Instructivo Generacion ATS Desde Excel

Instructivo para generar Anexo ATS desde Excel Versin 1.
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INSTRUCTIVO PARA GENERAR ANEXO ATS DESDE EXCEL

El Servicio de Rentas Internas con el objetivo de facilitar el cumplimiento de las
obligaciones de los contribuyentes, ha diseado una plantilla en formato Excel que
permite la generacin del Anexo Transaccional Simplificado ATS.

PRE-REQUISITOS:

Para la generacin del anexo ATS desde una plantilla en Excel su computador debe
contar con las siguientes aplicaciones:

Microsoft Office Excel (versin 2003 en adelante)
DIMM Multiplataforma
Programa ATS (versin 2013) instalado en el DIMM Multiplataforma

ESTRUCTURA:

La plantilla est compuesta por varias secciones (hojas) que deben ser completadas
segn los tipos de contribuyentes obligados a presentar el Anexo Transaccional
Simplificado ATS, los cuales son:

- Tipo 1.- Contribuyentes Especiales, Sociedades, Personas Naturales obligadas
a llevar contabilidad, Personas Naturales no obligadas a llevar contabilidad,
Instituciones del Sector Pblico, Autoimpresores, Emisores de comprobantes
electrnicos y quienes solicitan devoluciones de IVA.

- Tipo 2.- Instituciones Financieras, emisoras de Tarjeta de Crdito y
Administradores de Fondos y Fideicomisos.

IMPORTANTE: la plantilla se encuentra diseada en base a las especificaciones
determinadas en el catlogo del Anexo Transaccional Simplificado. Todos estos
documentos se encuentran publicados en la pgina web www.sri.gob.ec.

PROCEDIMIENTO:

A continuacin se describen los pasos que deber seguir para generar el anexo ATS a
partir de la plantilla Excel:

1. Configuracin previa de la aplicacin Microsoft Office Excel

Mediante este procedimiento se habilitarn las opciones propias del Excel que
permite trabajar con archivos XML.

Instructivo para generar Anexo ATS desde Excel Versin 1.0
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1.1. Configuracin Excel versin 2003

Para el caso de Microsoft Office 2003 es necesario aadir un complemento para
exportar documentos XML desde Excel, para ello se requiere descargar desde
la pgina de Microsoft el programa denominado XML Tools Add-in.
(http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=3108)

1.1.1. Instale en el computador el complemento descargado XmlTools.

1.1.2. Dentro del aplicativo Excel 2003 acceda a la pestaa Herramientas, y
haga clic en la opcin Complementos.

1.1.3. A continuacin aparecer un recuadro con todos los Complementos
disponibles para Microsoft Office Excel 2003. Para aadir el complemento
requerido presione el botn Examinar.

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1.1.4. Seleccione el complemento XmlTools instalado. La ubicacin por defecto
del archivo es: C:\Office Samples\OfficeExcel2003XMLToolsAddin)

1.1.5. Enseguida aparecer en la lista de Complementos disponibles la opcin
Xmltools, el cual deber activarlo y despus presionar el botn Aceptar.

1.1.6. Finalmente aparecer en la barra de herramientas la pestaa XML Tools.

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1.2. Configuracin Excel versin 2007

Para el caso de Microsoft Office 2007 la funcionalidad para exportar
documentos XML desde Excel forma parte del programa y debe ser activada de
la siguiente manera:

1.2.1. Haga clic en el Botn de Office que se encuentra en la esquina superior
izquierda de la pantalla y luego ingrese a las Opciones de Excel.

1.2.2. Dentro de Opciones de Excel, en el men Ms frecuentes active la
opcin Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. Esto hace
que se muestre la pestaa Programador para poder generar documentos
en formato XML.

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1.2.3. Finalmente presione el botn Aceptar e inmediatamente aparecer la
pestaa Programador en la barra de herramientas.

1.3. Configuracin Excel versin 2010 y 2013

Para el caso de Microsoft Office 2010 y 2013 la funcin requerida para exportar
archivos XML desde Excel forma parte del programa y deben ser activadas de
la siguiente manera:

1.3.1. Haga clic en la pestaa Archivo que se encuentra en la barra de
herramientas (parte superior izquierda de la pantalla), e ingrese a las
Opciones de Excel.

1.3.2. Dentro de Opciones de Excel haga clic sobre Personalizar cinta de
opciones, donde deber activar la opcin Programador (para la versin
2010) o la opcin Desarrollador (para la versin 2013) que se encuentra en
la lista de Fichas / Pestaas principales, y finalmente presione el botn
Aceptar. Esto hace que se muestre la pestaa Programador para poder
trabajar con XML.

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Configuracin Excel versin 2010


1.3.3. Para finalizar, presione el botn Aceptar e inmediatamente aparecer en
la barra de herramientas la pestaa Programador para la versin 2010 o
Desarrollador para la versin 2013.

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2. Ingreso de informacin en la plantilla

Para iniciar la elaboracin del anexo ATS, descargue la plantilla publicada segn
corresponda a la versin de Microsoft Office Excel instalada en el computador y
abra el archivo.

IMPORTANTE: Antes de iniciar la elaboracin del anexo ATS, se recomienda revisar el
catlogo y la ficha tcnica correspondiente, publicada en la pgina www.sri.gob.ec.

Para relacionar la informacin de las distintas secciones contempladas en la
plantilla, sta cuenta con campos adicionales a los establecidos en el catlogo y
ficha tcnica del Anexo Transaccional Simplificado ATS. Cada una de las celdas ya
cuenta con el formato apropiado para el ingreso correcto de la informacin (formato
texto).

Elimine las filas posteriores que se encuentren al final de las filas que contengan
informacin para evitar que se generen registros invlidos.

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Cuando no existan transacciones para las distintas secciones de la plantilla, stas
debern permanecer vacas.

A continuacin se describen los componentes que posee la plantilla:

2.1. Datos del informante

Esta hoja siempre debe ser llenada con la informacin referente al informante, el
periodo a declarar, el nmero de establecimientos activos que posee y el total
del valor neto de ventas para el perodo.

IMPORTANTE: La celda correspondiente al Cdigo Operativo debe ser IVA, ya que
se lo requiere para identificar el tipo de anexo que est generando.

2.2. Compras

Esta seccin deber ser llenada por los contribuyentes Tipo 1 y Tipo 2, con las
transacciones de compras registradas en el perodo a informar. Esta seccin
est compuesta por las siguientes hojas de la plantilla:

Compras Detalladas
Compras Formas de Pago
Compras Retenciones
Compras Reembolsos

2.2.1. Compras Detalladas

En esta hoja se encuentra la informacin de las facturas de compra y de
la informacin referente al comprobante de retencin.

La celda Cdigo de compra ha sido agregada para identificar cada una
de las transacciones de compras a reportar, este cdigo se utilizar para
relacionar las formas de pago, las retenciones y los reembolsos en caso
de existir.

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2.2.2. Compras Formas de Pago

La informacin de formas de pago debe ser reportada nicamente para
las compras que superen los 1000 dlares, utilizando el cdigo de la
compra para relacionarlas.

2.2.3. Compras Retenciones

En sta hoja se encuentra la informacin referente al cdigo de retencin,
base imponible de Impuesto a la Renta, porcentaje y valor retenido, se
llenar esta hoja nicamente si existe retencin y utilizando el cdigo de
compra para referenciar a la transaccin de compra correspondiente.

Cuando se registre una transaccin correspondiente a pago de dividendos
a accionistas se deber tomar como cdigo de sustento tributario el
nmero 10 (Distribucin de dividendos, beneficios y utilidades), y tipo
de comprobante 19 (Comprobante de pago cuotas o aporte), en este
caso se utilizarn los cdigos de retencin 345 y 346, y se debe llenar los
campos correspondientes al pago de dividendos (Fecha de pago de
dividendos, Impuesto a la Renta asociado y ao de utilidad dividendo).

2.2.4. Compras Reembolsos

Los reembolsos de gastos deben estar relacionados con el cdigo de
compra y nicamente cuando en la compra se haya registrado con el tipo
de comprobante 41 (Comprobante de venta emitido por reembolso).
En la hoja reembolso se registraran todas las facturas que sustentan el
reembolso, si no existieran reembolsos la hoja debe quedar vaca.

2.3. Ventas

La seccin de ventas deber se llenada por los contribuyentes de Tipo 1 y Tipo
2, y est compuesta por las siguientes hojas:

Ventas por cliente

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Ventas por establecimiento

2.3.1. Ventas por cliente

En esta hoja se registrarn todas las ventas realizadas por cdigo tipo de
comprobante y por identificacin del cliente.

2.3.2. Ventas por establecimiento

En la seccin ventas por establecimiento se registran las ventas
acumuladas por cada cdigo de establecimiento, excluyendo los
reembolsos de gastos facturados.

2.4. Exportaciones

La hoja exportaciones deber ser llenada por los contribuyentes Tipo 1 y Tipo 2,
para registrar la informacin de las exportaciones realizadas durante el perodo.

2.5. Anulados

En esta hoja se debern detallar los documentos que han sido anulados dentro
del periodo por los contribuyentes Tipo 1 y Tipo 2.

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2.6. Recaps

Solamente los contribuyentes Tipo 2 deben llenar la seccin de Recaps,
compuesta por dos hojas, las cuales son:

Recaps Detallados
Recaps Retenciones

2.6.1. Recaps Detallados

En esta hoja se debe registrar cada Recap con un cdigo, el mismo que
va a permitir relacionarlo con su retencin correspondiente.

2.6.2. Recaps Retenciones

base imponible de Impuesto a la Renta, porcentaje y valor retenido. Se
llenar esta hoja nicamente si existe retencin y utilizando el Cdigo de
Recap para relacionarla con su cabecera.

2.7. Fideicomisos

Para el llenado por parte de los contribuyentes Tipo 2, la seccin de
Fideicomisos est conformada por dos hojas, detalladas a continuacin:

Fideicomisos Detallados
Fideicomisos Beneficiarios

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2.7.1. Fideicomisos Detallados

En esta hoja se ingresan cada uno de los fideicomisos a reportar.

2.7.2. Beneficiarios de Fideicomisos

En esta hoja se registrarn los beneficiarios correspondientes a cada uno
de los fideicomisos reportados, utilizando el RUC del fideicomiso para
relacionar con su correspondiente fideicomiso.

2.8. Rendimientos Financieros

La seccin de Rendimientos Financieros deber ser llenada por los
contribuyentes Tipo 2, y est conformada por tres hojas, las cuales son:

Rendimientos Financieros Sujeto
Rendimientos Financieros Comprobantes
Rendimientos Financieros Conceptos

2.8.1. Rendimientos Financieros Sujeto

En la hoja de Rendimientos Financieros Sujeto, se deber registrar los
datos del sujeto retenido, el total de depsitos realizados y los
rendimientos generados en su Cuenta de Ahorro Persona Natural o
Cuentas Exentas, siempre y cuando el retenido tenga ste tipo de
cuentas.

2.8.2. Rendimientos Financieros Comprobantes de Retencin

base imponible de Impuesto a la Renta, y el porcentaje y valor retenido.
Se llenar esta hoja nicamente si existe retencin(es) utilizando la
identificacin del retenido para referenciarlo.

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2.8.3. Rendimientos Financieros Conceptos de Retencin

En la hoja de conceptos de retencin se deber registrar el cdigo de
retencin, valor del depsito, base imponible gravada, y el porcentaje y
valor retenido, utilizando el nmero completo del comprobante de
retencin para referenciar a cada retencin.

3. Generacin del archivo XML

Dentro del programa Excel versin 2003, una vez ingresada la informacin de las
transacciones, presione el botn Exportar datos XML que se muestra en la nueva
barra de botones que despliega al abrir la plantilla.

Para las versiones de Excel 2007 en adelante, una vez ingresada la informacin en
la plantilla, abra la pestaa Programador y haga clic sobre el botn Exportar.

Sin importar la versin de Excel que est utilizando, guarde el archivo XML
generado en cualquier ubicacin y con el nombre que desee, sin utilizar caracteres
especiales (smbolos, tildes, ees, entre otros).

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4. Conversin del archivo XML a esquema ATS DIMM

El archivo XML generado desde Excel debe ser transformado al esquema requerido
para su presentacin, por lo cual es necesario convertirlo por medio del programa
DIMM Anexos, de la siguiente manera:

4.1. Ejecute el DIMM Anexos, el cual debe tener instalado el programa ATS nuevo.

4.2. Abra la pestaa Herramientas ATS y haga clic sobre la opcin Convertir
Anexos (AT).

4.3. Inmediatamente despus aparecer un recuadro, en el cual debe marcar la
opcin *.XML (Archivo generado desde Excel) y presione el botn Siguiente.

4.4. Seleccione el archivo XML que fue generado desde Excel y presione el botn
Finalizar.

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Enseguida el programa iniciar la conversin del archivo y realizar las
validaciones de la informacin segn consta en el catlogo y ficha tcnica
publicados en la pgina web. En caso de encontrar inconsistencias, aparecer
una pantalla con el detalle de estos para que puedan ser corregidos.

4.5. Finalizada la conversin y la validacin del archivo, guarde el nuevo archivo
XML en cualquier ubicacin y con el nombre que desee. ste no puede
contener caracteres especiales (smbolos, tildes, ees, entre otros).

4.6. Para concluir, comprima en formato .ZIP el nuevo archivo XML generado y
proceda a cargarlo ingresando a Servicios en Lnea.

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