Guia de para La Elaboracion de Manuales de Procedimientos PDF

Contralora General del Estado
Gua Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos

2

Gua Tcnica
para la Elaboracin de
Manuales de Procedimientos

3

Ing. Narciso Agndez Montao
Gobernador Constitucional del Estado de
Baja California Sur

Dr. Romn Pablo Rangel Pinedo
Contralor General del Estado

C. Mara Lourdes Arias Meza
Directora de Desarrollo Administrativo

Lic. Dinorah Yazmn Unzn Rojas
Encargada de Seguimiento y Evaluacin

4

CONTENIDO
Pgina

PRESENTACIN

5
I. Objetivo de la Gua

6
II. Marco Jurdico

6
III. Conceptos Bsicos

7
IV. Importancia del Manual de Procedimientos

8
V. Elementos que integran el Manual de Procedimientos

9
1. Identificacin

10
1.1 Cartula 10
1.2 Hoja de Aprobacin 11
1.3 Hoja de Actualizacin

12
2. Contenido

13
2.1 ndice 13
2.2 Introduccin 14
2.3 Organigrama 14
2.4 Objetivo del Manual 15
2.5 Presentacin de los Procedimientos 16
2.6 Portada del Procedimiento 17
2.7 Objetivo del Procedimiento 18
2.8 Alcance 18
2.9 Normas de Operacin 18
2.10 Descripcin Narrativa del Procedimiento 21
2.11 Diagrama de Flujo del Procedimiento 25
2.11.1 Simbologa para la Elaboracin del Diagrama de Flujo 27
2.12 Anexos 29
2.13 Bibliografa 30
2.14 Glosario

30
VI. Normas para la Redaccin del Manual de Procedimientos

31

VII. Lineamientos

33

1. En materia de Elaboracin 33

2. En materia de Autorizacin 33

3. En materia de Pblicacin 33
5

4. En materia de Distribucin y Control 34

5. En materia de Revisin y Actualizacin

34

VIII. Metodologa de Investigacin

35

1. Planeacin 36

2. Recopilacin de Datos 39

3. Anlisis de la Informacin 45

4. Registro de Informacin 46

4.1 Descripcin Narrativa de los Procedimientos 46

4.2 Diagrama de Flujo 47

5. Revisin y Actualizacin

47

Anexos

48

Bibliografa 49

6

PRESENTACIN

Uno de los propsitos fundamentales sealados por el Ejecutivo del Estado, en el Plan Estatal de
Desarrollo 2005 - 2011, es el mejoramiento de la Administracin Pblica, mediante la revisin y
constante actualizacin de sistemas, estructuras y procedimientos de trabajo, por lo que la
Contralora General del Estado a travs de la Direccin de Desarrollo Administrativo, pone a
disposicin de las Dependencias y Entidades Gubernamentales, la presente Gua Tcnica, en la que
se establecen los lineamientos bsicos para la elaboracin, actualizacin, autorizacin, impresin,
pblicacin, distribucin y control de los Manuales de Procedimientos, los cuales son fundamentales
para la coordinacin, direccin, evaluacin y seguimiento en el desarrollo cotidiano de la funcin
pblica.

La utilidad prctica de los Manuales de Procedimientos, consiste en que permiten conocer detallada
y secuencialmente la forma en que se desarrollan las tareas y actividades que tienen asignadas las
Unidades Administrativas para cumplir con sus objetivos y funciones.

El presente documento pretende servir de orientacin y gua a quienes tienen bajo su
responsabilidad la elaboracin de los Manuales de Procedimientos, al interior de los rganos que
integran la Administracin Pblica Estatal.

Dr. Romn Pablo Rangel Pinedo
Contralor General del Estado.

7

I. Objetivo de la Gua

Proporcionar a las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal, los
lineamientos, elementos tcnicos y metodolgicos para la elaboracin y/o actualizacin de los
manuales de procedimientos administrativos, que permitirn uniformar los criterios de forma y
contenido de los mismos, facilitando su revisin y seguimiento.

II. Marco Jurdico

Leyes:

Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Baja California Sur; principal
ordenamiento jurdico que sustenta la elaboracin del manual de procedimientos:

Artculo 20.- Los titulares de las Dependencias del Poder Ejecutivo tienen las siguientes
obligaciones comunes:

Fraccin IV. Elaborar y publicar los manuales de organizacin, de procedimientos y de
servicios al pblico en su caso, necesarios para su funcionamiento. Estos instrumentos de
apoyo contendrn la informacin sobre los principales procedimientos administrativos que se
establezcan para facilitar la prestacin del servicio.

Programas:

Programa para la Modernizacin e Innovacin Gubernamental 2005 2011; B.O. No. 08, de
fecha 20 de febrero 2006.

8

III. Conceptos Bsicos

Actividad.- Cantidad de trabajo especfico que debe realizar una unidad o una persona para que se
puedan realizar las funciones.

Cronograma.- Grfico de programacin y control de actividades, utilizando diferentes unidades de
medicin y tiempo.

Formato.- Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser
llenados con informacin variable que se usa en los procedimientos de oficina. Una forma puede
constar de varias copias, que pueden tener destinos o usos diversos.

Funcin.- Agrupamiento de las principales unidades de trabajo, es decir, la reunin lgica y
armnica de las actividades afines.

Manual de Procedimientos.- Documento que contiene la descripcin de actividades que deben
seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa.

Mtodo.- Es la manera de efectuar una operacin o una secuencia de operaciones.

Operacin.- Cada una de las acciones fsicas o mentales necesarias para ejecutar una actividad o
labor predeterminada.

Procedimiento.- Sucesin cronolgica o secuencial de activicades concatenadas, que precisan de
manera sistemtica la forma de realizar una funcin o un aspecto de ella.

Proceso.- Mezcla y transformacin de un conjunto especfico de insumos en uno de resultados ms
valiosos.

Unidad Responsable.- Es el idividuo, puesto u rgano administrativo que participa en las
actividades descritas en el procedimiento.

9

IV. Importancia del Manual de Procedimientos
Los Manuales de Procedimientos no slo garantizan la uniformidad de operaciones repetitivas,
sino que son instrumentos que permiten respetar las polticas del organismo, sostienen el nivel
organizacional y facilitan la toma de decisiones para implementar mejoras, tanto en la
productividad como en la calidad del servicio. Adems, constituyen una fuente formal y
permanente de informacin y orientacin acerca de la manera de ejecutar un trabajo
determinado.

Las principales ventajas de los Manuales de Procedimientos pueden resumirse en:

o Ayudan a incrementar la eficiencia, la calidad y la productividad.
o Son una fuente importante y constante de informacin.
o Aumentan la presdisposicin del personal para asumir responsabilidades.
o Facilitan el proceso de hacer efectivas las normas, procesos y funciones administrativas.
o Ayudan a fijar criterios y patrones, asi como la uniformidad en la terminologa tcnica.

V. Elementos que Integran el Manual de Procedimientos
Los elementos que integran el Manual de
Contenido.

Esquema No.1.- Manual de Procedimientos.

Elementos que Integran el Manual de Procedimientos
os elementos que integran el Manual de Procedimientos son dos: De Identificacin y
Manual de Procedimientos.
de Manuales de Procedimientos
10
Elementos que Integran el Manual de Procedimientos
Procedimientos son dos: De Identificacin y

11

1. Identificacin:

1.1 Cartula
La identificacin portada se refiere a la cartula, la cual da a conocer los datos ms
elementales como son:

a) Escudo Oficial del Gobierno del Estado de Baja California Sur.
b) Logotipo de la Dependencia Entidad.
c) Tipo de Manual que se presenta.
d) Nombre de la Dependencia, Entidad o Unidad Administrativa.
e) Lugar y fecha de elaboracin o actualizacin del Manual de Procedimientos.

Ejemplo:

Manual de Procedimientos

Direccin de Patrimonio Inmobiliario
y Regularizacin de la Tenencia de la
Tierra de la SEPUIE

La Paz, Baja California Sur, Febrero del 2010.

a

b

c
d
e
12

1.2 Hoja de Aprobacin
En los recuadros siguientes se incluyen, aparte de los datos de la portada, las firmas de quien
elabora, presenta y aprueba el documento:

(1) Enunciar el cargo del Titular de la Unidad Administrativa, as como nombre y firma.
(2) Anotar el nombre y firma del Titular de la Dependencia Entidad.
(3) Anotar el nombre y firma de aprobacin del Titular de la Contralora General del Estado,
sealando en la parte superior la siguiente leyenda: Aprobado de acuerdo a lo establecido
en el artculo 32, fraccin I inciso b) de la Ley Orgnica de la Administracin Pblica del
Estado de Baja California Sur.

Manual de Procedimientos

Direccin de Patrimonio Inmobiliario y
Regularizacin de la Tenencia de la Tierra de
la SEPUIE

Elabor (1)

Directora de

Ing. Elsa Lorena
Domnguez Molina
Present (2)

Secretario de Planeacin
Urbana, Infraestructura y
Ecologa

Ing. Guillermo Juregui
Moreno
Aprob (3)

Aprobado de acuerdo a lo
establecido en el artculo 32,
fraccin I inciso b) de la Ley
Orgnica de la Administracin
Pblica del Estado de Baja
California Sur
Contralor General del Estado

Dr. Romn Pablo Rangel
13

1.3 Hoja de Actualizacin
Es la hoja en la que se deben asentar cada una de las actualizaciones que se realizan al manual, las
cuales, entre otras, pueden ser cambios en los formatos que se utilizan en el procedimiento,
inclusin o derogacin de normas de operacin, modificacin de requisitos de trmite, eliminacin de
actividades innecesarias, establecimiento o modificacin de actividades de registro de control,
etctera.

Ejemplo:
Hoja para la Actualizacin de Procedimientos

El manual de procedimientos de la Direccin de Patrimonio Inmobiliario, Regularizacin de la
Tenencia de la Tierra de la SEPUIE, en vigor a partir del da mircoles10 de Febrero del 2010,
presenta cambios en los procedimientos que a continuacin se enuncian:

El da mircoles 10 de Febrero la Direccin de Desarrollo Administrativo recibi un ejemplar de
los procedimientos modificados registrndose con la clave PRC-DPIRTT-01

PROCEDIMIENTO BREVE DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Regularizacin de la Tenencia de la Tierra

Traslado de Dominio

Licitacin de Predios

Se dise un formato especial para la solicitud de esta
prestacin.

La localizacin de los predios sujetos a donacin se
har utilizando el programa de cmputo

El Departamento de Control de Patrimonio Estatal,
modifica su Formato para la Convocatoria de licitacin,
incluyendo el requisito de

14

2. Contenido :

2.1 ndice
Con la finalidad de uniformar la presentacion del documento, en este apartado se enlistan de forma
ordenada los captulos que constituyen la estructura del manual, sealando la numeracin
progresiva que facilite su localizacin.
Ejemplo:

INDICE

Pgina

I. Introduccin .. 5
II. Organigrama.. ... 6
III. Objetivo del Manual 7
IV. Presentacin de los
Procedimientos.................. 8
1. Regularizacin de la Tenencia de la Tierra 10
Objetivo
Alcance
Normas de Operacin
Descripcin Narrativa
Diagrama de Flujo
Anexos 13
2.- Traslado de Dominio .. 14
Objetivo
Alcance
Normas de Operacin
Descripcin Narrativa
Diagrama de Flujo
Anexos.... 17
Bibliografa.. 18
Glosario .. 19

15

2.2 Introduccin
Se refiere a la explicacin que se dirige al lector sobre el contenido general del manual, de su
utilidad y de los fines y propsitos que se pretenden cumplir a travs de l. Incluye informacin de
cmo se usar, quin, cmo y cundo har las revisiones y actualizaciones. La redaccin deber ser
concisa, clara y comprensible.

Ejemplo:

2.3 Organigrama
Es la representacin grfica de la estructura orgnica de una Unidad Administrativa, refleja en forma
esquemtica la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de
comunicacin y lneas de autoridad; as como sus respectivas relaciones .

I. Introduccin

El presente Manual de Procedimientos, contiene la
descripcin de los principales procedimientos que realiza el
personal de la Direccin de Patrimonio Inmobiliario y
Regularizacin de la Tenencia de la Tierra de la SEPUIE.

El manual es de observancia general, se usar como
instrumento de informacin y de consulta, su actualizacin
se har cuando haya algn cambio en los procedimientos
que en el documento se presentan.

5

16

2.4 Objetivo del Manual
Debe contener una explicacin del propsito que se pretende cumplir con el manual, indicando el
qu y para qu, asi como:
o Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.
o La redaccin ser clara, concreta y directa.
o La descripcin se iniciar con un verbo en infinitivo.
o Se describir en una extensin mxima de doce renglones.
o Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.

Ejemplo:

III. Objetivo del Manual

Contar con un instrumento de apoyo administrativo que permita
inducir al personal de nuevo ingreso en las actividades que se
desarrollan en la Direccin de Patrimonio Inmobiliario y
Regularizacin de la Tenencia de la Tierra .

7
17

2.5 Presentacin de los Procedimientos
Se dan a conocer de manera general los nombres de los Procedimientos. El nombre del
Procedimiento debe dar idea clara de su contenido, se recomienda no incluir dos procedimientos
diferentes en uno.

Ejemplo:

IV. Presentacin de los Procedimientos

1.- Regularizacin de la Tenencia de la Tierra

2.- Traslado de Dominio

3.- Licitacin de Precios

4.- Realizacin de un Fraccionamiento

5.- Integracin de un expediente del inventario de bienes
inmuebles propiedad del Gobierno del Estado.

8

18

2.6 Portada del Procedimiento
Es la primera hoja del procedimiento, cuya finalidad es identificarlo.

a) Logotipo de la Dependencia Entidad.
b) Unidad Administrativa de la Dependencia.
c) rea responsable del Procedimiento.
d) Nombre del Procedimiento.
e) Fecha de elaboracin del Procedimiento.

Ejemplo:

Direccin de Patrimonio Inmobiliario y
Regularizacin de la Tenencia de la Tierra

Departamento de Control del Patrimonio
Inmobiliario Estatal

Traslado de Dominio

Febrero del 2010

a
b

c

d
e

19

2.7 Objetivo del Procedimiento
Consiste en describir en forma clara y concreta la finalidad o meta que se pretende alcanzar con el
procedimiento.

2.8 Alcance
Este apartado se refiere al mbito de aplicacin de un procedimiento y contiene una relacin de las
Unidades Administrativas que intervienen en los procedimientos y la delimitacin precisa de sus
respectivas responsabilidades.

2.9 Normas de Operacin
Son las reglas fundamentales e inflexibles de la actuacin y obligatoriedad respecto a las funciones,
operaciones y/o actividades desarrolladas por reas que integran la dependencia o entidad.

Para la elaboracin de las normas se deben considerar los siguientes aspectos: Son ordenamientos
imperativos y especficos de acciones que persiguen un fin determinado, con la caracterstica de ser
exactos y rgidos en su aplicacin.

Se establecern normas de las actividades principales del procedimiento documentado, como son:
autorizaciones, plazos, montos, responsabilidades, erogaciones y restricciones. Extraerlas y
captarlas de los procedimientos, instructivos, circulares, disposiciones vigentes, etc., o en su caso,
tratndose de nuevos procedimientos, definirlas.

Es conveniente que las normas se definan claramente y prevengan todas o la mayor parte de las
situaciones alternativas que puedan presentarse en el desarrollo del procedimiento, es decir, definir
expresamente qu hacer o a qu criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que se
presentan habitualmente. Las normas no sern limitativas en cuanto a su cantidad, recomendando
que sean claras y concisas en su redaccin, pueden establecer tambin los criterios de aceptacin o
rechazo del producto o servicio.

20

Para la presentacin del procedimiento se utilizar el Formato A
Formato A

Secretara de Planeacin Urbana
Infraestructura y Ecologa

Clave del Procedimiento

Nombre del Procedimiento:

Fecha:
Unidad Administrativa:

rea Responsable:

Versin
Pgina

Objetivo:

Alcance:

Normas de Operacin:

21

a) Del llenado del Formato A

o Nombre del Procedimiento.- Sealar el ttulo completo del procedimiento especfico del
cual se est tratando, debiendo ser claro y conciso.

o Unidad Administrativa.- Nombre de la Direccin del rea responsable.

o rea responsable.- Nombre del rea responsable del procedimiento.

o Clave del Procedimiento. PROC-DCPIE-01

Ejemplo:
PROC.- Indica que es un procedimiento, por lo tanto no se debe modificar.
DCPIE.- En este espacio debern anotar las siglas del rea responsable del Procedimiento.
01.- Se anotarn los dos dgitos del nmero consecutivo que le corresponda al
Procedimiento de la Unidad rea.

o Fecha.- Da, mes y ao en que se autoriza el procedimiento.

o Versin .- Nmero de documento que existe con el mismo ttulo, inicia con el 1.0.

o Pgina.- Nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del procedimiento, ejemplo:
1 de 10, 2 de 10, 3 de 10 etc.

22

2.10 Descripcin Narrativa del Procedimiento
Es el punto central del Manual de Procedimientos, en este apartado deben presentarse en forma
secuencial cada una de las operaciones que se realizan dentro de un procedimiento, al explicar en
qu consisten y sealar la Unidad Administrativa o puesto responsable de su ejecucin, el texto
debe ser claro y de manera normativa, explicando cada paso en qu consisten, cundo, cmo, con
qu, dnde y en qu tiempo se llevan a cabo.

Cuando la descripcin del procedimiento sea general, y por lo mismo comprenda varias reas,
deben indicarse para cada paso,la Unidad Administrativa responsable de su ejecucin.

Si se trata de un procedimiento detallado dentro de una Unidad Administrativa, debe indicarse el
puesto del responsable de la ejecucin de cada operacin.

Para la descripcin de actividades se utilizar el Formato B:
Formato B
Clave del
Procedimiento
PROC- - 001
Nombre del Procedimiento: Fecha:
Unidad Administrativa: rea Responsable:

Versin:
Pgina:
Tiempo:
Descripcin de Actividades
Paso Responsable Descripcin de la
Actividad
Documento de Trabajo

23

b) Del llenado del Formato B

o Nombre del Procedimiento.- Se anotar el nombre del Procedimiento tal como se anot en
el formato A.
o Unidad Administrativa.- Nombre de la Direccin de rea responsable.
Ejemplo:
Direccin de Patrimonio Inmobiliario y Regularizacin de la Tenencia de la Tierra.

o rea responsable.- Es el nombre del puesto que ejecuta la actividad.
Ejemplo:
Departamento de Control de Patrimonio Inmobiliario Estatal.

o Si las actividades subsecuentes son realizadas por el mismo responsable no es necesario
volver a nombrarlo.

o Al usar otra hoja, se debe anotar en la columna rea responsable, el nombre del puesto o
de la Unidad Administrativa correspondiente.

o Clave del Procedimiento.- Se anotar el mismo cdigo del procedimiento sealado en el
formato A.

o Fecha.- Da, mes y ao en que se autoriza el procedimiento.

o Versin .- Nmero de documento que existe con el mismo ttulo, inicia con el 1.0.

o Pgina.- Nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del procedimiento, ejemplo:
1 de 10,2 de 10, 3 de 10 etc.

o Paso .- Nmero de actividad.

o Responsable.- Nombre del rea responsable de la actividad.
24

o Documento de Trabajo.- Nombre o las siglas del documento al que se hace referencia en
la actividad.

o En la columna tiempo se anotar en el rengln correspondiente a las actividades, la suma
del tiempo que se utiliza en realizarlas.

o En el espacio descripcin de la actividad, se describirn en forma narrativa las actividades
del procedimiento, la redaccin ser tipo libreto; es decir, en el orden en que las Unidades
Adminitrativas van apareciendo en el desarrollo de las actividades y as se tendr un orden
secuencial y lgico.

o Al inicio de la redaccin y de cada paso o actividad, se utilizar un verbo en tiempo presente
de modo indicativo.

Ejemplo:
Revisa documento, Elabora oficio

o Cada actividad debe dividirse en las acciones que se consideren necesarias.

Ejemplo:
Elabora oficio en original y tres copias, recaba firma de autorizacin, sella, pone folio y turna.

o Se deben usar nmeros arbigos de manera continua para numerar las actividades
o Suprimir las palabras innecesarias. Una buena redaccin es concisa.

Ejemplo:
INNECESARIO RECOMENDABLE
Adjunto este documento Adjunto
Con el fin de Para
En el caso de S
En relacin a Sobre
Para cumplir las disposiciones De conformidad con
25

o Colocar las frases aclaratorias y subordinadas despus de los nombres que califican.

INCORRECTO CORRECTO

Encargada de Despus del Encargada de Entrevista al
Admisiones examen mdico Admisiones paciente, previo
entrevista al paciente examen mdico

o Evitar las palabras ostentosas. Sustituir las palabras rebuscadas por frases sencillas y claras
ya que el manual lo interpretar el usuario. A continuacin se muestra un ejemplo de la
definicin de buzn, en forma rebuscada:

Dispositivos de insumos de activacin manual para desarrollar la recuperacin de los
materiales introducidos por quienes lo manejan.

o Expresarse con claridad. La eliminacin de palabras intiles es una buena manera de
contribuir a la claridad, as como de uniformidad en el estilo.

Referencias de actividades
o Cuando el flujo de la actividad retroceda o avance a otra actividad dentro del mismo
procedimiento se sealar con las palabras retorna o contina y el nmero de la actividad
donde sea requerida. Ejemplo:
No apruba documento, (Retorna a la actividad No.3).

Decisiones
En el caso de las disyuntivas o alternativas que se deriven de una actividad, stas debern
anotarse en la descripcin del procedimiento en letras negritas.

26

2.11 Diagrama de Flujo del Procedimiento

Tiene por objeto facilitar la comprensin del Procedimiento de quien lo consulta, los diagramas
de flujo representan la manera de visualizar el desarrollo de las actividades de un determinado
procedimiento, as como de los encargados de realizarlas.

Algunas de las ventajas que ofrece la tcnica de diagramacin son las siguientes:

o Explica a travs de smbolos y textos condensados, las actividades que componen un
procedimiento .
o Facilita la comprensin de un procedimiento en cualquier nivel jerrquico.
o Reduce la cantidad de explicaciones que se dan en la descripcin narrativa.
o Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento de un procedimiento.

Nota: Las actividades se deben numerar con nmeros arbigos pequeos.

27

Para su elaboracin se utilizar el Formato C.
Formato C

Clave del
Procedimiento
PROC- -01
Nombre del Procedimiento: Fecha:
Unidad Administrativa: rea Responsable:

Versin:
Pgina:
Tiempo:
(REA) (REA) (REA)

Documento

SI

NO

Actividad

Decisin o
Alternativa
1
2
3
A
4
5
6
7
8
Nota:
Inicio
Termina
T
28

2.11.1 Simbologa para la Elaboracin del Diagrama de Flujo
Los smbolos que a continuacin se sealan son los que convencionalmente se han tomado para
representar las operaciones de un procedimiento por lo que debern aplicarse en todas las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Estatal.

Smbolo Nombre Descripcin

ACTIVIDAD
Describe una actividad por
medio de una frase breve y
clara dentro del smbolo.

DOCUMENTO
Representa cualquier tipo de
documento que entre, se
utilice, se enve, se reciba, se
genere o salga del
procedimiento.

INICIO O
TERMINACIN DEL
FLUJO
Accin o lugar, se escribe
dentro del smbolo la palabra
inicio o final.

FLUJO O LINEA DE
UNIN
Conecta los smbolos
sealando el orden en que se
deben realizar las distintas
operaciones.

SI

NO
DECISIN O
ALTERNATIVA
Indica un punto dentro del flujo
en que son posibles varias
alternativas derivadas de una
decisin, es decir, en una
29

situacin en la que existen
opciones y debe elegirse entre
algunas de ellas.

CONECTOR DE
OPERACIN

Representa la concexin o
enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra
parte lejana del mismo.

CONECTOR DE
PGINA
Representa una conexin o
enlace con otra hoja diferente,
en la que contina el diagrama
de flujo.

ARCHIVO
Representa un archivo comn
y corriente de oficina, donde
se guarda un documento en
forma permanente.

ARCHIVO TEMPORAL Representa la guarda o
almacenamiento de
documentos de manera
temporal.
NOTA Describe dentro del smbolo de
manera breve alguna
aclaracin o instruccin dentro
del procedimiento.

T
30

2.12 Anexos
En este apartado se deben incluir las formas, instructivos de llenado y machotes utilizados para la
ejecucin de un procedimiento.

Toda oficina o rea administrativa, requiere de un control interno que le permita registrar la
informacin obtenida en la realizacin de sus actividades, utilizando para ello formatos que permiten
el manejo y control de la misma. Por lo tanto, los formatos que se utilizan dentro de un procedimiento
deben tambin formar parte del Manual y se debern incluir al final, en el apartado de Anexos.

Los formatos, que por su tamao no sea posible presentar en sus medidas originales, es necesario
obtener fotocopia en reduccin para agregarlos. En este caso, se deber anotar la leyenda
La medida original de este formato es tamao , e indicar la dimensin del tamao original o
anotar en centmetros sus dimensiones, cuando se trate de formatos de tamao especial.

Nota: Los casos en que se debe usar un anexo son, entre otros:
o Cuando se debe asentar un dato en un formato.
o Cuando se verifica el correcto llenado de un formato.
o Para informar al usuario del documento que va a recibir o enviar.

31

2.13 Bibliografa
Es la relacin de libros y fuentes de informacin utilizadas para la elaboracin del documento.
Ejemplo:

2.14 Glosario
Es el vocabulario de trminos poco usuales que se utiliza en el contenido del documento y que se
considera requieren ser definidos en este apartado para facilitar su comprensin y unificar el
lenguaje utilizado.
Ejemplo:

Bibliografa

Gua tcnica para la elaboracin de manuales de organizacin;
Contralora General del Estado, 2006.

Gua tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos;
Contralora General del Estado, 2010.

18
Glosario

Operacin.- Cada una de las acciones fsicas o mentales necesarias
para ejecutar una actividad o labor determinada.

Modelo.- Es un patrn conforme al cual debe ser elaborado un
documento.

19
32

VI. Normas para la Redaccin del Manual de Procedimientos
Con la finalidad que el manual de procedimientos sea presentado con una estructura de
redaccin homognea, a continuacin se describen las reglas que se debern observar:

o Se utilizarn letras maysculas y minsculas en ttulos y letra tipo arial tamao 14 .
o Letra tipo arial tamao 12 en la redaccin de los procedimientos y en el resto del
contenido del documento.
o La numeracin empezar a partir de la Introduccin, contando desde la cartula del
Manual.
o Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin.
o Que los formatos sean de 28x21 cm (tamao carta).
o Procurar que la divisin en apartados, captulos, reas y/o secciones queden separados
por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre.
o Que todo el documento quede integrado por cartula, portada, ndice o contenido,
organigrama, introduccin y cuerpo.

Sobre el uso de notas, parntesis, comillas y prrafo con negritas.

Notas
o Cuando se requiere aclarar o recalcar alguna instruccin se usarn notas en el
procedimiento, stas deben ser breves e irn al final de la actividad referida, no
incluir demasiadas.

Parntesis
o Se usa para hacer referencia a alguna actividad del procedimiento, indicar el
retroceso o avance de una actividad, el orden o color de la copias de un formato o
para proporcionar informacin adicional que se juzgue conveniente.

33

Comillas
o Se usan cuando se transcribe textualmente un prrafo de algn documento, para
alguna leyenda o para resaltar alguna referencia.

Prrafos con negritas
o Solamente se usa cuando sea muy relevante lo que se trata de resaltar.

34

VII. Lineamientos
1. En materia de Elaboracin
La elaboracin de los Manuales de Procedimientos iniciar cuando la Dependencia o Entidad
cuente con su Manual de Organizacin, el cual debe servir como marco de referencia para
definir el rea responsable de la realizacin de los procedimientos.

Las Dependencias y Entidades que integran la Administracin Pblica Estatal, sern los
responsables de la elaboracin de sus respectivos manuales, enviando a la Direccin de
Desarrollo Administrativo de la Contralora General del Estado, en forma impresa y en medios
magneticos, los anteproyectos de los Manuales para su revisin.

2. En materia de Autorizacin
Los Manuales de Procedimientos se sometern a la aprobacin y autorizacin de las instancias
correspondientes, en el siguiente orden:
o Del Titular de la Dependencia
o Del Consejo Consultivo o Junta Directiva.
o De la Contralora General del Estado.

La Contralora General del Estado, remitir tres tantos al organismo interesado acompaado del
oficio de aprobacin correspondiente.

3. En materia de Publicacin
Una vez autorizado, las Dependencias o Entidades podrn hacerlo del conocimiento pblico a
travs de publicaciones, peridicos murales, medios electrnicos o cualquier otro medio de
comunicacin pertinente; ya que los manuales contienen informacin pblica en trminos de lo
establecido en el artculo 7 de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica para
el Estado de Baja California Sur.

35

Para su publicacin en el Boletin Oficial del Gobierno del Estado, las Dependencias o Entidades
enviarn a la Direccin de Asuntos Jurdicos y Estudios Legislativos de la Secretara General de
Gobierno su manual aprobado.

4. En materia de Distribucin y Control
La distribucin de los ejemplares se llevar a cabo por personal de las reas responsables de
su elaboracin, debindo efectuar reuniones o plticas de difusin y de instruccin sobre su uso
con el personal encargado de realizar las funciones, actividades y las operaciones sealadas en
el mismo.

La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga del manual de
procedimientos, depender de la determinacin del nmero de funcionarios y empleados que
deben contar con este instrumento administrativo.

Para llevar un control de los Manuales de Procedimientos, las Dependencias y Entidades
debern remitir a la Direccin de Desarrollo Administrativo de la Contralora General del Estado,
el registro de funcionarios y unidades administrativas que cuentan con ejemplares de los
mismos, asi como en original el documento debidamente firmado.

5. En materia de Revisin y Actualizacin
Cuando una unidad administrativa requiera hacer cambios, adiciones o revisiones al manual, la
Dependencia o Entidad presentar los proyectos de modificaciones correspondientes a la
Direccin de Desarrollo Administrativo de la Contralora General del Estado.

El Departamento de Modernizacin e Innovacin Gubernamental de la Contralora General del
Estado revisar los proyectos de manuales de procedimientos para asegurar la vinculacin de
stos con los reglamentos interiores, manuales de organizacin y normatividad aplicable; as
como para verificar que los mismos se realicen de acuerdo con las polticas generales de la
Dependencia o Entidad y prever los posibles efectos en otras unidades, as como mantener la
uniformidad de estilo y presentacin.

VIII. Metodologa de Investigacin
Es difcil seleccionar un mtodo como el ideal y
pues muchos de ellos se complementan y relacion
propuesta de la manera que se puede realizar esta investigaci
los recursos y las circunstancias, lo que permitir al investigador aplicar
mas adecuado para documentar los procedimientos.

La primera decisin que deber tomar el titular de la Dependencia Entidad Administrativa es
designar al responsable para
pueden presentar dos escenarios:

El primero es que el organismo cuente con una rea especfica encargada de determinar las
polticas laborales, del desarrollo organizacional, de innovacin y gestin de calidad, etc., en
cuyo caso ser la idnea para realizar este trabajo.

El segundo escenario implica la necesidad de integrar un equipo de trabajo para elaborar los
manuales administrativos, de lo contrario, stos pueden contener inconsistencias de formato,
diseo y estilo, e incluso, contenidos contradictorios que los conviertan en inoperan

Para ambos casos, se propone el siguiente esquema metodolgico:

Esquema No.2.- Metodologa de Investigacin
Metodologa de Investigacin
onar un mtodo como el ideal y nico camino para realizar una i
pues muchos de ellos se complementan y relacionan entre si. Este apartado es s
propuesta de la manera que se puede realizar esta investigacin, depender
circunstancias, lo que permitir al investigador aplicar el mtodo
documentar los procedimientos.
decisin que deber tomar el titular de la Dependencia Entidad Administrativa es
para la elaboracin del Manual de Procedimientos
dos escenarios:
cuyo caso ser la idnea para realizar este trabajo.
nario implica la necesidad de integrar un equipo de trabajo para elaborar los
diseo y estilo, e incluso, contenidos contradictorios que los conviertan en inoperan
Para ambos casos, se propone el siguiente esquema metodolgico:
Metodologa de Investigacin
de Manuales de Procedimientos
36
nico camino para realizar una investigacin,
entre si. Este apartado es slo una
n, depender de los objetivos, de
mtodo que considere
decisin que deber tomar el titular de la Dependencia Entidad Administrativa es
el Manual de Procedimientos, en este sentido se
nario implica la necesidad de integrar un equipo de trabajo para elaborar los
diseo y estilo, e incluso, contenidos contradictorios que los conviertan en inoperantes.

37

1. Planeacin
S. Diamond, en su libro (Cmo preparar manuales administrativos, editorial Interamericana,
pp. 9), propone algunas condiciones que deben tomarse en cuenta para una adecuada
planeacin:

Disponga del tiempo suficiente para la planeacin. Si no planea cuidadosamente el trabajo es
probable que se enfrente a muchos problemas que hacen perder tiempo.

Haga que otras personas revisen sus planes. La revisin no slo debe incluir a su supervisor,
cuya aprobacin puede ser obligatoria, sino tambin a las personas que participen en la
elaboracin de manuales.

Confirme por escrito todas las estimaciones de tiempo, dinero y personal. Mucha gente hace
estimaciones verbales de momento y posteriormente se olvida de ellas.

Planee desde ahora las actualizaciones. El mejor manual necesitar revisiones y
actualizaciones dentro de los seis meses siguientes a su implantacin.

Anticpece a los problemas. Reparar en los problemas antes que se presenten da como
resultado un gran beneficio.

Adems de las condiciones propuestas por S. Diamond, deben tomarse en cuenta los objetivos
de la dependencia o entidad, del rea donde se operan los procedimientos y del manual de
procedimientos; los recursos materiales y el nivel de organizacin.

Para elaborar el Plan de estudio, se proponen dos tcnicas de programacin de actividades,
desde la recopilacin de datos hasta la impresin y distribucin de los manuales de
procedimientos: Las grficas PERT (Tcnicas de evaluacin y revisin de programas) y CPM
(Mtodo del camino crtico). Si ambas tcnicas se aplican simultneamente, se obtienen mejores
resultados.
38

Pasos para elaborar una grfica PERT y determinar el camino (ruta) crtico (CPM):

1. Determine las etapas para elaborar el manual.
2. Establezca la secuencia de las etapas.
3. Estructure la secuencia en forma de diagrama de bloques.
4. Estime los tiempos (das o semanas) para cada etapa.
5. Indique los tiempos estimados sobre las flechas del diagrama.
6. Determine el tiempo total requerido para cada ruta.

Ejemplo: Grfica de PERT para elaboracin de manuales.

Recoleccin Fuentes de Procesamiento Aprobacin Correccin Autorizacin Control
de informacin Informacin de informacin

Recopilar
datos del
depto. A
Recopilar
datos del
depto. B
Recopilar
datos del
depto. C
Esquematiz
acin del
manual
Redaccin
del primer
borrador del
depto. A
Redaccin
del primer
borrador del
depto. B
Redaccin
del primer
borrador del
depto. C
Elaboracin
de grficas
Formato de
los
manuales
Revisin por
parte del
responsable
Revisin por
parte del
responsable
Revisin por
parte del
responsable
Hacer
cambios y
correcciones
Revisin
final
Imprimir y
encuadernar
Distribucin
13
10
10
7
7
7
7
3
2
2
6
4
4
4
4 5 2 1
7

39

Estimacin de tiempos para el camino crtico:

Ruta Tiempo en das Total
Departamento A 13 7 3 4 5 2 1 35
Departamento B 10 7 2 4 5 2 1 31
Departamento C 10 7 2 4 5 2 1 31

El camino que requiere mayor tiempo total, es el camino crtico, en nuestro ejemplo se refiere al
Departamento A; la actividad crtica de la ruta es la recopilacin de informacin del
Departamento A, lo que significa que cualquier decisin que altere esta actividad crtica,
retrasar la conclusin del manual. A la red de actividades que componen la grfica de PERT se
le puede adicionar los costos estimados, personal responsable, etc., lo que permitir hacer la
mejor propuesta en cuanto a tiempos y costos de elaboracin.

Habindo establecido la ruta crtica, se prepara el cronograma de actividades que defina las
etapas y tiempos hasta la conclusin del manual. Esto puede hacerse mediante una grfica de
Gantt, tambin conocida como grfica de barras.
Ejemplo:
Etapas Actividades Tiempo en dias
3 6 9 12 15 18 21 24 27 30
1 Recoleccin de informacin
2 Esquematizacin del manual
3 Redaccin del primer borrador
4 Revisin por el responsable
5 Cambios y correcciones
6 Revisin final
7 Impresin y encuadernacin
8 Distribucin

40

2. Recopilacin de Datos
En una investigacin, la recoleccin de datos es una de las etapas ms delicadas, pues de la
veracidad y confiabilidad de ellos depender la validez de los resultados. Existen varios mtodos
para recopilar informacin. Una investigacin puede requerir de uno o varios de ellos, los de
mayor uso son: Investigacin documental, observacin, cuestionario y entrevista.

Investigacin documental. Consiste en utilizar fuentes de informacin escrita como manuales
de organizacin, boletines oficiales, oficios, circulares, formatos diversos, registros estadsticos,
actas de reuniones, etc.

Observacin. Tiene como objetivo complementar, confrontar y verificar los datos obtenidos por
otras fuentes. Consiste en registrar lo que se observa en el ambiente de trabajo. Puede
realizarse de forma no estructurada o estructurada; la primera se utiliza con fines exploratorios,
cuando hay poca informacin sobre los procedimientos; la segunda, implica que el observador
posee un plan sobre lo que va a observar y cmo lo va a registrar.

Para estructurar un evento de observacin puede usarse la Tabla de Segmentacin, cuyo
objetivo principal es registrar y entender lo que hacen las personas que all se encuentran, por
qu lo hacen, y qu debieran hacer y no estn haciendo.

Para construir la Tabla de segmentacin se requiere de seis columnas, cuyos encabezados
corresponden a las preguntas: Quin?, Qu?, Cundo?, Dnde?, Por qu? y Cmo?.
Las columnas se llenan de arriba hacia abajo, con independencia una de otra; es decir, una
respuesta de Quin?, puede tener varias del Qu? durante la observacin, debiendo
registrarse todas ellas; cuando se realicen varias operaciones consecutivas en un mismo lapso
de tiempo, narrarlas todas en la misma casilla manteniendo su secuencia. Ejemplo: Si la
secretaria contesta el telfono y toma notas, registrar estas acciones en la misma casilla, pues
todas ellas pudieran definir una actividad: Informacin telefnica.

41

De las seis preguntas que encabezan la Tabla de Segmentacin, para conocer el Por qu?
puede ser necesario preguntarle directamente a la persona; si ste es el caso, aprovechemos la
ocasin para cuestionarle sobre el Para qu?, lo que dar oportunidad de saber el grado de
conocimiento que tiene el individuo sobre el procedimiento, polticas de la organizacin y
posibilidad de mejorarlos.

Para seleccionar un segmento de la Tabla se encierra en crculos un elemento de cada columna
que estn relacionados entre s, de acuerdo a las observaciones; los elementos se unen
mediante lneas para definir acciones de un procedimiento. Deben identificarse todos los
segmentos posibles, por lo que se recomienda: realizar la Tabla el mismo da de la observacin,
mximo al da siguiente; incluir en el equipo de observadores a quien conozca el rea de trabajo,
al personal y los procedimientos, ya que podr ayudar a clarificar el por qu de las acciones y
actitudes observadas. Cada segmento seleccionado deber describirse con redaccin concreta
y clara, evitando elementos subjetivos y circunstanciales, los que pueden registrarse en un
apartado de Notas relevantes.

Adems de la Tabla de Segmentacin, se recomienda hacer un esquema fsico del rea laboral
registrando acciones, recorridos y, de ser posible, los tiempos. La simbologa utilizada es
totalmente a eleccin del investigador.

42

Ejemplo: Tabla de segmentacin del rea del proceso: Recepin de Correspondencia.

Quin
realiza la
accin?
Qu
hace?
Cundo
en qu etapa, antes o
despus de qu ocurre la
accin?
Dnde
y con qu se
realiza la
accin?
Por qu
o para qu se
realiza?
Cmo
se realiza la accin?
Responsable
del Mdulo de
informacin
Espera para ser
atendido
Despus de recibir
informacin de la
Responsable del Mdulo
Oficina Define polticas y
estrategias
Sigue el
procedimiento
establecido
Secretaria del
Titular
Recibe informacin y
se dirige a la Direccin
A
Despus de recibir
informacin de la Secretaria
del Director
rea de espera Cumple con su
funcin
Sigue un mismo
procedimiento propio
Usuario Entrega documentos Al llegar a la oficina Mdulo de
informacin
Es su
responsabilidad
La misma actividad,
con diferente
secuencia de
acciones
Revisa, sella, firma y
entrega documentos
Despus de recibir
documentos sellados y
firmados
Escritorio Por costumbre La misma actividad,
con diferentes
instrumentos de
trabajo
Se retira de la oficina Despus de recibir
correspondencia
Pasillos Por convivir Apresuradamente
Registra informacin
en formato de control
Despus de registrar
informacin en formato de
control de
Etc. Por participar Con seguridad
Turna documentos
revisados y sellados
Etc. Con inseguridad
Etc. Recibe documentos
firmados y sellados
Sentado

Nota: A la tabla de segmentacin tambien se le conoce como de las 5W1H.

Descripcin del segmento: En el Mdulo de informacin, la Responsable recibe la
correspondencia, la revisa, sella, firma y entrega los documentos, siguiendo el procedimiento
establecido.

43

Ejemplo: Esquema fsico del rea del proceso: Recepin de Correspondencia.

Obervador: Notas relevantes:
Lugar:
Fecha:

El usuario realiza los siguientes pasos:
o Entra a la oficina, accin 1.
o El usuario muestra los oficios a la Recepcionista del mdulo de informacin, accin 2.
o La Recepcionista del Mdulo revisa la correspondencia; si est dirigida al Titular, la
sella, firma de recibido y turna a la Secretaria particular del Titular.
o El usuario recibe las copias selladas y firmadas y sale de la oficina, accin 3.
o Si la correspondencia est dirigida a un Director de rea, se le indica la ubicacin de
sta para que sea entregada.
o La Recepcionista del rea, recibe la documentacin, la revisa, sella, firma, fecha de
recibido y turna al Director del rea, accin 2.
o El usuario recibe las copias selladas, firmadas y sale de la oficina, accin 3.

Entrada
Mdulo de
informacin
Recepcin de
documentos
del Titular
Recepcin
de
documentos
del rea C
Recepcin
de
documentos
del rea D
Recepcin
de
documentos
del rea A
Recepcin
de
documentos
del rea B
Oficina Titular
1
3
2
2
2
2
2
44

Cuestionario. Es una tcnica estructurada para recopilar datos, su uso permite conocer hechos
y opiniones, arroja informacin objetiva y cuantitativa. Es la tcnica ms utilizada en la
investigacin, por su bajo costo y facilidad de anlisis.

Para elaborar el cuestionario, deben considerarse los siguientes aspectos:
o Objetivo de la investigacin.
o Informacin a recabar.
o Perfil y disponibilidad de quienes contestarn el cuestinario.
o Tiempo y costo de aplicacin.

Las preguntas que integran el cuestionario deben ser confiables y vlidas. Una pregunta es
confiable si tiene el mismo significado para quienes la contestan y es vlida si genera
informacin exacta y relevante. De manera general, la confiabilidad de la pregunta implica
consistencia en las respuestas, y la validez se obtiene con la congruencia entre pregunta y
respuesta (a menor trabajo mental por quien responde, mayor validez de la pregunta). As,
tenemos que una pregunta puede ser confiable pero no necesariamente vlida.

Ejemplo 1: Si al Responsable del Mdulo de informacin le preguntamos Eres casado?, la
respuesta SI o NO, ser confiable, pero no necesariamente vlida para el procedimiento en
estudio, ya que es una variable que no interviene en l.

Ejemplo 2: Si al Responsable del Mdulo de informacin se le pregunta Cuntas personas
atiendes diariamente?; si no existe un registro diario de las personas que se atienden en el
mdulo, que sera la fuente ideal de informacin, la respuesta implicara un esfuerzo mental que
generara datos inexactos y, probablemente diferentes, en caso de existir ms de una persona
responsable del mdulo. En su lugar, una pregunta ms confiable sera proponer una escala de
personas atendidas, adecuadas a los objetivos de la investigacin: Menos de 10, entre 10 y 20,
entre 20 y 30, ms de 30.

45

Para construir el cuestionario debe decidirse sobre cmo se ordenarn los datos y presentarn
los resultados, de esta manera, se recurrir a las preguntas abiertas o cerradas. En las
preguntas abiertas, despus del enunciado se deja un espacio en blanco para que la persona
conteste lo que considere necesario, tienen el inconveniente de no poder analizarse
estadsticamente. En las preguntas cerradas, se ofrecen varias opciones de respuesta y slo
podr seleccionarse una de ellas. Este ltimo tipo de preguntas es preferible cuando se
requieren datos puntuales y concretos; las preguntas abiertas se recomiendan para conocer
contextos y opiniones. Existe una tercera opcin que se conoce como preguntas mixtas, que
consiste en una pregunta cerrada seguida de una abierta, generalmente la identificamos con un
otro, por qu, o explique.

En cuanto a la estructura, debe decidirse el nmero de preguntas y el rden de presentacin. En
general, se considera adecuado alrededor de 30 preguntas; el orden puede ir de lo general a lo
particular (Mtodo del envudo), o de lo particular a lo general (Mtodo del envudo invertido); en
todo caso, se recomienda aplicar el mismo mtodo en todo el cuestionario. Las preguntas se
agrupan cuando se refieren a un mismo aspecto, manteniendo coherencia secuencial en tiempo,
para evitar a quien responde, movimientos mentales hacia atrs y hacia delante de un proceso.

Para mayor informacin sobre este tema, se recomienda visitar la pgina electrnica:
http://www.scribd.com/doc/238904/COMO-SE-ELABORA-UN-CUESTIONARIO.

Entrevista. Consiste en una conversacin entre dos o ms personas, sobre un tema
determinado de acuerdo a ciertos esquemas o pautas. Tiene como ventaja la obtencin de datos
relevantes que puedieran no encontrarse por ningn otro mtodo; pero tiene como limitaciones,
que todas las respuestas poseen el mismo valor, posibles incoherencias entre lo que se dice y lo
que se hace, adems, el entrevistador debe tener claros los objetivos y amplio conocimiento del
tema.

46

Al igual que la observacin, la entrevista puede ser estructurada o no estructurada; la primera
implica el uso de cuestionario o gua de preguntas, lo que facilitar el anlisis estadstico de los
datos; la segunda es ms libre, pero toda pregunta que se formule debe estar relacionada con el
objetivo de la investigacin. En ambos casos, las respuestas deben registrarse tal como las
menciona el entrevistado.

Para que la entrevista sea vlida y confiable debe ser intencionada (tener un objetivo) y
documentada (dejar evidencias), para ser consultada en el momento que se desee.

3. Anlisis de la Informacin
Consiste en el estudio crtico de los datos recopilados, debidamente ordenados y
sistematizados, con el propsito de conocer su naturaleza, describir sus caractersticas y
comportamientos, as como la interaccin entre elementos internos y ambientales que reflejan y
definen la realidad operativa.

La mecnica para el anlisis de la informacin puede tener la siguiente secuencia:
o Conocer el hecho o la situacin que se analiza.
o Describir el hecho o la situacin.
o Descomponerlo, con el fin de conocer sus detalles y aspectos.
o Examinar crticamente y comprender cada uno de los elementos.
o Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin elegido haciendo
comparaciones y buscando analogas y discrepancias entre los hechos y las
situaciones.
o Definir las relaciones que operan en cada elemento, considerados individualmente y en
conjunto.
o Identificar y explicar su comportamiento para formular un dignostico de la situacin.

47

El analista debe adoptar y mantener una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica
seis preguntas fundamentales que guiarn su anlisis.
o Qu trabajo se hace?
o Para qu se hace?
o Quin lo hace?
o Cmo se hace?
o Con qu se hace?
o Cundo se hace?
La Tabla de Segmentacin es muy til para responder a cada una de las preguntas anteriores,
complementndose con las dems fuentes de informacin. Cada respuesta implicar una nueva
pregunta: por qu?, hasta obtener un trabajo definitivo que responda a todos los objetivos
planteados.
4. Registro de Informacin
En la etapa de registro de informacin, es necesario describir el proceso y el mtodo de trabajo;
con este fin se emplean de preferencia dos herramientas:

o Descripcin Narrativa de los Procedimientos.
o Diagramas de Flujo.

4.1 Descripcin Narrativa de los Procedimientos
Es una relacin ordenada y progresiva de las operaciones que se realizan en la ejecucin de
determinada funcin y se registra en el Formato Descripcin de Actividades, el cual contiene la
siguiente informacin. ( Ver formato B pg.21).

o Dependencia.
o Nombre del Procedimiento.
o Unidad Administrativa.

48

o rea responsable de la ejecucin en cada fase del Procedimiento
o Clave del Procedimiento
o Fecha
o Versin
o Pgina
o Tiempo
o Paso
o Responsable
o Descripcin de la Actividad
o Documento de Trabajo

4.2 Diagrama de Flujo
Constituye una representacin grfica de las operaciones que integran determinado(s)
procedimiento(s), utilizando para su elaboracin la simbologa ANSI ( Analisis de Sistema) .
(Ver formato C pg.26)
.
5 Revisin y Actualizacin
La necesidad de revisar y actualizar los Manuales de Procedimientos surge cuando se modifican
las tareas al interior de los rganos administrativos.

En este sentido, el Titular de la Dependencia o Entidad, deber informar oportunamente al
responsable de elaborar el Manual de Procedimientos, sobre todo cambio en torno a las
actividades o responsables de proporcionar un servicio ya sea al pblico, usuario o de apoyo
interno, con objeto de que realicen las adecuaciones correspondientes.

49

Anexos
ANEXO I
Verbos para la Descripcin de los Procedimientos.

Actualizar Controlar Graficar Recopilar
Analizar Coordinar Implantar Registrar
Anexar Cotejar Incorporar Remitir
Anotar Destruir Indicar Revisar
Aprobar Determinar Investigar Sellar
Archivar Devolver Llenar Separar
Asignar Distribuir Obtener Solicitar
Autorizar Disear Preparar Supervisar
Cancelar Ejecutar Presentar Tramitar
Clasificar Elaborar Procesar Turnar
Comparar Entregar Producir Validar
Complementar Emitir Programar Verificar
Comprobar Evaluar Proporcionar
Confirmar Firmar Recabar
Confrontar Fotocopiar Recibir

50

Bibliografa

ARELLANO RODRGUEZ, J. ALBERTO, Gua del manual de procedimientos, primera edicin,
Editorial Amanuense S.A. de C.V., Mxico, D.F. 1994.

DUHALT KRAUSS, Miguel, los manuales de procedimiento en las oficinas pblicas, segunda
edicin, Universidad Nacional Autnoma de Mxico, Ciudad Universitaria., Mxico, D.F. 1977.

RODRGUEZ VALENCIA, Joaqun, Cmo elaborar y usar los manuales administrativos, tercera
edicin, International Thomson Editores, S.A. de C.V., Mxico , D.F. 2002.

SECRETARA DE RELACIONES EXTERIORES, Gua Tcnica para la elaboracin de manuales de
procedimientos, Junio 2004.
http://www.sre.gob.mx/normateca/doc/guia_elab_manu_proc.pdf

GUA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS; Cinvestav.

51

La Paz, Baja California Sur, 23 de Febrero de 2010

Autorizan la Gua Tcnica para la Elaboracion de Manuales de Procedimientos.

C. Lourdes Arias Meza Dr. Romn Pablo Rangel Pinedo

__________________________________ __________________________________
Directora de Desarrollo Administrativo Contralor General del Estado

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