DL Gestao Documentos ACT

4756 Dirio da Repblica, 1. srie N.
171 5 de setembro de 2014

PRESIDNCIA DO CONSELHO DE MINISTROS
E MINISTRIO DA SOLIDARIEDADE,
EMPREGO E SEGURANA SOCIAL
Portaria n. 171/2014
de 5 de setembro
Nos termos do Decreto Regulamentar n. 47/2012, de 31
de julho, a Autoridade para as Condies do Trabalho (ACT)
tem como misso a promoo da melhoria das condies de
trabalho, atravs da fiscalizao do cumprimento das normas
em matria laboral e o controlo do cumprimento da legisla-
o relativa segurana e sade no trabalho, bem como a
promoo de polticas de preveno dos riscos profissionais.
Aquando da sua criao, atravs do Decreto -Lei
n. 326 -B/2007, de 28 de setembro, a ACT assumiu as atri-
buies, direitos e obrigaes que legalmente se encontra-
vam atribudos a certos organismos e estruturas entretanto
extintos, tais como a Inspeo -Geral do Trabalho (IGT), o
Instituto para a Segurana, Higiene e Sade no Trabalho
(ISHST), o Programa para a Preveno e Eliminao da
Explorao do Trabalho Infantil e o Conselho Nacional
para a Preveno e Eliminao da Explorao do Trabalho
Infantil. A IGT, por sua vez, j possua patrimnio arqui-
vstico que advinha das suas atribuies e competncias e
do organismo que a antecedeu, o Instituto de Desenvolvi-
mento e Inspeo das Condies do Trabalho (IDICT) que
sucedeu ao Instituto do Trabalho e da Previdncia.
No exerccio das suas atribuies e competncias, a
ACT tem vindo a constituir um significativo e relevante
acervo documental, administrativo e tcnico, para o qual
entendeu essencial definir estratgias de gesto, conser-
vao e divulgao. Por outro lado, para alm do acervo
documental entretanto criado, h ainda que ter em conta o
enorme manancial de documentos que existiam nos orga-
nismos extintos e que transitaram para a ACT.
Importa, assim, criar condies objetivas para que todo o
patrimnio arquivstico da ACT seja avaliado, selecionado,
preservado e valorizado, independentemente do tipo de
suporte ou formato.
Tendo como objetivo a transformao dos arquivos em
fontes de informao teis, eficazes e eficientes, a ACT
optou por desenvolver e implementar uma poltica de ges-
to de documentos consubstanciada no Regulamento de
Gesto de Documentos aprovado pela presente portaria.
O Regulamento que agora se aprova visa definir os prazos de
conservao e o destino final dos documentos, de modo a dotar
os servios da ACT de critrios objetivos em matria de ava-
liao, seleo, conservao e eliminao de documentao.
Foi ouvida a Direo -Geral do Livro, dos Arquivos e
das Bibliotecas.
Assim:
Nos termos da alnea a) do n. 1 do artigo 1. do Decreto-
-Lei n. 447/88, de 10 de dezembro, do n. 2 do artigo 2.
do Decreto -Lei n. 121/92, de 2 de julho, e da alnea c)
do artigo 3. do Decreto -Lei n. 16/93, de 23 de janeiro,
manda o Governo, pelos Secretrios de Estado da Cultura
e do Emprego, o seguinte:
Artigo 1.
Objeto
aprovado o Regulamento de Gesto de Documentos
da Autoridade para as Condies do Trabalho, publicado
em Anexo presente portaria e da qual faz parte integrante.
Artigo 2.
Entrada em vigor
A presente portaria entra em vigor no dia seguinte ao
da sua publicao.
O Secretrio de Estado da Cultura, Jorge Barreto Xavier,
em 30 de julho de 2014. O Secretrio de Estado do Em-
prego, Octvio Flix de Oliveira, em 22 de julho de 2014.
ANEXO
REGULAMENTO DE GESTO DE DOCUMENTOS
DA AUTORIDADE PARA AS CONDIES DO TRABALHO
Artigo 1.
mbito de Aplicao
O presente regulamento aplicvel documentao pro-
duzida e recebida em qualquer suporte no mbito das atri-
buies e competncias da Autoridade para as Condies
do Trabalho, adiante abreviadamente designada por ACT.
Artigo 2.
Gesto de documentos
Para efeitos do presente regulamento so consideradas,
no mbito da gesto de documentos, as seguintes funes:
a) Classificao;
b) Avaliao;
c) Seleo;
d) Remessa;
e) Eliminao;
f) Substituio de suporte.
Artigo 3.
Classificao
A estrutura para a classificao dos documentos inte-
gra a tabela de seleo, constante do Anexo I ao presente
regulamento e que dele faz parte integrante.
Artigo 4.
Avaliao
1 O processo de avaliao dos documentos do arquivo
da ACT tem por objetivo a determinao do seu valor
arquivstico, com vista fixao do seu destino final.
2 O destino final consiste na conservao permanente
ou na eliminao dos documentos.
3 Cabe Direo -Geral do Livro, dos Arquivos e das
Bibliotecas, adiante designada por DGLAB, determinar o
destino final dos documentos.
4 O destino final encontra -se fixado na tabela de
seleo.
Artigo 5.
Tabela de seleo
1 A tabela de seleo contm a estrutura de clas-
sificao da documentao e a identificao das sries
documentais, fixa os prazos de conservao adminis-
trativa e consigna, de forma sintetizada, as disposies
relativas ao destino final dos documentos de arquivo da
ACT.
Dirio da Repblica, 1. srie N. 171 5 de setembro de 2014 4757
2 Para efeitos do disposto no artigo 3., a ACT apre-
senta proposta devidamente fundamentada e expressa em
folhas de recolha de dados, adiante designada por FRD.
3 Compete ao servio responsvel pela gesto docu-
mental, adiante designado por SRGD, a gesto da aplicao
da tabela de seleo e os procedimentos inerentes.
4 A tabela de seleo deve ser submetida a revises
com vista sua adequao s alteraes da produo docu-
mental.
5 Para efeitos do disposto no nmero anterior, deve
a ACT obter o parecer favorvel da DGLAB enquanto
organismo coordenador da poltica arquivstica nacional,
mediante proposta devidamente fundamentada.
Artigo 6.
Prazos de conservao administrativa
1 Por prazo de conservao administrativa entende -se
o perodo durante o qual os documentos ficam sob a res-
ponsabilidade da ACT por serem necessrios ao exerccio
das suas competncias.
2 Compete ACT a atribuio dos prazos de conser-
vao administrativa dos documentos, mediante parecer
prvio emitido pela DGLAB.
3 Os prazos de conservao administrativa so con-
tados de acordo com o estabelecido no campo Forma de
contagem dos prazos da FRD, entendendo -se generica-
mente que os prazos so contados a partir da concluso
dos processos ou da data dos documentos, quando se trate
de documentos integrados em coleo, de registos ou de
dossiers.
4 Excetuam -se do disposto no nmero anterior os
documentos dispositivos, tais como leis, despachos e
regulamentos, cujos prazos de conservao so contados
a partir do momento em que o documento deixa de estar
em vigor.
Artigo 7.
Seleo
1 A seleo dos documentos para conservao ou
eliminao deve ser efetuada de acordo com as orientaes
estabelecidas na tabela de seleo.
2 Deve ser sempre conservado o exemplar principal
da srie, exceto indicao expressa em contrrio constante
da tabela de seleo.
3 A seleo dos documentos deve ter em conta a
data expressa no campo Data de aplicao da respetiva
FRD, que reporta o momento a partir do qual os prazos
de conservao administrativa e destino final fixados para
cada srie so aplicveis.
Artigo 8.
Remessa de documentos
1 Aps o cumprimento dos prazos de conservao
administrativa, os documentos so remetidos para o servio
de arquivo, interno ou externo, de acordo com a periodi-
cidade que a ACT vier a determinar, expressa no manual
de arquivo.
2 As remessas no podem pr em causa a integridade
dos conjuntos documentais.
3 Nas remessas devem ser assegurados os pressupos-
tos tcnicos de conservao dos documentos das etapas
subsequentes.
Artigo 9.
Formalidades das remessas
1 As remessas dos documentos mencionados no
artigo 8. devem obedecer s seguintes formalidades:
a) Devem ser acompanhadas de um auto de entrega a
ttulo de prova;
b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de
remessa destinada identificao e controlo da documen-
tao remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes
envolvidas no processo;
c) A guia de remessa em suporte papel deve ser feita
em duplicado, ficando um exemplar no SRGD e outro no
servio de origem;
d) A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente
pelo servio de arquivo como instrumento de descrio
documental, aps conferncia e anotao das referncias
topogrficas e demais informao pertinente.
2 Os modelos referidos nas alneas anteriores cons-
tam dos Anexos II e III ao presente regulamento e do qual
fazem parte integrante.
Artigo 10.
Eliminao
1 A eliminao dos documentos sem valor arquivs-
tico, cujo destino final a eliminao, deve ser efetuada
logo aps o cumprimento dos respetivos prazos de con-
servao administrativa.
2 A eliminao dos documentos pode ser efetuada
antes de decorridos os referidos prazos, desde que auto-
rizada a substituio de suporte nos termos do artigo 12.
deste regulamento.
3 A eliminao dos documentos que no estejam
mencionados na tabela de seleo carece de autorizao
expressa da DGLAB.
4 A deciso sobre o processo de eliminao deve ter
em conta critrios de confidencialidade e racionalidade
de meios e custos.
Artigo 11.
Formalidades da eliminao
1 A eliminao dos documentos mencionados no ar-
tigo 10. deve obedecer s seguintes formalidades:
a) Deve ser acompanhada de um auto de eliminao
que far prova do abate patrimonial;
b) O auto de eliminao deve ser assinado pelo Inspetor-
-geral e pelo responsvel do SRGD;
c) O auto de eliminao em suporte papel deve ser efe-
tuado em duplicado;
d) O auto de eliminao deve ser remetido DGLAB.
2 O modelo de auto de eliminao consta do Anexo IV
ao presente regulamento do qual faz parte integrante.
Artigo 12.
Substituio do suporte em papel
1 A substituio de documentos originais, em suporte
de papel, por outro suporte, dever ser realizada quando
funcionalmente justificvel.
4758 Dirio da Repblica, 1. srie N. 171 5 de setembro de 2014
2 A seleo do suporte de substituio da respon-
sabilidade da ACT devendo ter em considerao o valor
probatrio do suporte e as garantias de preservao, fide-
dignidade, integridade, autenticidade, segurana, durabi-
lidade e acessibilidade.
3 Nos termos do n. 2 do artigo 5. do Decreto -Lei
n. 121/92, de 2 de julho, a substituio de suporte de
documentao de conservao permanente s pode ser efe-
tuada mediante autorizao expressa da DGLAB, a quem
compete a definio dos seus pressupostos tcnicos.
4 A substituio de suporte feita com observncia
das normas tcnicas definidas pela International Organi-
zation for Standardization (ISO), de forma a assegurar as
garantias mencionadas no n. 2 do presente artigo.
5 Os procedimentos de substituio de suporte, con-
servao e consulta dos documentos devem ser definidos
no Plano de Preservao Digital prprio da ACT, aprovado
pela DGLAB.
6 A DGLAB, no exerccio da sua ao fiscalizadora,
reserva -se o direito de efetuar o controlo dos requisitos
tcnicos dos documentos produzidos nos novos suportes
relativos a sries de conservao permanente.
Artigo 13.
Acessibilidade e comunicabilidade
O acesso e comunicabilidade do arquivo da ACT devem
respeitar os critrios de confidencialidade da informao,
definidos internamente, em conformidade com a lei geral
aplicvel.
Artigo 14.
Garantias do sistema de arquivo
1 A ACT deve garantir a integridade, autenticidade,
segurana, durabilidade e acesso continuado informao
constante do seu sistema de arquivo.
2 No cumprimento do disposto no nmero anterior,
deve a ACT manter um plano de preservao digital apro-
vado pela DGLAB.
Artigo 15.
Fiscalizao
Compete DGLAB fiscalizar o cumprimento do dis-
posto no presente regulamento.
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Cod. Classif.
Classe (Funo/
Subfuno)
N. de
Ref.
Ttulo da Srie/Sub-srie mbito e contedo
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
100.10.01 1 Elaborao de atos
legislativos
Participao na elaborao de projetos de atos legislativos, da responsabilidade do
Governo, no mbito da regulao das condies do trabalho. A fixao da respetiva
redao inclui verificao jurdica para efeito de aprovao pelas entidades com-
petentes (atravs, entre outros, de pareceres de comisses especializadas, debate e
votao, na generalidade e na especialidade, conducentes elaborao do texto final),
consultas, promulgao e publicitao oficial.
5 E
100.10.02 2 Elaborao de atos
regulamentares
Produo e formalizao de projetos de regulamentao que concretizam atos legisla-
tivos. Inclui pareceres e propostas finais. Inicia com a apresentao do projeto, na
sua verso final, entidade competente com autoridade para sancionar e orientar a
consequente publicitao.
5 E
100.10.03 3 Elaborao de ins-
trumentos de re-
gulamentao in-
terna
Produo de disposies regulamentares, da competncia dos servios, que disciplinam
e normalizam os procedimentos administrativos e, em consequncia, definem as
regras de funcionamento e relao no mbito da organizao.
100.10.03.01 3.1 Elaborao de dis-
posies regula-
mentares
Consubstanciao dos regulamentos gerais que se destinam a vigorar internamente. 5 C
100.10.03.02 3.2 Documentao de
suporte de dis-
posies regula-
mentares
Tratamento dos contributos setoriais, verses provisrias resultantes da necessidade
da definio de orientaes ou normas tcnicas internas, comunicao aos servios
e validao da proposta inicial.
5 E
100.10.04 4 Elaborao de nor-
mas tcnicas
Participao na elaborao de normas tcnicas que regulam as condies do trabalho.
Traduz-se na definio de regras, diretrizes ou caractersticas, estabelecidas por
consenso e aprovadas por um organismo de normalizao reconhecido, aplicveis a
determinada atividade ou aos seus resultados (produtos e/ou servios), e publicadas
para conhecimento e utilizao geral.
5 E
100.20 Interpretao da
legislao e das
normas
Compreende os processos de assessoria/consulta jurdico-normativa e tcnico-normativa,
solicitada ou prestada por servios prprios ou externos Administrao Pblica,
quando no integrados em processos especficos de que sejam parte indissocivel.
Compreende, igualmente, os acrdos de uniformizao de jurisprudncia emitidos
pelos tribunais.
100.20.01 5 Elaborao de pare-
ceres no mbito
da interpretao
da norma
Processamento de pedidos de interpretao de diplomas jurdico-normativos de forma
abstrata e geral, podendo ser vlida para a deciso de casos concretos. Inicia com o
pedido e termina com a comunicao do parecer tcnico-jurdico. Inclui trabalhos
de consulta de elementos e fundamentao do parecer.
5 C No devem ser considerados
nesta classe os pareceres,
obrigatrios ou facultativos,
que fundamentem a evolu-
o de um qualquer caso/pro-
cesso, os quais devero ser
integrados no processo a que
respeitam.
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Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
150 PLANEAMENTO
E GESTO ES-
TRATGICA
Relativo definio e monitorizao/avaliao de polticas, planos e programas, tanto
de mbito nacional, regional ou local, como de mbito organizacional, no que se
inclui a elaborao de estudos e relatrios de apoio deciso poltica e de avaliao
dos instrumentos de planeamento estratgico. Inclui a produo de informaes
estratgicas e de segurana e a realizao de operaes estatsticas.
150.10 Definio e avalia-
o de polticas
Compreende a elaborao, monitorizao e reviso dos planos ou programas que definem
as polticas pblicas globais e setoriais, da competncia do Governo ou dos organismos,
no que se incluem os trabalhos tcnicos de Comisses ou outras estruturas envolvidas
na elaborao destes instrumentos. Inclui os processos de dilogo social normalmente
protagonizados pelas confederaes patronais, confederaes sindicais e Governo,
conducentes celebrao de acordos no quadro da concertao social. Inclui, igual-
mente, os processos de reunies de rgos de Direo, de gesto, de administrao
e de aconselhamento. Inclui, ainda, a celebrao e acompanhamento de acordos de
cooperao interinstitucional no subordinados execuo da poltica externa.
150.10.01 6 Reunies de rgos
executivos
Laborao da gesto e administrao na definio de polticas organizacionais que
contempla a apresentao, discusso e deliberao de todas as matrias e propostas
submetidas aos rgos com funes executivas.
150.10.01.01 6.1 Atos decisrios Consubstanciao das deliberaes, resultantes da definio de polticas organizacionais,
em atas ou relatrios e documentos integrantes justificativos do respetivo teor.
5 C
suporte de atos
decisrios
Tratamento das convocatrias, das ordens de trabalho e das listas de presena, convites
ou autorizaes para participao em reunio, definio de ordem de trabalhos, apre-
sentao de pedidos de informao adicional, preparao de propostas de deliberao,
produo de recomendaes, apresentao de moes, controlo de presena, gesto
das intervenes, registo da discusso, das votaes e das declaraes de voto e
elaborao da ata em minuta.
5 E
150.10.02 7 Reunies de rgos
consultivos na-
cionais
Audio de rgos colegiais sobre matrias no mbito da promoo da Segurana e
Sade no Trabalho. Apreciao e deliberao de matrias submetidas por despacho
aos rgos e entidades com funes consultivas para a emisso de pareceres, propostas
ou recomendaes. Inicia com o pedido de apreciao e termina com a homologao
do parecer, proposta ou recomendao. Inclui convocatria da reunio, controlo
de presena, gesto de intervenes, pedidos de documento de apoio, votao de
propostas e o registo da deciso.
150.10.02.01 7.1 Atos deliberativos Consubstanciao das deliberaes do rgo colegial, sobre polticas organizacionais
no mbito da Promoo da Segurana e Sade no Trabalho, em atas ou relatrios e
documentos integrantes justificativos do respetivo teor.
5 C
suporte de atos
deliberativos
sentao de pedidos de informao adicional, preparao de propostas de deliberao,
produo de recomendaes, apresentao de moes, controlo de presena, gesto
das intervenes, registo da discusso, das votaes e das declaraes de voto e
elaborao da ata em minuta.
5 E
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administrativa
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Final
Notas
150.10.03 8 Cooperao Interins-
titucional
Elaborao, celebrao e monitorizao de acordos, protocolos e parcerias de cooperao
interinstitucional (exclui as relaes internacionais).
150.10.03.01 8.1 Celebrao de acor-
dos, protocolos e
parcerias
Consubstanciao da vontade das partes num documento que traduza o tipo de relao
interinstitucional estabelecida. Inclui nomeadamente contratos, acordos, protocolos,
contratos de adeso e parcerias.
5 C
suporte cele-
brao de acor-
dos, protocolos
e parcerias
sentao de pedidos de informao adicional, preparao de propostas de deliberao
da necessidade de estabelecer relacionamento cooperativo, negociao, propostas de
redao e acompanhamento das atividades e eventos que lhes possam estar associados
para efeito de realizao dos compromissos assumidos, das votaes e das declaraes
de voto e elaborao da minuta do documento.
5 E
150.20 Planeamento, ava-
liao e melhoria
de servios
Compreende o planeamento e avaliao dos servios no que se inclui a anlise e melhoria
das estruturas e das formas de organizao do trabalho, a definio e avaliao do
cumprimento de objetivos organizacionais, a elaborao de planos e de relatrios
de atividades, gerais e setoriais abrangendo o diagnstico de necessidades, o
planeamento da afetao e o planeamento do desenvolvimento de recursos (huma-
nos, materiais e financeiros). Compreende, igualmente, a definio e avaliao de
planos operacionais transversais a vrios organismos, de planos de emergncia, ou
de qualquer instrumento de planeamento e coordenao operacional.
150.20.01 9 Planeamento estra-
tgico organiza-
cional
Processo orientado para a adaptao da organizao a ambiente competitivo e sujeito a
mudanas. O objetivo do planeamento estratgico orientar/reorientar os negcios
e/ou produtos, enunciando as linhas de ao.
150.20.01.01 9.1 Planos estratgicos
e relatrios de
atividades
Fixao definitiva dos textos, respetivos pareceres e despachos relativos a planos e
relatrios de atividades
5 C
suporte ao planea-
mento estratgico
organizacional
Tratamento dos contributos setoriais e propostas de avaliao do contexto e da de-
finio de planos estratgicos, tendo em considerao as condies intra e extra
institucionais.
5 E
150.20.02 10 Definio e avalia-
o de objetivos
organizacionais
Avaliao do desempenho dos servios a qual assenta na definio dos objetivos
estratgicos anuais e/ou plurianuais, na definio de indicadores de desempenho,
na anlise de recursos disponveis, na anlise do grau de realizao dos objetivos
com aferio dos desvios, no diagnstico e na avaliao da qualidade dos servios
e depende, ainda, do grau de satisfao dos utentes.
150.20.02.01 10.1 Objetivos estratgi-
cos anuais e/ou
plurianuais
Fixao definitiva dos textos constantes dos relatrios de acompanhamento da execuo
dos objetivos.
5 C
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administrativa
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Final
Notas
150.20.02.02 10.2 Documentao de
suporte defini-
o e avaliao
de objetivos orga-
nizacionais
Processamento dos contributos, propostas setoriais, pareceres e despachos relativos
definio e avaliao de objetivos organizacionais. Inclui tambm a autoavaliao.
5 E
150.20.03 11 Elaborao de pro-
jetos de melhoria
da organizao
Definio de procedimentos e processos administrativos com vista implementao de
boas prticas e melhoria da qualidade dos servios. Inicia com o estudo do processo
e termina com implementao de circuito estruturado, independentemente do suporte
de informao. Inclui identificao de etapas do processo administrativo, estudo de
regulamentos e de legislao relacionada, definio de requisitos e normalizao
de formulrios.
3 C
150.20.04 12 Elaborao de pla-
nos de responsa-
bilidade social
Definio de formas de atuao com vista ao eficaz funcionamento dos servios e pla-
neamento de aes e medidas de gesto de risco e responsabilidade social ao nvel
da organizao, e subsequente avaliao, no mbito dos compromissos estratgicos
assumidos, a nvel nacional ou internacional. Inicia com a determinao da neces-
sidade de regra ou orientao e termina com a sua aprovao. Inclui os contributos
setoriais com a identificao dos riscos que se antecipam, a definio de medidas que
previnam a sua ocorrncia, a definio e identificao dos responsveis pela gesto
do plano e o relatrio anual de acompanhamento/execuo, consulta de especialistas
e de entidades, redao de documento, reviso e elaborao da verso final.
3 C Os planos e relatrios de exe-
cuo so remetidos ao Con-
selho de Preveno da Cor-
rupo, bem como a rgos
de superintendncia, tutela e
controlo.
150.20.05 13 Planeamento e ava-
liao de ativi-
dades
Fixao e descrio dos objetivos a atingir e as estratgias de consecuo dos mes-
mos. Inclui a anlise da evoluo da atividade desenvolvida, a apresentao dos
principais indicadores, a avaliao da execuo do plano de atividades delineado e
a apreciao dos resultados alcanados. Considera-se quer a avaliao intermdia,
quer a avaliao final.
3 C
150.20.06 14 Planeamento de re-
cursos humanos
Anlise das necessidades de recursos humanos considerando as existncias e a movi-
mentao de trabalhadores. Inclui os principais indicadores de gesto dos recursos
humanos, no cumprimento dos objetivos definidos e das estratgias traadas pelo
organismo. So instrudos considerando a anlise dos dados, a recolha de pareceres,
a discusso e validao de propostas e subsequente aprovao.
3 C
150.20.07 15 Elaborao, retifi-
cao e alterao
do oramento
Preparao e elaborao de instrumento anual de gesto financeira com a previso das
receitas e despesas, por rubrica oramental ou unidade orgnica, para a prossecu-
o de sua atividade. Inicia com o levantamento de necessidades e termina com a
aprovao do oramento pela tutela ou rgo competente. Inclui definio de regras
e de procedimentos, proposta de oramento inicial, eventuais adendas, pareceres e
despachos, e as alteraes que traduzem modificaes ao oramento aprovado.
3 C
150.20.08 16 Elaborao de ins-
trumentos de pres-
tao de contas
Demonstrao da execuo oramental e patrimonial. Inicia com a recolha de da-
dos contabilsticos e termina com envio s entidades para conhecimento e com a
publicao do relatrio de gesto financeira. Inclui balano e controlo financeiro,
demonstrao de resultados, mapas de execuo oramental anexos s demonstra-
es financeiras, relatrio de gesto, aprovao da prestao de contas e envio aos
rgos competentes.
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Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
150.30 Execuo de opera-
es estatsticas
Compreende as atividades de planeamento da operao estatstica (incluindo os respeti-
vos estudos de viabilidade e estudos metodolgicos), recolha de dados (por inqurito,
entrevista ou outra forma), tratamento, anlise e apresentao dos dados recolhidos
em tabelas, grficos ou relatrios.
150.30.01 17 Produo de infor-
mao estatstica
Processamento de dados obtidos, subsequente anlise e apresentao e, ainda, produ-
o de informao de apoio definio de polticas, planos, programas ou outros
instrumentos de planeamento e gesto estratgica.
150.30.01.01 17.1 Dados estatsticos Resultado estatstico e apresentao de dados de suporte tomada de deciso em tabelas,
grficos ou relatrios.
5 C Os dados so comunicados ao
INE e outras entidades nacio-
nais ou internacionais cong-
neres.
150.30.01.02 17.2 Documentao de
suporte produ-
o de informa-
o estatstica
Definio e formulao de metodologias, conceo, planeamento, elaborao de ins-
trumentos de recolha, tratamento e anlise. Inclui inquritos ou entrevistas e a
produo de informao de apoio definio de polticas, planos, programas ou
outros instrumentos de planeamento e gesto estratgica e termina com a definio
dos modelos a apresentar.
5 E
200 EXECUO DA
POLTICA EX-
TERNA
Relativo definio e acompanhamento das polticas conjuntas de Portugal com ou-
tros Estados bem como definio e acompanhamento das polticas de organismos
internacionais de que Portugal membro. Relativo, ainda, definio e acompanha-
mento da execuo de acordos, protocolos ou outros compromissos de cooperao
interinstitucional celebrados no quadro das relaes internacionais estabelecidas
pelo Estado portugus.
200.10 Definio de pol-
ticas conjuntas e
de instrumentos
de regulao
Compreende as atividades que consubstanciam a participao na negociao, prepara-
o e fixao de instrumentos reguladores das relaes internacionais, de decises
tomadas no mbito da cooperao intergovernamental da Unio Europeia, bem como
de instrumentos de regulao comunitria. Compreende, igualmente, a participao
na elaborao de normas tcnicas europeias e internacionais.
200.10.01 18 Elaborao e mo-
nitorizao de
acordos, proto-
colos e parcerias
de cooperao
internacional
Celebrao, acompanhamento e avaliao de acordos, protocolos e parcerias de coo-
perao internacional em matria da inspeo da Segurana e Sade no Trabalho.
Aplica-se negociao e elaborao, at verso final, e ao acompanhamento de
todas atividades e eventos que lhes possam estar associados para efeito de realizao
dos compromissos assumidos. Inclui expediente entre as entidades envolvidas, onde
se manifesta a inteno/necessidade de desenvolvimento de dinmicas de conjunto,
evolui com a avaliao da proposta e conclui com a expresso documental da relao
firmada.
3 C
200.10.02 19 Reunies com enti-
dades europeias e
internacionais
Representao em grupos de trabalho e comisses tcnicas no mbito da ligao esta-
belecida com entidades congneres europeias ou internacionais. Inclui convocatrias
de reunio, ordens de trabalhos, listas de participantes e o relato circunstanciado das
ocorrncias, resolues e decises, consubstanciado em atas ou relatrios e docu-
mentos anexos justificativos do respetivo teor.
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Final
Notas
250 ADMINISTRAO
DE RELAES
DE TRABALHO
Relativo s atividades de estabelecimento e gesto de relaes individuais de trabalho
nos rgos e servios pblicos, de carcter permanente, transitrio ou eventual,
subordinado ou autnomo, remunerado ou no. Relativo, ainda, s atividades de
gesto da relao coletiva de trabalho, no que se inclui a negociao e a contratao
coletiva.
250.10 Estabelecimento e
cessao de rela-
es de trabalho
Compreende as atividades de processamento administrativo do recrutamento/seleo e de
provimento de pessoas no desempenho de funes e de cargos pblicos (trabalhadores,
funcionrios pblicos, dirigentes, membros do Governo e outros titulares de cargos
polticos no eleitos por sufrgio universal), bem como os atos de posse no cargo ou
funo, quando haja lugar aos mesmos (no que se inclui a posse se titulares de cargos
polticos eleitos por sufrgio universal). Inclui a designao de individualidades ou
representantes institucionais para conselhos, comisses, grupos de trabalho ou misses
especficas, remunerados ou no. Inclui, igualmente, o recrutamento de voluntrios e
a definio dos termos da realizao do trabalho voluntrio (no obstante o voluntrio
nunca ocupar um designado posto de trabalho). Compreende, ainda, os procedimentos
de cessao da relao de trabalho, independentemente de ter sido estabelecida por
nomeao, contrato, ou outra forma de acordo entre as partes.
250.10.01 20 Elaborao de pro-
cedimentos con-
cursais
Processamento administrativo de recrutamento e provimento de pessoas no desempenho
de determinadas funes. Inicia com despacho de abertura (propostas de abertura e
despachos de autorizao e cabimentao de verbas). Inclui aviso (anncio/oferta),
receo e anlise de candidaturas (admisses/excluses com eventuais recursos).
Termina com a seleo dos candidatos (atas de jri e listas homologadas) e publi-
citao dos resultados.
5 E
250.10.02 21 Admisso de traba-
lhadores
Formalizao e constituio do vnculo laboral sob a forma de nomeao defini-
tiva ou provisria. Inicia com a proposta de nomeao do candidato ou ofereci-
mento do candidato e termina com a assinatura do termo de posse ou aceitao.
Inclui eventual negociao da posio remuneratria, termo de aceitao assinado
pelas partes, designao do jri de estgio, anlise do relatrio e avaliao final do
perodo experimental, proposta de converso da nomeao e averbamento no res-
petivo termo de posse.
5 C
250.10.03 22 Processamento da
comisso de ser-
vio
Seleo de candidatos para satisfao de necessidades de recrutamento de cargos de
direo superior e intermdia. Inicia com a proposta de abertura de concurso (ante-
riormente poderia efetuar-se por convite) e termina com a indicao do nome dos
candidatos selecionados. Inclui definio dos requisitos de candidatura e mtodos
de seleo, elaborao do aviso de abertura de concurso, publicitao do concurso,
receo e apreciao de candidaturas, audincia de interessados, aplicao dos m-
todos de seleo, apuramento e ordenao dos candidatos.
5 E
250.10.04 23 Extino da rela-
o jurdica de
emprego
Formalizao do pedido do funcionrio ou da proposta do organismo para a cessao
da relao jurdica de emprego pblico. A extino da relao jurdica de emprego
pblico pode ocorrer por morte, pena disciplinar expulsiva, aposentao, acordo
mtuo, denncia de qualquer das partes, resciso de contrato ou concluso, sem
sucesso, do perodo experimental.
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administrativa
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Final
Notas
250.10.05 24 Contratao de co-
laboradores em
regime de con-
trato de emprego-
-insero
Seleo de desempregados beneficirios de subsdio de desemprego ou subsdio social
de desemprego, e aos beneficirios de rendimento social de insero. O processo
inclui contratos e aditamentos, notificao de deciso de atribuio dos subsdios
e dados de identificao bancria do trabalhador para transferncia dos respetivos
valores. Este processo decorre de protocolo firmado com o organismo competente
na rea do emprego.
3 E
250.20 Gesto de relaes
individuais de
trabalho
Compreende as atividades de gesto da relao laboral estabelecida com cada traba-
lhador, funcionrio pblico ou dirigente, no que se inclui, quando aplicvel, os pro-
cessos de progresso na carreira, de mobilidade, de suspenso temporria da relao
laboral, de controlo de assiduidade, de autorizaes para ausncia ao servio e para
deslocaes, de avaliao de desempenho individual, de atribuio de distines pelo
desempenho no exerccio de funes entre outros processos que possam ocorrer
no quadro de cada relao individual de trabalho.
250.20.01 25 Processamento de
pedido de acumu-
lao de funes
Autorizao para o trabalhador desempenhar outras funes, em simultneo com as
desenvolvidas no seio da organizao em que se inscreve. O processo inicia com um
pedido fundamentado de acumulao de funes e conclui com despacho de deciso
e informao ao requerente.
3 E
pedido ou pro-
posta de mobili-
dade
Formalizao de pedido ou proposta de mobilidade no mbito do recrutamento/seleo
de pessoal em funes noutros organismos da Administrao Pblica, para trabalhar
em regime de mobilidade interna (geral ou especial), de acordo com os perodos legal-
mente estipulados. Inicia com pedido do trabalhador, ou por iniciativa das entidades
envolvidas, e finaliza com despacho de deciso e comunicao ao trabalhador.
20 E
250.20.03 27 Planeamento e con-
trolo de frias e
licenas
Marcao do nmero de dias de frias a que o trabalhador tem direito no ano civil a que
respeita. Inicia com o pedido de marcao dos perodos de frias e termina com a
comunicao da deciso ao trabalhador. Inclui mapas de frias dos funcionrios, por
unidade orgnica, mapas sntese com informao relativa aos dias de frias marcados,
alterados e acumulados por determinado funcionrio e, ainda, pareceres e despachos
originais, da direo, relativos respetiva aprovao.
3 E
250.20.04 28 Classificao de
servio/avaliao
de desempenho
individual
Definio e atribuio de objetivos e a verificao dos resultados obtidos considerando
os respetivos indicadores de desempenho. Inclui a elaborao e apresentao de rela-
trios de classificao/avaliao (intercalares e final) e a comunicao da classificao
atribuda. Contempla tambm contedos a tratar em reunio da Comisso Paritria
nomeadamente os relacionados com a discordncia dos funcionrios relativamente
aos valores finais da classificao de servio/avaliao de desempenho que articula
com a alterao de posicionamento remuneratrio.
5 E
250.20.05 29 Harmonizao de
classificao de
servio/avaliao
de desempenho
Definio de diretrizes para aplicao objetiva e harmonizada do sistema de classificao
de servio/avaliao do desempenho. Inicia com o estabelecimento dos critrios de
harmonizao da classificao de servio/avaliao de desempenho e termina com a
validao das propostas finais de classificao de servio/avaliao de desempenho.
Inclui convocatrias das reunies, elaborao de listas de presenas, anlise e apreciao
das propostas de classificao de servio/avaliao de desempenho, efetuadas quer pelo
Conselho de Coordenao da Avaliao, quer pela Comisso Paritria, e elaborao de ata.
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Notas
250.20.06 30 Controlo da assi-
duidade e pontua-
lidade
Verificao do cumprimento dos deveres de assiduidade e de pontualidade. O registo
da assiduidade contraponto respetiva justificao, em caso de faltas, e sustenta a
contabilizao dos dias de trabalho.
3 E
250.30 Gesto e acompa-
nhamento de re-
laes coletivas
de trabalho
Compreende os processos de negociao e celebrao de convenes coletivas de
trabalho em organismos do setor pblico, bem como eventual acompanhamento de
idnticas convenes estabelecidos no setor privado. Inclui o depsito de convenes
coletivas nos organismos competentes, bem como avisos de cessao de vigncia.
Compreende, igualmente, a gesto das relaes dos organismos pblicos com comis-
ses de trabalhadores, comisses paritrias ligadas negociao coletiva, associaes
profissionais, sindicatos e outras entidades representativas dos trabalhadores, quando
estabelecidas fora do quadro da concertao social. Inclui negociaes no mbito
do despedimento coletivo.
250.30.01 31 Preveno e resolu-
o de conflitos
laborais
Mediao entre entidades, representantes dos trabalhadores (comisses de trabalhadores,
sindicatos, associaes profissionais, entre outros) para acautelar conflitos laborais.
Contempla a apresentao das propostas, pr-avisos ou reivindicaes, bem como
o enunciado das condies acordadas e a comunicao da realizao de plenrios
de trabalhadores.
3 E
300 ADMINISTRAO
DE DIREITOS,
BENS E SERVI-
OS
Relativo aquisio e gesto de direitos e bens, no que se incluem os bens materiais e
imateriais dos domnios privado e pblico do Estado, das Regies Autnomas e das
Autarquias Locais. Inclui a gesto de bens que, sendo propriedade de entidades privadas,
se encontram guarda de servios pblicos (por exemplo, bens apreendidos, documen-
tos depositados em arquivos pblicos). Relativo, ainda, contratualizao e gesto de
contratos de servios adjudicados, fornecidos ou concessionados pela Administrao.
300.10 Aquisio, venda,
abate ou per-
muta
Compreende as atividades que suportam os processos de aquisio, alienao e per-
muta de direitos de propriedade sobre bens mveis e imveis e/ou transferncia de
responsabilidades de gesto. Compreende, igualmente, a contratualizao e gesto de
contratos de servios, adjudicados ou fornecidos pelos organismos da administrao,
no que se inclui o registo de controlo de fornecedores e o registo de controlo dos
clientes a quem so prestados servios contratualizados.
300.10.01 32 Aquisio de bens
mveis e servios
Transao e transmisso de bens e servios, a ttulo oneroso, incluindo a que tm por
objeto a conceo e/ou a execuo de uma obra pblica. Inicia com convites para
apresentao de propostas, cadernos de encargos, propostas, oramentos, pareceres
e despachos, documentao instruda no mbito da celebrao de contratos (minutas
do contrato, documentos de habilitao, originais de contratos, alteraes contratuais,
renovaes de contratos, cessaes de posies contratuais e adendas), bem como cau-
es e garantias bancrias. Evolui com o acompanhamento das atividades e eventos de
realizao dos compromissos assumidos entre as partesgesto de contratos. Conclui
com a extino dos direitos e deveres associados ao compromisso realizado.
10 E
300.10.02 33 Abate e alienao
de bens mveis
Realizao de eliminao de bens. A operao de abate inclui pedido de abate, pareceres
e despachos de autorizao, documento contabilstico de suporte operao, guias
de remessa, relaes dos itens a abater incluindo documentos de arquivoe
alienao de bens mveis (transferncia de domnio de bens).
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N. de
Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
300.10.03 34 Aceitao de regis-
tos e documen-
tos de arquivo
guarda do Estado
Formalizao da aceitao dos registos e documentos de arquivo de empresas que
cessaram atividade, passvel de colocar em risco a sade do trabalhador, por contacto
ou exposio, entre outros, ao amianto e/ou agentes biolgicos. Inclui inventrio e
autos de entrega/receo da documentao.
3 C
300.10.04 35 Transferncia de
documentos de
arquivo
Remessa de documentos que cumpriram os prazos de conservao administrativa, para
servio de arquivo da entidade ou externo. A transferncia de responsabilidade de
gesto realiza-se por acordo mtuo. O processo inclui comunicao da necessidade,
planeamento da transferncia, execuo e instruo de documentos de controlo e
responsabilizao.
3 C
300.10.05 36 Aquisio de bens
imveis
Aquisio ou alienao do direito de propriedade e de outros direitos reais sobre bens
imveis. Inclui a fundamentao da necessidade, o pedido de autorizao da despesa
e respetivo despacho de autorizao, os documentos que fixam as condies do ne-
gcio e acautelam situaes particulares ou as eventuais consequncias em caso de
incumprimento e, ainda, documentao tcnica da arquitetura do edifcio.
5 E
300.10.06 37 Arrendamento de
bens imveis
Processamento das diligncias efetuadas para efeito de arrendamento de imveis para
instalao e funcionamento de servios. Inclui fundamentao da necessidade, pe-
dido de autorizao de despesa e respetivo despacho e documentos comprovativos
da relao contratual firmada.
5 E
300.10.07 38 Abate e alienao
de bens imveis
Destruio parcial ou total e alienao de uma edificao prpria. Inicia com a proposta
de demolio/alienao e termina com a comunicao para atualizao do inventrio.
Inclui projeto de demolio e elaborao do auto de demolio.
10 E
300.30 Identificao e ca-
racterizao de
bens
Compreende as atividades de identificao dos bens geridos pelos servios pblicos, de
caracterizao dos mesmos e de registo da informao de apoio respetiva gesto.
Inclui os repositrios de informao para a gesto dos bens, independentemente do
nome por que sejam conhecidos -inventrio, cadastro, catlogo, registo ou outro. In-
clui, igualmente, os processos que sejam desencadeados para identificar, caracterizar,
reportar, registar e atualizar a informao sobre os bens por exemplo, processos
de determinao do valor dos bens para efeitos de inventrio, de aquisio, de ar-
rendamento, de abate ou outra deciso de gesto.
300.30.01 39 Inventrio de bens
mveis
Registo de dados relativos caracterizao de bens mveis da propriedade do Estado.
Inicia com a informao relativa aquisio, produo, construo ou abate do bem
e termina com abate do bem no inventrio atravs da atualizao do mesmo. Inclui
atribuio do nmero de inventrio, descrio, localizao, denominao, caracters-
ticas fsicas, data de aquisio, custo ou forma de aquisio e avaliao patrimonial,
quando devido e instrumentos de descrio e acesso a documentos de arquivo.
5 C
300.30.02 40 Controlo de bens
no duradouros
ou de consumo
imediato
Verificao das entradas e sadas de armazm e das existncias de bens no duradouros
ou de consumo imediato, garantindo a qualidade da programao das compras e
dos trabalhos relativos previso das necessidades da instituio. Inclui mapas de
movimentos e mapas sntese com referncia ao centro de custo associado.
5 E
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Subfuno)
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Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
300.30.03 41 Inventrio e cadastro
de bens imveis
Registo de dados relativos caracterizao de bens imveis. Inicia com a informao
relativa aquisio, construo ou demolio do bem e termina com abate do bem
no inventrio atravs da atualizao do mesmo. Inclui atribuio do nmero de
inventrio, descrio, localizao, denominao, caracterizao quanto ao tipo de
domnio (pblico ou privado), espcie (urbano, rstico ou outro), natureza dos direitos
de utilizao, classificao (se for o caso), caractersticas fsicas, ano de construo,
informao relativa inscrio matricial e ao registo na conservatria custo ou forma
de aquisio, construo e avaliao patrimonial, quando aplicvel.
5 C
300.40 Proteo, conser-
vao e valori-
zao
Compreende as atividades de vigilncia e de interveno direta nos bens e/ou na respe-
tiva envolvente, com vista a garantia a sua preservao em condies de usabilidade
ou de acordo com parmetros estabelecidos, a sua segurana e/ou a segurana dos
utentes, ou ainda a melhoria ou valorizao dos bens. Compreende, igualmente, a
eventual produo de bens.
300.40.01 42 Implementao e
monitorizao de
projetos de me-
lhoria organiza-
cional
Operacionalizao de projetos, acompanhamento da respetiva execuo e avaliao
do progresso ou resultado considerados os indicadores previamente definidos. A
monitorizao (de instituio, de contexto, de resultados ou de objetivos) pretende
acompanhar as atividades e os resultados de forma continuada e utilizar a informao
obtida para perspetivar o sucesso ou a necessidade de reconfigurao. Contempla,
entre outros, tabelas de controlo de execuo e relatrios.
5 E
300.40.02 43 Monitorizao do
desempenho dos
sistemas e tecno-
logias de infor-
mao
Execuo da segurana em redes e sistemas de informao atravs da adoo de
polticas de segurana (utilizadores, configuraes e atualizaes) que garantam o
funcionamento da infraestrutura, bem como de todo o Sistema de Informao. Pre-
tende a minimizao e resoluo de eventuais falhas que possam ocorrer, e assenta
na anlise de vulnerabilidades. A monitorizao contempla a anlise dos indicadores
comportamentais dos sistemas e termina com a resoluo de um eventual problema
diagnosticado. Inclui a elaborao de relatrios de conformidade.
5 E
300.40.03 44 Segurana e vigi-
lncia
Realizao de aes preventivas, de controlo e de monitorizao que sustentam a segu-
rana da instituio. Considera-se o controlo da utilizao dos ttulos de autorizao
(carto de acesso, chaves de acesso), o controlo de acesso a espaos, equipamentos
ou informao (utilizadores autorizados).
5 E
300.40.04 45 Tratamento de ocor-
rncias no mbito
da segurana e
vigilncia
Anlise de relatrios de ocorrncia no mbito da segurana e vigilncia. O processo
inicia com o enunciado da ocorrncia, evolui com a notificao e conclui com as
medidas corretivas e/ou recomendaes produzidas para controlo da situao atual
e antecipao de ocorrncias futuras.
5 E
300.40.05 46 Monitorizao e
manuteno de
equipamentos e
infraestruturas
Realizao de aes de melhoria e conservao das infraestruturas e equipamentos uti-
lizados. A interveno em infraestruturas faz-se atravs de empreitadas (construo,
reconstruo, ampliao, alterao ou adaptao, conservao, restauro, reparao,
reabilitao, beneficiao e demolio de bens imveis) executadas por conta de um
contraente pblico. Ao nvel dos equipamentos inclui-se a reparao ou prestao
de assistncias tcnicas. O processo inicia com a fundamentao da necessidade,
evolui com pedido de autorizao da despesa e respetivo despacho e conclui com a
aceitao formal do resultado da interveno.
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Classe (Funo/
Subfuno)
N. de
Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
300.50 Utilizao, explo-
rao e rendibi-
lidade
Compreende atividades de controlo da utilizao dos bens geridos pelos servios
pblicos, bem como de cedncia/aquisio de direitos de utilizao. Inclui, quando
haja lugar ao mesmo, o registo e/ou controlo de utilizadores.
pedido interno
de apoio ao uti-
lizador
Resposta a pedidos de suporte tcnico por parte dos servios. So instrudos com a iden-
tificao do requerente, descrio do servio prestado, nome do tcnico responsvel
e registo das diligncias efetuadas.
3 E
pedido de con-
sulta e reproduo
de documentos
Tratamento de requisio de consulta ou reproduo de documentos e conclui com o for-
necimento. Em caso de indeferimento do pedido inclui a respetiva fundamentao.
3 E
300.50.03 49 Monitorizao da
circulao de
documentos
Verificao da entrega e receo de documentos, administrativos ou de natureza biblio-
grfica, no mbito da organizao, com referncia ao remetente, ao destinatrio,
data e ao documento em circulao.
3 E
300.50.04 50 Monitorizao da
utilizao das
viaturas
Atividade de controlo da frota e da sua utilizao (consumos, manuteno, autorizaes
de utilizao, controlo das obrigaes legais, controlo de infraes ou sinistros).
Inclui expediente com seguradoras (imputabilidade da responsabilidade em acidente)
e expediente de informao ao organismo com competncia na gesto integrada das
compras pblicas.
3 E
300.50.05 51 Cedncia da uti-
lizao de bens
imveis
Cesso da utilizao, onerosa (arrendamento) ou no onerosa (comodato), de imveis
dos domnios pblico ou privado do Estado, a entidades pblicas e privadas. Inicia
com o pedido de cedncia, pela entidade interessada na utilizao do imvel, e termina
com a formalizao da cedncia. Inclui auto de cedncia, evidncias da aceitao e
da fiscalizao dos pressupostos inerentes cedncia e respetiva devoluo.
5 E
350 ADMINISTRAO
FINANCEIRA
Relativo execuo oramental (no qual se incluem os processamentos de despesas
e de arrecadao de receitas), gesto do Tesouro, da dvida e das aplicaes fi-
nanceiras.
350.10 Execuo oramen-
tal
Compreende a contabilizao da despesa e a liquidao de receita, no que se inclui a
gesto dos impostos e das contribuies. Considerar aqui a operao oramental de
reconhecimento dos direitos dos credores e das obrigaes assumidas, nomeadamente
nas fases de registo contabilstico de cabimento, compromisso e liquidao. Inclui a
certificao de despesas, tendo por base os ttulos e documentos do respetivo crdito ou
habilitao ao benefcio e a informao para entrega de recursos equivalentes dvida
liquidada ao credor. Considerar igualmente aqui no mbito da gesto de imposto, as
atividades relacionadas com o ato declarativo, o controlo de faltosos, o controlo de
divergncias e a liquidao. Compreende ainda o calculo e/ou lanamento de receitas
provenientes da prestao de servios (taxas) e da venda de produtos.
350.10.01 52 Cabimentao de
despesa
Processo que contempla requisio interna e informao ou proposta para obter a
autorizao de despesas oramentadas, despachos, cabimentos prvios e registos.
A cabimentao obrigatoriamente precedida da verificao da respetiva cobertura
na dotao disponvel.
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Classe (Funo/
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Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
remuneraes, abo-
nos e descontos
Operacionalizao do pagamento de remuneraes, contabilizados os abonos e deduzidos
os descontos da remunerao dos trabalhadores que exeram funes ao abrigo de
relaes jurdicas de emprego pblico. Esta remunerao composta por vencimentos
base, suplementos remuneratrios devidos, entre outros, por execuo de trabalho
extraordinrio e prmios de desempenho.
65 E
350.30 Gesto de tesou-
raria
Compreende o processamento dos fluxos financeiros movimentados (entradas e
sadas de tesouraria), no que se inclui pagamentos, cobranas, transferncias,
depsitos e fundos entrados. Compreende ainda a rentabilizao dos excedentes
de tesouraria.
350.30.01 54 Pedidos de autori-
zao de paga-
mentos
Solicitao para pagamento de quaisquer montantes financeiros. Inicia com a emisso
de documento de receita ou receo de documento de despesa e termina com a
ordem de pagamento.
10 E
350.30.02 55 Pedidos de liberta-
o de crdito
Solicitao de libertao de crditos para fazer face aos encargos assumidos. Inclui mapas
de suporte (clculo com a estimativa da necessidade mensal da despesa), informao
e despacho interno relativo adequao do clculo e expediente de envio.
10 E
350.30.03 56 Gesto da relao
com instituies
bancrias
Definio, atualizao, formulao e caracterizao das interaes com instituio
bancria. Inclui proposta de adeso, utilizadores autorizados e atualizaes resul-
tantes da alterao de titulares/gestores de conta e, ainda, pedidos de encerramento
de contas.
10 E
350.30.04 57 Controlo de movi-
mentos banc-
rios
Configurao dos acessos ao sistema bancrio e o controlo e rastreabilidade dos mo-
vimentos bancrios. Inclui o histrico do lanamento, valores a dbito ou a crdito
e o saldo existente e, ainda, a conciliao bancria.
10 E
350.30.05 58 Constituio de
fundo de maneio
Determinao de um montante destinado a satisfazer despesas inadiveis, urgentes e
necessrias manuteno dos servios, por conta das rubricas oramentais aprovadas,
com um ou mais responsveis pelo mesmo.
10 E
350.30.06 59 Controlo de fundo
de maneio
Monitorizao das despesas correntes cuja cobertura decorre da utilizao dos
valores em caixa. Inclui documentos com a descrio do ato, a classificao
(rubrica/departamento), os documentos justificativos (faturas, recibos e requisi-
es tipo) que atestam os movimentos e os mapas que sintetizam a utilizao e
reconstituio do fundo.
10 E
receita
Processo que compreende a receita gerada atravs da cobrana de taxas por atos de
certificao, homologao e autorizao e, ainda, valores resultantes da venda e
reproduo de publicaes ou do pagamento de coimas. Inclui requisies/pedidos,
faturas emitidas, comprovativos de pagamento, recibos e extratos de conta corrente
evidenciando a entrada dos valores.
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Classe (Funo/
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N. de
Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
350.30.08 61 Processamento dos
valores das coi-
mas
Instruo de processo no mbito da devoluo ou da distribuio trimestral da receita
arrecadada em resultado de coimas aplicadas. A devoluo resulta de pagamentos em
duplicado ou da devoluo de caues de coimas; a distribuio resulta do facto de
metade do valor das coimas ser processado como receita, no caso da coima aplicada ser
em matria de segurana e sade do trabalho, ter como destino o Fundo de Acidentes de
Trabalho, o servio responsvel pela gesto financeira do oramento da Segurana Social
e o Oramento do Estado. O processo inclui documentos relacionados com a infrao,
requisio de devoluo do pagamento da coima ou pedidos de reembolso, informao
para despacho com os montantes totais apurados e a respetiva distribuio dos valores,
mapas com as verbas arrecadadas por delegao e mapa resumo com os valores mensais
dos encargos relativos as cobranas e respetivos despachos de autorizao.
10 E
valores para pa-
gamento de cr-
ditos salariais
Processos relativos ao pagamento de crditos salariais devidos a trabalhadores pelas
empresas autuadas, valores que antecipadamente reverteram para a entidade enquanto
intermediria no processo.
10 E
valores para o
Estado
Transferncia de verbas para outras entidades pblicas ou a transferncia de ativos para
o Estado. Inclui o pagamento da taxa de justia, devida aos tribunais, o pagamento da
dvida Segurana Social, de valores que antecipadamente reverteram para entidade
enquanto intermediria no processo e, ainda, a remessa dos descontos obrigatrios
efetuados aos trabalhadores. Inicia com o processamento dos valores e conclui com
o comprovativo da operao.
10 E
400 PRESTAO DE
SERVIOS DE
IDENTIFICA-
O E RE-
GISTO
Relativo a atividades tendentes ao registo de entidades ou atos sobre os quais impendam
direitos ou obrigaes que ao Estado (atravs de organismos da administrao central,
regional ou local) compete salvaguardar ou fazer cumprir. Compreende a recolha,
processamento e registo de dados de identificao da condio e/ou situao jurdica,
fiscal, econmica, fsica, administrativa ou outra de entidades (pessoas singulares
ou coletivas, bens, animais, entre outros). Compreende, igualmente, a formalizao
notarial de atos jurdicos e respetivo registo.
400.10 Registo de dados
de identificao
e caracterizao
de entidades ou
atos
Compreende as atividades que decorrem durante a tramitao dos processos adminis-
trativos que visam a inscrio de novas entidades ou atos no Registo, alterao ou
eliminao de dados referentes a entidades ou atos j registados ou, ainda a emisso
de ttulos de identificao. Os processos podem ser de iniciativa dos servios com-
petentes para manter o Registo atualizado, ou de iniciativa de partes interessadas,
atravs da apresentao de pedidos ou propostas de inscrio ou atualizao do registo.
Compreende, igualmente, os repositrios de dados recolhidos que identificam e carac-
terizam as entidades ou os atos objeto de registo, no quadro especfico da prestao
de servios de identificao e registo assegurada pelas autoridades pblicas.
400.10.01 64 Processamento da
inscrio, can-
celamento e alte-
rao de dados
de beneficirios
de sistemas de
proteo social
Registo ou atualizao de dados dos trabalhadores em subsistemas de sade ou prote-
o social, designadamente no apoio na doena aos servidores do estado (ADSE) e
Segurana Social (SS). Inicia com a submisso do pedido e termina com a emisso
do carto.
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Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
400.10.02 65 Processamento do
registo de bens
mveis
Inscrio e caracterizao do bem a registar. O pedido de registo deve conter a identifica-
o do apresentante, a indicao dos factos a que respeita (considerando os elementos
descritivos do bem), assim como a relao dos documentos que o instruem.
5 E
400.10.03 66 Processamento do
registo de bens
imveis
Inscrio e caracterizao de bens imveis. Inclui atribuio do nmero de inventrio,
descrio, localizao, denominao, caracterizao quanto ao tipo de domnio
(pblico ou privado), espcie (urbano, rstico ou outro), natureza dos direitos de
utilizao, classificao (se for o caso), caractersticas fsicas, ano de construo,
informao relativa inscrio matricial e ao registo na conservatria custo ou
forma de aquisio, construo e avaliao patrimonial, quando aplicvel, e listagens
comprovativas do registo.
5 E
autenticao de
livretes indivi-
duais
Verificao e reconhecimento dos dados que identificam e caracterizam as entidades
ou os atos objeto de registo, no quadro especfico da prestao de servios de iden-
tificao e registo assegurada pela entidade inspetiva da rea laboral. Contempla a
autenticao do livrete individual (para registo do tempo de trabalho efetuado pelos
trabalhadores, dos respetivos tempos de disponibilidade, intervalos de descanso e
descansos dirios e semanais), para trabalhador afeto explorao de veculos au-
tomveis e para trabalhador mvel no sujeito ao aparelho de controlo no domnio
dos transportes rodovirios, considerando a insero geogrfica da sede ou estabe-
lecimento do empregador. Inclui o pedido e o registo do livrete emitido.
5 E
400.10.05 68 Registo de Interna-
tional Standard
Book Number
(ISBN)
Obteno do ISBN atravs da atribuio de identificador nico a produtos do gnero
textual ou iconogrfico em formato livro. Inicia com o envio do pedido on line e
termina com a atribuio de nmero. Inclui validao de dados.
5 E
400.10.06 69 Registo de Interna-
tional Standard
Serials Number
(ISSN)
Obteno do ISSN atravs da atribuio de identificador nico a produtos do gnero
textual ou iconogrfico, publicados em srie. Inicia com o envio do pedido on line
e termina com a atribuio do nmero. Inclui validao dos dados.
5 E Aplica-se ao registo de publi-
caes de peridicos e seria-
dos.
400.10.07 70 Registo de marcas Registo de marca e do logtipo de produtos e servios. Inicia com a submisso do pedido
e termina com a emisso do ttulo de registo. Inclui exame do pedido e publicao.
Procedimento de reconhecimento externo de produto e servio.
5 E Aplica-se a pedidos de renova-
o do registo e a pedidos de
segunda via do ttulo de re-
gisto.
400.10.08 71 Registo de domnio
de PT
Inscrio e atualizao do registo de nomes de domnio PT. Inicia com o pedido e termina
com a ativao por parte da entidade competente e sua comunicao. Inclui anlise
e validao do pedido, inscrio no registo e emisso de comprovativo.
5 E
450 RECONHECIMEN-
TOS E PERMIS-
SES
Relativo atribuio de permisses para o exerccio de atividades ou tarefas que observam
padres especficos; ao reconhecimento de caractersticas em entidades, servios ou
produtos que os tornam conformes a determinados parmetros tcnicos ou normativos;
ao reconhecimento de caractersticas em entidades, servios ou produtos que os tornam
conformes a determinados parmetros tcnicos ou normativos; ao reconhecimento de
caractersticas em entidades que as tornam passveis de obter especial proteo ou
especial benefcio; comprovao de factos ou atos. Relativo, ainda, formalizao
notarial de atos jurdicos extrajudiciais, conferindo-lhes f pblica.
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Classe (Funo/
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Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
450.10 Licenciamentos, cer-
tificaes e outras
autorizaes
Compreende os processos de natureza permissivalicenciamento, acreditao, certi-
ficao, homologao, credenciao e outras autorizaes que visam possibilitar o
exerccio de uma atividade ou reconhecer a conformidade de um produto ou servio
a determinados parmetros legais ou normativos.
450.10.01 72 Emisso de cartei-
ras profissionais
Atribuio de ttulo para o exerccio de profisso ou atividade profissional regula-
mentada por documento legal que obriga posse de ttulo a requerer entidade
inspetiva da rea laboral. Inclui requerimento e documentos justificativos (cer-
tificado de habilitaes acadmicas e profissionais) e notificao de deciso ao
requerente.
5 E
450.10.02 73 Autorizao de
alargamento ou
de laborao
contnua
Tratamento de solicitao fundamentada, realizada pelo empregador, que pretenda
optar pela laborao contnua ou pelo alargamento de horrio de laborao.
Inclui requerimento, documentos justificativos e notificao de deciso ao re-
querente.
5 E
450.10.03 74 Autorizao de re-
duo ou exclu-
so de intervalo
de descanso
Tratamento de solicitao fundamentada de reduo ou excluso de intervalo de descanso
considerando o perodo de laborao. Inclui requerimento entidade inspetiva da rea
laboral, documentos justificativos e notificao de deciso ao requerente.
5 E
450.10.04 75 Autorizao para
reduo de cate-
goria profissional
Tratamento de solicitao prvia mudana de categoria profissional que determine
diminuio da retribuio do trabalhador. Inclui requerimento, documentos justifi-
cativos e notificao de deciso ao requerente.
5 E
450.10.05 76 Autorizao de mo-
dalidades de orga-
nizao dos servi-
os de Segurana
no Trabalho
Tratamento de solicitao para organizao do servio de segurana e sade no
trabalho, realizada pelo empregador, atravs da opo por servio interno, servio
comum, servio externo ou, ainda, pela figura de empregador ou trabalhador
designado. Inclui requerimento, pedido da dispensa de servios internos optando
pela modalidade de servio comum, documentos justificativos e notificao de
deciso ao requerente.
5 E
o exerccio de
prestao de ser-
vios externos
de Segurana no
Trabalho
Tratamento de solicitao, pela entidade empregadora, para contratualizao de servio
externo de segurana no trabalho, com entidade autorizada. Inclui requerimento, do-
cumentos justificativos, vistorias e notificao de deciso ao requerente. O respetivo
encerramento resultar de comunicao de cessao da atividade pelo prestador de
servio ou por despacho de revogao da autorizao.
10 E
450.10.07 78 Aprovao do plano
de trabalhos e
reconhecimento
das competn-
cias para traba-
lhos de demoli-
o ou remoo
do amianto
Instruo de pedido de aprovao do plano de trabalhos e o reconhecimento das com-
petncias para a realizao de trabalhos que envolvam a demolio ou remoo
de amianto ou de materiais que o contenham. Inclui requerimento a ser entregue
entidade inspetiva da rea laboral, antes do incio da atividade, documento de autori-
zao contendo a identificao do requerente e dos trabalhos a realizar, as eventuais
condicionantes da sua atribuio, bem como a delimitao da sua validade, bem como
eventuais revogaes de autorizaes sempre que haja alterao dos pressupostos
da sua atribuio.
5 C
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Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
no aplicar nos
setores de nave-
gao martima
e area algumas
medidas de con-
trolo de vibra-
es mecnicas
Instruo de pedido de autorizao do empregador, para que em determinadas circuns-
tncias, no aplique as medidas previstas, designadamente quando no seja possvel
assegurar o valor limite de emisso inferior ao legal. Inclui requerimento, documentos
justificativos e notificao de deciso ao requerente.
5 C
clculo de expo-
sio a vibraes
mecnicas
Instruo de pedido de autorizao, para que, em determinadas condies, o empregador
possa calcular o valor mdio da exposio, num perodo mdio de referncia de 40 h
semanais, desde que o valor obtido seja inferior ao valor limite de exposio. Inclui
requerimento, documentos justificativos e notificao de deciso ao requerente.
5 C
dispensa de uti-
lizao de equi-
pamentos de pro-
teo individual
em caso de expo-
sio ao rudo
Instruo de pedido de autorizao para que, na realizao de operaes especiais, o
empregador no seja obrigado a aplicar as medidas previstas na lei relativas ao uso
de equipamentos de proteo individual (EPI). Inclui requerimento, documentos
5 C
iseno de uso
de sinalizao de
segurana lumi-
nosa ou acstica
Tratamento de solicitao para que, aps avaliao da natureza da atividade e da dimen-
so dos locais de trabalho, seja possibilitada ao empregador a iseno total, parcial
ou temporria de sinais luminosos e acsticos. Inclui requerimento, documentos
5 C
avaliao da ex-
posio mdia
semanal ao rudo
Tratamento de solicitao para que, em determinadas circunstncias, no sejam aplicadas
as medidas legalmente previstas, em postos de trabalho com variao significativa
de exposio pessoal diria ao rudo. Inclui requerimento, documentos justificativos
e notificao de deciso ao requerente.
5 C
450.10.13 84 Autorizao para uti-
lizar a mdia se-
manal dos valores
dirios de exposi-
o para avaliar
os nveis do rudo
Processamento do pedido de autorizao para utilizar a mdia semanal dos valores dirios
de exposio para avaliar os nveis de rudo (exceto a avaliao diria), desde que
no seja excedido o valor limite de exposio e sejam tomadas medidas adequadas
para a reduo ao mnimo do risco associado, nas atividades em que a exposio
diria sonora varia significativamente, de um dia de trabalho para o outro. Inclui
requerimento, documentos justificativos e notificao de deciso ao requerente.
5 C
450.10.14 85 Emisso de ttulo
profissional em
Segurana no
Trabalho
Instruo de processo de emisso de ttulo profissional para o exerccio das profisses
de tcnico superior de segurana do trabalho e de tcnico de segurana do trabalho.
Inicia com a ficha de candidatura (com indicao, entre outros, dos dados de iden-
tificao pessoal e profissional do requerente, dados sobre experincia profissional
comprovada) e documentos comprovativos. Aps informao com relatrio de
instruo de emisso do ttulo e respetivo despacho e notificao para pagamento de
taxa de emisso de certificado, o processo termina com a emisso do ttulo.
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Cod. Classif.
Classe (Funo/
Subfuno)
N. de
Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
450.10.15 86 Certificao das
entidades forma-
doras em Segu-
rana e Sade
no Trabalho
Reconhecimento formal de entidade que garante possuir competncias, meios e recursos
adequados para ministrarem cursos de formao de tcnico superior de segurana
no trabalho ou de tcnico de segurana no trabalho e designar a sua formao como
formao certificada. Inicia com requerimento e documentos justificativos. Conclui
com a notificao de deciso ao requerente atestada, em caso positivo, pela emisso
do respetivo certificado.
5 C
450.10.16 87 Emisso de pare-
ceres no mbito
do licenciamento
industrial de em-
presas
Participao em processos de licenciamento industrial de empresas que sejam relativos
instalao, alterao ou laborao de estabelecimentos, tendo em vista a preveno
de riscos profissionais. Inclui vistorias conjuntas em articulao com a entidade
coordenadora e demais entidades participantes, e pareceres da resultantes para efeito
de esclarecimento e apoio deciso final comunicada ao requerente.
5 E
450.30 Emisso de com-
provativos de
factos ou atos
Compreende os processos de emisso de comprovativos da veracidade ou exatido de
factos ou atos permanentes ou transitrios.
450.30.01 88 Emisso de declara-
o de legalidade
da contratao
de motoristas
estrangeiros
Produo de declarao na qual se atesta que o motorista exerce a sua atividade, num
determinado Estado-Membro, em conformidade com as disposies legislativas, re-
gulamentares ou administrativas e, eventualmente, as convenes coletivas, relativas
s condies de emprego e formao profissional. Inclui requisio de emisso de
declarao e documentos justificativos/comprovativos, comunicao ao requerente
e cpia da declarao emitida, comprovativa da legalidade do exerccio.
5 E
450.30.02 89 Emisso de decla-
rao comprova-
tiva da situao
de desemprego
Instruo de processo no mbito de pedido de emisso de declarao comprovativa da
situao de desemprego. Inclui requerimento do trabalhador, notificao entidade
empregadora e notificao ao requerente. Caso se verifique limitao maior (encer-
ramento da empresa empregadora) a entidade inspetiva da rea laboral, considerando
a zona de jurisdio da sede da empresa, emite a declarao.
5 E
450.30.03 90 Emisso de certido
ou declarao
Instruo de processo no mbito de pedido de emisso de certido, nomeadamente
certificado e declarao. Inicia com requerimento e conclui com a emisso do do-
cumento requerido.
5 E
500 SUPERVI SO,
CONTROLO E
RESPONSABI-
LIZAO
Relativo s atividades de verificao da legalidade e da conformidade s normas,
orientaes e boas prticas, conduzidas por autoridades ou entidades autorizadas
de regulao, de certificao e de superviso, por autoridades de inspeo, ou pelos
prprios organismos sobre os respetivos servios, nomeadamente quando procedam
a auditorias internas. Inclui o eventual subsequente processamento de aes de res-
ponsabilizao, quando sejam de competncia administrativa, bem como eventuais
recursos hierrquicos e tutelares.
500.10 Inspeo, audito-
ria, fiscalizao
e monitorizao
de conformidade
norma
Compreende os processos de verificao da conformidade legal, regulamentar e/ou nor-
mativa dos atos, produtos ou servios de uma qualquer entidade singular ou coletiva,
pblica ou privada. Abrange processos de controlo prvio, de controlo concomitante
e de controlo sucessivo. Inclui, o processamento das comunicaes obrigatrias que
a lei prev que sejam feitas s autoridades de superviso e controlo.
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Cod. Classif.
Classe (Funo/
Subfuno)
N. de
Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
500.10.01 91 Ao inspetiva das
condies de tra-
balho
Ao inspetiva aplica-se a entidades, pblicas ou privadas, qualquer que seja a sua
forma ou natureza jurdica, de todos os setores de atividade, seja qual for o regime
aplicvel aos respetivos trabalhadores. Esta ao pode resultar de um plano prvio
(plano anual de atividades da rea inspetiva) ou de pedidos de interveno (sindicatos,
trabalhadores ou de outras entidades ou departamentos da administrao do Estado),
nomeadamente queixas fundamentadas ou denncias.
500.10.01. 01 91.1 Relatrios de ao
inspetiva
Elaborao dos relatrios finais no mbito de uma ao inspetiva que integra informao
e despacho superior e parecer com as medidas a aplicar. Inclui os inquritos realizados
no mbito de acidentes de trabalho ou de doenas profissionais.
5 C
500.10.01. 02 91.2 Documentao de
suporte ao pro-
cesso de ao
inspetiva
Formalizao da abertura do processo e integrao dos procedimentos inspetivos ado-
tados, bem como toda a documentao remetida pela empresa para verificao do
cumprimento das condies do trabalho. Inclui os relatrios intercalares.
5 E
500.10.02 92 Auditorias no m-
bito da Organi-
zao
Verificao, mediante exame, e avaliao de evidncia objetiva de processos e elementos
aplicveis atividade dos servios, desenvolvidos, documentados, implementados e
mantidos, em conformidade com o ordenamento jurdico e regulamentar vigente. As
auditorias externas so efetuadas por entidades auditoras que pretendem aferir, entre
outras, a conformidade da gesto financeira, administrativa, tcnica ou operacional.
As auditorias internas so promovidas pela organizao, num processo em que esta
audita a conformidade, considerando o desempenho das unidades orgnicas que a
estruturam. Inicia com a designao dos elementos da equipa de auditoria e termina
com a comunicao dos resultados. Inclui a definio do programa, a preparao e
conduo da auditoria, a informao ao auditado, a elaborao de proposta de relatrio,
a notificao do auditado para o contraditrio e a apresentao de relatrio final de
auditoria ao dirigente competente.
5 C
500.10.03 93 Auditorias no m-
bito das autori-
zaes, certifi-
caes e apoios
concedidos
Verificao de atos ou operaes com o objetivo de analisar a manuteno dos requisitos
que estiveram na origem das autorizaes, certificaes e apoios concedidos. As enti-
dades so notificadas do resultado da auditoria para efeito de manuteno ou perda da
autorizao/apoio. Inclui documentao solicitada/instruda por auditores no mbito
dos trabalhos, nomeadamente relatrios preliminares, contraditrios e relatrios
finais, matrizes de acompanhamento/controlo de implementao de recomendaes
e regularizao de no conformidades, reporte e relatrios de acompanhamento.
5 C
500.10.04 94 Comunicao de
mapa de quadro
de pessoal/rela-
trio nico
Informao sobre a atividade social da empresa, nomeadamente sobre remunerao,
durao do trabalho, trabalho suplementar, contratao a termo, formao profissional,
segurana e sade no trabalho e quadro de pessoal. O mapa de quadro de pessoal/re-
latrio nico aplicvel a todos os empregadores abrangidos pela legislao laboral
que tenham apresentado trabalhadores ao servio no ano a que respeita.
5 C
suspenso ou
cessao de sus-
penso do con-
trato de trabalho
Participao do trabalhador para suspender o contrato de trabalho mediante comunicao,
por escrito, ao empregador e entidade inspetiva da rea laboral. A comunicao
da suspenso realiza-se, em caso de falta de pagamento pontual da retribuio, por
perodo especfico sobre a data do vencimento. A suspenso do contrato de trabalho
tambm pode cessar mediante comunicao do trabalhador por falta de pagamento
pontual de retribuio.
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Classe (Funo/
Subfuno)
N. de
Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
participao de
menores em
eventos cultu-
rais, artsticos e
publicitrios
Participao prvia ao incio da atividade do menor em eventos culturais, artsticos
e publicitrios, atravs de envio da cpia do contrato e anexos idnticos aos que
forem entregues entidade com responsabilidade na proteo de crianas e jovens.
5 E
admisso de tra-
balhadores me-
nores
Participao da admisso de trabalhadores menores, em perodo subsequente sua
data de admisso.
5 E
trabalho de es-
trangeiros
Processos ocorridos no mbito das competncias em matria de trabalho de estrangeiros.
Inclui as comunicaes relativas celebrao de contratos celebrados com trabalhador
estrangeiro ou aptrida, nacional de pases que no faam parte do espao econmico
europeu, realizadas pelo respetivo empregador.
5 E
trabalho no es-
trangeiro
Participao, a realizar pelo empregador ou pela empresa de trabalho temporrio, da
identidade dos trabalhadores a destacar, o utilizador, o local de trabalho, o incio
e termo possveis da deslocao. No caso de empresa de trabalho temporrio, a
comunicao deve contemplar para alm dos elementos descritos, a constituio da
cauo e garantia das prestaes.
5 E
adeso ao fundo
de compensao
Participao, a realizar pelo empregador, da adeso ao Fundo de Compensao do
Trabalho, sempre que celebre contratos de trabalho.
5 E
trabalho no do-
miclio
Participao, pelo beneficirio da atividade, dos elementos relativos identificao do
trabalhador, residncia, dados de beneficirio da segurana social e de aplice de
seguro de acidentes de trabalho e, ainda, informao sobre o local do exerccio da
atividade, a data de incio, a atividade exercida, as incumbncias de execuo de bens
ou servios e as respetivas datas de entrega e remuneraes pagas. Inclui o trabalho
sem subordinao jurdica do beneficirio da atividade, mas somente em dependncia
econmica, desenvolvida no domiclio ou instalao do trabalhador.
5 E
modalidade ado-
tada para os ser-
vios de segu-
rana e sade no
trabalho
Informao sobre a modalidade adotada para a organizao dos servios de Sade e
Segurana no Trabalho, a realizar pelo empregador, e as suas alteraes, considerando
a possibilidade de optar por servio interno, servio comum ou servio externo, ou
ainda, decidir pela figura de empregador ou trabalhador designado.
5 E
500.10.13 103 Comunicao pr-
via de abertura
de estaleiro de
construo ou de
alteraes co-
municao prvia
Participao prvia, ao incio dos trabalhos, na construo civil, pelo dono de obra,
da abertura de estaleiro. Tambm dever ser comunicada qualquer alterao dos
elementos da comunicao prvia.
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Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
atualizao da
identificao dos
subempreiteiros
selecionados
Participao e atualizao, a realizar pelo dono de obra, da identificao dos subemprei-
teiros selecionados, sempre que haja incio de obra ou alterao dos mesmos.
5 E
500.10.15 105 Comunicao de tra-
balhos com agen-
tes biolgicos
Participao prvia do incio de atividades em que sejam utilizados, pela primeira
vez, agentes biolgicos perigosos em funo do respetivo nvel de risco (grupos 2,
3 ou 4).
5 C
acidente ou inci-
dente que possa
ter provocado a
disseminao de
agente biolgico
Participao a efetuar imediatamente aps, qualquer acidente ou incidente que possa
ter provocado a disseminao de um agente biolgico suscetvel de causar infeo
ou outra doena grave no ser humano.
5 C
doena ou morte
por exposio a
agentes biolgicos
Participao de casos de doena ou morte dos trabalhadores, que tenham resultado da
exposio a agentes biolgicos.
5 C
utilizao de
agentes com
risco para o patri-
mnio gentico
Participao prvia de casos de utilizao ou exposio a agentes proibidos, para fins de
investigao cientfica ou em atividades destinadas respetiva eliminao, suscetveis
de implicar riscos para o patrimnio gentico do trabalhador.
5 C
atividade sujeita
a exposio ao
amianto
Participao de atividades, no exerccio das quais, os trabalhadores esto ou podem estar
expostos a poeiras de amianto ou de materiais que contenham amianto. A participao
renovada sempre que haja modificao das condies de trabalho que implique
aumento significativo da referida exposio.
5 C
500.20 Ao disciplinar Compreende todo o tipo de procedimento disciplinar: processo disciplinar comum e pro-
cessos disciplinares especiais -averiguaes, inquritos e sindicncias. Compreende,
igualmente, os designados processos de reabilitao (de pena disciplinar).
500.20.01 110 Averiguao do
foro disciplinar
Determinao da relevncia disciplinar de atos imputados a funcionrios. Inclui a
averiguao de atos e factos denunciados ou participados, documentos com a des-
crio dos factos ocorridos e documentos comprovativos dos factos relatados. Aps
averiguaes e apuramento dos factos, instrudo relatrio final que pode determinar
o arquivamento ou a instaurao de processo disciplinar.
5 E
500.20.02 111 Processos discipli-
nares
Anlise e subsequente penalizao ou no de trabalhadores que violem os deveres rela-
tivos sua funo. Inicia com a denncia ou participao e termina com a elaborao
do relatrio final ou com a deciso de instaurao de processo disciplinar.
Inclui nomeao do averiguante, audio do trabalhador, dos avaliadores, quando
devido, e de eventual defesa, produo de prova e outras diligncias bem como
elaborao de relatrio final.
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Cod. Classif.
Classe (Funo/
Subfuno)
N. de
Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
500.30 Ao sancionatria
e cautelar
Compreende as atividades de processamento de medidas cautelares e de sanes previstas
na lei, decididas por autoridades administrativas no quadro de aes disciplinares ou
de inspeo, auditoria ou similares.
500.30.01 112 Contraordenaes
laborais
Procedimento sancionatrio na sequncia de violao de norma que consagre direitos
ou imponha deveres a qualquer sujeito, no mbito de relao laboral, e que seja
punvel com coima. Inicia com o auto de notcia ou participao contraordenacional
e termina com a notificao da deciso administrativa ou judicial final. Inclui notifi-
caes, despachos e demais atos praticados pela entidade administrativa no decurso
do processo, prova testemunhal e documental produzida, defesa apresentada, bem
como os despachos finais de arquivamento, independentemente do motivo.
500.30.01.01 112.1 Deciso final de pro-
cessos de contra-
ordenao laboral
Deciso final proferida no processo de contraordenao laboral. Inclui as decises
finais administrativas ou judiciais, bem como os despachos finais de arquivamento,
independentemente do motivo.
5 C
500.30.01.02 112.2 Documentao
processual de
suporte s con-
traordenaes
laborais
Formalizao da abertura do processo com integrao do auto de notcia ou participao
contraordenacional e a sua notificao ao infrator, eventual resposta escrita apresen-
tada, prova produzida e demais despachos, notificaes e demais correspondncia
trocada. Em caso de recurso, o processo inclui requerimento com as respetivas
alegaes, ofcio que comprova a entrada do processo no tribunal e expediente com
esta instncia. Caso o arguido no se manifeste, e seja ultrapassado o prazo previsto
na lei para pagamento ou apresentao de recurso, o original do processo enviado
para Tribunal para efeito de execuo judicial.
5 E
500.40 Impugnao admi-
nistrativa
Compreende as atividades de processamento das iniciativas de impugnao de atos da
Administrao, quando tais impugnaes sejam apresentadas aos prprios servios
da Administrao, sob a forma de recurso hierrquico e recurso tutelar.
500.40.01 113 Aes de impugna-
o administrativa
Processamento de impugnao administrativa previsto na lei acionado a fim de obter a
revogao ou a substituio do ato reclamado ou recorrido. O processo inicia com o
requerimento e termina com a deciso. Inclui notificao aos interessados, parecer
do rgo recorrido e deciso da autoridade do recurso.
5 C
600 ADMINISTRAO
DA JUSTIA
Relativo s atividades diretamente relacionadas com o acesso justia, sejam elas no
mbito da competncia especfica das autoridades administrativas e/ou da respetiva
interao com as autoridades judicirias. Compreende toda a resoluo de litgios
pela via administrativa, judicial ou por formas alternativas, bem como a aplicao
de sanes, de penas e de medidas cautelares, em qualquer tipo de ilcito.
600.30 Produo de prova
e deciso judicial
Compreende todo o tipo de processos judiciais e participao em aes que decorram
no mbito de qualquer tipo de contencioso judicial. Inclui a documentao produzida
no mbito das atividades de patrocnio judicirio e representao em juzo.
600.30.01 114 Processos judiciais Participao em aes que decorram, nomeadamente, no mbito da ao administrativa,
comum e especial, injunes, reclamaes de crditos em processos de insolvncia,
intimaes e processos cautelares. Inclui a documentao produzida no mbito das
atividades de patrocnio judicirio e representao em juzo.
5 C
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Cod. Classif.
Classe (Funo/
Subfuno)
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Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
600.40 Execuo de penas
e de medidas
cautelares
Compreende as atividades relacionadas com o processamento e controlo da execuo
de penas e medidas, privativas ou no da liberdade, no que se inclui o processamento
de contraordenaes da competncia das autoridades judiciais.
penhoras
Execuo de deciso judicial relativa penhora de rendimentos. Inclui original da
notificao para a penhora de salrios/vencimentos e abonos emanada por entidade
competente, expediente com os agentes de execuo e/ou com visado, os dados da
ordem de penhora e o comprovativo da transferncia de valores para pagamento
da penhora, o registo de controlo do valor da prestao e a quantia final aps o
desconto efetuado.
10 E
750 PRESTAO DE
SERVIOS DE
ENSINO E FOR-
MAO
Relativo prestao de servios no domnio da educao/ensino/qualificao da popu-
lao, independentemente da idade ou do contexto (escolar, acadmico, profissional
ou outro) inclui a educao pr-escolar, o ensino bsico e secundrio, o ensino
superior, a educao extraescolar e todos os cursos de formao, de qualificao
profissional e valorizao permanente, em qualquer rea do conhecimento.
750.10 Gesto do aluno/
formando
Compreende as atividades relacionadas com apresentao de candidaturas, seleo de
candidatos, matriculas, inscries transferncias de alunos/formandos entre cursos,
turmas ou estabelecimentos de ensino, e ainda as atividades relacionadas com a
orientao vocacional do aluno/formando, e/ou o seu encaminhamento para percurso
ou ensino especial.
inscries, se-
leo e seriao
para ingresso em
aes de forma-
o ou estgios
Realizao ou renovao da inscrio em aes de formao ou estgios dos trabalha-
dores. Inicia com o pedido de acesso e termina com a entrega de comprovativo da
inscrio. Inclui verificao de dados de identificao e validao da existncia dos
requisitos necessrios para efeito de inscrio.
5 E
750.20 Gesto formativa e
curricular
Compreende as atividades preparatrias da criao, realizao, avaliao, reestruturao
e extino de cursos, ciclos de ensino, aes de formao, estgios ou qualquer outro
tipo de oferta formativa, no que se inclui a oferta de atividades extracurriculares.
750.20.01 117 Realizao de est-
gios curriculares
e profissionais
Acompanhamento e acolhimento de utentes dos estgios curriculares e profissionais
no mbito de protocolos de colaborao com outras entidades. Inclui pedido de
estgio, informao com despacho de autorizao para a realizao dos estgios,
plano de estgio e termina com a entrega de relatrio. Inclui cronograma de trabalho
e documentos que atestam a orientao do estgio.
5 E
750.20.02 118 Conceo e desen-
volvimento de
aes de formao
Procedimentos relativos preparao e execuo das aes de formao. A nvel tcnico
e pedaggico, contempla a definio e construo do programa de formao, dos
seus materiais (nomeadamente manuais e textos de apoio, recursos) e instrumentos.
Inclui contedos programticos, registo dos formandos, identificao dos formado-
res/tcnicos e evidncia de competncia (currculo vitae e comprovativos), folha de
presenas, planos de sesso, folha de sumrios, documentos de avaliao (provas
e testes quando aplicvel e, ainda, pautas de aproveitamento ou classificao) e, o
relatrio final de cada ao.
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Cod. Classif.
Classe (Funo/
Subfuno)
N. de
Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
750.30 Avaliao de apren-
dizagens
Compreende as atividades de preparao, execuo e processamento de resultados dos
processos de avaliao de aprendizagens que decorrem no quadro do ensino regular e
da formao profissional inicial ou contnua. Compreende, igualmente, as atividades
de reconhecimento, creditao e validao de competncias e qualificaes acad-
micas, bem como de creditao da experincia profissional e das aprendizagens no
formais e informais (obtidas fora do sistema formal de ensino), para prosseguimento
de estudos e/ou atribuio de diplomas. Inclui o reconhecimento de graus e diplomas
obtidos no estrangeiro, a pedido dos titulares.
750.30.01 119 Avaliao de aqui-
sio de conheci-
mentos e compe-
tncias
Apreciao qualitativa por parte do formando, relativamente ao de formao que
frequentou. Inicia com a resposta a inqurito distribudo aos formandos e termina
com a avaliao atribuda pelo formador. Inclui apreciao em relao ao mtodo da
formao, recursos utilizados, conhecimentos e aptides resultantes da ao.
10 E
850 EXECUO DE
PROGRAMAS
E DE AES
DE INCENTIVO
Relativo execuo de programas regulares ou aes eventuais de incentivo estratgico
a pessoas, organismos ou projetos, no quadro das polticas de promoo e fomento de
atividades econmicas, culturais e sociais. Inclui a atribuio de incentivos diretos e
indiretos, bem como o acompanhamento ou controlo de projetos apoiados. Relativo,
ainda, captao de apoios de entidades privadas a servios pblicos.
850.10 Atribuio e con-
trolo de finan-
ciamentos e de
ajudas diretas
Compreende atividades relacionadas com a gesto e acesso aos programas que dis-
ponibilizam apoio financeiro ou outras ajudas diretas s entidades beneficirias,
destinatrias ou elegveis em cada medida de apoio, bem como as atividades de
acompanhamento e controlo de projetos apoiados. Compreende, igualmente, as
aes que revestem a forma de apoios diretos eventuais no submetidos a concurso,
bem como de atribuio de prmios com ou sem expresso financeira, sujeitos ou
no a concurso, institudos por entidades nacionais, regionais ou locais, pblicas ou
privadas. Compreende, ainda, as atividades de captao de mecenas e gesto de apoios
mecenticos, bem como o processamento de pedidos de patrocnio.
850.10.01 120 Formalizao de
candidaturas e
acompanhamento
de apoios finan-
ceiros
Processamento de candidaturas apresentadas no mbito, entre outros, da modernizao
administrativa, para obteno de incentivos financeiros. O processo inclui documenta-
o para cumprimento das condies especficas de admissibilidade e aceitabilidade da
candidatura, esclarecimentos adicionais, contratos e, ainda, documentos da execuo
material e financeira, avaliao (relatrios) e encerramento de contas.
15 E
850.10.02 121 Apoio a programas,
projetos e aes
no mbito da Se-
gurana e Sade
no Trabalho
Disponibilizao de apoios financeiros para a execuo de programas e aes (estudos/
investigao, formao, aes de sensibilizao) por diferentes parceiros (comunidade
educativa, autarquias, entre outros). Inicia-se com um pedido de apoio em formulrio
especfico onde constam o cadastro do requerente e do projeto. Inclui informao
com enquadramento do projeto, cabimento e respetivo despacho, e termina com o
controlo da execuo.
10 E
900 DINAMIZAO
E COMUNICA-
O INSTITU-
CIONAL
Relativo conceo, produo, organizao e comunicao (por qualquer meio ou
forma) de eventos, contedos informativos ou outros produtos e servios que sir-
vam para melhorar a perceo e o conhecimento dos organismos e respetivas
atividades, ou para sensibilizar para programas, atitudes ou valores que os servios
promovam.
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Cod. Classif.
Classe (Funo/
Subfuno)
N. de
Ref.
Prazo de
conservao
administrativa
Destino
Final
Notas
900.10 Execuo de Ati-
vidades de Di-
namizao da
Sociedade
Compreende as atividades de conceo, de produo, de organizao ou participao
na organizao de eventos, como sejam conferncias, encontros, seminrios, debates,
exposies, festivais, espetculos, ou outras atividades de carcter informativo, edu-
cativo, cientfico, cultural, desportivo, recreativo ou outro que estimulem a iniciativa
e a participao das comunidades.
900.10.01 122 Conceo e organi-
zao de eventos
Criao e produo de iniciativas no mbito da promoo das condies no trabalho.
Inclui todo o processo tcnico e protocolar de organizao (planeamento opera-
cional, aes comuns de divulgao, processamento de inscries, comunicaes
(intervenes/discursos) no mbito de atividades de dinamizao e, ainda, materiais
promocionais criados para o evento.
5 C
900.20 Execuo de Ativi-
dades de Comu-
nicao institu-
cional
Compreende o conjunto de aes que visam a criao e promoo da imagem da ins-
tituio, bem como a administrao estratgica dos contactos e do relacionamento
entre a organizao e os diferentes pblicos que com ela se relacionam e interagem.
Considerar a criao de identidade/imagem grfica, a atividade editorial que suporta
a publicao de contedos institucionais, o tratamento de informao publicada nos
meios de comunicao social e na internet, a preparao de informao destinada
comunicao social, internet e intranet e, ainda, a conceo e produo de cam-
panhas publicitrias e artigos promocionais. Compreende, ainda, o processamento
de pedidos de informao/esclarecimento dirigidos por qualquer entidade, nacional
ou estrangeira, aos servios pblicos (incluindo os pedidos apresentados por grupos
parlamentares ou deputados).
900.20.01 123 Recolha e trata-
mento de dados
de imprensa
Processamento e avaliao da informao veiculada pela comunicao social, inde-
pendentemente do suporte sobre matrias ou temas de interesse para a instituio ou
relacionados com esta. Inicia com a seleo dos meios onde se faz a recolha e termina
com a disponibilizao dos resultados da anlise ao servio/entidade competente. Inclui
consulta e seleo de notcias ou artigos de opinio e anlise dos seus contedos.
5 E
900.20.02 124 Preparao de
conferncias de
imprensa, entre-
vistas, notas e
comunicados
Disponibilizao de determinados contedos, para sustentar entrevistas e conferncias
de imprensa, de acordo com as estratgias previamente definidas. Inclui expediente
com o pedido de entrevista, pedido de disponibilizao das questes previstas e
instruo de documentos de apoio.
5 C
900.20.03 125 Gesto de conte-
dos informacio-
nais
Elaborao de contedos inerentes s atividades da organizao e definio de mo-
dalidades de difuso e disseminao das iniciativas promovidas pela entidade. Inclui
a criao e redao de textos, bem como a produo de contedos para divulgao
em website, intranet, newsletters, suplementos ou artigos em publicaes peridicas
reportando a matrias de promoo da Segurana, Higiene e Sade no Trabalho.
Inclui a aprovao e alteraes necessrias. Inicia com a definio dos contedos e
termina com o envio para processo editorial ou difuso.
5 C
900.20.04 126 Edio de publica-
es
Edio, reedio e reimpresso de publicaes institucionais considerando matria
de relaes laborais e segurana e sade no trabalho. Para o layout, maquetizao,
paginao das publicaes ou para a execuo grfica, a tramitao processual inicia
com a receo de uma matriz e respetivo despacho de aprovao/publicao. Inclui
ainda documentos de acompanhamento do processo relativos a contactos com os
autores e reviso de provas (de designer e grficas).
5 E
Dirio da Repblica, 1. srie N. 171 5 de setembro de 2014 4783

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ANEXO II

AUTO DE ENTREGA
OBS: Feito em DUPLICADO
Aos ........ dias do ms de ....................... de ..............
(1)
, no ............................
(2)
perante .......................
(3)
e
.............................
(4)
, dando cumprimento .............................
(5)
, procedeu-se ............................
(6)
da
documentao proveniente de ...........................
(7)
conforme consta na Guia de Remessa em anexo que,
rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental ficar sob a custdia de ..........................
(8)
e a sua utilizao sujeita aos
regulamentos internos, podendo ser objeto de tratamento tcnico arquivstico tendo em vista a sua
conservao e comunicao.
Da entrega lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas
entidades.
..............................
(9)
, ......... de .............................. de ................
(10)
O representante de O representante de
(11) (12)
Assinatura Assinatura
(1)
- Data.
(2)
- Designao da entidade destinatria.
(3)
- Nome e cargo do responsvel da entidade remetente.
(4)
- Nome e cargo do responsvel da entidade destinatria.
(5)
- Diploma legal ou despacho que autoriza o ato.
(6)
- Natureza do ato: transferncia, incorporao, depsito, doao, compra, etc.
(7)
- Designao da entidade remetente.
(8)
(9)
- Local.
(10)
- Data.
(11)
- Designao da entidade remetente.
(12)
4784 Dirio da Repblica, 1. srie N. 171 5 de setembro de 2014
ANEXO III

Guia de Remessa
ENTIDADE REMETENTE Entidade Destinatria
Remessa de Sada n: Remessa de Entrada n:
Data: - - Data: - -
Responsvel: Responsvel:
IDENTIFICAO GLOBAL
Fundo e/ou Subfundo Arquivstico:
Srie e/ou Subsries:
Classificao: Tabela de Seleo Ref: Datas Extremas: -
Nmero e Tipo de Unidades de Instalao Suporte Documental Dimenso Total
Pastas Caixas Livros Maos Rolos Outros Papel Microfilme Digital Outro
Metros
lineares
Volume de
dados

UNIDADES ARQUIVSTICAS / UNIDADES DE INSTALAO (riscar opo no selecionada)
1
N. Ttulo Datas Extremas
N Unidades
de Instalao
2
Cota Data de
Eliminao
Data de
Transferncia Original Atual
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
1
Seleccionar unidade arquivstica para as sries processuais.
2
Preencher caso tenha seleccionado a opo unidade arquivstica.
ANEXO IV

Auto de Eliminao n. ___
Aos ........ dias do ms de .............. de ..........
(1)
, no(a) ....................
(2)
, em ...............
(3)
, na presena dos abaixo assinados, procedeu-se inutilizao por ....................
(4)
, de acordo com o(s) artigo(s) .......... da Portaria
n. ......../..... de ...................
(5)
, e disposies da Tabela de Seleo, dos documentos a seguir identificados:
IDENTIFICAO GLOBAL
Fundo e/ou Subfundo Arquivstico:
Srie e/ou Subsries:
Classificao: Tabela de Seleo Ref: Datas Extremas: -
Nmero e Tipo de Unidades de Instalao Suporte Documental Dimenso Total
Pastas Caixas Livros Maos Rolos Outros Papel Microfilme Digital Outro
Metros
lineares
Volume de dados

UNIDADES ARQUIVSTICAS / UNIDADES DE INSTALAO (riscar opo no selecionada)
(6)
Ttulo Datas Extremas
N Unidades de
Instalao
(/) Cota
-
-
-
-
-
-
-
O Responsvel pelo Arquivo O Responsvel pela Instituio
Assinatura Assinatura
(1)
- Data.
(2)
- Designao do servio responsvel pela custdia da documentao arquivo.
(3)
- Local.
(4)
- Forma de inutilizao utilizada: triturao, macerao, incinerao.
(5)
- Diploma legal que autoriza o ato.
(6)
- Selecionar unidade arquivstica para as sries processuais
(7)
- Preencher caso tenha selecionado a opo unidade arquivstica

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4756 Dirio da Repblica, 1. srie N.

171 5 de setembro de 2014

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