Man Regycont

MANUAL DE USUARIO
SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL

DE DOCUMENTOS

VERSIN 5.02

PROCESAMIENTO AUTOMTICO DE DATOS,
DOCUMENTACIN Y ARCHIVO

QUITO, noviembre de 2002

INDICE

INTRODUCCION 1

Captulo I
NOMENCLATURA

1. Botones 3
2. Diccionario de trminos 4

Captulo II
INGRESO AL REGYCONT 5

Captulo III
OPCIONES DEL MENU PRINCIPAL

1. Archivo 6
2. Registro 6
3. Consultas 7
4. Reportes 8
5. Administracin 9
6. Ventanas 9
7. Ayuda 10

Captulo IV
REGISTRO

1. Opciones para el Departamento de Documentacin y Archivo 11
1.1 Correspondencia externa 11
1.2 Asignacin 13
1.3 Seguimiento Entidad 13
1.4 Seguimiento unidad administrativa 14
1.5 Correspondencia interna o memorandos 14
1.6 Despacho correspondencia con CC. 15
1.7 Despacho correspondencia sin CC. 15
1.8 Gua de Correos, GC. 16
1.9 Correspondencia externa sin respuesta 16
1.10 Gua Interna de Documentos, GID. 17
2. Opciones para las unidades administrativas 17
2.1 Seguimiento de trmites en Entidad 18
2.2 Seguimiento en unidad administrativa 19
2.2.1 Insertar una actividad/Nota al trmite 19
2.3 Correspondencia interna o memorandos 20
2.3.1 Trmite NIS 21
2.3.1.1 Ingreso de un trmite en la unidad administrativa o en
Documentacin y Archivo 21
2.3.1.2 Trmite de informe de auditora 22
2.3.2 Relacin externo/interno 23
2.3.3 Aadir un nmero de informe propio de cada unidad administrativa
al trmite interno 23
2.4 Seguimiento Gua Interna de Documentos, GID. 24
2.5 Seguimiento de cada documento registrado en GID. 24
Captulo V
CONSULTAS

1. Por varias modalidades 26
2. Por procedencia de persona natural o jurdica en CC. 27
3. Por tipo de asunto 27
4. Por estado de trmite en unidad administrativa 28
5. Por carga de trabajo 29
6. Por nmero de oficio recibido 29
7. Por nmero de registro en Control de Comunicaciones, CC. 30
8. Por relacin externos internos 30
9. Por nmero de informe de Auditora 30
10. Por Gua de Correos, GC. 31
11. Por destinatario persona natural o jurdica 31
12. Por nmero oficio de CGE. 32
13. Por nmero de Control de Comunicaciones concludo, CC. 32
14. Por nmero de GID. 33
15. Por destinatario de la GID. 34
16. Por nmero de registro en la GID. 34
17. Por procedencia de persona natural o jurdica en GID. 35
18. Por nmero de oficio del remitente 35

Captulo VI
REPORTES

1. Control de Comunicaciones 36
2. Recordatorio de Trmites 36
3. Gua de Correos 37
4. Gua Interna de Documentos 37

Captulo VII
ADMINISTRACION

1. Tipo documento 39
2. Tipo de asunto 39
3. Modificacin externos internos 40
4. Modificacin de un documento registrado en la Gua de Correos 41
5. Modificacin de datos de una comunicacin registrada en
Gua Interna de Documentos 41
6. Cambio de password 42

Captulo VIII
AYUDA

Acerca de 43

Contralora General del Estado 1
Sistema de Registro y Control de Documentos
Manual de Usuario UA.

INTRODUCCIN

Este documento es una gua de trabajo para los funcionarios y servidores que
usan cualesquiera de los componentes del sistema de Registro y Control de
Documentos, Regycont. de la Contralora General del Estado, que inicia en el
Departamento de Documentacin y Archivo, contina en las unidades
administrativas, en las cuales se hace un seguimiento de los asuntos
asignados segn el mbito. El buen trato por parte de cada uno de los
usuarios, en sus respectivas dependencias, asegura el xito en la gestin
administrativa de las unidades y de la Entidad.

Regycont. es un sistema integrado por los siguientes mdulos funcionales:

Control de Comunicaciones CC., en el cual se registran trmites externos
que requieren respuesta.
Control de documentos externos que se tramitan en las unidades
administrativas en las cuales se elaboran las respuestas.
Control de Trmite Interno, CTI., de la correspondencia interna entre las
unidades administrativas.
Gua de Correos, GC., para el registro en Documentacin y Archivo de las
comunicaciones que se envan a los destinatarios externos.
Gua Interna de Documentos, GID., en la cual se registra la
correspondencia externa que no requiere respuesta.
Recordatorio de Trmites Pendientes, RTP., en el cual se registran las
comunicaciones externas que no fueron atendidas o no tuvieron
respuestas.

Misin.-

Conseguir que el Regycont. sea un sistema automatizado que sirva para
obtener informacin inmediata y confiable de la recepcin, registro, trmite,
despacho y custodia de la documentacin que ingresa o que tiene origen en la
Contralora General del Estado.

Objetivos.-

Dar una solucin global a la administracin de la documentacin que se
genera en la Institucin.
Consultar a las diferentes unidades administrativas acerca del trmite dado
a la documentacin ingresada a la Institucin y asignada segn el
respectivo mbito.
Proveer oportunamente a la Alta Direccin Ejecutiva los datos acerca de los
asuntos externos e internos, para la toma de decisiones.
Proporcionar, en forma inmediata, a los clientes internos y externos la
informacin acerca del estado en el que se encuentra un trmite.
Fortalecer el sistema manual de control de la correspondencia.
Organizacin del Manual.-

Captulo I. muestra las expresiones que se utilizan en el manual de usuario.

Captulo II. ensea la forma de ingresar al sistema.

Captulo III. explica los componentes de los mens del sistema.

Captulo IV. trata de los procedimientos para el registro de la correspondencia
externa en los formularios Control de Comunicaciones, CC., y Gua Interna de
Documentos, GID., (DyA).

Captulo V. explica la forma de utilizar las consultas que provee el sistema.

Captulo VI. indica cmo sacar los reportes o impersin de los formularios
control de comunicaciones, CC., gua interna de documentos, GID., gua de
correos, GC. y recordatorio de trmites pendientes, RTP.

Captulo VII. explica la manera de administrar el sistema de Registro y Control
de Documentos.

Captulo VIII. ensea la manera de conseguir la ayuda para utilizar una
aplicacin del Regycont.

CAP TULO I

NOMENCLATURA

Para utilizar el sistema de Administracin y Custodia de Documentos
adecuadamente se proporcionan los siguientes estndares y normas.

1. Botones

Para que se ejecute un botn se har un click sobre l con el botn
izquierdo del mouse.

Los botones que se encuentran en la parte superior de la pantalla en la
barra de conos son los siguientes:

Graba la informacin de la ventana activa
Imprime la informacin de la ventana activa
Organiza las ventanas en cascada
Organiza las ventanas en mosaico vertical
Organiza la hoja y cubre todo el marco
Organiza las ventanas en mosaico horizontal
2. Diccionario de trminos.-

En este manual se utilizan trminos que deben ser entendidos para
evitar confusiones.

2.1 rea usuaria

Es cada unidad administrativa de la Contralora General del Estado.

2.2 Login

Es la identificacin que el Departamento de Procesamiento Automtico
de Datos asigna al usuario para que tenga acceso al sistema Regycont.
Se conforma por la primera letra del nombre ms el apellido.

2.3 Password

Es la clave secreta y personal asignada para la utilizacin del sistema,
es de uso individual y restringido, por lo cual, cada uno debe
responsabilizarse por su privacidad.

2.4 Usuario

Es el funcionario y servidor de la Institucin autorizado para accesar al
sistema.

2.5 Click

Es pulsar el botn izquierdo del mouse.

2.6 Doble Click

El pulsar dos veces seguidas el botn izquierdo del mouse.
CAP TULO I I

INGRESO AL REGYCONT.

Encontrar en la pantalla de la computadora el cono Regycont., haga doble
click y empezar a ejecutarse esta aplicacin.

Aparecer la primera pantalla llamada Ingreso al sistema:

En esta pantalla se observa Convenio Inter Institucional CGE. Banco del
Estado. En el campo que se lee Usuario escriba el login (nombre del usuario)
y en el campo Clave digite el Password (clave) con letras maysculas o
minsculas. Para ingresar al sistema d un click en OK o Cancel si no desea
ingresar

A continuacin aparece la pantalla principal del sistema.

CAP TULO I I I

OPCIONES DEL MEN PRINCIPAL

Para accesar a la opcin que requiera del Regycont., haga click sobre el
nombre de la misma, ubicada en la parte superior de la pantalla.

1. Archivo

Encontrar las siguientes opciones:

Cerrar: cierra la ventana actual sin salir del sistema.
Grabar: graba los datos ingresados.
Imprimir: imprime los datos de la ventana activa.
Salir: sale del sistema Regycont.

2. Registro

El personal autorizado registra la informacin en los diferentes mdulos
del Regycont. a travs de las siguientes opciones:

Mdulo Control de Comunicaciones, CC.
Correspondencia externa
Asignacin
Seguimiento Entidad
Seguimiento unidad administrativa
Correspondencia interna o memorandos
Mdulo Gua de Correos, GC.
Despacho correspondencia con CC.
Despacho correspondencia sin CC.
Gua Correos, GC.
Mdulo Gua Interna de Documentos, GID.
Correspondencia externa sin respuesta
Gua Interna de Documentos, GID.
Seguimiento Gua Interna de Documentos
Seguimiento de cada documento registrado en GID.

3. Consultas

En estas opciones, el usuario podr hacer uso de las diferentes
consultas segn el mdulo al que ingrese:

Mdulo Control de Comunicaciones, CC.
Por varias modalidades
Por procedencia de persona natural o jurdica en CC.
Por tipo de asunto
Por estado de trmite en unidad administrativa
Por carga de trabajo
Por nmero de oficio recibido
Por nmero de registro en Control Comunicaciones, CC.
Por relacin externos internos
Por nmero de informe de Auditora
Mdulo Gua de Correos
Por nmero de Gua de Correos, GC.
Por destinatario persona natural o jurdica
Por nmero oficio de CGE.
Por nmero de Control Comunicaciones concluido, CC.
Mdulo Gua Interna de Documentos
Por nmero de GID.
Por destinatario de la GID.
Por nmero de registro en la GID.
Por procedencia de persona natural o jurdica en GID.
Por nmero de oficio del remitente

4. Reportes

Esta pestaa se encuentra habilitada nicamente para el Departamento
de Documentacin y Archivo. Permite imprimir la informacin registrada
en esta unidad mediante los siguientes formularios:

Control de Comunicaciones
Recordatorio de Trmites
Gua de Correos
Gua Interna de Documentos
5. Administracin

Esta opcin se utiliza para modificar o rectificar textos o datos
registrados en los formularios Control de Comunicaciones, Gua de
Correos y Gua Interna de Documentos, as como los Controles de
Trmite Interno y el NIS., presentando las siguientes opciones:

Tipo documento
Tipo asunto
Modificacin externos internos
Modificacin detalle de Gua de Correos
Modificacin detalle Gua Interna de Documentos

Adems, permite cambiar el password, siendo la nica opcin en este
men que est habilitada tambin para las dems unidades
administrativas.

6. Ventanas

Se pueden ver todas las pantallas que se encuentran abiertas en un
momento dado, en la forma de presentacin que ms se ajuste a su
necesidad.

7. Ayuda

En cada aplicacin tiene la opcin de buscar ayuda para entrar y utilizar
cualquiera de las pantallas. D un click en el cono Ayuda y aparece la
opcin Acerca de...

CAP TULO I V

REGISTRO

El primer paso del seguimiento a la documentacin que se administra en la
Contralora es realizado por el personal del Departamento de Documentacin y
Archivo y luego en la secretara de cada unidad administrativa.

1. Opciones para el Departamento de Documentacin y Archivo

Las opciones que aparecen en el men corresponden a las tareas que
estn habilitadas para los usuarios del mdulo Control de
Comunicaciones en el Departamento de Documentacin y Archivo.

1.1 Correspondencia externa

Una vez recibida la correspondencia en otra dependencia de la
Contralora entregar en la ventanilla del Departamento de
Documentacin y Archivo y nicamente en esa unidad se registrar toda
esta informacin.


Ingrese al Regycont., d un click en Trmites y el sistema genera un
nmero secuencial nico que identifica al trmite externo que tiene los
mismos datos del formulario Control de Comunicaciones. Ponga mucha
atencin antes de grabar la informacin.

El usuario llenar los espacios de:

Procedencia y remitente
Tipo de documento
Nmero
Asunto
Anexos
Tipo de asunto
Enviar a:
Prioridad S No
Observaciones

Para el dato de Procedencia y remitente debe llenar con datos precisos
para su archivo y posterior bsqueda.

En la pestaa que se lee Tipo documento, d un click y el sistema le
generar una lista de la cual escoger la opcin que corresponde.

En Nmero registre el nmero de la comunicacin recibida.

En Asunto debe ingresar un resumen claro, preciso, conciso y sin
errores.

Si los hay, registre la informacin correspondiente a Anexos, ponga el
nmero exacto de hojas, carpetas o tomos.

En Tipo de asunto, el sistema le genera una lista y el usuario escoger
la opcin que ms identifique al documento.

En la casilla de Enviar a se escribe la unidad asignada que tramitar el
asunto.

Seale la Prioridad y luego, en el campo de Observaciones registre si
pasa para conocimiento de la Alta Direccin Ejecutiva.

Al grabar la informacin que se ve en la pantalla, automticamente se
habilita el cono Asignacin, de esta opcin escoger S o No para
asignar al rea responsable.

Despus de grabar el registro, se limpia la pantalla y queda lista para el
ingreso de un nuevo trmite.

1.2 Asignacin

En esta pantalla, el Departamento de Documentacin y Archivo enva el
asunto al rea usuaria, en la cual se responsabilizar del trmite del
mismo.

El usuario de esta pantalla, tiene la posibilidad de revisar los trmites
registrados y devueltos.

Trmite registrado: documentos nuevos que ingresaron en
Documentacin.
Trmite devuelto: documentos devueltos por las reas usuarias
para reasignar a otras reas.

Para asignar el rea usuaria, ubquese con el mouse en Registro y d
un click en Asignacin. En la nueva pantalla vaya hasta el Nmero de
Trmite, d un click en rea Usuaria, colquese en el registro
correspondiente, se cambia a color azul; el sistema le genera una lista
de todas las unidades administrativas que estn conectadas al
Regycont.

Active el botn en el cono Asignar, d un click y se asignar el trmite a
las unidades destinadas, luego este nmero se borrar de la pantalla.

1.3 Seguimiento Entidad

En esta pantalla consultar el tratamiento que se dio a un documento en
distintas unidades administrativas.

Una vez asignado un trmite y recibido en el rea usuaria, digite el
nmero de CC. en el espacio Nmero y desplegar los datos
registrados en el Control de Comunicaciones.

1.4 Seguimiento unidad administrativa

La informacin que proporciona esta pantalla est relacionada con el
trmite dado a un asunto en una unidad administrativa.

En el cono Nmero digite el nmero de Control de Comunicaciones,
CC. y podr ver en la pantalla la informacin registrada en ese formato,
para asignar a la persona que tramitar.

1.5 Correspondencia interna o memorandos

Esta pantalla se utiliza para asignar el Nmero Interno del Sistema, NIS.
a un memorando, formularios de proveedura (14), trmite de viticos y
pedidos al Departamento de Mantenimiento. Tambin para clasificar por
el tipo de asunto segn una tabla.

D un click en los respectivos conos Tipo de documento u Otros
asuntos y podr escoger la opcin que necesite.


1.6 Despacho correspondencia con CC.

En esta pantalla se registra el oficio con el cual se contesta un asunto
ingresado en Control de Comunicaciones.

Escriba el nmero de CC. y d un click en el cono contiguo y desplegar
el formato Gua de Correos para registrar la informacin de las
comunicaciones para enviar a los destinatarios.

1.7 Despacho correspondencia sin CC.

En esta pantalla se ingresa informacin del envo de la correspondencia.
Si da un click en esta opcin aparecer el formulario Gua de Correos
enel cual se registra la correspondencia que se entregar a los
destinatarios, cuyos antecedentes no se registraron el el formato CC.


1.8 Gua de Correos, GC.

Esta pantalla es para agrupar la correspondencia despachada por
distintos medios.

D un click en la opcin Gua de Correos, CC. y aparecer la pantalla
con la lista de documentos para envo a los destinatarios, a travs de
distintos medios. Por ejemplo: correo ciudad, correo provincias, correo
exterior, zona norte, zona sur, TAME y casillero judicial.

1.9 Correspondencia externa sin respuesta

Esta opcin se utiliza para registrar la correspondiencia externa que
tiene carcter informativo o responde a peticiones institucionales, o es
personal, oficial y particular, por lo cual, no requiere de respuesta.


1.10 Gua Interna de Documentos, GID.

En esta pantalla se registra la informacin de las comunicaciones
recibidas que no requieren respuesta y que fueron asignadas por
unidades administrativas.

2. Opciones para las unidades administrativas
Los pasos restantes del seguimiento que se da a un trmite son
realizados en cada unidad administrativa, para esto aparecer el
siguiente men.

2.1 Seguimiento de trmites en Entidad

Cuando la comunicacin llega fsicamente a la unidad asignada, la
persona encargada de administrar la correspondencia, reciba, ingrese al
Regycont. con su clave. Ingrese a la pantalla principal la opcin
Registro, ubquese en el cono Seguimiento Entidad, en la parte
superior, observe las siglas de la unidad que se encuentra a cargo del
trmite y el nombre del responsable que ingresa al Regycont. Pase la
documentacin al Director para que asigne al tcnico que efectuar el
trmite.

En esta imagen escriba el nmero del trmite o CC., luego haga un click
en externo.

Una vez que se ha recuperado un trmite por medio del nmero de
control de comunicaciones, aparecen las acciones correspondientes a
cada estado del trmite. Cada vez que d click en el formulario aparece
una secuencia de botones determinando las siguientes acciones:

Accin Descripcin
Delegar Delegacin de un trmite
Area Usuaria Acepta el trmite en el rea usuaria
Devolver Devuelve el trmite al Departamento de
Documentacin y Archivo
Tcnico Asignar tcnico responsable del trmite
Concluido Trmite concluido

En el caso de una mala reasignacin por parte del rea Usuaria se
deber llamar a la unidad de destino y pedir que devuelva el documento
por el Regycont.

2.2 Seguimiento en unidad administrativa

En esta pantalla d un click para reasignar a la persona que atender el
asunto en el rea usuaria, solo aparece el botn responsable.

En la siguiente pantalla observe que est asignado el trmite, haga un
click en Asignado. Automticamente se activa la pestaa rea Usuaria,
d un click en S para registrar el trmite y se activan automticamente
dos pestaas, Tcnico y Devolver, seleccione cualquier opcin.

Tenga en cuenta que el sistema en esta opcin solo presenta la accin
Responsable, con la cual se asigna a otra persona una vez que haya
ejecutado determinada accin.

2.2.1 Insertar una actividad / Nota al trmite

Esta opcin se utiliza para ingresar las actividades que realiza el
responsable del trmite.

Tambin se utiliza para registrar los memorandos de respuesta parcial o
total de un asunto.

Para insertar una Actividad/Nota recupere el trmite por cualquiera de
las opciones Seguimiento, d un click con el botn izquierdo del mouse
en cualquier parte del formulario y aparecer el siguiente men flotante:

En este men d un click en Insert y aparecer la siguiente pantalla:

D un click en S para desplegar la pantalla que permite ingresar las
actividades y notas al trmite.

Para guardar la informacin ingresada d un click en la cruz de la parte
superior de la pantalla y confirme grabar.

2.3 Correspondencia interna o memorandos

Esta opcin es para la administracin de la correspondencia interna que
circula entre las unidades administrativas. Para los memorandos que
requieran respuesta se crear un Nmero Internodel Sistema, NIS., el
que se utilizar hasta cuando se concluya el trmite. Los documentos
externos registrados en el formulario Control de Comunicaciones que
para atender sea necesario consultar a otra unidad administrativa, no se
utilizar NIS. Adems se puede establecer la relacin de una
comunicacin externa con memorandos, as se obtendr la informacin
completa de antecedentes, informes y criterios acerca de una o varias
peticiones formuladas en un oficio.

Este men presenta las siguientes opciones:

Trmite NIS
Relacin externo/interno
Aadir nmero de Informe de Auditora
2.3.1 Trmite NIS

En cada unidad administrativa se genera un nmero interno del sistema,
NIS, a travs del cual se establece un vnculo entre la informacin que
tiene origen en la correspondencia externa, registrada en Control de
Comunicaciones, con la correspondencia resultante del respectivo
trmite interno; inclusive, si se requiere, se puede aadir un nmero de
informe de auditora o examen especial.

2.3.1.1 Ingreso de un trmite en la unidad administrativa o en
Documentacin y Archivo

Las unidades administrativas de la matriz que no estn enlazadas
al sistema de Registro y Control de Documentos, Regycont. por
falta de equipos o red, harn registrar la correspondencia o
trmites internos en el Departamento de Documentacin y
Archivo.

Para las unidades administrativas que estn conectadas al
Regycont. se presenta la siguiente ventana en la cual ingresarn
todos los datos que corresponden al trmite interno.

Al grabar, el sistema proporciona el NIS., nmero que escribir en
el formulario Control de Trmite Internos y en el memorando.

2.3.1.2 Trmite de informe de auditora

En el caso de que una unidad de control genere un informe de
auditora o examen especial, en el campo Tipo asunto
seleccione Informes Auditora y aparecer en la parte superior
derecha un botn para registrar el nmero de informe propio de la
unidad administrativa.

D un click sobre el botn para ingresar el nmero de informe de
auditora y luego Aceptar.
2.3.2 Relacin externo/interno

En esta opcin se indica cmo establecer la relacin entre la informacin
externa con la interna y vincular el nmero de informe de auditora de
cada unidad administrativa con el de trmite interno.

En cada unidad administrativa, se puede vincular los trmites internos
que se derivan de una comunicacin externa como se ver en la
siguiente ventana:

Para vincular un trmite externo con un interno d un click en la ventana
Externos, ingrese el nmero de CC. y ejecute la consulta. Luego d un
click en la ventana Internos, ingrese el NIS. y ejecute la consulta.

Una vez que tenga los dos documentos que tienen relacin de padre a
hijo, d la orden de grabar.

2.3.3 Aadir un nmero de informe propio de cada unidad administrativa
al trmite interno.

En esta pantalla se ingresa el nmero de trmite interno para poder
recuperarlo.
2.4 Seguimiento Gua Interna de Documentos, GID.

En esta pantalla el rea usuaria acepta el trabajo asignado por el
Departamento de Documentacin y Archivo, realiza el seguimiento en la
unidad administrativa, desde el registro del asunto en Documentacin.
Acepta o registra la Gua Interna de Documentos en el rea usuaria. Da
trmite a los documentos de la GID., asigna tcnico para que atienda el
asunto y finalmente concluye el trmite.

Para aceptar la GID. d un click en el formulario, aparece la opcin rea
Usuaria, d otro click para recibir los documentos.

2.5 Seguimiento de cada documento registrado en GID.

Aceptada la GID., el sistema permite el trmite de cada uno de los
documentos, para lo cual ingrese el nmero de registro individual en la
siguiente pantalla.

En esta pantalla se debe dar click para tener la secuencia de pasos para
dar seguimiento a la documentacin, as al dar click en esta interface se
obtendrn los siguientes pasos (botones)

Actividad/Botn Descripcin
rea Usuaria Acepta el documento en la unidad administrativa
Funcionario Asigna a una persona responsable de tramitar la
documentacin
Concluir Se archiva el documento o se finaliza el proceso
en la unidad administrativa
CAP TULO V

CONSULTAS

En este captulo se pone a disposicin del usuario las opciones de consultas
para obtener informacin a travs del sistema Regycont., segn el mbito y por
tres medios de registro en forma independientes, los dos primeros, de
ingresode la correspondencia y el tercero para el despacho de las
comunicaciones originadas en las distintas dependencias de la Contralora.

En estas consultas los usuarios pueden ver nicamente los trmites que
pertenecen a cada una de las reas, ya que el sistema tiene seguridades para
impedir que los datos registrados sean modificados o eliminados.

1. Por varias modalidades

Esta pantalla es de uso de Documentacin y se puede realizar consultas
relacionadas con el estado de trmite en una unidad administrativa o por
patrn de procedencia.

D un click en el cono Por varias modalidades, marque en la cruz de
externos, internos o todos, registre el perodo de bsqueda en desde
y hasta, seale el estado de trmite, escriba una palabra y una slaba en
patrn de procedencia, d un click en el cono de bsqueda (extremo
derecho) y obtendr la informacin que requiere.

Si desea conocer los datos bsicos o generales del documento, ejecute
las respectivas opciones que ver en la pantalla con letras de color azul
y rojo, respectivamente.

2. Por procedencia de persona natural o jurdica en CC.

Esta opcin se utiliza para ver el registro y destino de un documento
externo e interno, para lo cual escriba un dato referencial. Haga click en
Consulta, luego en externo o interno, segn la necesidad; actualice la
fecha de bsqueda, segn los datos del antecedente o proporcionados
por el interesado, en Procedencia o en Asunto registre dos letras o una
palabra y desplegar en la pantalla todos los documentos registrados en
ese lapso; ubquese con el cursor en la fila que tiene la informacin
buscada, d una orden, entonces marcar ese blque. Si desa conocer
ms informacin del asunto, d un click en el cono Datos bsicos
(color azul) y ver lo relacionado con asunto, unidad asignada, etc.

3. Por tipo de asunto

En esta pantalla el usuario consulta los trmites que se encuentran
asociados por un determinado tipo de asunto.

Esta opcin presenta horizontalmente los datos ms importantes de
todos los trmites asignados al rea usuaria, asociado con un mismo
tipo de asunto. Si desea ver el detalle completo del trmite, ubquese
con el mouse en el campo deseado, d un click para activar el registro y
desplegar otra pantalla con todos los datos bsicos.

Para pasar de la pantalla general al detalle, elija cualquiera de las
opciones que aparecen en las pestaas General o Datos Bsicos.

4. Por estado de trmite en unidad administrativa

En esta pantalla puede hacer el seguimiento de lo acontecido con un
asunto en una dependencia institucional, la consulta es factible para
correspondencia externa e interna. En este caso, d la orden en
Consulta, luego en Estado de trmite en unidad administrativa. En
la pantalla, marque interno o externo, el perodo de ingreso del
documento, seleccione el estado de trmite que puede ser: en trmite,
rea usuaria, asignado y concluido; d la orden en uno de los estados y
ver en la nueva pantalla todos los documentos del perodo sealado;
marque el bloque deseado, d un click en la fila cuyos datos busca, vaya
a la pestaa Datos bsicos y tendr toda la informacin del asunto
investigado.

5. Por carga de trabajo

En cada unidad administrativa, con esta opcin, puede ver los asuntos
en trmite o concluidos que estn asignados a una persona. Vaya a
Consulta, Por carga de trabajo, seale si es documento interno o
externo, el perodo de bsqueda, el posible estado de trmite yla
persona a la que se asigna para que atienda determinada peticin o
todos los trabajos asignados.

6. Por nmero de oficio recibido

En esta pantalla consulta el seguimiento por el nmero de documento
recibido en esta Institucin.

Ingrese el nmero del documento recibido o parte de l para localizar un
trmite, el sistema presenta la informacin buscada; ubquese en el
trmite requerido y observar la secuencia del trmite. Para pasar de la
pantalla General a la de Seguimiento, elija cualquiera de las pestaas
que aparecen en la parte superior General o Seguimiento.

7. Por nmero de registro en Control Comunicaciones, CC.

En esta pantalla se consultar el seguimiento de un trmite especfico.
Ingrese el nmero del control de comunicaciones, el sistema presenta
los datos bsicos del trmite segn el perodo indicado. Para pasar de
la pantalla de Datos Bsicos a la de Seguimiento, escoja cualquiera de
las pestaas que aparecen en la parte superior Datos Bsicos o
Seguimiento.

8. Por relacin externos internos

Esta opcin facilita establecer el nexo que existe entre una comunicacin
externa registrada en el formato Control de comunicaciones, que
posteriormente dio origen a un memorando o un nmero interno del
sistema, NIS.

9. Por nmero de informe de Auditora

Una vez que se registr una comunicacin en el formato Control de
comunicaciones, es posible, en esta opcin, establecer la relacin con
un informe de auditora para atender peticiones de ejemplares de este
documento.

10. Por Gua de Correos, GC.

Tambin puede conocer el edestino de un documento si tiene el nmero
de la Gua de Correos, GC.

Ubquese en el cursor en este cono, d la orden y desplegar esta
pantalla, digite el nmero de GC., el perodo, un click en ejecutar y ver
la lista de comunicaciones registradas, marque el bloque deseado,
escoja Datos bsicos y tendr la informacin ms detallada del oficio
despachado. Si desea volver a la lista, colquelas con el mouse y pulse
en General.

11. Por destinatario persona natural o jurdica

Otra forma de hallar informacin es proporcionando al sistema el nombre
del destinatario de la comunicacin, sea sta entidad, persona jurdica o
natural.


Coloque el cursor en esta opcin, d la orden, actualice la fecha de
bsqueda, ubquese en el cono Patrn de bsqueda, escriba la
primera slaba comoreferencia de lo que quiere informacin, d un click y
aparecer una lista de todos los registros en el perodo indicado; marque
bloque en la lnea deseada, d la orden en la pestaa Datos bsicos y
tendr informacin completa del nmero de registro, oficio, fecha,
anexos y medio de envo. Para volver a la pantalla anterior, d una
orden en la pestaa General.

12. Por nmero oficio de CGE.

Si proporciona al sistema el nmero de oficio otorgado en
Documentacin, da un click en la ejecucin, aparecer en otra pantalla:
elnmero de registro, nombre del destinatario, nmero de GC. y el medio
de envo. Para ver ms informacin ubquese con el mouse en la
pestaa Datos bsicos y visualizar la respectiva Gua de Correos.

13. Por nmero de Control de Comunicaciones concludo, CC.

Se refiere al despacho de correspondencia con antecedentes registrados
en Control de Comunicaciones, CC.
En esta pantalla consultar los nmeros de oficio y de la gua de correos
en los cuales fue despachado el oficio de respuesta, para lo cual ingrese
el nmero de CC.

D un click en esta opcin y desplegar la pantalla en la cual se ver el
nmero de registro, el nombre del destinatario de la comunicacin, el
nmero de la gua de correos, el medio de distribucin, el nmero de
oficio, la unidad de origen. Si desea ms datos d una orden en la
pestaa Datos bsicos y tendr el registro en la gua de correos.

14. Por nmero de GID.

Esta es la tercera forma de realizar una consulta, a travs de los datos
de la comunicacin recibida y registrados en el formulario gua interna de
documentos. En esta pantalla puede ver las notas y acciones tomadas
con cada documento registrado en la GID.

Ubquese con el cursor en esta opcin, d la orden y aparecer esta
pantalla, registre en el cono activo el nmero de la gua interna de
documentos y ver la lista de todos los documentos registrados y
enviados a una unidad administrativa; marque el bloque en la lnea
cuyos datos busca, ejecute y tendr la descripcin individualizada del
documento.
15. Por destinatario de la GID.

D un click en el cono Por destinatario de la GID., actualice perodos
de bsqueda en desde hasta; en Patrn de bsqueda escriba tres
letras o la primera slaba de la unidad de destino y aparece la lista de
todos los documentos remitidos a esa dependencia, ubquese en la fila
con la informacin deseada, marque el bloque, direccione a la pestaa
Datos bsicos y ver ms informacin de un documento.

16. Por nmero de registro en la GID.

En esta pantalla se ve qu persona tiene la comunicacin, se hace el
seguimiento del trmite dado a cada documento registrado en la GID.

Una vez dada la orden en esta opcin, escriba el nmero de registro en
el cono activo, desplegar el nmero de gua interna de documentos, la
fecha de registro, la unidad administrativa de destino del documento y la
persona que acept el trmite del asunto en esa dependencia. Si desea
ver quienes intervinieron en el procedimiento, haga click en la fila y luego
en la pestaa Seguimiento.
17. Por procedencia de persona natural o jurdica en GID.

D un click en esta opcin, aparece la pantalla requerida, actualice el
perodo de bsqueda, ubquese con el mouse en Patrn de bsqueda,
escriba tres letras o una slaba, d la orden y aparecern todos los
registros con esas letras, marque bloque en la fila que tiene la informaci
buscada, d un click, colquese con el mouse en la pestaa Datos
bsicos y obtendr el registro con todos los datos del documento
recibido y registrado.

18. Por nmero de oficio del remitente

Posicinese en Por nmero de oficio del remitente y d la orden, en el
cono activo Nmero del documento, digite el nmero de la
comunicacin que busca, d un nter y ver el nmero, tipo de
documento, la fecha de recepcin, el nmero buscado, la unidad
administrativa a la ue se envi. D un click en la pestaa Datos
bsicos y ver ms informacin de la comunicacin registrada.

CAP TULO VI

REPORTES

Este cono nos permite obtener reportes de los formularios control de
comunicaciones, recordatorio de trmites pendientes, gua de correos. D un
click, segn la necesidad.

1. Control de Comunicaciones

Una vez registrada lainformacin en el formulario CC. y grabada,
posicinese en Control de Comunicaciones, d la orden con el mouse,
en la pantalla le pide que escriba el denominado rango, es decir, desde
hasta qu nmero de CC., registre estos datos, d enter, vaya con el
cursor al cono impresora, d la orden y obtendr los respectivos
reportes.

Otra forma de sacar el reporte es despus del registro, pide grabar, s,
pregunta imprimir, si pone s entonces sacar el reporte de cada unidad.

2. Recordatorio de Trmites

En esta opcin se conocern todos los asuntos no concludos o no
atendidos, el Regycont. automticamente demostrar en listas por
unidades.

Ubquese en Recordatorio de Trmites, d la orden con el mouse, en lal
pantalla desplegada, escriba el perodo desde y hasta qu fecha desea
que le imprima la informacin relacionada con recordatorio de asuntos
pendientes de respuesta; en el siguiente campo, ponga la unidad
administrativa a la que corresponden los controles de comunicaciones
registrados en el recordatorio; haga click en el cono impresora y luego
en S.

3. Gua de Correos

Registrados los nmeros de oficio y fecha en la gua de correos y
grabada la informacin, en esta opcin d la orden y ver en la pantalla
desplegada toda la informacin registrada con los siguientes datos: gua,
perodo, medio de envo, fecha de elaboracin y responsable; en el
campo respectivo, digite el nmero de copias que necesite para la
distribucin de correspondencia, marque el bloque respectivo, ubquese
y haga click con el mouse en la pestaa individual, ver la lista de todas
las comunicaciones registradas en el formato GC.; haga click en el cono
impresora y en S para obtener la impresin de la gua de correos
requerida. As proceda con cada uno de los formularios gua de correos
que visualiza en la pantalla.

4. Gua Interna de Documentos

Una vez registrada la informacin en la Gua Interna de documentos y
grabada, lo cual se realiza en dos pantallas diferentes, se entra a esta
aplicacin para sacar el reporte, d un click en reporte, aparecer las
listas de comunicaciones registradas en cada formulario gua interna de
documentos, posicinese en la respectiva fila, d la orden, seleccione la
unidad administrativa, vaya a la pestaa individual, ponga imprimir, S y
obtendr el reporte requerido. Repita el mismo procedimiento para las
otras dependencias.

CAP TULO VI I

ADMINISTRACION

Uno de los objetivos del Regycont. es proporcionar al usuario algunas formas
de registro y consulta, para lo cual se agrup bajo una denominacin de
carcter general varios documentos identificados con palabras descriptivas de
caractersticas o peticiones similares.

1. Tipo documento

En la casilla Descripcin del documento, encontrar los nombres
genricos con los cuales la tcnica secretarial identifica, por sus
caractersticas propias, a cada una de las comunicaciones recibidas o
enviadas. Estos nombres estn definidos en tablas magnticas para
seleccin del usuario, al momento de registrar la informacin recibida de
los clientes externos e internos. Con solo dar una orden en la palabra
descriptiva se registrar el tipo de documento. En el numeral 10 ver
Otros que quiere decir una correspondencia no muy comn o variada a
la cual, por falta de espacio en la pantalla, no se ha dado un nombre
propio; sin embargo, si hay necesidad de identificar ms documentos,
solicitar al administrador del sistema en Procesamiento Automtico de
Datos nacional o regional su inclusin, previa aceptacin del Jefe de
Documentacin y Archivo.

2. Tipo de asunto

En la casilla Descripcin del asunto ver expresiones con las cuales se
califica y registra a varias peticiones, conformando grupos de
documentos que facilitar realizar una consulta posterior o seguimiento
en ms de una unidad administrativa.

Si desea beneficiarse de esta opcin del Regycont., vaya al cono
Consulta, Por tipo de asunto, aplique el respectivo procedimiento y
tendr la informacin requerida. Si el usuario requiere la incorporacin
de otros descriptores, con la autorizacin del Jefe de Documentacin y
Archivo, solicite al administrador del sistema en Procesamiento
Automtico de Datos nacional o regional.

3. Modificacin externos internos

En ocasiones se cometen errores en la transcripcin de los datos que se
registran en los formularios control de comunicaciones y con esta
opcin, se puede efectuar correcciones o rectificaciones en el texto.
Para ello, d un click en el cono Administracin, luego en
Modificacin externos internos; marque, segn la necesidad, uno de
ellos, registre el nmero de formulario, d la orden en el cono superior
derecho y visualizar el formato con todos los datos, ejecute la
rectificacin, guarde la informacin con la palabra S. Se puede
modificar el formato control de comunicaciones slo en Documentacin y
Archivo. Es posible imprimir este formulario modificado pero antes de
ejecutar la aplicacin Asignacin, caso contrario, no.

4. Modificacin de un documento registrado en la Gua de Correos

Esta opcin est habilitada nicamente para el Departamento de

Como en el caso anterior, se usa para rectificar algn error en los datos
registrados en una gua de correos. Previamente debe conocer el
nmero de registro en una gua de correos, lo cual puede obtener por el
cono Consulta, Nmero de oficio, tendr los datos relacionados con
registro, perodo, destinatario, nmero de gua, zona de destino y fuente.
Con el nmero de registro, vaya al cono Administracin, d un click, le
desplegar la pantalla con todos los datos registrados, a los cuales
podr realizar las modificaciones o correcciones deseadas, guarde la
informacin con las teclas Control S y S. Puede hacer la impresin del
formulario reformado siempre que no haya ejecutado la opcin Asignar.

5. Modificacin de datos de una comunicacin registrada en Gua
Interna de Documentos

Esta opcin est habilitada nicamente para el Departamento de

Si desea rectificar algn dato de una comunicacin registrada en GID.,
previamente debe conocer el nmero de registro, para lo cual puede ver
a travs de la opcin Consulta y Nmero de registro en la GID. Con
esta informacin, vaya a Administracin, d la orden y en la pantalla
que visualice, digite el perodo y el nmero de registro, d enter y le
desplega los datos que requiere, haga las rectificaciones deseadas,
guarde la informacin con Control S ms S. El sistema no le permite
sacar la impresin una vez asignado por la red; antes de esta opcin, si
el posible.

6. Cambio de password

Esta opcin es la nica de este men que se encuentra habilitada para
todas las unidades admi nistrativas.

Es recomendable cambiar con frecuencia la clave personal para evitar
fuga o mal uso de la informacin que est a cargo una persona o de un
usuario; para lo cual, d un click en cambio de password aparece en la
pantalla un espacio para digitar la clave anterior, hgalo y luego escriba
la nueva clave y ejecute Aceptar.

CAP TULO VI I I

AYUDA

Acerca de ...

Mantiene informacin acerca de la versin del software y responsables del
mismo.

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