La dmatrialisation des titres acadmiques

Etat des lieux, scnario et perspectives

Rapport de la pr-tude
Avril 2014
Auteurs : Anne Ronchi, Omar Benkacem, Pierre-Yves Burgi, Rolf Brugger, Pierre Lhosis, !"line
Resre#o, Parick Roh
Remerciements
$ous enons r%s sinc%remen & remercier oues les #ersonnes 'ui son & l(origine )e ce
#ro*e e celles 'ui on #ermis la r"alisaion )e ce ra##or+
$ous a)ressons nos #lus gran)s remerciemens au, 2- #ersonnes 'ue nous avons
renconr"s au sein )es .niversi"s )e Lausanne e /en%ve #our l(in"r0 'u(ils on #or" &
la #ro1l"mai'ue )e )es ires au forma num"ri'ue e au #rocessus )e )"ma"rialisaion en
acce#an )e r"#on)re & nos 'uesions lors )es enreiens men"s+
2
Table des matires
1. Introduction........................................................................................................................................4
2. Le cycle de vie dun document...........................................................................................................4
3. Comment les titres sontils dits ?...................................................................................................4
3.1 Les entretiens..........................................................................................................................4
3.2 tat des lieux des titres dits.................................................................................................4
3.3 Les constats.............................................................................................................................6
4. es titres en !ormat numri"ue# $our "uels usa%es ?.........................................................................&
4.1 Les entretiens..........................................................................................................................&
4.2. Les o$$ortunits# et les ris"ues du !ormat lectroni"ue.........................................................&
4.3 Les modalits de di!!usion des titres.....................................................................................1'
4.3.1 i!!usion des titres $ar voie lectroni"ue.................................................................1'
4.3.2 i!!usion des titres de$uis lenvironnement $ersonnel de ltudiant.e....................11
4.3.3 Consultation dune (ase de donnes nationale "ui recense les titres dcerns........12
). Le cadre l%al en "uestion................................................................................................................13
6. Les solutions tec*ni"ues envisa%es................................................................................................16
&. +rsentation du scnario retenu........................................................................................................16
&.1. ,onctionnalit de (ase..........................................................................................................1-
&. 2. ,onctionnalit avance centre utilisateur..........................................................................1-
-. Conclusion et recommandations......................................................................................................2'
.. +ers$ectives......................................................................................................................................21
1'. /lossaire.........................................................................................................................................22
11. 0!rences......................................................................................................................................22
12. 1nnexes..........................................................................................................................................23
12.1. Les %uides dentretien........................................................................................................23
12.1.1 /uide dentretien 2dition3$roduction..................................................................23
12.1.2 /uide dentretien i!!usion3transmission...........................................................23
12. 2. Les acteurs4rices rencontr4e4s.........................................................................................2)
12. 3. Les cadres l%aux..............................................................................................................26
12.3.1 Cadre !dral..........................................................................................................26
12.3.2 Cadre cantonal........................................................................................................2&
3
1. ntroduction
Les mo)ali"s #our )"livrer )es aesaions )e fin )e cours son en #leine "voluion+ Les uilisaeurs )es
#laes-formes )e formaion en ligne fon #ression sur les #resaaires )e formaion afin )o1enir )es
aesaions reconnues en fin )e #arcours )e formaion+ Au*our)hui, lAmerican !ouncil on 2)ucaion es en
rain )e r"fl"chir au, mo)ali"s )e reconnaissance )es 3OO!s #our lo1enion )e cr")is 2!45++ 6or )e ce
consa, l.niversi" )e Lausanne, l.niversi" )e /en%ve e 5784!9 on r"alis" une #r"-"u)e nomm"e :
Long-erm 5orage of 6orger;-Proof !erificaes in .se !enric 2nvironmens < a;an #our o1*ecif )"valuer
la #erinence e la faisa1ili" )e #ro#oser )es ires au forma num"ri'ue+ =ans un #remier em#s, nous avons
r"alis" un "a )es lieu, )u #rocessus )")iion )es ires e i)enifi" commen son ransmis les ires
)"cern"s+ =ans un secon) em#s, nous avons cherch" & consruire un sc"nario 'ui #ermee )e #ro)uire un
ire au forma num"ri'ue+
!. Le c"cle de vie d#un document
Pour r"aliser cee #r"-"u)e, nous avons en" )e reracer le chemin insiuionnel 'ui m%ne & la #ro)ucion
)un ire+ : La #ro)ucion )un )ocumen sui un #rocessus )e cr"aion, )e )iffusion e )archivage
relaivemen com#le,e+ 8l fai a##el & un gran) nom1re )aceurs e me en >uvre )iff"renes echni'ues
informai'ues+ $"anmoins, ce #rocessus #eu 0re mo)"lis" afin )0re g"r" )ans les meilleures con)iions+ <
?Livre Blanc )e la )"ma"rialisaion )e larchivage, 2011, #+@A+ !e mo)%le es nomm" : !;cle )e vie )es
)ocumens <+ =ans cee #r"-"u)e, nous sommes all"s & la renconre )es aceurs e acrices 'ui #arici#en
au, )iff"renes "a#es )u #rocessus B "mission C #ro)ucion D )iffusionCransmission D sockage C archivage+
$. %omment les titres sont&ils dits '
!ee #remi%re #arie ren) com#e )u B
Processus )e #ro)ucion )es ires el 'ue )"cri #ar les aceurs insiuionnels renconr"sD
L"a )e num"risaion )e la chaEne )e #ro)ucion )es iresD
=es )ocumens ca)res ?r%glemens, formulaires officiels, ec+A en usage #our l")iion )es ires+
3.1 Les entretiens
Pour )"crire le #rocessus )e #ro)ucion )es ires, 1 0 #ersonnes ?anne,e 11+2A ressources on ""
renconr"es+ =es enreiens on "" men"s enre le 21 mai e le 4 *uille 201F+ 8ls non #as "" enregisr"s+ 8ls
on fai lo1*e )un com#e ren)u+
3.2 tat des lieux des titres dits
L")iion )es )i#lGmes
1
en chiffres, en 2011 B
H /en%ve B 440I )i#lGmes )"cern"s
2
H Lausanne B 2JJ@ gra)es )"cern"s
F

Les a1leau, ci-)essous ren)en com#e )es )iff"rens ires "mis #ar les )eu, .niversi"s, ainsi 'ue l"a
)es signaures B manuscrie D num"ris"e+
1 !es chiffres ne com#rennen #as les )i#lGmes )"livr"s en formaion coninue+ Pour /en%ve, ce chiffre s"l%ve & K202 )i#lGmes
formaion iniiale e coninue+ h# BCC LLL + unige + ch C )a)m C sa C )erniere#u1licaion -1C BRO!9.R2 M2011M !om#lee 2+ #)f
2 5ource B h# BCC LLL + unige + ch C )a)m C sa C )erniere#u1licaion -1C BRO!9.R2 M2011M !om#lee 2+ #)f
3 5ource B h# BCC LLL + unil + ch C Le1)av C sie C cenral C share) C saisi'ues C1112M annuaire M sas + #)fA
4
Tableau 1 : A lUniversit de Genve
Titres/Grades/attestations Impression Etat Signature Nbre de signature Ar!ivage
Bachelor/ Master/Doctorat/MAS Papier
scuris
Numrise Doyen, Recteur, Secrtaire
gnral
Pas de
document PDF
Supplment au diplme DM Pas de signature Pas de signature DM
1
Attestation de prsence F Papier !
ent"te
Signature
manuscrite#
Directeur du programme DM
Attestation $%S & F Papier !
ent"te
Signature
manuscrite#
Directeur du programme DM
AS
2
Papier !
ent"te '
grammage
particulier
Signature
manuscrite#
Secrtaire gnral de
l()ni*ersit, le Doyen de la
+acult h,ergeant le
programme et par le
Directeur du programme-
DM
DAS Papier !
ent"te
grammage
particulier
Signature
manuscrite#
Secrtaire gnral de
l()ni*ersit, le Doyen de la
+acult h,ergeant le
programme et par le
Directeur du programme-
DM
Attestation d(.ui*alence DM DM Doyen DM
P/ de note Numris Pas de signature Pas de signature Format
lectroni.ue
P/ des e0amens par mati1re Papier Manuscrite Pro+esseur DM
#En cours de processus de numrisation pour les signatures du Doyen et du Secrtaire gnral.
Tableau " : A lUniversit de #ausanne
Titres/Grades/attestation Impression Etat Signature Nbre de signature Ar!ivage
Bachelor/Master/Doctorat/MAS Papier
scuris
Manuscrite Doyen et Recteur Dans les grands
li*res et copie des
gardes en pd+
Supplment au diplme Papier
scuris
Numrise Doyen DM
Attestation de prsence F Papier ,lanc manuscrite Pro+esseur et directrice de
la F
DM
Attestation de prsence 2 manuscrite Pro+esseur ou responsa,le
du centre
Format
lectroni.ue
Attestation $%S & F Papier ,lanc manuscrite Pro+esseur et directrice de
la F
DM
Attestation $%S & 2 Papier ,lanc manuscrite Pro+esseur ou responsa,le
du centre
Format
lectroni.ue
1 =3 B )onn"e man'uane
2 Le m"meno )e la formaion #r"cise au, #oins K+1 e K+2 le #rocessus )")iion )es ires B h#s BCC memeno + unige + ch C )oc C01@1CNK-1-
e)iion - )es
)
AS Papier
scuris
manuscrite Doyen3s4, pro+esseur
responsa,le et directrice
de la F
DM
DAS Papier
scuris
manuscrite Doyen3s4, pro+esseur
responsa,le et directrice
de la F
DM
Attestation d(.ui*alence Papier
scuris
Numrise Doyen DM
Attestation cours de *acances DM DM DM DM
Attestation pro*isoire de grade DM Numris DM DM
P/ de notes Numris DM DM Format
lectroni.ue
La #ro)ucion finale ?conrGle e im#ressionA es cenralis"e au 1ureau )es )i#lGmes ?/en%veA, )es gra)es
?LausanneA, sauf #our les !A5 e les =A5 'ui son ")i"s #ar les services )e la formaion coninue+ 4ou
)u#licaa es #ro)ui au forma #a#ier avec la menion : co#ie cerifi"e conforme <, une signaure manuscrie
e un am#on insiuionnel+
3.3 Les constats
#es ateurs onerns
Bien 'ue le 1ureau )es )i#lGmes ?/en%veA C )es gra)es ?LausanneA *oue un rGle cenral )ans l")iion )es
ires, la r"cole )es informaions n"cessaires & la #ro)ucion )es ires es en gran)e #arie sous la
res#onsa1ili" )es secr"arias faculaires+ =ans ce cone,e, la num"risaion )es )ocumens ?raOa1ili",
conservaionA se )"roule con*oinemen avec les services informai'ues e les archivises )es insiuions+
Lensem1le )e ces aceurs son #aries #renanes )u #rocessus )")iion )es ires+
#a !a$ne de prodution des titres
.ne )es s#"cifici"s lausannoises es liniialisaion )u #rocessus )e #ro)ucion #ar un formulaire )e )eman)e
)e gra)e au forma #a#ier+
A /en%ve, les facul"s, #ar le 1iais )es secr"arias au, "u)ians, son res#onsa1les )e la 'uali" )es
)onn"es ransmises au 1ureau )es )i#lGmes+ Le secr"aria au, "u)es effecue le ravail )e #r"-
enregisremen )es )onn"es an a)minisraives 'uaca)"mi'ues )e mani%re & ransmere au 1ureau )es
)i#lGmes une lise )e r"ussies conenan )es informaions vali)"es 'ui, )ans un secon) em#s son v"rifi"es
#ar le 1ureau )es )i#lGmes+ A Lausanne, le ravail )e conrGle r"alis" #ar le 1ureau )es gra)es es
com#le,ifi" car il es en charge )e v"rifier la)"'uaion enre la lise r"ca#iulaive )es gra)es e les
formulaires )e )eman)e )es gra)es ransmis #ar les "u)ians+
La chaEne )e #ro)ucion )un ire 'ui m%ne & son im#ression es longue e com#le,e+ Au sein )es )eu,
insiuions, ce processus est caractris par un manque de communication entre les di((rentes bases
de donnes dans lesquelles sont saisies les donnes administratives et les donnes acadmiques.
Par cons"'uen, )es acions )e saisie )e )onn"es i)eni'ues son r"#""es, augmenan le ris'ue )erreur e
occasionnan #lusieurs "a#es )e conrGle+
=e mani%re g"n"rale, la ransmission )e )onn"es enre services insiuionnels ?facul"s, uni"s, e 1ureau
)es )i#lGmesCgra)esA es raremen auomais"e+ 8l a##araE 'ue les informaions son ransmises enre
services sous forme )e lises #a#ier ou num"ri'ue ?a1leau 2,celA sur les'uelles un res#onsa1le a##ose sa
signaure manuscrie eCou un am#on #our vali)aion+
6
#es adres rglementaires
Les #rinci#au, ca)res r"glemenaires au,'uels on fai r"f"rence les aceurs acifs )ans le #rocessus )")iion
)es ires son les r%glemens )"u)e e le ca)re l"gislaif f")"ral e canonal ?voir anne,eA+
#e proessus de dmatrialisation et le onte%te institutionnel
!es #remiers enreiens on #ermis )e )"crire le #rocessus )")iion )es ires el 'ue v"cu #ar les aceurs+ 8l
ses av"r" 'ue #our #ro)uire les ires, les )eu, insiuions #ro)uisen 1eaucou# )e )onn"es num"ri'ues
sock"es )ans )iff"renes 1ases )e )onn"es+ Pour illusraion, & l.niversi" )e /en%ve, les PPs )e noes
son #ro)uis e )iffus"s uni'uemen au forma num"ri'ue+ =e #lus, ces enreiens on mis en "vi)ence 'ue le
)egr" )e )"ma"rialisaion )es )ocumens )"#en) )e la culure num"ri'ue insiuionnelle ainsi 'ue )es
ca)res l"gau, 'ui r"glemenen les formas )e conservaion )es )ocumens+ !omme le monre l"a )es
signaures ?a1leau, 1 e 2 ci-)essusA, si la signaure manuscrie )omine & l.niversi" )e Lausanne, elle a ""
rem#lac"e #rogressivemen #ar la signaure num"ris"e & /en%ve+ Aucune )es )eu, universi"s ne #ro#ose
)e ires avec une signaure "lecroni'ue+ !es consas nous #ermeen )e )ire 'ue le #rocessus )e
)"ma"rialisaion es #r"sen+ Ainsi, la #ro)ucion )e )i#lGme au forma num"ri'ue #eu 0re envisag"e car les
insiuions on )"*& & )is#osiion )es )onn"es num"ri'ue e,#loia1les #our ")ier les )i#lGmes+
2nfin, les aceurs renconr"s on relev" lin"r0 #our les milieu, aca)"mi'ues )e #ro)uire )es ires en forma
num"ri'ue+ 2n effe, )ans un cone,e favora1le & la mo1ili" esu)ianine, la #rinci#ale source )e )eman)e
)e v"rificaion )e lauhenici" )un ire #rovien )es universi"s elles-m0mes+ =%s lors, en #ro#osan )es
)i#lGmes en forma num"ri'ue, le #rocessus )e v"rificaion )es ires enre les universi"s serai facili"+ A ce
consa sa*oue lim#orane )eman)e )e )u#licaa+ La )"ma"rialisaion )e la chaEne )e #ro)ucion )es ires
#ermerai )e sim#lifier le #rocessus )e #ro)ucion )es : co#ies cerifi"es conformes <+
). *es titres en (ormat numrique, pour quels usa+es '
!ee secon)e #arie ren) com#e :
H =es cone,es )(uilisaion )(aesaions C gra)es C cerificas sous forme )igialeD
H =es o##oruni"s, e )es ris'ues )e )"ma"rialiser l")iion )es )i#lGmes selon les #ersonnes 'ui fon
usage )es ires, )es gra)es, )es aesaions+ ?Quelles #lus-values #oenielles #our les "u)ians,
services a)minisraifs, em#lo;eurs RA
4.1 Les entretiens
Pour )"crire les cone,es )uilisaion )es ires au forma num"ri'ue, 12 #ersonnes ?anne,e 11+2A on ""
i)enifi"es comme )es aceurs e acrices 'ui fon un usage r"gulier )es )i#lGmes au sein )es )eu,
universi"s+ !es enreiens on "" r"alis"s enre le 2J se#em1re e le 1@ )"cem1re 201F+ .n com#e ren)u a
"" r")ig", #uis vali)" #ar la #lu#ar )es #ersonnes renconr"es+
4.2. Les opportunits, et les risques du format lectronique
Pour les aceurs renconr"s, im#oser un uni'ue forma au ire soi num"ri'ue, soi #a#ier na##orerai rien &
linsiuion+ 8l es im#oran )e mainenir la #ossi1ili" )e )iffuser ce )ocumen )ans le forma 'ui convien & la
siuaion )onn"e ?soluion h;1ri)eA+ Ainsi, la c"r"monie )e remise )es )i#lGmes, )uran la'uelle le ire, au
forma #a#ier, es remis, es un em#s im#oran 'uil convien )e conserver+
&
&pportunits et Avantages
Opportunits/Avantaes !escription "u#lic$ci#le
5ain de temps et
defcacit
Simpli+ication des dmarches administrati*es relati*es au0
demandes d(.ui*alence et au0 changements de +acults 6
disparition des copies au +ormat papier 3co7teuses en temps, en
argent, en espace4 et de la mention 8 copie certi+ie con+orme 9-
/ri+ication de l(authenticit des dossiers 3plus simple pour les
*ri+icateurs, plus s7r / plus +ia,le, moins co7teuse pour l(uni*ersit4-
Diminution des manipulations administrati*es : amlioration du sui*i
des dossiers 6 tra;a,ilit des parcours de +ormation-
<nstitution/=tudiant




<nstitution

<nstitution
5ain de place Rduction de l(espace d*olu au stoc>age et ! l(archi*age 6
diminution de l(utilisation du papier
<nstitution
Di++usion Pu,lication simpli+ie sur les rseau0 sociau0 et pro+essionnels
3comme Face,oo>, 2in>ed<n4-
Rapidit de la di++usion des documents-
=tudiant/<nstitution/
Recruteur
Accessi,ilit Possi,ilit d(accder au0 documents en tout temps et en tous lieu0 !
condition de ,n+icier d(une conne0ion <nternet-
=tudiant/Recruteur
olla,oration Partage de document/dossier 6 procdure de classement simpli+ie 6
+acilite les interactions entre coll1gues 6 dynamise les +lu0-
<nstitution
Rduction des ris.ues de
perte de dossiers
Rduction du ris.ue de perte des dossiers, notamment des originau0
en*oys par poste, et de destruction des dossiers
3+eu/inondation/*ol4-
<nstitution/=tudiant
Mise ! ?our ultrieure Possi,ilit de ra?outer des anne0es au0 diplmes ultrieurement
pour la +acilit ! +aire *aloir des .ui*alences des titres 3dpend de
la modalit de di++usion4
<nstitution/=tudiant/
Recruteur

Les o##oruni"s "vo'u"es son 1"n"fi'ues auan #our la)minisraion 'ue #our l"u)ian-e car
#rinci#alemen orien"es vers une am"lioraion )e la gesion )u em#s e une r")ucion )es mani#ulaions
a)minisraives+ =une mani%re g"n"rale, #our linsiuion, )is#oser )es ires e aesaions en forma
num"ri'ue aurai un cerain nom1re )avanages sur lorganisaion )u ravail+ Pour le mon)e esu)ianin, la
r")ucion )es coSs inh"rens au, #roc")ures a)minisraives e le res#ec facili" )es )"lais li"s & lenvoi )e
)ocumens en forma num"ri'ue a##araissen comme )es aous )u forma num"ri'ue+
-
'is(ues ) &bstales ) *uestions
A contrario, le +ormat numri.ue apporte son lot de ris.ues, d(o,stacles et de .uestions :
%isques / O#stacles !escription et questions "u#lic$ci#le
%echni.ues /isualisation et ou impression du diplme : altration des +ormats,
pro,l1mes d(ou*erture de +ichier, pro,l1mes de lisi,ilit ! l(impression-
%ransmission du diplme : gestion di++icile des adresses mails-
Perte des donnes 3production d@un duplicata4 : prennit des +ormats
lectroni.ues et de leur conser*ation 3o,solescence des +ormats4-
Processus de numrisation des documents papier long, +astidieu0 et
ncessitant du matriel et des comptences-
<nstitution


<nstitution/=tudiant
=tudiant

<nstitution/$tudiant
Scurit in+ormati.ue 5arantir l(intgrit, la scurit des documents en mati1re de
conser*ation 3destruction des ,ases de donnes par des hac>ers, des
*irus, crashs in+ormati.ues, etc-4 et de di++usion 3.ui a acc1s au0
donnes A4-
2es documents numri.ues sont per;us comme plus +aciles ! copier,
di++user ! grande chelle-
<nstitution/$tudiant
adre lgal /
Respect de la
con+identialit des
donnes
Buelle est la *aleur lgale du titre A Bui a la responsa,ilit de
conser*er l(original du titre si son +ormat est numri.ue A
2a porta,ilit augmente le ris.ue de +alsi+ication des documents,
.uestionnant la responsa,ilit : .ui de l(metteur ou du transmetteur est
le garant de l(authenticit du document A
2e respect des clauses de con+identialit est per;u comme plus di++icile
! garantir a*ec le +ormat numri.ue 3mal*eillance ou erreur de di++usion
+acilite a*ec le courriel4-
<nstitution
Rorganisation de la
chaCne de production
A,sence d(harmonisation dans les prati.ues de saisies des donnes
+aites au sein des +acults et en +onction des plans d(tudes-
Man.ue de communication entre les di++rentes ,ases de donnes
dans les.uels sont saisies de donnes administrati*e set des donnes
acadmi.ues-
2es m"mes donnes sont saisies plusieurs +ois dans di++rentes ,ase
de donnes augmentant le ris.ue d(erreur et les tapes de contrle-
<nstitution
Mal*eillance 2e +ormat numri.ue est per;u comme un +acteur d(augmentation
d(actes mal*eillants tels .ue la +alsi+ication de document, la di++amation,
l(usurpation d(identit-
<nstitution
=tudiant

.
Dans le cadre de la procdure /A$ 3/alorisation des ac.uis4 : comment
"tre s7r .ue le dossier di++us au +ormat numri.ue est ,ien celui du
candidat immatricul A
<nstitution
omple0i+ication des
procdures
Si l(institution doit se prmunir des ris.ues de perte/de destruction :
mise en place d(un processus d(archi*age-
A la conser*ation des traces se pose la .uestion du contrle et de
l(acc1s pour di++usion a*ec le ris.ue de crer de nou*eau0 processus
lourds a*ec une multitude d(tapes de *alidation-
<nstitution
Rsistance
institutionnelle
Possi,le rsistance ! l(utilisation du +ormat numri.ue ncessitant des
changements de comportement-
ertains colla,orateurs-rices par ha,itude pri*ilgient encore
au?ourd(hui l(usage du papier- ependant la tendance est de
dmatrialiser les processus de production des documents notamment
pour la gestion RD-
<nstitution

Ainsi les o1sacles, les ris'ues e les 'uesions soulev"es #ar le forma num"ri'ue concernen auan
l"u)ian-e 'ue linsiuion+ Pour les )eu, #u1lics, il convien )e garanir un environnemen suffisammen
s"curis" afin )e #r"venir les aces malveillans, la falsificaion )es ires, la )iffamaion+ 5elon les aceurs
renconr"s, ces aces )e malveillance sem1len #lus faciles & e,"cuer )ans un cone,e )e )"ma"rialisaion
)es ires 'uavec le forma #a#ier+ La cro;ance selon la'uelle le #a#ier es sSr )emeure relaivemen fore+
2nfin, la mise en #ro)ucion )es ires au forma num"ri'ue sem1le augmener la res#onsa1ili"
insiuionnelle noammen au ravers )es en*eu, li"s & la s"curi" informai'ue e & la r"organisaion )e la
chaEne )e #ro)ucion+
4.3 Les modalits de diffusion des titres
Lors )es enreiens, les aceurs renconr"s recomman)en )e #ro#oser une soluion 'ui facilie avan ou la
)iffusion )es ires+ Pour eu,, lauhenici" )es ires e la #roc")ure )e v"rificaion resen )es 'uesions
#"ri#h"ri'ues "an )onn" le clima )e confiance )ans le'uel ils "voluen+
Ainsi, sur la 1ase )es connaissances echni'ues acuelles e )es 1esoins i)enifi"s #r"c")emmen, rois
mo)ali"s )e )iffusion )es ires au forma num"ri'ue on "" )iscu"es lors )es enreiens+ Pour chacune )es
mo)ali"s, )es soluions on "" )iscu"es auour )e B
H !ommen l(insiuion reme le )i#lGme num"ri'ue & l("u)ian R
H !ommen l("u)ian #eu ensuie ransmere son ire au forma num"ri'ue & )es iers R
4.3.1 !iffusion des titres par voie lectronique
!ee mo)ali" )e )iffusion es en #lace acuellemen )ans 1eaucou# )e services+ Ainsi )ans le ca)re )une
)"marche )e #osulaion, )e recruemen ou )a)mission & luniversi", lenvoi )u )ossier au forma
num"ri'ue #ar l"u)ian-e es un mo)e )e )iffusion )"*& en usage+ !e #rocessus r"#on) & laene
insiuionnelle 'uan & la )"marche volonaire )u can)i)a-e+ !e mo)e )e faire #erme un envoi grou#" )e
#lusieurs )ocumens ce 'ui ren) #ossi1le une consulaion ra#i)e+ .n gain )e em#s es assur"+ =e #lus, en
in"gran la signaure "lecroni'ue, lauhenificaion )e le,#")ieur es facili"e e les )ocumens originau,
resen en #ossession )e l"u)ian+
1'
$"anmoins, #lusieurs inconv"niens e ris'ues li"s & cee mo)ali" )e )iffusion on "" i)enifi"s #ar les
aceurs renconr"sB
H !ee mo)ali" ne r"sou #as le #ro1l%me r"curren )es )ossiers incom#lesD
H La #lace )u #a#ier )ans lorganisaion a;an encore une gran)e im#orance, la Tche )e lim#ression
revien alors & lorganisaionD
H Le forma )e cerains )ocumens num"ri'ues #"*ore la lisi1ili" & l"cran e la 'uali" & lim#ression,
noammen #arce 'ue les versions, les formas envo;"s #ar l"u)ian ou le can)i)a ne son #as
com#ai1les avec lenvironnemen )e ravail )e linsiuionD
H Le non-res#ec )e ceraines clauses )e confi)eniali", noammen en raison )u #ossi1le sockage
)un m0me )ocumen )ans #lusieurs ar1orescences+
=%s lors, la )iffusion )es ires #ar voie "lecroni'ue souligne lim#orance )e garanir & la fois la fia1ili"
echni'ue, la #ossi1ili" )envoi #our ous en ous lieu,, le res#ec )u ca)re l"gal e )es clauses )e
confi)eniali" r"glemenaires+ %ette modalit de di((usion est ,u+e acceptable, mais pas recommande.
4.3.2 !iffusion des titres depuis l&environnement personnel de l&tudiant.e
La )iffusion )es ires )e#uis lenvironnemen #ersonnel )e l"u)ian-e ?el 'ue le ePorfolio naionalA #arici#e
au #rinci#e )e mo1ili" )es "u)ian-e-s+ Les ires son ainsi accessi1les en ou em#s e en ou lieu, #ar
#lusieurs #ersonnes )uran un em#s limi"+ Le fai 'uil n; ai #as )envoi r")ui le ris'ue )e corru#ion au
momen )e la )iffusion )u )ocumen+
Les ris'ues i)enifi"s son en lien avec la confiance insiuionnelle )ans lenvironnemen #ersonnel )e
l"u)ian B
H Ris'ues )e virus B #rovenan )environnemens e,ernes au r"seau )e luniversi"D
H 3ise & *our B la 'uesion )e la )ur"e )e vie )e la soluion echni'ue es im#orane+ Qui assure les
mises & *our selon le forma )ans le'uel es num"ris" le ire au fil )u em#s R
H Lors )une consulaion collecive, #lusieurs auorisaions )evraien 0re )eman)"es & l"u)ian ou au
#osulanD
H La #"renni" )e lacc%s nes #as garanie ce 'ui es #eu com#ai1le )ans un s;s%me )e v"rificaion
1as" sur )es "l"mens )e #reuveD
H Le fai 'ue la cenralisaion )es )ocumens soi sous la res#onsa1ili" )e l"u)ian ne garani #as
une "gali" )e raiemen, car l"u)ian )oi avoir acc%s & un environnemen num"ri'ue #our )iffuser
ses )i#lGmes e aesaionsD
H Archivage B 'uelle sauvegar)e si l"u)ian #er) son ire original e 'ue la source nes #as #ro#ri""
)e luniversi" R
=une mani%re g"n"rale, cee mo)ali" )e )iffusion 'uesionne les #rocessus li"s & la #ro#ri"" )u ire, & sa
#"renni" e & son auhenici"+ Ainsi, #our assurer la s"curi" )e la source, il fau)rai 'ue loriginal soi sous la
res#onsa1ili", la #roecion )e l"a1lissemen 'ui a "mis le ire ce 'ui sim#lifierai le #rocessus )e
v"rificaion )es ires+
=%s lors, cette modalit de di((usion des titres rpond avant tout - un processus de valorisation des
apprentissa+es raliss durant la (ormation. Elle est ,u+e comme peu acceptable pour
l#administration universitaire qui revendique le principe de proactivit
1
de l.tudiant. !es & lui )e
fournir les #i%ces, les "l"mens )e #reuve e non & la)minisraion )e les collecer+
1 =ans le cone,e )e la )iffusion )un ire, le #rinci#e )e #roacivi" )e l"u)ian-e renvoie & lin*oncion a)minisraive 'ui e,ige )u
)eman)eur 'uil fournisse les #i%ces n"cessaires & son a)mission, & son engagemen+ Les soluions )e ;#e ePorfolio renverse le
ra##or mean alors l(a)minisraion )ans la #osiion )u )eman)eur+ La)minisraion )oi aller chercher les "l"mens )e #reuve )ans
lenvironnemen )e l"u)ian-e, )"marche #ar ailleurs #eu com#ai1le avec le conce# )(a)minisraion en ligne+
11
4.3.3 'onsultation d&une #ase de donnes nationale qui recense les titres dcerns.
La #ossi1ili" )e consuler une 1ase )e )onn"es )es ires )"cern"s #ar une universi" e,ise )"*& )ans la
mesure oU #our luniversi" )e /en%ve les )i#lGm"s son recens"s )ans un es#ace viruel a##el" : Palmar%s <
ouver & ous+ =e son cG", l.niversi" )e Lausanne ien & *our e #u1lie sur son sie 8nerne la lise )es
gra)u"s+ =aure #ar, l2P6L annonce 'ue : Le service aca)"mi'ue mera en #lace couran 2014 une
a##licaion #ermean )e v"rifier en ligne 'u(une #ersonne es 1ien )i#lGm"e & l(2P6L en fournissan cerains
renseignemens <
1
+
Pour les aceurs renconr"s, il sagi )e regrou#er les 1ases )e )onn"es 'ui son uilis"es res#ecivemen en
formaion iniiale e en formaion coninue afin )enrer )ans une )"marche )e ;#e : Life Long Learning <+
Ainsi, )uran le cursus )e formaion oues les )onn"es )e l"u)ian+e son ca#ialis"es )ans un s;s%me
cenralis" sous la res#onsa1ili" )e linsiuion+
Les enreiens on #ermis )e #r"ciser cee mo)ali" )e )iffusion+ Lacc%s au ire au forma num"ri'ue #ourrai
se faire #ar un lien 'ui #oinerai vers la source conenue )ans un es#ace s"curis", une 1ase )e )onn"es
conenan les )i#lGmes ou )es co)es-1arres )on la source serai )is#oni1le )ans une 1ase )e )onn"es
")i"e #ar luniversi" ?illusraion 1A+ !e s;s%me )e 1ase )e )onn"es, sous la res#onsa1ili" )e luniversi",
#ermerai )"vier la falsificaion )es ires+
/i+ure 1 : 0rocessus de consultation d#une base de donnes nationales des titres dcerns par les universits suisses
Ainsi, la mo)ali" #our )iffuser les ires a##araE comme acce#a1le+ 2lle a lavanage )iniier le #rocessus
)innovaion en invian & "en)re la #ro)ucion )e )ocumens num"ri'ues au-)el& )u eriaire ce 'ui favorise
le )"velo##emen )e la culure num"ri'ue+
$"anmoins, #lusieurs inconv"niens, ris'ues e 'uesions on "" relev"s #ar les aceurs renconr"s B
- Le fai 'ue la 1ase #uisse 0re naionale g"n%re une charge )e ravail su##l"menaire #our linsiuion
'ui )oi lalimener+ 2,#"rience faie, les ga1aris #ro#os"s )ans les'uels les )onn"es )oiven 0re
saisies ne son #as ou*ours faciles & uiliser+ La consulaion )une 1ase )e )onn"es n"cessie
1 5ie consul" le 2J f"vrier 2014 B h# BCC sac + e#fl + ch C #age -IJ@F0- fr + hml
12
lacc%s & un serveur ce 'ui com#ore )es ris'ues relaifs & la #roc")ure )ari1uion )es )rois
)acc%sD
- La #ro1a1le leneur )ans le #rocessus )e consulaion )e la 1ase ?inerrogaion simulan"e )e
#lusieurs gesionnairesA+ !ommen o#imiser le #rocessus )e v"rificaion )es 10(000 )i#lGmes 'ue le
service reOoi #ar ann"e sans lalour)ir R !ar, m0me si lavanage #our l"u)ian es 'uil naurai #lus
1esoin )e se )"#lacer #our monrer les originau, )e ses )i#lGmes, cela ris'ue )augmener le em#s
#our o1enir laesaion )immariculaion+ Acuellemen en mo;enne 4 minues ?.niversi" )e
/en%veA suffisen #our v"rifier les )ocumens en #r"sence )e la #ersonne+ !ee )erni%re sai r%s
vie si elle #ourra o1enir laesaion ou nonD
- Les ris'ues )e #iraer la 1ase )e )onn"es son menionn"s noammen face au march" )u fau,
)i#lGme 'ui es rena1le & linernaionalD
- Qui) )es )i#lGmes ")i"s hors )es froni%res suisses sachan 'ue 4000 ires sur les I000
can)i)aures & l.niversi" )e /en%ve ne son #as "mis #ar une universi" suisse R 5achan 'ue le
#rocessus )e v"rificaion )es )i#lGmes ")i"s #ar une universi" suisse nes #as s;s"mai'ue car
une confiance muuelle lie les universi"s )u #a;s+
Lusage acuel 'ui consise & envo;er les )i#lGmes au forma num"ri'ue convien au mon)e )u recruemen
#our le'uel le )"velo##emen )un s;s%me )auhenici" )es )i#lGmes nes #as n"cessaire+ $"anmoins, si
luniversi" #ro#ose une 1ase )e )onn"es accessi1le au, recrueurs cela #ourrai #ermere )e v"rifier
lauhenici" )un ire+ %ette modalit de di((usion est ,u+e acceptable et l#ide d#une base de donnes
unique sduit les acteurs rencontrs.
1. Le cadre l+al en question
Les enreiens on soulev" )e mani%re r"currene )es inerrogaions auour )u ca)re l"gal e ce 'uil es
#ossi1le )envisager )e mere en >uvre )ans un cone,e )e )"ma"rialisaion )es )ocumens+
=eu, e,#ers ?anne,e 11+2A on "" sollici"s en *anvier 2014, ainsi 'ue le seceur )es Affaires *uri)i'ues )e
l.niversi" )e /en%ve en f"vrier 2014
1
, afin )i)enifier les conraines relaives au ca)re l"gal
?r"glemenaion euro#"enne, naionale e inerne & linsiuion universiaireA e ainsi "valuer la faisa1ili" )e
#ro#oser )es ires au forma num"ri'ue+
'eonnaissane des proessus de dmatrialisation et des +ormats numri(ues
8l sav%re 'ue les insiuions on la #ossi1ili" )e #ro)uire )es )ocumens num"ri'ues ?& lorigineA )on le
c;cle )e vie es res#ec", conrGl" grTce & la mise en #lace )e #roc")ures insiuionnelles e )e normes+ !es
)erni%res )oiven #ouvoir garanir ainsi la raOa1ili" )es acions ?)e ous les aceursA inervenan )ans le
#rocessus )e )"ma"rialisaion+ 8l e,ise #lusieurs s;s%mes normaifs 'ui #ermeen )e garanir lin"gri" )u
c;cle )e vie )es )ocumens )"ma"rialis"s, en #ariculier lusage )e normes inernaionales
2
, elles 'uOA85
?norme )e s;s%me )archivageA ou 85O 1K4-@ ?norme sur les enregisremens num"ri'ues ?Recor)s
3anagemenAA, es recomman)" car cela conf%re une valeur organisaionnelle & linformaion e conri1ue &
lui )onner une valeur #ro1ane+ 2n effe, en cas )e liige, ce 'ui va in"resser les *uges, ce son les #rocessus
e #roc")ures mis en #lace #our "vier la falsificaion ?conrGle )acc%s au, )onn"es via log in, log )e
conne,ion, raOa1ili" )es acions C mo)ificaions, ec+A+ Linsiuion se )oi alors )e )"monrer 'uelles son les
#roc")ures 'ui on "" mises en #lace #our garanir lin"gri" e lauhenici" )u )ocumen+ 8l convien )onc
)e )ocumener avec #r"cision, au mo;en )e normes e )e #roc")ures, les )iff"renes "a#es )u c;cle )e vie+
1+our !aire suite aux c*an%es du 6 mars# une 5ote interne concernant 6matrialisation dun titre i$l7me3%rade8 a t rdi%e $ar 1lina /ussin%4
9ei(el# :uriste# ;ecteur des 1!!aires :uridi"ues# <niversit de /en=ve. 3 avril 2'14
2 ;e r!rer au document transmis $ar /erard >a%noud ? +oliti"ue de records mana%ement# 0ecords mana%ement et arc*iva%e lectroni"ue ? cadre
normati! 1&.1'.13.<ni @1I .<niversit de Lausanne Aversion de travailB. Ce document $rsente le $rocessus de normalisation et le cadre normati!.
<ne liste des normes de strat%ie# de conce$tion et dex$loitation est $ro$ose.
13
Ainsi, il a##araE 'ue les 'uesions soulev"es #ar les aceurs, )ans le ca)re )e cee #r"-"u)e, son avan
ou )(or)re echni'ue ou )organisaion inerne+ Le ca)re l"gal #erme )es a)a#aions #our r"#on)re au,
1esoins )e )"ma"rialisaion )es )ocumens )e #lus en #lus fr"'uens au sein )e nos soci""s+ 5i l(universi"
esime 'u(il ; a un 1esoin, une a)a#aion )es r%gles inernes, noammen les r%glemens )"u)e, es
#leinemen #ossi1le e m0me souhai"e au regar) )e l("voluion )u mon)e aca)"mi'ue+ !omme le souligne
le 5eceur )es Affaires *uri)i'ues )ans sa noe inerne oues les #ro1l"mai'ues relaives & la
)"ma"rialisaion )evraien 0re VW+++X rai"es e r"gl"es )ans le ca)re )une )irecive, la'uelle menionnerai le
genre )e signaures a##os"es sur le )i#lGme #a#ier e informai'ue, la hi"rarchie enre les )ocumens
?originau,, co#ies cerifi"es conformesYA ec+ !ee )irecive serai, & linsar )e la )irecive sur le #lagia )es
"u)ians, un )ocumen #u1li" e #u1lic 'ui sa##li'uerai & lensem1le )e la communau" universiaire+Z Ainsi,
le cone,e es favora1le #our )eman)er une a)a#aion )u ca)re r"glemenaire en r"#onse & l"voluion )e
l")iion )es ires )ans un forma num"ri'ue, noammen au regar) )u )"velo##emen )es formaions en
ligne )e ;#e 3OO!+
Quel'ues #oins )aenion )oiven 0re ce#en)an soulign"sB
) 'eonnaissane et mise en oeuvre de la signature letroni(ue
Lenr"e en vigueur )e la loi sur la signaure "lecroni'ue en 200K a #os" le ca)re #our la reconnaissance
)une signaure "lecroni'ue )on la valeur l"gale es "'uivalene & celle )e la signaure manuscrie+ Ainsi, la
signaure "lecroni'ue es un )is#osiif 'ui a )"*& fai ses #reuves )ans les ca)res l"gau, r"gissan ceraines
ca"gories )e )ocumens comme [les ires commerciau,[+
Pour sassurer )e cee "'uivalence, il convien #our cela )e res#ecer un cerain nom1re )e conraines
organisaionnelles e echni'ues elles 'ue luilisaion )un cerifica "lecroni'ue nominaif remis #ar un iers
)e confiance ?Auori" )e cerificaionA+ 8l sav%re 'ue la mise en oeuvre )une signaure "lecroni'ue sur un
ire n"cessie une organisaion asse\ com#le,e e #ose )es #ro1l%mes )e com#r"hension )e la #ar )u
gran) #u1lic+ !es #our'uoi, il a##araE raisonna1le )e nuiliser ce #roc")" 'ue si les r%glemens inernes )e
luniversi" e,ige 'ue le ire )"livr" soi sign" #ar un re#r"senan )Smen man)a" )e luniversi"+
) ,oument !-bride et notion doriginal
Lh;#oh%se selon la'uelle un ire serai "mis & la fois au forma #a#ier ?)ocumen remis lors )e la c"r"monie
)e remise )es )i#lGmes #ar e,em#leA e au forma num"ri'ue ?mis & )is#osiion en ligne #ar e,em#leA ne va
#as sen #oser )e #ro1l%me+ 2n effe, se #ose alors la 'uesion )e savoir 'uel es le )ocumen original, ou
encore 'uelle es la valeur *uri)i'ue )un ire num"ri'ue+ =ans le cas )e figure 'ui nous in"resse, selon le
5eceurs )es Affaires *uri)i'ues )e l.niversi" )e /en%ve, loriginal reserai le )i#lGme #a#ier+ Quan & la
valeur l"gale )u ire : )i#lGme <, il es un ire au sens )e la l"gislaion a##lica1le en la mai%re+ 2nfin, la
valeur )e la signaure num"ris"e a##os"e sur un )i#lGme #a#ier, #our les ires )"livr"s #ar l.niversi" )e
/en%ve es reconnue )ans la #rai'ue insiuionnelle & l.niversi" )e /en%ve+
.ne fois encore, ce son les r%glemens )"u)e 'ui )evron s#"cifier )e mani%re #r"cise si un ire es
uni'uemen "mis au forma #a#ier, uni'uemen "mis au forma num"ri'ue, ou en mo)e h;1ri)e, e in)i'uer
'uelle es la valeur reconnue )u ire selon son forma+ 8l convien)ra aussi )e #r"ciser les #rocessus )e
v"rificaion )e lauhenici" )un ire+
) Ar!ivage et responsabilit de la mise . disposition des titres dmatrialiss dans le temps
=une mani%re ra)iionnelle, un ire es remis & un )i#lGm" au forma #a#ier+ .ne fois ce )ocumen remis,
ces le )i#lGm" 'ui a la charge )e conserver le ire en lieu sSr e )e le mere & )is#osiion )e iers ?les
recrueurs noammenA lors'ue n"cessaire+ 2n cas )e #ere, luniversi" ne fournira alors 'uun )u#licaa, e
14
ce sous ceraines con)iions+ 2n effe, en ren)an #ossi1le la coe,isence, en #arall%le, )e )i#lGme au forma
#a#ier ?originalA e )e )i#lGme au forma num"ri'ue ,le )ocumen num"ris" #ourrai corres#on)re & une co#ie
cerifi"e conforme+ A ce sa)e, le 5eceur )es Affaires *uri)i'ues )e l(.niversi" )e /en%ve recomman)e )e
se renseigner sur la )ur"e )e conservaion )es )i#lGmes #a#ier, afin )"valuer #en)an com1ien )ann"es,
suie & la )"livrance )un )i#lGme, es-il encore #ossi1le )en o1enir une co#ie cerifi"e conforme R
Lh;#oh%se selon la'uelle un ire num"ri'ue serai mis & )is#osiion )u )i#lGm" )e mani%re #lus )ura1le via
un sie 8nerne #ar e,em#le #ose la #ro1l"mai'ue )e la res#onsa1ili" )e la mise & )is#osiion )es ires
)ans le em#s B elle #ourrai 0re invers"e car ces luniversi" 'ui aurai la res#onsa1ili" )archiver e )e
mere & )is#osiion ce ire ou )es informaions sur ce ire+ 8l convien )onc, avan )e #ro#oser un el service,
)e sinerroger sur lengagemen 'ue cela re#r"sene+ 8l #eu 0re n"cessaire en #ariculier )e faire a##el & un
iers )e confiance ?4iers archiveurA 'ui sengagera & conserver )e mani%re )ura1le e in%gre les ires
num"ri'ues+
) As . lin+ormation et gestion des donnes personnelles
Lh;#oh%se selon la'uelle les ires num"ri'ues #ourraien 0re #u1li"s e mis & )is#osiion )u #u1lic sur une
#lae-forme 8nerne en ligne es s")uisane+ 8l convien ce#en)an )e sassurer 'ue ce service nira #as &
lenconre )es lois f")"rales e canonales sur lacc%s au, )onn"es e la #roecion )es )onn"es #ersonnelles+
2n effe sil es l"giime 'ue les universi"s meen & )is#osiion la lise )es )i#lGm"s, il convien )e sassurer
'ue la #u1licaion )informaions #lus #r"cises concernan le )i#lGm" se fasse avec son consenemen+ 2n
#ariculier, le )i#lGm" )evrai #ouvoir choisir le #"rim%re )e )iffusion )e ces informaions+
1)
2. Les solutions tec3niques envisa+es
5ur la 1ase )es cri%res suivans B
H l"valuaion )es soluions echni'uesD
H l"valuaion )es 1esoins )es aceurs )e la communau" universiaire ?#ro)uceurs usagers )es
)i#lGmesAD
H lavis )es e,#ers sur le ca)re l"gal,
Quare sc"narios au regar) )es si, soluions echni'ues "valu"es on "" "car"s #our les raisons suivanes B
1+ "!( sin (digitally signed PDF) : le sc"nario ne reien #as lh;#oh%se )une signaure "lecroni'ue
)es )i#lGmes "mis au forma num"ri'ue P=6+ !ela #ose au*our)hui )es #ro1l%mes )ergonomie
?noammen signaure en erreur une fois 'ue le cerifica )e signaure a e,#ir"A, )ifficul" inh"rene &
la gesion )e la signaure sur le long erme+ 2n oure, il sagi )une soluion coSeuse en em#s e en
argen+ 2nfin, nous #arons )e lh;#oh%se 'ue lengagemen )e linsiuion se #ore sur les )onn"es
)is#oni1les )irecemen )ans le r"f"reniel )es ires+
2+ Open #ade (open badge hosted et open badge signed) B soluion coSeuse D mise en >uvre r"cene
avec un gran) nom1re )e 'uesions e )inceriu)e auour )e la #"renni" )u sc"nario ?formaA+
F+ ')*rust - Smart diploma (rd party ser!ice ("#$rust% &ccredibleAA B suie & la renconre )u
1J+12+201F avec ce fournisseur )e service+ !ee soluion na #as "" reenue noammen en raison
)u sockage )es )onn"es hors errioire helv"i'ue e m"connaissance )es san)ar)s #our assurer la
#"renni" )es )onn"es+ !ee soluion es #rinci#alemen )"velo##"e #our favoriser la )iffusion )es
)i#lGmes+ Les aures #hases )u c;cle )e vie )u )ocumen son #eu rai"es+
4. La soluion +inature *rac, #ro#os"e sur la #laeforme %oursera a "" "u)i"e+ Acuellemen deu'
types d(attestations son )"livr"es #ar la #laeforme !oursera B
a. Les attestations ) de prsence * 'ui non aucune valeur, )"livr"es & oue #ersonne 'ui
ermine le #arcours+ Aucun #rocessus )e v"rificaion )es informaions nes associ" & l")iion
)e laesaion+
(. Les attestations de +in de +ormation avec un #rocessus )auhenificaion ?5ignaure 4rackA+
L#environnement national de dipl4mes est la solution envisa+e. -'ertificate repositor- . /nique 0!
1%frentiel des titres et usae d&identifiants uniques23 8l sagi )e )"velo##er un service naional, cenr"
sur l"u)ian, 'ui #erme )e fournir un acc%s cenralis" & ses )i#lGmes C cerificas )"livr"s #ar )es universi"s
suisses+ !ela com#ren) & la fois un acc%s s"curis" au, versions "lecroni'ues cerifi"es & savoir B les
cerificas, les )i#lGmes e aures #reuves )es ac'uis o1enus #ar l"u)ian, ainsi 'uun acc%s & )es fins )e
vali)aion #ar )es iers - & savoir les enre#rises+
5. 0rsentation du scnario retenu
L"valuaion )es 1esoins )es aceurs-rices )e la communau" universiaire, le 'uesionnemen )es ca)res l"gau, e
linvesigaion )e soluions echni'ues on #ermis )e #r"ciser le #rocessus )e )"ma"rialisaion )es )i#lGmes sous
la forme )un sc"nario a)a#" au, cone,es )es universi"s suisses a##el" : R"f"reniel )es ires - usage
)i)enifians uni'ues <+ !e sc"nario es )"cri )ans le a1leau ci-)essous+ 8l #erme )une #ar )e sim#lifier la
)iffusion )u )ocumen e )aure #ar )e souenir le #rocessus )auhenificaion+ Ainsi le sc"nario #eu se r"sumer
comme sui B
16
Etapes du c"cle
de vie d#un
document
%frentiel des titres et usae d&identifiants uniques
1'ertificate repositor- . /nique 0!2
Emission6
production
Le )ocumen ?)i#lGmeCgra)eA es #ro)ui & #arir )e la 1ase )e )onn"es )es ires ?1ase
insiuionnelleA+ 8l es ")i" en forma #a#ier ou en forma "lecroni'ue sur le'uel es
menionn" un num"ro uni'ue ?,ni-ue .D) sous forme )un lien cour ?ou un QRco)eCco)e-
1arreA+
!e lien #erme )e se connecer & une #age 7e1 ?re'u0e & la 1ase )e )onn"es ires,
acc%s en lecure seuleA 'ui iner#r%e les )onn"es suivanes B nom ] #r"nom ] )ae )e
naissance ] )i#lGme o1enu ] nom )e luniversi"+ Le )ocumen #ro)ui num"ri'uemen es
non-sign"+
!e #rocessus )acc%s au, )onn"es in%gre le #roocole commun )e v"rificaion sur
lauhenici"
1
)un serveur Le1
2
avan )e mere le ire & )is#osiion au forma P=6+
F
7ption : !ee #age 7e1 #eu 0re accessi1le avec un co)e #ersonnel, )e mani%re &
visualiser )aures )ocumens si n"cessaires els 'ue les aesaions )e formaion e
aures )i#lGmes C gra)es o1enus+
*i((usion 6
transmission

L"u)ian )iffuse un lien court ?ou un QRco)eCco)e-1arreA 'ui corres#on) & li)enifian )u
)i#lGme+ !e lien ?)iffus" sur )es r"seau, sociau, #rofessionnels els 'ue Linke)8n,
Aca)emia D #ar courriel, ec+A #oine sur une #age v"rifian lauhenici" )u )i#lGme+
La )iffusion )u )i#lGme se fai selon le forma ?chare gra#hi'ueA en vigueur au sein )e
l"a1lissemen 'ui a "mis le ire+
Pour celui 'ui consule, linformaion )e la #rovenance #eu 0re v"rifi"e grTce & la s;na,e
)u lien ?e+g+, LLL + )i#loma + unige + ch C verif; C- Lfs) 2F, ou
LLL + sLissuniversi; + ch C )i#loma C- Lfs) 2FA 'ui es lui-m0me s"curis" e v"rifi" #ar le
#roocole h#s+
8toc9a+e 6
arc3iva+e
7ption 1 : :estion institutionnelle
Les )onn"es 'ui on #ermis )"mere le )i#lGme son sock"es sur un serveur s"curis",
h"1erg" )ans une universi" suisse+ !ha'ue universi" conserve sa 1ase )e )onn"es+ Le
lien ransmis au )i#lGm"-e #oine sur la 1ase insiuionnelle+
7ption ! : :estion centralise, +re par un or+anisme tiers & e.+., 8;T%< ou
s=issuniversit".c3
Le )i#lGme es "mis & #arir )es )onn"es #rovenan )es 1ases insiuionnelles+ La mise en
forme com#ai1le avec les normes echni'ues inernaionales seffecue soi & linsiuion,
soi che\ lh"1ergeur+ La race "lecroni'ue )u ire es ensuie ransmise sur une 1ase
cenralis"e g"r"e #ar lh"1ergeur e un lien sur la race envo;"e au )i#lGm"-e+
1 1ut*enticit ? C Dualit dun document dont on $eut $rouver "uil est (ien ce "uil $rtend Etre# "uil a t e!!ectivement $roduit ou reFu $ar la
$ersonne "ui $rtend lavoir $roduit ou reFu# et "uil a t $roduit ou reFu au moment oG il $rtend lavoir t. H +oliti"ue de records mana%ement
/lossaire <5I@1I# <niversit de Lausanne# 1-.11.2'13
2 +rotocol? ;ecure *tt$ A*tt$sB
3 +our une illustration# voir $ar exem$le la signature track de Coursera ? *tt$s ?33 III . coursera . or% 3 veri!y 3. 9C05 - > 6 J ) .
1&
=ans les )eu, cas, les universi"s son res#onsa1les )e leurs )onn"es e )e leur 'uali"+
>ri(ication 6
aut3enti(ication
Lauhenici" )u )i#lGme es garanie #ar lorganisme h"1ergeur+
Le #rocessus )"mission in%gre un #roocole )e v"rificaion ) h"1ergeur+ La #rovenance
)u lien se v"rifie grTce & sa s;na,e ?voir ci-)essusA )u #roocole s"curis" ?h#sA+
%ontraintes pour
l#3ber+eur
5ervice )oi 0re offer sur le long erme ?en #rinci#e, a) viam aeernamA+
Avanta+e pour
l#institution
A#r%s le ransfer )es ires che\ lh"1ergeur, l(insiuion na #lus )e res#onsa1ili" envers
le #u1lic+ 4oue v"rificaion se fai sur la 1ase )e ires )is#oni1les che\ lh"1ergeur+
Avanta+es pour
les usa+ers
Luniversi" es garane )e lauhenici" )es )onn"es+ Lh"1ergeur es garan )e la
#"renni" )es )onn"es+
Remarques
="velo##emen )e cee soluion #ossi1le avec le souien )un service naional el 'ue
5784!9A
Ainsi le sc"nario se r"sume comme sui B
4.1. (onctionnalit de #ase
Le ire es "mis & #arir )es )onn"es #rovenan )es 1ases insiuionnelles #uis, ransmises & une 1ase
cenralis"e 'ui se charge )e la )isri1uion )es )onn"es+ L"u)ian )is#ose )un lien #r"senan le conenu )e
son ire e aesan )e son auhenici" grTce au #roocole )e v"rificaion+

/igure " : /ontionnalit de base du proessus de onsultation dune base de donnes nationale des titres
1-
4. 2. (onctionnalit avance centre utilisateur
Le ire es "mis & #arir )es )onn"es #rovenan )es 1ases insiuionnelles #uis, ransmises & une 1ase
cenralis"e 'ui se charge )e la )isri1uion e o#ionnellemen )u formaage )es )onn"es ?infrasrucure
com#ai1le avec les normes echni'ues inernaionalesA+ L"u)ian-e )is#ose )un environnemen cenr"
uilisaeur 'ui lui #erme )acc")er & ous ces )i#lGmes+ Lenvironnemen es #ro"g" #ar un s;s%me
)auhenificaion & long erme comme #ar e,em#le 5Liss e)u-8=+
/igure 0 : /ontionnalit avane du proessus de onsultation dune base de donnes nationale des titres
Le lien ransmis au )i#lGm"-e #oine sur la 1ase cenralis"e uni'uemen+ =ans ce sc"nario, les universi"s
son res#onsa1les )es )onn"es, )e leur 'uali"+ Lorganisme h"1ergeur 'ui g%re la 1ase cenrale offre un
service au, universi"s en #ro#osan une infrasrucure commune r"#on)an au, normes )e sockage+ !e
organisme #ourrai 0re 5Lich+
1.
?. %onclusion et recommandations
=ans un #remier em#s, l"a )es lieu, r"alis" au#r%s )es .niversi" )e Lausanne e )e /en%ve a #ermis )e
mieu, com#ren)re le chemin insiuionnel 'ui m%ne & la #ro)ucion )un ire selon le conce# )u cycle de !ie
d(un document+ Acuellemen, l(mission )u ire es issue )un #rocessus )e #ro)ucion 1as" sur )es
)onn"es num"ri'ues )on le #ro)ui final es ou*ours ")i" au forma #a#ier+ 8l n; a )onc #our lheure #as )e
)"ma"rialisaion )es )i#lGmes )ans ces )eu, universi"s+ Par conre, le #as a )"*& "" franchi )ans le ca)re
)e l"mission )aesaions+ Ainsi, si ceraines aesaions son ou*ours #ro)uies au forma #a#ier, )aures
son remises au, "u)ians uni'uemen au forma "lecroni'ue avec ou sans signaure+ !oncernan la
di++usion )u ire #ar son iulaire, l"voluion )es mo;ens )e communicaion on ren)u la num"risaion )u ire
in)is#ensa1le #our sa ransmission via les canau, "lecroni'ues+ Ainsi, #our une #osulaion, les )ocumens
usuels son scann"s ?!P, )i#lGmes, aesaions )e ravailA e envo;"s #ar courriel+ !omme ces )ocumens
num"ris"s #ar le iulaire ne coniennen #as la #reuve )e leur auhenici", lors'ue la v"rificaion )es ires
o1enus )oi 0re effecu"e, loriginal au forma #a#ier )oi 0re remis+ 8l sagi )une #roc")ure lour)e, 'ui
re'uier une gran)e familiari" avec les )iverses #ariculari"s )es ires )"livr"s ?;#ogra#hie, grammage )u
#a#ier, logos, ec+A+ 8l es a noer 'ue #our la)mission )ans les universi"s, la v"rificaion )es ires es en
#rinci#e s;s"mai'ue+ !oncernan l(archi!age )u ire, lusage en cours es #rinci#alemen le sockage )es
co#ies ires au forma #a#ier+ !e#en)an, les usagers on relev" 'ue l^archivage num"ri'ue sem1lerai #lus
a)a#" au, #rai'ues acuelles+
Ainsi, l"u)e )u c;cle )e vie )u )ocumen a monr" 'ue linro)ucion )u forma num"ri'ue #our les ires
r"#on) avan ou & un 1esoin )am"liorer leur )iffusion+ $"anmoins, la mise en >uvre )e la )"ma"rialisaion
)es ires es une o##oruni" #our linsiuion )"la1orer une #olii'ue insiuionnelle sur le sockage e
larchivage )es )onn"es num"ri'ues )ans un ca)re *uri)i'ue a)a#"+ =e #lus, le #rocessus )e
)"ma"rialisaion offre un gain )efficaci" #our lorganisaion )u ravail au sein )es insiuions+
=ans un )eu,i%me em#s, le sc"nario )e )"ma"rialisaion )es ires a "" consrui afin )e r"#on)re au
1esoin )e )iffusion )es ires+ La soluion echni'ue reenue r"#on) & une #r"occu#aion ma*eure )u milieu
aca)"mi'ue en lien avec la s"curi" )es )onn"es e les ris'ues li"s au vol e & lusage malveillan )es
)onn"es num"ri'ues in)ivi)uelles+
2n conclusion, le sc"nario #ro#os" a reOu un accueil favora1le au#r%s )es #ersonnes renconr"es+ 8l r"#on)
a)"'uaemen au, 1esoins insiuionnels+ !e#en)an, il es recomman)" )e #oursuivre l"u)e )e la
)"ma"rialisaion )es ires auour )es 'uesions relev"es #ar les insiuions B
H Quelles garanies ce service a##ore--il en mai%re )e s"curi" )es )onn"es R
H !ommen ce service assure--il la #"renni" )es )onn"es 'ui on #ermis )"mere le ire R
H Quelle es la reconnaissance )es ires au forma num"ri'ue )ans le mon)e aca)"mi'ue e,"rieur &
la 5uisseR
H Quels son les coSs iniiau, engen)r"s #ar la mise en oeuvre )e la )"ma"rialisaion )es iresR Quel
es & long erme le gain )efficaci" sur la chaEne )e #ro)ucion en em#s, en es#ace e en coS R
A ce #ro#os, le seceur )es Affaires *uri)i'ues )e luniversi" )e /en%ve "me : lh;#oh%se )une roisi%me
o#ion, & savoir le ransfer )es )onn"es & 5Lich ou en les conservan )ans nore #ro#re 1ase )e )onn"es+
< !oncernan la ransmission )u fichier & 5Lich ?e selon le sau )e 5Lich B fon)aion #riv"e, aureYA, il
convien)rai )"u)ier si e )ans 'uelle mesure la L8PA= sa##li'ue e resrein la marge )e man>uvre )e
ransmission+
8l serai aussi #ossi1le : )envisager lauorisaion #r"ala1le )es "u)ians ?les'uels son les iulaires )es
)onn"es #ersonnelles figuran sur le )i#lGmeA, #ar e,em#le en menionnan, sur la )eman)e
)immariculaion, 'ue la )"livrance )un )i#lGme )onnera lieu & un ransfer )es )onn"es ; relaives au)i
organisme iers+ <
Les r"#onses & ces 'uesions #ourron faire lo1*e )un nouveau #ro*e )ans le'uel il sera #ro#os" )e B
H !r"er une 1ase )e )onn"es )es ires )ans le ca)re )un #iloe & laenion )es universi"s
in"ress"es #ar le conce# )ans lo#i'ue )"a1lir un service naionalD
2'
H ="finir une #olii'ue insiuionnelle )archivage )es ires au forma num"ri'ue, r")iger les ca)res
r"glemenaires e )ocumener les ;#es )e #roc")ures e normes & mere en #lace, afin )e conf"rer
une valeur l"gale au ire au forma num"ri'ue+
@. 0erspectives
A mo;en erme, ce sc"nario )evrai #ermere & cha'ue )i#lGm"-e )"a1lir e )e valoriser son #arcours
aca)"mi'ue e #rofessionnel, )e cerifier ses ac'uis au#r%s )em#lo;eurs #oeniels, e )e conserver auan
'ue #ossi1le son i)eni" num"ri'ue )ans la #ers#ecive )e lui #ermere B
1+ )e facilier lacc%s ul"rieur en ligne & ses cerificas, )i#lGmes e aures #reuves )e ses ac'uis D
2+ )e facilier l"a1lissemen )un 1ilan )e ses connaissances e com#"ences ?formelles e
informellesA D
F+ )acualiser ses ac'uis #our faire face au, nouvelles e,igences )u march" )e lem#loi+
5ur le #lan echni'ue, lo1*ecif consise en la mise en #lace )(un environnemen naional )es )i#lGmes, cenr"
sur l"u)ian, s"curis" #ar le #roocole )auhenificaion 5Liss e)u-8= e h"1erg" comme service cenralis"
e g"r" #ar 5Lich ?illusraion 4A+
La finali" serai )onc )(im#l"mener une inerface 7e1 s"curis"e 'ui #ermerai )(acc")er en lecure seule, &
)es 1ases )e )onn"es )es ires C )i#lGmes )es universi"s #arenaires+ !e service #"renne )onnerai la
#ossi1ili" & cha'ue )i#lGm"-e )e g"rer le #orefeuille )e cerificaion )e ses ac'uis e )e le #arager via les
r"seau, sociau, #our ses 1esoins en ermes )em#lo;a1ili" e )acivi"s )a##renissage ou au long )e sa
vie+
/i+ure ) : Environnement national des dipl4mes, centr sur l#tudiant
21
1A. :lossaire
Dmatrialisation B Processus )e #ro)ucion )e )ocumen, )e )onn"es faisan r"f"rence & la num"risaion
com#l%e ou #arielle )e la chaEne )e #ro)ucion+
Signature lectroni-ue B 5ignaure 'ui in%gre un #roocole )e s"curisaion com#le,e conrairemen & la
signaure num"ris"e+ !e ;#e )e signaure num"ri'ue es )i s"curis" avec une valeur l"gale+ La signaure
"lecroni'ue se ma"rialise sous la forme )une cl" )e s"curi" ou )un cache "lecroni'ue+
Signature digitalise ou numrise : 5ignaure manuscrie 'ui a "" scann"e+ !e ;#e )e signaure
"lecroni'ue a une valeur l"gale )iscua1le e son )egr" )e cerificaion va )"#en)re )aures "l"mens els
'ue lhoro)aage+
Signature manuscrite B 5a valeur l"gale es #leinemen reconnue mais sa cerificaion es fai1le car facile &
re#ro)uire+
F" 6ormaion coninue
F. 6ormaion iniiale
"/ !ours )e langue
"&S !erificae of A)vance) 5u)ies
D&S =i#loma of A)vance) 5u)ies
0&S 3aser of A)vance) 5u)ies
,1.2E .niversi" )e /en%ve
,1./ .niversi" )e Lausanne
FPSE 6acul" )e Ps;chologie e )es 5ciences )e l2)ucaion - .niversi" )e /en%ve
SSP 6acul" )es 5ciences sociales e Polii'ue - .niversi" )e Lausanne
PA2 Palorisaion )es ac'uis )e l(e,#"rience
11. R(rences
Livre 1lanc B ="ma"rialisaion e archivage #ro1an )es )ocumens "lecroni'ues )ans le cone,e *uri)i'ue
suisse+ 2verial+ 2011+ !onsul" le I+2+2014 h# BCC LLL + everial + ch C )oLnloa)s C Pu1licaions M 1FII-+ hml
6")"raion $aionale )es 4iers )e !onfiance ?6+$+4+!A B /ui)e )u )ocumen h;1ri)e e )e la cerificaion 2=+
="cem1re 2011+
6")"raion $aionale )es 4iers )e !onfiance ?6+$+4+!A B /ui)e )e la signaure "lecroni'ue+ 5e#em1re 200-++
Polii'ue )e recor)s managemen, !once# e e,#licaions ] 2K+11+1F+.ni 3A8= +.niversi" )e Lausanne
Polii'ue )e recor)s managemen /lossaire ] 1- +11+1F+.ni 3A8= +.niversi" )e Lausanne
Polii'ue )e recor)s managemen, Recor)s managemen e archivage "lecroni'ue B ca)re normaif ]
1J+10+1F+.ni 3A8= +.niversi" )e Lausanne ?version )e ravailA+
/+ /rolleau, 4+ Lakhal : _l"mens )(anal;se "conomi'ue )es fau, )i#lGmes <, 3e!ue internationale de droit
conomi-ue 2C 200J ?+ ``8, 2A , #+ 11K-12- +
.RL B LLL + cairn + info C revue - inernaionale - )e - )roi - economi'ue -200J-2- #age -11K+ hm+ !onsul" le
22+0-+201F+
22
1!. Annexes
12.1. Les uides d&entretien
12.1.1 5uide d&entretien 6 7dition/production
3essage )inro)ucion B
) Dans le cadre d(un pro4et national ) /earning .n+rastructure *% nous sommes partenaires a!ec l(,1./ et
S5itch pour mener une pr-tude concernant la mise en place de la cha6ne de production numri-ue des
dipl7mes. 8e suis charge de dcrire le cycle de !ie des dipl7mes tel -u(il se droule actuellement. Pour ce
+aire% 4e souhaiterais !ous rencontrer pour un entretien d(en!iron 9: minutes a+in -ue !ous puissie; m(aider <
dcrire ce processus. *
=ur"e 4K minues ma,+ ?ni enregisremen, ni reranscri#ionA
1+ Pouve\-vous me )"crire vore rGle )ans le #rocessus )")iion )es )i#lGmes R
(Saisie des notes% des attestations% recherche de signature% etc. )
2+ 5ur 'uel ca)re r%glemenaire vous 1ase\-vous R
(r+rences au' te'tes o++iciels)
F+ Quels son les )ocumens officiels 'ue vous uilise\ )ans le ca)re )e la #roc")ure )")iion R
(+ormulaires papier% mas-ue de saisie% etc.)- -ue se passe-t-il si le dipl7me est +au' =
4+ Quelles son les )ifficul"s 'ue vous renconre\ )ans la r"alisaion )e vos Tches R
(Dlai% probl>me d(dition% etc.)
H Avec vous )es remar'ues com#l"menaires, )es suggesions R
12.1.2 5uide d&entretien 6 !iffusion/transmission
3essage )inro)ucion B
) Dans le cadre d(un pro4et national ) /earning .n+rastructure *% en partenariat a!ec l(,1.2E% l(,1./ et S5itch
% nous menons une pr-tude concernant la +aisabilit de proposer des dipl7mes dans un +ormat numri-ues.
Dans un premier temps% nous a!ons identi+i les di++rents titres mis au sein de !otre uni!ersit% nous
aimerions conna6tre !otre apprciation par rapport < cette !entuelle dition numri-ue des titres. Durant la
premi>re tape de cette tude% nous a!ons rencontr les personnes -ui participent au processus de
ralisation des dipl7mes et autres attestations. 0aintenant% dans cette deu'i>me tape% nous aimerions mieu'
perce!oir comment sont utiliss ces documents (titres% attestations% etc.) au -uotidien.
En tant -ue ?.
@. Dans -uel conte'te Ates-!ous amen < tra!ailler a!ec les titres% les grades% les attestations
Breprendre les donnes rcoltes < l(tape prcdente% en prsentant le tableau
@
& adapter en
+onction de la personne rencontre et de son conte'teC.
"omment ces documents !ous sont-ils transmis =
1 P2 et p3 du document de synthse Analyse et identfcaton des besoins mters !uillet 2"13.
23
9. Duels a!antages pou!e;-!ous identi+ier < disposer de ces documents Btitres identi+is en dbut de
rencontreC en +ormat numri-ue au' di++rentes tapes du parcours de +ormation (admission%
pendant les tudes : e'. cursus inter-uni!ersits% en +in de parcours) =
a. pour !ous dans !otre tra!ailEser!ice
b. pour le public-cible a!ec le-uel !ous tra!aille; =
. & contrario -uels ris-ues pou!e;-!ous identi+ier < disposer de ces documents Btitres identi+is en
dbut de rencontreC en +ormat numri-ue= (admission% pendant les tudes : e'. cursus inter-
uni!ersits% en +in de parcours)
a. pour !ous dans !otre tra!ailEser!ice
b. pour le public-cible a!ec le-uel !ous tra!aille; =
F. BEn +onction de ce -ui prc>deC -ue pense;-!ous des scnarios sui!ants -ue nous a!ons imagins
sur la base de nos connaissances techni-ues actuelles en rponse < des besoins identi+is durant la
premi>re tape :
a. lGtudiant soumet son dossier de mani>re lectroni-ue (type document PDF a!ec signatures
certi+ies) au ser!ice administrati+ concern.
b. lGtudiant transmet des documents% des titres depuis son un en!ironnement personnel au-uel
il donne acc>s < un tiers (ser!ice des admissions% etc)
-H a!antages E incon!nients E .....
c. "onsultation d(une base de donnes nationale -ui recense les titres dcerns.
-H a!antages E incon!nients E .....
I. &!ec !ous des remar-ues% des suggestions =
12. 2. Les acteurs$rices rencontr$e$s
%a,leau E : $tape ' $dition/production
Edition/prodution
5onia aessler- Bureau )es )i#lGmes
Anne =8A ] secr"aria )es "u)ians- 6P52
8sa1elle !olle ] 32R -6P52
$icolas Arni-Bloch B !onseiller en s;s%me )informaion e )organisaion ]
6acul" 525
3arie-Laure Lacha - secr"aire 1ureau )es gra)es
5u\anne 6brs ] secr"aire- 1ureau )es gra)es
$ahalie !hiva ]6acul" )es 55P
$icole /allan) - =irecrice formaion coninue
Ruh-Lise 5iegenhaler - secr"aire !enre )e langues
Ra#hacl 3oier - res#onsa1le )es archives "lecroni'ue
.$8/2
.$8/2
.$8/2
.$8/2
.$8L
.$8L
.$8L
.$8L
.$8L
.$8L
24
%a,leau F: $tape & Di++usion /transmission
,i++usion /transmission
/ormation initiale 1/I2
;ervice des admissions
onseiller/i1re au0 tudes
/ormation ontinue 1/32
oordinateur ou directeur de
programme-
Servies entraliss
;ervice K12
;ervice des 0L
$nseignement et a++aires
tudiants
Emplo-eurs
RD
Etudiant4e a;an )"*& o1enu un ire
3ireille !hanson, res#onsa1le )u service a)missions
Olivier =emiss;-!a\eilles B Olivier + =emiss; d unige + ch
Jaccalaurat en communication multilingue E 0obilit
Olivier Bianchi - a)*oin )e 6acul" ="cana )es LeresB
2mmanuel 6ernan)es - 8ng"nieur #")agogi'ue, 92!B
5u\anne =e eonkheere, colla1orarice scienifi'ue

eean-Phili##e 6age, conseiller PA2 ?vali)aion )es
ac'uis )e le,#"rienceA
3+ Borolu\\i+, Res#onsa1le R9
$ahalie ean\, A)*oine 2nseignemen e Affaires
"u)ianes
8sa1elle =usin - gesion informai'ue )es "u)es
Marc Dermant 3<MAD ' soins ! domicile ' Directeur RD4
/regoire 4avernier ?2a )e /en%ve ] =ireceur office )u
#ersonnelA
5askia 72B2R ] "u)iane 6! e 68
.$8/2
.$8/2
.$8L
.$8L
.$8/2
.$8/2
.$8/2
.$8L
.$8L
.$8/2
%a,leau G : $tape & Stoc>age/ archi*age / cadre lgal
Arc3iva+e, arc3iva+e et cadre l+al /"rar) Bagnou), !hef )e service, 3anagemen )es
Archives e )e l(8nformaion =ocumenaire ?3A8=A,
#oss")an un soli)e e,#erise )u cham# *uri)i'ue en
lien avec le #rocessus )e )"ma"rialisaion - .niversi"
)e Lausanne
1

Ale,an)re 6lueckiger - vice-)o;en )e la facul" )e
)roi, #oss")an une soli)e une e,#erise *uri)i'ue
)ans le cham# num"ri'ue ] .niversi" )e /en%ve+
2

$aacha 9ausmann, =irecrice )es affaires *uri)i'ues
.$8/2
.$8L
12ntretien dune 1*3'4 16 :anvier 2'14. ACom$te rendu en attente de validation $ar /.>a%noudB
2 2ntretien tl$*oni"ue 1..12.2'13
2)
Alina /ussing - 7ei1e, *urise, 5ervice *uri)i'ue+ .$8/2
%a,leau H : $tape & Responsa,les institutionnels
Responsables institutionnels-
perspectives
=enis 9ochsrasser - Professeur or)inaire & la 6acul"
)e m")ecine, vice-receur en charge )e la recherche,
)u s;s%me )informaion e )u )"velo##emen
)ura1le
1
eac'ues Lanares - Pice-receur en charge )e la
valorisaion )e l(enseignemen, )e luilisaion )es
echnologies )ans lenseignemen, )es acivi"s
)8nerface science-soci"" e )e la 'uali"+
)N<5$
)N<2
12. 3. Les cadres laux
12.3.1 'adre fdral
H !o)e )e Proc")ure P"nale 5uisse ?!PPA B Ar+ 110 6orme 2 2n cas )e ransmission #ar voie
"lecroni'ue, la re'u0e )oi 0re munie )une signaure "lecroni'ue vala1le+ Le !onseil f")"ral
)"ermine le forma )e la ransmission+
H !o)e )e Proc")ure !ivile 5uisse ?!P!A B Ar+ 1JJ ="finiion B Les ires son )es )ocumens, els les
"cris, les )essins, les #lans, les #hoogra#hies, les films, les enregisremens sonores, les fichiers
"lecroni'ues e les )onn"es analogues #ro#res & #rouver )es fais #erinens+ 2, le co)e )es
O1ligaions 5uisse+
H 1K2+1 Loi f")"rale sur l(archivage ?LArA )u 2I *uin 1@@- ?2a le 1er mai 201FA B
h# BCC LLL + a)min + ch C o#c C fr C classifie) - com#ilaion C1@@@4JKIC in)e, + hml
H 1K2+11 Or)onnance relaive & la loi f")"rale sur l(archivage ?Or)onnance sur l(archivage, OLArA )u -
se#em1re 1@@@ ?2a le 1
er
*anvier 2014A B h# BCC LLL + a)min + ch C o#c C fr C classifie) -
com#ilaion C1@@@4JK2C in)e, + hml
H @4F+0F B Loi f")"rale sur les services )e cerificaion )ans le )omaine )e la signaure "lecroni'ue ?Loi
sur la signaure "lecroni'ue, 5!52A )u 1@ )"cem1re 200F ?2a le 1er aoS 200-A B
h# BCC LLL + a)min + ch C o#c C fr C classifie) - com#ilaion C200112JJC in)e, + hml
H @4F+0F2 Or)onnance sur les services )e cerificaion )ans le )omaine )e la signaure "lecroni'ue
?Or)onnance sur la signaure "lecroni'ue, O5!52A )u F )"cem1re 2004 ?2a le 1er aoS 2011A B
h#BCCLLL+a)min+chCo#cCfrCclassifie)-com#ilaionC2004202JCin)e,+hml+
12.3.2 'adre cantonal
H Loi sur l archivage ? LArch AB ?illusraion vau)oiseA
1 2ntretien 4 1' mars 2'14
26
H L8PA=B ?illusraion genevoiseA
H Loi sur la #roecion )es )onn"es #ersonnelles ? LPr= AB ?illusraion vau)oiseA
H Loi sur l informaion ? L8nfo AB ?illusraion vau)oiseA
2&