Encomendas - Fornecedores

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dos titulares do direito. Os infractores so passveis de
procedimento judicial.

ndice
Captulo 1: Apresentao ...............................................................1
Sumrio.......................................................................................2
Notas ao formador ........................................................................4
Objectivos gerais ..........................................................................4
Enquadramento do mdulo.............................................................4
Pblico alvo da formao................................................................4
rea de actividade/Zonas geogrficas ..............................................5
Recursos......................................................................................5
Funcionamento do mdulo..............................................................6
Simbologia ...................................................................................7
Captulo 2: Compras......................................................................8
Introduo ...................................................................................9
O comprador .............................................................................. 10
Diferentes formas de compra ........................................................ 11
A natureza das compras............................................................... 12
Individuais, retalhistas independentes e feirantes ............................ 13
Grossista ................................................................................... 13
Grandes armazns independentes e fbricas ................................... 13
As centrais de compras ................................................................ 14
A funo do servio de compras .................................................... 15
Qual a funo exacta do servio de compras? ............................... 16
Relaes internas e externas do servio de
compras .................................................................................... 19
Relaes Externas ....................................................................... 19
Relaes Internas........................................................................ 19
A Organizao das compras .......................................................... 21
Fases da compra......................................................................... 22
Registo de necessidades de compra ............................................... 24
Procura do fornecedor................................................................. 24
Escolha do fornecedor.................................................................. 25
Realizao do pedido .................................................................. 25
Recepo e controlo das mercadorias............................................. 26
Apoio s fases de compra............................................................. 26
A documentao poder assumir trs tipos: .................................... 26
Captulo 3: Gesto de Stocks ........................................................ 29
Os Stocks................................................................................... 30
Vantagens e inconvenientes dos stocks .......................................... 31
Tipos de stocks ........................................................................... 31
A gesto material de stocks .......................................................... 33

Objectivos.................................................................................. 33
Implantao do armazm............................................................. 33
Instalaes................................................................................. 34
Arrumao do armazm............................................................... 34
A movimentao ......................................................................... 35
Documentao............................................................................ 36
Recepo ................................................................................... 37
Conservao e Entrega ................................................................ 37
Ficha de armazm....................................................................... 37
Guia de Entrada.......................................................................... 38
Guia de Sada ............................................................................. 39
A gesto econmica de stocks....................................................... 40
Objectivos.................................................................................. 40
Custo dos Stocks......................................................................... 40
Stock de segurana ..................................................................... 41
Grfico em dentes de serra........................................................... 42
Quantidade econmica de encomenda............................................ 43
Anlise ABC................................................................................ 44
Gesto administrativa dos stocks................................................... 46
Objectivos.................................................................................. 46
Nomenclatura dos artigos em stock ............................................... 46
Colaborao da informtica........................................................... 48
Captulo 4: Fichas de Trabalho ...................................................... 49
Ficha n 1 .................................................................................. 50
Natureza das compras ................................................................. 50
Ficha n 2 .................................................................................. 52
Formas das Compras ................................................................... 52
Ficha n 3 .................................................................................. 53
Funo do servio de compras....................................................... 53
Ficha n 4 .................................................................................. 54
Fases da Compra ........................................................................ 54
Ficha n 5 .................................................................................. 55
Noo e importncia dos Stocks .................................................... 55
Ficha n 6 .................................................................................. 57
Gesto material de stocks ............................................................ 57
Ficha n 7 .................................................................................. 59
A gesto econmica dos stocks ..................................................... 59
Ficha n 8 .................................................................................. 63
Movimento de armazm............................................................... 63
Captulo n 5: Concluso.............................................................. 65
Bibliografia................................................................................. 66
Participantes .............................................................................. 68

ndice de tabelas
Tabela 1: Fases/Documentos ........................................................ 27
Tabela 2: Resumo Geral de Documentos......................................... 28

ndice de figuras
Figura 1: Servio de Compras .........................................................9
Figura 2: O comprador................................................................. 10
Figura 3: Natureza das compras.................................................... 11
Figura 4: Funo das Compras ..................................................... 15
Figura 5: Ponto de Aprovisionamento............................................. 16
Figura 6: Organizao das Compras............................................... 21
Figura 7: A Encomenda................................................................ 25
Figura 8: Liquidao / Pagamento.................................................. 28
Figura 9: Rotao de Stocks ......................................................... 32
Figura 10: Noo de armazm ...................................................... 33
Figura 11: Movimentao no armazm........................................... 36
Figura 13: Guia de Entrada........................................................... 38
Figura 14: Guia de sada .............................................................. 39
Figura 15: Ruptura Stocks / Stock Segurana.................................. 41
Figura 16: Curva em dentes de serra ............................................. 42
Figura 17: Frmula n encomendas/ano ......................................... 43
Figura 18: Frmula quantidade econmica...................................... 43

Figura 19: Curva ABC .................................................................. 45
Figura 20: O Activo ..................................................................... 46
Figura 21: Noo de nomenclatura ................................................ 47
Figura 22: Cdigo de Barras ......................................................... 47

Captulo 1: Apresentao
Introduo
Sumrio
Notas ao formador

Sumrio
Uma correcta poltica de compras fundamental a qualquer empresa
que pretenda maximizar os seus lucros. No entanto, no possvel
traar um bom plano de compras sem uma eficaz gesto de stocks. Com
efeito, a empresa deve ser capaz de satisfazer atempadamente as
necessidades dos seus clientes, sem correr o risco de se afundar em
monos.
Neste sentido, as Compras e Gesto de Stocks so uma pea
fundamental na gesto global da empresa, e este manual destina-se a
apoiar os formadores na formao de futuros micro empresrios, uma
vez que os materiais de apoio existentes so dispersos e esto
elaborados numa linguagem muito tcnica.
Assim, o objectivo foi fazer a compilao das matrias j existentes e
transforma-las numa linguagem simples e acessvel para este tipo de
pblico.
Este Manual um guia que pretende constituir um conjunto de recursos
(textos, fichas de trabalho, transparncias, ...) que apoiem a
planificao das sesses do formador.
O seu contedo foi dividido em duas partes: 1-Compras e 2-Gesto de
Stocks. com vista formao, que, no entanto, esto intimamente
ligadas. Tambm no pode ser descurada a interligao com a rea da
documentao.
Disponibilizam-se os seguintes instrumentos de formao:
Itinerrio Temtico
Desenvolvimento Temtico
Fichas de trabalho
Transparncias
Bibliografia

2
Para a elaborao deste trabalho as autoras recorreram a diversa
bibliografia da rea especfica em causa, tendo contado, tambm, com a
colaborao do I.E.F.P. - Centro de Formao Profissional de Braga.
3
Notas ao formador
Este mdulo foi concebido tendo em ateno os seguintes objectivos e
condies:
Objectivos gerais
Apetrechar os formadores de recursos pedaggicos adequados e
motivadores, na rea de Compras e Gesto de Stocks.
Reforar a dinmica da concepo, planeamento e avaliao das
sesses de formao
Proporcionar acesso a documentao tcnica em linguagem simples
e acessvel, adequada ao pblico alvo, de suporte ao
desenvolvimento da formao.
Enquadramento do mdulo
Qualquer formao de futuros empreendedores aborda os aspectos
fundamentais relacionados com a gesto da empresa, como o caso
das compras e da gesto dos stocks.
O presente mdulo insere-se neste mbito, uma vez que comprar bem
e gerir correctamente os stocks fundamental para o sucesso da
iniciativa empresarial.
Pblico alvo da formao
Empreendedores (e/ou seus quadros tcnicos), que vo iniciar a sua
actividade profissional com um pequeno negcio (ou que j o possuem),
mas que:
no tm bases de formao mnima nesta rea
maioritariamente, possuem baixa escolaridade
4
com pouca ou deficiente experincia profissional nos temas a
abordar
rea de actividade/Zonas geogrficas
reas de actividade
Este mdulo foi pensado de forma a poder adaptar-se a qualquer rea
de actividade que o futuro empreendedor tenha em mente e aplica-se a
todo o tipo de empresas.
O manual apresenta exemplos de diferentes situaes, por forma a
permitir ao formador utilizar as que, em cada momento, forem mais
oportunas.
Zonas geogrficas
No se destacam zonas geogrficas mais necessitadas, atendendo a que
o tecido empresarial portugus se caracteriza pela predominncia de
micro e pequenas/mdias empresas.
No entanto, salientamos o facto de fora dos grandes centros urbanos o
nvel de escolaridade ser menor, pelo que a concepo do manual teve
este aspecto em considerao.
Recursos
O formador dispe de recursos tradicionais e de recursos informticos,
de forma a tirar o melhor partido do que dispe em funo das
condies da sala de formao:
Recursos tradicionais:
Manual de Desenvolvimento Temtico para apoio preparao e
desenvolvimento das sesses de formao, permitindo a
elaborao de documentao simples, de fcil compreenso e em
linguagem acessvel, de apoio ao formando
Conjunto de transparncias, a imprimir de acordo com as
necessidades, para utilizao de retroprojector, ilustrativas dos
diversos temas abordados e devidamente assinaladas no contexto
do manual
5

Recursos informticos:
Transparncias elaboradas em Powerpoint, que permitiro a
projeco a partir do PC
Funcionamento do mdulo
O mdulo composto por:
Itinerrio Temtico:
produto em suporte de papel, elaborado em MICROSOFT WORD,
contendo texto e enquadramento matricial, articulado com os restantes
produtos.
Esta matriz comporta os objectivos gerais do mdulo, os temas
abordados, objectivos especficos e respectivos contedos e
metodologias recomendadas, estando, ainda, assinalados os recursos
didcticos disponveis para os diversos temas.
Manual de Desenvolvimento Temtico:
para cada conjunto tema/contedos do Itinerrio, procedeu-se ao
desenvolvimento tcnico, elaborado em MICROSOFT WORD.
O formador encontra a informao compilada de forma simples, directa
e acessvel, sempre que possvel ilustrada com quadros, tabelas, figuras,
de forma a melhorar a sua prpria produo de materiais de apoio
formao que est a preparar.
Fichas de Trabalho:
Para cada captulo foram elaboradas uma ou mais Fichas de Trabalho,
que pretendem dar o lamir para a produo deste tipo de
instrumentos, estando assinaladas pelo respectivo smbolo na margem
direita. Estas fichas tm o duplo objectivo formativo e de avaliao.
Transparncias:
sempre que oportuno, produziram-se transparncias (elaboradas em
MICROSOFT POWERPOINT), as quais esto tambm devidamente
6
assinalados na margem direita, por forma a permitir uma rpida
identificao.
Estes elementos tm sempre uma ligao, ou seja, no Itinerrio
Temtico o formador dispe de informao sobre os objectivos e
contedos necessrios prossecuo dos mesmos; identificado neste
recurso o tema, encontrar o seu desenvolvimento no Manual; neste,
esto sempre assinalados, na margem direita, os suportes didcticos
criados.
Bibliografia:
No final do mdulo, dispe de informao sobre a bibliografia utilizada,
com a finalidade de facilitar o trabalho de organizao das sesses de
formao.
Simbologia
Desenvolvimento Temtico
Fichas de Trabalho/Estudo de Casos
Transparncias
Dilogo Formador / Formando
Discusso Turma
Trabalho Equipa
Computador / Apresentao multimdia

7
Captulo 2: Compras
As compras
Introduo
Diferentes formas de compras
A funo do servio de compras
Relaes Internas e externas do servio de
compras
Organizao das compras

Captulo 2: Compras

Introduo
As empresas tm de realizar um conjunto de aces a fim de se
abastecerem dos bens e servios indispensveis ao seu funcionamento.
As compras so uma das reas de actividade da empresa e tm por fim
a procura nos mercados interno e externo das possibilidades de compra
de bens e servios que satisfaam as necessidades nas melhores
condies e ao menor custo.
Para se fazer uma compra necessrio contactar os fornecedores, logo
importante ter em ateno os seguintes aspectos:
a quem comprar
em que condies comprar
o momento a comprar
o preo
Figura 1: Servio de Compras
Nota:

O Servio de Compras s decide, depois de
receber os pedidos de outros servios da
empresa, onde os bens/servios esto em
falta.
Transparncia 1

9
Captulo 2: Compras

O comprador
Quando falamos de compras necessrio ter em conta o comprador, a
pessoa que se prope comprar um determinado bem ou servio.
Em linhas gerais o comprador dever:
ter uma boa formao geral e tcnica;
ser honesto, sorridente, afvel e optimista; (estas qualidades
ajudam a constituir a sua personalidade, a qual ser muito til nas
discusses e far com que nunca se sinta em posio de
inferioridade);
ser discreto e paciente;
no perder de vista que o comprador "faz" o fornecedor, e no ter
nunca o menor complexo de inferioridade perante os fornecedores,
qualquer que seja a importncia relativa das empresas com quem
est a negociar;
pensar sempre que o comprador est numa posio vantajosa
relativamente ao vendedor, pois ao primeiro que pertence a
deciso final;
possuir algumas noes de direito comercial relacionadas com os
contratos.
Figura 2: O comprador

No podemos afirmar que se nasce
comprador, mas possvel formar um
comprador; no fundo, uma questo de
formao profissional!
10
Captulo 2: Compras

Diferentes formas de compra
Os mtodos e meios para comprar variam consoante os produtos ou
artigos comprados se destinam a ser transformados (no caso das
matrias-primas), revendidos (mercadorias) ou consumidos
(consumveis).
Figura 3: Natureza das compras

Matrias-primas:

Bens que se destinam a ser transformados num produto final.

Exemplos:
Fbrica de confeces: compra TECIDOS para
fabricar calas
Fbrica de esferogrficas: compra PLSTICO
para produzir esferogrficas

Mercadorias:

Bens que se destinam a ser vendidos exactamente como se
compraram.

Exemplos:
Hipermercado: compra CALAS e
ESFEROGRFICAS para as vender

Consumveis:

Bens que se destinam a ser utilizados pela prpria empresa.

Exemplos:
Compra de esferogrficas para uso no
escritrio

11
Captulo 2: Compras

A natureza das compras
Compras agrupadas
So compras que passam por centrais.
Exemplo:
Central de Compras do Estado

Compras no agrupadas So compras efectuadas por
comerciantes ou empresas, com vista
revenda ou transformao.

Compras correntes So as compras do dia a dia, para
manter a empresa em funcionamento.
Exemplos:
mercadorias
material de escritrio

Compras excepcionais So compras que se fazem raramente.
Exemplo:
mquinas
instalaes

Compras intermitentes So as compras que se fazem
periodicamente.
Exemplo:
Reaprovisionamento de
stocks

Compras tcnicas Compras que se fazem segundo as
orientaes dos tcnicos.
Exemplo:
compra de um gerador de
corrente para empresa que
comercializa congelados
Transparncia 2

Ficha de Trabalho 1
12
Captulo 2: Compras

Assim, as compras podem ser:

Individuais, retalhistas independentes, feirantes, etc.
Grossistas
Grandes armazns independentes e fbricas
As centrais de compras
Individuais, retalhistas independentes e feirantes
A caracterstica destas formas de comprar a sua forma individual:
o particular compra para se alimentar, vestir, distrair;
o pequeno comerciante (retalhista independente) e o feirante
compram para manter o seu negcio; o comerciante que
compra e o mtodo praticado o intuitivo.
Grossista
A caracterstica desta forma de compras comprar em quantidade ao
produtor par vender ao comerciante/feirante. Neste caso j necessrio
o apoio de uma organizao devido ao numero de artigos e ao volume
de compras.
Grandes armazns independentes e fbricas
Reencontramos aqui o tipo anterior, mas em maior escala, dado:
haver maior diversidade de artigos;
haver maior volume;
ser necessrio comprar mais vezes porque se escoam mais
depressa.
Neste caso a funo baseia-se em mtodos mais evoludos e emprega
meios mais aperfeioados e dispendiosos. Aplica-se a grandes empresas
e ao Estado.

13
Captulo 2: Compras

As centrais de compras
Esta forma de compra aplica-se a agrupamentos:
pontos de venda - armazns com muitas sucursais
ou utilizadores - indstrias semelhantes
e ainda ao Estado.

Transparncia 3

Ficha de Trabalho 2
14
Captulo 2: Compras

A funo do servio de compras
As empresas para funcionarem necessitam de comprar bens e servios.
Assim
A empresa comercial
Compra as mercadorias atendendo s
necessidades e preferncia dos seus
clientes (actuais ou futuros) visto que
s assim realizar vendas.

A empresa industrial
Adquire as matrias-primas e subsidirias em fornecedores que lhe
merecem crdito no que respeita a preos, quantidade, qualidade e
a prazos.
Figura 4: Funo das Compras
Matrias-subsidirias:

Bens que contribuem para o produto final, mas que no sofrem
qualquer transformao.

Exemplos:
Cola, nas marcenarias
Linhas, nas confeces

Transparncia 4

15
Captulo 2: Compras

Qual a funo exacta do servio de compras?

1 Comprar o qu?
O que a empresa precisa em qualidade e quantidade: produtos, artigos,
servios ....
necessrio conhecer bem os programas de venda e as caractersticas
dos produtos.
2 Porqu comprar?
Para satisfazer as actividades comerciais da empresa.
3 Quando?
Este um dos pontos mais delicados, exige uma verdadeira cincia das
compras. A soluo saber calcular o ponto de aprovisionamento, para
poder satisfazer sempre a procura, mas no ficar com artigos parados
muito tempo.
Exemplo: produtos alimentares podem perder validade
Figura 5: Ponto de Aprovisionamento

Ponto de Aprovisionamento:

Data ideal para reabastecimento
4 Quanto?
Depende de tipo:
de empresa - se industrial ou comercial
da produo dos fornecedores
da capacidade de armazenagem da empresa.

16
Captulo 2: Compras

5 A quem?
preciso conhecer o mercado, os fornecedores, estar atento aos
descontos, bnus, promoes...
6 Onde?
Tem de ter em ateno:
a posio geogrfica dos diferentes fornecedores
os seus meios e condies de transporte
preos e condies de pagamento
prazos de entrega
7 Como?
Esta a arte do comprador. Para comprar bem necessrio saber o que
se quer e agir de forma a consegui-lo.
Transparncia 5

Neste sentido, a sua funo :

Fazer uma anlise de mercado em funo das necessidades,
relativamente a:
escolha de fornecedores;
preo;
prazos de entrega;
qualidade do produto ou servio;

Comprar os bens e/ou servios para satisfazer as necessidades
dos servios requisitantes:
com a melhor relao qualidade/preo;
com os melhores prazos de entrega.

17
Captulo 2: Compras

Manter relaes estreitas com os fornecedores, de forma a:
conseguir condies vantajosas para a empresa. (descontos,
bnus, promoes,...)
criar uma boa imagem da empresa perante as outras
empresas.

Estar sempre atento entrada de novos produtos no mercado
pelos quais os consumidores se sentem atrados.

Transparncia 6

Ficha de Trabalho 3
18
Captulo 2: Compras

Relaes internas e externas do
servio de compras
Para cumprir a sua misso, o comprador tem necessidade de
estabelecer relaes externas e internas, com pessoas e ambientes
muito diferentes:
vendedores
chefes de empresa
agentes comerciais
tcnicos, funcionrios
transportadoras
...
Relaes Externas
Constituem um dos aspectos mais importantes do servio de compras.
Relaes externas so aquelas que se estabelecem com pessoas e/ou
outras empresas, com vista compra. a procura ou confirmao do
ncleo de fornecedores.
A procura do mercado comea muitas vezes com o contacto do
fornecedor, seguido da visita dum seu vendedor, e nesta fase que o
comprador comea a organizar a sua documentao sobre a possvel
compra.
Relaes Internas
So as que se estabelecem dentro da prpria empresa e que, quando
bem organizadas, permitem um bom planeamento das compras.
19
Captulo 2: Compras

Em pequenas e mdias empresas, os servios internos so aqueles que
mantm relaes frequentes com os fornecedores de mercadorias.
Dependendo da dimenso e actividade da empresa, assim se organizam
diversos departamentos; no entanto, mais ou menos dividido, tem que
haver:
Servio de vendas
Servio de armazm
Servio de compras
Servio de contabilidade
Estes departamentos tm que articular muito bem, dado que:
O servio de vendas quer e deve vender muito
O servio de armazm tem que garantir a existncia de
produtos para venda e a sua manuteno em bom estado de
conservao
O servio de compras tem que comprar no momento oportuno
todos os produtos que garantam a satisfao das necessidades
das vendas, sem, contudo, deixar acumular quantidades
desnecessrias
O servio de contabilidade tem que garantir o registo actualizado
de compras e vendas, de forma a que os respectivos pagamentos
sejam sempre cumpridos, evitando conflitos legais quer com
clientes, quer com fornecedores.
Assim, quem vende tem que prever com antecedncia as tendncias do
mercado, a fim de comunicar as necessidades ao armazm. Este, por
sua vez, controlando as existncias, comunica as necessidade de
compra ao respectivo departamento, o qual providenciar a aquisio
atempada dos produtos necessrios.
Daqui se verifica a necessidade das relaes internas do servio de
compras.
Transparncia 7

20
Captulo 2: Compras

A Organizao das compras
Para vender, a empresa necessita de efectuar:
Figura 6: Organizao das Compras

As mdias e grandes empresas tm um servio de compras
independente, onde esto centralizadas todas as compras,
responsabilizando-se pela sua realizao nas melhores condies e ao
melhor preo.
Nas pequenas empresas ao comerciante que cabe a organizao das
tarefas relacionadas com as compras. Esta organizao deve ter em
ateno as diversas fases da compra, pois que cada fase exige
procedimentos adequados.
importante que o comerciante no esquea:
a necessidade do servio de compras
as fases que envolvem uma compra
21
Utenslios
Material de
Expediente
C
O
M
P
R
A
S
Mquinas e
Equipamentos
Transparncia 8

Mercadorias
Captulo 2: Compras

a necessidade de apoio s fases da compra
Relativamente s tarefas, destacamos:
8 Procura do fornecedor:
Pesquisa de empresas que reunam condies para fornecerem os
produtos/servios pretendidos
9 Escolha do fornecedor
Dos possveis fornecedores identificados na fase anterior, optar
por aquele que melhor satisfaa as exigncias determinadas
10 Efectivao do pedido
Encomenda dos produtos/servios ao fornecedor seleccionado
11 Recepo e controlo das mercadorias
Dar entrada dos produtos, verificando se esto conforme a
encomenda

Transparncia 9

Fases da compra

1 Fase: Constatao da necessidade

dos servios/pessoas que a sentem.
2 Fase: Procura de fornecedores
Verificar se h contactos anteriores com fornecedores dos
produtos em falta
Estabelecer contactos com outros possveis fornecedores e
22
Captulo 2: Compras

analisar as respectivas propostas, a fim de escolher as mais vantajosas
para a empresa.

3 fase: Negociao e comunicao
Negociar com o fornecedor todas as condies.

4 fase: Realizao da compra
Fazer a compra com base num contrato que poder ser:
pontual
Exemplos:
compra de um equipamento
compra de um produto especial, em determinada poca
do ano (amndoas na Pscoa, p.e.)
peridico
Exemplos:
compra diria de bolos, num salo de ch
compra semanal de refrigerantes, num caf
5 fase: Procedimentos administrativos
Informar o servio de recepo sobre os produtos e
quantidades pedidas
Informar a contabilidade sobre preos e condies
negociadas

Transparncia 10

Quando se trata de uma pequena empresa, o
comerciante que, por intuio, desencadeia todas estas
fases
Ficha de Trabalho 4
23
Captulo 2: Compras

Registo de necessidades de compra
O trabalho da compra comea com o pedido ao servio de compras de
um determinado bem.
Este pedido formalizado por um documento interno. o documento
o registo de necessidades.
Procura do fornecedor
A procura do fornecedor pode efectuar-se de diversas formas:
entrevistas a vendedores
visitas a feiras e exposies
contactos com fabricantes e concorrentes
pois, muito importante, a criao de um registo de informao
especfica e permanentemente actualizado sobre os fornecedores,
recorrendo para o efeito aos tradicionais ficheiros, com suporte
informtico ou no.

Transparncia 11

24
Captulo 2: Compras

Escolha do fornecedor

Pedir propostas de fornecimento aos fornecedores escolhidos.
Comparar as respostas, tendo em ateno: qualidade, descontos, prazos
de entrega, assistncia ps-venda...

Realizao do pedido
Escolhido o fornecedor, o servio de compras emite um documento
(nota de encomenda, requisio, ...) em vrias vias:
Figura 7: A Encomenda

Triplicado
Duplicado
Original
Servio de controlo

Servio de recepo

Transparncia 12 a 14

Fornecedor

25
Captulo 2: Compras

Recepo e controlo das mercadorias
A mercadoria chega empresa acompanhada por um documento
emitido pelo vendedor a guia de remessa/guia de transporte.
Nesta fase importante:
1 Verificar o estado da mercadoria (se no estiver em boas condies,
devolve-se)
2 Verificar se a guia de remessa coincide com a nota de encomenda
(verificar se as quantidades e qualidades so as mencionadas na
guia de remessa)
3 Armazenar a mercadoria
4 Enviar a guia de remessa para o servio de controlo.

Transparncia 15

Apoio s fases de compra
A compra pressupe sempre um suporte documental, isto , um
conjunto de documentos que fornecem as informaes necessrias sua
realizao.
A documentao poder assumir trs tipos:

Documento base
Os que servem para se registarem os dados da compra
Documento de apoio
Os que fornecem dados para a compra
Documento de movimentao
Os que acompanham a movimentao dos produtos

26
Captulo 2: Compras

No quadro seguinte faz-se a identificao entre fase da compra e
respectivos documentos:

Documentos
Base
Documentos
de Apoio

1 Fase
Mapa de Registo de
Necessidades
Lista de Produtos
2 Fase
Propostas
Oramentos
Lista de Fornecedores
Contactos anteriores
Ficheiros de Fornecedores
Tabelas de Preos

3 Fase Mapas comparativos Propostas recebidas

4 Fase Nota de Encomenda
Proposta do Fornecedor
escolhido

5 Fase
Cpias da Nota de
Encomenda
Nota de Encomenda
Transparncia 16

Tabela 1: Fases/Documentos

Confirmada a encomenda, o fornecedor procede entrega dos produtos,
que do entrada na empresa acompanhados do respectivo documento
(que pode ser uma Guia de Remessa ou Guia de Transporte) e que deve
ser conferida sempre com a Nota de Encomenda.
com base nestas Guias que, de seguida, o fornecedor procede
liquidao dos produtos vendidos, enviando a respectiva Factura.
Ao receb-la, os servios de contabilidade conferem com a Guia,
procedem aos registos necessrios e emitem o pagamento.
Sempre que se paga, preciso exigir o respectivo Recibo.

27
Captulo 2: Compras

Documentos
de Apoio
Documentos de
Movimentao
Documentos de
Liquidao/Pagamento

Contratos elaborados
com fornecedores
Negociaes
anteriores
Prerios da
concorrncia (Shopping
na concorrncia)
Tabelas de preos dos
fornecedores
Listagem dos produtos
comercializados
Ficheiros de
Fornecedores
Nota de Venda
Guia de Remessa
Guia de Transporte
Guia de Devoluo
Venda-a-Dinheiro

Factura
Factura-Recibo
Venda-a-Dinheiro
Nota de Dbito
Nota de Crdito
Recibo
Tabela 2: Resumo Geral de Documentos
Figura 8: Liquidao / Pagamento

Liquidao:

Acto de determinar o valor lquido a pagar pelos produtos

Pagamento:

Acto de entregar ao fornecedor o valor lquido dos
produtos

28
Captulo 3: Gesto de Stocks
A Gesto de Stocks
Os stocks
A gesto material dos stocks
A gesto econmica dos stocks
A gesto administrativa dos stocks
Colaborao da informtica


Os Stocks
No possvel traar um bom plano de compras
sem uma eficaz gesto de stocks. Com efeito, a
empresa deve ser capaz de satisfazer
atempadamente as necessidades dos clientes, sem
correr o risco de se afundar em "monos".
Conceito de Stock
Stocks so todos os artigos que se encontram em armazm para serem
utilizados numa fase posterior.
Para se poder abastecer a empresa de tudo o que precisa para a sua
actividade necessria a constituio de stocks.
Transparncia 17

As quantidades em stock devem ser adequadas s necessidades e
medida que se vai gastando deve repor-se.
O seu escoamento tem que ser compensado por aprovisionamentos que
vo repor os stocks nos nveis desejados.
A importncia dos stocks
Os stocks so necessrios, pois sem stocks no seria possvel:
utilizar racionalmente a capacidade produtiva
produzir de forma econmica os artigos vendidos
Transparncia 18

satisfazer as encomendas nos prazos considerados aceitveis
para os clientes

Mas por outro lado, no podem ser em excesso, pois produtos em
armazm:
custam dinheiro
podem-se estragar ou perder validade
30

podem passar de moda
Assim, bons aprovisionamentos trazem vantagens econmicas s
empresas, mas stocks em excesso podem conduzi-las catstrofe.

Vantagens e inconvenientes dos stocks
A constituio de stocks vantajosa pois permite:
evitar a ruptura (quando no h produto para satisfazer as
encomendas)
assegurar o consumo regular de um produto, apesar da sua
produo ser irregular
aproveitar oportunidades
fazer face a imprevistos de consumo e de entrega

Mas apesar da sua utilidade, todo o stock que exceda as necessidades,
torna-se intil ocasionando custos desnecessrios.
Assim, a existncia de stocks pode acarretar algumas desvantagens,
tais como:
fragilidade e validade de certos produtos
improdutividade do material no vendido
capital imobilizado
custos com a armazenagem

Transparncia 19

Tipos de stocks
De uma maneira geral, nos armazns existe uma variedade de artigos,
que pela sua natureza, rotao ou importncia para os utilizadores, se
caracterizam da seguinte forma:
31

1 Stock permanente/activo - constitudo pelos artigos que tm um
consumo regular e aprovisionamentos peridicos.
2 Stock afectado - constitudo pelos artigos que esto destinados a
determinados trabalhos.
3 Stock de excedentes ou monos - constitudo por artigos
desactualizados, que j no tm qualquer sada.
4 Stock em transito - constitudo pelos artigos que se encontram
em armazm por perodos de tempo muito curtos.
5 Stock de segurana - constitudo pelos activos que faro face a
imprevistos de consumo e/ou de entrega

Rotao de Stocks:

Nmero de vezes que, num determinado perodo,
necessrio renovar o stock de um produto

Transparncia 20

Ficha de Trabalho 5
Figura 9: Rotao de Stocks

32

A gesto material de stocks
Objectivos
A gesto material de stocks constituda por um conjunto de
actividades que visam:
possibilitar uma fcil recepo, conferncia, arrumao e entrega
dos bens em armazm
proteger os bens evitando roubos e estragos
armazenar os bens no menor espao possvel, facilitando o seu
acesso e movimentao
planear os armazns de acordo com as necessidades de cada tipo
de bens e ao mesmo tempo prevenir os acidentes.

Transparncia 21

Implantao do armazm
Figura 10: Noo de armazm

Os armazns so recintos onde os bens se encontram
guardados at serem utilizados.

Assim, o local do armazm deve obedecer s seguintes condies:

estar situado prximo dos utilizadores
possuir fceis acessos
estar situado fora dos centros urbanos
33

ser servido por uma rede de estradas que permita a passagem de
camies de diversos tamanhos
possuir boas reas para estacionamento

Transparncia 22

Instalaes
As instalaes devem:
ser amplas de forma a facilitar a circulao
possuir portes de entrada suficientemente largos de modo a
facilitar todas as manobras dos diferentes veculos ou cargas
ser concebidas de acordo com as regras de higiene e segurana,
evitando piso escorregadio, pilares, traves, tubos, afunilamentos,
degraus
possuir sinalizaes de forma visvel de todos os obstculos
circulao
ter detectores e extintores de incndio

Transparncia 23

Arrumao do armazm
Como os armazm so locais onde os artigos se encontram guardados
at serem utilizados, aconselhvel que estes se encontrem
devidamente arrumados, pois tal permitir:

um melhor aproveitamento de espaos
Transparncia 24

maior facilidade de contagem/verificao
diminuio de perdas e estragos
34

maior rapidez na preparao dos pedidos

Assim, vantajoso adoptar em plano de arrumao que se baseie num
dos mtodos seguintes:
1 os artigos so arrumados sempre no mesmo local
Segundo este mtodo, os artigos so arrumados sempre no mesmo
local, ou seja a cada artigo corresponde sempre um local certo.
Vantagem:
permite uma maior rapidez na preparao dos pedidos
Inconveniente:
existe uma grande superfcie normalmente pouco utilizada,
devido s grandes variaes de artigos em armazm, pois
atingem o mximo nos dias de reaprovisionamento, diminuindo
constantemente nos dias seguintes
2 Os artigos so arrumados onde existe local
Os artigos so colocados onde existe espao disponvel, tornando-se
ento necessrio a existncia de um ficheiro que facilite o acesso aos
artigos.
Vantagem:
aproveita os melhores espaos
Inconveniente:
Transparncia 25

no h local fixo para cada artigo
A movimentao
Nos armazns de grande dimenso a movimentao dos artigos
torna-se por vezes difcil, sobretudo quando os artigos a movimentar
so muito variveis em volume, peso e dimenso.
De forma a facilitar todas estas movimentaes, existe no mercado uma
grande variedade de mquinas adaptadas a cada situao.
35

Conforme a natureza dos artigos e a actividade dos armazns,
utilizam-se:
Figura 11: Movimentao no armazm

Grandes armazns

gruas sobre carris
gruas automotrizes
pontes
guindastes
empilhadores

Armazns Mdios e
Pequenos
empilhadores
tubagens
porta paletes
carrinhos de mo

Transparncia 26

Documentao
A gesto material dos stocks pode estar
informatizada; neste caso, quase no precisa de
documentao, a informao est sempre
disponvel.
No entanto, quando este servio no est
informatizado, alm dos documentos de entrada
e sada, necessrio criar um ficheiro de armazm, de forma a se
poderem registar as entradas e sadas de produtos.
Desde que se actualize sistematicamente este ficheiro possvel saber,
a qualquer momento o que existe em armazm e em que quantidades.
36

O pessoal que trabalha no armazm desempenha fundamentalmente
duas funes, s quais correspondem documentos especficos:

Recepo

o armazm informado da encomenda e chegada das
mercadorias atravs da Nota de Encomenda e da Guia de
Remessa. (Captulo 2 Realizao do pedido)

Conservao e Entrega

os documentos a utilizar so fundamentalmente a nota
de sada (ou Guia de Remessa/Transporte) e Ficha de
Armazm.

Quer a Nota de Encomenda, quer a Guia de Remessa foram objecto de
estudo no captulo Compras, pelo que agora debruamo-nos sobre:

Ficha de armazm
Figura 12: Ficha de Armazm
Documento que serve para registar a entrada e sada de
um produto, bem como permite conhecer, a qualquer
momento, as quantidades e o preo desse produto.
Transparncia 27

37

Exemplo:

FICHA DE ARMAZM
Critrio:

Data Entradas Sadas Existncias
Ms Dia
Descrio
Quant. P.Un. Valor Quant. P.Un. Valor Quant. P.Un. Valor

Os registos de entradas e sadas efectuam-se nestas fichas atravs dos
seguintes documentos:

Guia de Entrada

Guia de entrada n. ___
Encomenda n. ____
Transparncia 28

Data: __/__/__

Quantidade
Ref Descrio
Recebida Entrada
Existncia

Recepo Armazm Stocks Compras Contabilidade
__/__/__ ___/___/___ __/__/__ __/__/__ __/__/__
Figura 13: Guia de Entrada

38

Guia de Sada

Guia de sada n. ___ Requisio n. ____
Data: __/__/__

Quantidade
Ref Descrio
Recebida Sada
Existncia

Armazm Stocks Compras Contabilidade
__/__/__ ___/___/___ __/__/__ __/__/__ __/__/__
Ficha de Trabalho 6
Transparncia 29

Figura 14: Guia de sada

39

A gesto econmica de stocks
Objectivos
A gesto econmica dos stocks visa:
minimizar o custo dos artigos sada do armazm;
Transparncia 30

assegurar a continuidade do fornecimento aos utilizadores;
permitir o investimento em actividades mais rentveis,
evitando o excesso de investimentos em stocks.
Custo dos Stocks
Possuir artigos em armazm ocasiona custos e o custo desses artigos
sada do armazm composto por:

1 Custo de aquisio
o preo pago ao fornecedor pelos artigos recebidos
2 Custo de posse de stock
so todos os custos necessrios existncia de artigos em
armazm e compreende as despesas relativas a:
rendas ou amortizaes do armazm
iluminao aquecimento, seguros e conservao
ordenados e encargos com o pessoal de armazm
juros do capital imobilizado em stock
desvalorizao, estragos e quebra de stocks

40

3 Custo de realizao de encomenda
Compreende os custos necessrios a ter que se efectuar uma
encomenda e composto por:
gesto administrativa dos stock
funcionamento do departamento de compras
recepo e controlo dos artigos
Transparncia 31

deslocaes dos compradores

Stock de segurana
O espao de tempo que decorre desde o momento em que se realiza
uma encomenda e o momento em que essa encomenda se encontra
disponvel na empresa para poder ser utilizada, chama-se prazo de
entrega. A sua maior ou menor variao depende essencialmente do
cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores e da
procura final da clientela.
Assim a empresa tem que se prevenir de forma a evitar ruptura de stock
e prejuzos da resultantes para o funcionamento normal da empresa.
Figura 15: Ruptura Stocks / Stock Segurana
Ruptura de Stocks:

Quando no h produto para satisfazer as necessidades

Stock de Segurana:

Quantidade necessria satisfao das necessidades,
durante o prazo de entrega

Transparncia 32

41

A funo dos stocks de segurana de preveno contra variaes dos
prazos de entrega e imprevises de consumos; mas de maneira a que
a empresa no suporte custos superiores queles que se verificariam
se houvesse a referida ruptura de stocks.
Grfico em dentes de serra
O nvel de stock de um artigo em armazm atinge o mximo com o
reaprovisionamento, diminuindo gradualmente com os consumos. A
representao grfica da evoluo do stock entre duas entregas
denomina-se "curva em dentes de serra" tal como representado na
figura:

Consumo Anual previsto 2000
Tempo de realizao da encomenda 30
GRFICO EM DENTES DE SERRA
0
100
200
300
400
500
600
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Meses/ano
Q
u
a
n
t
i
d
a
d
e
s
GRFICO EM DENTES DE SERRA
0
100
200
300
400
500
600
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Meses/ano
Q
u
a
n
t
i
d
a
d
e
s
Pe

Transparncia 33

Figura 16: Curva em dentes de serra

Pe = Ponto de Encomenda

Data em que se deve efectuar a encomenda, para evitar
rupturas

42

Para a elaborao deste grfico necessrio recolher os seguintes
dados:
Quantidade de artigos por encomenda
Consumo anual previsto
Tempo de realizao da encomenda (prazos de entrega)

A partir destes dados obtem-se o

Consumo anual previsto
Nmero de Encomendas por ano =
Quantidade de artigos por encomenda
Figura 17: Frmula n encomendas/ano
Quantidade econmica de encomenda
Como os custos totais anuais relativos realizao de encomenda e aos
custos de posse de stocks variam em sentido inverso, existe uma
quantidade para a qual ser mnimo o custo total dos artigos para a
empresa. Esta quantidade denomina-se quantidade econmica ou lote
econmico.
A determinao da quantidade econmica pode ser feita atravs da
seguinte formula:

Qe =
2

x N x D
P

Em que:
Qe = Quantidade econmica de encomenda
N = Consumo anual previsto
Transparncia 34

D = Custo de realizao de encomenda
P = custo de posse de stock por unidade de encomenda
Figura 18: Frmula quantidade econmica
43

Exemplo:
A empresa X dedica-se a comercializao de resmas de papel A4,
tendo-se registado os seguintes elementos referentes a este artigo:
preo de aquisio - 800$00/unidade
consumo anual previsto - 1000 unidades
custo de posse - 10$00/unidade
custo de realizao de encomenda - 200$00
Ento, aplicando a frmula:

Qe = = = 200
2x1000 x 200$
10$

40 000

Conclumos que a Quantidade Econmica deste produto :
Qe = 200 unidades
Assim a quantidade econmica ou lote econmico o mnimo de artigos
que se deve encomendar de cada vez, de forma a minimizar o custo
total dos artigos sada do armazm.
Anlise ABC
Muitas empresas possuem em armazm um nmero elevado de artigos
diferentes e o seu controlo constante torna-se difcil e caro.
Acontece porm que na maior parte dos armazns das empresas se
verifica o seguinte:
Aproximadamente 10% dos artigos em armazm so responsveis
por cerca de 70% dos capitais investidos em stocks
Cerca de 70% dos artigos em armazm so responsveis por
investimentos em stocks de aproximadamente 10%
44

Esta grande variedade de artigos no precisa toda do mesmo tipo de
gesto. Devem ser constitudos 3 grupos, de acordo com a
percentagem de artigos e os capitais neles investidos. Esta situao
pode ser verificada atravs de uma representao grfica que tem o
nome de "Curva ABC".
CURVA ABC
0
20
40
60
80
100
% acumulada n artigos
%

a
c
u
m
u
l
a
d
a

v
a
l
o
r

a
n
u
a
l
Transparncia 35

Figura 19: Curva ABC

Da anlise do grfico retira-se o seguinte:
Ficha de Trabalho 7
1 Os artigos pertencentes ao grupo A, em que 10% de artigos so
responsveis por 70% dos investimentos em stock, necessitam de
uma gesto vigilante e frequente.
2 Os artigos pertencentes ao grupo B, em que 20% dos artigos
ocasionam 20% dos investimentos em stocks, carecem de uma
gesto mais leve e menos frequente que os do grupo A.
3 A gesto dos artigos que pertencem ao grupo C, onde 70% dos
artigos representam 10 % dos investimentos em stocks deve ser
feita de uma forma menos rigorosa e muito pouco frequente.
45

Gesto administrativa dos stocks
Objectivos
Os stocks so elementos pertencentes ao activo das empresas e em
muitos casos tm um valor bastante elevado, necessitando dum
suporte informativo do movimento dos stocks, que permita conhecer em
qualquer momento:
as quantidades dos artigos entrados e sados dos armazm da
empresa
as quantidades existentes de cada artigo nos armazns
Figura 20: O Activo

Activo:

Conjunto de bens (entre os quais os produtos em
armazm) e direitos da empresa
A gesto administrativa dos stocks importante pois permite conhecer:
as quantidades dos artigos em armazm
o valor das perdas e estragos dos artigos em armazm
Transparncia 36

o momento em que se deve fazer uma nova encomenda
Nomenclatura dos artigos em stock
Uma empresa necessita possuir em cada momento informaes sobre
a quantidade e valor dos artigos em armazm, estando essa informao
registada em documentos especficos.
Para que esta informao seja eficiente a adaptada empresa,
fundamental a existncia de uma linguagem comum entre os
46

utilizadores dos artigos e os responsveis da gesto e do
aprovisionamento. A essa linguagem chama-se "nomenclatura".
Figura 21: Noo de nomenclatura

Nomenclatura:
um conjunto de termos ou smbolos que definem com
preciso os artigos utilizados pela empresa,
convenientemente registados e ordenados segundo critrios
adequados.
Uma nomenclatura tem por base um trabalho de classificao, que
consiste na determinao de categorias ou grupos, pelos quais devem
ser distribudos os artigos, ou seja, aproximar os artigos parecidos e
separar os diferentes.
A classificao pode ser:
Alfabtica
Numrica
Alfanumrica
Aps a classificao, deve-se designar cada artigo por um smbolo de
forma a facilitar a sua utilizao podendo ser usadas letras ou
algarismos.
Com o desenvolvimento de meios informticos de apoio gesto de
stocks, apareceram os Cdigos de Barras, que hoje em dia so
utilizados por quase todas as empresas, em quase todos os produtos.
O cdigo de barras s se pode usar em empresas que tenham terminais
informatizados nos pontos de venda, e que estejam ligados a
equipamentos pticos que fazem a leitura do cdigo.
Figura 22: Cdigo de Barras

Cdigo de Barras:
um conjunto de barras negras que se encontra no
produto, para o identificar.
Transparncia 37

47

Colaborao da informtica

Tero as empresas de se informatizar?
Esta pergunta t-la-o feito os empresrios h 10 ou 15 anos atrs.
Hoje em dia essa questo no se coloca dada a evidente necessidade da
informtica na gesto das empresas.
A informtica, atravs das suas vrias aplicaes, utilizada como
ferramenta indispensvel na gesto propriamente dita dos stocks:
calculando
custos de stocks
lotes econmicos
pontos de encomenda
permitindo
evitar trabalho manual e susceptvel de erro
o processamento de requisies, notas de encomenda, etc.

Ficha de Trabalho 8
48
Captulo 4: Fichas de Trabalho
Fichas de Trabalho
Ficha n 1
Ficha n 2
Ficha n 3
Ficha n 4
Ficha n 5
Ficha n 6
Ficha n 7


Ficha n 1
Natureza das compras

4 O comprador a pessoa que compra os bens ou servios na
empresa. Para ser comprador necessrio ter algumas qualidades
pessoais.
Quais so?
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................
...........................................................................................

50

5 O Sr. Rui Fernandes comerciante em nome individual. No mbito
da sua actividade comercial, comprou a semana passada o conjunto
de bens mencionados na coluna 1.
Indique na coluna 2 a natureza das compras efectuadas:

Coluna 1 Coluna 2
Mercadoria para revenda ..............................................
1 Computador para o escritrio ..............................................
1 caixa de envelopes A4 ..............................................
1 Manual de informtica ..............................................
2 frascos limpa-vidros ..............................................

51

Ficha n 2
Formas das Compras

Analise as informaes constantes na Coluna 1 do quadro abaixo e faa
corresponder a forma de compra correcta, unindo com um trao ao
elemento correspondente da Coluna 2:

Coluna 1 Coluna 2

A D. Emlia foi ao super mercado
comprar legumes para a sopa.

O Sr. Nuno compra mercadoria
em grandes quantidades para
vender a comerciantes.

A D. Cladia vendedora
ambulante

O Sr. Jos Manuel compra
grandes quantidades de madeira
para a sua fbrica de cadeiras.

A empresa Decoraes do Lar,
S.A. com sede em Braga tem
filiais em Guimares, Barcelos e
Porto. A filial de Barcelos precisa
de comprar duas cadeiras; para
tal tem de enviar o pedido para a
sede.

Grossista

Fbrica

Individuais

Feirante

Grossistas

Centrais de compras

52

Ficha n 3
Funo do servio de compras

Sem um servio de compras eficaz as empresas no funcionam.

Comente a frase, luz das funes do servio de compras, referindo a
importncia das suas relaes internas e externas

.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
53

Ficha n 4
Fases da Compra

Dada a importncia das compras na empresa, qualquer acto de compra
exige ateno e procedimentos adequados, que se desenvolvem por
fases distintas.
Identifique as fases das compras e descreva-as resumidamente:
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
.....................................................................................................
54

Ficha n 5
Noo e importncia dos Stocks

Papelaria Reisanes, Lda. uma empresa que se dedica
comercializao de material de escritrio, possuindo um stock razovel
de mercadoria diversificada.
6 D uma noo de stock.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
7 Justifique a importncia que os stocks assumem numa empresa.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
8 Refira as vantagens e os inconvenientes dos stocks.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................

55

9 Caracterize as diferentes espcies de stocks.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................

56

Ficha n 6
Gesto material de stocks

O armazm da empresa Reisanes, Lda. ocupa uma rea de cerca de 100
m2, localizado numa rua secundria de pouco movimento e fcil acesso.
Est convenientemente equipado, de acordo com as necessidades e
espao disponvel, evitando assim aos seus proprietrios custos
desnecessrios provocados por roubos, estragos ou acidentes com os
seus trabalhadores.
Analise o texto acima, com base no qual deve responder s seguintes
questes:
10 Que dados permitem concluir que estamos a falar da gesto material
dos stocks?
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
11 Refira os objectivos da gesto material de stocks:
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................

57

12 Que factores foram considerados aquando da implantao deste
armazm?
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
13 Que medidas de segurana teriam sido tomadas para que os
proprietrios estejam to sossegados quanto a acidentes, estragos e
roubos?
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
14 Caracterize os mtodos de arrumao dos armazns e mencione as
suas vantagens e inconvenientes.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
15 Existem diversos tipos de equipamento de movimentao e
arrumao. Com base nos dados do caso acima referido, que
equipamento ter este armazm?
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................

58

Ficha n 7
A gesto econmica dos stocks

Com este exerccio pretende-se trabalhar os aspectos mais
fundamentais da gesto econmica dos stocks, dada a sua importncia
no sucesso da empresa.
Assim, o formando dever responder s questes propostas, de forma
sucinta e objectiva:
16 Refira os objectivos de gesto econmica de stocks.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
17 Indique e caracterize os diferentes custos dos stocks.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
18 D a noo de stock de segurana.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
59

19 Justifique a importncia do stock de segurana.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
20 Defina lote econmico.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
21 Explique o significado da seguinte afirmao "o lote econmico de
compra para o artigo M de 200 unidades".
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
22 A empresa Reisanes, Lda. necessita de adquirir anualmente 30 000
unidades do artigo M, e encomenda 5000 artigos de cada vez. Quais
os efeitos nos custos de posse de stock, e nos custos de realizao,
se encomendasse 7500 artigos de cada vez.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................

60

23 A empresa X negoceia entre 450 artigos diferentes. Aps anlise aos
seus artigos em armazm obtiveram-se as seguintes informaes:
50 artigos so responsveis de custos de aquisio de 200.000
contos;
95 artigos so responsveis por custos de aquisio no valor de
45.000 contos;
Os restantes artigos so responsveis por custos de aquisio de
20.000 contos.
23.1 Construa a curva ABC da empresa X.

23.2 Faa os comentrios que entender sobre a gesto de stocks
que a empresa deve adoptar.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................

24 Considere os seguintes dados referentes aquisio de resmas de
papel pela empresa Reisanes, Lda.:
Preo de aquisio 500$00/Unidade
Consumo anual previsto 800 unidades
61

Custo de posse 10$00/unidade
Custo de realizao de encomenda 250$00
24.1 Determine a quantidade econmica.
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
...............................................................................................
24.2 Represente o grfico em dentes de serra

62

Ficha n 8
Movimento de armazm

A empresa Reisanes, Lda., durante o ms passado, realizou as
seguintes operaes referentes a resmas de papel A4 RR/80:
Dia 2 - Existncias em armazm de 30 resmas a 650$00/unidade.
Dia 5 - O Sr. Emanuel, responsvel do servio de compras, emitiu uma
ficha de pedido de material ao servio de compras especificando o
material em falta:
Cdigo Material Quant.
RR/80 Resmas Papel A4 600

Local de entrega : Loja do comprador
Data Limite de recepo: dia 20

Depois de receber o pedido, o servio de compras procura o fornecedor
e escolhe a casa do Papel de Manuela lvares, pois a que tem
melhores preos, respeita os prazos de entrega e d facilidade de
pagamento.
Morada: Parque Industrial - Pav. N 450
BRAGA
Contribuinte: 123 800 900
Telefone: 253 600 700
Fax: 253 600 709
Responsvel Sr. Manuel lvares
Horrio de atendimento 9:00 h s 20:00 h
63

Aps acordados os prazos de pagamento feita a encomenda.
Dia 10 - emitida a nota de encomenda n 200, com o cdigo do
artigo, a descrio e o preo unitrio.
PTE Euros
RR/80 690$00; 3,44
Prazo de entrega: 15 dias
Local de entrega: Loja do comprador
Transporte: carro do vendedor
Pagamento: desconto comercial de 5% e cheque a 15 dias

Dia 15 - Recebeu o material encomendado e conferiu a guia de
remessa (documento que acompanha o material) pela nota de
encomenda.
Dia 17 - Guia de sada n. 14 referente venda de 50 resmas de papel
a 820$00/unidade, acrescido do IVA a 17%.
Dia 30 - Foi paga a mercadoria ao fornecedor .

PEDIDOS:
Preencha todos os documentos necessrios a esta compra.
pedido de material
ficha do fornecedor
nota de encomenda
guia de remessa
guia de sada
ficha de armazm
64
Captulo n 5: Concluso
Concluso
Bibliografia
Participantes
Captulo 5: Concluso

Bibliografia

Prtica de Compras na Empresa
Bernartn, H.
Editorial Prtico

Manual de Armazenagem Moderna
Krippendorff, Herbert
Editorial Prtico

Tcnica de Aprovisionamento
Anderlini, Giuseppe F.M.
Editorial Prtico

Gesto de Aprovisionamento
Braga, Miguel
Editorial Presena - 1991

A Gesto de Stocks
Zermati, Pierre
Editorial Presena - 1993

66
Captulo 5: Concluso

Aprovisionamento, Gesto de Stocks, Compras e Recepo
Instituto Nacional de Investigao Industrial - 1979

A Empresa
Maria do Rosrio Teixeira e Aires Lous
Porto Editora - 1987

Organizao e Administrao de Empresas
Helder Viegas da Silva e Maria Adelaide Matos
Texto Editora - 1989

Organizao e Administrao de Empresas
Costa, Maria Fernanda Assis
Pltano Editora
67
Captulo 5: Concluso

Participantes
Participaram neste trabalho as formadoras abaixo referidas, que
cederam os respectivos direitos de propriedade e autoria:

Emlia Sofia Machado Pereira Reis
Manuela Maria Anes lvares

68
1
1
AS COMPRAS AS COMPRAS
As compras tm por fim a procura
nos mercados interno e externo da
possibilidade de abastecer a
empresa de tudo o que necessita
para funcionar.
Para COMPRAR COMPRAR preciso saber:
onde
a quem
quando
como
a que preo
2 Compras e Gesto de Stocks
A NATUREZA DAS COMPRAS A NATUREZA DAS COMPRAS
COMPRAS AGRUPADAS
COMPRAS NO AGRUPADAS
COMPRAS CORRENTES
COMPRAS EXCEPCIONAIS
COMPRAS INTERMITENTES
COMPRAS TCNICAS
3
FORMAS DE COMPRAS
Individuais, retalhistas
independentes
Para consumo prprio ou para
vender directamente ao pblico
Grossistas
Para revenda, aos retalhistas
Grandes armazns
independentes e fbricas
Centrais de compras
A sede compra para todas as filiais
4
FUNO DO SERVIO DE COMPRAS
A Empresa Comercial
Compra para vender
Compra para transformar,
antes de vender
A Empresa Industrial
5
COMPRAR:
O QU?
....................................................................................................................................................
PORQU?
....................................................................................................................................................
QUANDO?
....................................................................................................................................................
QUANTO?
....................................................................................................................................................
A QUEM?
....................................................................................................................................................
ONDE?
....................................................................................................................................................
COMO?
....................................................................................................................................................
6
FUNO DO SERVIO DE COMPRAS
1. Fazer uma anlise de mercado, em
funo das necessidades da
empresa
2. Comprar os bens e/ou servios
para satisfazer as necessidades da
empresa
3. Manter relaes estreitas com os
fornecedores, a fim de conseguir
melhores condies
4. Ter sempre em ateno a entrada
de novos produtos no mercado
2
7
RELAES INTERNAS E EXTERNAS
Relaes que se estabelecem com
pessoas e/ou outras empresas,
com vista compra
Relaes que se estabelecem
dentro da empresa, com vista ao
bom planeamento das compras
RELAES EXTERNAS
RELAES I NTERNAS
8
AS COMPRAS DA EMPRESA
Utenslios
Material de
Expediente
Mercadorias
C
O
M
P
R
A
S
Mquinas e
Equipamentos
9
TAREFAS DAS COMPRAS
1. Procura do Fornecedor
2. Escolha do Fornecedor
3. Efectivao do Pedido
4. Recepo e Controlo dos
Produtos
10
FASES DA COMPRA
1. Constatao da Necessidade
2. Procura de Fornecedores
3. Negociao e Comunicao
4. Realizao da Compra
5. Procedimentos Administrativos
11
ORGANIZAO DAS COMPRA
Faltas de Produtos
Procura de Fornecedor
Ficheiros
Actualizados
12
Realizao da Compra
Realizao do Pedido
Emisso de
NOTA DE ENCOMENDA
Triplicado
Duplicado
Original
CONTROLO
RECEPO
FORNECEDOR
3
13
NOTA DE ENCOMENDA
um documento comercial, emitido pelo
comprador atravs do qual o comprador
d a conhecer ao fornecedor (vendedor)
os produtos que quer comprar e em que
condies.
Timbre do comprador
Identificao do vendedor
Nome e nmero
Data de emisso
Descrio dos produtos
Quantidades
Condies pretendidas
Assinatura do comprador
Elementos:
Noo:
14
REQUISIO
comprador, que este utiliza para
levantar de imediato as mercadorias no
armazm do vendedor.
Identificao do comprador
Identificao do vendedor
Nome e nmero
Data de emisso
Quantidades
Condies acordadas
Assinatura do comprador
Elementos:
Noo:
15
GUIA DE REMESSA
vendedor (fornecedor) e que acompanha
os produtos, para entrega ao comprador.
Timbre do vendedor
Identificao do comprador
Nome e nmero
Data de emisso
Quantidades
Preos unitrios
Meio de transporte e local
de entrega
Assinatura do fornecedor
Elementos:
Noo:
16
DOCUMENTOS DE APOIO
1
FASE
DOCUMENTOS
BASE
DOCUMENTOS
DE APOIO
Listas de
Produtos
Lista, Contacto e
Ficheiro de
Fornecedores
Tabelas de Preo
Propostas
Recebidas
Proposta do
Fornecedor
escolhido
Nota de
Encomenda
2
FASE
3
FASE
4
FASE
5
FASE
Mapa de Registo
de Necessidades
Propostas e
Oramentos
Mapas
Comparativos
Nota de
Encomenda
Cpias da Nota
de Encomenda
17
OS STOCKS
Stocks Stocks so todos os artigos que
se encontram em armazm, num
dado momento, para serem
utilizados numa fase posterior.
A empresa pode ter Stocks Stocks de:
Consumveis
(para garantir o seu funcionamento)
Matria-prima, subsidiria e
produto acabado
(se uma empresa industrial)
Mercadorias
(se uma empresa comercial)
18
IMPORTNCIA DOS STOCKS
Os Stocks Stocks permitem:
utilizar racionalmente a capacidade
produtiva
produzir de forma econmica os
artigos vendidos
satisfazer as encomendas nos prazos
Contudo, os Stocks Stocks:
custam dinheiro
podem estragar-se ou perder a
validade
podem perder de moda
4
19
PRS E CONTRAS DOS STOCKS
Vantagens (pr Vantagens (pr s) s):
evitam rupturas
asseguram o consumo regular do
produto
aproveitam-se oportunidades
faz-se face a imprevistos de consumo
e entrega
Desvantagens (contras) Desvantagens (contras):
fragilidade e validade de certos
produtos
improdutividade do material no
vendido
capital imobilizado
custos com a armazenagem
20
TIPOS DE STOCKS
1. Stock permanente/activo
2. Stock afectado
3. Stock de excedentes
4. Stock em trnsito
5. Stock de segurana
21
possibilitar uma fcil recepo,
conferncia, arrumao e envio
dos bens em armazm
proteger os bens evitando roubos e
estragos
armazenar os bens no menor
espao possvel, facilitando o seu
acesso e movimentao;
planear os armazns de acordo
com as necessidades de cada tipo
de bens e ao mesmo tempo
prevenir.
OS STOCKS-GESTO MATERIAL
constituda por um conjunto de
aces que visam:
22
estar situados prximo dos
utilizadores
possuir fceis acessos
estar situados fora dos centros
urbanos
ser servidos por uma rede de
estradas que permita a passagem
de camies de diversos tamanhos
possuir boas reas de
estacionamento
Os armaz armaz ns ns so recintos onde os
bens se encontram guardados at
serem utilizados. Assim, devem:
23
ser amplas de forma a facilitarem a
circulao
possuir portes de entrada largos,
que possibilitem as manobras dos
diferentes veculos ou cargas
estar de acordo com as regras de
higiene e segurana (evitar piso
escorregadio, pilares, traves,
tubos, afunilamentos, degraus, ...)
ter todos os obstculos sinalizados
ter detectores e extintores de
incndios
As instala instala es es do armazm
devem:
24
permite um melhor aproveitamento
de espaos
facilita a contagem e verificaes
diminui as perdas e estragos
acelera a preparao dos pedidos
Arrumao do armazm
fundamental pois:
5
25
Artigos so arrumados sempre
no mesmo local
Vantagem
maior rapidez na satisfao do pedido
Inconveniente
existncia de superfcies pouco
aproveitadas
Mtodos de arrumao:
Artigos no so arrumados
sempre no mesmo local
Vantagem
aproveita melhor os espaos
Inconveniente
no h local fixo para os artigos
26
Grandes armazns
gruas sobre carris
gruas automotrizes
pontes
guindastes
empilhadores
Movimenta Movimenta o o dos produtos:
Pequenos/Mdios
armazns
empilhadores
tubagens
porta paletes
carrinhos de mo
27
Entradas/Sadas
Registo na
FICHA DE ARMAZM
28
Entrada
Guia de Entrada
(Guia de Remessa Fornecedor)
29
Sada
Guia de Sada
(Guia de Remessa)
30
OS STOCKS-GESTO ECONMICA
minimizar os custos custos dos produtos
sada do armazm
assegurar a continuidade do
fornecimento aos utilizadores
permitir o investimento em
actividades mais rentveis,
evitando o excesso de investimento
em stocks
aces que visam:
6
31
TIPOS DE CUSTOS
$ Custo de Aquisio
$ Custo de Posse de Stock
$ Custo de Realizao de Encomenda
32
STOCKS STOCKS
De SEGURANA:
Quantidade necessria satisfao
das necessidades, durante o prazo
de entrega
RUPTURA:
Quando no h produtos para
satisfazer as necessidades
33
O nvel de stock de um produto varia
ao longo do tempo:
> aumenta com o aprovisionamento
< diminui com os consumos.
34
QUANTIDADE ECONMICA DE
ENCOMENDA
Qe =
Em que Em que:
Qe = Quantidade econmica de encomenda
N = Consumo anual previsto
D = Custo de realizao de encomenda
P = custo de posse de stock por unidade de
encomenda
2 x N x D
P
35
10% dos artigos em armazm so
responsveis por cerca de 70% dos
capitais investidos
20% dos artigos em armazm
ocasionam 20% de investimentos
em stocks
70% dos artigos em armazm so
responsveis por cerca de 10% do
investimento em stocks
CURVA ABC
0
20
40
60
80
100
%acumulada n artigos
%
a
c
u
m
u
la
d
a
v
a
lo
r
a
n
u
a
l
36
OS STOCKS-GESTO ADMINISTRATIVA
conhecer em qualquer momento as
quantidades dos produtos entrados
e sados
conhecer em qualquer momento as
quantidades existentes de cada
produto
o valor das perdas e estragos dos
produtos em armazm
o momento em que se deve fazer
uma nova encomenda
(reaprovisionamento)
aces que visam:
7
37
OS STOCKS-GESTO ADMINISTRATIVA
Nomenclatura
Conjunto de termos ou smbolos
que definem com preciso os
artigos utilizados pela empresa,
devidamente registados e
ordenados segundo critrios
adequados
Alfabtica
Numrica
Alfanumrica
Cdigo de Barras

Sub-Projecto de Gesto: Formao de Formadores de Gesto de Micro e Pequenas Empresas

MDULO TEMTICO COMPRAS E GESTO DE STOCKS DURAO HORAS
RECURSOS TCNICO PEDAGGICOS
JECTIVOS GERAIS Identificar a importncia da funo Compra na empresa, de modo a efectuar compras
dos bens necessrios empresa de forma eficiente e eficaz.
Fornecer instrumentos de gesto de stocks adequada capacidade de resposta
imediata solicitaes do cliente, evitando ruptura e ou excedentes.

COMPUTADOR
DISCUSSO
DE TURMA
TRABALHO
DE EQUIPA
DILOGO
FORMANDO/FORMADOR TEXTOS DE APOIO FICHAS DE TRABALHO TRANSPARNCIAS

OBJECTIVOS CONTEDOS PROGRAMTICOS METODOLOGIA RECUR. TECNICO-PEDAG.

Indicar as caractersticas do comprador
Caracterizar as diferentes formas de compra
Descrever as funes do servio de compras
Demonstrar a importncia das relaes internas
e externas de um servio de compras
Referir diferentes fases de compra
Justificar a necessidade de um servio de
compras
Referir o objectivo da pesquisa do fornecedor
Mencionar os diferentes factores a ter em conta
na seleco do fornecedor, identificando as
vantagens e inconvenientes da escolha de um
nico fornecedor
Indicar os documentos que podem ser utilizados
na efectivao do pedido
Demonstrar a importncia da recepo e
controlo das mercadorias
Distinguir recepo quantitativa de recepo
qualitativa

1. Compras

1.1. Introduo
1.2. O Comprador
1.3. Diferentes formas de compras
1.4. A funo do servio de compras
1.5. Relaes internas e externas do servio de
compras
1.5 A organizao das compras
1.5.1. Fases de compra
1.5.2. Registo de Necessidades de compra
1.5.3. Procura do fornecedor
1.5.4. Escolha do fornecedor
1.5.5. Realizao do pedido
1.5.6. Recepo e controlo das mercadorias
1.5.7. Apoio s fases de compra

Mtodo expositivo

Projeco de transparncias

Explorao e anlise de
casos

Anlise critica de textos de
apoio

1/3



Definir Stock

Indicar vantagens e inconvenientes dos stocks

Caracterizar as diferentes espcies de stocks

Referir os objectivos da gesto material de
stocks
Mencionar os factores a ter em conta a quando
da implantao do armazm
Indicar regras de segurana e higiene nas
instalaes interiores
Mencionar as tarefas de ordenao do armazm
Descrever vantagens e inconvenientes dos
diferentes mtodos de arrumao utilizados
Referir os diferentes tipos de equipamento de
arrumao e movimentao

Indicar os objectivos da gesto econmica dos
stocks
Identificar os diferentes custos dos stocks
Dar a noo de stocks de Segurana
Justificar a importncia de stock de segurana
Elaborar grficos em dente de serra
Definir lote econmico
Calcular lotes econmicos

2. Gesto de stocks

2.1. Os Stocks
2.1.1. Conceito de stocks
2.1.2. Importncia dos stocks
2.1.3. Vantagens e inconvenientes dos stocks
2.1.4. Tipos de stocks

2.2. A Gesto Material dos stocks
2.2.1. Objectivos
2.2.2. Implantao do armazm
2.2.3. Instalaes
2.2.4. Arrumao do armazm
2.2.5 A movimentao
2.2.6 Documentao

2.3. A Gesto Econmica dos Stocks

2.3.1. Objectivos
2.3.2. Custo dos stocks
2.3.3. Stock de segurana
2.3.4. Grfico em dente de serra
2.3.5. Quantidade econmica de encomenda

Mtodo expositivo


casos

apoio

Explorao pedaggica de
material audiovisual

Distribuio de fichas de
trabalho

Mtodo expositivo

2/3



Elaborar a curva ABC
Analisar a curva ABC
Caracterizar os mtodos de gesto econmica
de stocks
Referir as vantagens e inconvenientes dos
mtodos de gesto econmica de stocks

Referir os objectivos da gesto administrativa de
stocks
Explicar a importncia de gesto administrativa
de stocks
Definir nomenclatura de artigos
Indicar os elementos da nomenclatura dos
artigos
Referir as etapas para estabelecimento de uma
nomenclatura de aprovisionamento
Mencionar os diferentes sistemas de
classificao
Identificar os diferentes documentos de apoio
funo

Tomar conscincia da importncia e eficcia da
utilizao da informtica como suporte ao
departamento

2.3.6. Anlise ABC

2.4. Gesto administrativa dos stocks

2.4.1. Objectivos
2.4.2. Nomenclatura dos artigos em stock

2.5. Colaborao da informtica

Mtodo expositivo


casos

apoio

Explorao pedaggica de
material audiovisual

Trabalhar todos os
documentos de apoio

Distribuio de fichas de
trabalho

Utilizao do computador
para demonstrao de um
utilitrio de stocks

3/3

Encomendas - Fornecedores

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