Montar una empresa de digitalizacin de documentos

17 enero 2011 por Fernando Moreno-Torres

No hay duda de que la gestin
documental est de moda. Y, a diferencia del cloud computing, no es un invento de los
comerciales de las empresas interesadas. Est de moda porque es til. Porque ahorra espacio,
tiempo, a veces de una forma drstica. Porque todos queremos ahorrar papel, despejar las
mesas y armarios Porque es barata, asequible para las PYMES y Administraciones. Porque, en
definitiva, da ms de lo que cuesta (lo que no se puede decir de muchas otras soluciones
tecnolgicas).
En los ltimos meses son muchas las empresas que contactan conmigo porque estn pensando
ofrecer a sus clientes un servicio de digitalizacin de documentos en papel y les surgen muchas
dudas tcnicas y operativas. El martes pasado tuve una de esas reuniones, y lo que coment
hace unos das en Sevilla lo voy a poner ahora por escrito, por si ests en esa situacin.
Digitalizar el archivo de una empresa o Administracin no es slo cuestin de hacer muchas
fotocopias. Es la parte ms evidente, la ms laboriosa y larga y la que ms
presupuesto consume en un proyecto. [Precisamente por eso les comento siempre a los que
estn evaluando programas de gestin documental que, una vez comprueben que el programa
hace todo lo que necesitan, se fije encmo lo hace. Si incorporar un documento a la base de
datos lleva mucho tiempo el coste del proyecto se dispara porque la mayor parte del coste es
tiempo de proceso y por muy rpido que sea el escner, el proceso de clasificar, identificar y
guardar el documento es manual, artesanal y laborioso. Cuando multiplicas ese tiempo por 10,
20 50 mil te das cuenta de que el coste del programa, de los ordenadores o de los escneres
es muy pequeo frente a este gasto.]
Pero, volviendo al argumento inicial, hay algo ms que digitalizar, que escanear, si quieres
hacerlo bien. Si, como me comentaba la gerente de esta empresa, quieres dar un valor
aadido al mero hecho de convertir los papeles en archivos PDF.
Esta empresa lleva ms de un ao preparando un equipo de trabajo para ofrecer a sus clientes
este nuevo servicio. Han estado buscando el personal han comprado parte del equipo (algunos
ordenadores, escneres y, en breve, un servidor) y, sobre todo, han estado pensando en la
forma ms adecuada de plantear su oferta a los futuros clientes.
La opcin A (as la llam en nuestra reunin) es digitalizar, convertir cada documento en un
archivo PDF, ponerle un ttulo descriptivo y guardarlo en el servidor para entregarle, finalmente,
un CD o DVD, o varios ms bien, al cliente. Es algo. Es un avance. Pero es evidente que se
queda un poco corto.
La opcin B es similar, con una diferencia importante: los archivos se van a almacenar en un
programa de gestin documental (obviamente hablamos de ArchivaTech porque, a diferencia de
lo que ocurre cuando escribo este blog, cuando viajo a ver a un posible cliente intento venderle
algo). El proceso de escaneado es el mismo, pero hay un proceso previo, anterior, de
clasificacin de la informacin y de creacin de una estructura de carpetas y subcarpetas. De
esta forma, cuando el documento en papel se ha convertido en un archivo en PDF hay que
decidir en qu carpeta va y darle un ttulo coherente con el resto de documentos. Adems se le
asigna un nivel de seguridad. De esta forma, los documentos quedan perfectamente ordenados,
se pueden localizar rpidamente y estn accesibles solo para los usuarios oportunos. Al cliente
no se le entrega un montn de archivos, sino una base de datos documental y un programa
de acceso (o gestin). Esta es la opcin que ellas haban pensado (por eso me haban llamado,
claro).
La opcin C que les coment, por ser exhaustivo, era conservar los documentos en un servidor
en sus instalaciones (las de la empresa digitalizadora, no las del cliente) o en un servidor pblico
(vamos, en la nube) y proporcionar un acceso al cliente final a travs de Internet. Esta opcin
tiene algunas ventajas para el cliente: no tiene que comprar otro servidor, no se tiene que
ocupar de mantenerlo al da ni de posibles averas, ni preocuparse de que se quede pequeo El
principal problema que presenta, les coment, es que necesitan un ancho de banda generoso
para consultar documentos que pueden ser bastante pesados. Ellas, por su parte, vean
complicado que determinados clientes acepten que sus documentos estn en una base de datos
con acceso a travs de Internet. Por 600 que cuesta un servidor en el que Oracle mueve con
soltura 1.000.000 de documentos les gust ms la opcin B. Pero que conste que les habl de
la nube, como si no la odiara.
Llegado un punto no pude dejar de comentarles que un proyecto completo es algo ms y que
tena un video en el que hablo de las 5 patas de un proyecto de gestin documental y de otros
servicios que pueden prestar a sus clientes. En realidad no slo tengo un video, tengo un
montn de entradas sobre el tema en este blog. Si no las has visto an ste es un buen
momento. Ellas haban visto el video (ya te dije que llevan tiempo con este proyecto).
Pueden ofrecer la custodia de la documentacin fsica: nos llevamos 20 metros cbicos de
papel y os devolvemos los documentos en un servidor, pero no los destruimos an por si acaso
(aqu estamos todos pensando en algn juez un poco obsoleto, de los que an quedan muchos,
que reclame el documento original, aunque a veces no hace falta que sea obsoleto para que
sea necesario aportar el original).
Tambin pueden ofrecer la destruccin certificada de los documentos, un tema que tambin he
tratado antes. Y firma electrnica para conservar los documentos ms importantes
De lo que ms hablamos fue de otro servicio que, a mi pesar, me cae encima en algunas
ocasiones: la organizacin de los documentos. Siempre digo a los nuevos clientes que lo primero
que hay que hacer ANTES de empezar a digitalizar ni un papel es:
1.- Dar de alta a los usuarios, con su nivel de acceso y su estructura en grupos de trabajo.
2.- Tener preparada la estructura en rbol en la que se van a almacenar todos los documentos.
Como casi nunca empezamos de cero, los documentos ya existen as que este trabajo de
clasificacin se puede y se debe hacer antes de escanear la primera hoja. Mi consejo es utilizar
una hoja Excel para crear la estructura, aunque se puede hacer con un lpiz y un papel. Y mi
segundo consejo es que si el volumen es muy grande, consulten con un biblioteconomista para
que les ayude (en realidad no suelo hacerlo, pero si no lo pongo aqu mis lectores del gremio me
machacan con sus comentarios). Bromas aparte s que le coment este punto. Una cosa es
echar una mano a una gestora de 5 personas que dudan entre una carpeta para documentos
mercantiles y cuentas anuales y otra cosa es ofrecer un servicio completo a un ayuntamiento
con decenas de miles de documentos. Aqu hace falta algo ms que una hoja de clculo y un par
de horas de conversacin.
En resumen, su oferta de dar valor aadido me parece muy acertada y tienen opciones
interesantes que elegir para darle al cliente un buen servicio. Mucho ms que fotocopias.