Datos Maestros Clientes

GUA RPIDA
Mdulo: SD
Transaccin XD01/XD02/XD03 SAP ECC 6.0

Fecha ltimo cambio: Nombre del archivo Elabor: Pgina:
01/03/2012 Dato Maestro Cliente Alvaro Gomez 1 de 14

DATOS MAESTROS

OBJETIVO DEL PROCESO
Conocer como se crean correctamente los datos maestros de clientes en el sistema.

NOTA: PARA REALIZAR ESTE PROCESO SE DEBE TENER EN CUENTA LOS DATOS ASOCIADOS A
CADA COMPAA, PARA ELLO HACER USO DE LOS LISTADOS ANEXOS EN ESTE MANUAL.

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DATOS MAESTROS CLIENTES

1. CREAR CLIENTE

En el men principal escoger la ruta:

Logstica / Comercial / Datos
maestros / Interlocutor comercial /
Cliente / Crear :

Elija la transaccin:

XD01/ VD01

Seleccione Enter.

PANTALLA INICIAL

Grupo de cuentas
Ver lista (1)
Organizacin De Ventas: Es la
responsable de la comercializacin y
distribucin de los productos y los
servicios que ofrezca la empresa

GDO1: Gases de Occidente
SDG1: Surtigas
EFIG1: Efigas
GDC1: Gases del Caribe

Canal de Distribucin: Define la estrategia
por la que los productos o servicios de la
empresa llegan al mercado y por lo tanto
al cliente final.

01 Directo 02 Otras Ventas
Sector: En este campo se define a que
sector de venta esta direccionado el
cliente, esta agrupacin permite realizar
estadsticos.

01 Bienes 02 Servicios
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Lista(1)
GRUPO DE CUENTAS DETALLE
C100 Empresas Se utiliza cuando se crea una persona jurdica.
C101 Sucursales Se utiliza cuando se crea una entidad que tiene vnculos con una empresa (sucursales)
C102 Particulares Se utiliza cuando se crea una persona natural.
C103 Empleados Se utiliza cuando se crea un empleado de la organizacin
C105 Fiscales Se utiliza cuando se crea una entidad a la cual se le paga impuestos
C106 Financieros Se utiliza cuando se crean entidades bancarias.
C107 Compaas Vinculadas Se utiliza cuando se crean compaas con las que la empresa tiene participacin accionaria
C108 CPD Eventuales Se utiliza cuando no cumple con ninguno de los anteriores grupos.

Continuar e ingresamos a la Desde la parte inferior del recuadro damos clic al icono
pestaa de Direccin.

Nota: los datos maestros del cliente se deben diligenciar segn las convenciones que aparecen en la tabla de
NOMENCLATURAS PARA DIRECCION. Expedidas por la DIAN.

En este campo se registra si el cliente es:
Empresa
Seor
Seor y Seora
Seora
En este campo se registra el nombre del
cliente.
En este campo se registra la sigla o el
nombre Abreviado del cliente.
En este campo se registra el Nit del
cliente sin el digito de verificacin.
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En este campo se registra la direccin del
cliente.
En este campo se registra la ciudad donde
se encuentra ubicado el cliente, la cual
tiene relacin con la direccin.
Se registra el cdigo del departamento
donde se encuentra ubicado el cliente:
Se registra el pas donde se encuentra
ubicado el cliente:
CO Colombia
Se registra el nmero
de celular del cliente.
de fax del cliente.
Se registra el correo electrnico del
cliente.
de telfono del cliente.
Forma de comunicacin mediante la cual
se pueden intercambiar documentos y
mensajes con un interlocutor comercial.
Ejemplo: fax, correo electrnico.
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Una vez diligenciados los datos anteriores ingresamos a la pestaa de .

NOTA: cuando se crea una persona jurdica siempre su identificacin fiscal debe ser el NIT con su respectivo
digito de verificacin. Cuando se crea una persona natural siempre su tipo de identificacin fiscal debe ser cedula
de ciudadana y se debe marcar el campo de Dig. Verif. .

Diligenciados los datos anteriores ingresamos a la pestaa de

Se registra el cdigo de la
actividad econmica a la
que pertenece el cliente
segn el RUT.
Se registra el nmero de
nit del cliente con el digito
de verificacin.
Se registra como est
constituida la empresa
legalmente.

PJ Persona Jurdica
PN Persona Natural
Especifica si la empresa
est sujeta a IVA.
Siempre se debe marcar
Se registra el tipo de identificacin fiscal:

12 Tarjeta de Identidad
13 Cd.Ciud. / RUT (Pers.Natural)
21 Tarjeta de Extranjera
22 Cdula de Extranjera
31 NIT (Persona Jurdica)
41 Pasaporte
42 Doc. Identificacin Extranjero
43 Sin identificacin exterior
Especifica si debe comprobar
digito de verificacin en la
identificacin (Ver Nota)
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Diligenciados los datos anteriores nos ubicamos en el campo de Nombre y damos doble clic, procedemos a
diligenciar los datos de las personas de contacto del cliente.

Denominacin del departamento de
la persona de contacto para su
utilizacin interna
0001 Dpto. General
0002 Dpto. Financie y Adm
0003 Dpto. Tcnico
0004 Dpto. Comercial
Identifica la funcin de la persona
de contacto para su utilizacin
interna.
01 Representante Legal
02 Tesorero
03 Almacenista
04 Encargado de Compras
05 Transportador
06 Recibe Mercanca
Se registran los nombres de
personas de contacto del
cliente.
En este campo se registra:
Seor
Seora
Identifica la funcin de la persona de
contacto para su utilizacin interna.
01 Representante Legal
02 Tesorero
03 Almacenista
04 Encargado de Compras
05 Transportador
06 Recibe Mercanca
Denominacin del departamento de
la persona de contacto para su
utilizacin interna
0001 Dpto. General
0002 Dpto. Financie y Adm
0003 Dpto. Tcnico
0004 Dpto. Comercial
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Diligenciados los anteriores datos presionamos desde la parte superior de la pantalla el icono Back (F3)
esta opcin nos ubica en la pantalla de datos generales donde ingresamos a la pestana de Datos de sociedad

Ubicados en la pantalla de Datos de sociedad el sistema nos lleva automticamente a la pestaa de Gestin
cuenta y procedemos a ingresar la informacin.

La clave de idioma indica el idioma:
ES espaol

Se registra el nmero de telfono
de la persona de contacto.
Se registra el nmero de celular
Se registra el nmero de fax
Se registra el correo electrnico de la
persona de contacto.
Forma de comunicacin mediante
la cual se pueden intercambiar
documentos y mensajes con un
interlocutor comercial.
Ejemplo: fax, correo electrnico.
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NOTA: los Datos de referencia se diligencian nicamente cuando se
factura a clientes eventuales.
Despus de diligenciar los datos anteriores damos clic en la pestaa de .

La cuenta asociada es la cuenta por cobrar
asignada de acuerdo a la venta generada, o que
habitualmente se le vende.
Clic en el icono match-code y seleccione la
cuenta.
Clave de clasificacin del cliente
Clic en el icono match-code y
seleccione el grupo de tesorera.

Clave a travs de la cual se
definen las condiciones de pago
en forma de tipos de descuento y
plazos de pago.
Concepto de grupo libremente definible para el
interlocutor comercial deudor y acreedor o para
cuentas de mayor. Los grupos de tolerancia son
unvocos dentro de una sociedad.
0001 Tolerancia GDOC - 0001 Tolerancia GDCA
0001 Tolerancia SURT - 0001 Tolerancia EFIG
Indicador que fija que se grabe el
historial de pago del deudor.
Siempre debe estar marcada
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Se registra la clave de pas
de retencin.
CO Colombia
Sirve para la clasificacin
de distintas retenciones.
Clic en el icono match-
code y seleccione el grupo
de tesorera.
Indicador de retencin.
Clic en el icono match-
code y seleccione el
cdigo de indicador de
retencin.
Indicador auto retencin de
impuestos, Permite que el
deudor tenga, frente a la
sociedad, derecho a deducir
para este tipo de retencin de
impuestos. Siempre se debe
marcar
Fecha a partir de la cual
la sociedad para el tipo de
retencin est preparada
para la deduccin.
Fecha hasta la que la
sociedad est autorizada
a deducir para el tipo de
retencin.
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Diligenciados los datos anteriores desde la parte superior damos clic en Datos rea de Ventas

Esta opcin nos permite ubicarnos en la pantalla de Datos rea de ventas en la pestaa de Ventas.

1 Estndar
Define un determinado
grupo de cliente y se
utiliza para determinar
precios y con fines
estadsticos.
01 Contratistas
02 Gaseras
03 Otros Clientes
04 Particulares
05 Empleados
1 Global LDCs
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Seleccionamos la pestaa de .

Seleccionamos la pestaa de .

Prioridad de entrega
asignada a una posicin.
02 Normal
Estrategia general de
expedicin con la que se
entregan mercancas del
proveedor al cliente.
01 Estndar
Clave a travs de la cual se
definen las condiciones de pago
en forma de tipos de descuento y
plazos de pago.
Grupo de imputacin en donde el
sistema contabiliza
automticamente el documento de
ventas.

01 Clientes Nacionales
Identifica la obligacin
fiscal del cliente de
acuerdo con la
estructura fiscal de su
pas. Siempre es:

1 Sujeto a Impuestos.
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Seleccionamos la pestaa .

Seleccionando el icono MATCH-CODE ingresamos en este campo las variables EK Encargado
compras y AP Persona de contacto, ya que estos datos se usan en los formatos de la venta.

NOTA: para diligenciar correctamente las variables EK y AP es necesario haber diligenciado anteriormente
estos datos en la pantalla de Datos generales y haber grabado primero el cliente.

Desde la parte superior de la pantalla seleccionamos el icono Grabar (Ctrl+S) y aparece el mensaje

Al finalizar salimos de la transaccin oprimiendo en el icono que se encuentra en la parte superior Shift+ F3
y regresamos a la pantalla inicial.

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2. MODIFICAR DATOS MAESTROS CLIENTES


Logstica / Comercial / Datos maestros / Interlocutor
comercial / Cliente / Crear :

XD02 / VD02
Seleccione Enter.

PANTALLA INCIAL

Diligencie los dems campos de acuerdo a lo informado anteriormente o utilice las ventanas de reas de ventas de
cliente donde se visualiza en las que ya esta creada.

Para realizar la modificacin de la informacin se visualiza la pantalla anterior de registro de la informacin y se
cambia el campo requerido, se graba nuevamente y esta se actualiza generando un mensaje de confirmacin. En
este punto se pueden ingresar los interlocutores.

Al finalizar salimos de la transaccin oprimiendo en el icono que se encuentra en la parte superior Shift+ F3
y regresamos a la pantalla inicial.

En este campo se
registra el nmero del
deudor que se va a
modificar.
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3. VISUALIZAR DATOS MAESTROS CLIENTES


Logstica / Comercial / Datos maestros / Interlocutor
comercial / Cliente / Crear :


XD03 /VD03

Seleccione Enter.

PANTALLA INICIAL

NOTA: Esta opcin te permite visualizar la informacin que se registro en la oferta, sin embargo no puedes
modificarla.

Shift+ F3 que se encuentra en la parte Para finalizar salimos de la transaccin oprimiendo en el icono
superior y regresamos a la pantalla inicial.

En este campo se
registra el nmero del
deudor que se va a
visualizar.
Para ingresar se debe
presionar Enter.

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