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Introduccin

En una poca en donde los cambio tecnolgicos y la dinmica social se encuentran en
un proceso de desvinculacin importante, no slo para la aparente conveniencia en
relacin al uso de dispositivos electrnicos y plataformas en internet que pretenden
socializar de forma virtual y a distancia, sino por la falta de tiempo para atender lo
importante y caminar cada vez ms hacia lo urgente.

As pues, la necesidad de encontrar nuevas formas de organizar nuestro tiempo se
convierte en tarea por dems importante, no solo en la ejecucin de nuestras
actividades laborales, sino en el da a da de nuestras vidas.

Tema por dems importante y transcendente, cuntas veces en la cotidianidad de
nuestras actividades decimos y escuchamos la expresin no tengo tiempo, llegu
tarde por falta de tiempo, falacia ms grande no podemos esgrimir ni justificar, sino
aceptar y modificar a travs de la puesta en marcha de diferentes estrategias que nos
permitan transitar de forma paulatina hacia otro paradigma de comportamiento, el de
la administracin de mi propio tiempo.

El reto es difcil, pero no imposible. Tomemos la oportunidad y exploremos juntos el
campo de la administracin orientado al tiempo. El presente curso nos proporcionar
algunas herramientas que nos servirn de apoyo para administrar nuestro el tiempo
(laboral y personal) y explicar alguna cuestiones relacionadas con el tiempo y su
administracin.

As pues, comencemos esta travesa que tenemos mucho tiempo por delante para
aprender y mejorar aun ms.


Puedes perder el dinero,
puedes perder la belleza,
puedes perder el amor,
pero si has perdido el tiempo,
lo has perdido todo.
Annimo.



1. Conceptos bsicos






1.1. Tiempo

Qu es el tiempo?

Si no me lo preguntas, lo s. Si me lo preguntas, no s cmo responder.

As se expresaba hace 1600 aos Agustn de Hipona, el profundo sofo telogo de la
vida y del amor, del dolor, del pecado y de la muerte.

Con este religioso respeto se ubica ante el tiempo, smbolo enigmtico e inquietante
del existir humano.

Antes de explicar el concepto administracin del tiempo es necesario aclarar tres
conceptos, renunciando a elevadas especulaciones: el tiempo, la administracin y la
administracin del tiempo.

El tiempo

Para los griegos de la poca clsica el tiempo era un dios: Cronos.

Los modernos diccionarios lo definen: relacin que se establece entre dos o ms
fenmenos, sucesos, cuerpos u objetos
1
; duracin de los fenmenos poca, siglo
2
;
duracin de las cosas sujetas a mudanza
3
; aspecto mensurable de la duracin
4
.

La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo la
antiqusima definicin de Aristteles: el nmero, o la medida, del movimiento segn
antes y despus.
Para Aristteles, como para la mayora de los filsofos antiguos y medievales, la
palabra movimiento equivala a cambio (decan que todo lo que cambia se mova de
la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad).

As pues, el tiempo es la dimensin del cambio. Si nada cambiara, no habra tiempo.

De lo anterior podemos desprender un corolario que sorprender a ms de uno: El
tiempo en s no existe. No existe porque no es una simple medida. No existe el tiempo
como no existen ni el kilometro ni el litro, sino nicamente las cosas que son medidas
por tales patrones convencionales.


1
Enciclopedia Ilustrada Cumbre
2
Diccionario Larousse
3
Diccionario de la Real Academia Espaola
4
Diccionario de Psicologa, editado por F.C.E.
Para el ser humano el tiempo es vida, con mayor razn que el trillado refrn castellano
El tiempo es oro, y que el refrn anglosajn Time is money, y debera difundirse
este refrn filosfico y universal: El tiempo es vida. Es la vida que se proceso y se
construye, se despliega y hacia el final se repliega. La vida biolgica no sustituible,
renovada ni recuperable, inexorable y mortal, que camina sin detenerse jams; que
transcurre sin atencin a clases sociales, dignidades ni seoros; que fluye con el
mismo ritmo para el pen albail que para el director general de un banco; el mismo
para el nio de kindergarten que para el anciano presidente de la repblica.

Los padres ricos que llenan a los hijos de regalos, o aquellos que trabajan de sol a sol,
y que les regatean su tiempo, habran de pensar que lo que estn negando es vida; que
lo alejan de compartir su vida; que les dan el mensaje de que son poco importantes.
(Rodrguez Estrada, 2011)

1.2. Perodo

Definicin

Espacio o intervalo de tiempo que incluye toda la duracin de algo; tiempo que tarda
un astro en su revolucin (peridico publicacin impresa que sale a intervalos
regulares, periodista persona que tiene por oficio escribir peridicos): latn tardo
periodus perodo , intervalo de tiempo, del latn peridous oracin, conjunto de
oraciones, del griego periodos perodo, intervalo de tiempo; perodo, oracin;
circuito, camino que circunda o rodea, de peri- alrededor+ hodos camino, viaje.
(Gmez de Silva, 1998)


1.3. Etapa

Definicin

Etapa s.f. (fr. tape . localidad donde pernoctan las tropas). Punto de un recorrido que
se establece como lugar de parada. 2. Distancia entre dos puntos de un recorrido que
se hace de una sola vez. 3. Fig. Parte de una accin o proceso diferenciada de otra u
otras: proceder por etapas. SIN.: fase Etapa propulsora Parte autnoma y separable
de un vehculo espacial. Generalmente dotada de medios de propulsin, con ciertas
funciones seguras durante una fase determinada del vuelo. (El Pequeo Larousse
Ilustrado 2009, 2009)


1.4. Administrar

Definicin

Administrar. dirigir, regir, gobernar (administracin accin de administrar; personas
que administran, administrador persona que administra, encargado): latn
administrare administrar, dirigir; servir, ayudar a, de ad- a, hacia+ ministrare servir;
administrar; suministrar de ministr- radical de minister servidor+ are, terminacin
de infinitivo. (Gmez de Silva, 1998)

1.5. Organizar y planear

Definicin

Organizar. v.tr. preparar la realizacin de algo: organizar una excursin. v.t.r. y prnl.
Disponer algo ordenadamente con miras a una funcin o usos determinados. (El
Pequeo Larousse Ilustrado 2009, 2009)


Definicin

Planear. v. tr. 1. Pensar o preparar una accin para realizarla en el futuro: estoy
planeando irme de vacaciones. 2. Pensar la forma de llevar a cabo una obra o idea: el
autor planea ya una nueva novela. 3. Volar un ave con las alas quietas y extendidas: el
guila planeaba en busca de una presa. 4. Mantenerse en el aire o descender una
aeronave sin motor o con el motor parado: el ala delta planeaba sobre el ro; los
motores se averiaron y el avin tuvo que planear. (The Free Dictionary, 2013)






2. Administracin del tiempo






2.1. Administracin

A continuacin transcribimos algunas definiciones de administracin con la finalidad
de tener una visin ms amplia sobre el concepto.

a) Un conjunto sistemtico de reglas para lograr la mxima eficiencia en la
manera de estructurar y manejar un organismo social. (Agustn Reyes
Ponce).
b) Una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos
institucionales por medio de una estructura y con base en el esfuerzo
humano cotidiano. (Jos Antonio Fernndez Arena).
c) La ciencia de la direccin social. (Isaac Guzmn Valdivia).
d) Prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar. (Henri Fayol).
e) El proceso de disear y mantener un ambiente en el que las personas,
trabajando en grupos, alcancen con eficacia metas seleccionadas.
(Harold Koontz y Heinz Weirich).
f) El proceso de planear, organizar, dirigir y controlar los esfuerzos de los
miembros de la organizacin, y de aplicar los dems recursos de ella
para alcanzar las metas establecidas. (James A. F. Stoner).
g) ad, hacia. Minister, subordinacin u obediencia (definicin etimolgica),
implica que los administradores estn enfocados a dar un servicio.

Etimolgicamente la administracin es una actividad que se desarrolla bajo el mando
o supervisin de personas o entidades.

De las definiciones anteriores encontramos elementos comunes, como son el manejo
de recursos, el logro de objetivos y el orden en la bsqueda de resultados. Aun cuando
se llegu a contar con distintas definiciones, habrn aspectos que siempre se
contemplarn en ellas, sin importar la fuente.

A menudo se discute si la administracin es una ciencia o una tcnica. Quienes le
otorgan el rango de ciencia suelen afirmar que todo conocimiento sistematizado es una
ciencia. Sin embargo, algunos autores, entre ellos Agustn Reyes Ponce, prefieren
considerarla una tcnica, y su posicin la sustentan en su carcter utilitario, que fue
creada por el hombre y se basa en un conjunto de instrumentos y no de principios
estrictamente comprobados, como el pensamiento cientfico lo amerita. Aun cuando
esta discusin no concluye, nosotros asumimos el carcter tcnico en vista de que sus
caractersticas estn ms cerca de ste que de la ciencia. Algunos de los puntos
principales que dan sustento a esta afirmacin, se encuentran enmarcados en las
siguientes caractersticas:

La ciencia descubre principios, la tcnica crea sus instrumentos.
La ciencia estudia lo que son las cosas, ofrezcan resultados utilitarios o no.
La tcnica estudia exclusivamente lo que le es til.
La ciencia es terica, la tcnica es prctica.(UNITEC, 2008)


2.2. Planeacin

La sabidura es la habilidad de ver con mucha anticipacin las consecuencias de las
acciones actuales, la voluntad de sacrificar las ganancias a corto plazo a cambio de
mayores beneficios a largo plazo y la habilidad de controlar lo que es controlable y de
no inquietarse por lo que no lo es. Por tanto, la esencia de la sabidura es la
preocupacin por el futuro. No es el mismo tipo de inters en el futuro que tienen los
videntes, que slo tratan de predecirlo. El sabio trata de controlarlo.

La palabra previsin de prever: (ver anticipadamente), implica la idea de anticipacin
de acontecimientos y situaciones futuras, que la mente humana es capaz de realizar y
sin la cual sera imposible hacer planes. Por ello la previsin es base para la
planeacin. La previsin es un concepto de la planeacin que define las condiciones
futuras de un proyecto y fija el curso concreto de accin a seguir.

Gotees dijo : planear es hacer que ocurran cosas que de otro modo no habran
ocurrido, equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura accin.

La planeacin es la determinacin de lo que va a hacerse, incluye decisiones de
importancia, como el establecimiento de polticas , objetivos, redaccin de programas,
definicin de mtodos especficos, procedimientos y el establecimiento de las clulas
de trabajo y otras ms.

De sta manera, la planeacin es una disciplina prescriptiva (no descriptiva) que trata
de identificar acciones a travs de una secuencia sistemtica de toma de decisiones,
para generar los efectos que se espera de ellas, o sea, para proyectar un futuro
deseado y los medios efectivos para lograrlo.

En otras palabras la planeacin es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos
para conseguirlo. Es un instrumento que usa el hombre sabio; mas cuando lo manejan
personas que no lo son, a menudo se convierte en un ritual incongruente que
proporciona, por un rato, paz a la conciencia, pero no en el futuro buscado.

El planeamiento en el ms puro sentido de su concepto, va ms all de todas las
funciones de organizar, controlar, coordinar, dotar y dirigir el personal de la empresa.

Los conceptos anteriores se resumen en lo siguiente:

Se utiliza la capacidad de la mente humana para plantear fines y objetivos.
Involucra la toma de decisiones anticipada en su proceso.
Prev las consecuencias futuras de las acciones a tomar.
Prev la utilizacin de los recursos disponibles con el fin de obtener la mxima
satisfaccin.
Comprende todo el proceso desde el anlisis de las situaciones hasta llegar a la
toma de decisiones.
Incluye metodologas para la recoleccin de informacin, programacin,
diagnstico, pronstico, avances y medidas de resultados.

Tomando en cuenta los puntos anteriores podemos apropiarnos de la siguiente
definicin:

Planeacin es la aplicacin racional de la mente humana en la toma de decisiones
anticipatoria, con base en el conocimiento previo de la realidad, para controlar las
acciones presentes y prever sus consecuencias futuras, encausadas al logro de un
objetivo plenamente deseado satisfactorio.

En la actualidad, as como en un futuro prximo, la planeacin tendr que adaptarse a
las caractersticas de la empresa y de la situacin en que se realiza. Sin embargo,
existen ciertas normas de carcter generalmente aceptable. Podemos tratar de
determinar las posibilidades de planeacin, encontrar la filosofa adecuada para
enfocarla, tener una idea respecto a la mejor forma de organizarla y sistematizarla, as
como los mejores mtodos, tcnicas y herramientas que se les pueden integrar.

La ciencia que se relaciona con la planeacin se ha desarrollado rpidamente en poca
reciente. No obstante, incluso la mejor planeacin de que seamos capaces, requiere la
misma cantidad de arte que de ciencia, siempre deben estar implcitos ambos
aspectos.

La contribucin principal de los cientficos a la planeacin no consistira en el
desarrollo y uso de las tcnicas e instrumentos correspondientes, sino ms bien en la
sistematizacin y organizacin del proceso de planeacin y, por consiguiente, en el
mejor conocimiento y evaluacin del mismo. (Kuri Abdala, 2013)

2.3. Matriz de prioridades

La Matriz de Priorizacin es una tcnica muy til que se puede utilizar con los
miembros de su equipo de trabajo o con sus usuarios a efecto de obtener un consenso
sobre un tema especfico. La matriz le auxiliar en clasificar problemas o asuntos
(usualmente aportados por una tormenta de ideas) en base a un criterio en particular
que es importante para su organizacin. De esta manera podr ver con mayor claridad
cuales son los problemas ms importantes sobre los que se debe trabajar primero.

Su utilidad estriba en que se podr determinar cul es el problema ms importante
relacionado con la operacin de programas, servicios, etc.

Utilizarlo cuando requiera priorizar problemas o llegar a un consenso sobre un asunto
especfico.


Cmo se elabora?

a) Lleve a cabo una tormenta de ideas sobre problemas que se tengan con su
programa o el servicio que presta.
b) Llene una Matriz de Priorizacin con el grupo o equipo de trabajo. El formato lo
podr encontrar en el apartado.
En la primera columna ponga los problemas mencionados en la sesin de
tormenta de ideas.
De la segunda a la cuarta columnas, defina el criterio. Ejemplos de criterios
tpicos son:
Frecuencia: Qu tan frecuente es el problema?, Ocurre seguido o slo en
raras ocasiones?
Importancia: Desde el punto de vista de los usuarios, Cules son los
problemas ms importantes? Y Cules son los problemas que quiere
resolver?.
Factibilidad: Qu tan realista es que podamos resolver el problema?, Ser
fcil o difcil?.

Puede seleccionar otro tipo de criterios si resuelven de mejor manera el asunto en
discusin. Por ejemplo: A efecto de contar con un a comparacin ms cuantitativa,
puede utilizar costos, tiempo invertido, o cualquier otro indicador numrico como
criterio.

Si bien no existe un nmero mnimo o mximo de criterios, tres o cuatro es la cantidad
ptima para las matrices. Si tiene ms de cuatro la matriz se torna difcil de manejar.
Una manera de reducir el nmero de criterios consiste en decidir si hay algn criterio
que todas las opciones deban cumplir, selo primero para eliminar opciones.

Otra forma de evitar que la matriz se torne difcil es limitar el nmero de opciones que
se consideran. Si la lista de opciones es muy larga (tiene ms de 6 opciones), pueden
resultar ms fcil acortar la lista primero eliminando algunas.

Por ejemplo, los criterios que se usan ms comnmente para eliminar la
consideracin de posibles problemas incluyen:

El problema es demasiado grande o complejo para solucionarlo.

No es factible efectuar cambios en esta rea ( ms all del control o la
autoridad del equipo)
Falta de inters por parte del personal para trabajar en el problema.

c) Votacin.- Llevar a cabo una votacin entre los miembros del equipo. Cada
uno votar tres veces por cada criterio. Cada participante votar entonces un
total de nueve veces.
d) Totalice los votos. Al hacerlo se ver claramente la prioridad de los problemas.
(Herramientas estratgicas. Matriz de Priorizacin. Secretara de Salud. Direccin
General de Planeacin y Desarrollo en Salud, 2013)
2.4. Instrumentos para administrar el tiempo

Cronogramas

Es una descripcin especfica de las actividades y del tiempo que se va a emplear para
la ejecucin del proyecto. Se debe organizar el trabajo en fechas probables, para saber
cuento tiempo requerir elaborar el trabajo definitivo.

Para su presentacin se presentan generalmente diagramas, lo que permite visualizar
mejor el tiempo de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos en que hay varias
actividades en un mismo tiempo.

El cronograma debe incluir los siguientes elementos (no son exhaustivos)

Tarea

Son actividades de un proyecto que se realizan en una secuencia determinada. Pueden
clasificarse en:
Tarea predecesora: es una tarea que debe comenzar o terminar antes
de que otra pueda comenzar.
Tarea sucesora: es una tarea que depende del comienzo o del fin de
una tarea precedente.
Tareas de resumen: son aquellas que se componen de subtareas y
resume esas subtareas.

Trabajo

Es el esfuerzo necesario para realizar una tarea. Existen dos tipos de trabajo: el
trabajo de recursos individuales en una tarea y el trabajo total en la tarea.

Duracin

Tiempo en que se llevar completar una tarea definiendo su lapso de tiempo.

Hito: es una tarea sin duracin (o das) que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programacin como la finalizacin de una fase importante.


Tipos de cronogramas

Existen diferentes tipos de cronogramas y su uso depende del tipo de proyecto que se
trate o de la informacin que se quiera visualizar o reportar al responsable. Cabe
mencionar que su no es restringido y que se pueden aplicar a diferentes
circunstancias.

Cronograma tipo pay

Este cronograma representa el tiempo dedicado a ciertas actividades en trminos de
porcentajes de tiempo.





25%
25% 25%
25%
Porcentaje de tiempo asignado a cada actividad
Planeacin
Organizacin
Direccin
Control

Cronograma tradicional

Aqu observamos de manera clara como se especifican en una serie de columnas las fechas y en seguida, en varios renglones,
las actividades a realizarse dentro de un programa determinado. Los cuadros en tonos grises indican la actividad que ha de
realizarse en dicho da. Este es sin duda el tipo de cronograma ms utilizado.

Mes Mayo 2013
Das 6 7 8 9 10 13 14 15 16 17 20 21 22 23 24 27 28 29 30 31
Visita a grupos Tlaxcala
Visita grupos Atlixco
Curso admon tiempo
(D.F.)

Elaboracin reportes











Diagrama de Gantt

Son tiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeos, los cuales estn
integrados de actividades que se realicen con consecuencia ordenada; tambin para
planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja es que es
sencillo y un excelente instrumento de comunicacin con los usuarios finales.


Grfica de recursos

En esta grfica se describen detalladamente como se va a realizar las actividades, los
recursos humanos, recursos materiales, recursos tcnicos y los recursos financieros.
La suma de la columna de los recursos financieros indica el costo total del proyecto.


N

Actividad
Recursos
humanos
Recursos
materiales
Recursos
tcnicos
Recursos
econmicos
1
2
3
4
5
6
7
8


Beneficios que permite un cronograma de trabajo

Indica los periodos no laborables, como por ejemplo los das festivos.
En el caso de los recursos individuales, indica las vacaciones, permisos, faltas
por enfermedad.
Permite programar las actividades de un proyecto.
Establece fechas de comienzo y fin de cada actividad, as como de las que se
desarrollan paralelamente.
Es un factor esencial en cualquier plan.
Permite a los administradores estar seguros de que estn avanzando hacia sus
metas.



Calendarizar

Este trmino se explica por s mismo.

"Fijar anticipadamente las fechas de ciertas actividades a lo largo de un perodo. "

Para lograr establecer un calendario de actividades se puede apoyar en algunas
herramientas que generalmente son de uso personal:

Telfonos inteligentes y tabletas. Con el avance de la tecnologa este tipo de
dispositivos mviles se convierten en una herramienta necesaria. Su
versatilidad les permite estar a la vanguardia en cuanto a tecnologa se refiere.
Agendas. Existen en el mercado numerosos estilos y modelos de esta
herramienta (tradicionales y electrnicas).
Software. De mayor complejidad en su manejo son una alternativa para
programar grandes proyectos.


Listas de actividades (diarias)

Se refiere a listas de formato libre que nos permiten controlar las actividades que
realizamos en un da (laboral o personal).

Registro de tiempo diario
Fecha
Objetivos de mi actividad en ese da
Hora Actividad Prioridad* Comentarios














* 1= Importante y urgente
2= Importante y no urgente
3= Urgente y poco importante
4= Mera rutina
5= Prdida de tiempo


3. Desperdiciadores del tiempo






3.1. Falta de planeacin






3.2. Falta de priorizar





3.3. Falta de clasificacin





3.4. Falta de objetivos y metas





3.5. Falta de control






4. Optimizadores del tiempo




4.1. Planeacin





4.2. Priorizar




4.3. Clasificar





4.4. Definir objetivos y metas






4.5. Instrumentos de control






5. Procedimientos para mejorar la administracin del tiempo





5.1. Inventario de actividades





5.2. Tcnica de pastel





5.3. Tcnica de potencialidades





5.4. Agenda y calendario





Fuentes documentales

El Pequeo Larousse Ilustrado 2009. (2009). El Pequeo Larousse Ilustrado 2009.
Mxico: Ediciones Larousse, S.A. de C.V.
Gmez de Silva, G. (1998). Breve Diccionario Etimolgico de la Lengua Espaola (2
a

ed.). Mxico: FCE, COLMEX.
Herramientas estratgicas. Matriz de Priorizacin. Secretara de Salud. Direccin
General de Planeacin y Desarrollo en Salud. (2013). Retrieved from
www.dgplades.salud.gob.mx/descargas/dhg/matriz_priorizacion.pdf
Kuri Abdala, J. A. (2013). Apuntes de Planeacin. Retrieved from
http://www.ingenieria.unam.mx/~jkuri/Apunt_Planeacion_internet/TEMAII.1
.pdf
Rodrguez Estrada, M. (2011). Administracin del Tiempo (2
a
ed.). Mxico: El Manual
Moderno.
The Free Dictionary. (2013, October 15). The Free Dictionary. Retrieved October 15,
2013, from http://es.thefreedictionary.com/planear
UNITEC. (2008). Administracin 1 (Primera., Vols. 1-2, Vol. 1). Mxico: INITE.