FACULTAD DE INGENIERIA

ESCUELA ACADMICO PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

Sistema Informtico para la mejora y soporte de los procesos acadmicos
administrativos en el rea de secretara acadmica del Instituto Superior Tecnolgico
Pblico Juan Jos Farfn Cspedes Sullana


PROYECTO DE TESIS

AUTORES:
Luigi Francisco Mendoza Jibaja Luigi
Luis Eduardo Saavedra Camacho

ASESOR:
Luis Felipe Vlez Ubillus

LNEA DE INVESTIGACIN:
Tecnologa

PIURA PER
2013

I

DEDICATORIA










DES



A mis padres: Ejemplo de
esfuerzo, trabajo y
responsabilidad; por su apoyo
constante y motivacin para
avanzar en mi formacin
profesional.

MENDOZA JIBAJA, Luigi


En agradecimiento a Dios, quien
dispone de todo, y a mis padres
porque gracias a ellos me
encamino en la senda del
profesionalismo con el fin de
algn da retribuir el apoyo
brindado.

SAAVEDRA CAMACHO, Luis


II

AGRADECIMIENTO









El equipo investigador expresa su ms sincero agradecimiento a las siguientes personas: A
los Docentes de la Universidad Csar Vallejo que contribuyen a formarnos como
profesionales competentes, en especial al Ing. Rubn More Valencia por el apoyo en la
realizacin de este proyecto. Al profesor del curso de Desarrollo del Trabajo de Investigacin
Mg. Luis Vlez Ubillus quin nos ha guiado acertadamente en la planificacin y elaboracin
de la presente investigacin. Al Director del ISTP. Juan Jos Farfn Cspedes, de la ciudad
de Sullana, por las facilidades brindadas para el desarrollo de nuestra investigacin.

Los Autores


III

PRESENTACIN

Seores miembros del jurado, los alumnos Luigi Mendoza Jibaja y Luis Saavedra Camacho
tienen el honor de presentar a ustedes la tesis titulada: Sistema Informtico para la mejora y
soporte de los procesos acadmicos administrativos en el rea de Secretara Acadmica del
Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes Sullana.
Esta tesina fue desarrollada con el objetivo de disear e implementar un sistema de
informacin y determinar de qu manera su uso contribuye a mejorar y brindar soporte a los
procesos acadmicos y administrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica del
Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes, ubicado en la provincia
de Sullana. Adems la presente tesina se elabor para cumplir con el requerimiento de los
cursos de Metodologa de la Investigacin, y Anlisis y Diseo de Sistemas, ambos
correspondientes al V ciclo de la Escuela de Ingeniera de Sistemas.
Ponemos a su disposicin la presente tesina, esperando que cumpla los objetivos y
requerimientos previstos.

Los Autores













IV

NDICE GENERAL

DEDICATORIA ....................................................................................................................................... I
AGRADECIMIENTO ............................................................................................................................. II
PRESENTACIN ................................................................................................................................. III
RESUMEN ............................................................................................................................................. VI
ABSTRACT .......................................................................................................................................... VII
INTRODUCCIN ................................................................................................................................ VIII
CAPTULO I: Generalidades ............................................................................................................. 1
CAPTULO II: Plan de la Investigacin .......................................................................................... 3
2.1. Realidad Problemtica .............................................................................................................. 4
2.2. Formulacin del Problema ....................................................................................................... 5
2.2.1. Pregunta General ............................................................................................................... 5
2.2.2. Preguntas de Investigacin ............................................................................................... 5
2.3. Objetivos ..................................................................................................................................... 6
2.3.1. Objetivo General ................................................................................................................. 6
2.3.2. Objetivos Especficos......................................................................................................... 6
2.4. Antecedentes .............................................................................................................................. 7
2.5. Justificacin ................................................................................................................................ 9
2.5.1. Justificacin Metodolgica ................................................................................................ 9
2.5.2. Justificacin Social ............................................................................................................. 9
2.6. Marco Terico ............................................................................................................................ 9
2.6.1. Sistemas de Informacin ................................................................................................... 9
2.6.2. Educacin Superior y Gestin de Calidad ............................................................... 12
2.6.3. El rea de Secretara Acadmica ............................................................................. 15
2.6.4. Metodologa Rational Unified Process (RUP) ............................................................. 16
2.7. Marco Conceptual .................................................................................................................... 18
CAPTULO III: Marco Metodolgico .............................................................................................. 19
3.1. Tipo de Estudio ........................................................................................................................ 20
3.2. Diseo de Investigacin .......................................................................................................... 20
3.3. Hiptesis .................................................................................................................................... 20

V

3.4. Identificacin de Variables ..................................................................................................... 20
3.4.1. Operacionalizacin de variables .................................................................................... 21
3.5. Poblacin, Muestra y Muestreo ............................................................................................ 22
3.5.1. Poblacin ........................................................................................................................... 22
3.5.2. Muestra .............................................................................................................................. 22
3.5.3. Muestreo ............................................................................................................................ 23
3.6. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos ........................................................... 23
3.6.1. Tcnicas ............................................................................................................................. 23
3.6.2. Instrumentos ................................................................................................................. 23
CAPTULO IV: Descripcin de Resultados ................................................................................. 24
4.1. Descripcin de Resultados..................................................................................................... 25
4.1.1. Presentacin de los Resultados del Pre Test y Post Test del grupo de estudio .... 25
CAPTULO V: Discusin de Resultados ...................................................................................... 32
CAPTULO VI: Conclusiones .......................................................................................................... 35
CAPTULO VII: Recomendaciones ................................................................................................ 37
CAPTULO VIII: Referencias Bibliogrficas ................................................................................ 39
CAPTULO IX: Anexos ...................................................................................................................... 41
ANEXO N01 - FICHA DE OBSERVACIN ............................................................................... 42
ANEXO N02 CUESTIONARIO DE PRE TEST SOBRE LA SATISFACCIN DEL
USUARIO.......................................................................................................................................... 43
ANEXO N03 CUESTIONARIO DE POST TEST SOBRE LA SATISFACCIN DEL
USUARIO.......................................................................................................................................... 44




VI

RESUMEN

La presente investigacin es de carcter aplicativo, y tiene el propsito de disear e
implementar un Sistema Informtico que contribuya a mejorar y brindar soporte a los
procesos acadmicos administrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica del
Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes de la ciudad de Sullana,
el mismo que se ha elaborado considerando los aportes de teoras relacionadas con los
sistemas y la gestin de la calidad.
La investigacin es de tipo experimental y comprende un diseo cuasi experimental de un
solo grupo. Para obtener la informacin se tom una muestra. Como grupo de estudio se ha
elegido a 30 alumnos de formacin tecnolgica que hacen uso de los servicios del rea de
Secretara Acadmica, a quienes se les aplic un pre test y pos test, consistente en una
encuesta, con un cuestionario de 7 tems, para comprobar la calidad del servicio que brinda
el rea de Secretara Acadmica, as mismo se ha empleado fichas de observacin para
controlar el tiempo que requiere cada proceso, y de esa forma determinar si el uso de un
sistema informtico contribuye a mejorar los procesos acadmicos administrativos realizados
por los trabajadores del rea de Secretara Acadmica (secretaria y tesorera).
La implementacin y uso de un Sistema Informtico, contribuye a mejorar y brindar soporte a
los procesos acadmicos y administrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica.
Esto se ve evidenciado, en los resultados obtenidos en el pos test, lo cual indica el
incremento del grado de satisfaccin de los clientes con la calidad del servicio que brinda el
rea.
De esta manera en la presente investigacin se ha resaltado la repercusin de la aplicacin
del Sistema Informtico para la mejora y soporte de los procesos acadmicos y
administrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica del Instituto Superior
Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes de la ciudad de Sullana.




Palabras Claves:
Sistema de Informacin
rea de Secretara Acadmica
Procesos Acadmicos Administrativos


VII

ABSTRACT

This research is applicative, and is intended to design and implement a computer system to
help improve and provide academic support administrative processes carried out by the
Academic Secretariat Area Public Technology Institute Juan Jos Farfn Cspedes of the
Sullana city, the same that has been developed considering the contributions of related
theories and systems quality management.
The research is experimental and quasi-experimental design comprises a single group. To
get the sample was taken. As a study group of 30 students chose technical training that make
use of the services of the Department of Academic Affairs, who were administered a pre-test
and post-test, consisting of a survey with a 7-item questionnaire to check the quality of
service provided by the academic Secretariat area and it has been used observation sheets
to control the time required for each process, and thus determine whether the use of a
computer system helps improve academic administrative processes performed by employees
of the Department of Academic Affairs (Secretary and Treasurer).
The results demonstrate that the implementation and use of a computer system, helps
improve and provide support to the academic and administrative costs incurred by the
Department of Academic Affairs. This is evidenced in the results of the post test, which
indicates the increase of the degree of customer satisfaction with the quality of service
offered by the area.
Thus, in the present research has highlighted the impact of the implementation of the
information system to improve and support the academic and administrative costs incurred by
the Academic Secretariat Area Public Technology Institute Juan Jos Farfn Cspedes of the
Sullana city.






Keywords:
Information System
Academic Secretary Area
Academic Administrative Processes


VIII

INTRODUCCIN

Los usuarios de los servicios educativos que brindan entidades de nivel superior, como es el
caso de los Institutos Tecnolgicos, buscan no slo una buena formacin acadmica sino
tambin una atencin de calidad que se refleje en el ahorro de tiempo y la eficiencia de los
resultados al realizar trmites acadmicos. Lo contrario generara malestar y desercin de
estudiantes en busca de mejores alternativas que se ofrecen en un entorno tan competitivo
como es el de la educacin superior tcnica en Piura.

Cabe resaltar que los servicios educativos se ofrecen antes, durante y despus de los
estudios regulares de los alumnos, ya que involucran actividades previas a la matrcula de
los estudiantes y posteriores a su finalizacin de estudios, como es el caso de las
certificaciones. El riesgo de brindar una mala atencin se incrementa si se realizan estas
actividades de forma manual o utilizando herramientas que no garanticen la eficiencia del
servicio.

Una alternativa de solucin para incrementar la calidad del servicio que brindan los Institutos
Tecnolgicos Superiores a los alumnos es el uso de sistemas informticos que sirvan de
soporte a las actividades realizadas en estas instituciones, asegurando el manejo eficiente
de la informacin y su disponibilidad en el momento oportuno.













1











CAPTULO I
GENERALIDADES











2

1.1. Ttulo
Sistema Informtico para la mejora y soporte de los procesos Acadmicos Administrativos en
el rea de Secretara Acadmica del Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn
Cspedes Sullana.

1.2. Autores
Mendoza Jibaja, Luigi Francisco
Saavedra Camacho, Luis Eduardo

1.3. Asesor
Mg. Vlez Ubillus, Luis Felipe

1.4. Tipo de Investigacin

Cuantitativa


1.5. Lnea de Investigacin
Tecnologa

1.6. Localidad

a) Ubicacin:
Sullana, Distrito Sullana, Provincia de Piura, Regin Piura.
b) Institucin:
Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes.


1.7. Duracin de la Investigacin

El proyecto tendr una duracin de 4 meses.



3












CAPTULO II
PLAN DE LA INVESTIGACIN












4

2.1. Realidad Problemtica

Con la aparicin de nuevas y mejores herramientas en tecnologas de informacin
orientadas a la automatizacin de los procesos y el cumplimiento de los objetivos en las
organizaciones, actualmente stas se consideran en todo mbito un factor de cambio
determinante para el mejoramiento y desarrollo de los servicios. Uno de los sectores que lo
aplica es el de educacin, tanto en los procesos acadmicos como administrativos.
Existe una tendencia a desterrar la forma mecnica de procesamiento de datos y manejo de
la informacin, por parte de las reas administrativas del sector pblico. Teniendo en cuenta
la demanda de los usuarios Roquez (2001) sostiene que: Frente a este panorama y ante el
cambiante e impredecible mundo que se avecina, con una sociedad en formacin donde el
conocimiento y la informacin son los ejes del desarrollo y donde la cultura de la virtualidad
se abre a paso firme, sera conveniente que el Estado apueste decididamente, entre otros
aspectos, por:
Impulsar tanto la formacin de recursos humanos altamente calificados que el mercado
demanda, como la capacitacin masiva para todos desde la escuela.
Detectar y promover oportunidades de uso de estas nuevas tecnologas de
informacin, en la administracin pblica y en la sociedad en general.
Incorporar el uso de estas tecnologas para mejorar su eficiencia y la calidad de los
servicios pblicos que presta.

Se ha podido investigar y concluir que las diferentes instituciones de educacin superior a
nivel nacional, sobre todo, aquellas que pertenecen al sector pblico, no cuentan con un
sistema de informacin que les permita automatizar los procesos y actividades acadmicas
que se desarrollan en estas instituciones. El desarrollo de los procesos acadmicos
administrativos se realizan de forman manual con ayuda de algunas aplicaciones ofimticas
(Excel, Word) en los que se desempean funciones especficas, pero frente a las muchas
limitaciones y sobre todo a la necesidad de tener la informacin acadmica oportuna y
disponible, con el fin de procesar informacin en forma rpida, precisa y segura.
Al estudiar el servicio que brindan las entidades educativas estatales de esta regin, se ha
constatado que por lo general, es deficiente en su rea administrativa. El factor tiempo se
presenta como uno de los aspectos ms tediosos y engorrosos, esto se debe a la demora
innecesaria que existe en los trmites o gestiones. Si se solicita algn documento o se desea
realizar algn trmite con frecuencia se dir regrese maana o para un futuro, el cual no
siempre es muy cercano. A esto se suma, que al acudir a la cita programada a recabar el
documento se recibe a cambio un Le tengo malas noticias, Hay que realizar este otro
trmite o Necesita adjuntar estos otros documentos, situacin que en definitiva afecta la

5

calidad del servicio brindado por la Institucin, repercutiendo a su vez en su prestigio y
creando un malestar en el usuario.
Luego de analizar el rea de Secretara Acadmica del Instituto Superior Tecnolgico Juan
Jos Farfn, al ser una Institucin del gobierno, se descubre que no es ajena a esta
realidad. Existen demoras en los reportes de notas, inscripcin, certificados, actas y
matrculas, entre otros, generando dificultades hacia el personal que ah labora e
insatisfaccin a los Alumnos de Formacin Tecnolgica, Padres de Familia y pblico en
general que requieren de esos servicios. Esto se debe a que el tiempo de espera para
obtener un documento es bastante alto como consecuencia de que para cada solicitud la
encargada de Secretara debe recurrir a organizar la informacin, de la cual parte se
encuentra automatizada y la otra en archivos fsicos (de papel).
Pero esto no es consecuencia de la falta de rapidez por parte del personal, sino de la
ausencia de un Sistema que procese toda la data necesaria para obtener los resultados
deseados en los procesos que involucren la informacin; es por eso que se propone
implementar un Sistema de Informacin para poder lograr un aumento en el nivel de servicio
brindado.
Cabe destacar que las mejoras no solo sern en cuanto a calidad del servicio, sino que
tambin se ahorrar tiempo y espacio que es lo que siempre se busca con un Sistema de
Informacin, ya que al igual que todo software de aplicacin siempre busca ayudar a la
persona como lo indica (Ralph M. Stair, y George W. Reynolds) 158 El software incluye
herramientas y programas de propsitos generales que dan apoyo a las diversas
necesidades de las personas.
Adems si se ahorra tiempo los trabajadores sern ms eficientes y eficaces y eso conlleva
a un mejor rendimiento y productividad que sin duda beneficiar enormemente a la
Institucin.

2.2. Formulacin del Problema
2.2.1. Pregunta General
De qu manera el uso de un Sistema de Informacin contribuye a mejorar y brindar
soporte a los Procesos Acadmicos Administrativos en el rea de Secretara Acadmica
del Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes Sullana, 2013?
2.2.2. Preguntas de Investigacin
Cmo se desarrollan actualmente los Procesos Acadmicos Administrativos en el
rea de Secretara Acadmica del Instituto Superior Tecnolgico Juan Jos Farfn
Cspedes?

6

De qu manera el Sistema de Informacin agiliza los procesos acadmicos
administrativos que realiza el rea de Secretara Acadmica, en cuanto a la
manipulacin de informacin acadmica?
De qu manera el Sistema de Informacin permite llevar un adecuado control de la
informacin utilizada en el rea de secretara acadmica para los procesos
acadmicos administrativos?
De qu manera el Sistema de Informacin brinda soporte y seguridad a la
informacin manejada en los procesos acadmicos administrativos por parte del rea
de Secretara Acadmica?

2.3. Objetivos
2.3.1. Objetivo General
Disear e implementar un Sistema de Informacin, y determinar, de qu manera su uso
contribuye a mejorar y brindar soporte a los procesos acadmicos y administrativos
efectuados por el rea de Secretara Acadmica del Instituto Superior Tecnolgico Pblico
Juan Jos Farfn Cspedes Sullana.
2.3.2. Objetivos Especficos
Determinar el nivel de calidad de los servicios brindados por el rea de Secretara
Acadmica del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes.
Proporcionar mecanismos que permitan agilizar de forma significativa los procesos
acadmicos administrativos que efecta el rea de Secretara Acadmica, en cuanto
a la manipulacin de informacin acadmica de sus estudiantes.
Proporcionar mecanismos que permitan controlar de manera ptima y estructurada la
informacin empleada en el rea de Secretara Acadmica para los procesos
acadmicos administrativos.
Desarrollar y establecer mecanismos que contribuyan a disminuir el nivel de
vulnerabilidad y brinden respaldo a la informacin manejada en los procesos
acadmicos administrativos por parte del rea de Secretara Acadmica.




7

2.4. Antecedentes
LOCALES
En el ao 2008 se present la tesis: "SISTEMA INFORMTICO PARA EL CONTROL DE
PROCESOS EN EL REA DE SECRETARA ACADMICA DEL INSTITUTO SUPERIOR
TENOLGICO PBLICO "JUAN JOS FARFN CSPEDES - SULLANA", dicha tesis
fue sustentada por el Bach. Martnez Almstar, Csar Augusto y el Bach. Villalta Puescas,
Oscar Andrs en la Facultad de Ingeniera, Escuela de Ingeniera de Sistemas de la
Universidad Csar Vallejo.
Esta tesis tuvo como objetivo general determinar cmo un Sistema Informtico influye en el
rea de secretara acadmica del ISTP JUAN JOS FARFN CSPEDES, y se
desarroll para optar el Ttulo Profesional de Ingeniero de Sistemas. La metodologa usada
fue RUP (Proceso Unificado Rational), debido a que se adaptaba de manera oportuna al
anlisis realizado al Instituto. Se observ con la investigacin que el Instituto tena ciertos
problemas en cuanto a los procesos en el rea de secretara acadmica y que podan
generar el desprestigio del mismo, es por eso que se propuso un SI que colabore con el
desarrollo de los procesos. La conclusin ms resaltante detalla que con la implementacin
del SI disminuiran ciertas situaciones que son tediosas para los alumnos y para el
personal administrativo.
Debido a que dicho anlisis se desarroll en la organizacin que es centro de la presente
investigacin y que usa la misma metodologa, es claro que puede ser tomada como una
referencia directa, aunque claro no necesariamente debe ser desarrollada de igual forma ni
llegar a las mismas conclusiones.
Los Bachilleres Regalado Crisanto, Diego Armando y Garca Ros, Jorge Andrs
sustentaron en el ao 2008 la tesis denominada "SISTEMA INTEGRAL PARA LAS
ACTIVIDADES DE SECRETARA GENERAL EN EL INSTITUTO SUPERIOR
TECNOLGICO PRIVADO CEVATUR - PIURA". Los expositores pertenecan a la
Facultad de Ingeniera, Escuela de Ingeniera de Sistemas de la Universidad Csar Vallejo.
Esta tesis fue presentada como requisito para optar el Ttulo Profesional de Ingeniero de
Sistemas.
Dicha tesis tuvo su mira en los procesos y actividades que el rea de secretara general del
ISTP CEVATUR realizaba, dichos procesos fueron analizados para observar los problemas
que haba y saber especficamente qu es lo que se deba cambiar. Dada la investigacin
se propuso un SI. El objetivo principal fue determinar cmo influye un Sistema
Informtico en las actividades realizadas por parte de secretara general del ISTP
CEVATUR. De las conclusiones se rescata que el uso del SI mejora las actividades
desarrolladas por secretara y disminuye las molestias generadas debido a las demoras en
trmites y obtencin de informacin.

8

Bsicamente se realiz un anlisis de los procesos realizados, y se determin que el SI
propuesto influye de manera positiva, lo cual indica que fue desarrollado en buena forma.
Esta tesis puede servir de gua para otras investigaciones.

NACIONAL
La tesis: "ANALISIS, DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE
INFORMACIN PARA LA GESTIN ACADMICA DE UN INSTITUTO SUPERIOR
TECNOLGICO" , fue sustentada en el ao 2011 por el Bach. Norabuena Guevara,
Alexander Daniel y el Bach. Espinoza Rivas, Yulina para optar por el ttulo de Ingeniero
Informtico en la Pontificia Universidad Catlica del Per.
Se us la metodologa RUP en algunas fases del proyecto, en las cuales se desarrollaron
de forma efectiva al igual que el desarrollo del software en todas sus etapas, desde el
anlisis hasta la implementacin, brindando un mecanismo fiable y eficiente que describa
cada componente considerado para la implementacin final.
Entre las soluciones obtenidas se encuentra: la mejora en la administracin de la
informacin relacionada a un inicio acadmico como la creacin de grupos de inicio, la
programacin de horarios y asignacin de aulas y laboratorios; tambin se mejor la
administracin en los procesos de matrcula, inscripcin, evaluacin y comunicacin con el
alumno.
Esta tesis confirma una vez ms que la metodologa RUP es una buena forma de
desarrollar sistemas, ya que gracias al anlisis se pueden implementar sistemas que
verdaderamente dejen satisfechas las necesidades de los usuarios.

INTERNACIONAL
En el ao 2010 la Bach. Gretti Mendoza Greezzy sustent la tesis "SISTEMA
ADMINISTRATIVO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS PROCESOS EN LAS
REAS ACADMICAS DE LA ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y
ADMINISTRATIVAS, DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO MONAGAS" para
optar el Ttulo Profesional de Ingeniero de Sistemas en la Universidad de Oriente de
Monagas-Venezuela
Entre los objetivos destacan: generar y motivar la ejecucin de las polticas de
comunicacin electrnica y de servicios informticos para el desarrollo de proyectos con
miras a fortalecer la Red Acadmico-Administrativa de la Universidad de Oriente Ncleo
Monagas; y Garantizar la disponibilidad de servicios a la comunidad local, regional y
nacional en los rubros de diseo y desarrollo de sistemas de informacin, redes y

9

adiestramiento de personal, que permita un mejor y mayor posicionamiento de la
investigacin y desarrollo cientfico-tecnolgico de la Universidad.
Se emple la metodologa RUP para la fase de modelado del negocio, especificaciones de
casos de uso del sistema. Adems se aplic la metodologa de sistemas suaves.
Una vez ms queda claro que la metodologa RUP es una buena opcin para el correcto
diseo y desarrollo de un software; sin embargo no es la nica metodologa que provee de
buenos frutos.

2.5. Justificacin
2.5.1. Justificacin Metodolgica
La investigacin que se presenta es de vital importancia, considerando que el sistema de
informacin se convertir en la fuente indispensable para la toma de decisiones tanto del
personal de Secretara Acadmica, Direccin General, Administracin, entre otras, de
forma tal que permitir organizar la data de formas diferentes, produciendo informacin
oportuna, precisa y segura, como nunca antes se ha podido realizar.
2.5.2. Justificacin Social
Debido a que el rea de secretara acadmica del Instituto Superior Tecnolgico Pblico
Juan Jos Farfn tiene como uno de sus objetivos primordiales mantener la calidad del
servicio que brinda, necesidad que con el paso del tiempo, el incremento de su data y el
manejo de la misma de forma casi automatizada dej de ser viable para convertirse en una
situacin-problema por resolver. Esta es la razn por la cual despus de haber observado
esta realidad es que se piensa que el desarrollo e implementacin de un Sistema de
Informacin contribuir a mejorar los procesos, obtenindose como consecuencia la
satisfaccin por parte de los involucrados (estudiantes, padres de familia, administrativos
responsables).

2.6. Marco Terico
2.6.1. Sistemas de Informacin
Ralph Stair y George Reynolds definen a un Sistema de Informacin de la siguiente
manera:
Un Sistema de Informacin es el conjunto de componentes interrelacionados que renen,
procesan, almacenan y distribuyen datos e informacin y proporcionan un mecanismo de
retroalimentacin con el fin de cumplir un objetivo.

10

Partiendo de esta definicin se puede decir que un SI brinda a quienes operan y a quienes
toman decisiones en una organizacin, la informacin que requieren para desarrollar sus
respectivas funciones. Adems todo SI tiene como finalidad la mejora del factor espacio-
tiempo, adems de incrementar las ganancias y la calidad de servicio al cliente.
2.6.1.1. Componentes de los SI
Segn Gordon y Magrett un Sistema de Informacin est integrado por hardware,
software, datos, procedimientos, y personal del sistema.
a) Componente Fsico o Hardware
F. Martos (2006:387)Constituye el hardware del sistema informtico y se encuentra
distribuido en el ordenador, los perifricos y el subsistema de comunicaciones. Los
elementos fsicos proporcionan la capacidad de proceso y la potencia de clculo del
Sistema Informtico, as como la interface con el mundo exterior.
Partiendo de esto, podemos decir que el componente fsico es el componente donde
el Si realiza el tratamiento de datos y proporciona funciones bsicas: entrada, salida,
almacenamiento y procesamiento de datos y programas.
b) Componente Lgico o Software
F. Martos (2006:387) Hace referencia a todo aquello que no es materia y que en
trminos vulgares se a considerado programacin. Est constituido por los
conjuntos de instrucciones escritas en lenguajes especiales, y organizadas en
programas, que hacen que el Sistema Informtico pueda trabajar realizando
diferentes tareas sobre datos
c) Componente de Comunicaciones
Gordon (1996:15) Hace posible la comunicacin entre dispositivos y el acceso a
ordenadores remotos
d) Componente de Datos
V. Fernndez (2006:78) Se utiliza para estructurar y documentar lo esencial del
negocio y las relaciones entre los datos y para estructurar y documentar todos los
datos necesarios para poder implementar el uso de las tecnologas.
A partir de un tratamiento de datos se obtendr informacin de salida til para el
Sistema.
e) Componente Humano
F. Martos (2006:387) Constituido por las personas que participan en la direccin,
desarrollo, implantacin y explotacin de un Sistema Informtico. El componente

11

humano, dicho de otra manera incluye al personal tcnico (analistas, jefes de
proyectos, etc.), y a los usuarios del SI.
f) Componente de procedimientos
Gordon (1996:15) Es el formado por las rutinas organizativas relativas a cmo
utilizar los sistemas, al diseo y desarrollo de nuevos proyectos.
2.6.1.2. Tipos de SI
Kenneth C. Laudon considera cuatro niveles para clasificar los Sistemas de
Informacin, nivel operativo, de conocimiento, administrativo, y estratgico.
2.6.1.2.1. Sistemas a nivel operativo
Kenneth C.(2004:39)Los Sistemas a Nivel Operativo apoyan a los gerentes
operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la
organizacin como ventas, ingresos, depsitos en efectivo, nmina, decisiones de
crdito y flujo de materiales en una fbrica.
El objetivo principal de los sistemas a este nivel es responder las preguntas de
rutina y seguir el flujo de las transacciones a travs de la organizacin.
Partiendo de esto podemos reafirmas lo que dice el autor, que los SI a nivel
operativo son los que supervisan las actividades elementales y las transacciones de
la organizacin. Por ejemplo: Un SI para realizar depsitos en un cajero
automticos, sistemas de registros de horas trabajadas.
2.6.1.2.2. Sistemas a nivel de conocimiento
Kenneth C.(2004:39)SI que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos
de una organizacin. El propsito es ayudar a las empresas comerciales a integrar
el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el
flujo de trabajo de oficinas.
2.6.1.2.3. Sistemas a nivel administrativo
Kenneth C. (2004:39)Sirven a las actividades de supervisin, control, de toma de
decisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio
Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes peridicos ms que
informacin instantnea de operaciones.
Kenneth tambin seala que algunos sistemas que algunos sistemas de este nivel
Apoyan a la toma de decisiones no rutinarias, decisiones menos estructuradas. Un
ejemplo de este tipo sera un SI de control de ubicacin en viviendas de los
empleados.

12

2.6.1.2.4. Sistemas a nivel estratgico
Kenneth C.(2004:40)Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos
estratgicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno
externo. Su funcin principal es compaginar los cambios del entorno externo con la
capacidad organizacional existente.
Visto esto se puede decir que los Sistemas a nivel estratgico apoyan a las
actividades de planeacin a largo plazo de la direccin general de la empresa.
2.6.2. Educacin Superior y Gestin de Calidad
2.6.2.1. Educacin Superior
Como sabemos la educacin superior es la que se imparte en escuelas e institutos
superiores, centros superiores de post-grado y universidades. Los institutos ofrecen
programas de formacin de maestros y una variedad de opciones de formacin tcnica
en carreras que tienen una duracin no menor de cuatro ni mayor de diez semestres
acadmicos.
Vctor M. (2009:16) La educacin superior implica la enseanza activa, procesos
didcticos, desarrollo de competencias, etc.
Los institutos y escuelas superiores otorgan ttulos de profesional, tcnico y experto.
Las universidades otorgan ttulos de bachiller, maestro y doctor. No es necesario
realizar estudios ni encuestas para saber que actualmente existe una gran demanda en
el Per, y que son muchas las opciones que se ofrecen, es por eso que las
organizaciones que brindan estos servicios deben estar pendientes de qu propuestas
ofrecer, estar atentas al cambio, y sobretodo siempre gestionar calidad, ya que esto
genera que su reputacin aumente, lo cual desemboca en un mejor producto, y un
aumento de ganancias, en los que son particulares.
A. Rial (2006:61) Las universidades buscan superar obstculos como el alto grado de
desempleo de sus egresados por la poca pertinencia de los estudios realizados, as
como el aumento de la crtica social a la falta de pertinencia de sus programas.
Tal y como afirma este autor estas barreras dificultan mucho la correcta visualizacin
de la educacin superior, es por eso que se busca hoy en da una gestin de calidad.
2.6.2.1.1. Gestin de Calidad en la Educacin Superior
A partir del surgimiento de la gestin de calidad en las organizaciones
empresariales, las universidades han iniciado el proceso de bsqueda de la calidad
en sus servicios.
A. Rial (2006:60): Las universidades han comenzado a hablar de calidad, esto se
debe a las siguientes situaciones:

13

Aumento de la crtica social a la falta de pertinencia de sus programas
Escasa investigacin y falta de relevancia de la investigacin para resolver los
problemas sociales y empresariales
Alto grado de ineficiencia y de ineficacia, que lleva a un mal empleo de los
recursos que aporta el estado, las empresas y las mismas personas;
Alto desempleo de sus egresados por la poca pertinencia de los estudios
realizados
Aumento significativo de la oferta de estudios en educacin superior, que
genera la posibilidad de que una universidad vea disminuido de forma
significativa el nmero de estudiantes llegada de universidades extranjeras de
gran prestigio
Progresivo aumento de los pases en los cuales la financiacin estatal est
sujeta a la demostracin de impacto de las universidades.
Lo que manifiestan estos autores es cierto, y se evidencia da a da ya que siempre
vemos como se intenta mejorar los servicios ofrecidos.
2.6.2.2. Sistemas de Informacin en el mbito de Administracin Acadmica
2.6.2.2.1. Sistemas de Informacin en la Organizacin
Joan Pastor (2002:57) Toda organizacin Social incluye, en calidad de subsistema
propio, un sistema de informacin global. De este modo, el sistema de informacin
existe porque tambin existe la organizacin que lo acoge, motivo por el cual carece
de sentido fuera de sta.
Partiendo de esto y sabiendo que toda organizacin tiene problemas que enfrentar,
se puede decir que siempre hay que estar prestos al cambio para ser competitivos,
innovando siempre con mtodos en el trabajo, o con tecnologas. Es ah donde
entran a tallar los SI, ya que generan ventajas en la organizacin y aumentan la
capacidad de competencia y calidad.
2.6.2.2.1.1. Ventajas de los SI en las Organizaciones
a) Eficacia/Efectividad
Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola ambos trminos (eficacia y
efectividad) estn definidos como: la capacidad de lograr el efecto que se
desea o se espera.
G. Merli (1997:1) "La eficacia en una rea prioritaria es sinnimo de profundidad
y rapidez en la mejora."

14

Entonces se entiende por eficacia al grado de cumplimiento de un objetivo
perseguido. Es decir, una mayor efectividad busca tener una alta productividad,
un aumento de la misma y una consecuente mejora de los servicios. En este
caso los SI permiten a las organizaciones cumplir sus objetivos, o en todo caso
facilitar la llegada a estos, adems ayudan a tomar mejores decisiones y
proveer mejores productos y servicios a sus clientes.
b) Eficiencia
Cuando se hace uso de un Sistema de Informacin, casi siempre se busca
reducir el empleo de recursos, tales como recurso humano y sus labores
rutinarias, reduccin de costos. En pocas palabras lo que se quiere es hacer
ms con menos, es decir se busca la eficiencia.
Segn el DRAE eficiencia est definida como la capacidad de disponer de algo
o alguien para conseguir un efecto determinado.
Se puede afirmar entonces que la eficiencia est relacionada con la manera de
cumplir el objetivo. Como se ha mencionado anteriormente, la implementacin
un SI permite la reduccin de espacio y la mejora en el uso del tiempo; claro
est que eso depende de qu tan bien haya sido el anlisis realizado
previamente.
c) Aumento de ventajas competitivas
Los Sistemas de Informacin intentan generar mejoras en la calidad de un
servicio partiendo de una mejor administracin de los recursos.
R.Stair (2000:158) El software incluye herramientas y programas de propsitos
generales que dan apoyo a las diversas necesidades de las personas.
Casi siempre se busca la mejora de la calidad tanto en los servicios como en
los productos, para incrementar la eficiencia y la eficacia. Es decir, los SI casi
siempre generan ventajas, las cuales mantienen a la empresa con una buena
competitividad.
2.6.2.2.2. Evolucin de los Sistemas de Informacin en la Organizacin
R. Nolan nos manifiesta que los Sistemas de Informacin, al igual que todos los
sistemas tienen una evolucin en las organizaciones:
Se implantan en forma inicial Sistemas de Procesamiento de Transacciones
Posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones
Por ltimo, se desarrollan los Sistemas Estratgicos.

15

La funcin de la Informtica en las organizaciones evoluciona a travs de ciertas
etapas de crecimiento.
2.6.3. El rea de Secretara Acadmica
Casi en todas las organizaciones que brindan el servicio de educacin, Secretara
Acadmica tiene como funcin brindar asistencia y asesora a los alumnos, padres de
familia y profesores en los procesos acadmico-administrativos.
UNAM (200:426) La secretara acadmica tiene como objetivo apoyar el desarrollo de
las actividades acadmicas y acadmico-administrativas
Lo ideal sera que el rea sea innovadora, que se apoye en el uso de la tecnologa de
la informacin para mejorar continuamente los procesos que administran y por ende la
calidad en sus servicios.
Esta rea es muy importante ya que por ella pasan todos los trmites del alumnado, es
por eso que no debe descuidarse el hecho de que cada da aparecen nuevas
propuestas que prometen calidad a nivel de todos sus servicios.
2.6.3.1. Mejoras con la aplicacin del SI en el rea
La aplicacin de un SI en la parte acadmica administrativa intenta reducir el tiempo,
en lo que respecta al acceso a datos, a la bsqueda, a la actualizacin, a la integracin
de informacin, ya que esta siempre debe ser precisa, oportuna, y segura.
V. Fernndez (2006:14) Todo sistema de informacin debe tener como objetivo el
correcto funcionamiento de una organizacin de forma eficaz y eficiente.Si se ahorra
tiempo los trabajadores sern ms eficientes y eficaces y eso conlleva a un mejor
rendimiento que sin duda beneficia enormemente a la Institucin.
El SI evita el almacenamiento de documentos o informacin en fsico, o en todo caso lo
reduce. Adems los documentos que estn en fsico son vulnerables a cualquier
desastre. La comunicacin dentro de la organizacin, ya sea una solicitud o entrega de
algn reporte toma menos tiempo si existe una red, la cual muchas veces va de la
mano con el SI.
El empleo de un SI contribuye a la mejora de algunas situaciones que significan un
problema para la organizacin, y que a la larga pueden producir malestar, generando
as un dficit en la reputacin y en lo que representa la calidad del servicio brindado.
A. Rial (2006:60) Las universidades han comenzado a hablar de calidad
Efectivamente, hoy en da lo que se busca es la calidad y no solo en las
universidades. Hoy se busca en una institucin que se presten los servicios
adecuados, que no se genere malestar, que se faciliten los procesos relacionados a
trmites, consultas y dems; y un SI puede colaborar a lograrlo.

16

2.6.4. Metodologa Rational Unified Process (RUP)
RUP es una metodologa que define claramente quien, cmo, cundo y qu debe
hacerse, su enfoque est basado en modelos que utilizan un lenguaje simblico bien
definido para tal fin, el UML (Unified Modeling Language o Lenguaje de Modelamiento
Unificado).
Esta metodologa aporta herramientas como los casos de uso, que definen los
requerimientos de los usuarios del sistema. Permite la ejecucin iterativa del proyecto y
del control de riesgos. Las caractersticas principales de esta metodologa son:
Guiado por los Casos de Uso
Centrado en la Arquitectura
Guiado por los Riesgos
Iterativo
A travs de un proyecto guiado por RUP, los requerimientos funcionales son
expresados en la forma de Casos de Uso, que guan la realizacin de una arquitectura
ejecutable de la aplicacin. Adems, el proceso focaliza el esfuerzo del equipo en
construir los elementos crticos estructuralmente y del comportamiento antes de
construir elementos menos importantes. La mitigacin de los riesgos ms importantes
gua la definicin y confirmacin del alcance en las primeras etapas del ciclo de vida.
Debido a que RUP divide el ciclo de vida en iteraciones, nos permitir evaluar el
avance del desarrollo del software del presente proyecto, en base a las versiones
refinadas de los ejecutables de la aplicacin que se producirn.
La metodologa RUP, llamada as por sus siglas en ingls Rational Unified Process,
divide en 4 fases el desarrollo del software. Cada Fase tiene definido un conjunto de
objetivos y un punto de control especifico, tal como se describe en la tabla A.

FASE OBJETIVOS PUNTO DE CONTROL

Concepcin
Definir el alcance del
proyecto.
Entender que se va a
construir.
Objetivo del proyecto.
Elaboracin
Construir una versin
ejecutable de la
arquitectura de la aplicacin
Entender cmo se va a
construir
Arquitectura de la
aplicacin.
Construccin
Completar el esqueleto de
la aplicacin con la
funcionalidad
Construir una versin beta
Versin operativa inicial
de la aplicacin.
Transicin Construir la versin final Aplicacin final.
Tabla A. Fases del RUP, tomada de Metodologa de Desarrollo de Software (MDS).

17

Como se muestra en la figura A., RUP considera un conjunto de disciplinas que guan
el desarrollo del software en sus diferentes fases. Estas disciplinas de desarrollo son
las siguientes:
Modelado de Negocios: Entendiendo las necesidades del negocio.
Requerimientos: Trasladando las necesidades del negocio a un sistema
automatizado.
Anlisis y Diseo: Trasladando los requerimientos dentro de la arquitectura
de software.
Implementacin: Creando software que se ajuste a la arquitectura y que
tenga el comportamiento deseado.
Pruebas: Asegurndose que el comportamiento requerido es el correcto y que
todo los solicitado est presente.
Configuracin y administracin del cambio: Guardando todas las versiones
del proyecto.
Administrando el proyecto: Administrando horarios y recursos.
Ambiente: Administrando el ambiente de desarrollo.
Distribucin: Distribuir fsicamente el producto del proyecto.











Figura A. Fases y Disciplinas del RUP, tomada de Metodologa de Desarrollo de
Software (MDS).




18

2.7. Marco Conceptual

Mejorar
Richard Y. (1996:2) Progresar constantemente porque el mundo cambia a diario.
Soporte
Elsevier (2011:26) Servicio que proporciona una asistencia directa, para resolver
cualquier tipo de problemtica.
Gestin
G.Merli(1997:1) Capacidad que posee una empresa para lograr, con mucha rapidez,
importantes resultados operativos que la coloquen en posicin de alcanzar el xito
tanto a corto como a largo plazo.
Calidad
M. Udaondo (1992:4) Es un importantsimo elemento movilizador, al actuar como
elemento de motivacin, integracin y satisfaccin para los trabajadores que,
gracias a ella, son y se sienten ms parte de la empresas y sus objetivos.
Procesos Acadmicos
E.Marn (2004:15) Procesos de transformacin y produccin de conocimientos, as
como la generacin de servicios bien sea el de la enseanza, bien el de la solucin
de un problema cientfico o tcnico complejo, o bien sea el de la extensin de la
cultura cientfica.
Procesos Administrativos
Ramn V. Melinkof (1968:33) Conjunto de acciones interrelacionadas e
interdependientes que conforman la funcin de administracin e involucra diferentes
actividades tendientes a la consecucin de un fin a travs del uso ptimo de recursos
humanos, materiales, financieros y tecnolgicos.
Escalabilidad
J.Mueller (2002:17) Capacidad de un sistema para incrementar su procesamiento y
sus capacidades para manejar recursos




19












CAPTULO III
MARCO METODOLGICO











20

3.1. Tipo de Estudio
La investigacin de acuerdo al enfoque de estudio que requiere es: Investigacin
Cuantitativa.
3.2. Diseo de Investigacin
El diseo considerado para contrastar o verificar la hiptesis de esta investigacin
corresponde al diseo experimental, denominado diseo cuasi experimental de un solo
grupo con mediciones de pre test y post test.
Esquema:




Donde:
O
1
= Representa el Pre Test aplicado al Grupo de Estudio.


O
2
= Representa el Post Test aplicado al Grupo de Estudio .
X = Representa Variable independiente aplicada al Grupo de Estudio (Sistema de
Informacin).
3.3. Hiptesis
El uso de un Sistema de Informacin mejora y brinda soporte a los procesos acadmicos
administrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica del Instituto Superior
Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes Sullana, 2013.
3.4. Identificacin de Variables

a) Variable Independiente:
Sistema Informtico para el rea de Secretara Acadmica.
b) Variable Dependiente:
Mejora y Soporte de los procesos acadmicos y administrativos en el rea de
Secretara Acadmica.
c) Variable Interviniente:
Metodologa RUP

PRETEST ESTMULO POS TEST

GRUPO DE ESTUDIO O1 X O2

21

3.4.1. Operacionalizacin de variables
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b
j
e
t
i
v
o

G
e
n
e
r
a
l

2
.
3
.
2

O
b
j
e
t
i
v
o
s

E
s
p
e
c

f
i
c
o
s

P
R
O
B
L
E
M
A


2
.
2


22

3.5. Poblacin, Muestra y Muestreo
3.5.1. Poblacin
La poblacin se considera de tipo finita, e involucra al personal que labora en las reas de
secretara acadmica y tesorera en un nmero de 2 personas. La poblacin a la cual se le
aplicara el instrumento Cuestionario para la recoleccin de datos, comprende a los
estudiantes atendidos en las reas de secretara acadmica y tesorera del ISTP Juan
Jos Farfn Cspedes, durante el ao 2013.
La distribucin de la aplicacin se aprecia a continuacin:
INSTITUCIN
EDUCATIVA
AGENTES
GENERO
TOTAL
MASCULINO FEMENINO
ISTP Juan Jos
Farfn Cspedes

Estudiantes

278 326 604
Personal
rea de
Secretara
Acadmica
- 1 1
Personal
rea de
Tesorera
- 1 1
TOTAL 278 328 606
Fuente: rea de Secretara Acadmica del ISTP Juan
Jos Farfn Cspedes.
3.5.2. Muestra
Debido a que el tamao de la poblacin de las reas, tanto de secretara acadmica
como de tesorera es pequeo, no es necesario obtener una muestra.
Para el caso de la poblacin referida a los estudiantes, se ha considerado trabajar con el
2% de la poblacin, para lo cual aplicaremos la siguiente frmula probabilstica (Johmson
y Klobe 1999):

()

,quedando la muestra conformada de la siguiente

manera:
INSTITUCIN
EDUCATIVA
AGENTES POBLACIN MUESTRA
ISTP Juan Jos
Farfn Cspedes
Estudiantes 604 30

23

3.5.3. Muestreo
La muestra ser seleccionada en base a un muestreo no probabilstico, con su modalidad
muestreo por convivencia, es decir que los elementos de la muestra sern tomados en
cuenta, de acuerdo a la cercana y disponibilidad de los participantes en el estudio,
buscando cumplir con el tamao de muestra deseado.

3.6. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos
3.6.1. Tcnicas
Dada la naturaleza del estudio se requerir obtener datos reales actuales a partir de la
opinin de los estudiantes y personal que labora en las reas de secretara acadmica y
tesorera; para lo cual se va a requerir emplear las siguientes tcnicas:
- Encuesta
- Observacin
3.6.2. Instrumentos
Los datos van a ser recolectados considerando principalmente el uso de entrevistas
realizadas a los estudiantes y visitas personales hacia el personal que labora en las
reas de secretara acadmica y tesorera. Para todos los casos se seala las
herramientas a aplicar:
- Cuestionario
- Ficha de Observacin










24












CAPTULO IV
DESCRIPCIN DE RESULTADOS













25

4.1. Descripcin de Resultados
4.1.1. Presentacin de los Resultados del Pre Test y Post Test del grupo de estudio
Para evaluar la variable dependiente (Mejora y Soporte de los procesos acadmicos y
administrativos en el rea de Secretara Acadmica); se aplic un cuestionario y los
puntajes obtenidos en el estudio de la calidad del servicio que brinda el rea de
Secretara Acadmica, por el grupo de estudio en el pre test y post test se presentan a
continuacin:

TABLA N01: Distribucin numrica y porcentual del grupo de estudio, segn pre
test y post test, del nivel de calidad del servicio que brinda el rea de Secretara
Acadmica, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.

CALIDAD DEL SERVICIO DEL REA DE
SECRETARA ACADMICA
GRUPO DE ESTUDIO
Pre Test Post Test
Valoracin n % n %
Totalmente De Acuerdo 2 6,7% 10 33,3%
De Acuerdo 4 13,3% 9 30,0%
Neutro 8 26,7% 7 23,3%
En Desacuerdo 10 33,3% 3 10,0%
Totalmente Desacuerdo 6 20,0% 1 3,3%
Total 30 100% 30 100%

Anlisis e Interpretacin: En la tabla N01 se observa que en el pre test se obtuvo que,
el 13,3% del grupo de estudio est de acuerdo con el nivel de la calidad del servicio
brindado por el rea de Secretara y slo el 6,7% est totalmente de acuerdo. Luego de
haber aplicado el Sistema de Informacin el 30% est de acuerdo, y el 33,3% totalmente
de acuerdo.
Apreciamos tambin que antes de aplicar el Sistema de Informacin, ms del 50% del
grupo de estudio est en desacuerdo (total o parcialmente) con el nivel de servicio
brindado en secretara acadmica, y en el post test se observa que esta cifra asciende
solo al 13% aproximadamente.
Queda probado que el uso de las tecnologas, en este caso, un Sistema de Informtico,
contribuyen a la mejora de la calidad en los servicios, lo cual desemboca en un
incremento del nivel de satisfaccin de los clientes para con los servicios.


26

FIGURA N01: Distribucin porcentual del grupo de estudio, segn pre test y post
test, del nivel de calidad del servicio que brinda el rea de Secretara Acadmica,
del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.





TABLA N02: Distribucin numrica y porcentual del grupo de estudio, segn pre
test y post test, del nivel de calidad del servicio que brinda el rea de Tesorera, del
ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.

CALIDAD DEL SERVICIO DEL REA DE
TESORERA
GRUPO DE ESTUDIO
Pre Test Post Test
Valoracin n % n %
Totalmente De Acuerdo 3 10,0% 3 10,0%
De Acuerdo 5 16,7% 12 40,0%
Neutro 10 33,3% 10 33,3%
En Desacuerdo 7 23,3% 4 13,3%
Totalmente Desacuerdo 5 16,7% 1 3,3%
Total 30 100% 30 100%



0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Pre Test
6.7%
33.3%
13.3%
30.0%
26.7%
23.3%
33.3%
10.0%
20.0%
3.3%
Totalmente De Acuerdo
De Acuerdo
Neutro
En Desacuerdo
Totalmente Desacuerdo

27

Anlisis e Interpretacin: En la tabla N02 se aprecia que tanto en el pre test como en
el post test se obtuvo el mismo resultado en cuanto a estar totalmente de acuerdo con la
calidad del servicio brindado por tesorera, 10%; sin embargo, el porcentaje de quienes
estn de acuerdo subi de 16,7% a 40% luego de implementado el Sistema Informtico.
El porcentaje de quienes manifiestan estar en desacuerdo disminuy del 23,3% en el pre
test a 13,3% en el pos test. Situacin parecida se obtuvo en los resultados respecto a
quienes estn totalmente en desacuerdo, los cuales variaron de 16,7% en el pre test a
3,3% en el post test.

El Sistema Informtico contribuye a mejorar la calidad del servicio brindado por el rea de
tesorera, esto se ve reflejado en el grado de conformidad que muestra el grupo de
estudio para con los servicios que estos reciben, obtenido luego de haber realizado el
post test.

FIGURA N02: Distribucin porcentual del grupo de estudio, segn pre test y post
test, del nivel de calidad del servicio que brinda el rea de Tesorera, del ISTP Juan
Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.





0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Pre Test Post Test
10.0% 10.0%
16.7%
40.0%
33.3% 33.3%
23.3%
13.3%
16.7%
3.3%
Totalmente De Acuerdo
De Acuerdo
Neutro
En Desacuerdo
Totalmente Desacuerdo

28

TABLA N03: Distribucin numrica y porcentual del grupo de estudio, segn pre
test y post test, del tiempo empleado en el trmite de inscripcin por el rea de
Secretara Acadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.
TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCESO
DE INSCRIPCIN
GRUPO DE ESTUDIO
Pre Test Post Test
Valoracin n % n %
Totalmente De Acuerdo 2 6,7% 6 20,0%
De Acuerdo 4 13,3% 13 43,3%
Neutro 13 43,3% 9 30,0%
En Desacuerdo 6 20,0% 2 6,7%
Totalmente Desacuerdo 5 16,7% 0 0,0%
Total 30 100% 30 100%

Anlisis e Interpretacin: De acuerdo a los datos obtenidos en la Tabla N03, se puede
inferir del pre test, que el 13,3% est de acuerdo con el tiempo que se emplea en el
proceso de inscripcin, contrario a esto, encontramos que en el post test el grado de
aceptacin del tiempo empelado, por parte del grupo de estudio es de 43,3%. El 6,7% de
los encuestados manifest en el pre test estar totalmente de acuerdo con el tiempo que
demanda realizar el proceso de inscripcin, y luego de aplicado el Sistema Informtico
ahora el porcentaje increment al 20%.
Despus de aplicado el SI se elimin el ndice de quienes estn totalmente en
desacuerdo. El Sistema de Informacin dot de facilidades a los encargados lo cual
permiti disminuir el tiempo que se emplea en el trmite de inscripcin, y por ende
aumentar el grado de satisfaccin de los clientes.
FIGURA N03: Distribucin porcentual del grupo de estudio, segn pre test y post
test, del tiempo empleado en el trmite de inscripcin por el rea de Secretara
Acadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.


0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Pre Test
6.7%
20.0%
13.3%
43.3% 43.3%
30.0%
20.0%
6.7%
16.7%
0.0%
Totalmente De Acuerdo
De Acuerdo
Neutro
En Desacuerdo
Totalmente Desacuerdo

29

FIGURA N04: Grfica del tiempo empleado en el trmite de inscripcin por el rea
de Secretara Acadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes, segn
pre test y post test. Ao 2013.





TABLA N04: Distribucin numrica y porcentual del grupo de estudio, segn pre
test y post test, del tiempo empleado en el trmite de matrcula por el rea de
Secretara Acadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.

TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCESO
DE MATRCULA
GRUPO DE ESTUDIO
Pre Test Post Test
Valoracin n % n %
Totalmente De Acuerdo 2 6,7% 3 10,0%
De Acuerdo 5 16,7% 16 53,3%
Neutro 10 33,3% 8 26,7%
En Desacuerdo 8 26,7% 3 10,0%
Totalmente Desacuerdo 5 16,7% 0 0,0%
Total 30 100% 30 100%


0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
12,67 min
8,11 min
M
i
n
u
t
o
s

Pre Test
Post Test

30

Anlisis e Interpretacin: Se observa en la tabla N04 que en el pre test realizado al
grupo de estudio, se obtuvo que el 16,7% de los encuestados dicen estar de acuerdo con
el tiempo que se emplea en el trmite de matrcula, mientras que en el pos test un 53%
de encuestados alegan estar de acuerdo con el tiempo, obtenindose en consecuencia
un incremento favorable respecto a la aceptacin del nuevo tiempo que se emplea en el
proceso de matrcula.
El porcentaje de quienes estn en desacuerdo baj del 16,7% en el pre test al 10% en el
pos test, luego de haber implementado el Sistema Informtico.
Con respecto a los que estn totalmente en desacuerdo, los resultados del post test
muestran que el 16,7% que se haba obtenido anteriormente desapareci.
Con lo que se infiere que el Sistema Informtico contribuye en la minimizacin del tiempo,
es decir, es obvio que el nivel de satisfaccin por parte de los clientes aumenta.

FIGURA N05: Distribucin porcentual del grupo de estudio, segn pre test y post
test, del tiempo empleado en el trmite de matrcula por el rea de Secretara
Acadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.








0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Pre Test
6.7%
10.0%
16.7%
53.3%
26.7%
10.0%
16.7%
0.0%
Totalmente De Acuerdo
De Acuerdo
Neutro
En Desacuerdo
Totalmente Desacuerdo

31

FIGURA N06: Grfica del tiempo empleado en el trmite de inscripcin por el rea
de Secretara Acadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes, segn
pre test y post test. Ao 2013.















0
5
10
15
20
25
30
23.5
12.11
M
i
n
u
t
o
s

Pre Test
Pos Test

32












CAPTULO V
DISCUSIN DE RESULTADOS













33

Para M. Udaondo (1992:4) La calidad es un importantsimo elemento movilizador, al actuar
como elemento de motivacin, integracin y satisfaccin para los trabajadores que, gracias
a ella, son y se sienten ms parte de la empresa y sus objetivos., partiendo con esta
definicin el presente estudio ha sido orientado a mejorar y brindar soporte a los procesos
acadmicos y administrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica del Instituto
Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes Sullana. Buscando minimizar el
tiempo que se emplea en algunos trmites y servicios que involucran a los usuarios, y la
seguridad de la informacin que se maneja respecto a los mismos.
Al hablar de minimizacin de tiempos se hace referencia a la eficiencia y eficacia, lo cual se
busca en toda organizacin, y debe ser un objetivo cuando se hace uso de un Sistema de
Informacin tal y como lo dice V. Fernndez (2006:14) Todo sistema de informacin debe
tener como objetivo el correcto funcionamiento de una organizacin de forma eficaz y
eficiente.
Se consider tambin, analizar el nivel que tenan los servicios brindados, para lo cual se
realiz encuestas que dejaron entrever el descontento de gran parte del alumnado, quienes
manifiestan no estar de acuerdo con el tiempo que demanda los servicios en lo que respecta
a la atencin por parte de la secretaria y la tesorera. Esto es causado no solo por lo que
realiza el personal sino por la mala utilizacin de los recursos, lo que genera merma en la
calidad. A. Rial (2006:60):Las Instituciones de educacin Superior han comenzado a hablar
de calidad, esto se debe a la siguiente situacin: Alto grado de ineficiencia y de ineficacia,
que lleva a un mal empleo de los recursos
Por todo esto, se plante usar un SI, ya que el empleo de este contribuye a la optimizacin
de los recursos y por ende a la mejora de algunas situaciones que significan un problema
para la organizacin, y que a la larga pueden producir malestar, generando as un dficit en
la reputacin y en lo que representa la calidad del servicio brindado.
El Sistema de Informacin diseado e implementado fue dirigido a colaborar y facilitar el
trabajo que realiza el personal del rea de Secretara Acadmica. Se busc por lo tanto
utilizar la tecnologa para favorecer la innovacin, la productividad y la seguridad en los
procesos del rea indicada.
Se logr disminuir el tiempo empleado en los procesos de inscripcin y matrcula. En
inscripcin al realizar el pre test se obtuvo como resultado un tiempo promedio de 12,67
minutos, incluyendo el trmite con la secretaria y la tesorera que forman parte del mismo
proceso. Luego de haber sido implementado el SI se procedi a la aplicacin del post test y
los resultados cambiaron, arrojando como tiempo promedio 8,1 minutos.
De igual manera en el proceso de matrcula, en el pos test, se obtuvo como resultado un
promedio de tiempo de 12,11 minutos, inferior al resultado del pre test el cual arroj 23,5
minutos.


34

En ambos casos el tiempo disminuy, incluso se observa que el tiempo usado para el trmite
de matrcula se redujo a casi la mitad, lo que prueba que la aplicacin del Sistema de
Informacin influy positivamente en el proceso. Esto se debe a que el Sistema de
Informacin fue desarrollado luego de un anlisis para saber qu funcionalidad y
caractersticas deba tener, y que facilidades y herramientas otorgara a quienes lo usen.
Entonces, dicho esto se afirma lo que propone R.Stair (2000:158) El software incluye
herramientas y programas de propsitos generales que dan apoyo a las diversas
necesidades de las personas.
De esta manera, en la presente investigacin se ha resaltado la repercusin del diseo e
implementacin del Sistema de Informacin en la agilizacin de los trmites
correspondientes a matrcula e inscripcin de los estudiantes, ambos manejados por el rea
de Secretara Acadmica, colaborando as con la mejora de estos servicios en el ISTP. Juan
Jos Farfn Cspedes de la ciudad de Sullana.
Cabe rescatar tambin que el Sistema de Informacin da respaldo ante diversas situaciones
que podran en ciertos contextos daar o alterar la informacin o la funcionalidad de las
tareas que se realizan. Elsevier (2011:26) nos dice Soporte es el servicio que proporciona
una asistencia directa, para resolver cualquier tipo de problemtica. Entonces se puede
decir que el Sistema de Informacin implementado da soporte a las tareas realizadas.















35












CAPTULO VI
CONCLUSIONES














36

La implementacin y uso de un Sistema Informtico, contribuye a mejorar y brindar
soporte a los procesos acadmicos y administrativos efectuados por el rea de
Secretara Acadmica del Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn
Cspedes Sullana. Esto se ve evidenciado, en los resultados obtenidos en el pos
test, lo cual indica el incremento del grado de satisfaccin de los clientes con la
calidad del servicio que brinda el rea.
El nivel de calidad de los servicios brindados por el rea de Secretara Acadmica del
ISTP Juan Jos Farfn Cspedes es bajo, esto se observa en los resultados
obtenidos en el pre test, sin embargo luego de implementado el SI la calidad de los
servicios aumenta significativamente y esto se sustenta en los resultados obtenidos
en el post test.
El Sistema de Informacin proporciona los mecanismos que permiten agilizar los
procesos acadmicos administrativos que efecta el rea de Secretara Acadmica
en cuanto a la manipulacin de informacin acadmica de sus estudiantes. Esto
queda probado, ya que luego de la implementacin del SI el tiempo promedio para los
trmites de matrcula e inscripcin se minimiz en gran parte.
Proporcionar mecanismos que permitan controlar de manera ptima y estructurada la
informacin empleada en el rea de Secretara Acadmica para los procesos
acadmicos administrativos es un objetivo que se cumplido con el Sistemas de
Informacin; es decir el SI colabora con el mejoramiento en el trato de la informacin,
esto debido a que posee una funcionalidad que se adeca al rea donde se aplica.
Esta caracterstica del Sistema se obtuvo gracias al anlisis realizado antes del
diseo y desarrollo del sistema.
La implementacin del SI contribuye a disminuir el nivel de vulnerabilidad y brinda
respaldo a la informacin manejada en los procesos acadmicos administrativos por
parte del rea de Secretara Acadmica. Esto gracias a que el sistema constituye
mecanismos que salvaguardan la informacin y mantienen su integridad.








37












CAPTULO VII
RECOMENDACIONES














38


Considerar la implementacin del Sistema Informtico para agilizar y dar soporte a los
procesos acadmicos administrativos del rea de Secretara Acadmica, descrito en
la presente propuesta, para que de esa manera, se pueda automatizar los procesos y
por consiguiente mejorar la calidad de los procesos ya mencionados.
Buscar un mecanismo para que la lentitud de ciertos trmites que por obligacin se
tienen que realizar de manera manual sea minimizada y de esta manera agilizar el
ingreso de esta informacin a las bases de datos.
Realizar un programa de capacitacin o informacin sobre la naturaleza del sistema a
implementarse. Ya que el Sistema de Informacin trabaja mejor si todos los miembros
del rea estn comprometidos en su desarrollo, si tienen claros los procesos y
comprender con facilidad la informacin que se utiliza. Y cuando los miembros del
personal estn interesados en la informacin y en su utilidad recolectan los datos con
mayor cuidado, atencin y de una manera ms exacta.
Debe destacarse que el proceso de implantacin de un Sistema de Informacin debe
ir acompaado de una serie de Polticas, normas y procedimientos que permitan
consolidar el empleo adecuado y una evaluacin continua de este sistema.























39

















CAPTULO VIII
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS




















40

STAIR, Ralph y REYNOLDS, George. Principios de Sistemas de Informacin:
Enfoque Administrativo. 4 Ed. International Thomson Editores, 2000. 692 p.
ISBN 968-7529-97-0
MARTOS NAVARRO, Fernando, et al. Tcnicos de soporte informtico de la
comunidad de castilla y len. 1 ed. Editorial MAD. 368p. ISBN 84-665-5098-4
FERNNDEZ ALARCN, Vicenc. Desarrollo de Sistemas de Informacin:
Una metodologa basada en el modelado. 1 ed. Ediciones UPC,2006.220 p.
ISBN 84-8301-802-4
LAUDON, Kenneth y Jane P.Laudon. Sistemas de Informacin Gerencial:
administracin de la empresa digital. 8 ed. Pearson Educacin.2004, 608.
ISBN 970-26-0528-8
LPEZ PASTOR, Vctor. Evaluacin Formativa y compartida en Educacin
Superior: Propuestas, tcnicas, instrumentos y experiencias. Narcea
Ediciones. 2009, 272. ISBN 978-84-277-1596-7
TOBN, Sergio, et al. Competencias, Calidad y Educacin Superior.
Cooperativa Editorial Magisterio 2006,210p.
PASTOR COLLADO, Joan. Concepto de Sistema de Informacin en la
Organizacin. Editorial UOC.2002, 28 p.
MERLI, Giorgio. La Gestin Eficaz. Ediciones Daz de Santos 1997,232 p.
ISBN 84-7978-290-0
CHANG, Richard. Mejora Continua de Procesos: gua prctica para mejorar
procesos y lograr la calidad. Ediciones Granica 1996, 124p. ISBN 950-641-
229-4
UDAONDO DURN, Miguel. Gestin de Calidad. Ediciones Daz de Santos.
1992, 230p. ISBN 84-7978-01304
MARM ESPINOSA, Elia, ROBLES RAMOS, Lucila y VILLASEOR
GUDIO, Guadalupe. Benchmarking en reas y procesos acadmicos.
ANUIES 2004, 193p. ISBN 970-704-07707
MELINKOFF, Ramn. Los procesos administrativos. 1968,112 p.
Universidad Nacional Autnoma de Mxico/ Direccin General De Planeacin
Memoria 2000. Primera Edicin. 2001, 984p. ISBN 968-36-9688-0.




41















CAPTULO IX
ANEXOS





















42

ANEXO N01 - FICHA DE OBSERVACIN


INSTITUCIN EDUCATIVA : IESTP JUAN JOS FARFN CSPEDES
REA :
USUARIO :
PROCESO :


N Fecha Hora Inicio Hora Final Total










Tiempo Total
Tiempo Promedio
Observacin:












43

ANEXO N02 CUESTIONARIO DE PRE TEST SOBRE LA SATISFACCIN DEL
USUARIO

CARRERA : CICLO :
FECHA :

En escala del 1 al 5, favor de marcar con una 'X' el nmero que mejor represente el grado en el
que est de acuerdo con las siguientes afirmaciones.


Totalmente De Acuerdo 5
De Acuerdo 4
Neutro 3
En Desacuerdo 2
Totalmente Desacuerdo 1


Cmo calificara los servicios brindados en el rea de secretara acadmica?

5 4 3 2 1
Cmo calificara los servicios brindados en el rea de tesorera?

5 4 3 2 1
Est satisfecho usted con el tiempo empleado para el trmite de matrcula?

5 4 3 2 1
Est satisfecho usted con el tiempo empleado para el trmite de inscripcin?

5 4 3 2 1
Cree que la implementacin de un Sistema Informtico contribuira a la
mejora del servicio brindado?

5 4 3 2 1
Cree que el uso de tecnologa mejorar definitivamente el servicio brindado?

5 4 3 2 1
Est de acuerdo con que se invierta en la mejora de la calidad de los servicios
brindados?

5 4 3 2 1



Sus opiniones y sugerencias son muy importantes, agradeceramos un comentario adicional.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

44


ANEXO N03 CUESTIONARIO DE POST TEST SOBRE LA SATISFACCIN DEL
USUARIO

CARRERA : CICLO :
FECHA :

En escala del 1 al 5, favor de marcar con una 'X' el nmero que mejor represente el grado en el
que est de acuerdo con las siguientes afirmaciones.


Totalmente De Acuerdo 5
De Acuerdo 4
Neutro 3
En Desacuerdo 2
Totalmente Desacuerdo 1


Cmo calificara los servicios brindados en el rea de secretara acadmica?

5 4 3 2 1
Cmo calificara los servicios brindados en el rea de tesorera?

5 4 3 2 1
Est satisfecho usted con el tiempo empleado para el trmite de matrcula?

5 4 3 2 1
Est satisfecho usted con el tiempo empleado para el trmite de inscripcin?

5 4 3 2 1



Sus opiniones y sugerencias son muy importantes, agradeceramos un comentario adicional.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
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