ACTIVIDAD SEMANA 1

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION
DOCUMENTAL


1. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

Estipular normas tcnicas y prcticas, para administrar documentos en la
empresa, Con el fin de recuperar informacin y eliminarla cuando se deje de
considerar importante o necesaria, y determina el tiempo en que esta informacin
debe almacenarse.


2. ALGUNAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL QUE
REALIZO EN MI ENTORNO LABORAL.


RECIBO DE DOCUMENTOS: Efecto esta funcin a travs de la recepcin de
documentos legales, como Contratos, Escrituras pblicas, entre otros.


DESPACHO DE DOCUMENTOS: Realizo esta funcin al enviar los documentos
mencionados anteriormente a los diferentes arrendadores, o en su defecto a
integrantes de mi equipo de trabajo, para realizar trmites como por ejemplo
expedir licencia de construccin.


3. TERMINOS ARCHIVISTICOS SEGN EL CARGO LABORAL.

ARCHIVISTA: administracin documental, casilleros, clasificacin, conservacin,
cronologa, documentacin, expediente, facsmil, filatelia,
Foliacin, folio, franqueadota, gestin de documento, preclusin, archivo de
gestin, histrico e intermedio, expurgo, ordenacin, seleccin, transferencia,
fondo documental, tipo documental, seleccin documental, serie, tablas de
retencin.

SECRETARIA: epistolar, estructura funcional, flujo grama, prescripcin, marbete,
usuario.



OFICINISTA: Franquicia, minuta









4. TERMINOS ARCHIVISTICOS:
MINUTA: borrador de un documento legal antes de formalizarlo.


FACSIMIL:copia precisa de un documento generalmente antiguo y de gran valor,
se considera una medida de seguridad documental.
FOLIACION: es el respaldo tcnico y legadle la administracin documental.


EXPEDIENTE: su finalidad es reunir la documentacin necesaria para sustentar
el acto administrativo.



PRECLUSION: perdida de facultad procesal.


EXPURGAR: desechar lo que se considera innecesario.



FONDO DOCUMENTAL: agrupacin de documentos generados por una
institucin.


TABLA DE RENTENCION: son las etapas sucesivas de la vida de los
documentos, como parte del sistema de archivos.



ARCHIVO: conjunto de documentos que generan informacin dentro de la
empresa almacenados manual o sistemticamente.


MARBETE: etiqueta que se pega en un producto, equipaje con el destino y
nmero de registro.

5. IMPORTANCIA DEL VOCABULARIO TECNICO.
Es importante para manejar una excelente informacin tanto en el equipo de
trabajo, como en la representacin de cada proceso efectuado en el rea laboral.













PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL












Analizando, el mundo empresarial actual enfrenta nuevos desafos, por lo cual se
debe manejar de manera metdica y eficiente grandes volmenes de informacin
representados en documentos impresos en papel, que en algunos casos segn
sea el requerimiento, pasan al almacenamiento en una base de datos sistemtica.


La importancia del administrador documental dentro de la empresa esta centrada
en brindar una consolidacin de la informacin disponible en un nico lugar, para
brindar acceso a cadaempleado de una manera pertinente y segn el vinculo o
relacin que pueda tener dicho empleado con la documentacin, pues no a todo el
personal se le podr dar acceso a documentos legales o tcnicos de una empresa.
El administrador documental facilita la bsqueda de la informacin pues es quien
mas esta relacionado y familiarizado con el rea, y sabe donde y como esta
organizada la informacin, logrando as la reduccin de tiempo en la toma de
decisiones.


El administrador tiene como obligacin mantener los documentos en buen estado
fsico, evitando la perdida de algn documento, o de alguna base de datos
sistemtica que afecte el funcionamiento de los procesos en la empresa, y debe
vigilar que esta informacin no llegue a manos ajenas a la organizacin.




El administrador documental es de importancia en una organizacin pues es
representante de la autoridad formal archivistita.






El administrador tiene como rol planificar dentro de la organizacin una
coordinacin en el tiempo de todos los recursos disponibles en direccin de los
objetivos deseados y las metas trazadas.


























El administrador documental dentro de su rea, es un capturador de informacin y
datos de margen formal e informal, escrito o verbal.
La informacin es el combustible del carro de la gestin documental, por tal razn
debe y tiene la facultad de compartir informacin recolectada, considerando las
necesidades de cada sector o individuo.


En conclusin, ya definidas algunas de las funciones de importancia del
administrador documental, notamos que sus funciones al igual que las dems
reas cumple un papel vital para el xito de la organizacin.