3. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 8 3.1. MISION 8 3.2. VISION 8 3.3. POLTICAS DE CALIDAD 8 3.4. OBJETIVOS DE CALIDAD 9 3.5. LISTADO DE PRODUCTOS 9 3.6. TIPO DE PROCESOS 9
4. DIAGNSTICO DE LA EMPRESA POR AREAS 10 4.1. REA ADMINISTRATIVA 10 4.2. REA FINANCIERA 11 4.3. REA MERCADEO 11
Grafica 1. Estructura Organizacional 12 Grafica 2. Flujo de Comunicacin. 17 Tabla 1. Matriz FODA 18 Grafica 3. Organigrama Nuevo 19
ANEXOS 24
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INTRODUCCIN.
Este trabajo est elaborado en base en una auditoria a la empresa la sptima de Esparta donde se hicieron una serie de mejoras a nivel tanto administrativo como operativo con el fin de reestructurar la empresa para lograr una mayor eficiencia y de ese modo conseguir aumentar la productividad.
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1. OBJETIVOS.
1.1. OBJETIVO GENERAL:
Dar a conocer la empresa, mejorando la productividad e ndices de eficiencia creando una clientela fija.
1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS:
Conseguir personal y capacitarlo (de 2 a 3 personas).
Comprar ms rplicas de armas para poder aumentar la productividad.
Aumentar la productividad de la empresa en tres meses, de dos domingos al mes a 2 sbados y 2 dos domingos al mes.
Aumentar la productividad a 4 sbados y 3 domingos al mes en 6 meses.
Aumentar el personal a 4 o 5 personas.
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Contar con un paquete completo que incluya transporte y alimentacin en ocho meses.
Aumentar a 4 sbados y 4 domingos la productividad de la empresa en un ao.
Contar con un campo propio en dos aos.
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2. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA.
La sptima de Esparta actualmente no cuenta con un campo propio sino que arrienda fincas en el sector de Juan Mina, actualmente la empresa no tiene estrategias de mercadeo fuertes que lo den a conocer porque se encuentran en la privilegiada posicin de no tener competencia directa pero cuenta con una grupo en Facebook (Airsoft Barranquilla) en el que se muestran imgenes de los combates de las replicas y se contacta a la empresa, telfono de contacto 301 503 5509, Es una empresa del sector servicios, cuyas actividad es ofrecer el servicio de alquiler de replicas de armas de un nuevo e innovador deporte llamado Airsoft, este es un juego y deporte de estrategia basado en la simulacin militar. Se trata de un juego de guerra que guarda similitudes con otros como el paintball o el laser tag. Esta actividad se basa en la simulacin de combates usando rplicas de armas de fuego (las cuales disparan pequeas bolas de PLGA o biodegradables de 6 u 8 mm de dimetro) en escenarios de juego similares a los de una guerra real, con equipamiento similar al militar. El trmino "AIRSOFT" proveniente del ingls; se traducira como "aire suave". Esto hace referencia al mtodo de propulsin de la municin. La empresa lleva alrededor de seis meses siendo la nica en el mercado.
Nuestros clientes potenciales son personas amantes de los deportes extremos, empresas de vigilancia que requieran entrenar a sus miembros, empresas que requieran recreacin y publico en general.
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3. GENERALIDADES DE LA EMPRESA.
3.1. VISIN:
La sptima de Esparta se proyecta en el ao 2014 como la empresa lder del mercado regional en el deporte Airsoft, por su innovacin y excelente servicio.
3.2. MISIN:
A travs de nuestros servicios, creamos nuevas opciones deportivas para nuestros clientes, creando estilos de vida extremos, invitando a nuestros cliente s vivir una experiencia militar que lo haga sentir soldado por un da.
3.3. POLTICAS DE CALIDAD:
Ofrecer servicios con alta calidad y exclusividad. Mediante excelente atencin a clientes, procesos logsticos eficiente, talento humano con competencias integrales y propendiendo por el mejoramiento continuo de procesos y servicios.
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3.4. OBJETIVOS DE CALIDAD
Contar con un talento humano competente en cada puesto de trabajo.
Alcanzar el nivel mximo de satisfaccin de los clientes
Desarrollar programas de mejoramiento continuo de procesos.
3.5. LISTADO DE PRODUCTOS
Alquiler de rplicas de armas para la prctica de Airsoft.
3.6. TIPO DE PROCESOS
En la actualidad la empresa solo trabaja por pedido, las personas llaman y cuando se tienen todos los cupos (dado por el nmero de rplicas con las que contamos que es 18) se organiza todo para la partida (arrendar el campo de juego, preparar la armas y municiones, etc.). Actualmente nuestro punto de equilibrio al momento de jugar son 9 personas.
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4. DIAGNOSTICO POR REAS.
4.1. REA ADMINISTRATIVA
Se encarga de la planeacin y la gestin logstica de la empresa y de coordinar todo lo necesario para la prctica. Actualmente esta rea se ha encontrado los siguientes problemas:
1. Carencia de personal: se ha enfocado demasiado trabajo a una sola persona, que desarrolla todas las labores de esta rea, lo que impide que se tenga un alto ndice de productividad.
2. Falta de infraestructura: Genera problemas debido a que debe gestionarse el lugar donde se va a desarrollar la prctica.
3. Campo hostil: La prctica se desarrolla en un ambiente en el que abundan las serpientes y aunque se elaboran las rutas de emergencia y de acceso a hospitales cercanos hace falta al menos un botiqun de primeros auxilios.
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4.2. REA FINANCIERA
Se encarga de disear el presupuesto, gestionar los recursos y facturar las ganancias. Sus problemas:
1. Falta de recursos: La empresa actualmente genera ingresos suficientes para su sostenimiento y para generar ganancias pero no son lo suficientemente amplios para que la empresa crezca y se expanda.
2. Falta de formalizacin de la empresa: Debido a que la empresa es un negocio familiar manejado por Padre e hijo, no se le ha dado una caracterizacin ms formal.
3. Mal manejo de las ganancias: Al no ser catalogada una empresa formal por los administradores y a la vez dueos, se malgastan las ganancias y no se invierten en el crecimiento del negocio.
4.3. REA MERCADEO
Actualmente la empresa la empresa no es muy conocida y hace falta publicidad al respecto del Airsoft.
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5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
Grafica 1. Estructura Organizacional
GERENTE Departamento Administrativo Departamento Financiero Departamento de mercadeo 13
6. OBJETIVOS CORPORATIVOS Y VALORES.
6.1. OBJETIVOS CORPORATIVOS
Los objetivos corporativos de la empresa son los resultados a largo plazo que desea obtener:
1. Fortalecer el Airsoft en el rea de los deportes en la ciudad de Barranquilla.
2. Responder a las expectativas y necesidades del cliente acerca de nuestro servicio con alta calidad.
3. Aumentar la productividad de la empresa con respecto a la capacidad de prestacin del servicio.
6.2. VALORES CORPORATIVOS
Lealtad Responsabilidad Compromiso Honestidad
La sptima de Esparta funciona bajo ciertos valores que hacen ser a la empresa lo que es.
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7. CULTURA ORGANIZACIONAL.
En la sptima de Esparta la cultura organizacional consiste en crear en todos nuestros trabajadores responsabilidad y compromiso con la empresa hacindoles sentir como una parte fundamental en nuestra organizacin.
El Airsoft como un estilo de vida que crea en las personas la motivacin de superarse a s mismo en pruebas tanto fsicas como emocionales, fortaleciendo el trabajo en equipo, esto es importante para que lo lleven al mbito laboral y no se quede solo en el campo de juego.
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8. ESTILO DE LIDERAZGO.
El estilo es un estilo de liderazgo participativo en el que el gerente le pide a su subordinado su opinin, informacin y recomendaciones, pero es el quien toma la decisin final sobre lo que se debe hacer.
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9. FLUJO DE COMUNICACIN.
La sptima de Esparta opta por utilizar un flujo de comunicacin ascendente al momento de fijar la fecha para realizar la prctica del Airsoft, pues es el cliente quien contacta con el personal del departamento de mercadeo quien hace sabe al gerente que hay ya una prctica programada.
El gerente comunica al departamento de administrativo y al departamento financiero que deben organizar y preparar todo lo necesario para realizar la prctica.
El departamento financiero elabora el presupuesto necesario de acuerdo a la cantidad de personas que hayan solicitado el servicio para que el departamento administrativo elabore un cronograma y se encargue de conseguir el campo de juego de acuerdo a los requerimientos del cliente y de la cantidad de personas, llamar a la persona que vende comidas rpidas durante la prctica y decirle que prepare todo para el da programado, prepare las rplicas de las armas, coordine el transporte de las mismas al campo de juego y las distribuya a los clientes el da del juego ensendoles a manejarlas.
El departamento financiero es quien recibe el dinero de los clientes y el gerente certifica despus de la prctica se haya cumplido el presupuesto establecido y se haya seguido el cronograma.
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Grafica 2. Flujo de comunicacin
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10. MATRIZ FODA.
TABLA 1. Matriz FODA de toda la empresa O A F Es un deporte nuevo, que se practica hace poco en el pas y actualmente en Barranquilla solo se encuentra esta empresa por lo que no hay competencia.
Como las replicas son importadas desde USA con el TLC ser ms econmico comprar ms y que la empresa pueda crecer ms fcilmente. Debido a la poca publicidad que se le ha dado este deporte novedoso no ha tenido bastante acogida. D Actualmente la empresa solo cuenta con dos personas (padre e hijo) que seran gerente (padre) y al mismo tiempo se encargan de la logstica, el mercadeo, etc. Esto no permite que se puedan realizar partidas todos los fines de semana sino una o dos veces al mes. Los dueos o personas que poseen canchas de paintball abran tambin campos de Airsoft.
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Gerente Departamento Administrativo Persona Nomina 1. Entrega de armas.
2. Instruccion de combate Logistica Planeacion Servicios Generales Suministros Cafeteria Departamento Financiero Costos Contabilidad Facturacion Caja Departamento Mercadeo Publicidad Internet Volantes
11. RECOMENDACIONES.
1. Teniendo en cuenta las debilidades y fortalezas de la empresa encontramos que es inminente la incorporacin de personal, por lo tanto se hace necesaria la reestructuracin de la organizacin y la creacin de nuevas funciones dentro de las reas que ya estaban establecidas.
Grafica 3. ORGANIGRAMA NUEVO
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2. A partir de este nuevo organigrama se hace necesario un mecanismo que controle los procesos que se llevaran a cabo en la empresa de acuerdo a las nuevas funciones.
DIAGRAMA DE PROCESOS
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3. Darle un status ms formal a la empresa controlando los ingresos, gastos y ganancias totales de la empresa, permitiendo siempre el crecimiento continuo de la empresa.
4. Aumentar la publicidad de la empresa y del Airsoft para dar a conocer este deporte y generar de esta manera clientes potenciales, dispuestos a vivir experiencia de ser soldado por un da.
5. Aunque ya se tienen localizadas las rutas de emergencia con los diferentes hospitales que cuentan con suero antiofdico en caso de mordedura de serpiente, se debera incluir un botiqun de emergencia en el momento de la prctica que cuente con este.
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12. CONCLUSIN.
La auditora realizada a la empresa La sptima de Esparta determino que la empresa, cuenta con un proceso administrativo poco satisfactorio en su generalidad, en las fases del proceso administrativo ya que no se tiene definido en orden y por escrito masi como cada uno de los elementos que los integran, tales como: objetivos, misin, visin, estndares, organizacin, por mencionar algunos.
Sin embargo, algunos elementos requieren de revisin y actualizacin para que contribuyan al crecimiento y a la calidad de la empresa.
El trabajo realizado permiti determinar las reas de oportunidad en cada una de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las causas que hacen que la empresa, aunque se dirija hacia la mejora continua, existan elementos que la dificulten o la obstaculicen.
Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de alternativas de solucin, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la empresa.