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Un programme standard pour prvenir et dtecter les fraudes en entreprise - O. Gallet - C.

Roulet/veille-rdaction Grenoble Ecobiz Jeunes Entreprises- PME-PMI 06 octobre 2010


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Un programme standard pour prvenir et dtecter les fraudes en entreprise

Quelle soit le fait de dirigeants ou de simples employs, la fraude signe lchec de toutes les procdures
de contrle interne. La rglementation existante ne reprsente pas une solution pour la contrer. Parce
quaucune organisation nest labri de ce phnomne, tout dirigeant se doit de dployer une stratgie et
un dispositif antifraude. dfaut, les tribunaux pourraient lui reprocher sa ngligence. Dans une
approche rsolument pratique et illustre de cas rels, Olivier Gallet, auteur de Halte aux fraudes -
Guide pour auditeurs et dirigeants , droule un programme standard antifraude et conclut sur des
conseils aux PME.

Une rencontre des communauts Jeunes Entreprises et Dirigeants de PME-PMI
de Grenoble Ecobiz

Spcialiste en
matire de
fraudes
comptables,
expert-
comptable et
commissaire
aux comptes,
Olivier Gallet
animait cette
rencontre en
prsence de
Pierre Lanes,
prsident de la
CRCC de
Grenoble
Organise par les communauts Jeunes Entreprises et
Dirigeants de PME-PMI de Grenoble Ecobiz, en
partenariat avec la Compagnie rgionale des
commissaires aux comptes (CRCC) de Grenoble, cette
confrence du mardi 7 septembre 2010 tait anime
par Olivier Gallet, auteur de Halte aux fraudes - Guide
pour auditeurs et dirigeants (Dunod, 2010).
Pierre Lanes, prsident de la CRCC de Grenoble,
introduisait cette rencontre.

Olivier Gallet
Expert comptable, consultant fondateur dOGL-Audit,
cabinet daudit spcialis dans la lutte contre la fraude
conomique et financire, Olivier Gallet est aussi
membre de la compagnie rgionale des commissaires
aux comptes de Chambry.









Ce document restitue cette rencontre. Il contient les sujets suivants :

Introduction de Pierre Lanes, prsident de la Compagnie
rgionale de commissaires aux comptes de Grenoble
Le contexte de la fraude : deux catgories de dlits, trois
lments, deux types de fraudes pour lentreprise
Le contexte de la fraude : connaissez-vous le risque de
fraude ?
Les schmas ou scnarios de fraude
Mettre en place un programme antifraude
Quelques conseils aux dirigeants de PME
Pour aller plus loin



Introduction de Pierre Lanes, prsident de la Compagnie rgionale des
commissaires aux comptes de Grenoble

La fraude de
salaris ou de
dirigeants est
universelle
La fraude en entreprise nest pas le fait des seuls salaris mais aussi des
managers.
Elle nest pas spcifique la France. Tous les pays y sont confronts dans des
proportions similaires.

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La criminalit
conomique
profite de la
rduction de
moyens pour le
contrle interne
La crise conomique et financire qui svit depuis 2008 est un facteur de
dveloppement de ce que certains nomment la criminalit conomique .
Le rapport de Price Waterhouse Coopers publi en 2009 est la cinquime tude
mondiale sur la fraude en entreprise. Il indique que 62 % des entreprises sondes
ont rduit les quipes affectes au contrle interne, les dirigeants ayant pour objectif
dassurer la survie de leur entreprise.

Plus de fraudes
dordre
comptable
Il prcise galement que les fraudes en forte progression sont celles dordre
comptable : 38 % contre 27 % en 2007.
Dans 31 % des cas, elles cotent plus d1 million de dollars.

Un climat de
suspicion
Le rapport mis par Ernst & Young en 2009 sur la fraude en Europe complte celui
de Price Waterhouse Coopers.
Un lment ma frapp : les personnes interroges croient en laugmentation des
risques de fraude lavenir. La cause : le manque de confiance en leur manager.

Le rle du
commissaire
aux comptes
Le commissaire aux comptes na pas pour mission de dtecter les fraudes. Mais il
doit, dans le cadre dune norme dexercice professionnel, (norme qui figure dans le
Code de commerce) :
identifier et valuer le risque danomalies significatives dans les comptes,
concevoir les procdures daudit mettre en uvre.
Ces anomalies peuvent tre des erreurs, mais aussi des fraudes du fait de leur
caractre intentionnel.
Lorsque la fraude est avre et porte la connaissance du commissaire aux
comptes ou dcele par lui, il est dans lobligation de la rvler au Parquet.

Une
collaboration
bnfique
Compte tenu des constats cits prcdemment et des obligations en termes de
diligences du commissaire aux comptes, il est utile et ncessaire quune collaboration
sinstalle entre vous et notre profession, titre prventif et dans lintrt de
lentreprise.

Le contexte de la fraude : deux catgories de dlits, trois lments, deux types de
fraude pour lentreprise

Sur le plan
juridique, la
fraude se
caractrise par
deux catgories
de dlits
La fraude se distingue de lerreur.
Si les Anglo-saxons disposent dune dfinition juridique du mot fraude , la
France rattache ce mcanisme deux catgories de dlits :

Les dlits primaires Le vol, lescroquerie, labus de confiance (il suppose
lexistence dun mandat), de bien social
Les dlits secondaires Ils accompagnent la fraude, permettent son
accomplissement : faux en critures, intrusion dans un
systme informatis

Ces infractions distinctes sont assorties de peines diffrentes. Or, nombre daffaires
pourraient se rsoudre uniquement dun point de vue civil sans recherche du dlit
correspondant.
Cette spcificit du droit franais est la raison pour laquelle on ne connat pas dans
notre pays le volume exact des dlits financiers.

Trois lments
dordre pratique
Sur le plan pratique, le mcanisme de fraude repose sur :

1- Un lment intentionnel.
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2- Un mode
opratoire
Ses trois tapes sont :

1 Faire sortir les valeurs de lentreprise.
2 Dissimuler leur disparition.
De par leur fonction, certaines personnes
nont pas besoin dissimuler : exemples : le
caissier, le magasinier.
3 Convertir ces valeurs.


3- Une volont de dissimulation.

Dcouvrir le mode opratoire
Souvent difficile dceler, le mode opratoire stale sur plusieurs annes. Une
anomalie prise isolment peut tre une erreur. Le seul moyen de savoir sil y a fraude
est de se rendre compte de la rptition de lanomalie.
Exemple dune erreur anodine pouvant cacher une fraude : pour une facture, une
date dcriture diffrente de la date de cette facture.

Lorsquil existe, le systme qualit de lentreprise devrait sintresser lactivit
administrative et ses anomalies. De manire gnrale, les erreurs sont dtectes
sans que sen suivent des actions correctives. Or, il est ncessaire de mettre en
place une collecte des anomalies, le contrle empchant la sortie des valeurs.

Empcher la dissimulation : il faut chercher des indices de dissimulation dans les
comptes, les bases de donnes, les documents (ex : fausses factures).

Convertir : certaines mesures empchent la conversion des biens ou valeurs
dtourns. Ainsi, les parfumeurs marquent dsormais le verre des chantillons de
parfums quils fournissent aux dtaillants afin dviter quils ne soient vendus.

Deux types de
fraudes pour
lentreprise
Les fraudes menaant lentreprise sont de nature interne ou externe :



Les fraudes externes bnficient parfois de complicit en interne.
Les tats financiers : nombre de fraudes reposent sur laugmentation du rsultat.
Les bons comptes ne suscitent pas la mfiance et les banquiers aident plus
volontiers ceux qui possdent de largent.
Pourtant, dans le cas de rsultats frauduleusement augments, il existe toujours une
anomalie : labsence de trsorerie. Le fraudeur tentera de la dissimuler en
produisant des faux relevs bancaires, documents facilement imitables.

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La rpartition
des fraudes par
type : une
enqute sur le
terrain
LAssociation of Certified Fraud Examiners (ACFE) dlivre un certificat denquteur
financier pour les pays o les experts sont mandats directement par les clients.
Lassociation a men une enqute dans laquelle elle a demand ses membres de
classifier les cas quils avaient tudis durant les deux dernires annes. Les
variations dun pays lautre ne sont pas trs grandes.

Rpartition des fraudes par type selon lenqute ACFE


Le contexte de la fraude : connaissez-vous le risque de fraude ?

Quatre
affirmations :
sont-elles
exactes ?
Ces affirmations portent sur :
le nombre dentreprises concernes,
la taille des entreprises vises,
le cot de la fraude,
la simplicit de la fraude.

Affirmation n1 : la
fraude concerne peu
dentreprises.
Rponse
Une entreprise sur deux affirme avoir t victime de fraude.
Parfois la direction na pas connaissance de son existence car, bien
quil lait repre, un membre de lencadrement a tout intrt la
cacher.
Affirmation n2 : seules
les petites entreprises
sont vises.
Rponse
Selon leur taille, les entreprises ne prsentent pas les mmes
faiblesses. Mais, toutes sont concernes.
Dans les grandes entreprises, la suppression du papier, le
morcellement des processus, linstauration de contrles trs
spcialiss par domaine, tout comme un excs de confiance de la
structure elle-mme, sont facteurs de risques.
Affirmation n3 : le cot
de la fraude est faible pris
isolment.
Rponse
Ce qui cote cest la dure de la fraude. En moyenne, une fraude
stale sur trois ans.
Au cot financier sajoutent :
le cot en termes dimage : aujourdhui, il est impossible dtouffer
une affaire ;
le cot fiscal. Le fisc veut bien dduire les pertes rsultant de la
fraude, condition quelle ait t commise linsu de lentreprise. Si
la direction a t ngligente, si des carences dans le contrle interne
sont avres, le fisc refusera cette dduction. Cette question de la
dductibilit des dtournements de fonds a dailleurs fait lobjet dune
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bataille judiciaire entre le fisc et la socit Alcatel. Elle sest clture
par un arrt du Conseil d'tat.
Affirmation n4 : les
fraudes sont simples.
Rponse
Oui, les mcanismes de fraudes sont plutt simples.
Les fraudes deviennent complexes du fait des mensonges et des
stratgies de dissimulation mises en uvre.
Elles peuvent aussi tre complexes de part leur environnement.

Le portrait-robot
du fraudeur
(source :
enqute ACFE)
Homme ou
femme ?
Globalement les
hommes
occupent plus
que les femmes
des postes
responsabilit
mais, mais, dans
les PME, nombre
de comptables
sont des femmes.


Les antcdents judiciaires
83 % des fraudeurs navaient jamais t condamns au pralable. Dans la plupart
des cas, le fraudeur bascule et franchit la ligne jaune. Il ne peut alors plus revenir
en arrire.

Lanciennet
Les fraudes sont le fait de personnes qui travaillent depuis cinq ans au moins dans
lentreprise. Un collaborateur qui a moins de cinq ans danciennet se sent plutt bien
dans son emploi et, en outre, sa connaissance du fonctionnement de la structure
nest pas assez prcise.
Au fil des ans, la relation entre le salari et son employeur peut se dgrader et cest
cet historique qui fera passer lacte.

Lge
Le pourcentage de fraudeurs augmente avec lge, de mme que le montant des
valeurs dtournes.

Les schmas ou scnarios de fraude

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Une
cartographie
quasi
universelle
Les schmas utiliss par les fraudeurs se ressemblent. Recensant les
possibilits de fraude les plus frquentes, cette carte est quasi universelle et
transposable dans nimporte quelle activit. Ainsi, les fausses factures peuvent-elles
tre remplaces par :
de faux emprunts dans une banque,
de faux allocataires dans une Caisse dallocations familiales,
de faux contribuables dans les services des Impts.
Il est noter dailleurs que le fisc, tout comme nombre dorganismes versant des
prestations de ltat, font confiance une organisation interne qui spare les
fonctions et sintressent plus volontiers la fraude externe.

Carte simplifie des schmas de fraude


Achats : les
fausses factures


La cration du fournisseur fictif saccompagne souvent de celle dune vraie fausse
socit. Le subterfuge doit paratre assez vrai pour tre valid par un tiers. Mais la
validation peut aussi tre de la responsabilit du fraudeur.
Le compte du fournisseur fictif tombe toujours bon. La fraude est invisible dceler
ce niveau.
De nombreuses variantes existent. Exemple : le double paiement de la facture du
fournisseur.

Prvenir la fraude :
Faire rgulirement le tri dans la base de donnes des fournisseurs.

Exemple : Cryospace, 13 millions dtourns
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Lauteur : une assistante du service des achats avec la complicit de 12
fournisseurs.
Le moyen : de faux bons de commande, de fausses factures et labsence de
livraisons.
La dure : de 2004 2008.

Achats : la
falsification des
moyens de
paiement


Les virements manuels et, de plus en plus, les virements par Internet font lobjet de
fraude.

Prvenir la fraude
Alors que les Amricains signent en crivant entirement leur nom et leur(s)
prnom(s), en France, nous avons tendance utiliser de simples signes. Des
banques ont ainsi reproch des entreprises de ne pas produire de vritables
signatures.
Il est important de mettre en place avec la banque des procdures claires, des
rgles crites quelle doit suivre : fixation de seuil pour les virements, autorisation
de faire ou non des virements ltranger.
Le rapprochement bancaire est un moyen de contrle. Le dirigeant doit demander
quil soit fait avec une priodicit suivie.

Exemple de virement frauduleux chez PSA
Lauteur : une femme cadre financier de 39 ans, ayant 7 ans danciennet et
passionne de voitures haut de gamme, de bijoux.
Le moyen : des oprations de banque banque au sein du groupe.
Des montants allant de 20 000 10 000 000 deuros.
Un compte bancaire de : 14 millions deuros.
Ni PSA, ni la banque nont repr la fraude. Quand le groupe a voulu utiliser
largent, il a alors constat sa disparition.

Vente :
dtournements
de chques

Le fraudeur est dans une position o il peut intercepter les chques.
La dissimulation de leur disparition peut se faire par un avoir ou un passage
perte.

Prvenir la fraude
Encaisser les chques ds leur arrive.
Soumettre les avoirs des rgles.
Contrler les passages perte.
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Exemple en Suisse, au Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV)
Lauteur : un employ du contentieux g de 53 ans.
Ses passions : jeux de loterie, le tuning et les chats ! (il achetait une fois par
semaine de la nourriture pour tous les chats de son village).
Le moyen : il demandait de largent pour rembourser des patients ayant pay
deux fois une facture (cette erreur tait habituelle).
La frquence : 531 fois entre 2001 et 2007.
Le montant : 1,3 million de CHF dtourns.

La caisse
(billetterie,
magasin) :
skimming et
cash larceny

Skimming Schma off book
= dtournement avant lenregistrement
pas de piste daudit
Cash larceny Schma on book
= dtournement aprs lenregistrement
masquer ou pas la disparition

NB : off book = paiement sans mission de justificatif. On book = paiement avec
mission de justificatif.

Prvenir la fraude
Lcart de caisse doit tre accept mais avec un contrle.
Le Canada a interdit les caisses pouvant faire disparatre des oprations.

700 000 dtourns la tour Eiffel
Les auteurs : 15 personnes.
La dure : entre 1995 et 2002.
Le mode opratoire : les dysfonctionnements du systme informatique de
billetterie faisaient que des billets pouvaient simprimer sans tre comptabiliss.
Cf. Article paru dans Le Monde du 23 juin 2007 A la Tour Eiffel, limprimante des
caissires tait une machine sous .

Les stocks et
autres actifs
Deux catgories de schmas
Une utilisation personnelle, un mauvais usage.
Des vols de marchandises, produits, immobilisations.

Le mode opratoire
Les biens sont sortis de faon discrte ou non : faux bons dexpdition, fausse
livraison assortie dune annulation.
Sil nest pas bien gr, le retour de marchandises peut, aussi faire lobjet de
dtournement. Exemple : de fausses demandes dchanges.
Dissimulation/absence de dissimulation. La dissimulation nest pas ncessaire
lorsque lauteur de la fraude a une responsabilit dans le primtre concern.

Prvenir la fraude
Lentreprise doit toujours bien recenser ce quelle possde et dterminer si ses
biens reprsentent une valeur pour quelquun. Exemple : les dchets de certains
mtaux devenus dsormais lucratifs du fait dun march tendu.
Elle doit aussi vrifier systmatiquement les oprations dannulation.

Aux USA, la fraude au service aprs-vente dApple
Lauteur : un employ de 23 ans.
Lobjet de la fraude : 9 000 Ipod shuffle dtourns.
Le mode opratoire : de fausses demandes dchange avec des numros valides
gnrs.

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Le processus de
paye
Trois principaux modes opratoires :

La cration dun salari
fictif ou celle dun salari
fantme
Le salari fictif existe bel et bien mais il ne
travaille pas pour lentreprise.
Le salari fantme nexiste pas ou plus. Le
fraudeur sest procur un numro de scurit
sociale, une adresse personnelle dans la base
de donnes de lentreprise. Mais la personne est
dcde ou bien, elle a quitt lentreprise.
Les commissions et les
donnes variables
La dclaration de fausses ventes pour atteindre
les objectifs fixs.
Les remboursements de frais

Prvenir la fraude
Faire rgulirement le mnage dans la base de donnes des salaris.
Fixer des objectifs raisonnables.

Le faux professeur
Lauteur : un employ dune trsorerie.
Le mode opratoire : la cration dun faux professeur duniversit pay
mensuellement 4 000 nets.
La dure : 10 ans.

Mettre en place un programme antifraude

Se doter de
solutions
efficaces
La rglementation existante ne reprsente pas une solution pour contrer la fraude.
La rcente affaire Kerviel en est une illustration patente.
Mais la fraude signe aussi lchec de toutes les procdures de contrle interne.
Car, lorsquau sein dune organisation se met en uvre un mcanisme conduisant
la fraude, cest que le contrle interne nest pas appliqu ou bien quil est
inefficace. Exemple : les validations reposant sur une succession de signatures.
Les signatures sont aisment imitables.
Partout dans le monde, les organisations et leurs conseils tentent de formaliser des
mthodes plus appropries.

Les diffrents
acteurs et les
moyens de lutte
Le dirigeant de lentreprise est responsable de son organisation et du contrle
interne.
Lexpert-comptable a une obligation de conseil mais qui reste limite car son rle
est en premier lieu la prsentation des comptes annuels. Il peut nanmoins
conseiller son client sur des missions spcifiques.
Lexpert-comptable a une obligation de conseil.
Le commissaire aux comptes a obligation de rvler les faits dlictueux dont il a
connaissance. Lun des temps forts de sa mission est lvaluation des risques, dont
ceux lis au contrle interne. Cette tape permet dadapter la procdure daudit, de
tirer des consquences sur la mission.
La police, les magistrats interviennent lors dune enqute.
Les assurances antifraude se dveloppent ;
Selon les pays, dautres types dacteurs gravitent autour de la problmatique de
la fraude. Ainsi, au Canada, les juricomptables ralisent des enqutes financires
et tmoignent devant les tribunaux.

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Le programme
de contrle
antifraude de
lentreprise :
trois lignes de
dfense
Seule une action conjointe permet de diminuer le risque de fraude. Le travail va
donc porter la fois sur :
La prvention : les salaris ne sont, par exemple, pas enclins voler leur
entreprise sils la respectent.
La dissuasion : augmenter le risque pour le fraudeur dtre dcouvert.
La dtection : dcouvrir une fraude et en prouver lexistence grce des
dispositifs dalerte bass sur des remontes dinformations, sur un recensement
des dysfonctionnements.

Trois lignes de dfense contre la fraude

Olivier Gallet 7 septembre 2010.

Le programme
de contrle
antifraude de
lentreprise :
cinq tapes

tape Action
A Rdiger une politique antifraude.
B valuer lexposition au risque : recenser les scnarios possibles en
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partant des schmas de fraude connus.
C Dvelopper des techniques de prvention.
D tablir des mthodes de dtection.
E Mettre en place un processus de reporting.

Les trois dernires tapes visent disposer dune information prcise sur ce
qui se passe dans lentreprise.

Un programme
standard
Ce dispositif est un standard dvelopp pour les entreprises du CAC 40 qui toutes en
disposeront bientt.

Diminuer les
facteurs de
risques
Les facteurs de risques ou le triangle de Cressey
Dans les annes 1960, le sociologue amricain Donald Cressey a ralis des
entretiens avec des personnes condamnes pour fraude afin de mettre en vidence
les points communs ces affaires. Il a ainsi labor une thorie intitule Le triangle
de la fraude et selon laquelle le mcanisme psychologique de la fraude repose la
fois sur :
une motivation et/ou une pression pour commettre la fraude (exemple : se voir
refuser une prime),
une opportunit pour la raliser,
des attitudes, des rationalisations pour la justifier (exemples : Ce nest pas
grave. Ils navaient qu. .)

viter le passage lacte par :
La vigilance : des vnements ou des conditions indiquent la prsence de ces trois
lments.
Une politique antifraude qui sappuie sur :
o Des procdures.
o Le contrle interne.
o De la formation. Ce point est souvent discut car former cest aussi
rvler des mcanismes de fraudes. Or, il est parfaitement dissuasif
pour les fraudeurs de savoir que lentreprise connat ces
mcanismes et surveille en consquence.
o Une thique sur laquelle lentreprise communique.
o Lexemplarit, et notamment celle de la direction et du management.



Politique antifraude
thique
Exemplarit
Procdures, contrle
interne
Formation.


Identifier les
risques par
processus : une
mthode en
quatre tapes
La mthode propose est la suivante :

tape Action

1 Recenser les menaces : fraudes externes/internes.
Recenser les cibles : biens/valeurs/quasi-valeurs.
2 Concevoir des scnarios partir des schmas types.
3 Tester les scnarios.
4 valuer le risque : probabilit/impact.
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Identifier les
risques par
processus :
ltape 2
Concevoir des scnarios par schmas types, c'est--dire avoir une bonne hygine
de vie :


Comme dans la maladie, on recherche des symptmes et des indicateurs.

Identifier les
risques par
processus :
ltape 4
valuer le risque sur une matrice probabilit/impact


Cette cartographie est laboutissement du travail effectu au pralable.

Quelques conseils aux dirigeants de PME

Une vigilance
constante
La fraude peut-tre fatale lentreprise. Sa recherche fait partie de la matrise des
activits, la confiance nexcluant pas le contrle.
Le comportement de lentreprise peut, en lui-mme, tre dangereux, incitatif et
les tribunaux ne se privent pas de reprocher certaines entreprises davoir t
ngligentes.
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Enfin, la fraude nest pas fige. Elle volue constamment et les fraudeurs sont
toujours trs cratifs.

Quelques
conseils de
base sur le plan
pratique
Contrler le courrier.
Examiner les relevs bancaires.
Suivre les comptes clients, les avoirs et les rclamations.
Matriser les stocks (marge, inventaire permanent).
Contrler les comptes fournisseurs (liste approuve).
Protger laccs aux moyens de paiement.
Suivre le budget (observer les variations, les anomalies), tablir des objectifs
raisonnables.
Veiller la prise des congs : pour viter que leur fraude ne soit dcouverte,
certains fraudeurs ne prennent pas de congs (cf. laffaire Kerviel).

Et aussi Connatre le climat social : couter pour savoir comment sont perues les
mesures que lentreprise met en place.
Donner lexemple.
Comme la dfinition juridique de la fraude est en France inexistante, lentreprise
doit dfinir ce quelle entend par fraude et communiquer sur cette dfinition
auprs de son personnel.
Parce quil est aujourdhui impossible dtouffer une affaire, lentreprise doit aussi
tre prte, le cas chant, communiquer la premire.
Expliquer la fraude : divulguer et dcortiquer les mcanismes de fraude. Parce
quun homme averti en vaut deux, lentreprise gagne tre pdagogue dans ce
domaine.

Pour aller plus loin






Halte aux fraudes Guide pour les auditeurs et les dirigeants aux ditions Dunod.