BDH ENGINEERING

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CH – 8004 Zürich

JIRA Workflow

Versionskontrolle (zuletzt bearbeitet am 05/08/2008 von Christian Sterzl)

Version Datum Autor Bemerkungen

0.1 30/07/2008 Christian Sterzl Erstversion
0.2 31/07/2008 Christian Sterzl Anmerkungen, Fehlerkorrekturen
0.3 04/08/2008 Christian Sterzl Unteraufgaben entfernt,
Verknüpfungen ergänzt,
Umbenennungen, Symbole
hinzugefügt, Abbildungen aktualisiert
1.0 05/08/2008 Christian Sterzl Weitere Symbole hinzugefügt,
verschiedene Beschreibungen,
Änderungsprotokoll nachgeführt
1.1 11/08/2008 Christian Sterzl Zeitverfolgung aktiviert

Inhaltsverzeichnis
JIRA Workflow.................................................................................................1
1.1. Vorgang.................................................................................................3
1.1.1. Vorgangstypen....................................................................................3
1.1.2. Schweregrade.....................................................................................4
1.2. Stati.....................................................................................................4
1.2.1. Definitionen.......................................................................................4
1.3. Transitionen............................................................................................5
1.3.1. Hinweise für den Administrator................................................................5
1.4. Lösungen................................................................................................6
1.5. Berechtigungen........................................................................................7
1.5.1. Hinweise für den Administrator................................................................7
1.6. Verknüpfungen.........................................................................................7
2. Die Arbeit mit JIRA.........................................................................................7
2.1. Einen Vorgang erstellen..............................................................................7
2.1.1. Schritt 1............................................................................................7
2.1.2. Schritt 2............................................................................................8
2.2. Einen Vorgang im Status Offen bearbeiten........................................................9
2.3. Einen Vorgang im Status In Bearbeitung bearbeiten.............................................9
2.3.1. Ablehnen.........................................................................................10
2.3.2. Bearbeitung aussetzen.........................................................................10
2.3.3. Lösen..............................................................................................10
2.4. Einen Vorgang im Status Gelöst bearbeiten.....................................................10
2.4.1. Wiedereröffnen.................................................................................10
2.4.2. Freigeben........................................................................................10
2.5. Einen Vorgang im Status Bearbeitung ausgesetzt bearbeiten.................................10
2.5.1. Bearbeitung fortsetzen........................................................................10
2.6. Einen Vorgang im Status Abgelehnt bearbeiten.................................................10
2.6.1. Wiedereröffnen.................................................................................10
2.7. Einen Vorgang im Status Freigegeben bearbeiten..............................................10

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2.7.1. Freigabe widerrufen............................................................................10

3. Empfehlungen..............................................................................................11
3.1. Wahl der Sprache....................................................................................11
3.2. Wahl des Schweregrades............................................................................11
3.3. Der Bearbeiter........................................................................................11
4. Anhang......................................................................................................12
4.1. Anmerkungen.........................................................................................13
4.1.1. Änderungen......................................................................................13
4.1.2. Wording...........................................................................................13
4.1.3. Vorgangstypen...................................................................................13
4.1.4. Schweregrade...................................................................................13
4.1.5. Stati...............................................................................................13
4.1.6. Rollen.............................................................................................13
4.1.7. Vorgänge priorisieren..........................................................................13
4.1.8. Unteraufgaben..................................................................................14
4.1.9. Zeitverfolgung...................................................................................14
4.1.10. Upgrade von 3.11 auf 3.12...................................................................14
4.1.11. Übersetzungen.................................................................................14
4.1.12. Das Projekt TEST..............................................................................14
5. Änderungen in JIRA.......................................................................................14

Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Maske 1 - Neuen Vorgang erstellen........................................................8
Abbildung 2: Maske 2 – Neuen Vorgang erstellen.........................................................9
Abbildung 3: Workflow eines Vorgangs....................................................................12

Falls Sie keine Abbildungen verwenden, löschen Sie bitte das Abbildungsverzeichnis, da sonst
eine unschöne Fehlermeldung ausgegeben wird.

Management-Summary
Dieses Dokument beschreibt den Workflow im Bugtrackingtool JIRA für BDH Engineering. Der
Workflow versucht die Arbeitsweise in einem Projekt der BDH Engineering nachzubilden.
Beim ersten Auftreten eines Feldes oder in Tabellen wird auch immer die englische
Übersetzung dazugeschrieben.
In JIRA verwendete Namen werden in Anführungszeichen geschrieben, ausgenommen in
Überschriften und Listen.

Änderungswünsche oder entdeckte Fehler bitte im Projekt „JIRA“ in JIRA melden.

Referenzen
[1] http://confluence.atlassian.com/display/JIRA/JIRA+3.12+Upgrade+Guide
[2] http://www.atlassian.com/software/jira/docs/latest/upgrading.html
[3] http://confluence.atlassian.com/display/JIRA/Workflow+Properties

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Begriffserklärungen

1.1. Vorgang
Ein Vorgang (Issue) ist eine Aufgabe oder ein Problem in einem Projekt, welcher von einem
internen Benutzer erledigt werden muss.
Eine Beschreibung besteht aus folgenden Feldern:
English Deutsch
1* Project Projekt
2* Title Titel
3** Key Schlüssel
4* Type Typ
5** Status Status
6* Resolution Lösung
7* Severity Schweregrad
8** Assignee Bearbeiter
9** Reporter Autor
10 Component/s Komponente(n)
11 Affects Version/s Betrifft Version(en)
12 Fix Version/s Lösungsversion(en)
13 Due Date Fälligkeitsdatum
14 Attachements (Files and Images) Anhänge (Dateien und Bilder)
15 Description Beschreibung
16 Comments Kommentare
* Pflichtfelder
** (tw.) automatisch erstellt

Zusätzliche Felder:
Folgende zusätzliche Felder werden für ein Projekt empfohlen:
English Deutsch
1 Reported by Gemeldet von
2 Reported on Gemeldet am
3 Client Kundenname

Zusätzliche Felder für Zeitverfolgung:

Folgende zusätzliche Felder werden für die Zeitverfolgung benötigt:
English Deutsch
1 Ursprüngliche Schätzung

1.1.1. Vorgangstypen
Folgende Typen von Vorgängen werden unterschieden:
English Deutsch Symbol
1 Bug Fehler
2 Change Request Änderungswunsch
3 Improvement Verbesserung
4 Issue Problem
5 New Feature Erweiterung
6 Task Aufgabe

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Beschreibungen
English Beschreibung
1 Bug A problem which impairs or prevents the functions of the product.
2 Change Request A request for a change of a feature
3 Improvement An improvement or enhancement to an existing feature or task.
4 Issue Common Issue
5 New Feature A new feature of the product, which has yet to be developed.
6 Task A task that needs to be done.

1.1.2. Schweregrade
Folgende Schweregrade (Severities) stehen für die Bewertung eines Vorgangs zur Verfügung:
English Deutsch Symbol
1 Blocker Blocker
2 Critical Kritisch
3 Major Schwer
4 Minor Niedrig
5 Trivial Verschönerung
6 Task Aufgabe
7 Undefined Undefiniert

1.2. Stati
Ein Vorgang kann sich in einem der folgenden Stati befinden:
English Deutsch Symbol
1 Open Offen
2 Rejected Abgelehnt
3 Paused Bearbeitung ausgesetzt
4 In Progress In Bearbeitung
5 Resolved Gelöst
6 Cleared Freigegeben

1.2.1. Definitionen

Offen
Der Vorgang ist eröffnet und der Bearbeiter hat mit der Arbeit an diesem Vorgang begonnen.
The issue is open and ready for the assignee to start work on it.

Abgelehnt
Der Vorgang war bereits im Status „In Bearbeitung“ und wurde aus einem bestimmten Grund
abgelehnt. Der Grund ist den Kommentaren und der Lösung zu entnehmen.
This issue was being actively worked or at least analyzed and has been rejected for any
reason.

Bearbeitung ausgesetzt
Der Vorgang war bereits im Status „In Bearbeitung“. Die Arbeit daran wurde jedoch vorläufig
ausgesetzt.
This issue was being actively worked on but work is at the moment paused.

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In Bearbeitung
Der Bearbeiter arbeitet aktiv an diesem Vorgang.
This issue is being actively worked on at the moment by the assignee.

Gelöst
Es wurde eine Lösung für diesen Vorgang gefunden, welche vor der Freigabe noch verifiziert
werden muss. Ab diesem Status kann ein Vorgang entweder wiedereröffnet oder freigegeben
werden.
A resolution has been taken, and it is awaiting verification thus to be cleared. From here
issues are either reopened or cleared.

Freigegeben
Der Vorgang ist beendet und die Lösung ist korrekt und verifiziert worden. Eine Freigabe kann
zurückgenommen werden. Das Zurücknehmen einer Freigabe ist nur möglich um unabsichtliche
Klicks zurückzunehmen.
Ab diesem Zeitpunkt kann ein Vorgang nicht mehr editiert, sondern nur mehr kommentiert
werden. Wird eine Änderung am Vorgang gemacht, so muss der Benutzer zuerst aktiv den
Status „Freigabe“ verlassen.
The issue is considered finished, the resolution is correct. The clearing status can be recalled.

1.3. Transitionen
Eine Transition ist ein Übergang eines Vorgangs von einem Status in einen anderen. Folgende
Transitionen werden angeboten:
English Deutsch
1 Open Eröffnen
2 Reject Ablehnen
3 Start Progress Bearbeitung starten
4 Pause Progress Bearbeitung aussetzen
5 Resume Progress Bearbeitung fortsetzen
6 Resolve Lösen
7 Reopen Wiedereröffnen
8 Clear Freigeben
9 Recall Clear Freigabe widerrufen

1.3.1. Hinweise für den Administrator

Übersetzungen (jira.i18n.title bzw. jira.i18n.submit)

Transition (English) Value
1 Open ch.bdh.workflow.transition.open
2* Reject ch.bdh.workflow.transition.reject
3 Start Progress ch.bdh.workflow.transition.start
4 Pause Progress ch.bdh.workflow.transition.pause
5 Resume Progress ch.bdh.workflow.transition.resume
6* Resolve ch.bdh.workflow.transition.resolve
7* Reopen ch.bdh.workflow.transition.reopen
8 Clear ch.bdh.workflow.transition.clear
9 Recall Clear ch.bdh.workflow.transition.reclear

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jira.i18n.submit hat eine Auswirkung auf den Titel des Buttons eines Transitionsbildschirms und
wird daher nur bei den mit * gekennzeichneten Feldern verwendet. Dieses Attribut kann
allerdings auch nur via XML angegeben werden.

Übersetzungen (jira.i18n.description)
Transition (English) Value
1 This Transition creates an issue. ch.bdh.workflow.transition.open.description
1 This Transition moves an issue to the ch.bdh.workflow.transition.reject.description
status "Rejected". This transition can only
be done by the issuer. The resolution has
to be set.
2 This Transition moves an issue to the ch.bdh.workflow.transition.start.description
status "In Progress". The executing user
becomes the issuer.
3 This Transition moves an issue to the ch.bdh.workflow.transition.pause.description
status "Paused". This transition can only
be done by the issuer.
4 This Transition moves an issue to the ch.bdh.workflow.transition.resume.description
status "In Progress".
5 This Transition moves an issue to the ch.bdh.workflow.transition.resolve.description
status "Resolved". This transition can only
be done by the issuer. The resolution and
the fix version/s have to be set.
6 This Transition moves an issue to the ch.bdh.workflow.transition.reopen.description
status "Open". The Resolution and the fix
version/s will be deleted.
7 This Transition moves an issue to the ch.bdh.workflow.transition.clear.description
status "Cleared".
8 This Transition moves an issue to the ch.bdh.workflow.transition.reclear.description
status "Resolved". This transition is only
for convenience.

Das Attribut jira.i18n.description funktioniert derzeit nicht in JIRA aus noch unbekannten
Gründen, weshalb Beschreibungen vorläufig weiterhin in Englisch angezeigt werden.

1.4. Lösungen
In den folgenden Stati muss ein Vorgang eine Lösung (Resolution) haben:
• Abgelehnt
• Gelöst
• Freigegeben
In den anderen Stati ist die Lösung technisch gesehen NULL, also nicht vorhanden.
Folgende Lösungen werden angeboten:
English Deutsch
1 Fixed Gelöst
2 Incomplete Unvollständig
3 Won’t fix Wird nicht behoben
4 Duplicate Duplikat
5 Can’t reproduce Nicht reproduzierbar

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Die Lösungen 1 und 2 können hierbei nur bei der Transition „Lösen“ vergeben werden, die
anderen 3 nur bei der Transition „Ablehnen“. Eine Lösung kann nicht bearbeitet werden. Diese
kann nur über die Transition „Wiedereröffnen“ gelöscht werden und nochmals vergeben
werden.

1.5. Berechtigungen
In der neuen JIRA-Verwaltung wird es nur mehr 2 Arten von Benutzer geben:
1. Extern
2. Intern
Externe Benutzer erhalten hierbei nur mehr das Recht einen Vorgang zu eröffnen, während
hingegen interne Benutzer in Hinkunft alle für ein Projekt relevanten Rechte erhalten.

1.5.1. Hinweise für den Administrator

Es gibt in JIRA die Unterscheidung zwischen Systemgruppen und Projektrollen.
Die Systemgruppe „administrators“ hat die Berechtigung JIRA zu verwalten.
Die Systemgruppe „intern“ hat die Berechtigung alle Projekte zu verwalten.
Die Systemgruppe „extern“ hat die Berechtigung sich einzuloggen und Leserechte.
Die Projektrolle „Extern“ hat jeweils für ein spezifisches Projekt die Berechtigung einen
Vorgang für ein bestimmtes Projekt zu erstellen. Zur Projektrolle müssen zwecks einfacherer
Verwaltung und da es auf Grund der geringen Benutzerzahl einfacher ist die Benutzer einzeln
hinzugefügt werden.

1.6. Verknüpfungen
In Jira können verschiedene Vorgänge auch projektübergreifend verknüpft werden. Diese
helfen die Übersicht über zusammengehörende Vorgänge zu bewahren und trotzdem eine hohe
Granularität zu erreichen. Folgende Verknüpfungen („Links“) stehen zur Verfügung:
English Deutsch
1

2. Die Arbeit mit JIRA

Der Arbeitsablauf (Workflow) eines Vorgangs in JIRA kann schematsich wie in Abbildung 3
dargestellt werden.

2.1. Einen Vorgang erstellen

2.1.1. Schritt 1
Sowohl interne als auch externe Benutzer können einen Vorgang erfassen, indem sie auf den
Menüpunkt „Neuen Vorgang erstellen“ („Create New Issue“) klicken.
Danach kommt der Benutzer auf Maske 1 wo der Benutzer folgende Eingaben tätigen muss:
1. Projekt
2. Vorgangstyp

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Abbildung 1: Maske 1 - Neuen Vorgang erstellen

2.1.2. Schritt 2
Im zweiten Schritt kann der Benutzer folgende Punkte erfassen:
1. Schweregrad
2. Komponente(n)
3. betrifft Version(en)
4. Autor (falls Berechtigung)
5. Schätzung
6. Dateianhänge
7. Beschreibung

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Abbildung 2: Maske 2 – Neuen Vorgang erstellen

2.2. Einen Vorgang im Status Offen bearbeiten

Ein Vorgang kann von offen nur in den Status „In Bearbeitung“ übergehen. Die Transition
„Bearbeitung starten“ kann jeder interne Benutzer durchführen. Der durchführende Benutzer
wird damit automatisch zum Bearbeiter. Die automatische Zuweisung funktioniert erst seit
Version 3.12.

2.3. Einen Vorgang im Status In Bearbeitung bearbeiten

Aus dem Status „In Bearbeitung“ kann der Vorgang in verschiedene Stati übergehen.

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2.3.1. Ablehnen
Der Vorgang geht in den Status „Abgelehnt“. Dabei muss eine Lösung gewählt werden und
optional mit einem Kommentar ergänzt werden. Diese Transition kann nur vom Bearbeiter
durchgeführt werden.

2.3.2. Bearbeitung aussetzen

Der Vorgang geht in den Status „Bearbeitung ausgesetzt“. Diese Transition kann nur vom
Bearbeiter durchgeführt werden und ein Kommentar sollte gesetzt werden.

2.3.3. Lösen
Der Vorgang geht in den Status „Gelöst“. Bei dieser Transition muss die „Lösung“ angegeben
werden. Die Felder „Kommentar“ und „Lösungsversion(en)“ sind optional. Diese Transition
kann nur vom Bearbeiter durchgeführt werden.

2.4. Einen Vorgang im Status Gelöst bearbeiten

Aus dem Status Gelöst kann der Vorgang in verschiedene Stati übergehen.

2.4.1. Wiedereröffnen
Der Vorgang geht in den Status „Offen“. Dabei muss ein Kommentar angegeben werden. Das
Feld „Lösung“ wird dabei automatisch zurückgesetzt.

2.4.2. Freigeben
Der Vorgang geht in den Status „Freigegeben“.

2.5. Einen Vorgang im Status Bearbeitung ausgesetzt bearbeiten

2.5.1. Bearbeitung fortsetzen
Der Vorgang geht in den Status „In Bearbeitung“. Diese Transition kann nur vom Bearbeiter
durchgeführt werden.

2.6. Einen Vorgang im Status Abgelehnt bearbeiten

2.6.1. Wiedereröffnen
Der Vorgang geht in den Status „Offen“. Dabei sollte ein Kommentar angegeben werden. Das
Feld „Lösung“ wird automatisch zurückgesetzt.

2.7. Einen Vorgang im Status Freigegeben bearbeiten

2.7.1. Freigabe widerrufen
Ab dem Status „Freigegeben“ gibt es keine projektrelevanten Transitionen mehr. Nur die
Transition „Freigabe widerrufen“ kann einen Vorgang wieder in den Status „Gelöst“
zurückversetzen um versehentlich ausgelöste Transitionen rückgängig machen zu können.

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3. Empfehlungen
3.1. Wahl der Sprache
Die Spracheinstellung kann unter Profil | Bearbeiten der Einstellungen (Profile | Edit
Preferences) geändert werden. Um eine leichtere Pflege der Sprachdateien zu ermöglichen
wird empfohlen nur eine der beiden folgenden Sprachen zu verwenden:
1. Deutsch (Deutschland)
2. Englisch (UK)

3.2. Wahl des Schweregrades

Die Wahl des Schweregrades sollte tatsächlich nur nach der Schwere des Fehlers geschehen und
nicht nach Dringlichkeit.
Folgende Kriterien gelten hierbei für die einzelnen Schweregrade:
Name Beschreibung
Blocker z.B. Die Applikation kann nicht bedient werden.
Kritisch z.B. Datenverlust möglich.
Schwer z.B. Fehler, eine Funktion kann nicht ausgeführt werden.
Niedrig z.B. Fehler, es ist jedoch ein Workaround bekannt.
Verschönerung z.B. Kosmetisches Problem (Rechtschreibung, Layout).
Aufgabe Aufgaben können keine Prioritäten haben.
Undefiniert Undefiniert

3.3. Der Bearbeiter

Mit der Transition „Bearbeitung starten“ wird der durchführende Benutzer automatisch auch
zum Bearbeiter. Von da an können alle Transitionen bis auf „Freigeben“, „Wiedereröffnen“
und „Freigabe widerrufen“ nur mehr vom Bearbeiter durchgeführt werden.
Jeder interne Benutzer hat aber die Möglichkeit sich einen Vorgang selbst zuzuweisen und
somit sonst für ihn gesperrte Transitionen durchzuführen.

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4. Anhang

Abbildung 3: Workflow eines Vorgangs

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4.1. Anmerkungen
4.1.1. Änderungen
31.07.2008 - „Wirkung“ wurde in „Schweregrad“ umbenannt und „Priority“ in „Severity“.
31.07.2008 – Folgende weitere Umbenennungen wurde durchgeführt:
Fortschritt starten -> Bearbeitung starten
Fortschritt fortsetzen -> Bearbeitung fortsetzen
Fortschritt pausieren -> Bearbeitung aussetzen
Pausiert -> Bearbeitung ausgesetzt
Fortschritt gestartet -> In Bearbeitung

4.1.2. Wording
„Zusammenfassung“ könnte man in Titel umbenennen, da die Zusammenfassung als Titel
verwendet wird.
Das Feld „Betrifft Version(en)“ könnte auf „Getestete Version(en)“ umbenannt werden. Dieses
Wording wäre jedoch aus Sicht der externen Benutzergruppe eher nicht zu empfehlen.
Der Status „Abgelehnt“ heisst derzeit „Zurückgewiesen“. Soll dieses Benennung beibehalten
werden?
Nicht jede „Lösung“ ist auch eine Lösung eines Vorgangs. Hier könnte ein besseres Wort
gefunden werden.

4.1.3. Vorgangstypen
Vorgangstypen könnten in der Zahl reduziert werden. Vor allem steht die Frage im Raum, ob
der Typ „Problem“ tatsächlich benötigt wird.
Die Verwendung mehrere Felder muss näher beschrieben werden, so ist z.B. die Verwendung
von „Lösungsversion(en)“ nicht immer eindeutig.

4.1.4. Schweregrade
Die Zahl der „Wirkungen“ könnte ebenfalls reduziert werden. Ebenso sollte die Beschreibung
der „Wirkungen“ überarbeitet werden, damit Einigkeit über deren Verwendung herrscht.

4.1.5. Stati
Es fehlen noch genauere Definitionen, wann ein Vorgang in einen bestimmten Status überführt
werden darf, so ist zum Beispiel unklar wann ein Vorgang in den Status „Freigegeben“ oder
„Abgelehnt“ überführt werden darf.
Kann die Anzahl der Stati reduziert werden? Wofür ist der Status „Bearbeitung ausgesetzt“
notwendig. Hier fehlt ebenfalls noch eine genauere Definition.

4.1.6. Rollen
Dürfen externe Benutzer nur einen Vorgang eröffnen oder sollten diese mehr Rechte erhalten?
Werden mehr Rollen benötigt für Partner?

4.1.7. Vorgänge priorisieren

In welcher Reihenfolge ein Vorgang bearbeitet wird, entscheidet der Bearbeiter anhand
folgender Felder:
• Fälligkeitsdatum
• Lösungsversion(en)
• Schweregrad

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Ob das Feld „Lösungsversion(en)“ nun als Version verstanden wird, mit der ein gelöster
Vorgang ausgeliefert werden soll oder ausgeliefert wird ist noch unklar.

4.1.8. Unteraufgaben
Unteraufgaben werden deaktiviert, da die verwendete Funktionalität von Verknüpfungen
abgedeckt werden kann.

4.1.9. Zeitverfolgung
05.05.08 - Die Zeitverfolgung wird deaktiviert, da sie kaum verwendet wird und den Benutzer
verwirrt.
11.08.08 – Auf einen Wunsch hin wurde die Zeitverfolgung wieder aktiviert.

4.1.10. Upgrade von 3.11 auf 3.12

Da einige Funktionen in der Version 3.11 nicht verfügbar sind muss ein Update auf Version 3.12
gemacht werden.

4.1.11. Übersetzungen
Das Attribut jira.i18n.description funktioniert derzeit nicht in JIRA aus noch unbekannten
Gründen, weshalb Beschreibungen vorläufig weiterhin in Englisch angezeigt werden.

4.1.12. Das Projekt TEST

Im Projekt TEST können Vorgänge erstellt und gelöscht werden. Dieses Projekt ist wie der
Name schon sagt nur für Testzwecke von JIRA.

5. Änderungen in JIRA
04.08.08 – Unteraufgaben wurden deaktiviert
04.08.08 – Der Benutzer mje wurde gelöscht
04.08.08 – Aktuelles BDH Logo in den Header eingepflegt
04.08.08 – Der Benutzer ran wurde hinzugefügt
05.08.08 – Verschiedene Übersetzungen wurden hinzugefügt. Falls noch nicht übersetzte Felder
entdeckt werden oder falsche Übersetzungen (z.B. Wirkung statt Schweregrad) so diese bitte
im Projekt JIRA melden.
05.08.08 – Der neue Arbeitsablauf wurde aktiviert
05.08.08 - Das Abstimmen für Features wurde deaktiviert.
05.08.08 - Ein neues Projekt Homepage wurde hinzugefügt.
11.08.08 – Zeitverfolgung wurde aktiviert

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