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Sminaire national :

La gestion des risques


et le contrle interne :
Gage defficacit et de prennit !
NIGER, 8 au 10 dcembre 2009
TANDEM en partenariat - NIGER
NIGER : Ce sminaire est organis en
collaboration avec lOrganisation
Internationale de la Francophonie
(OIF) et lAssociation Nigrienne des
Professionnels de la Microfinance
(ANIP-MF)
2
DID en bref
Socit canadienne fonde en 1970, spcialise en
appui technique et en investissement dans le secteur
de la finance communautaire. de la finance communautaire.
Composante du Mouvement des caisses Desjardins,
plus grand groupe coopratif financier au Canada.
60 institutions partenaires, dont 25 rseaux.
DID appuie des organisations dans plus de 25 pays.
Un chiffre daffaires de 20 millions en 2008.
3
Linvit Desjardins - Afrique
Mme Ndye Sophie Diaw Ba, directrice
Inspection-Vrification lUnion des
Mutuelles du Partenariat pour la Mutuelles du Partenariat pour la
Mobilisation de l'pargne et le Crdit au
Sngal (PAMCAS)
4
Le formateur
Mme Diane Martel cumule plus de 30
annes d'exprience au sein de
coopratives dpargne et de crdit.
Au sein de Dveloppement international
Desjardins, elle occupe la fonction
conseillre principale en surveillance
(missions dans une trentaine de pays)
5
Identification des participants
Chaque participant se prsente, nomme
linstitution reprsente et prcise la
fonction occupe au sein de celle-ci.
Formateurs
fonction occupe au sein de celle-ci.
Nous reviendrons plus en dtails sur
chaque institution plus tard
6
Programme gnral
JOUR 1 JOUR 2 JOUR 3
A.M.
Accueil
Introduction
Attentes
Clientle et besoins
A.M.
Retour sur Jour 1
Autovaluation / C.I.
- Introduction
- Gnralits
A.M.
Retour sur Jour 2
Solutions aux problmes de
C.I. (changes)
Implantation et outils
Clientle et besoins
Les risques (dfinition,
gestion et valuation)
- Gnralits
- Valeurs disponibles
- Crdit
Implantation et outils
Rles de la supervision et du
conseil dadministration
Tmoignage
Plan daction et suivi
P.M.
Contrle interne
Systme de contrle interne
Tmoignage
Autovaluation globale
P.M.
Autovaluation / C.I.
- Crdit
- pargne
- Autres postes
- Produits /charges
Compilation de
lautovaluation
P.M.
Plan daction et suivi (suite)
Conclusion et remerciements
..
7
JOUR 1 Agenda global
4 tapes :
- Accueil et introduction
- Risques et contrle interne (ateliers - Risques et contrle interne (ateliers
pour dcouvrir la thorie)
- Tmoignage
- Premire tentative dautovaluation
(globale)
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Consignes relatives la tenue du Sminaire
Ponctualit
Cartable ferm durant les ateliers Cartable ferm durant les ateliers
Cellulaire (portable)
Questions de logistique
Rappel concernant la facturation
Participation : gage de succs !
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La dmarche
Mthodologie :
Atelier (apport de tous les participants)
Animation
Tmoignage
Expos (thorie) Expos (thorie)
Dfi :
partir de lautovaluation du systme de contrle
interne de son institution, chaque participant
rflchira sur les solutions pratiques apporter
pour renforcer certains contrles et laborera un plan
daction correspondant soumettre son Conseil
dadministration
10
Une parenthse sur
Desjardins
Avant dentrer dans le vif du sujet, une parenthse sur
Desjardins Desjardins
- Donnes gnrales sur le Mouvement
- Donnes financires et volution de 2005 2008
11
Mouvement Desjardins : Conjuguer avoirs et tres
Total de lactif 152 298 M $
Nombre de caisses 513
Nombre de centres de services 915
DID, socit du
Mouvement Desjardins
Nombre de centres de services 915
Nombre de membres 5 795 277
Nombre de dirigeants lus 6 299
Nombre demploys 41 921
Nombre de guichets automatiques 2 764
Ristournes aux membres 215 M $
Commandites, bourses et dons 80 M $
Donnes au 31 dcembre 2008
12
Donnes du Mouvement incluant les filiales, les caisses
du Qubec et de lOntario, excluant les caisses et les
fdrations du Nouveau-Brunswick et du Manitoba
2005
$CAN
2006
$CAN
2007
$CAN
2008
$CAN
Actif 118,1 G$ 129,1 G$ 144,1 G$ 152.3 G$
Prts 82,5 G$ 88,6 G$ 95,4 G$ 104.5 G$
Dpts/dbentures subordonnes 84,6 G$ 89,5 G$ 96,6 G$ 102.2 G$
Capitaux propres 7,9 G$ 8,6 G$ 9,3 G$ 9.9 G$
Principaux rsultats financiers
de 2008
Revenu total 9,1 G$ 9,4 G$ 9,6 G$ 8.4 G$
Provisions pour pertes sur crances
[en % de la moyenne des prts bruts]
96 M$
0,12 %
139 M$
0,16 %
197 M$
0,21 %
243 M$
Excdents (bnfice net)
En % de lactif moyen
1 089 M$
0,97 %
988 M$
0,80 %
1 101 M$
0,79 %
78 M$
0.05%
Ristournes aux membres 408 M$ 483 M$ 592 M$ 215 M$
Rendement des capitaux propres 14,5 % 12,1 % 12,3 % 0.8%
Ratio de productivit* 72,4 % 74,5 % 72,2 %
91.8%
*Frais autres que les intrts (pour gnrer un dollar de revenu) sur le total des revenus du Mouvement,
dduction faite des frais de sinistres et prestations dassurance.
13
0.24%
Atelier 1
Attentes des participants
Prendre le temps de mettre par crit
14
Prendre le temps de mettre par crit
les attentes gnrales et spcifiques
que vous avez comme participants
ce sminaire.
Atelier : 10 minutes
Plnire : 10 minutes
Le Sminaire sadresse tout
particulirement aux personnes
suivantes :
Directeurs gnraux dIMF
Clientle et besoins
Gestionnaires dIMF
Responsables de la fonction audit
interne
Intervenants de structure
dencadrement (interne et externe)
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Objectifs du sminaire
Dvelopper et amliorer les connaissances des
risques qui ont une incidence notable sur la
gestion dune IMF, provenant tant de
lenvironnement interne quexterne
Approfondir les lments de gestion des risques
Renforcer les connaissances des participants Renforcer les connaissances des participants
relativement au contrle interne et la
comprhension de la situation qui prvaut dans
linstitution quils reprsentent
Comprendre la responsabilit de chacun des
intervenants dune IMF en matire de contrle
laborer un plan daction pour amliorer le
contrle de lIMF reprsente
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Profil des IMF reprsentes au
Sminaire et prsentation de leurs
oprations :
Oprations manuelles ou
Clientle et besoins
informatises
Nombre de succursales
Nombre de membres
Annes dexistence
Total de lactif
Etc.
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Contrles manuels vs informatiss
Quelle est la distinction entre un systme
de contrle interne pour une IMF traitant
ses oprations manuellement par rapport
Clientle et besoins
ses oprations manuellement par rapport
une IMF dont le traitement des
oprations est informatis ?
Plnire : contrles manuels versus
contrles informatiss.
18
Les oprations des IMF sont-elles risques ?
19
En quoi sont-elles risques ?
20
Atelier 2
partie 1/3
Quest-ce que le risque ?
Identifiez et expliquez (avec des
exemples pratiques) ce que lon entend
par le concept de risque .
exemples pratiques) ce que lon entend
par le concept de risque .
21
Plnire : 5 minutes
Atelier : 5 minutes
Dfinition du risque
un danger ventuel plus ou moins
prvisible
en droit : lventualit dun vnement ne
dpendant pas exclusivement de la volont dpendant pas exclusivement de la volont
des parties et pouvant causer la perte dun
objet ou tout autre dommage
le fait de sexposer un danger, dans
lespoir dobtenir un avantage
Exemple : investir de largent dans un projet daffaires
22
Atelier 2
partie 2/3
Identifier les risques
relis la gestion
23
relis la gestion
dune IMF
Atelier : 10 minutes
Plnire : 15 minutes
Risque de capitalisation
Risques relis la gestion
dune IMF
24
Insuffisance de capitaux propres
Structure de capital inadquate
Peu ou pas de rserve pour les moments
difficiles
Risque de crdit (1/2)
Crdit/credere : croire/confiance.
La possibilit que le membre ne respecte pas tous
les lments de son engagement vs IMF
Risques relis la gestion
dune IMF
25
les lments de son engagement vs IMF
Le risque sapplique tous les lments du bilan
ou mme hors-bilan, tels les investissements ou
les garanties, les cautions, etc.
Cest le risque que la confiance accorde une
membre ne soit trompe et, par consquent, quelle
se solde par des pertes
Risque de crdit (2/2)
Lvaluation de la capacit (et la volont ?) de
rembourser de lemprunteur reprsente un lment
majeur de ce risque
Risques spcifiques
du crdit
26
majeur de ce risque
Dpend de facteurs sur lesquels la caisse na pas
de contrle (ex. : perte demploi, perte agricole)
Risque de concentration (emprunteurs, secteur
gographique, activits)
Risque de prts des personnes lies (manque
dobjectivit et conditions abusives ou privilgies)
Note : Le cas du crdit sera analys sparment
Fraude, mauvaise gestion, erreur
Abus de pouvoir du personnel responsable
du crdit et des fonds ou par une gestion
risque ou contraire la dontologie
Risques relis la gestion
dune IMF
27
risque ou contraire la dontologie
Dtournement de fonds des membres et
des prts non autoriss ou des
conditions spciales
Autres formes dactivits frauduleuses :
- Falsification des informations financires
- Avantages financiers ou de services
Risque international
Ententes internationales de crdit
soumises des environnements
Risques relis la gestion
dune IMF
soumises des environnements
conomiques, sociaux et politiques
diffrents
Approvisionnements difficiles en
devises trangres
28
Risque lgal : (juridique ou rglementaire)
Vices dans les contrats avec les tiers :
les actifs valent moins ou
Risques relis la gestion
dune IMF
les actifs valent moins ou
les dettes sont plus importantes
Transactions non lgifres, recours
Non-respect des rglements,
consquences : sanctions
29
Risque de liquidit
Incapacit pour la caisse de faire face
ses obligations (bilan et/ou hors bilan)
parce quelle ne peut obtenir suffisamment
Risques relis la gestion
dune IMF
30
parce quelle ne peut obtenir suffisamment
de fonds et ce, un cot raisonnable, cest-
-dire qui ne mette pas en pril sa
solvabilit
Solution : planification des entres et
sorties de fonds, jumele une saine
gestion et une croissance constante
Risque de march
Le risque sur les taux dintrt
Le taux dintrt sur les emprunts de la
caisse augmente plus rapidement que le
Risques relis la gestion
dune IMF
31
caisse augmente plus rapidement que le
taux dintrt sur le crdit octroy
Mauvais appariement du cot de
financement des crdits (liquidit)
Le risque sur le taux de change
Une fluctuation dans le taux de change sur
des monnaies trangres
Risque stratgique
Dfaillances des niveaux de gestion :
plan dactivits, adoption de stratgies,
Risques relis la gestion
dune IMF
plan dactivits, adoption de stratgies,
processus dcisionnel, incapacit de
sadapter un environnement changeant,
etc. (tous les risques lis la
gouvernance)
Risques stratgique et lgal peuvent
affecter srieusement la rputation de la
caisse (confiance)
32
Risque reli la structure du bilan
Actifs non productifs
Appariement des actifs et des passifs
Risques relis la gestion
dune IMF
33
Appariement des actifs et des passifs
Insuffisance de prts
Risque reli la structure des rsultats
Insuffisance de revenus
Charges excessives
Risque sur les systmes internes
Dfaillance des contrles internes et de
la gouvernance
Risques relis la gestion
dune IMF
34
la gouvernance
Politiques et procdures non dfinies ou
non appliques
Les responsabilits du personnel ne
sont pas dfinies ou non observes
La structure organisationnelle nest pas
dfinie ou observe
Du personnel incomptent, ou non
form ou peu motiv
Risque sur les systmes internes (suite)
Consquences :
Risques relis la gestion
dune IMF
35
Consquences :
Les intrts de linstitution sont compromis
Une gestion dficiente
Des pertes financires
Une mauvaise rputation de linstitution
Des informations financires non fiables ou
non disponibles temps
Risque technologique
Mauvaise installation, utilisation et
Risques relis la gestion
dune IMF
36
Mauvaise installation, utilisation et
sauvegarde des systmes et quipements
informatiques et bureautique
Utilisation de nombreux outils manuels en
parallle, exemple : des reports manuels
Atelier 2
partie 3/3
Classifier les risques
relis la gestion
dune IMF (actates
antrieures) sous les
rubriques suivantes :
37
rubriques suivantes :
- Risques financiers
- Risques oprationnels
- Risques daffaires
Atelier : 5 minutes
Plnire : 5 minutes
FINANCIERS OPRATIONELS D'AFFAIRES
RISQUES
CLASSIFICATION DES
RISQUES
DUNE IMF
Structure du bilan
Structure des rsultats
Capitalisation
Crdit
Liquidit
Taux d'intrts
Change
Stratgie
Systmes internes
Technologie
Mauvaise gestion et fraude
Lgal
International
38
Atelier 3
Dtailler les risques
spcifiques au crdit
ainsi que les
39
spcifiques au crdit
ainsi que les
principaux lments
qui les composent
Atelier : 10 minutes Plnire : 5 minutes
Risques spcifiques
du crdit
Financier
Exploitation ou oprationnel
Financier
Commercial Concentration
Rglementation Sectoriel Gographique
Gestion/affaires
40
Exploitation ou oprationnel
LES RISQUES SPCIFIQUES AU CRDIT
RISQUE FINANCIER
risque li la structure de capital de lentreprise ou ses dettes.
Exemple : plus lentreprise se finance court terme, plus ses
risques sont levs car les remboursements sont levs
lentreprise elle-mme
ses partenaires financiers
au contenu de ses contrats de financement (chances et
clauses restrictives)
Les ratios surveiller :
- taux dendettement
- couverture des intrts
- rendement de lactif
- fonds auto-gnrs
41
RISQUE DEXPLOITATION OU
OPRATIONNEL
Gestion ou daffaires
Commercial
Concentration Concentration
Rglementation
Sectoriel
Gographique
42
Risque de gestion ou daffaires
lensemble des activit de gestion de lentreprise :
Variabilit et imprvisibilit des bnfices pouvant
altrer sa situation financire et influencer sa survie
incomptence du propritaire en gestion administrative
difficult dlguer certaines dcisions
manque de comptence du personnel
dlai de recouvrement des comptes clients
taux de rotation des stocks
problmes dapprovisionnement
43
Risque commercial
tous les lments qui influencent le chiffre daffaires :
march potentiel
concurrence
difficults lies la distribution
fluctuation de la demande
perte ou faillite dun client important
apparition dun nouveau produit concurrent
changement dans les gots de la clientle
44
Risque de concentration
Risques lis lenvironnement externe :
Rglementation Rglementation
Conditions conomiques
Secteur dactivits
Gographique
45
Plnire
En reprenant les risques spcifiques au
crdit (actates prcdentes), faites la
distinction entre ceux qui sont : distinction entre ceux qui sont :
Spcifiques au crdit selon les objectifs
des agents de crdit
Associs la gestion dune IMF
concernant le directeur ou le
gestionnaire dune organisation
46
Atelier 4
partie 1/2
Quest-ce que la gestion
des risques ?
Quelle est la distinction
entre la gestion des
risques et la gestion
intgre des risques ?
47
Atelier : 5 minutes
Plnire : 10 minutes
LA GESTION DES RISQUES
Dfinition :
Cest le processus de gestion de la probabilit ou
48
Cest le processus de gestion de la probabilit ou
la svrit dun vnement dfavorable dans une
limite acceptable ou lintrieur des limites
tablies par la direction
Dfinition :
La gestion des risques est dite intgre
LA GESTION INTGRE DES RISQUES
La gestion des risques est dite intgre
lorsquelle est incorpore au processus de
gestion globale et quelle est applique
lensemble de lIMF
Une approche systmatique pour identifier,
mesurer, superviser et grer les risques
dune institution financire
49
UNE BONNE GESTION DES RISQUES
Intgre dans les oprations des processus permettant didentifier,
de mesurer et de surveiller diffrents types de risques pour aider
les dirigeants se focaliser sur les informations significatives.
Utilise une boucle de rtroaction entre la mesure et la rtroaction,
les contrles internes et le reportage, et implique une raction
50
les contrles internes et le reportage, et implique une raction
active des gestionnaires.
Considre les scnarios o les risques interagissent ou aggravent
un autre dans un cas contraire.
lve la responsabilit de gestion des risques au niveau de la haute
direction.
Encourage une prise de dcision rentable et une utilisation plus
efficace des ressources.
Cre une culture dauto supervision.
LA BOUCLE DE RTROACTION
Identifier, valuer et
prioriser les risques
surveiller
Dvelopper une
stratgie pour
mesurer les risques
Rviser les
politiques et
procdures
51
Concevoir des
politiques et
procdures pour
diminuer les risques
Implanter et
assigner des
responsabilits
Tester lefficacit et
valuer les rsultats
Boucle de
rtroaction
Atelier 4
partie 2/2
Comment peut-on
mesurer les risques ?
Nommez des critres
dont il faudrait tenir
compte dans lvaluation
des risques
52
Atelier : 5 minutes
Plnire : 5 minutes
LVALUATION DES RISQUES
Incidence/
impact
Mesure de gestion du risque
lev
Modr
Faible
Faible Alatoire leve
Probabilit
53
Le contrle Le contrle
interne
lintrieur des
54
IMF
lintrieur des
IMF
Une nouvelle approche
LA GESTION DES RISQUES VS LE CONTRLE INTERNE
55
Une nouvelle approche
La gestion des risques vs responsabilits
Le systme de contrle interne
Les caractristiques des contrles
NOUVELLE APPROCHE
Une approche globale la gestion des risques.
Une attitude positive par rapport aux contrles.
Une tolrance zro pour le non-respect des contrles.
Une culture dentreprise prventive plutt que
ractive.
56
ractive.
La transparence des oprations pour les besoins des
dcideurs.
La concertation et lvolution dans les contrles
bonifier.
Limputabilit du personnel et la participation de tous
les niveaux dans le suivi des risques et contrles.
DISCUSSION DE GROUPE
Gestion des risques
vs responsabilits
NIVEAU
INSTITUTIONNEL
RESPONSABILITS VS RISQUES ET
CONTRLES
(POLITIQUES ET PROCDURES)
F
A

Le C.A. de la fatire
La direction gnrale
57

T
I

R
E
La direction gnrale
de la fatire
Les auditeurs internes
I
M
F
Le C.A. de lIMF
Directeur de l.IMF
Le personnel
LES RLES ET RESPONSABILITS
NIVEAU
INSTITUTIONNEL
RESPONSABILITS VS RISQUES ET CONTRLES
F
A

T
Le C.A. de la fatire Approuve les politiques et supervise leur respect.
La direction gnrale
de la fatire
Identifie les risques et dveloppe les politiques et
procdures, systmes et guides pour rduire les
58
T
I

R
E
de la fatire
procdures, systmes et guides pour rduire les
risques.
Les auditeurs internes
Vrifient lobservance des politiques et
procdures et analysent les risques non
contrls.
I
M
F
Le C.A. de la caisse
Approuve les politiques et procdures et sassure
de leur respect.
Directeur de la caisse
Implante les procdures et contrle le respect des
politiques et procdures.
Le personnel
Suggre des modifications et rtroagit aux
changements. Applique les procdures tablies.
SYSTME DE CONTRLE INTERNE
La dfinition
Les objectifs
Lenvironnement
59
Donner une dfinition
gnrale du contrle
interne , cest-dire de ce
que lon entend
Atelier 5
Partie 1/3
que lon entend
habituellement par systme
de contrle interne
60
Atelier : 3 minutes Plnire : 2 minutes
LE CONTRLE INTERNE
Dfinition :
Le contrle interne sentend de lensemble de tous
les systmes (incluant politiques et procdures) les systmes (incluant politiques et procdures)
tablis et maintenus par la direction en vue de
faciliter la ralisation de son objectif majeur qui est
dassurer, dans la mesure du possible, la conduite
ordonne et efficace des activits de lentit .
61
Quels sont les objectifs
spcifiques poursuivis par
une IMF travers
llaboration et limplantation
dun systme de contrle
Atelier 5
Partie 2/3
dun systme de contrle
interne adquat ?
(lobjectif gnral tant : la
conduite ordonne et efficace
de ses activits)
62
Atelier : 10 minutes
Plnire : 5 minutes
LE CONTRLE INTERNE
Objectifs :
La ralisation de la mission de la caisse selon les politiques et
procdures prvues.
La rentabilit de la caisse (conomie et efficience). La rentabilit de la caisse (conomie et efficience).
La protection des actifs.
La fiabilit des registres comptables (prparation dinformations
financires fiables et disponibles en temps opportun).
Laccomplissement des responsabilits statutaires de la
direction.
La prvention et la dtection derreurs et dirrgularits.
Le respect des lois et rglements.
63
Objectifs dtaills du contrle interne
Les oprations inscrites sont valides (validit).
Les oprations ont bien t autorises (autorisation).
Toutes les oprations existantes sont inscrites (intgralit).
La valeur correcte est attribue chaque opration (valeur). La valeur correcte est attribue chaque opration (valeur).
Les oprations sont classes correctement (classement).
Les oprations sont comptabilises en temps voulu (temps
opportun).
Les oprations sont correctement inscrites dans les fichiers
matres et rcapitules avec justesse (report et
rcapitulation).
64
Le contrle interne ne dpend pas
seulement dune recette unique
dlments prouvs,
mais galement dun mais galement dun
environnement
propice et particulier
chaque institution.
65
quoi rfre-t-on lorsque lon
parle de lenvironnement du
contrle interne ?
En dautres termes, quels sont
Atelier 5
Partie 3/3
En dautres termes, quels sont
les lments qui pourraient
affecter lefficacit du systme
de contrle interne ?
66
Atelier : 5 minutes Plnire : 5 minutes
Lenvironnement de contrle
La philosophie et le style de gestion
Cet lment apparat le premier car il aune forte influence sur
tous les autres. Il sagit :
de lintgrit et de lthique de la direction de lintgrit et de lthique de la direction
de la faon dassumer les risques et den contrler les
effets
de lattitude et des dcisions relatives linformation
financire
de la tolrance zro pour tout cart de non-respect des
contrles
de limportance accorde au respect des budgets et
latteinte des objectifs
67
Lenvironnement de contrle
Le rle des diffrents conseils et comits
Une participation active de ces conseils peut
contrebalancer les doutes quant lexactitude des tats
financiers et des livres en gnral financiers et des livres en gnral
La structure organisationnelle
Nous faisons rfrence la faon dont sarticulent
les fonctions concernant la planification, la direction
et le contrle des activits lintrieur dune institution
financire
68
Mthodes dattribution des pouvoirs et
responsabilits
Mthode de contrle de gestion
Lenvironnement de contrle
Dmarche suivie pour llaboration des
systmes
Principes et pratiques de gestion du personnel
Raction des dirigeants aux influences
extrieures
Vrification interne
69
CARACTRISTIQUES DES
CONTRLES
Nature des contrles
Composantes des contrles
Limites des contrles Limites des contrles
70
Tentez dexpliquer en quoi
consistent les contrles
suivants (par qui sont-ils
exercs ? exemples) :
Atelier 6
Partie 1/3
oprationnels
de supervision
de gestion
71
Atelier : 5 minutes
Plnire : 5 minutes
Contrles
oprationnels
Des contrles insrs dans les procdures de
traitement dune opration.
Exemples : une demande dautorisation, une vrification
de signature, un rapprochement de comptes. de signature, un rapprochement de comptes.
Ces contrles font partie de la description de tches de
tous les employs et sont donc exercs par ces derniers,
chacun leur niveau.
72
Contrles
de supervision
Ils visent assurer de la conformit des oprations
Exemples : dcomptes dencaisse, rangement, Exemples : dcomptes dencaisse, rangement,
archivage, rvision des pices et des critures, etc.
Ils sont principalement exercs par une personne autre que
le responsable de lopration, souvent le suprieur
hirarchique immdiat
73
Contrles
de gestion
Ces contrles visent la performance globale de
linstitution. Ils doivent dtecter les anomalies dans les
informations soumises lanalyse afin que les
responsables puissent obtenir les raisons justifiant des
carts ou des rsultats autres que ceux attendus. carts ou des rsultats autres que ceux attendus.
Exemples : Les analyses et suivis de budgets et de plans
daffaires que ralise la direction dune institution financire.
Les responsables de ces contrles sont les gestionnaires et
les membres des diffrents conseils et comits.
74
Tchez dnumrer des
lments dont la prsence
privilgie un meilleur contrle
Atelier 6
Partie 2/3
privilgie un meilleur contrle
au sein dune IMF
(composantes du contrle
interne)
75
Atelier : 15 minutes
Plnire : 5 minutes
Les composantes
du C.I.
1. Personnel honnte et comptent
2. Programme de gestion et de formation des RH
3. Sparation des tches incompatibles 3. Sparation des tches incompatibles
4. Contre-vrification (Cascade)
5. Organigramme fonctionnel
76
Les composantes
du C.I. (suite)
6. Description des tches de tout le personnel
7. Rotation des tches
8. Imputabilit du personnel 8. Imputabilit du personnel
9. Supervision constante
10. Analyse de gestion et suivis
77
Les composantes
du C.I. (suite)
11. Processus dautorisation
12. Accs restreint ou limit aux actifs (de tout genre)
13. Systme dinformation comptable adquat
14. Manuel des politiques et procdures jour et
disponibles au personnel
78
Nommez certains lments
qui contribuent limiter tout
Atelier 6
Partie 3/3
systme de contrle interne
79
Atelier : 5 minutes
Plnire : 5 minutes
Les limites du C.I.
1. Nombre restreint demploys
La sparation des tches incompatibles exige
lexistence dun certain nombre demploys oprationnels lexistence dun certain nombre demploys oprationnels
dans la caisse.
La faon dexercer des contrles dans ce cas demande un
plus grand nombre de contrles de supervision
(conseils/comits et les agents externes la caisse).
80
Les limites du C.I.
(suite)
2. Cot lev de certains contrles
Le rapport entre les cots dun contrle et les risques Le rapport entre les cots dun contrle et les risques
relis son absence doit tre examin. Labolition
complte ou labsence de contrle augmente les
risques; cest pourquoi, souvent, dans les cas o les
contrles sont trs coteux, linstitution financire opte
pour leur application sur une base de sondage.
81
Les limites du C.I.
(suite)
3. Transactions inhabituelles
Puisque la transaction est vraiment inhabituelle, il est
possible que les systmes de contrle ne laient pas prvue
82
possible que les systmes de contrle ne laient pas prvue
ou quelle chappe lattention des employs qui doivent en
faire le traitement.
Les limites du C.I.
(suite)
4. Collusion entre les employs
Les oprations sont habituellement traites de faon
individuelle, donc, si un employ nagit pas tel que
dtermin, lexercice du contrle permettra de faire
ressortir le cas dexception ou lerreur.
Par contre, si lemploy responsable de la transaction et
celui responsable du contrle conviennent de camoufler
lirrgularit, cela risque de passer inaperu ou du moins
de prendre beaucoup plus de temps tre dcel.
Qui peut le dtecter ? Comment ?
83
TMOIGNAGE
LE CONTRLE INTERNE COMME
LMENT ESSENTIEL LA
84
LMENT ESSENTIEL LA
GESTION DES RISQUES
QUESTIONS DES PARTICIPANTS
Travail individuel
et discussion de groupe
Autovaluation globale du contrle
interne : interne :
laide du document contenant les principaux
lments de contrle vus au cours de la
journe, les participants procdent une
premire valuation (globale) de la situation de
lIMF quils reprsentent.
85
JOUR 2 Agenda global
3 tapes :
- Retour sur les apprentissages
- Autovaluation dtaille du systme de
contrle interne de lIMF (par thme)
- Compilation des rsultats de lautovaluation
86
TAPE 1 :
Retour sur les apprentissages du Jour 1 :
- Principaux lments du contenu du Jour 1
(gestion des risques et contrle interne)
retenus par les participants : retenus par les participants :
- Nouveaux apprentissages
- lments importants absents dans lIMF
- Sommaire des apprentissages par linvit
87
tape 2 :
Autovaluation dtaille du systme de
contrle interne de lIMF :
- Guide du questionnaire dautovaluation
- Lecture et explication (par les
participants) de la comprhension des
questions
- Rponses au questionnaire par chaque
participant
88
OBJECTIFS de lautovaluation du C.I.
Comprendre la mthodologie gnrale
Matrise du contenu du questionnaire Matrise du contenu du questionnaire
dautovaluation du contrle interne
valuation prliminaire des contrles internes
de chaque institution reprsente
89
Mthodologie de
lautovaluation
1. Expliquer le fonctionnement global (travail en
plnire avec participation de TOUS)
2. Utiliser lorganigramme type identifiant chaque
employ par un numro de contrle
90
employ par un numro de contrle
3. Valider la comprhension du questionnaire auprs
des participants en les faisant changer sur le
contenu de chaque question
4. Inscrire les rponses au questionnaire dans les
colonnes correspondantes (chaque participant)
Organigramme
1
4 2 3
Comit de crdit
MEMBRES
Conseil de surveillance Conseil d'administration
91
5
Agent administratif
6 7 8
11 9
12
10
13
14 soutien
Caissier # 1
Caissier # 2
Directeur de la caisse
Caissier principal Responsable crdit
Caissier # 3
Adjoint Agent de crdit
Agent de crdit
Employs de
Questionnaire dautovaluation
Objectif vis
La situation relle et non thorique
Une assurance raisonnable
92
Pas une valuation des personnes mais des
systmes
tendue
Chaque institution reprsente
Questionnaire dautovaluation
Prsentation :
Page frontispice complter
Six sections
93
Six sections
Les gnralits ( lenvironnement)
Les valeurs disponibles
Le crdit
Lpargne
Les autres postes du bilan
Les produits et les charges
Questionnaire dautovaluation
Colonne Explications
Oui
Le contrle ou la procdure est en vigueur.
Non
Le contrle ou la procdure nexiste pas ou nest
pas applique.
Sans objet. La question ne sapplique pas dans
94
S/O
Sans objet. La question ne sapplique pas dans
linstitution concerne.
X
Une autre procdure compensatoire est en
vigueur. La dcrire lendos du questionnaire
avec une numro rfrence la question.
Contrle
Indiquer le numro de lemploy qui effectue le
contrle et non lemploy qui ralise la
transaction.
Commentaires
crire toutes les informations additionnelles
pertinentes.
tape 3 :
Compilation des rsultats de lautovaluation :
Dernire page du questionnaire :
- Y reporter le nombre de oui de
non de sans objet , etc.
- Compiler les rsultats
- changer sur ces derniers (brivement)
95
JOUR 3 Agenda global
3 tapes :
- Retour sur lautovaluation (les apprentissages)
Renforcement du Contrle interne - Renforcement du Contrle interne
- Conclusion du Sminaire
96
TAPE 1 :
Retour sur les apprentissages du Jour 2 :
- Principaux lments du contenu du Jour 2
retenus par les participants :
- Nouvelles procdures
- Meilleure comprhension pratique de certains
lments
- Sommaire des apprentissages par linvit
97
RENFORCEMENT DES
CONTRLES INTERNES
TAPE 2 :
CONTRLES INTERNES
98
tape 2 : Renforcement
des contrles internes
- Solutions pratiques des participants
- Implantation et outils de contrle
- Contrle interne vs Supervision et vs Conseil - Contrle interne vs Supervision et vs Conseil
dAdministration
- Tmoignage
- Plan daction et suivi
99
Atelier 7 - Solutions
En gardant en mmoire les
composantes du contrle
interne et compte tenu des
rsultats de lautovaluation,
comment une IMF peut-elle
100
comment une IMF peut-elle
assurer limplantation et
surtout lapplication
continue des contrles
exercer ? (stratgie, appui,
intervention auprs de qui ?,
outils, etc.)
Dure : 15 minutes Plnire : 10 minutes
tape 2 :
implantation et outils
- Choix des contrles (tapes)
Implantation des contrles (tapes) - Implantation des contrles (tapes)
- Outils de contrle
101
Atelier 8 :
Le choix des contrles
Quelles devraient tre les tapes suivre pour
une institution dans la slection de ses
contrles ? Qui devrait simpliquer ?
Quels sont les lments considrer qui peuvent
influencer une institution dans la dcision dopter
pour tel ou tel contrle (choix des contrles) ?
Quelles devraient tre les tapes de
limplantation des contrles ?
102
Dure : 15 minutes Plnire : 10 minutes
Les tapes dans le choix des contrles
1. Identification des risques de linstitution.
2. valuation de la perte possible attribuable chaque risque
en termes de probabilit, dimportance et de frquence.
3. Identification des contrles pouvant rduire ou liminer le 3. Identification des contrles pouvant rduire ou liminer le
risque identifi.
4. Estimation des cots directs et indirects dimplantation
des contrles identifis.
5. Comparaison des cots relis limplantation des contrles
identifis avec les bnfices escompts.
6. Choix et implantation des contrles comportant la plus
grande valeur ajoute par rapport aux cots.
103
Les tapes dans
limplantation des contrles
1. Liste des contrles internes implanter
Faiblesses constates
Effets de la faiblesse
104
Effets de la faiblesse
Nouvelles procdures
2. Programme dimplantation par caisse
Par le responsable du Groupe de travail
(sil y a lieu) et le directeur gnral de
lIMF
3. Contrle des implantations de lIMF
Outils de contrle
Discussion de groupe :
Qui peut identifier des outils de contrle ? Qui peut identifier des outils de contrle ?
Ceux-ci doivent permettent didentifier les
contrles retenus pour lIMF ainsi que
dassurer quils ont t appliqus
105
Outils de contrle
Prsentation et explication dun
exemple de Manuel de contrles
Prsentation et explication dun
exemple de Registre de contrles
Explication du lien entre les deux et de
la faon de procder
106
Outils
de contrle interne
Manuel des principaux contrles internes
o Liste ou inventaire de contrles qui sappliquent linstitution la suite
des choix effectus.
Registre des contrles regroups par responsable
de leur application de leur application
o Outil prcisant, pour chaque employ et dirigeant, les contrles
exercer et la frquence laquelle les appliquer.
o Outil dvelopper par linstitution partir du modle gnrique.
Lien entre le Manuel et le registre
o Le Manuel et le Registre contiennent la mme information. Le Manuel
la regroupe par thme alors que le Registre la reprend par
responsable et frquence afin de faire le suivi.
o Il sagit en fait dun seul outil usage multiple
107
tape 2 :
Contrle interne vs
Supervision
et vs Conseil dadministration
- Vs Supervision interne
- Vs supervision externe
- Vs Conseil dadministration
Objectifs :
Clarifier les rles de chaque niveau
Rappeler le contenu de leur rapport respectif
108
Supervision interne
Le systme de contrle interne
Les autres moyens de supervision :
Conseil de surveillance
Comit de gestion des risques
Contrleur interne
Auditeur interne Inspection et vrification
109
Supervision externe
La cellule du Ministre des Finances
(inspection)
Les vrificateurs externes (audit)
Leur lien avec le contrle interne :
- Indpendance totale
- valuation du systme de contrle
interne afin dvaluer la gestion globale
ou de donner une opinion sur les tats
financiers
110
Conseil
dadministration (C.A.)
Discussion en groupe :
Si comme on la vu prcdemment, le Conseil dadministration
doit approuver les politiques et sassurer de leur respect
- Comment devrait-il sy prendre ?
- Quelles sont ses sources dinformation concernant le bon
111
- Quelles sont ses sources dinformation concernant le bon
fonctionnement du contrle interne ? Est-ce suffisant ?
- Que devrait exiger le C.A. du directeur gnral pour sa
reddition de comptes sur le fonctionnement rel du
contrle interne dans lIMF ?
- Donnez des exemples pratiques de ce qui est en place dans
votre IMF
tape 2 :
Tmoignage
- Utilisation doutils de contrle dans
linstitution reprsente
- Difficults rencontres dans
limplantation et lapplication de ces limplantation et lapplication de ces
outils
- Points forts du contrle support par
des outils
- Autres sujets relis
- Questions des participants
112
tape 2 :
Plan daction et suivi
- Engagement ferme de la part des
participants sur leur action future dans
lIMF vs contrle interne lIMF vs contrle interne
- Le plan daction devra comporter un
chancier
- Idalement en collaboration (et suivi)
troite avec le Conseil dadministration
113
Atelier 9 :
Plan daction et suivi
OBJECTIFS :
- Proposer de manire officielle des solutions pratiques lIMF que
vous reprsentez
114
- tablir une mthodologie visant assurer un suivi de ce plan
daction par lIMF et par les responsables du Sminaire
Atelier 9 :
Plan daction et suivi
1. laide des valuations (globale et dtaille) du contrle interne
de votre IMF, ralises au cours du Sminaire, identifier les forces
et les faiblesses de celle-ci en matire de contrle.
2. valuer les risques et les impacts de non-contrle dans chaque
situation de faiblesse.
115
situation de faiblesse.
3. Suggrer les correctifs ncessaires en laborant un plan daction
contenant toutes les tapes requises ainsi que les personnes
impliques et les dlais suggrs . Au besoin, laborer ensemble
la structure de ce document.
4. Lors du droulement de cet atelier, le formateur et linvit sont
disponibles pour apporter un support ponctuel aux participants
qui travaillent individuellement.
Dure : 1h30
Plnire : 0h30
tape 3 :
Conclusion
- Certains rappels, au besoin sur le suivi
- valuation du Sminaire (formulaire) - valuation du Sminaire (formulaire)
- Remerciements
116
Fin du
Sminaire Sminaire
117
Merci de votre participation