizado mediante un listado de existencias realmente
posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad, convencer a los
auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo
principal. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de cuatro fases,
a saber:
Manejo de inventarios (preparativos)
Identificacin
Instruccin
Adiestramiento.

Inventarios de productos terminados: todas las mercaderas que un fabricante ha
producido para vender a sus clientes.

Inventario en trnsito: se utiliza con el fin de sostener las operaciones para abastecer
los conductos que ligan a la compaa con sus proveedores y sus clientes,
respectivamente.

Inventario de materia prima: representan existencias de los insumos bsicos de
materiales que abran de incorporarse al proceso de fabricacin de una compaa.

Inventario en proceso: sus existencias que se tienen a medida que se aade mano
de obra, otros materiales y dems costos indirectos a la materia prima bruta, la que
llegar a conformar ya sea un sub-ensamble, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en consignacin: es aquella mercadera que se encarga para ser vendida
pero el titulo de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario disponible: es aquel que se encuentra disponible para la produccin o
venta.

Inventario de mercadera: son las mercaderas que se tienen en existencia, an no
vendidas, en un momento determinado.

Inventario permanente: mtodo seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en
general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier
momento con el valor de los inventarios.

5. MTODO DE VALUACIN DE INVENTARIOS
El objetivo de los mtodos de valuacin es determinar el costo que ser asignado a
las mercancas vendidas y el costo de las mercancas disponibles al terminar el
periodo.

Debido a que en las empresas existen distintos tipos de inventarios y cada uno
puede tener diferente comportamiento, existen cuatro mtodos segn Gerardo
Guajardo Cant las cuales son: Costos Especficos, primeras entradas primeras
salidas (PEPS), ultimas entradas primeras salidas (UEPS), promedio ponderado.
21


Existen numerosas bases aceptables para la valuacin de los inventarios; algunas de
ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que
otras son de aplicacin general.

Entre las cuestiones relativas a la valuacin de los inventarios, la de principal
importancia es la consistencia.

La informacin contable debe ser obtenida mediante la aplicacin de los mismos
principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables
de manera que resulte factible comparar los estados financieros de diferentes
periodos y conocer la evolucin de la entidad econmica; as como tambin
comparar con Estados Financieros de otras entidades econmicas.

Las principales bases de valuacin para los inventarios son las siguientes el Costo,
Costo o Mercado, al ms bajo y el Precio de venta.

Base de Costo para la valuacin de los inventarios: El costo incluye cualquier costo
adicional necesario para colocar los artculos en los anaqueles.

Los costos incidentales comprenden el derecho de importacin, fletes u otros gastos
de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artculos o materias primas
son transportados o estn en almacn y los gastos ocasionales por cualquier periodo
de aejamiento.


21
GUARDADO CANT, GERARDO, Contabilidad un enfoque para usuarios editorial Mc. Graw Hill Mxico 1 edicin, 1999,
Mxico, bibliografa y glosario al final de la obra, 467 pag. ISBN 970-10-3370-1 pag 174
Base de Costo o Mercado, el ms bajo: El precio de mercado puede determinarse
sobre cualquier compra o reposicin, la Base de costo de reposicin o la Base de
realizacin, segn sea el tipo de inventario de que se trate

Debido a que en las empresas existen distintos tipos de inventarios y cada uno
puede tener diferente comportamiento, existen cuatro mtodos los cuales son:

a. Costos Especficos: en el mtodo de costos especficos se lleva un registro
detallado de la informacin relacionada con cada operacin de compra con el fin de
que al final del periodo puedan identificarse las facturas especificas a que
corresponden las mercancas disponible.

En esta forma pueden conocerse a que facturas corresponden las mercancas
disponibles y calcularse el costo real con base a dichas facturas. El mtodo de costo
especifico es el mejor para las compaas que compran productos que puedan
identificarse con facilidad mediante un nmero especial de serie o modelo, o bien
para empresa que manejan un nmero limitado de mercancas

b. Mtodo PEPS: se basa en el supuesto de que los primeros artculos o materias
primas en entrar al almacn o a la produccin son los primeros en salir de el.
Se ha considerado conveniente este mtodo porque da lugar a una valuacin del
inventario concordante con la tendencia de los precios.

El mtodo PEPS de evaluacin de inventarios se supone que las primeras
mercancas compradas son las primeras que se venden por lo tanto las mercancas
en existencias al final del periodo sern las ltimas; es decir las de compras mas
recientes valoradas en precio actual o al ltimo precio de compra.

c. Mtodo UEPS : El mtodo de ltimas entradas primeras salidas de valuacin de
inventarios se suponen que las ltimas mercancas son las primeras que se venden.
Las mercancas que se encuentran sin venderse al final del periodo representan las
que se encontraban en existencia en el inventario inicial, o bien son las primeras
compras del periodo.

Cuando se utiliza el mtodo UEPS para valuar inventarios, se supone que los
primeros artculos comprados son los ltimos que se venden, por tanto el inventario
final debe valuarse segn el primer precio de compra o el ms antiguo.

El UEPS asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercaderas
que se adquieren de ltimo son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el
costo de la mercadera vendida quedara valuada a los ltimos precios de compra con
que fueron adquiridos los artculos; y de otra forma contraria, el inventario final es
valorado a los precios de compra de cada artculos en el momento que se dio la
misma.

Costo Promedio: el mtodo ponderado segn Guajardo Cant reconoce que los
precios varan segn se van comprando mercancas durante el periodo fiscal. Segn
este mtodo las unidades del inventario final se valoran de acuerdo al costo
promedio por unidad de existencia disponible durante todo el ao fiscal.

Antes de calcular el valor de inventario final mediante el mtodo ponderado, se debe
de estimar el costo promedio por unidad que despus se aplicar al nmero de
unidades de inventario final.

Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir
el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el nmero de artculos
adquiridos o producidos.

El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total de las
unidades disponibles tambin para la venta. El promedio resultante se emplea
entonces para valorizar el inventario final.

Los costos determinados por el mtodo promedio ponderados son afectados por las
compras, al principio del periodo, as como al final del mismo.

La comparacin entre los cuatro mtodos de valuacin arroja evidencia en el sentido
de que el mtodo de ultimas entradas, primeras salidas (UEPS) es ms conveniente
en pocas en que los precios presentan una tendencia continua a la alza. En estas
circunstancias, el mtodo UEPS reporta el costo de ventas a los valores mas
recientes, obtenindose como consiguiente una utilidad menor.

Existen diferentes mtodos de llevar y valuar los inventarios y cada empresa tiene la
opcin de escoger el ms apropiado para la empresa. El mtodo que se seleccione
tiene un efecto directo sobre utilidades.

6. ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
El inventario representa una inversin significativa en toda empresa, ste es un
activo circulante necesario por que permite que el proceso de produccin y ventas
funcione con un mnimo de obstculos, de ah que su administracin debe ser eficaz,
minimizando la inversin, pero manteniendo a la vez un adecuado nivel de servicio.
22


6.1 DEFINICIN
Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y evaluacin del
inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo inventario tenga la empresa, ya
que a travs de todo sto determinaremos los resultados (utilidades o prdidas) de
una manera razonable, pudiendo establecer la situacin financiera de la empresa y
las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.
23




22
GITMAN, LAWRENCE Fundamentos de Administracin Financiera, Editorial Pearson Educacin Mxico 3 edicin, 1986,
glosario al final de la obra, 782 pag. ISBN 0-06042334X Pag 293
23
GITMAN, LAWRENCE ibidem Pag 294

6.2 FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
La administracin de inventario implica la determinacin de la cantidad de inventario
que deber mantenerse, la fecha en que debern colocarse los pedidos y las
cantidades de unidades a ordenar. Existen dos factores importantes que se toman en
cuenta para conocer lo que implica la administracin de inventario:

6.2.1 MINIMIZACIN DE LA INVERSIN EN INVENTARIOS
si la inversin en inventario es cero, la empresa podr no tener ninguno y producir
sobre pedido, sto no resulta posible para la gran mayora de las empresa, puesto
que debe satisfacer de inmediato las demandas de los clientes o en caso contrario el
pedido pasar a los competidores que puedan hacerlo, y deben contar con
inventarios para asegurar los programas de produccin. La empresa procura
minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.

6.2.2 AFRONTAR LA DEMANDA
Si la finalidad de la administracin de inventario fuera slo minimizar las ventas
satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara cantidades
excesivamente grandes del producto y as no incluira en los costos asociados con
una alta satisfaccin ni la prdida de un cliente etc.

Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estticos paralizando
un capital que se podra emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel
apropiado de inventarios en trminos de la opcin entre los beneficios que se
esperan no incurriendo en faltantes y el costo de mantenimiento del inventario que se
requiere.

6.3 IMPORTANCIA
La administracin de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos bsicos:
Cuantas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento dado.
En que momento deberan ordenarse o producirse el inventario.
Que artculos del inventario merecen una atencin especial.
Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del
inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la produccin ni la entrega pueden ser
instantnea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede
recurrir rpidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine
el cargo proceso de produccin.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda
del cliente s ira con la competencia, sto hace que la empresa no slo almacene
inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad
adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le
proceso de produccin. Adems de ser una proteccin contra los aumentos de
precios y contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas
bsicas, tendr que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio ms bajo
que predomine en le mercado, sto tiene como consecuencia una continuacin
normal de las operaciones y una buena destreza de inventario.
La administracin de inventario es primordial dentro de un proceso de produccin ya
que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la
satisfaccin para llegar a obtener un nivel ptimo de produccin. Dicha poltica
consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la
produccin de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la
escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de
mejorar la tasa de rendimiento.
Su xito va estar enmarcado dentro de la poltica de la administracin de inventario:
Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los
abastecimientos de los diferentes productos.
Definir categoras para los inventarios y clasificar cada mercanca en la categora
adecuada.
Mantener los costos de abastecimiento al ms bajo nivel posible.
Mantener un nivel adecuado de inventario.
Satisfacer rpidamente la demanda.
Recurrir a la informtica.
Algunas empresas consideran que no deberan mantener ningn tipo de inventario
porque mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algn tipo
de inventario porque la demanda no se puede pronosticar con certeza, y adems se
requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda
vender.
Los inventarios excesivos son costosos, y tambin lo son los inventarios
insuficientes, por que los clientes podran dirigirse a los competidores si los
productos no estn disponibles cuando los demandan y de sta manera se pierde el
negocio. La administracin de inventario requiere de una coordinacin entre los
departamentos de ventas, compras, produccin y finanzas; una falta de coordinacin
nos podra llevar al fracaso financiero.
En conclusin la meta de la administracin de inventario es proporcionar los
inventarios necesarios para sostener las operaciones en le ms bajo costo posible.
En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel ptimo de
inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que
posteriormente, en que punto se podran minimizar stos costos.


6.4 CARACTERSTICAS Y ANLISIS DEL INVENTARIO
Es necesario realizar un anlisis de las partidas que componen el inventario.
Debemos identificar cuales son las etapas que se presentarn en el proceso de
produccin, las comunes o las que se presenta en su mayora son Materia Prima,
Productos en proceso, Productos terminados, suministros y repuestos
En caso de materia prima, sta es importada o nacional, si es local existen
problemas de abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La
obsolencia de los inventarios, tanto por nueva tecnologa como por desgaste tiempo
de rotacin, tienen seguro contra incontinencias, deber realizarse la inspeccin
visual de dicha mercadera. Se debe saber la forma de contabilizacin de los
inventarios. Correcta valorizacin de la moneda empleada para su contabilizacin.
Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios: con quienes se
abastecen, que tan seguro es, preocupacin por tener bajos precios y mejor calidad;
cuantos meses de ventas mantienen en materia prima, productos en procesos y
productos terminados; cual es la rotacin de los inventarios fijada o determinada.
reas involucradas en la administracin ya sea el Gerente de Produccin, Gerente
de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control de los
inventarios en forma manual o computarizada. Tecnologa empleada.
Naturaleza y liquidez de los inventarios, caractersticas y naturaleza del producto,
caractersticas del mercado, canales de distribucin, analizar la evolucin y la
tendencia.
6.5 TCNICAS DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
Los mtodos comnmente empleados en le manejo de inventarios son: El sistema
ABC , El modelo bsico de cantidad econmico de pedido CEP.
24




24
GITMAN, LAWRENCE Fundamentos de Administracin Financiera, Editorial Pearson Educacin Mxico 3 edicin, 1986,
glosario al final de la obra, 782 pag. ISBN 0-06042334X PAG 314
6.5.1 EL SISTEMA ABC
Una empresa que emplea est sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A,
B, C. en los productos "A" se ha concentrado la mxima inversin. El grupo "B" esta
formado por los artculos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la
inversin. Al grupo "C" lo componen en su mayora, una gran cantidad de productos
que solo requieren de una pequea inversin. La divisin de su inventario en
productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de
procedimientos de control de inventario necesarios.

El control de los productos "A" debe ser el ms cuidadoso dada la magnitud de la
inversin comprendida, en tanto los productos "B" y"C" estaran sujetos a
procedimientos de control menos estrictos.

6.5.2 MODELO BSICO DE CANTIDAD ECONMICA DE PEDIDOS
Uno de los instrumentos ms elaborados para determinar la cantidad de pedido
ptimo de una artculo de inventario es le modelo bsico de cantidad econmica de
pedido CEP o lote econmico de pedidos. Este modelo puede utilizarse para
controlar los artculos "A" de las empresas, pues toma en consideracin diversos
costos operacionales y financieros, determina la cantidad de pedido que minimiza los
costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: los costos bsicos,
mtodo grafico, mtodo analtico.
a. Costos Bsicos. Excluyendo el costo real de la mercanca, los costos que origina
el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de
mantenimiento de inventario y costo total. Cada uno de ellos cuenta con algunos
elementos y caractersticas claves.
Costos de Pedidos. Incluye los gastos administrativos fijos para formular y recibir
un pedido, sto es, el costo de elaborar una orden de compra, de efectuar los lmites
resultantes y de recibir y cotejar un pedido contra su factura. Los costos de pedidos
se formulan normalmente en trminos de unidades monetarias por pedido.

Costos de Mantenimiento de Inventario: Estos son los costos variables por unidad
resultantes de mantener un artculo de inventario durante un periodo especfico. En
stos costos se formulan en trminos de unidades monetarias por unidad y por
periodo. Los costos de ste tipo presentan elementos como los costos de
almacenamiento, costos de seguro, de deterioro, de obsolescencia y el ms
importante el costo de oportunidad, que surge al inmovilizar fondos de la empresa en
el inventario.
Costos Totales. Se define como la suma del costo del pedido y el costo de
inventario. En el modelo costo econmico de pedido (CEP), el costo total es muy
importante ya que su objetivo es determinar el monto pedido que lo minimice.
b. Mtodo Grfico. El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en determinar el
monto de pedido que reduzca al mnimo el costo total del inventario de la empresa.
Esta cantidad econmica de pedido puede objetarse en forma grfica representando
los montos de pedido sobre el eje X, y los costos sobre el eje Y, el costo total mnimo
se representa en el punto sealado como CEP.
El CEP se encuentra en el punto en que se cortan la lnea de costo de pedido y la
lnea de costo de mantenimiento en inventario. La funcin de costo de pedido vara
en forma inversa con la cantidad de ordenada. Esto significa que a medida que
aumenta el monto su costo disminuye.
Los costos de mantenimiento de inventario se relacionan directamente con las
cantidades de pedido. Cuanto ms grande sea el monto del pedido, tanto mayor ser
el inventario promedio, y por consiguiente, tanto mayor ser el costo de
mantenimiento de inventario.
La funcin del costo total presenta forma de U, lo cual significa que existe un valor
mnimo para la funcin. La lnea de costo total representa la suma de los costos de
pedido y los costos de mantenimiento de inventario en el caso de cada monto de
pedido.
c. Mtodo Analtico: Se puede establecer una frmula para determinar la CEP de un
artculo determinado del inventario. Es posible formular la ecuacin del costo total de
la empresa. El primer paso para obtener la ecuacin del costo total es desarrollar una
expresin para la funcin de costo de pedido y la de costo de mantenimiento de
inventario. El costo de pedido puede expresarse como el producto del costo por
pedido y el nmero de pedidos.
Como dichos nmeros es igual al uso durante el periodo dividido entre la cantidad de
pedido (U)/(C), el costo de pedido puede expresarse de la manera siguiente. Costo
de pedido =PxU/Q El costo de mantenimiento de inventario se define como el costo
por pedido de mantener una unidad, multiplicando por el inventario promedio de la
empresa (Q/2). Dicho inventario se define como la cantidad de pedido dividida entre
2. El costo de mantenimiento se expresa. Costo de mantenimiento =M x Q / 2.
25

A medida en que aumenta a la cantidad de pedidos, Q, el costo de pedido disminuir
en tanto que el costo de mantenimiento de inventario aumenta proporcionalmente.
La ecuacin del costo total resulta de combinar las expresiones de costo de pedido y
costo de mantenimiento de inventario como sigue. Costo total = (P x U/Q) ms
(MxQ/2).
Dado que la CEP se defina como la cantidad en pedido que minimiza la funcin de
costo total, la CEP debe despejarse y se obtiene la siguiente frmula. CEP =2PU/M.
Punto de reformulacin. Una vez que empresa ha calculado su cantidad econmica
de pedido debe determinar el momento adecuado para formular un pedido.

25
GITMAN, LAWRENCE Fundamentos de Administracin Financiera, Editorial Pearson Educacin Mxico 3 edicin, 1986,
glosario al final de la obra, 782 pag. ISBN 0-06042334X PAG 316

En el modelo CEP se supone que los pedidos son recibidos inmediatamente cuando
el nivel del inventario llega a cero. De hecho se requiere de un punto de
reformulacin de pedidos que se considere el lapso necesario para formular y recibir
pedidos.
Suponiendo una vez ms una tasa constante de uso de inventario, el punto de
reformulacin de pedidos puede determinarse mediante la siguiente frmula. Punto
de reformulacin =tiempo de anticipo en das x uso diario.
Control de la Produccin: Para obtener un control sobre la existencia de inventario
debemos tomar en cuenta tres variables que resultan sumamente importantes que
son:
El nivel de ventas de la empresa.
La longitud y la naturaleza terica de los procesos de produccin.
La durabilidad en comparacin con la caducacin del producto terminado.
Es necesario determinar el nmero de cada componente (materia prima, Partes
compradas, partes fabricadas) que se necesitan para las cantidades de cada
producto que se desean fabricar.
El nmero de unidades de cada componente que debe fabricarse o comprarse
debido a existencia disponible no asignada, ordenes pendientes en produccin y de
compras y un inventario final deseado en este periodo. Todo inventario representa un
costo en cualquier empresa por eso los costos son una parte fundamental de
controlar y evaluar dentro del proceso de administracin de inventario.
6.6 PROCESOS INVOLUCRADOS EN LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
Control de Inventario: Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los
inventarios afectan a muchos departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado
de control sobre los productos, a medida que los mismos se mueven a travs de los
distintos procesos de inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para desarrollar
presupuestos y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de un sistema
de costo por el departamento de contabilidad para la determinacin de costos de los
inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones
generales son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin, almacenamiento,
produccin, embarques y contabilidad.
Planeacin: La base para planear la produccin y estimar las necesidades en cuanto
a inventarios, la constituye el presupuesto o pronstico de ventas. Este debe ser
desarrollado por el departamento de ventas.
Los programas de produccin, presupuestos de inventarios y los detalles de la
materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al
presupuesto de ventas.
Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos tendrn alguna variacin
con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un control global de las
actividades de produccin, niveles de inventarios y ofrecen una base para medir la
efectividad de las operaciones actuales.
Compra: En la funcin de compra u obtencin se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de produccin, que consiste en determinar los
tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar la
orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del
material.
Recepcin: Debe ser responsable de lo siguiente:
La aceptacin de los materiales recibidos, despus que stos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y comparados con
una copia aprobada de la orden de compra.
La prelacin de informes de recepcin para registrar y notificar la recepcin y
aceptacin.
La entrega o envo de las partidas recibidas, a los almacenes (depsitos) u otros
lugares determinados. Como precaucin contra la apropiacin indebida de activos.
Almacenamiento: Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas
(ensambladas), as como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la
custodia de un departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios
en los almacenes incluye lo siguiente:
Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son
correcta.
Facilitar almacenamiento adecuado, como medida de proteccin contra los
elementos y las extracciones no autorizadas.
Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para
produccin o embarque.
Produccin: Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control
fsico, control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
La informacin adecuada sobre el movimiento de la produccin y los inventarios.
Notificacin rpida sobre desperdicios producidos, materiales daados, etc., de
modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan ser
debidamente ajustados en los registros.
La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad para
el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de
produccin.
Embarques: Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman
parte de los inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de
embarque, debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
Contabilidad: Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los
costos de los inventarios, a medida que los materiales se mueven a travs de los
procesos de adquisicin, produccin y venta.
Es decir la administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad
de inventario que se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las
rdenes y la cantidad de unidades que se deber ordenar cada vez. Los inventarios
son esenciales para las ventas, y las ventas son esenciales para las utilidades.
Determinacin de Tipos de Inventarios: Los inventarios son importantes para los
fabricantes en general, vara ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La
composicin de esta parte del activo es una gran variedad de artculos, y es por eso
que se han clasificado de acuerdo a su utilizacin en los siguientes tipos:
Inventarios de materia prima
Inventarios de produccin en proceso
Inventarios de productos terminados
Inventarios de materiales y suministros
Inventarios de materia prima: Comprende los elementos bsicos o principales que
entran en la elaboracin del producto.
En toda actividad industrial concurren una variedad de artculos (materia prima) y
materiales, los que sern sometidos a un proceso para obtener al final un artculo
terminado o acabado.
A los materiales que intervienen en mayor grado en la produccin se les considera
"Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente
importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artculos
sometidos a un proceso de fabricacin que al final se convertir en un producto
terminado.
Inventarios de Productos en Proceso: El inventario de productos en proceso consiste
en todos los artculos o elementos que se utilizan en el actual proceso de produccin.
Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado
intermedio de produccin y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos
indirectos inherentes al proceso de produccin en un momento dado.
Una de las caractersticas de los 1 inventarios de producto en proceso es que va
aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el
producto terminado como consecuencia del proceso de produccin.
Inventarios de Productos Terminados: Comprende stos, los artculos transferidos
por el departamento de produccin al almacn de productos terminados por haber
stos; alcanzado su grado de terminacin total y que a la hora de la toma fsica de
inventarios se encuentren an en los almacenes, es decir, los que todava no han
sido vendidos.
El nivel de inventarios de productos terminados va a depender directamente de las
ventas, es decir su nivel sta dado por la demanda.
Inventarios de Materiales y Suministros: En el inventario de materiales y suministros
se incluye:
Materias primas secundarias, sus especificaciones varan segn el tipo de
industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de
agua.
Artculos de consumo destinados para ser usados en la operacin de la industria,
dentro de stos artculos de consumo los ms importantes son los destinados a las
operaciones, y estn formados por los combustibles y lubricantes, stos en las
industria tiene gran relevancia.
Los artculos y materiales de reparacin y mantenimiento de las maquinarias y
aparatos operativos, los artculos de reparacin por su gran volumen necesitan ser
controlados adecuadamente, la existencia de estos varan en relacin a sus
necesidades.
Inventario de Seguridad: Este tipo de inventario es utilizado para impedir la
interrupcin en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el
aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la
importancia del mismo est ligada al nivel de servicio, la fluctuacin de la demanda y
la variacin de las demoras de la entrega.
Costos de Inventarios: Los negocios multiplican la cantidad de artculos de los
inventarios por sus costos unitarios. La gestin de inventario es una actividad en la
que coexisten tres tipos de costos:
Costos Asociados a los Flujos: Son los necesarios para la operacin normal en la
consecucin del fin. Mientras que los asociados a la inversin son aquellos
financieros relacionados con depreciacin y amortizacin.

Dentro del mbito de los flujos habr que tener en cuenta los costos de los flujos de
aprovisionamiento (transporte), aunque algunas veces sern por cuenta del
proveedor, y en otros casos estarn incluidos en el propio precio de mercanca
adquirida.

Ser necesario tener en cuenta tanto los costos de operacin como los asociados a
la inversin.

Costos Asociados a los inventarios: En ste mbito debern incluirse todos los
relacionados con inventarios. Estos serian entre otros costos de almacenamiento,
deterioros y obsolecencia de mercancas almacenadas, costo de mantenimiento.

Cuando se quiere conocer, en su conjunto los costos de los inventarios habr que
tener en cuenta todos los conceptos indicados.
Por el contrario, cuando se precise calcular los costos, a los efectos de toma de
decisiones, (por ejemplo para decidir el tamao ptimo del pedido), ya que los costos
no evitables, por propia definicin permanecern afuera sea cual fuere la decisin
tomada.

Costos asociados a los procesos: Por ltimo, dentro del mbito de los procesos
existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse de esta manera
destacando los costos de las existencias que se clasificaran en: costos de compras,
de lanzamientos de pedidos y gestin de actividad. Un caso paradigmtico es el
siguiente:

En general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras. Por qu no
incorporan tambin los costos de almacenamiento, o de la gestin de los pedidos?,
como consecuencia de que en la mayora de los casos se trata de transporte por
cuenta del proveedor incluidos de manera ms o menos tctica o explicita en le
precio de adquisicin.

Pero incluso cuando el transporte est gestionado directamente por el comprador se
mantiene sta prctica, aunque muchas veces el precio del transporte no es
directamente proporciona al volumen de mercancas adquiridas, sino que depende
del volumen transportado en cada pedido.

En stas circunstancias el costo del transporte se convierte tambin en parte del
costo de lanzamiento del pedido.

6.7 PUNTO DE EQUILIBRIO
La observacin y el anlisis del estado de resultados, ha permitido el desarrollo de
una tcnica que hace realizable el clculo del volumen de ventas, en el que se
recuperan los costos fijos y variables, o sea, el volumen de ventas donde los
ingresos igualan a los egresos.

Este volumen puede determinarse a travs del clculo del punto de equilibrio, en el
que se observa por una parte, que ciertos gastos y costos guardan una relacin
directa con los ingresos, es decir, que a mayores o menores niveles de ventas, en
mayores o menores gastos y costos se incurrirn; por otra parte cierto tipo de gastos
permanecen constantes independientemente que las ventas aumenten o disminuyan.

6.7.1 DEFINICION DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
Una definicin del punto de equilibrio puede ser la siguiente: Es el nivel en el cual los
ingresos por ventas son iguales a los costos totales, Lo anterior indica que la
empresa en ese punto no gana ni pierde.

Es el nivel de produccin en que las utilidades totales son iguales a los costos de
operacin de efectivo.

En el modelo lineal de equilibrio, el punto de equilibrio se encuentra dividiendo los
costos fijos de efectivo ( de operacin ) entre la diferencia entre el precio y el costo
variable por unidad.
26


El objetivo fundamental del anlisis del punto de equilibrio es determinar que
volumen se requiere vender para no incurrir en prdidas, ni obtener utilidades.

A partir de este volumen de ventas, si se aumentan stas se obtendrn utilidades y
si se disminuyen ocasionarn prdidas.

6.7.2 IMPORTANCIA DEL PUNTO DE EQUILIBRIO
La planeacin financiera comprende la anticipacin de aspectos fundamentales
dentro de las finanzas para lograr los mejores resultados.


26
MOYER, R. CHARLES; MCGUIGAN, J AMES R., KRETLOW WILLIAM J . ; administracin financiera contempornea ,editorial
international Thomson editores sptima edicin, Mxico 2000, ISBN 968-7529-76-8. Pg. 520
En el proceso de planeacin, el punto de equilibrio es utilizado como un instrumento
para determinar que volumen de artculos debe venderse para recuperar lo invertido,
de sta manera se conoce a partir de que nivel de ventas se percibirn utilidades y
en cual se incurre en prdidas.

A travs del punto de equilibrio se analiza la relacin existente entre los egresos fijos
y variables incurridos en la produccin y distribucin de los artculos y los ingresos
obtenidos en la venta de stos.

La presentacin grfica del punto de equilibrio, es un medio para visualizar el
volumen de ventas, cuando stas se igualan a los gastos y costos incurridos en su
produccin y distribucin, convirtindose en un medio til para una planificacin
precisa y un completo control de las utilidades.

E. CAPITAL DE TRABAJO
Segn Fred Weston en Fundamentos de Administracin Financiera: El trmino de
Capital se origin con el legendario pacotillero estadounidense, quien sola cargar su
carro con numerosos bienes y recorrer una ruta para venderlos. Dicha mercanca
reciba el nombre de capital de trabajo porque era lo que realmente se venda, o lo
que rotaba por el camino para producir utilidades.
27


El carro y el caballo, por lo tanto eran financiados con capital de trabajo pero el
pacotillero solicitaba en prstamo los fondos necesarios para comprar la mercanca,
stos prstamos se conocan como prstamos de capital de trabajo, y tenan que ser
reembolsados despus de cada viaje para demostrar al banco que el crdito era
slido. Si el pacotillero era capaz de reembolsar el prstamo, entonces los bancos
que seguan ste procedimiento empleaban polticas bancarias de naturaleza slida.


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UGANDO PEATE, MIKEL, Evaluacin financiera a corto plazo mediante la administracin del capital de trabajo [en linea]
SV: monografas.com [citado el 16 de Marzo de 2006] disponible en http://www.monografias.com/trabajos14/admin-
capital/admin-capital.shtml
1. DEFINICIN
Capital del trabajo es la diferencia entre los activos circulantes y los pasivos
circulantes.
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Los activos circulantes son las partidas que representan efectivo o que se espera en
forma razonable se conviertan en efectivo; los bienes o recursos que se esperan
brinden un beneficio econmico futuro fundadamente esperado ya sea por su venta
uso, consumo o servicio, normalmente en el plazo de un ao o en el ciclo financiero a
corto plazo, mientras que los pasivos circulantes se refieren al Conjunto de todas las
deudas de una empresa que tengan un vencimiento igual o inferior a un ao, con la
caracterstica principal de que se encuentran en constante movimiento o rotacin.

El pasivo circulante se deber financiar con el activo circulante; el importe del
primero debe ser inferior al del segundo, pues de lo contrario se pueden plantear
problemas de liquidez con el consiguiente bloqueo de pago a cierto acreedores de la
empresa y los problemas que puede acarrear esta situacin.

El capital de trabajo es la inversin de una empresa en activos a corto plazo
(efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventario).
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El capital de trabajo representa la primera lnea de defensa de un negocio contra la
disminucin de las ventas. Ante una declinacin de las ventas poco hay que hacer
por parte del financiero sobre los compromisos de activos fijos o deudas a largo
plazo; sin embargo puede hacer mucho con respecto a las polticas de crdito,
control de inventario, cuentas por cobrar, renovar los inventarios con mayor rapidez,
adoptar una poltica ms agresiva de cobros a fin de tener mayor liquidez.


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MOYER, R. CHARLES; MC GUIGAN, J AMES R.; KRETLOW, WILLIAM J ., Administracin financiera contemporanea 7
edicin, 1999, Mxico, traducido por J uan Carlos J olly Vallejo y Enrrique Mercado, glosario al final de la obra, 854 pag ISBN
968-7529-76-8 pag 582
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UGANDO PEATE, MIKEL, Evaluacin financiera a corto plazo mediante la administracin del capital de trabajo [en linea]
SV: monografas.com [citado el 16 de Marzo de 2006] disponible en http://www.monografias.com/trabajos14/admin-
capital/admin-capital.shtml
La base terica que sustenta la utilizacin del capital de trabajo para medir liquidez
es la conviccin de que mientras ms amplio sea el margen de activos circulantes
sobre los pasivos circulantes, se estar en mejores condiciones para pagar las
cuentas en la medida que vencen.

Gitman en Fundamentos de Administracin Financiera plantea: mientras ms
grande sea la cantidad de activos circulantes existentes mayor es la probabilidad de
que algunos de ellos puedan convertirse en efectivo para pagar una deuda vencida.
Los trminos capital de trabajo y capital de trabajo neto normalmente sealan la
diferencia entre los activos y pasivos circulantes. Con frecuencia ambos trminos se
usan indistintamente.

Dado su efecto en los rendimientos futuros esperados de la compaa y en el riesgo
asociado con ellos, las polticas de capital de trabajo finalmente ejercen impacto en la
riqueza de los accionistas. Las polticas de capital de trabajo eficaces son cruciales
para el crecimiento y sobrevivencia a la larga de una compaa. Si, por ejemplo, una
organizacin carece del capital de trabajo necesario para la ampliacin de su
produccin y sus ventas, puede perder ingresos y utilidades.

Una compaa debe mantener niveles de capital de trabajo suficientemente altos
para conservar su liquidez; es decir, para estar en condiciones de cumplir con sus
obligaciones en efectivo a su vencimiento. De lo contrario corre el riesgo de incurrir
en los costos asociados con el deterioro de su calificacin de crdito, la posibilidad
de una liquidacin de activos forzada y la bancarrota.

La administracin del capital de trabajo es un proceso permanente que comprende
numerosas operaciones y decisiones diarias que definen:

El nivel de activos circulantes de la empresa.
Las proporciones de deuda a corto y largo plazos que emplear la compaa para
financiar sus activos.
El nivel de inversin en cada tipo de activo circulante.
Las fuentes y mezcla especficas de crdito a corto plazo (pasivos circulantes) a
las que debera recurrir la compaa.

El capital de trabajo difiere del capital fijo en trminos del tiempo necesario para
recuperar la inversin en un activo dado. En el caso del capital fijo, o activos a largo
plazo (como terrenos, edificios y equipo), una compaa necesita por lo general de
varios aos para recuperar su inversin inicial. Por el contrario, el capital de trabajo
circula, con un ritmo relativamente rpido. Las inversiones en inventarios y cuentas
por cobrar habitualmente se recuperan durante el ciclo normal de operacin de una
empresa, al venderse unos y cobrarse las otras.

2. IMPORTANCIA DEL CAPITAL DE TRABAJO
Ya se ha dicho que una empresa debe disponer de capital de trabajo para poder
operar y sobrevivir. En muchos sectores, el capital de trabajo (activos circulantes)
constituye un porcentaje relativamente grande de los activos totales.

El capital de trabajo es de suma importancia para el control interno de la empresa, y
este mide el riesgo e influye en la capacidad de obtener financiamiento.

La posicin de capital de trabajo neto de una empresa no slo es importante desde el
punto de vista interno, tambin es de uso muy frecuente como medida de riesgo. En
este contexto, el riesgo es la probabilidad de que una empresa se encuentre con
dificultades financieras como la imposibilidad de liquidar oportunamente sus cuentas.

Si no sucede algn imprevisto, cuanto mayor sea el capital de trabajo neto del que
dispone una empresa, ms probable ser que sta pueda cumplir con sus
obligaciones financieras vigentes. Dado que el capital de trabajo neto es una medida
de riesgo, la posicin del capital de trabajo neto de una empresa influye en su
capacidad para obtener financiamiento en forma de deuda.

Es comn que los contratos de crdito de bancos comerciales y otras instituciones de
crdito contengan una clusula en la que se exige a las empresas mantener una
postura de capital de trabajo neto mnimo. De igual manera, tambin en las
emisiones de bonos suelen incluirse clusulas de ese tipo.

Las estadsticas indican que la principal porcin del tiempo la mayora de los
administradores financieros se dedica a las operaciones internas diarias de la
empresa, que caen bajo el terreno de la administracin del capital de trabajo.

Debe tenerse en cuenta que los activos circulantes representan aproximadamente un
60 % de los activos totales de una empresa, de ah la importancia que su
administracin sea eficaz.

La administracin del capital de trabajo es particularmente importante para las
empresas pequeas. Aunque stas empresas pueden minimizar su inversin en
activos fijos, arrendando plantas y equipos, no pueden evitar la inversin en efectivo,
cuentas por cobrar e inventario.

Adems debido a que una empresa pequea tiene un acceso limitado a los
mercados de capital a largo plazo, debe usarse slidamente el crdito comercial y los
prstamos bancarios a corto plazo, los cuales afectan al capital del trabajo
aumentando los pasivos circulantes.

3. OBJETIVO DEL CAPITAL DE TRABAJO
El objetivo de la administracin del capital de trabajo es manejar cada uno de los
activos y pasivos circulantes de la empresa de tal manera que este se mantenga en
un nivel aceptable. Los principales activos circulantes son: efectivo, valores
negociables, cuentas por cobrar e inventarios.
Cada uno de estos activos debe administrarse en forma eficiente para mantener la
liquidez de la empresa sin conservar al mismo tiempo un nivel demasiado alto de
cualquiera de ellos. Los pasivos circulantes bsicos de inters que deben cuidarse
son las cuentas por pagar, documentos por pagar y otros pasivos acumulados.

4. ANLISIS DEL CICLO DE OPERACIN
En general, el ciclo de operacin de una compaa consiste de tres actividades
primordiales: compra de recursos, elaboracin del producto y distribucin (venta) del
producto.

Estas actividades generan flujos de efectivo irregulares e inciertos. Son irregulares
porque usualmente los egresos de efectivo (pagos por concepto de compra de
recursos, por ejemplo) ocurren antes que los ingresos de efectivo (cobranza, por
ejemplo). Son inciertos a causa de la imposibilidad de pronosticar con precisin las
ventas y costos a futuro, que a su vez generan nuevos ingresos y egresos,
respectivamente.

Para que una empresa pueda mantener su liquidez y funcionar adecuadamente,
debe invertir en varios activos a corto plazo (capital de trabajo) durante ste ciclo,
mantener un saldo de efectivo para pagar sus cuentas a su vencimiento y adems,
invertir en inventarios para poder surtir rpidamente los pedidos de los clientes.
Finalmente, invierte en cuentas por cobrar para extender crdito a sus clientes.

El ciclo de operacin es igual a la duracin de los periodos de conversin de
inventarios y cuentas por cobrar:

Ciclo de operacin = Periodo de conversin de inventarios
+ Periodo de conversin de cuentas por cobrar


El periodo de conversin de inventarios es el lapso necesario para producir y vender
el producto. Se define de la siguiente manera:

Inventario promedio
Periodo de conversin de inventarios =
Costo de ventas/365

El periodo de conversin de cuentas por cobrar, o periodo promedio de cobranza,
representa el lapso requerido para cobrar los ingresos por concepto de ventas. Se le
calcula del siguiente modo:
Cuentas por cobrar
Periodo de conversin de cuentas por cobrar =
Ventas a crdito anuales/365

5. NIVELES DE INVERSIN DE CAPITAL DE TRABAJO
En la poltica general de capital de trabajo se consideran tanto el nivel de inversin
como de financiamiento del capital de trabajo de una empresa. En la prctica, una
empresa debe determinar el impacto conjunto de estas dos decisiones en su
rentabilidad y riesgo.

La magnitud y naturaleza de la inversin de una empresa en activos circulantes est
en funcin de varios factores, entre ellos los siguientes:
El tipo de productos manufacturados.
La duracin del ciclo de operacin.
El nivel de ventas (puesto que un mayor nivel de ventas requiere de un mayor
nivel de inversin en inventarios y cuentas por cobrar).
Polticas de inventario (por ejemplo, la cantidad de reservas de seguridad
mantenidas; es decir, los inventarios necesarios para satisfacer una demanda mayor
que la esperada o para enfrentar demoras imprevistas en la obtencin de nuevos
inventarios).
Polticas de crdito.
Grado de eficiencia con la que una empresa administra sus activos circulantes.
(Obviamente, cuanto ms eficazmente la direccin economice monto de efectivo,
valores negociables, inventarios y cuentas por cobrar, necesitar menos capital de
trabajo.)

a. Disyuntiva entre rentabilidad y riesgo para diferentes niveles de inversin en
capital de trabajo: Antes de definir el nivel de inversin adecuado en capital de
trabajo, la direccin de la empresa debe evaluar entre la rentabilidad esperada y el
riesgo de que le sea imposible cumplir con sus obligaciones financieras.

La rentabilidad se mide de acuerdo con la tasa de rendimiento (de operacin) de los
activos totales, es decir, UAII/activos totales. Como ya se seal, el riesgo de que
una compaa enfrente dificultades financieras se relaciona con su posicin de
capital de trabajo neto.
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b. Nivel ptimo de inversin en capital de trabajo: El nivel ptimo de inversin en
capital de trabajo es el nivel con el que se espera maximizar la riqueza de los
accionistas y est en funcin de diversos factores, como la variabilidad de las ventas
y los flujos de efectivo y el grado de apalancamiento operativo y financiero utilizado
por la empresa. Por tanto, no puede decirse que una poltica de inversin en capital
de trabajo en particular sea la ptima para todas las compaas.

6. PROPORCIONES DE FINANCIAMIENTO A CORTO Y LARGO PLAZO
Una empresa debe interesarse no slo en el nivel de sus activos circulantes, tambin
debe determinar las proporciones de deuda a corto y largo plazo que usar para
financiarlos. Esta decisin tambin implica interrelaciones entre rentabilidad y
riesgo.
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MOYER, R. CHARLES; MC GUIGAN, J AMES R.; KRETLOW, WILLIAM J ., Administracin financiera contemporanea 7
edicin, 1999, Mxico, traducido por J uan Carlos J olly Vallejo y Enrrique Mercado, glosario al final de la obra, 854 pag ISBN
968-7529-76-8 pag 585
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MOYER, R. CHARLES; MC GUIGAN, J AMES R.; KRETLOW, WILLIAM Ob. cit ,pag. 587
Las fuentes de financiamiento por deuda se clasifican de acuerdo con su
vencimiento. Especficamente, se dividen en fuentes a corto plazo o a largo plazo,
siendo las primeras aquellas cuyo vencimiento ocurre en un ao o menos y las
segundas aquellas cuyo vencimiento es mayor de un ao.

a. Costo de la deuda a corto y largo plazo: la estructura a plazos de las tasas de
inters como la relacin entre las tasas de inters de las obligaciones de deuda que
difieren en su plazo de vencimiento.

Histricamente, las tasas de inters a largo plazo normalmente han sido superiores a
las tasas a corto plazo y tambin, debido a la reducida flexibilidad del crdito a largo
plazo en comparacin con el crdito a corto plazo, el costo efectivo de la deuda a
largo plazo puede ser mayor que a corto plazo, incluso cuando estas tasas de inters
son iguales o mayores que las a largo plazo.

En el caso de la deuda a largo plazo, una empresa incurre en gastos de intereses
incluso en momentos en que no tiene inmediata necesidad de esos fondos, como
durante las crisis estacionales o cclicas. Por el contrario, con deuda a corto plazo, la
empresa puede evitar el costo de los intereses de fondos innecesarios mediante el
pago de la deuda (o no renovndola). En suma, el costo de la deuda a largo plazo
suele ser mayor que el costo de la deuda a corto plazo.

b. Riesgo de la deuda a largo y corto plazo: La actitud de las empresa deudoras
frente al riesgo relativo de la deuda a largo y corto plazos es diferente a la de las
instituciones acreedoras. Normalmente stas consideran que el riesgo aumenta junto
con el vencimiento, mientras que aqullas juzgan que el riesgo asociado con la
deuda a corto plazo es mayor. Son dos las razones para ello:

En primer trmino, siempre cabe la posibilidad de que una empresa no est en
condiciones de refinanciar su deuda a corto plazo. Cuando la deuda vence, la paga
como parte de un programa de reduccin de deuda o contrata nuevo
financiamiento. Sin embargo, bien podra ocurrir que al momento del vencimiento la
empresa enfrentar problemas financieros, provocados por eventos tales como
huelgas, desastres naturales o recesiones, por cuyo efecto disminuyen las ventas y
entradas de efectivo.

En estas circunstancias, puede serle sumamente difcil, e incluso imposible, obtener
los fondos necesarios; lo que podra conducirla a tener dificultades operativas y
financieras. Cuanto mayor sea la frecuencia con que una empresa deba refinanciar
su deuda, mayor ser tambin el riesgo de que no se pueda obtener el
financiamiento necesario.

En segundo trmino, las tasas de inters a corto plazo tienden a fluctuar ms en el
transcurso del tiempo que las tasas de inters a largo plazo, por lo tanto, los gastos
en intereses y las utilidades esperadas despus de intereses e impuestos de una
empresa estn sujetos a mayor variacin en el tiempo con deuda a corto que con
deuda a largo plazo.

c. Disyuntiva de rentabilidad y riesgo de diferentes planes de financiamiento: La
necesidad de financiamiento de una empresa es igual a la suma de sus activos fijos y
circulantes. Los activos circulantes pueden dividirse en las dos siguientes categoras:

Activos circulantes permanentes.
Activos circulantes fluctuantes.

Los activos circulantes fluctuantes son aquellos que se ven afectados por la
naturaleza estacional o cclica de las ventas de la empresa. Por ejemplo, en el
transcurso del ao, sta debe realizar mayores inversiones en inventarios y cuentas
por cobrar en los periodos de ventas pico que en los dems. Los activos circulantes
permanentes son aquellos con los que una empresa satisface sus necesidades
mnimas a largo plazo (como reservas de seguridad de efectivo e inventarios).
Uno de los medios con los que una empresa puede satisfacer sus necesidades de
financiamiento consiste en el empleo del mtodo de concordancia, con el que la
estructura de vencimientos de los pasivos se ajusta de manera que corresponda
exactamente al periodo de vida de sus activos.

Los activos fijos y circulantes permanentes se financian con fondos provenientes de
deuda a largo plazo y de participacin, mientras que los activos circulantes
fluctuantes se financian con deuda a corto plazo. Sin embargo, la aplicacin de ste
mtodo no es tan sencilla como parece, la dificulta en la prctica la incertidumbre
inherente al periodo de vida de cada activo en particular.

El mtodo conservador, utiliza una proporcin de deuda a largo plazo relativamente
alta. Su relativamente baja proporcin de deuda a corto plazo reduce el riesgo de
que la empresa se vea imposibilitada de refinanciar su deuda, as como el riesgo
asociado con las fluctuaciones de las tasas de inters.

Al mismo tiempo, sin embargo, este mtodo disminuye los rendimientos esperados a
disposicin de los accionistas, ya que por lo general, el costo de la deuda a largo
plazo es superior al costo de la deuda a corto plazo.

El mtodo agresivo, utiliza una proporcin de deuda a corto plazo relativamente alta.
Las empresa que se sirven de este mtodo en particular deben refinanciar su deuda
ms frecuentemente, con lo que se incrementa el riesgo de que no puedan obtener el
nuevo financiamiento que necesitan.

Adems de que la mayor posibilidad de fluctuaciones en los gastos por concepto de
intereses asociada con este plan de financiamiento eleva el riesgo de la empresa.
estos mayores riesgos se compensan con las mayores utilidades despus de
impuestos esperadas que resultan de los normalmente menores costos de la deuda
a corto plazo.

Con el plan agresivo, la posicin de capital de trabajo neto y la razn de circulante de
la empresa alcanzaran su nivel ms bajo, mientras que con el plan conservador
alcanzaran su nivel ms alto; de manera que el grado de riesgo de que la empresa
se vea imposibilitada de cumplir con sus obligaciones financieras es mayor con el
plan agresivo.

El plan de financiamiento moderado representa un mtodo intermedio, de manera
que los niveles de la tasa de rendimiento esperada y de riesgo se ubican entre los
correspondientes a los mtodos agresivo y conservador. En sntesis, tanto la
rentabilidad como el riesgo esperados se incrementan al aumentar la proporcin de
la deuda a corto plazo.

d. Proporciones ptimas de deuda a corto y largo plazo: Al igual que la poltica de
inversin en capital de trabajo, ninguna combinacin en particular de deuda a corto y
largo plazos es necesariamente la ptima para todas las empresas.

Para seleccionar la poltica de financiamiento que maximice la riqueza de los
accionistas, el administrador financiero de una empresa tambin debe tomar en
cuenta factores que, como la variabilidad de las ventas y flujos de efectivo, influyen
en la valoracin de la empresa. Sin embargo, cada empresa adoptar una
determinada poltica con relacin a sus finanzas a corto plazo la cual se compone de
dos elementos:

La magnitud de la inversin en activos circulantes que usualmente es una medida
relativa del nivel de ingreso operativo total y la financiacin del activo circulante que
es una medida de la proporcin de deudas a corto plazo con relacin a las deudas a
largo plazo.