Modelo Unico de Ingresos, Servicio y Control Automatizado

Bogot, Junio 2012

Evaluacin de la Gestin tica 2011
V 1.0
Manual Servicio Quejas, Reclamos,
Sugerencias, Peticiones y Felicitaciones
V 2.0
Solicitud de Inscripcin
Registro nico Tributario - RUT
V 1.1
R
Contenido
1. Introduccin ...................................................................................................................................................... 1
2. Objetivos ........................................................................................................................................................... 2
3. El MUISCA........................................................................................................................................................ 2
4. Ingreso a los Servicios Informticos Electrnicos ............................................................................................ 3
5. Solicitud de inscripcin RUT............................................................................................................................ 6
1
1. Introduccin
La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, dentro de su proceso de redireccionamiento hacia el
servicio, ha diseado e implementado manuales que facilitan a las organizaciones y personas los medios para
la ejecucin de los procesos del Registro nico Tributario RUT, reduciendo tiempos y optimizando recursos,
as como familiarizando a la ciudadana con los Servicios Informticos Electrnicos, puestos a disposicin por
la DIAN a travs del modelo de gestin MUISCA.
Diagrama proceso RUT
2
2. Objetivos
El manual Solicitud inscripcin del Registro nico Tributario RUT ha sido diseado para que los clientes estn
en la capacidad de:
Conocer y utilizar adecuadamente el Registro nico Tributario RUT
Facilitar la ejecucin del proceso para solicitud de inscripcin en el Registro nico Tributario RUT.
3. El MUISCA
Es el modelo de gestin de ingresos y recursos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, que
busca integrar, facilitar, agilizar y simplificar los procedimientos utilizados por la Entidad. Su implantacin
supone una ingeniera organizativa y de procesos, que tiene como objetivo principal generar beneficios para
la administracin tributaria, aduanera y cambiaria, enfatizando en aquellos aspectos que inciden en la deteccin
y reduccin del fraude, la modernizacin tecnolgica y el mejoramiento del servicio
Modelo: Representa la nueva forma de gestionar.
nico: Integra las personas, las reas, los conceptos, los datos y la gestin.
Ingresos: Responde por el recaudo.
Servicio: Facilita el cumplimiento de los deberes y el ejercicio de los derechos.
Control: Mide, previene y ajusta el comportamiento y la gestin.
Automatizado: Aprovecha la tecnologa para potenciar la gestin.
Las caractersticas ms destacadas del modelo de gestin MUISCA son su integralidad, su unicidad y su
adaptabilidad al cambio.
4. Ingreso a los Servicios Informticos Electrnicos
La direccin para ingresar a los Servicios Informticos Electrnicos es:
http://www.dian.gov.co.
3
Preparacin preliminar
Para hacer uso de los Servicios Informticos Electrnicos, es necesario realizar un proceso de verificacin del
sistema. Para ello, una vez dentro del portal de la DIAN, se debe seleccionar la opcin de Otros servicios,
luego pulse la opcin Verificar requisitos.
La verificacin que debe visualizarse es la siguiente:
Verificado que el equipo cuente con los requerimientos mnimos para trabajar los servicios informticos
electrnicos de la DIAN, aparecen tres vistos buenos, de lo contrario se indica qu requerimiento hace falta.
Una vez se termine la verificacin, y si sta indica que se cumplen todos los requisitos, es necesario cerrar
todas las ventanas del navegador y volver a ingresar.
Este proceso se debe realizar peridicamente en los computadores que se utilicen para hacer uso de los
Servicios Informticos Electrnicos de la DIAN.
Si la verificacin arroja la falta de los tres o alguno de los requerimientos, es necesario configurar el equipo
para que cumpla las especificaciones, y as poder continuar.
Si el servicio que se quiere utilizar no requiere el uso del mecanismo digital, no es necesario que el computador
tenga la Mquina Virtual de Java.
4
5
Navegacin
Los servicios informticos electrnicos ofrecidos por la DIAN a travs del modelo de gestin MUISCA han sido
diseados bajo un mismo estndar, pensando en una identidad institucional y en la familiarizacin con los
mismos, por parte de los usuarios.
En general, los interesados podrn encontrar pginas de contexto y especficas del servicio.
Pginas de Contexto: En cada una de ellas se puede identificar la siguiente estructura bsica:
Identificacin del usuario (parte superior)
Pie (parte inferior)
Men (parte izquierda) y
Contenido (parte central y derecha)
Identificacin del usuario: Es el rea destinada a la individualizacin del usuario que accede a los servicios
y a la presentacin del men temtico del portal de la entidad.
Pie: Es el rea a la cual los usuarios deben prestar especial atencin. Esta rea se establece de acuerdo con
el rol usado para Iniciar sesin ante el portal de la DIAN, de manera que los servicios informticos generan
y publican las alarmas o tareas correspondientes. Para mayor informacin consultar la cartilla Induccin a los
servicios informticos electrnicos de la DIAN.
Men: en esta rea se presentan el conjunto de servicios informticos electrnicos disponibles para el usuario.
Este responde a una estructura de rbol que se va armando dependiendo de los procesos a los cuales el
interesado autenticado tiene acceso.
Contenido: es el rea en la cual se presentan las diferentes pginas sobre las cuales debe interactuar el
usuario en el ejercicio de sus funciones. Tambin se emplea para presentar las opciones anidadas del men
con estructura de rbol junto con un texto informativo del contenido de dicha opcin.
5. Solicitud de inscripcin RUT
Una vez verificados los requerimientos mnimos, ingrese por la opcin Inscripcin RUT para acceder al
formulario del Registro nico Tributario.
6
Seleccione el tipo de inscripcin realizar de acuerdo con las opciones presentadas
Persona Jurdica o Natural
Esta opcin se debe seleccionar cuando se trate de la inscripcin de:
Personas jurdicas que poseen registro mercantil con NIT asignado.
Personas jurdicas y naturales, que no requieren registro mercantil.
Uniones temporales, consorcios y dems entes.
Por esta va, se pueden diligenciar todas las hojas del formulario. Para mayor informacin consulte la cartilla
Nmero de Identificacin Tributaria NIT.
Persona Natural
Esta opcin se debe seleccionar cuando se trate de la inscripcin de:
Personas naturales como asalariados, rentistas de capital y trabajadores independientes, que declaren
nicamente el impuesto sobre la renta.
En este caso, se puede diligenciar nicamente la hoja 1 (Datos de identificacin, ubicacin y clasificacin) y la
Hoja 3 (Datos de Representacin).
Cmara de Comercio
Esta opcin se debe seleccionar cuando se trate de la inscripcin de:
Comerciantes que an no cuentan con el NIT y que requieren el registro mercantil.
Se permite diligenciar nicamente la primera hoja del formulario.
Seleccionada la opcin pulse el botn Continuar.
7
Para continuar el proceso de inscripcin tenga en cuenta:
1. Si la persona jurdica o natural que se va a inscribir ya tiene NIT, pero an no se ha inscrito en el RUT, se
debe ingresar el mismo nmero en el campo NIT y pulsar el botn de Continuar.
2. Si la persona jurdica o natural no cuenta con NIT y no se ha guardado un borrador de inscripcin
previamente, se pulsa el botn continuar.
3. Si ya se ha guardado un borrador de inscripcin, en el campo Formulario se incluye el nmero de este
y se pulsa el botn continuar.
8
Se puede navegar por pginas o secciones pulsando el botn ubicado en la margen superior izquierda, sin
haber diligenciado las casillas obligatorias de acuerdo con el tipo de cliente. De esta forma no se puede
generar el nmero de formulario. Por pginas se puede seleccionar la hoja a diligenciar y por secciones
escoger una seccin especfica.
9
La barra flotante ubicada en la parte inferior izquierda permite seleccionar la accin que se requiera
ejecutar as:
Borrador: Una vez diligenciado el documento, se selecciona esta opcin para guardar temporalmente la
informacin registrada en el formulario. Al momento de guardar, se muestra automticamente el nmero de
formulario asignado. Esta accin es necesaria para continuar con el proceso de inscripcin.
Enviar: permite remitir la informacin de solicitud de inscripcin a la DIAN. El cliente siempre debe acercarse
para formalizar la inscripcin con el formulario impreso o el nmero de este.
PDF: se puede generar el formulario de inscripcin en formato PDF, e imprimirlo con la leyenda EN TRAMITE
DOCUMENTO SIN COSTO.
Salir: se cierra la sesin, por lo tanto la informacin registrada debe ser guardada antes, para evitar perderla.
10
Diligenciamiento de casillas
Al ubicar el cursor sobre cada casilla se presenta la opcin de Ayuda. Haciendo clic sobre sta se pueden
visualizar las condiciones y requerimientos para su diligenciamiento, adems de seleccionar o digitar su
contenido.
La ayuda permite realizar bsquedas de contenidos por cdigo o por nombre dependiendo del campo que se
diligencie.
El procedimiento para diligenciar el contenido de cada casilla es el mismo. En algunos casos la informacin
debe ser digitada por el usuario, como es el caso del documento de identificacin.
Ejemplo: Para seleccionar el tipo de contribuyente se despliega la ventana de ayuda, se pulsa el vnculo
Elija un valor para tipo de contribuyente y se selecciona la opcin requerida.
A continuacin se presentan algunas particularidades en el diligenciamiento de la primera hoja del formulario
de inscripcin.
Si se trata de la inscripcin de una Persona Jurdica, las casillas 25 a 34 se deshabilitaran y nicamente se
diligencia el formulario a partir de la casilla 35 (razn social). Para personas naturales o sucesiones ilquidas
ocurrir lo contrario.
11
Nmero de Identificacin
Una vez seleccionado el tipo de documento se registra el nmero de identificacin y se presiona la ayuda de
esta casilla. Inmediatamente se presenta la ventana de informacin de Persona Fuente Confiable, que se
utiliza para mostrar al usuario la informacin relacionada con nombres y apellidos que figuran en la Registradura
Nacional, asociados al nmero del documento digitado.
De esta forma, y si el usuario est de acuerdo, se debe seleccionar una de las opciones de nombres y
apellidos, o en caso contrario presionar el vnculo Nuevo Cliente para activar los campos respectivos (Apellidos,
Nombres) e incluir la informacin.
Fecha expedicin
Para ingresar la Fecha de expedicin o cualquier otra fecha del formulario, se da doble clic en la casilla
correspondiente para que se presente la ventana de edicin de fechas. A travs de sta se puede seleccionar
el ao, mes y da en que fue expedido el documento de identificacin.
12
Lugar de expedicin
Cuando el documento de identificacin haya sido expedido en Colombia, automticamente se registra el
cdigo y nombre en la casilla Pas. Si el documento de identificacin fue expedido en lugar diferente a
Colombia, pulsando la ayuda, se diligencia el lugar de expedicin.
La bsqueda de lugares se puede realizar por el cdigo o por parte de su nombre. En la ventana de ayuda, en
el campo Buscar se escribe el parmetro y se oprime Buscar. Enseguida se presenta el resultado de la
bsqueda y la posibilidad de seleccionar la opcin respectiva.
Para las casillas 29 Departamento y 30 Ciudad/Municipio, se realiza el mismo procedimiento. Si el documento
de identificacin fue expedido en un pas diferente a Colombia, esta ltima casilla no se diligencia.
13
Razn Social
Si la inscripcin es para una persona jurdica, sobre la casilla 35 Razn social se despliega la pestaa de
ayuda y se pulsa la opcin Elija un valor para persona fuente confiable. En el evento de no mostrarse
informacin o no estar de acuerdo con lo presentado, se pulsa el vnculo Nuevo cliente y se habilita la casilla
para su diligenciamiento.
Nombre Comercial y Sigla
Cuando se realizan actividades mercantiles y se tiene nombre comercial y/o sigla, estas se deben registrar en
las casillas 36 y 37 respectivamente.
14
Ubicacin
En la seccin Ubicacin se registra la informacin correspondiente a las casillas 38 Pas, 39 Departamento
y 40 Ciudad/municipio, para cada una se despliega la pestaa de ayuda y se pulsa la opcin respectiva. Las
dos ltimas casillas estarn deshabilitadas al seleccionar un pas diferente Colombia, siempre y cuando la
inscripcin sea para persona natural residente en el exterior.
Para registrar la direccin, se pulsa doble clic en la casilla 41 Direccin y se muestra la ventana Generador
de Direcciones. Si en la casilla 38 Pas, se selecciona una opcin diferente a Colombia, se permite ingresar
la direccin sin activar dicho generador.
El Generador de Direcciones es la herramienta que la DIAN ha diseado para hacer ms sencilla la inclusin
de direcciones y reducir la probabilidad de error. Cada direccin reportada por los usuarios es convertida por
la DIAN en un cdigo que permite ser gestionado posteriormente.
Tal como lo muestra la siguiente imagen, se debe
ir construyendo la direccin en el orden debido.
Por ejemplo: para informar la direccin kilmetro
3 vereda la miranda, se debe oprimir primero el
botn Kilmetro, luego el dgito 3 y en seguida
el botn Vereda. Mientras se van oprimiendo
las diferentes nomenclaturas, en la parte
superior (Direccin) se presenta la direccin
como es incluida por el usuario, y en la parte
inferior como es codificada por la DIAN.
15
Para el nombre de la vereda o de cualquier otra nomenclatura, el generador va presentando la opcin de
digitarlo. Es necesario, cuando se selecciona una nomenclatura, definir si tiene nombre o no para poder
continuar.
Finalizada la inclusin de la direccin se pulsa el botn Direccin completa, y automticamente se registra la
informacin en la casilla Direccin.
16
Responsabilidades
Para la casilla 53 Responsabilidades se despliega la pestaa de ayuda en cada uno de los tems y se pulsa
la opcin Elija un valor para Responsabilidades. De este modo se despliega el listado de responsabilidades
para que se seleccione la opcin respectiva. En el evento de tener la responsabilidad 10 de Usuario Aduanero,
se habilita la casilla 54 Cdigo, para registrar la calidad respectiva.
17
Registrada la informacin de la primera hoja, la inscripcin se guarda pulsando la opcin de Borrador.
Automticamente se asigna un nmero de formulario.
Para avanzar a las siguientes pginas se debe utilizar el botn de navegacin de la barra flotante.
Enviar la Solicitud de Inscripcin
Diligenciada la informacin necesaria en la solicitud de inscripcin, se pulsa el botn Borrador para visualizar
nuevamente el nmero de formulario asignado.
Para que la informacin ingrese al a la base de datos de la DIAN, se pulsa el botn Enviar. Se debe confirmar
el envo; si se pulsa la opcin SI la informacin registrada queda enviada y no podr ser modificada. En caso
contrario podr realizar cualquier otro cambio hasta que la solicitud sea enviada.
18
Si se acepta el envo de la inscripcin, aparece mensaje informando que el documento ha sido enviado
con xito.
Se puede generar la solicitud de inscripcin en formato PDF pulsando el botn PDF. Se debe crear y confirmar
una contrasea para posteriormente ver el documento. Esta contrasea es obligatoria para generar el documento
en formato PDF, y su conformacin es libre para el usuario.
19
En la imagen siguiente, se define si el formulario desea ser guardado en el PC o visualizado directamente.
La solicitud de inscripcin en formato PDF se genera
con la leyenda en marca de agua: EN TRAMITE
DOCUMENTO SIN COSTO.
20
Si se trata de una solicitud de inscripcin tipo Cmara de Comercio, el formulario generado tendr la
leyenda PARA TRAMITE EN CAMARA.
Para salir de la solicitud de inscripcin se pulsa el botn Salir.
21