Voorwoord Als studenten aan de opleiding Bedrijfskunde MER zijn we de afgelopen periode bezig geweest met het onderzoeksverslag voor OFS/OFN
Door een gemotiveerde instelling en een hardwerkend team hebben we de problemen van OFS/OFN in kaart gebracht. Vervolgens hebben we de problemen vertaald naar verbetervoorstellen. Dit hebben we op een structurele manier aangepakt.
In het beginstadia van het onderzoek hebben we OFS/OFN onder de loep genomen. Hier hebben we gekeken naar verschillende aspecten van de organisatie zoals de financin, personeel,omgeving en concurrenten om zo de huidige situatie zo goed mogelijk in kaart te brengen.
Daarnaast zijn we naar drie andere organisaties gegaan om te benchmarken. Dit houdt in dat we de hoofdkantoren hebben bezocht en een vragenlijst hebben afgenomen om de knelpunten te vergelijken bij andere organisaties. Hieruit kwamen allerlei goede voorstellen die bruikbaar waren voor het verbeteren van de knelpunten op het gebied van HRM, Logisitiek en Recht. De voorstellen hebben we uiteindelijk uitgeschreven in een adviesplan wat nu voor u ligt.
Tijdens het hele proces hebben is er veel in tweetallen gewerkt. Binnen de groep is er hard gewerkt om tot een zo goed mogelijk resultaat te komen. Desalniettemin waren er een aantal problemen bij het vinden van informatie. Hierdoor hebben we soms aannames moeten doen, uiteraard zijn deze zo goed mogelijk onderbouwd.
Tot slot willen we graag iedereen hartelijk bedanken die een bijdrage heeft geleverd aan dit plan. De spreekuren en gastcolleges waren zeer waardevol bij het opstellen van dit onderzoeksplan.
3
Inleiding Dit onderzoeksplan is geschreven in opdracht van OFS/OFN. Deze bedrijven bieden service op het gebied van buitenmeubilair voor het openbaar vervoer. De eigenaren Henk en David Baars hebben gemerkt dat het verloop van het personeel erg hoog is geworden. Ook is er nieuwsgierigheid naar het MRPI systeem om het inkoopbeleid te verbeteren. Daarnaast wordt er afgevraagd of beide bedrijven genoeg maatregelen hebben genomen op het gebied van de zorgplicht. Om deze problemen op te lossen hebben zij de hulp ingeroepen van tweedejaars MER studenten uit Den Bosch.
Om een goed advies te kunnen bieden aan de directie van OFS/OFN, is in het plan een duidelijke structuur aangebracht. Deze structuur heeft ervoor gezorgd dat er voor de deelgebieden een advies wordt opgesteld.
Allereerst wordt de organisatie beschreven zodat er een duidelijk beeld ontstaat over de kenmerken van beide bedrijven. Dit is gedaan in de vorm van een organisatie quick scan.
Vervolgens wordt de huidige situatie beschreven over de deelgebieden recht, HRM en logistiek. Hierin wordt voor alle deelgebieden uitgelegd hoe de situatie er op dit moment voorstaat.
Om een goed verbeterplan te kunnen schrijven voor OFS/OFN is het van belang dat er gekeken wordt naar de gewenste situatie op het gebied van doorstroombeleid, inkoopbeleid en het arbobeleid. Deze wordt behandeld nadat de huidige situatie beschreven is.
Als de gewenste situatie eenmaal duidelijk is voor OFN/OFS worden de knelpunten behandeld die OFS/OFN hebben aangegeven. Hierin wordt op detailniveau aangegeven waar de problemen zich voordoen.
Verder wordt er met literatuuronderzoek verschillende begrippen en termen uitgelegd die verduidelijk geven van de begrippen in het onderzoeksrapport. Uiteraard worden ook de resultaten van de benchmarken in het volgende hoofdstuk verder toegelicht.
Als laatste worden kwaliteitsverbeteringvoorstellen inclusief risicoanalyse voor de drie probleemgebieden opgesteld aan de directieleden van OFS en OFN. Om dit advies succesvol uit te kunnen voeren is een compleet kwaliteitsverbeteringplan opgesteld die aangeeft hoe en waar de verbeteringen moeten plaatsvinden.
4
Organisatiebeschrijving De macro-omgeving Hiervoor zijn de belangrijkste factoren uitgelicht. Demografisch Bij de demografische factoren moet er door zowel OFN als rekening gehouden worden met de vergrijzing die in Nederland plaatsvindt. (leefomgeving, 2014) Ouderen hebben veel meer behoefte aan gebruiksgemak en dat de bereikbaarheid eenvoudig te bereiken is. Hier zal OFN dus met het meubilair op in moeten spelen, die andere kenmerken zal moeten hebben. Ouderen zijn vaker slecht ter been. Daar moet op ingespeeld worden door bijvoorbeeld op de stations een lift of een andere ingang te maken voor rolstoelgebruikers, dat is nog niet altijd aanwezig. Economisch In de tijden van economische crisis is er veel werkloosheid en gaan er steeds meer bedrijven failliet, dat zou een probleem kunnen vormen voor OFN en OFS. (trends, 2014) Voor OFN betekent meer werkloosheid dat er minder mensen bijvoorbeeld een dagje gaan winkelen in een andere stad en daarvoor de trein nemen. OFS moet hier met het oog op de reclame voor uitkijken, wanneer bedrijven in financile nood verkeren wordt er vaak bezuinigd op marketing, dus er zouden meer reclameborden leeg kunnen komen te staan. Technologisch Op technologisch gebied ligt voor beide bedrijven een kans. (scientias, 2014) OFS zou bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van het feit dat er steeds meer via het internet gebeurt. Zo zouden ze de klant via internet op de hoogte kunnen houden van wanneer iets wordt onderhouden. OFN zou op deze manier een interactief programma op een website kunnen zetten. Zo kan de klant via een ontwerpprogramma zelf aangeven hoe het eruit moet komen te zien. Interne analyse De afgelopen jaren is OFN sterk gegroeid en heeft daarom ook de procesbeschrijvingen en handleidingen in het leven geroepen (Access) om de systemen binnen de onderneming efficinter en effectiever te maken, maar op het gebied van Logistiek is OFN nog erg opzoek naar de juiste oplossing. Ze maken nog geen gebruik van een geautomatiseerde inkoopmethode. Sinds december 2011 is OFS VCA gecertificeerd. De leiderschapsstijl die binnen OFN heerst is een Participerend/ondersteunend leiderschap. Waarbij ze individueel een eigen inbreng hebben bij de beslissingen en dus medeverantwoordelijk zijn voor de projecten. De leiderschapsstijl binnen OFS is autoritair. Veel processen staan vast gezet voor de medewerkers. Hier moeten deze buitendienstmedewerkers zich aan houden en mogen hier dus bijna niet van afwijken. 5
Binnen OFN zijn er veelal hoogopgeleide werknemers. Deze hebben minimaal een HBO of WO studie afgerond(Baars D. , 2014). Daarnaast worden ze bijgestaan door twee stagiairs. Deze volgen minimaal een HBO- opleiding(OFN, Partner in OV-meubilair, 2014). Als er gekeken wordt naar OFS kan er gezegd worden dat veel werknemers laag geschoold zijn, MBO- of lager opgeleide medewerkers. Daarnaast is er sprake van een hoog verloop van medewerkers. Er is voor OFS geen sprake van duurzame inzetbaarheid of een doorstroombeleid (Baars D. , 2014). Deze medewerkers worden aangestuurd door drie vestigingsmanagers. Deze zijn MBO- of HBO-opgeleid (OFS, OFS-services, 2014 ).
Financile analyse De inkoopwaarde van de omzet is met een percentage van 32,72% relatief harder gestegen dan de omzet, van 5.485.000 euro in 2011 naar 7.280.000 euro in 2012. Het gevolg is dat de brutowinstmarge onder druk komt te staan. Het valt op dat de activazijde behoorlijk agressief is gefinancierd. Maarliefst 69,76% van de totale passiva bestond in 2011 uit kortlopende schulden. Door de grote groei van de organisatie is het interessant om te weten hoe winstgevend het eigen vermogen is. Daarnaast zal er nadruk gelegd moeten worden op de verhouding van de vlottende activa en het kort vreemd vermogen, omdat OFN te maken heeft met veel kortlopende schulden die grotendeels de post vorderingen moet financieren. Daarom zal de nadruk gelegd worden op de current ratio. Ook zal er gekeken worden of OFN door de grote groei solvabel genoeg is om het totale vreemd vermogen te kunnen financieren. (Avans, Balans en Resultatenrekening OFN/OFS, 2014) De rentabiliteit van het eigen vermogen is met 11,1% aan de hoge kant. De reden hiervoor is dat er efficint gebruik wordt gemaakt van het genvesteerd eigen vermogen. (Avans, Balans en Resultatenrekening OFN/OFS, 2014). In 2011 was OFN minder solvabel dan in 2012. Met een ratio van 0.26 was het eigen vermogen van de organisatie verre van toereikend om het vreemde vermogen te dekken. Dit in combinatie met het agressieve financieringsstructuur kan ervoor zorgen dat OFN op langere termijn insolvabel wordt. Conclusie De enorme omzetgroei heeft OFN/OFS een paar groeipijntjes bezorgd. Ten eerste zal in de toekomst de brutowinstmarge onder druk komen te staan, doordat de inkoopwaarde van de omzet harder stijgt dan de omzet zelf.Ten tweede ligt er een risico bij de kortlopende schulden. De activazijde is behoorlijk agressief gefinancierd. Daartegenover wordt de balanspost vorderingen afgebouwd. Het risico op het te hoog inschatten van de omzet in een bepaalde periode wordt hierdoor verkleind.
6
Conclusie Uit de OQS is op te merken, dat het succes van OFN/OFS niet altijd positief benvloedbaar is op de organisatie. Het gevolg van de sterke groei, resulteert in een hoog verloop van de medewerkers. Het management vraagt zich af of de medewerkers optimaal gemotiveerd zijn om bij te dragen aan de realisatie van de doelen. Tevens vraagt het management zich af of zij precies op de hoogte zijn van wat er in de organisatie speelt. Daarnaast wordt er geen gebruik gemaakt van een systeem voor het inkopen van de voorraden. Dit zorgt voor een grotere voorraad ophoping in het magazijn. Voor een overzicht van de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen van OFN/OFS is een SWOT analyse opgesteld.
Sterktes Duurzaamheid Kwaliteit Lage prijs Zwaktes Hoge verloop werknemers, door de lage afstemming van activiteiten. Beheersing van bedrijfsprocessen Kansen Het beter beheersen van de inkoopprocessen(d.m.v. een MRPI-systeem bijvoorbeeld). De mogelijkheid voor werknemers om meer te ontwikkelen aan hun personal branding Bedreigingen Het toenemen van klachten van de klanten van OFS/OFN. Het niet nakomen van levertijden door de leveranciers.
Naar de sterktes, zwaktes, kansen en bedreigingen, die hier boven zijn genoemd, wordt er een kwaliteitsverbeterplan opgesteld. Voor dat er aan dit kwaliteitsverbeterplan opgesteld kan worden, is er een aanleiding gemaakt dat terug komt in de plan van aanpak.
7
H2 Onderzoeksverantwoording
Aanleiding
Outdoor Furniture Nederland en Outdoor Services Nederland, hierna te noemen OFN/OFS, zijn sinds de oprichting in 2001 en respectievelijk in 2007 alleen maar gegroeid. De organisatie is flexibel, maar niet altijd duidelijk ingericht. Van de activiteiten van de medewerkers is niet altijd duidelijk of deze in de praktijk optimaal bijdragen aan de realisatie van de doelen. En het management vraagt zich af of zij precies op de hoogte is van wat er in de organisatie speelt ofwel: beheerst zij de bedrijfsprocessen en heeft zij de juiste managementinformatie?
De omzet stijgt jaarlijks nog met 30%, er worden ieder jaar meer mensen aangenomen (in 2012 waren dat er 28) en er zijn al externe magazijnen gehuurd om de voorraad op te kunnen slaan. Het succes van OFN/OFS resulteert echter ook in een hoog verloop van de medewerkers, het niet kritisch zijn op de eigen interne organisatie. Dat heeft er toe geleid, dat de totale waarde van de voorraad is opgelopen naar 1.000.000,- , dat offertes niet worden na gebeld, marges krimpen maar nog wel hoog genoeg zijn, het aantal klachten toe neemt, levertijden niet altijd worden nagekomen, er geen inzicht is in de kostenstructuur en afspraken niet afdoende worden geregistreerd.
Het management bezint zich op een nieuwe strategische visie in de toekomst: business planning en financile doorrekening, kwaliteit van de organisatie: organisatiestructuur, managementinformatie, planning en control en management: leiding geven, taken verdelen en cordineren, delegeren.
De directie van OFN/OFS vraagt met name advies met betrekking tot Logistiek, HRM en Recht.
Bovenstaande Aanleiding vormt de basis voor een plan van aanpak.
Probleemstelling Welke adviezen kunnen er aan OFN/OFS gegeven worden over de interne kwaliteit op het gebied van Arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid, om te zorgen voor betrouwbare bedrijfsinformatie en het beheersen van deze bedrijfsprocessen, zodat de kwaliteit van de algehele organisatie verbeterd wordt? Doelstelling Voor 31 maart 2014 een kwaliteitsverbeteringplan opleveren ten aanzien van HRM, Logistiek en Recht waarin mogelijkheden worden aangedragen op basis waarvan OFN/OFS kan zorgen voor betrouwbare bedrijfsinformatie en het beheersen van de interne bedrijfsprocessen om zo de kwaliteit van de algehele organisatie te verbeteren.
8
Deelvragen 1.Hoe ziet het huidige Arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid er uit voor OFN/OFS?
2.Hoe ziet het gewenste Arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid van OFN/OFS er uit?
3. Wat zijn de knelpunten van OFS/OFN op het gebied van het Arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid?
4.Welke begrippen komen naar voren bij het Arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid?
5.Hoe ziet het Arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid er uit bij andere organisaties?
6.Wat zijn de kwaliteitsverbeteringsvoorstellen ten aanzien van het Arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid voor OFN/OFS? Onderzoeksmethoden Het betreft een kwalitatief onderzoek. Om een beter inzicht te verkrijgen wordt gebruik gemaakt van interviews, benchmarks en groepsdiscussies. Hieruit komen geen cijfermatige gegevens uit voort. De onderzoeksvragen zijn opgedeeld in verschillende onderzoeksmethoden. Deze onderzoeksmethoden zijn hieronder terug te lezen.
Onderzoeksvragen Onderzoeksmethoden 1. Hoe ziet het huidige arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid er uit voor OFN/OFS? Interview en analyse van bestaand materiaal 2. Hoe ziet het gewenste arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid van OFN/OFS er uit? Interview en analyse van bestaand materiaal 3. Wat zijn de knelpunten van OFN/OFS op het gebied van arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid? Interview en groepsdiscussie 4. Welke begrippen komen naar voren bij het arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid? Literatuuronderzoek en analyse van bestaand materiaal 5. Hoe ziet het arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid er uit bij andere organisaties? Benchmark 6. Wat zijn de kwaliteitsverbeteringsvoorstellen op het gebied van arbobeleid, doorstroombeleid en inkoopbeleid voor OFN/OFS? Groepsdiscussie
9
Motivatie en het toepassen Als eerste is er gekozen voor een interview als onderzoeksmethode voor de deelvragen n, twee en drie. Hiervoor is gekozen, omdat er een duidelijk beeld moet ontstaan over de organisatie OFN/OFS op dit moment. Verder om te weten waar OFN/OFS naar toe wilt. Daarnaast om te achter halen waar de knelpunten liggen. Dit gebeurt aan de hand van het gastcollege en vragenuur die gegeven wordt door David Baars. Deze vinden plaats in de eerste twee weken.
Als tweede is er gekozen voor literatuuronderzoek en analyse van bestaand materiaal (Deskresearch) als onderzoeksmethode voor de deelvragen n, twee en vier. Hiervoor is gekozen, omdat niet alle informatie die je kunt vinden in boeken en het internet gebruikt kan worden. Hierdoor wordt er specifieker naar de informatie gekeken. Dit wordt gedaan om het kwaliteitsverbeterplan inhoudelijk sterker te maken. Zo is het handig om te weten met wat voor begrippen je te maken hebt en wat deze begrippen inhouden.
Als derde methode is er gekozen voor groepsdiscussie als onderzoeksmethode voor de deelvragen drie en zes. Hiervoor is gekozen, omdat er een overeenstemming in de groep moet komen over het beslissen van de knelpunten. Wat voor adviezen er gegeven kunnen worden aan OFN/OFS met betrekking tot de knelpunten. De groepsdiscussies vinden bewust en onbewust plaats. De bewuste discussies worden veelal gevoerd tijdens geplande bijeenkomsten zoals tutor uur. De onbewuste groepsgesprekken kunnen ieder moment plaatsvinden, bijvoorbeeld wanneer er gewerkt wordt aan het kwaliteitsverbeterplan.
Als vierde is er gekozen voor Benchmark, het vergelijken van prestaties en processen van een andere organisatie met die van jezelf, als onderzoeksmethode voor deelvraag vijf. Hiervoor is gekozen, omdat er een beter beeld moet worden verkregen met betrekking tot mogelijke opties om de knelpunten tegen te kunnen gaan. Dit wordt gedaan door drie verschillende benchmarks toe te passen. Iedere benchmark is gericht op een ander beleid.
Betrouwbaarheid en validiteit Inleiding In een onderzoek wordt gewerkt met betrouwbare en valide informatie. Door de korte tijdspanne kan er niet garandeert worden dat het onderzoek betrouwbaar en valide is. Hieronder wordt ingegaan op validiteit, betrouwbaarheid en triangulatie. Triangulatie is het beantwoorden van vragen door middel van meerdere informatiebronnen(Nioc,2013). Hieronder wordt kort ingegaan op de betrouwbaarheid van het onderzoek. Literatuuronderzoek en analyse van bestaand materiaal Het is van belang om de juiste informatie te verzamelen om de opgestelde vragen te beantwoorden. Hierbij is gedacht aan het uitzoeken van relevante informatiebronnen en documenten. Er is wel een kanttekening te plaatsen: literatuuronderzoek en analyse van bestaand materiaal beperken zich tot de bevindingen van de auteurs. Om het risico te beperken wordt er in het onderzoek een combinatie gemaakt van analyse van bestaand materiaal en het bestuderen van literatuur. De betrouwbaarheid wordt door triangulatie van literatuuronderzoek en analyse van bestaand materiaal vergroot.
10
Groepsdiscussie Een aantal deelvragen kunnen deels beantwoord worden door het houden van groepsgesprekken. Het gesprek heeft een duidelijke structuur. Zo weet de gehele groep wanneer er wordt gediscussieerd en wat er wordt besproken, waardoor het geven van meningen tijdens de discussie wordt vereenvoudigt. Het geven van gebrekkige input door onjuiste informatie kan een risico zijn op de beantwoording van de deelvragen. Om de betrouwbaarheid te vergroten, wordt er voorafgaand aan de vergadering literatuuronderzoek door alle groepsleden verricht. De verkregen groepsinformatie die uit de groepsgesprekken zijn voortgekomen, worden vergeleken met de vooraf bestudeerde literatuur. Een groepsdiscussie alleen kan nooit 100% valide zijn. In combinatie met afgenomen interviews en literatuur wordt de validiteit vergroot.
Interview Tijdens het onderzoek wordt de informatie die uit de interviews zijn verkregen, vergeleken met andere onderzoeksmethoden. Hierbij wordt gedacht aan het checken van informatie via literatuuronderzoek en analyse van bestaand materiaal. Er worden meerdere interviews afgenomen om de betrouwbaarheid te vergroten. Naast het afnemen van meerdere interviews wordt er ook voldoende informatie verzameld over het te bespreken onderwerp. Ook wordt er een topic-lijst opgesteld om alle onderwerpen tijdens het interview aan bod te laten komen. Een tweede voordeel van een topic-lijst is dat er gedurende het gesprek structuur komt. De kans op afdwalen wordt dan minder groot, waardoor de validiteit van het interview toeneemt.
Benchmark Naast de literatuuronderzoeken, analyses van bestaand materiaal, groepsgesprekken en interviews worden in dit onderzoek ook benchmarks gehouden onder verschillende bedrijven. Een benchmark levert informatie uit de praktijk op. In dit onderzoek worden drie organisaties nader bekeken door benchmarking. De betrouwbaarheid van de benchmarks is gering omdat er maar drie organisaties zijn vergeleken. Om de betrouwbaarheid te vergroten wordt na elk bezoek bestaand materiaal geraadpleegd om de bevindingen van de groepsleden te vergelijken met de theorie over het uitvoeren van benchmarks.
H3.Beschrijving huidige situatie 3.1 Huidige situatie Recht Binnen OFN/OFS wordt er veel gehamerd op veiligheid met betrekking tot de werknemers. Het is niet duidelijk of de twee bedrijven aan de eisen die zijn gesteld in de arbowet. Bij deze bedrijven is er ook sprake van een buitendienst en de toezicht op het buitenpersoneel is nog niet voldoende. Er bestaat ook een groot verloop binnen de organisatie waardoor het moeilijk wordt veiligheidsprotocollen te hanteren. Hieronder wordt ingegaan op de zorgplicht die OFN/OFS hedendaags uitvoert ten opzichte van haar werknemers. Huidige maatregelen zorgplicht Afhankelijk van de functie die de werknemer uitoefent, verstrekt werkgever beschermingsmiddelen ter preventie van het risico op lichamelijk letsel. Verdere aanwijzigen hebben betrekking op gevaarlijke vloeistoffen en lichamelijke arbeid. In het bedrijfsreglement staat verwezen hoe om te gaan met zware objecten, vervoer zekeren verankeren, elektra en machines. Ook zijn er duidelijke gedragsregels omtrent agressie geweld en seksuele intimidatie. Daarnaast is er een risico inventarisatie en evaluatie opgesteld. De inventarisatie heeft betrekking op de ziekmeldingsprocedure en het contact tussen werkgever en werknemer. Ook wordt er in het bedrijfsreglement gebruik gemaakt van de wet verbetering Poortwachter. Door deze wet op te nemen in de bedrijfsreglementen bestaat er een grotere kans dat de re-integratie van de medewerkers van OFS soepeler verloopt. De onkostenvergoedingen en de uitkeringen worden naast de verzekeringen ook duidelijk uitgelegd. Er wordt ingegaan op reiskostenvergoeding en wanneer de werknemer komt te overlijden.
Iedere werknemer moet in het bezit zijn van een VCA-certificaat en op grond van de adviezen van de arbo-wetgeving moet er minimaal een bedrijfshulpverlener in het bedrijfspand aanwezig zijn. Bij OFS worden geen specifieke trainingen/cursussen/opleidingen gegeven. Indien bijscholing nodig is, zal OFS deze cursus of training faciliteren. zoals bedoeld in lid 2 van Art.7:658 BW. De medewerkers van OFS/OFN zijn in het bezit van een VCA certificaat. Ook zijn OFN/OFS ISO 9001 en 14001 gecertificeerd. In de huidige situatie is er nog wel een GAP te zien. Er is nog geen arbomangementsysteem en de externe afhankelijkheid voor advies is dus nog groot. Om de GAP te verkleinen kan er gebruik worden gemaakt van de OHSAS 18001 certificaat. De arbonorm OHSAS 18001 vormt een handleiding voor het opzetten van een arbomanagementsysteem. OHSAS 18001 is niet alleen gericht op het voldoen aan wet- en regelgeving: het systeem heeft als doel de gezondheid, de veiligheid en het welzijn van de werknemers te bevorderen.
13
H3.2 Huidige situatie HRM Op dit moment is er binnen OFS sprake van een hoog verloop van medewerkers, een gemiddeld percentage van 40% over de periode 2010 t/m 2013 (OFS, Situatie- en knelpuntbeschrijving HRM, 2013). Dit brengt hoge kosten met zich mee, maar ook het verloren gaan van kennis en het lastig op peil houden van productiviteit en kwaliteit is een negatieve consequentie van een hoog verlooppercentage. Tot op heden moeten er per direct dingen gedaan worden op het gebied van doorstroom: doorstroombeleid en de hierbij behorende doorstoominstrumenten. Hierdoor is er binnen OFS geen sprake van duurzame inzetbaarheid van medewerkers wat uiteindelijk niet ten goede komt aan de kwaliteit en het rendement van de organisatie.
H3.3 Huidige situatie Logistiek
14
H4 beschrijving gewenste situatie
4.1 Gewenste situatie Recht In de gewenste situatie is door zowel OFS als OFN alle maatregels genomen die ervoor zorgen dat ze niet meer aansprakelijk zijn voor de schade die de werknemers hebben geleden in de uitvoering van de werkzaamheden. OFS/OFN hebben in de gewenste situatie de certificeringen behaald die ze nodig hebben met betrekking tot de zorgplicht. Dit betekent dat er naast de VCA-certificering van het personeel ook de OHSAS 18001 certificering is ingevoerd om de gezondheid en veiligheid van het personeel door middel van veiligheidsprotocollen te waarborgen. Ook is de EMAS certificering behaald die ervoor zorgt dat beide organisatie het Europese Milieulogo mogen voeren. Voor het binnenpersoneel is er een BHV cursus opgesteld om de noodzakelijke handelingen tijdens een brand zo goed mogelijk te laten verlopen. Verder wordt er in de bedrijfsreglementen het kennen en herkennen van vluchtroutes opgenomen om de veiligheid van de werknemers nog verder te verbeteren. Tevens zijn er voor alle gereedschappen die de werknemers van OFS gebruiken instructiekaarten opgesteld. Tot slot worden al deze maatregelen opgenomen in het plan van aanpak. 4.2 Gewenste situatie HRM In de gewenste situatie is er binnen OFS voldoende aandacht voor de doorstroomfase en worden structureel de doorstroominstrumenten Performance Management en waar mogelijk Competentiemanagement ingezet om zo duurzame inzetbaarheid van medewerkers te creren(OFS, Situatie- en knelpuntbeschrijving HRM, 2013). Dit gebeurt door middel van het inzetten van de gehele Performance Managementcyclus, inclusief het juist inzetten van de randvoorwaarden communicatie en motivatie per fase van deze cyclus, passend bij het type medewerkers binnen OFS. Waar mogelijk wordt dit, indien het toegevoegde waarde heeft, aangevuld met Competentiemanagement. Dit alles resulteert op langere termijn in minder verloop van medewerkers, hogere motivatie en betere kwaliteit en rendement voor de organisatie.
Eerste uitspraak gaat over het ongeval en het niet nakomen van de zorgplicht. Werknemer heeft Reschlo aansprakelijk gesteld voor de voor de door hem als gevolg van dit ongeval door hem geleden en nog te lijden schade(Rechtspraak, Reschlo, 2014). Werknemer van Reschlo had een certificaat behaald en mocht werken op een gevaarlijk bedrijfsterrein. Door een materiaalfout heeft de werknemer schade opgelopen.
Het vermoeden bestaat dat een van de karabiners (karabijnhaken), die gebruikt werden om de zak op te hijsen, niet goed was dichtgeschroefd, terwijl er voortdurend op gewezen is dat deze altijd moesten worden dichtgeschroefd(Rechtspraak, karabijnhaken, 2014). Menselijke fouten als deze en onverwachte materiaalfouten zijn nu eenmaal niet te voorkomen. De kantonrechter heeft de vordering dus afgewezen. De rechter was van mening dat het hier niet ging om een materiaalbreuk maar om een menselijke fout. Zodoende kan er geen aanspraak worden gemaakt op de niet nakoming van de zorgplicht van Reschlo. Dit geval had zeer goed bij OFS/OFN kunnen plaatsvinden. Het buitendienst personeel klaagt over een materiaalfout bij schoonmaakinstrumenten en geven dan aan dat dit te maken heeft met gebrekkig materiaal. Waardoor de werknemers aanspraak kunnen maken op lid 1 van de arbowet 7:658BW. OFN/OFS heeft hier maatregelen tegen getroffen door de werknemer te wijzen op het in acht nemen van de veiligheid en op verantwoorde manier gebruiken van de machines en apparaten. Reschlo heeft niet voldaan aan de zorgplicht doordat ze geen enkel maatregelen hebben genomen om de veiligheid van het hijsmateriaal te verbeteren. OFS/OFN kan in haar bedrijfsreglement meer nadruk leggen op onderhoud en reparatie.
In een andere uitspraak ging het om een servicemedewerker. In die functie verrichtte hij onder andere revisie- en schoonmaakwerkzaamheden aan insectenvallen(Rechtspraak, Insectenvallen, 2014). Daarbij werden de veelal hoog hangende insectenvallen verwijderd, gerepareerd, schoongemaakt en teruggehangen. Uiteindelijk was de aanklacht dat de werkgever geen risico-inventarisatie had gedaan, waardoor de zorgplicht geschonden werd. Hier gaat het vooral om schade die geleden is doordat de werkgever geen risico- inventarisatie had gemaakt. OFS/OFN hebben dergelijke risicos in kaart gebracht waarop de werknemer daarop geen aanspraak kunnen maken. De werkgever heeft de Arbowet op Art.7:23a geschonden door de ladder geen veilig houvast te geven als er met de handen een last wordt gedragen. OFS/OFN heeft deze ladders in bezit. 16
In het derde geval gaat het over gevaarlijke stoffen. De werknemer is door inademing van gevaarlijke stoffen arbeidsongeschikt geraakt en wil daardoor een schadevergoeding van Unilever. De werknemer wijst op nalatigheid van de zorgplicht van de werkgever. De kantonrechter heeft in dit geval Unilever veroordeeld tot het betalen van schadevergoeding. OFN/OFS maakt geen gebruik van gevaarlijke stoffen die de werknemers zodanig in hun werkzaamheden zouden kunnen hinderen. In het bedrijfsreglement staat dat alle vloeistoffen waar OFS mee werkt niet in de categorie gevaarlijk zouden vallen. OFS wijst de werknemers er wel op dat ze de eventuele gevaren moeten weten die op de etiketten staan bij verkeerd gebruik. Unilever heeft zich niet aan de arbowet gehouden door geen maatregelen te treffen om oplosmiddelen in concentraties die hoger zijn dan de MAC-waarde te verspreiden, zoals aangegeven in Art.6 lid 1 sub c Arbowet. In het vierde geval heeft een reachtruckchauffeur van Philips een pallet laten vallen, doordat hij een verkeerde bocht heeft gemaakt van het magazijn. De chauffeur is een uitzendkracht van The knowledge en eist schade vergoeding. vordering afgewezen op de volgende argumenten: het magazijn was niet nalatig of gebrekkig ingericht. Ten tweede wist de heftruckchauffeur van de gevaren vanwege de behaalde diplomas. Ten derde was de chauffeur zodanig ingewerkt dat er geen sprake kon zijn van onvoldoende begeleiding. In het magazijn van OFS/OFN ka ook zoiets gebeuren. Bijvoorbeeld bij het vervoeren van pallets met zwaar materiaal. Er bestaat dan een rele kans dat er een ongeval plaatsvindt. In het vijfde geval is een werknemer van Adecco uitgeleend aan KLM en waren zijn werkzaamheden het laden en lossen van Pallets op transporters. De werknemer is tijdens deze werkzaamheden bekneld is geraakt tussen twee slepen. Overigens is in deze zaak al een voorschot van 5000 euro aan de werknemer gegeven die in mindering zal worden gebracht met eventuele schadevergoeding. De werknemer stelt vast dat hij niet bewust roekeloos is geweest en dat Adecco en KLM onvoldoende aandacht hebben geschonken aan veiligheidsprotocollen omtrent het laden en lossen van transporters. OFN/OFS heeft geen cargoplatform en de situatie die hier ontstaat is niet aannemelijk, omdat er sprake moet zijn van meerdere palletwagens die worden gesleept. Wel kan ere en vertaalslag worden gedaan naar de railinfrastructuur. In deze situatie hebben Adecco en KLM onvoldoende maatregelen getroffen. Er is geen ook degelijke instructie gegeven omtrent het afgeven van een waarschuwingssignaal van de bestuurder van de palletwagen. Zo komt het gezondheid van een derde persoon in gevaar en dat is in strijd met art.10 van de arbowet. In 7.1.10 van de bedrijfsreglement heeft OFS voldoende maatregelen getroffen door de medewerkers te wijzen op het behalen van de certificaat veilig werken langs het spoor Het zesde geval gaat over een vrouw die arbeidsongeschikt is geraakt door symptomen van RSI. Ze stelt BK gas aansprakelijk (Rechtspraak, BK gas, 2014).
17
Naar 's Hofs oordeel heeft BK-Gas niet voldoende gemotiveerd betwist dat het bureau van de werkneemster te hoog was, dat de temperatuur in de ruimte waar ze werkzaam was niet voldeed en dat er geen afdoende voorzieningen waren getroffen om te voorkomen dat het zonlicht en de tl-verlichting in het beeldscherm reflecteerde. Hierop zou je concluderen dat de zorgplicht van de werkgever niet is nagekomen. Maar het hof stelt dat de klachten niet zijn veroorzaakt door uitoefening van haar werkzaamheden bij BK-gas. De vordering werdt alsnog afgewezen. Het ongeval zal vooral plaats kunnen vinden bij het binnen personeel van OFS. Als er op kantoor gewerkt wordt dan is de kans aanwezig dat de werkruimte niet goed is ingericht en de werknemers daardoor klachten oplopen. OFN/OFS heeft hiervoor voldoende aandacht aan geschonken, zodat medewerkers zich niet kunnen beroepen op Art.7:658 lid 1 BW en Art.3 lid 1 sub c van de Arbowet. BK gas heeft niet aan de laatstgenoemde wet gehouden. Het zevende geval gaat over een schoonmaakster die letsel heeft opgelopen terwijl ze de badkuip en de douche aan het schoonmaken was. Haar klacht was de gebrekkige huishoudtrap die ze heeft gebruikt bij het schoonmaken van de badkuip en de douche(Rechtspraak, Trappetje, 2014). Zij grieft dat ze onder tijdsdruk had moeten werken en dat er geen handleiding voor het trappetje was. De kantonrechter oordeelde dat omtrent het gebruik van het trapje geen twijfel zou kunnen bestaan. Ook is er niet bewezen dat ze onder tijdsdruk had moeten presteren. Kantonrechter heeft vastgesteld dat Asito aan de werkgeversplicht heeft voldaan. Het onderhouden van bushokjes en zitbanken komt bij OFS wel regelmatig voor, alleen niet in deze setting. In deze casus zegt de schoonmaakster dat ze door een ondeugdelijke trap ten val is gebracht. Asito heeft keurig instructiekaarten verleend en hetzelfde bedrijf kon niet verweten worden dat ze de schoonmaakster onder tijdsdruk lieten werken. Asito heeft als werkgever zich aan de Arbowet gehouden. OFS heeft hier regelingen getroffen in Hoofdstuk 6 van het bedrijfsreglement. Wel zouden ze voor elk gereedschap een instructiekaart kunnen geven. Het achtste geval gaat over een chauffeur die in dienst is getreden bij Worktrans B.V. Chauffeur is tijdens het uitstappen van zijn truck ten val gekomen, waarbij hij knieletsel heeft opgelopen. Het argument tot schadevergoeding zou zijn dat het trapje niet genoeg zou zijn schoongehouden. De zorgplicht zou zijn geschonden. Alhoewel de man veiligheidsschoenen aanhad en een handvat op de deur zat, was hij van mening dat de werkgever nalatig was geweest met betrekking tot het onderhoud. De hoge raad concludeert uiteindelijk dat de eisen verwerpelijk zijn. Vanwege het hebben van meerdere bedrijfsautos kan deze situatie betrekking hebben op OFS/OFN. Ook al is er geen sprake van een hoge half-cab truck, het gevaar bij het uitstappen is altijd aanwezig. In deze casus ging het om vuil op het trapje van de vrachtwagen. De inrichting van de truck, de wijze waarop de truck werd schoongehouden alsmede de overige werkomstandigheden wijzen erop dat Worktrans aan de zorgplicht heeft voldaan volgens de richtlijn van Art.6:658 lid 2 BW Het negende geval gaat over de werkdruk van de werknemers. Een verpleegster klaagt over een veel te hoge werkdruk. De verpleegkundige is hierdoor niet meer in staat om ten volle te functioneren. De stress en klachtenniveau werd de werkneemster teveel. In 2007 heeft het ziekenhuis een deskundigenbureau ingeschakeld om te achterhalen of het 18
ziekenhuis niet voldeed aan haar re-integratie verplichtingen. Uiteindelijk is er naar voren gekomen dat door degelijke loonadministratie het ziekenhuis wel aan haar zorgverplichtingen voldeed. Dit kan niet een op een vertaald worden naar OFS/OFN. Verpleegkundigen over het algemeen onder hogere werkdruk dan andere beroepen. Waardoor onderbezetting en overmatige handelingen aan de orde van de dag zijn. Rivas heeft onvoldoende maatregelen genomen tegen de te hoge werkdruk wat leidt tot beroepsziekten van verpleegkundigen zoals staat beschreven in Art.9 arbowet. Het laatste geval gaat over een werknemer die trespa boeiboorden moest vastmaken aan de achterzijde van de loods. Om de boeiboorden aan te brengen werd een kamersteiger gebruikt. Er werd vanuit gegaan dat hij wist hoe hij een rolsteiger moest opbouwen en wegzetten. Het slachtoffer verloor het evenwicht en viel tussen de muur en de steiger. Werknemer wilde in het kader van de zorgplicht dat er toezicht was geweest toen hij de steiger opbouwde. Ook vind hij dat de werkgever tekort was geschoten op materiaalrechterlijk gebied. De kantonrechter vond dat de werkgever niet specifieke gevaar kon erkennen. Daarbovenop had de werknemer het risico zelf moeten herkennen. Het hof heeft het hoger beroep verworpen. Als er op enige hoogte wordt gewerkt dan kan deze situatie vertaald worden naar OFS. Net zoals bij de eerste casus heeft OFS/OFN voldoende instructies gegeven over het gebruik van gereedschappen. De werkgever uit deze casus geeft als verweer aan dat de timmerman bewust roekeloos is geweest door instructies en overige adviezen in de wind te gooien de steiger heeft gebouwd op oneven effengrond. Verder heeft de werkgever zich aan alle arbonormen gehouden. De rechter is het eens en verklaard dat het ongeval gebeurde door bewuste roekeloosheid.
19
5.2 Knelpunten HRM Verloop 40% van de medewerkers Hoge kosten door instroom en uitstroom Geen duurzame inzetbaarheid van medewerkers Geringe motivatie door eentonige werkzaamheden bij medewerkers (OFS, Situatie- en knelpuntbeschrijving HRM, 2013)
5.3 Knelpunten Logistiek
20
H6 literatuuronderzoek 6.1 Literatuuronderzoek Recht Arbomanagement-systeem Het arbomanagement-systeem is een overkoepelend begrip die te maken heeft met het beleid van het management op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dit systeem bevat elementen zoals de planning, implementatie,uitvoering, controle, correctie en preventie van het arbeidsomstandighedenbeleid. Meestal bevat het arbomanagement systeem een risico-inventarisatie en evaluatie met de daarbij behorende plan van aanpak. Risico-inventarisatie en -evaluatie In een risico inventarisatie worden de risicos opgenomen die te maken hebben met de veiligheid en gezondheid op de werkplek. De risico-inventarisatie bevat de maatregelen die de werkgever neemt om deze risicos te verminderen. Tevens moeten werknemers de risico-inventarisatie van hu bedrijf kunnen inzien. Over het algemeen hebben bedrijven met meer dan 25 werknemers een arbodeskundige in dienst die de risico-inventarisatie en evaluatie toetst. Als werkgevers voor maximaal 40 uur per week werknemers in dienst hebben, hoeft er geen risico-inventarisatie opgesteld te worden. Daarentegen wordt er gebruikgemaakt van een checklist voor gezondheidsrisicos die op de branche van toepassing is.
ISO certificering 9001 en 14001 ISO beschrijft de manier van werken binnen een organisatie. Naarmate het bedrijf groter wordt, hoe groter de behoefte aan het vastleggen van procedures en werkinstructies. Door het vastleggen van de werkinstructies wordt er voorkomen dat werknemers werken op hun eigen manier. Door het vastleggen worden activiteiten op een gestructureerde manier uitgevoerd. ISO is een hulpmiddel voor de organisatie om de werkprocessen goed in kaart te brengen. Daarnaast wordt er ook nog focus gelegd op bepaalde deelgebieden zoals kwaliteit en milieu. ISO 9001 richt zich op de kwaliteitsmanagement van de organisatie. De nadruk ligt hierbij op procesmanagement, continue verbetering, alsmede een actieve rol van het management. ISO 14001 heeft te maken met de milieumanagementsystemen. De organisatie heeft gekeken naar risicos, doelstellingen, interne controles en beleid op het gebied van milieu. OHSAS 18001 certificering De OHSAS certificering heeft alles te maken met het gezondheid- en veiligheidsmanagementsysteem. In dit systeem wordt vastgelegd hoe er om wordt gegaan met belangen op het gebied van arbeidsomstandigheden. Dit systeem is internationaal van aard en is voor elk soort organisatie van toepassing. In dit systeem wordt ervoor gezorgd dat er continue verbetering is van de arbeidsomstandigheden en het voldoen aan de wettelijke eisen op het gebied van veiligheid en gezondheid.
EMAS EMAS staat voor Eco Management and Audit Scheme. Door de invoering van dit certificaat worden organisaties aangezet tot verbetering van de prestaties op het gebied van milieu. Door de invoering van de EMAS wordt er intern gecontroleerd op het uitbrengen van een milieujaarverslag. Met deze certificering zijn organisaties gerechtigd om het Europese Milieulogo te voeren. 21
6.2 Literatuuronderzoek HRM Performance Managementcyclus Performance Management is een methode op systematische wijze de prestatie van de medewerkers te bepalen, te verbeteren, te beoordelen en te belonen(Manders & Biemans, 2013). Het draait hierbij om een jaarlijkse cyclus van vier fasen: 1. Plannen 2. Functioneren 3. Beoordelen 4. Belonen
De doelstellingen van de Performance Managementcyclus zijn: Meer helderheid scheppen in wederzijdse verwachtingen tussen leidinggevende en medewerkers Meer transparantie scheppen in beoordelen en belonen Meer resultaatgericht (samen)werken tot stand te brengen
Performance Management is daarmee het managementinstrument bij uitstek en behalve een systeem ook een vaardigheid van management en medewerkers (Greenshoot). In de meest concrete vorm komt het tot uiting in een performance managementcyclus van planningsgesprekken, voortgangsgesprekken, coaching & training en afsluitend met beoordelings- of reviewgesprekken.
Competentiemanagement Competentiemanagement is het managen en beoordelen van de ontwikkeling van de competenties van je medewerkers(Manders & Biemans, 2013). Competenties zijn specifieke eigenschappen, vaardigheden en kennis(International Management Forum). Competentie management verschaft een organisatie de handvatten om veranderingen te kunnen sturen en beheersen. Aan medewerkers geeft competentie management een orintatie op de eigen ontwikkelingsmogelijkheden. De organisatie moet er voor zorgen dat ze juiste mensen krijgen en weten te binden(Seegers, 2006).
De doelen van competentiemanagement liggen primair bij het effectief en efficint benutten en opbouwen van competenties en het zo klein mogelijk houden van het verschil tussen gewenste en aanwezige competenties(Manders & Biemans, 2013).
Duurzame inzetbaarheid Duurzame inzetbaarheid is de mate, waarin medewerkers productief, gemotiveerd en gezond willen en kunnen blijven werken, binnen of buiten de organisatie(Ixly). Duurzame inzetbaarheid is vooral belangrijk om arbeidsparticipatie te borgen op langere termijn.
De voornaamste doelen van duurzame inzetbaarheid zijn het langer kunnen doorwerken van medewerkers en het verhogen van de productiviteit van personeel(Van den Hout, 2013). Door te blijven leren, zodat men niet alleen voor de huidige organisatie maar ook voor toekomstige werkgevers interessant blijft, kan een werknemer samen met de werkgever er naar streven duurzaam inzetbaar voor de arbeidsmarkt te blijven(Manders & Biemans, 2013).
22
6.3 Literatuuronderzoek logistiek MRPI-systeem Vroeger werd alles handmatig gepland met behulp van een cardex systeem, dit was een voorraadaanvulsysteem. Vanwege de complexiteit en verspilling van papier zijn er geautomatiseerde systemen in het leven geroepen. Een grote verbetering op al deze losse systemen is het MRPI- systeem, wat moet worden gezien als een hulpmiddel voor de planner aan de hand waarvan hij beslissingen kan nemen. MRP staat voor Material Requirements Planning. In het Nederlands wordt dit vertaald naar materiaalbehoefteplanning. MRPI betreft een overkoepelend systeem, dit maakt het systeem overzichtelijk en gemakkelijk om mee te werken. Bij MRP gaat men uit van een toekomstige behoefte en worden grondstoffen en onderdelen als het ware de fabriek in geduwt om producten te fabriceren. Hierdoor spreken van van PUSH-systemen. MRP wordt vaak toegepast in productiesituaties. MRPI-berekening Met behulp van de MRPI-berekening wordt de behoefte aan bepaalde goederen op een bepaalde locatie berekend voor complexe productie- en inkoopprocessen. Deze voorspelling is gebaseerd op een set rekenregels waarmee de werkelijke, toekomstige behoefte aan materiaal kan worden berekend om het eindproduct op tijd en in de gewenste hoeveelheid te verwerven. Aan de hand van de behoefte worden acties ondernomen om materialen aan te vullen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de twee basisprincipes tijdfasering en afhankelijke vraag. De afhankelijke vraag wordt berekend op basis van de onafhankelijke vraag en de tijdfasering. Hieronder wordt dit nader toegelicht.
De afhankelijke vraag van bijvoorbeeld onderdelen, oftewel de bruto behoefte, wordt berekend middels MRPI op basis van de vraag van een klant naar een product (onafhankelijke vraag) en wanneer de klant het product wil hebben (vraagtijd). De onafhankelijke vraag gaat over welke eindproducten de klant wil hebben, dit wordt ingeschat op basis van bestaande orders en prognoses. De onafhankelijke vraag en de vraagtijd zijn bekend en worden weergegeven in een Master Production Schedule (MPS).
Na het berekenen van de bruto behoefte wordt rekening gehouden met de voorraadstanden, lopende inkooporders, lopende productieorders, inkoop- en doorlooptijden. Hieruit volgt de netto inkoop- en productiebehoefte.
BOM Bij MRP is er vaak sprake van aanvoer van verschillende materialen om bijvoorbeeld een product te assembleren. Er wordt gebruik gemaakt van een stuklijst, ofwel een BOM, waarin is omschreven uit welke componenten het product bestaat of welke onderdelen in een product terecht komen. BOM staat voor Bill Of Materials en wordt ook wel productstructuur of receptuur genoemd. BOM geeft de opbouw van een product in aantallen, onderdelen en/of samenstellingen weer. Aan de hand van de BOM kunnen bestellingen voor verschillende componenten worden gedaan.
Een voorbeeld van een BOM is de stuklijst die meegeleverd wordt bij een product van Ikea wat nog in elkaar moet worden gezet. De ontwerper van dit product de BOM uitgewerkt.
Alle afdelingen binnen een organisatie hebben met BOM te maken. De afdeling inkoop moet weten wat er moet worden ingekocht en de afdeling productie moet op de hoogte zijn van wat er moet worden geproduceerd. Afdeling financin berekent op basis van BOM wat het gaat kosten en voor de afdeling verkoop is het belangrijk om te weten wat 23
H7 Benchmarkresultaten
7.1 Benchmark Recht
Op donderdag twintig maart is er een bezoek afgelegd bij de vestiging van Bekkersautoschade in Eindhoven aan de Dillenburgstraat. Er werd een gesprek aangegaan met mevrouw I. Bekkers-Graafmans. Aan het begin van de interview werd er ingegaan op het arbomanagementsysteem. Vragen die aan bod kwamen hadden te maken met de risico-inventarisatie,de certificeringen van het bedrijf, veiligheidsprotocollen en of er toezicht werd gehouden op het buitenpersoneel van de vestiging in Eindhoven. In het interview werd aangegeven dat Bekkersautoschade gebruik maakt van een risico inventarisatie. In de risico-inventarisatie van Bekkersautoschade komen vooral themas aan bod die te maken hebben het herkennen en het evalueren van problemen die voorkomen tijdens het werk die betrekking hebben op zowel het binnenpersoneel als het buitenpersoneel.
Tevens werd er in het interview aangegeven dat Bekkersautoschade gebruik maakt van veiligheidsprotocollen. Deze veiligheidsprotocollen zijn duidelijk vastgelegd in zogenoemde veiligheidsinstructiekaarten. Daarin staat wat er moet gebeuren als er brand uitbreekt of er een explosie plaatsvindt. Ook elektrocutie, vallen en schokken, luchtvervuiling, verlichting, lawaai, omgevingstemperatuur etc. zijn belangrijke factoren die de veiligheid kunnen benvloeden. Daarnaast staan omgang met gevaarlijke gereedschap in deze instructiekaart beschreven alsmede risicovolle taken en activiteiten. Ten slotte werd het toezicht op het buitenpersoneel ook nog besproken. Als buitenpersoneel naar klanten gaan om bijvoorbeeld ruiten te repareren of auto- onderdelen op locatie te vervangen dan houden we via GPS contact met elkaar. Het is vooral handig om nieuwe orders direct aan het buitenpersoneel door te geven zodat ze niet eerst naar de garage hoeven te komen. Een tweede voordeel is dat er toezicht kan worden gehouden op het gedrag van medewerkers. Hierdoor werkt het mes aan twee kanten, alhoewel wangedrag onder werktijd zelden voorkomt.
24
7.2 Benchmark HRM Van Schijndel bouwgroep gebruikt bij jongere medewerkers een loopbaanbegeleidingsplan. In een reeks gesprekken worden werkenden professioneel ondersteunt in het proces van ontdekken, versterken en of ontwikkelen van de competenties. Ook houden ze vanzelfsprekend functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken. Van Schijndel bouwgroep B.V. hanteert een leeftijdsbewust personeelsbeleid. Ze hebben hierbij aandacht voor zowel de jongere als de oudere werknemer. Er worden voor bouwactiviteiten (die veel fysieke inspanning vragen) voornamelijk jonge mensen met groeipotentieel aangetrokken. Oudere werknemers hebben meer ervaring en benutten daarom vaker leidinggevende functies. Ook verlaten ze minder gemakkelijk de organisatie dan hun jongere collegas. Arbeidsomstandigheden en -voorwaarden verschilt dan ook per leeftijdscategorie. Er worden vaker medische keuringen gehouden voor de oudere werknemer om te controleren of de arbeidsdruk niet te hoog is. Soms is het nodig om bepaalde deeltaken bij projecten af te staan. Binnen Van Schijndel bouwgroep B.V. wordt er gebruik gemaakt van performance management. Aan het begin van het jaar voert Van Schijndel bouwgroep B.V. gesprekken met de medewerkers waarin de doelstellingen worden geformuleerd die betrekking hebben op de vaardigheden van de medewerkers zoals metselen en isoleren. Door het jaar heen worden functioneringsgesprekken gevoerd, waarbij de gesprekken toekomstgericht en tweezijdig zijn. Zo was er een medewerker die last had van zijn heup en kon dus niet kruiwagens tillen of funderingen aanleggen. Met dit soort medewerkers wordt vastgesteld in het functioneringsgesprek wat in de toekomst nog mogelijk is. Daarna wordt er in het beoordelingsgesprek bekeken of de vaardigheden zijn behaald die in de doelstellingen geformuleerd waren. Zijn de doelstellingen behaald, dan krijgen medewerkers meestal een productiviteitstoerekening O.B.V participatie van bouwprojecten. Ook wordt er binnen Van Schijndel bouwgroep B.V. gebruik gemaakt van Competentiemanagement.Allereerst worden de bouwdoelen vastgesteld. Daarna wordt op tactisch niveau de competentiebehoefte vastgesteld. Wat moeten de uitvoerende medewerkers kunnen en wat zijn de minimale competenties van het overige personeel? Daarna gaat het bouwbedrijf competenties inventariseren op individueel niveau. Daarna worden er via cursussen en ander soort begeleiding de GAP tussen huidige en gewenste competenties verkleind. Tot slot wordt er achteraf gekeken of de competenties zijn behaald en uiteindelijk wordt er vastgesteld in hoeverre de ondernemingsdoelstellingen zijn gerealiseerd.
25
7.3 Benchmark Logistiek
5.3 Hoe ziet het inkoopbeleid er uit bij Mapro B.V.? 5.3.1 Wat voor inkoopmethode(s) hanteert Mapro B.V.? Mapro hanteert e-procurement om haar grondstoffen (voornamelijk metaal) in te kopen. De meest voorkomende vormen zjjn E-sourcing , E-tendering en veilingen. Bij het eerste geval zetten we internettechnologie in om wereldwijd leveranciers te zoeken voor assemblagemachines en/of transfersystemen. Bij E-tendering laten wij standaard metaalproducten aanbesteden bij een beperkt aantal vooraf goedgekeurde leveranciers.Ook wordt er gebruik gemaakt van computer aided ordering om orders automatisch te genereren als de voorraad onder een specifiek niveau komt. Met deze methode wordt er ook rekening gehouden met incidentele gebeurtenissen zoals kortingen en dergelijke. 5.3.2 Wat voor inkoopprocessen zijn er bij Mapro B.V.? Eerst specificeren we onze inkoopbehoefte als bijvoorbeeld de assemblagemachines zijn versleten of als we ontevreden zijn over een van onze bestaande leveranciers.Sp Specificeren gebeurt door eisen te stellen aan de levertijd en exacte functies en gebruiksdoelen van de te leveren producten. Als we hebben gespecificeerd gaan we een selectie maken van goedgekeurde leveranciers. Daarna nodigen we de leveranciers uit om een prijsopgave te doen. De leveranciers met de beste prijs/kwaliteit verhouding worden gekozen en uiteindelijk zal er een raamcontract met deze leveranciers worden opgesteld. Meestal komen de metaalplaten uit China en wordt met de leverancier een pad afgesproken, inclusief belangrijke mijlpalen en controle om bij te houden of de leverancier nog op schema zit. 5.3.3 Wordt er gebruik gemaakt van een BOM? Ja, wij maken gebruik van meerdere BOMs. 5.3.4 Hoe ziet de BOM er uit bij Mapro B.V.? We hebben meerdere BOMs. Maar dit is een voorbeeld van een van onze automotive producten. Rechts de namen van de onderdelen en links wordt gellustreerd waar de onderdelen worden toegepast.
5.3.5 Wordt er gebruik gemaakt van een inkoopsysteem? We maken gebruik van een MRO systeem die we hebben ondergebracht bij Duursma W&O. Dit systeem ondersteunt e-procurement zodat de operationele inkopen geautomatiseerd zijn en dus sneller verlopen. 26
H8 kwaliteitsverbeteringvoorstellen 8.1 Kwaliteitsverbeteringvoorstellen Recht Er moeten diverse maatregelen worden genomen om de kans op een brand tot een minimum te beperken. Als er brand uitbreekt, dan moet een beroep worden gedaan op deskundige en professionele ondersteuning. Wat ook in de bedrijfsreglementen zou moeten staan is het kennen en herkennen van vluchtroutes. Er kunnen bijvoorbeeld op de werkplek bordjes verspreid worden opgehangen met daarin instructies over wat te doen bij brand. Ook kunnen een aantal personeelsleden een BHV training krijgen om zo andere medewerkers te begeleiden bij brandsituaties om in veiligheid het gebouw te verlaten. Bedrijfskleding van OFS/OFN moet ook tegen vrieskou kunnen. Het advies is dan ook om tijdens dagen waarop het vriest extra maatregelen te nemen die ervoor zorgen dat risico op onderkoeling zoveel mogelijk wordt beperkt. Isolerende bovenkleding zorgt ervoor dat de lichaamstemperatuur op peil blijft.
Uit de rechterlijke uitspraken is het gebleken dat instructiekaarten belangrijk zijn. Werkgevers verlangen dat elke werknemer weet hoe hij moet omgaan met desbetreffende gereedschap. Helaas is gebleken dat het ontbreken van instructiekaarten leidt tot schadevergoeding aan de werknemers. Advies is dat er voor elk gereedschap dat gebruikt wordt bij OFN/OFS een instructiekaart bevat.
Tot slot is de toezicht op buitenpersoneel uiterst belangrijk. Als er een ongeval zich voordoet, moet er geen twijfel ontstaan over de toedracht en de locatie. Met een GPS tracker kan de locatie precies getraceerd worden. Een toezichthouder beschrijft het gedrag en de werkzaamheden van het buitenpersoneel. Inventarisatie risicos Toelichting Prioriteit Waarschijnlijk- heid Potentile impact Maatregelen Branduitbraak Er breekt brandt uit in het pand Hoog laag hoog BHV training Markeren vluchtroutes in bedrijf- reglement Onderkoeling personeel s Winters gaan de buiten- diensten ook door midden hoog midden Isolerende bovenkleding Onjuist gebruik gereedschap medewerkers Personeel weet de exacte gevaren niet. midden midden hoog Instructie- Kaarten voor elk gereedschap Geen toezicht op buitendienst- personeel. Ongevallen kunnen niet Geveri- fieerd worden. hoog midden hoog GPS-tracker in bestelauto.
27
8.2 kwaliteitsverbeteringvoorstellen HRM
In dit advies wordt beschreven op welke wijze OFS de Performance Managementcyclus het beste kan inzetten. De Performance Managementcyclus is een methode om op systematische wijze de prestatie van de medewerkers te bepalen, te verbeteren, te beoordelen en te belonen(Manders & Biemans, 2013). Op deze manier kan OFS duurzame inzetbaarheid van de medewerkers creren en zo het hoge verloop reduceren.
De korte termijndoelen van de Performance Managementcyclus zijn het behalen van specifieke resultaten en ontwikkeling in de huidige situatie van OFS. Op lange termijn zijn de doelen van de Performance Managementcyclus, het generen van optimaal bedrijfsresultaat, loopbaanontwikkeling en tot slot natuurlijk duurzame inzetbaarheid, ook wel Employability genoemd.
De Performance Managementcyclus bestaat uit de volgende vier fasen (Manders & Biemans, 2013): 1. Plannen 2. Functioneren 3. Beoordelen 4. Belonen
Allereerst de fase Plannen, in deze fase komt de medewerker te weten wat hij/zij moet doen en hoe hij/zij dit gaat doen. De fase Plannen verloopt als volgt. Aan het begin van het kalenderjaar in de maanden januari en februari wordt een planningsgesprek gehouden, waarin leidinggevende en medewerker doelstellingen formuleren met betrekking tot te bereiken resultaten en competenties. Door de opgestelde doelstellingen worden de medewerkers gemotiveerd om die te behalen en om uiteindelijk zowel een goede beoordeling als eventuele beloning te ontvangen.
Ten tweede komt de fase Functioneren aan bod, in deze fase krijgt of kan de medewerker bij haar/zijn leidinggevende vragen naar ondersteuning in het functioneren. Het doel van deze fase is om de belangen van OFS en medewerker zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Door ondersteuning vanuit OFS naar de medewerker zal het functioneren verbeterd worden. Hierdoor kan de medewerker gewoon verder met zijn/haar werkzaamheden en wordt hij/zij niet gedemotiveerd en belemmerd om zijn/haar werkzaamheden uit te voeren.
Ten derde komt de fase Beoordelen aan bod, in deze fase weet de medewerker of hij/zij goed gefunctioneerd heeft. Deze fase bestaat uit een gesprek van de leidinggevende met de medewerker over het functioneren van de desbetreffende medewerker in het afgelopen jaar. Het doel van deze fase is om evaluatie en beoordeling in verband te brengen met activiteiten die zijn gericht op ontwikkeling en beloning van de medewerker door een leidinggevende van OFS.
Bij de beoordelings- / functioneringsgesprekken komen de volgende drie gespreksmodellen voor(Manders & Biemans, 2013): Vertel en koop de sterke en zwakke punten van de medewerker worden medegedeeld. De ontwikkelingspunten worden daarbij verhelderd en zijn duidelijk. Vertel en luister dit gespreksmodel is hetzelfde als vertel en koop, maar dan met gelegenheid tot reageren. Probleemoplossend in dit model is er meer sprake van coaching en/of helpen. Hierbij gaat het over samen plannen en samen terugkijken.
28
In het geval van OFS is het meest aannemelijk om het gespreksmodel Vertel en luister. In dit gespreksmodel worden de sterke en zwakke punten van de medewerker door haar/zijn leidinggevende bij OFS medegedeeld. Op deze manier wordt duidelijk op welk gebied de desbetreffende medewerker zich kan ontwikkelen. Er is voor de medewerker wel gelegenheid om te reageren. Het gesprek wordt hoofdzakelijk door de leidinggevende voorbereid, maar de medewerker is dus ook aan het woord.
Tot slot de fase Belonen, in deze fase kan de medewerker gewaardeerd en/of beloond worden op haar/zijn functioneren.
Er zijn vier beheersdoelen bij beloning te onderscheiden(Manders & Biemans, 2013): 1. Aantrekken van die medewerkers die de organisatie geschikt acht. 2. Motiveren en stimuleren van medewerkers tot gewenst arbeidsgedrag. 3. Vasthouden en binden van geschikte medewerkers aan een organisatie. 4. Compenseren van de geleverde prestatie van medewerkers.
Het doel van belonen is om invloed uit te oefenen op de medewerkers, die belang hechten aan die beloning om de gewenste richting uit te gaan.
Aanvullend op de Performance Managementcyclus kan ook Competentiemanagement van toegevoegde waarde zijn om duurzame inzetbaarheid van medewerkers te creren.
Competentiemanagement is het managen en beoordelen van de ontwikkeling van de competenties van je medewerkers(Schoemakers & Koopmans, 2012)(Manders & Biemans, 2013). Een competentie is de combinatie van kennis, vaardigheden, persoonskenmerken en motivatie die iemand nodig heeft om succesvol te kunnen zijn(Schoemakers & Koopmans, 2012).
Het hoofddoel van competentiemanagement is het scheppen van een win-win situatie, succes en ontwikkeling van OFS door succes en ontwikkeling van de medewerkers. Een aantal subdoelen van competentiemanagement zijn het verbeteren van prestaties, het afstemmen van de ontwikkelingsactiviteiten op de organisatiestrategie van OFS, het verbeteren van de loopbaanplanning, maar voornamelijk duurzame inzetbaarheid.
Hoe maakt men gebruik van het competentiemanagement? D.m.v. vijf stappen / fasen: 1. Vaststellen kerncompetenties organisatie 2. Bepalen functie- en competentieprofielen 3. Bepalen individuele competenties 4. Verschil tussen gewenste en aanwezige competenties > POP (persoonlijk ontwikkelingsplan) 5. Werken met competenties
29
H8.3 Kwaliteitsverbeteringvoorstellen Logistiek
30
Literatuurlijst
Bibliografie
Websites Arbomanagementsystemen, S. c. (2014, maart 20). EMAS. Opgehaald van SCCM: www.sccm.nl/emas-0 Arboportaal. (2014, maart 22). Arbowet-en regelgeving. Opgehaald van arboportaal: www.arboportaal.nl/onderwerpen/arbowet-en-regelgeving Avans. (2014, Maart 17). Situatie- en knelpuntbeschrijving Logistiek. 's-Hertogenbosch. Company, C. &. (sd). Opgeroepen op Maart 17, 2014, van CADcompany: http://www.cadcompany.nl/stuklijsten-in-inventor/ Corneliszoon. (sd). Opgeroepen op Maart 17, 2014, van Logistiek: http://logistiek.com/logistiek_algemeen_wat-is-MRP-I-en-MRP-II_0008.html Greenshoot. (sd). Performance Management. Opgeroepen op Maart 2014, van Website van Greenshoot: http://www.greenshoot-hr.nl/performance-management International Management Forum. (sd). Competentie Management. Opgeroepen op Maart 2014, van Website van IMF: http://www.imf-online.com/vakgebieden/hr- management/Competentiemanagement.php Ixly. (sd). Duurzame inzetbaarheid. Opgeroepen op Maart 2014, van Website van Ixly: http://www.ixly.nl/duurzame-inzetbaarheid Management, L. (2014, maart 22). ISO 9001 kwaliteitsmanagement. Opgehaald van LRQA: www.lrqa.nl/normen/4305-iso9001kwaliteitsmanagement.aspx OFN. (2014, maart 24). Blackboard. Opgehaald van iAvans: https://bb.avans.nl/webapps/portal/frameset.jsp?tab_tab_group_id=_2_1&url=%2F webapps%2Fblackboard%2Fexecute%2Flauncher%3Ftype%3DCourse%26id%3D_760 59_1%26url%3D 31
OFS. (2014, maart 24). Blackboard. Opgehaald van iAvans: https://bb.avans.nl/webapps/portal/frameset.jsp?tab_tab_group_id=_2_1&url=%2F webapps%2Fblackboard%2Fexecute%2Flauncher%3Ftype%3DCourse%26id%3D_760 59_1%26url%3D
Rijksoverheid. (2014, maart 21). Arbeidsomstandigheden. Opgehaald van Rijksoverheid: www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/arbeidsomstandigheden/arbozorg/risico- inventarisatie-en-evaluatie Rechtspraak. (2014, maart 21). BK gas. Opgehaald van Rechtspraak: http://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RBARN:2006:AY3818&k eyword=art.7%3a658 Rechtspraak. (2014, maart 22). Insectenvallen. Opgehaald van Rechtspraak: http://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:GHAMS:2009:BJ4347& keyword=+Zorgplicht+7%3a658+BW+Insectenvallen Rechtspraak. (2014, maart 21). karabijnhaken. Opgehaald van Rechtspraak: http://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:GHARN:2009:BJ4354&k eyword=+Zorgplicht+7%3a658+BW+granulaatmolen Rechtspraak. (2014, maart 22). Reschlo. Opgehaald van Rechtspraak: http://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:GHSHE:2012:BW3205& keyword=+Zorgplicht+7%3a658+BW+Reschlo Rechtspraak. (2014, maart 22). Trappetje. Opgehaald van Rechtspraak: http://uitspraken.rechtspraak.nl/inziendocument?id=ECLI:NL:RBSGR:2012:BV9089&k eyword=+Zorgplicht+7%3a658+BW+trappetje
SAP. (sd). Opgeroepen op Maart 17, 2014, van SAP Help Portal: http://help.sap.com/saphelp_sbo882/helpdata/nl/5a/6957d864b3458ea5b48aa0b8249e54/content. htm SAP. (sd). Opgeroepen op Maart 17, 2014, van SAP Help Portal: http://help.sap.com/saphelp_sbo882/helpdata/nl/44/e98a287851363de10000000a1553f6/content. htm?frameset=/nl/5a/6957d864b3458ea5b48aa0b8249e54/frameset.htm Van den Hout, P. (2013, Augustus 2). Bedrijven steken weinig geld in duurzame inzetbaarheid. Opgeroepen op Maart 2014, van Website van HR Praktijk: http://www.hrpraktijk.nl/topics/duurzame-inzetbaarheid/nieuws/bedrijven-steken-weinig-geld- duurzame-inzetbaarheid Solutions, I. b. (sd). Opgeroepen op Maart 17, 2014, van InControl: http://www.incontrol.eu/index.php/oplossingen-a-producten/oplossingen-per- afdelingwerkgebied/productie/218-voorraadbeheer-mrp
Boeken Beekman, J. (1997). ISO 9000 en certificatie. Deventer: Wolters Kluwer Uitgeverij.
32
Diehl, P., & Koenders, H. (2014). Ohsas 18001. Den Haag: Wolters Kluwer Uitgeverij.
Edwards, A. (2013). Environmental certification Step-by-Step. Oxford: Buttersworth- Heinemann.
Hortensius, D., Stans, J., & Van der Voort, Y. (2014). Milieumanagementsystemen. Amsterdam: NEN uitgeverij.
Manders, F., & Biemans, P. (2013). HRM voor managers. Den Haag: Boom Lemma uitgevers . Seegers, J. (2006). Assessment centers: fundament voor HRM. Alphen aan de Rijn: Kluwer. Visser, H., & Goor, A. v. (2011). Werken met logistiek. Noordhoff Uitgevers B.V. webcommerce, S. (sd). Opgeroepen op Maart 17, 2014, van Encyclo: http://www.encyclo.nl/begrip/Stuklijst Zwaard, W., & Van der Velde, C. (2012). Van Risico-inventarisatie naar cultuurverandering. Nijmegen: Valk Media Net Uitgeverij.
Personen Baars, D. (2014, Februari 11). Gastcollege. 's-Hertogenbosch. Beekmans. F.M. (2014,Maart). Performancemanagementcyclus (Doomen. S. & Coenen. L.) Leeuw. I. (2014, Maart). Omgevingsrecht. (Doomen. S. & Coenen. L.). Bleeker. J. (2014,Maart). MRPI-systeem. (Coenen. L.) Van Houten. A. (2014,Maart). Arbobeleid. (Doomen. S.)