COMUNICACIN Y DOCUMENTACION DE LOS PROYECTOS

COMUNICACIN PERSONAL
La comunicacin personal efectiva y frecuente es crucial para que el
proyecto avance e identificar problemas potenciales, solicitar sugerencias
para mejorar el desempeo del proyecto , saber si el cliente esta
satisfecho. La comunicacin personal se realiza por medio del lenguaje
verbal, del no verbal y del lenguaje corporal. La comunicacin personal
puede ser oral o escrita.
COMUNICACIN ORAL: la comunicacin oral puede ser cara a cara o por
telfono . puede ser por medio de correo de voz o de las videollamadas. La
info se comunica de forma mas exacta y oportuna por medio de la
comunicacin oral. Esta comunciacion ofrece un foro para la discusin, las
aclaraciones, la comprensin y la retroalimentacin inmediata.
Es muy importante que al principio de un proyecto haya bastante
comunicacin cara a cara para construir el equipo el equipo, desarrollar
buenas relaciones de trabajo. La comunicacin se facilita cuando el equipo
del proyecto esta ubicado en un rea comn..
El gerente de proyectos debe salir de su oficina para charalar con los
miembros del equipo o a los clientes.
La comunicacin oral debe ser clara, concisa honesta y contundente.
Usted debe solicitar retroalimentacin a la otra parte para comprobar si ah
entendido lo que se deseaba comunicar.
COMUNICACIN ESCRITA:
La comunicacin escrita generalmente se realiza por medio de
memorandos ente los miembros del quipo del proyecto y de cartas
dirigidas al cliente o a personas ajenas a la empresa.
La comunicacin escrita se debe utilizar principalmente para informar
confirmar y solicitar.
La comunicacin escrita debe ser clara y precisa.
Los mensajes de correo electrnico relacionados con el trabajo no deben
incluir emoticonos ni abreviatura.
ESCUCHAR DE FORMA EFECTIVA
El propsito de la comunicacin debe ser la comprensin . la comunicacin
es mucho mas que hablar y escuchar. La esencia de la comunicacin no
esta en las palbras sino en la comprensin.
Cuando alguien no escucha rompe la comunicacin.
Obstculos que impiden escuchar de forma efectiva:
fingir que esta escuchando
Distracciones
Seso o intolerancia
Impaciencia
Saltar a las conclusiones
Escuchar no solo consiste en dejar que la otra persona hable. Debe ser un
proceso activo nopasivo . al escuchar activaemnte se comprende mas y
disminuyen los conflictos .
Habilidades para escuchar:
Concentrese en el orador
Escuche participando de forma activa
Pregunte
No interrumpa
JUNTAS:
Tipos de juntas del proyecto
La junta de arranque del proyecto
La junta para revisar e estatus del proy
Las juntas para resolver problemas
Las juntas para revisar el diseo
Las juntas de evaluacin a posteriori del proy
JUNTAS PARA REVISAR EL ESTATUS DEL PROY:
Suele ser dirigida por el gerente, los objetivos principales de estas juntas
son informar, identificar problemas y puntos de accin. . deben ser
programadas de forma regular para identificar oportunamente los
problemas reales y potenciales.
JUNTAS PARA RESOLVER PROBLEMAS:
Cuando un miembro del equio identifica un problema real o potencial ,
debe convocar enseguida a los miembros indicados para resolverlo. La
identificacin y al solucin oportuna de problemas es fundamental para el
xito del proy.
Las juntas para resolver problemas deben seguir un orden adecuado para
llegar a la solucin:
Formaular la expo del problema
Identificar ss posibles causas
Recabar datos
Identificar posibles soluciones
Evaluar las soluciones
Establecer cuales la mejor solucin
Modificar el plan de proy
Implementar la solucin
Determianr si el problema se soluciono
JUNTAS PARA REVISAR EL DISEO
En muchos proy suele haber 2 juntas para revisar el diseo
- Una junta para revisar el diseo despus de que el equipo del proy
o el tcontratista han completado el diseo original , planos ,
diagrams de flujo.
- - una junta final para revisar el diseo que tiene lugar una vez que
el equipo del proy o el contratista han concluido las
especificaciones detalladas . el propsito de esta junta es obtener
el visto bueno del patrocinador o cliente.
JUNTAS EFECTIVAS:
Antes de la junta:
Determinar si la junta es realmente necesaria
Determinar el propsito de la junta
Entregar la agenda a los convocados muchos antes de la junta.
Preparar materiales audiovisuales y materiales
Reservar y preparar la sala de juntas.
DURANTE LA JUNTA:
Empezar la junta a la hora sealada
Nombrar a una persona apra que tome notas
Solicitar a a los participantes que apaguen el celular
Revisar el objeto y la agenda de la junta
No exceder el tiempo programado
Evaluar el proceso de la junta.
DESPUES DE LA JUNTA:
Publique los resultados de la junta en un plazo de 24 horas. El resumen
debe ser conciso y si es posibles debe ser un docuemnto de una sola hoja.
Debe confirmar las decisiones que se toamron y enumerar las acciones y
quien es responsable.
Los resultados de la junta deben ser distribuidos a todas las personas
convocadas.
PRESENTACIONES
PREPARE LA PRESENTACION:
Defina el propsito de la presentacin
Conozca a su publico
Prepare un esquema de la presentacin
Utilice un lenguaje sencillo
Prepare notas
Materiales audiovisuales
CRITERIOS PARA EVALUAR SU PRESENTACION:
Organizacin: presentacin introduccin
Contenido: amplio completo
Conducta profesional: contacto visula gestos
Discursos: enunciacin
Diapositivas de powerpoint
EFECTUE LA PRESETACION:
Ccuente con que se sentir un poco nervioso
Apaqgue su telfono
Conozca bien sus primeras lneas
Utilice el mtodo de las 3D su esquema, cuerpo de presentacin, su
resumen.
Hable con caridad y confianza
No lea lo que dicen las diapos
Despierte el inters por su presentacin.
Domine las lneas del cierre
Cuando conteste als preguntas muestrese sincero seguro
REPORTES
Comunican info acerca de un proy
Estos se deben escribir pensando en lo que le interesea a los lectores y no
a la persona que lo escribe
TIPOS DE REPORTES DE PROYECTOS
Reporte de avance
Reportes finales
REPORTE DE AVANCE
No es un informe de actividades lo pueden hacer los gerente o los
miembros del equipo.
Suelen abaracar un periodo especifico llamado el periodo del reporte.
REPORTE FINAL:
Sule ser el resumen del proyecto entero. Ncluye:
La necesidad del cliente
El objetivo del proy
Requeriemientos del cliente
Descripcin del proy
RE`PORTES UTILES
Prepare reportes concisos no exceda en el volumen de los reportes
Prepare reportes fciles de leer y comprender
Exponga primero los puntos importantes
Utilice graficos
REGISTRO DE CAMBIOS EN LOS DOCUEMNTOS
Las modificaciones a lso documentos del proy se pueden generar en razn
de cambios iniciados por el cliente o por el equipo. Algunos cambios son
triviales otros son mayores y afectan el alcance del trabajo presupuesto y
el programa del proy.
Al inicio del proy es preciso establecer un sistema para registrear lso
cambios de lso documentos y como se docuemntaran autorizaran. Todos
los participantes estn informados de ese sistema.
PLAN DE COMUNICAICON DEL PROY
define como se generaran y distribuirn los documentos a lso grupos de
inters de todo el proy.
HERRAMEINTAS PARA LA COMUNICACIN EN COLABORACION
Las juntas son un foro y una oportunidad para que el equipo colabore. No
obstante, las juntas cara a cara no 100pre son viables . los equipos
virtuales de los proy pueden estar en distintas zonas.
Las teleconferencias permiten que los miembros del equipos intercambien
info en vivo.
El groupware es otro instruemnto para trabajar en colabroacion. Es un
software para las personas que participan en una tarea comn. El
groupware apoya la generacin de ideas, la lluvia de ideas, la solucin del
problema y la toma de decisiones.