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Gerencia y control de crdito y cobranzas
1. Introduccin
2. Cuentas por cobrar: conceptos preliminares
3. Otras modalidades de cuentas por cobrar
4. Consideraciones bsicas sobre la poltica de crdito de la empresa y rendimientos sobre la
in!ersin
". Consideraciones #enerales sobre el proceso de concesin de crdito
$. %alor crediticio del solicitante de crdito
&. 'ecisin sobre la solicitud de crdito
(. )rincipales indicadores *inancieros aplicables a la solicitud de crdito
+. )olticas y procedimientos de cobranzas
1,. Costos de las cobranzas
11. -nlisis lineal del punto de e.uilibrio y #astosde cobranzas
12. )rocedimientos de cobranza
13. /istemas utilizados para obser!ar las cuentas
14. -nlisis de las cuentas
1". )rocedimientos y tcnicas de cobranzas
1$. 0as condiciones de pa#o y las polticas de crdito y cobranza
1&. 1ies#o de la in!ersin incremental en cuentas por cobrar
1(. 'escuentos por pronto pa#o
1+. Costo de los descuentos por pronto pa#o
2,. Control de cuentas por cobrar
21. -spectos principales a controlar en la administracin del crdito
22. Cuentas incobrables: estimacin de cuentas incobrables
23. -spectos le#ales
24. Crdito y procesamiento electrnico de datos
2". 2todos modernos para arc3i!os y re#istros de cobranza
2$. Or#anizacin y *unciones de crdito y cobranza
2&. 0a administracin de crdito y el concepto de mercadotecnia inte#rada
2(. 0os clientes como recursos de la or#anizacin
2+. 1e*erencias biblio#r*icas
I451O'6CCI74
La administracin del crdito y las cobranzas se encuentra entre las actividades ms difciles de
realizar. Esta actividad est incluida entre las muchas que desempea una empresa que produce
artculos para la venta! o que compre dichos artculos para luego revenderlos. "ualquiera que sea la
modalidad de las operaciones! se espera obtener un margen de utilidad razonable con relacin a sus
costos y gastos. Las polticas y procedimientos utilizados para la concesin de los crditos! recaudacin
del dinero que produzcan los cobros de los crditos! los instrumentos que utilice la firma para e#ercer un
control efectivo sobre los crditos y las cobranzas! y la aversin al riesgo de los empresarios! entre otras!
van a ser las variables que los empresarios con agudeza de visin financiera tendrn que considerar a fin
de orientar efectiva y eficientemente la gerencia de crdito y cobranzas. $s! se pretende lograr los
ob#etivos propuestos para la empresa donde el volumen de sus ventas y el nivel de sus utilidades netas
peridicas dependen de las ventas a crdito.
Los lineamientos de este traba#o bibliogrfico obedecen precisamente a la consideracin de las
variables antes mencionadas. En consecuencia! su tratamiento implica la aplicacin prctica en la vida de
las empresas para el mane#o de sus cuentas por cobrar.
ii
La elaboracin del presente traba#o es consecuencia de la revisin de libros! artculos de revistas!
folletos y la e%periencia profesional del autor. $simismo! debe considerarse el inters del autor en el
estudio del crdito en los negocios y su repercusin en su administracin financiera. "on lo tratado en el
presente estudio no se pretende algo novedoso en el mbito de las finanzas ni lo &ltimo que escriba o se
haya escrito sobre este tema' a medida que se desarrollan las ciencias administrativas surgen tcnicas
ms avanzadas que si no eliminan ideas anteriores! por lo menos las modifican tratando de
perfeccionarlas.
(inalmente! se reconoce y agradece la colaboracin y motivacin aportadas por el )r. *agn
+aldez ,-.E/)0 y Lic. 1afael 2egundo 3onzlez! *.4.$ ,-.E/)0 por sus oportunas sugerencias para
la elaboracin del presente traba#o en su versin primaria del ao 5678! ba#o el ttulo de $dministracin y
"ontrol de "uentas por "obrar y que se presenta ahora con un enfoque consistente con la realidad
gerencial actual. 9ambin mis palabras de profundo agradecimiento a todos mis colegas profesores
universitarios y alumnos de pre y postgrado de la .niversidad de :riente! .niversidad (rancisco de
*iranda! .niversidad de 3uayana! .niversidad 2anta *ara y! a todas aquellas personas que de una u
otra forma contribuyeron al logro de este ob#etivo.
1a*ael 8eau*ond
Ciudad Guayana9 %enezuela9 no!iembre de 2,,"
iii
C-)I560O I
C6:45-/ )O1 CO81-19 CO4C:)5O/ )1:0I2I4-1:/
Las cuentas por cobrar constituyen tal vez uno de los activos ms importantes de una empresa.
2u misma naturaleza de representar las decisiones de concesin de crdito! la gran importancia que para
la administracin tiene su buen mane#o y control en las decisiones financieras! como instrumento que
contribuye a elevar el volumen de ventas y a la generacin de fondos para el financiamiento de las
operaciones corrientes de la empresa. /ara todos los fines de la gerencia de crdito se deben considerar
dos elementos bsicos;
1. Obtencin de la m;ima #anancia en operaciones.
2. Cobrabilidad de las !entas a crdito9 minimizando lo ms .ue se pueda el ries#o de las
cuentas por cobrar9 a *in de prote#erse contra posibles prdidas.
3. Optimizacin de las #anancias de los accionistas de la *irma
El concepto de cuentas por cobrar puede ser establecido desde los siguientes puntos de vista;
5. 'esde el punto de !ista contable;
Las cuentas por cobrar son la parte del activo circulante originada por las ventas a crdito. Este
concepto comprende las cuentas por cobrar originadas por operaciones comerciales' no obstante! e%isten
cuentas por cobrar no procedentes de las operaciones corrientes de un negocio y com&nmente se le
conoce como no comerciales! estas &ltimas son generadas por transacciones realizadas en las siguientes
modalidades;
a. :ntre la empresa y sus empleados o accionistas
b. Compa<as a*iliadas
c. 'epsitos reembolsables
d. 1eclamaciones por prdidas a da<os
e. -nticipos dados para compra de mercancas
*. Cobros al #obierno por de!oluciones de impuestos
#. :n #eneral cual.uier derec3o a cobrar no pro!eniente de una !enta a crdito de bienes
o ser!icios.
2. 'esde el punto de !ista administrati!o:
Las cuentas por cobrar son el total de los crditos a corto plazo otorgados y a&n no recuperados!
y que representan un eficiente indicador de la gestin administrativa de un negocio! o en su departamento
de crdito en materia de crdito y cobranzas al hacerse un anlisis de ellas. .n negocio se
ayuda me#or a s mismo cuando sirve me#or a su clientela! cuando comercia no slo en vender sus
productos y servicios! sino tambin en satisfacer los deseos y las necesidades humanas. <ing&n gerente
de crditos puede servir bien a su negocio! a menos que act&e en forma igual con el p&blico.
La necesidad de ambos crditos! el comercial y el del consumidor! est firmemente establecida
en la sociedad. La satisfaccin de stas necesidades constituye el reto profesional que debe enfrentar en
la actualidad! el hombre dedicado a la gerencia de crdito.
El concepto administrativo de las cuentas por cobrar destaca una importante actividad dentro de
la empresa que pone en relieve la necesidad de emprender estudios profundos y cuidadosos! tendientes
a lograr la m%ima efectividad del proceso de ventas a crdito. $simismo! en la cobranza de los crditos
otorgados en plazos normalmente establecidos por la poltica crediticia de la firma.
3. 'esde el punto de !ista *inanciero:
)esde el punto de vista financiero! las cuentas por cobrar constituyen fondos comprometidos.
Esto significa una ampliacin de los mismos en forma directa del efectivo que debera percibirse de las
ventas al crdito concedido para facilitar las ventas y me#orar los beneficios. Esto a su vez afecta el flu#o
de ca#a de una empresa! en vista de los efectos que tienen las polticas relativas de la concesin de
crditos y a las polticas de cobranzas en la rapidez conque entren los fondos a la firma. $simismo!
tambin se afectarn los estados financieros presupuestados! tanto el estado de ganancias y prdidas
como el balance general debido a los efectos de las decisiones que se tomen respecto a las ventas a
crdito y a las prdidas por cuentas incobrables. $s! desde el punto de vista financiero! las cuentas por
cobrar! representan un instrumento realmente importante en la funcin financiera de una empresa. )e
una buena poltica de concesin de crdito y de un buen sistema de cobros! depender la contribucin de
las cuentas por cobrar a la provisin de fondos en las condiciones ms venta#osas y a la ma%imizacin de
las utilidades de la empresa.
4. 'esde el punto de !ista econmico:
Las cuentas por cobrar ,el crdito0 representan un elemento con efectos decisivos en todos los
tipos el cielo de negocios. Los negocios en sus actividades son entes dinmicos que pasan por una serie
de etapas o perodos en los cuales perodos de prosperidad alternan con perodos de recesin. La
confianza y voluntad para el otorgamiento de crdito! monto y plazo de pago van a depender en gran
parte de el etapa en la cual se encuentre el negocio.
En consecuencia! cuando un negocio se recupera de un perodo de decadencia! invierte en
activos fi#os! los precios y las utilidades aumentan con el incremento de la demanda' al elevarse el valor
de los bonos y las acciones! nuevos crditos se negocian fundamentados en ese aspecto. 2e necesita la
utilizacin de la totalidad del capital y mano de obra para satisfacer la demanda. En una poca de
depresin! en la cual la demanda se nivela o es inferior a la produccin! los comerciantes quedan con
niveles de inventarios elevados que no pueden vender' se trata de acelerar el cobro de las cuentas y
documentos por cobrar! se venden bonos! acciones y activos fi#os para pagar a los acreedores y
aumentar la liquidez de la firma' la reduccin de personal es caracterstica de esta poca.
En poca de recesin! lo caracterstico es que un gerente sea pesimista y reacio a conceder
crditos. $s! la reduccin en las ventas y en la actividad de los negocios! a lo cual a su vez se une la
presin a los clientes para que cancelen sus deudas a la empresa' cuando se trata de crditos de plazos
no vencidos! se les ofrecen a los clientes atractivos descuentos por pagar antes de la fecha de
vencimiento de la deuda. "uando la recesin alcanza su punto ms ba#o! los gerentes de crdito intentan
estimular la recuperacin de la empresa mediante el establecimiento de una poltica crediticia ms liberal.
En las primeras etapas de cambio en los negocios! si la confianza de los gerentes de crdito en la
capacidad de pago de sus clientes en el futuro los hace demasiado fle%ibles en la concesin de los
crditos! se da un impulso a la sobre e%pansin con el consiguiente peligro de inversin e%cesiva en
cuentas por cobrar.
Lo anteriormente sealado respecto al enfoque econmico del crdito resalta el papel que desempea el
crdito en las diversas etapas del ciclo de los negocios y la incidencia que tiene el ciclo de los negocios
en los niveles de cuentas por cobrar! en la concesin y en la restriccin del crdito.
Los conceptos de cuentas por cobrar! enfocados a travs de cuatro puntos de vista diferentes
dan una idea de las diferentes actividades en la vida de una empresa en las cuales las cuentas por cobrar
desempean uno de los roles ms importantes! tanto en el aspecto "ontable! $dministrativo y (inanciero
como el Econmico.
O51-/ 2O'-0I'-':/ ': C6:45-/ )O1 CO81-1
En el presente traba#o se utiliza el nombre de cuentas por cobrar para designar todos los
derechos a cobrar de una empresa a corto plazo! por lo tanto! letras de cambio! y otros documentos por
cobrar que provengan de las operaciones normales del negocio y recuperacin est comprendida dentro
del ciclo normal de operaciones del mismo quedan contenidos en este concepto.
3eneralmente el trmino de cuentas por cobrar es utilizado para denominar los crditos
concedidos en cuenta abierta y recuperables a corto plazo' es decir! a base de cargos y abonos en los
cuales en muchos casos no se requiere la utilizacin de comprobantes en los cuales figura la firma del
deudor como obligado a pagar. $s! se conceden plazos razonables y descuentos por pronto pago!
aspectos que estn formalizados en los documentos por cobrar antes mencionados.
2in embargo! ese formalismo no impide que puedan ser estudiadas en con#unto ba#o el rubro de
cuentas por cobrar ya que los aspectos relacionados con $dministracin y control pueden usarse
indistintamente! salvo en los casos de negociacin de documentos por cobrar! en los cuales es necesario
un tratamiento especial desde el punto de vista legal! contable y financiero; Es importante considerar las
2
disposiciones legales que rigen los documentos negociables ms usuales! como letras de cambio y
pagars.
3
C-)I560O II
CO4/I':1-CIO4:/ 8=/IC-/ /O81: 0- )O0>5IC- ': C1:'I5O ': 0- :2)1:/- ?
1:4'I2I:45O /O81: 0- I4%:1/IO4 .
El principal ob#etivo de la administracin de cuentas por cobrar! salvo que las finanzas del
negocio se encuentran altamente limitadas! es hacer que el rendimiento sobre la inversin sea elevado a
su m%imo nivel. Este rendimiento permite lograr un equilibrio! que en las circunstancias propias de una
empresa! resulta en una combinacin de ndices de rotacin y porcenta#es de utilidades. En la medida en
que se otorguen crditos! se estn comprometiendo fondos y al mismo tiempo la capacidad del negocio
para pagar sus obligaciones' no obstante! se facilitan las ventas de los productos me#orando las
utilidades. /or lo tanto! el equilibro debe e%istir bsicamente entre el beneficio obtenido de la concesin
del crdito ,rendimiento0 y la capacidad de obtener los fondos suficientes para pagar las deudas ,liquidez0
de tal manera que ese beneficio sea un indicador del nivel a que se eleva el rendimiento sobre la
inversin.
$s por e#emplo una empresa que ha realizado durante el ao 567= un total de ventas por
>5.7??.??? de los cuales >5.56?.??? fueron a crdito y >=5?.??? al contado! y si obtuvo una utilidad neta
despus de impuestos por >5.@??.??? y si el capital de dicha empresa es de >5@.???.???! su tasa de
rendimiento sobre la inversin ,91A0 se calcula mediante la siguiente frmula;
Esto significa que se ha obtenido un rendimiento de un @?B. Entonces el aporte al rendimiento sobre la
inversin de las ventas a crditos ,$1A0 se calcula de la manera siguiente;
Esto significa que del rendimiento sobre la inversin de @?B un 5CB ha sido aportado por las ventas a
crdito partiendo del hecho de que en la misma proporcin que participan las ventas a crdito en el total
de ventas ,7?B0! tambin participan en el rendimiento sobre la inversin ,7?B de ?.@?0.
<aturalmente! que a&n no han sido incluidos el elemento riesgo ni los efectos de la inflacin.
Estos factores debe tomarse en consideracin en la determinacin de las posibles prdidas por cuentas
por cobrar no recuperables ,el e#emplo anterior se basaba en el supuesto de que todas las cuentas por
cobrar son recuperables0! este elemento va a ser factor determinante en la poltica de concesin de
crditos influyendo por lo tanto en el tamao de la inversin en cuentas por cobrar. $simismo! la inflacin
causar que el dinero que se recupere de las cobranzas tenga menos valor con los aumentos del nivel de
precios de los bienes y servicios de la economa nacional.
CO4/I':1-CIO4:/ G:4:1-0:/ /O81: :0 )1OC:/O ': CO4C:/I74 ': C1:'I5O/.
"onsiderando que la inversin en cuentas por cobrar se hace en trminos de riesgo! en el
proceso de concesin de crditos e%isten cuatro pasos bsicos.
1. 'esarrollo de una idea sobre la calidad del crdito.
2. In!esti#acin del solicitante del crdito.
3. -nlisis del !alor del crdito del solicitante.
4. -ceptacin o rec3azo de solicitud de crditos.
1. 'esarrollo de una idea sobre la calidad del crdito:
2e refiere a la calidad del crdito que el solicitante tiene y que la empresa tiene deseos de
aceptar! tomando en cuenta un punto limite en trminos de riesgo. En este paso se determina el grado de
riesgo que la empresa est dispuesta a aceptar. )e la manera en que e%isten clientes de los cuales se
puede estar seguro de que pagarn sus cuentas! tambin hay clientes que tienen menos posibilidades de
pagarles. 9odo va a depender en esta etapa del beneficio incremental que se obtenga en la concesin de
crdito cuando se compare la utilidad que se espera de la concesin de crditos adicionales! con la que
se de#ara de obtener si no se efectuase la venta a crdito que aumentase el ingreso neto anual. 2i
observamos el e#emplo de una empresa que aumenta sus ventas a crdito en >5?.???! los costos
incrementados por esta venta de un 8=B! gastos por cobranzas adicionales de un 8B ,se e%cluyen
gastos fi#os puesto que estos disminuyen con el mayor volumen de ventas ya que se van diluyendo a
medida que stas aumentan! se ha calculado que vender a ciertos clientes representa un riesgo de un
7B. 2e podra establecer que el incremento en el ingreso neto anual esperado! ocasionado por la venta
de >5?.??? a crdito se determinara de la siguiente manera;
%entas adicionales al #rupo de
Clientes con &@ de ries#o
2enos: Cuentas no cobrables A&@B
In#reso de !entas incrementado
Costos de !entas incrementado
A$"@ de las !entasB
Gastos de cobranzas adicionales
A$@ de las !entasB
5otal costos adicionales
Incremento esperado en el
In#reso neto anual
C$.",,
$,,
C1,.,,,
&,,
C +.3,,
&.1,,
C 2.2,,
DDDDDDDD
2i se acepta este grupo de clientes para efectuar la venta de 4s. 5?.??? con riesgo del 7B! se
aumenta el ingreso en 4s. 6.D?? y los gastos en 4s. 7.5??! o sea los costos adicionales seran un 75B
de las ventas adicionales pero se obtendra sobre esas ventas incrementadas un aumento en el ingreso
neto de un @@B. )e tal manera que el grado de crdito va a depender del incremento en la utilidad que se
espere obtener por el incremento de las ventas mediante la concesin de crditos. 2upngase ahora el
mismo e#emplo pero con un riesgo de un D?B.
9
%entas adicionales al #rupo de
Clientes con 3,@ de ries#o
2enos: Cuentas no cobrables A&@B
In#reso de !entas incrementado
Costos de !entas incrementado
A$"@ de las !entasB
Gastos de cobranzas adicionales
A$@ de las !entasB
5otal costos adicionales
Incremento esperado en el
In#reso neto anual
C$.",,
$,,
C1,.,,,
3.,,,
C &.,,,
&.1,,
C A1,,B
DDDDDDDD
/uede observarse en este caso que con un riesgo del D?B se espera una prdida de >5?? por lo
tanto en estos casos el grado de crdito debe ser disminuido! hasta que por lo menos se obtenga un
equilibrio entre el porcenta#e de utilidad esperado sobre la inversin incrementada en cuentas por cobrar
y el que normalmente e%ige la empresa en sus inversiones.
)e acuerdo con lo anterior si una empresa desea determinar cual es el grado m%imo de riesgo
que puede aumentar sus ventas a crdito! y si normalmente e%ige un margen neto de ganancia de un
@=B entonces el m%imo riesgo a aceptar en la concesin de crditos sera ,supngase el e#emplo
anterior0;
-umento en las !entas DC1,.,,,
-umento del In#reso neto anual D 2"@ de C1,.,,,
-umento en el costo de !enta D $"@ de 1,.,,, D $.",,
Gasto de cobranza adicional D $@ de 1,.,,, D $,,
:ntonces el ries#o m;imo por cuentas no cobrables sera:
-umento en las !entas E Acuentas no cobrables F #astos adicionalesB D aumento del in#reso neto
anual
2.",, D 1,.,,, E Acuentas no cobrables F $.",, F $.,,,B
Cuentas no cobrables D 1,.,,, E &.1,, E 2.",,
Cuentas no cobrables D 4,,
Lo que significa que el m%imo de riesgo que debe asumir la empresa por concepto de la venta
de >5?.??? para que se obtenga una ganancia de un @=B sobre las nuevas ventas debe ser de un CB.
Las consideraciones anteriores revelan que las condiciones riesgosas en las cuales se efect&an
ventas adicionales implican adems aumentos de los costos y s estos costos e%ceden el beneficio que
reportan entonces se debe de#ar de efectuar la venta a crdito.
2. In!esti#acin del solicitante de crdito.
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La decisin de conceder crdito lgicamente va a estar basada en la informacin que se obtenga
del cliente para tales efectos.
$ pesar de la e%istencia de muchas fuentes de informacin crediticia! es obvio que se incurra en
gastos para obtenerla. En algunos casos! en particular para pequeas cuentas! es posible que el costo de
obtener la informacin sea superior a la rentabilidad potencial de la cuenta' entonces la firma tendr que
conformarse con una informacin muy limitada para fundamentar sus decisiones en la concesin de
crditos. :tro aspecto! adems del costo que la firma debe tomar en consideracin! es el tiempo que
requiere investigar al solicitante de crdito. <o debe mantenerse en perspectiva a un cliente por un
tiempo muy prolongado! en espera de que se termine una comple#a investigacin de sus antecedentes
por lo que la cantidad de informacin de que se disponga debe ser adecuada al tiempo que se dedique a
investigar al cliente y al gasto en que se debe incurrir en la obtencin de informacin. "onsecuentemente!
los aspectos costo de la investigacin y tiempo de duracin de la misma van a ser los factores que el
analista de crditos deber considerar y podr utilizar los siguientes medios de informacin.
a. :stados Ginancieros.
b. In*orme de -#encia.
c. In*ormes 8ancarios.
d. Intercambio de In*ormacin.
e. Otras *uentes de in*ormacin o e;periencia de la propia empresa.
a. :stados Ginancieros:
"onstituyen una de las principales fuentes de informacin para la evaluacin de solicitantes de
crditos' tanto el balance general como el estado de prdidas y ganancias aportan datos financieros
sumamente importantes sobre el solicitante. $s! el balance general permite determinar la capacidad de
pagos del cliente haciendo un anlisis de su posicin financiera a corto plazo. El estado de prdidas y
ganancias mostrar el potencial de la empresa solicitante para generar ingresos capaces de respaldar
sus deudas.
Estos estados financieros deben ser suministrados por los mismos clientes y ser ms confiable
la informacin que contengan si han sido auditados por firmas reconocidas de contadores p&blicos. )e
las conclusiones que se obtengan del anlisis de los estados financieros de los futuros clientes!
depender la aceptacin o el rechazo de su solicitud.
b. In*orme de -#encia:
/uede obtenerse tambin informacin sobre los futuros clientes utilizando los servicios de una
agencia especializada en investigaciones de solicitantes de crdito. Este tipo de agencia realiza el estudio
correspondiente y transmiten la informacin a la empresa acreedora sobre el anlisis de crdito;
1. -pro;imadamente el patrimonio neto del solicitante de crdito.
2. 6na apreciacin del lmite de crdito .ue puede concederse.
3. /i la in*ormacin disponible es insu*iciente para e!aluar un determinado ne#ocio.
4. 6na bre!e 3istoria de las empresas solicitantes de crdito y de sus principales
socios y directi!os.
". 0os resultados de una encuesta entre pro!eedores Aotros acreedoresB sobre su
e;periencia con el solicitante de crdito en cuanto al cumplimiento de sus obli#aciones.
La calidad de la informacin que obtienen estas agencias investigadoras va a estar afectada por;
5. La cantidad de informacin que puede obtener la agencia investigadora del
solicitante. 9al informacin debe ser representativa de su valor crediticio.
@. El grado de colaboracin que el solicitante de crdito preste a la agencia!
suministrando informacin que permita formarse una opinin respecto a las
posibilidades de otorgamiento de crdito.
Estos dos &ltimos aspectos son de gran significacin y constituyen la base principal para que la
agencia encargada pueda obtener los datos necesarios para evaluar al solicitante investigado.
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c. In*ormes 8ancarios:
$ travs de los )epartamentos de "rdito de los 4ancos tambin puede obtenerse informacin
sobre el solicitante de crdito. los oficiales de crdito de estos departamentos practican verifican los
antecedentes de los solicitantes de crditos para sus clientes para producir un informe que permita tomar
una decisin de otorgar o no el crdito.
$ travs de las referencias bancarias es posible determinar;
5. 2aldos promedios en cuentas corrientes y de ahorros.
@. Anversiones a corto y largo plazo en papeles comerciales bancarios.
D. "rditos a corto yEo largo plazo otorgados al solicitante y cumplimiento
con los pagos.
C. Amagen del solicitante ante el banco ,o los bancos0 con el cual tenga
relaciones. Los bancos de datos de las redes de informacin de las instituciones
bancarias pueden suministrar informacin sobre este particular
Es habitual que los acreedores e%i#an a sus futuros deudores referencias bancarias y de la
calidad de estas referencias puede depender la aceptacin o rechazo de la solicitud de crdito.
d. Intercambio de in*ormacin
Esta otra forma de investigar a los solicitantes de crdito consiste en el intercambio de
informacin entre empresas que efect&an ventas a un mismo cliente. Este medio de obtener informacin
permite determinar;
a. 5iempo durante el cual el solicitante 3a sido cliente de la empresa .ue suministra la
in*ormacin.
b. Crditos m;imos .ue le 3an sido otor#ados al solicitante.
c. Crdito actual del solicitante.
d. Cumplimiento en los pa#os.
La informacin que se obtenga de las empresas acreedoras del cliente solicitante proporcionan
una referencia bastante amplia al analista de crdito. 9al informacin contribuir a formar las bases en
que se apoyar la gerencia de crdito para la toma de una decisin respecto a la concesin de crditos.
e. tras *uentes de in*ormacin y e;periencia de la empresa
$dems de las fuentes anteriormente sealadas! para investigar a un solicitante de crdito
pueden utilizarse tambin los servicios de los vendedores. Estos pueden informar sobre la localizacin y
condiciones del negocio del cliente! sobre las condiciones de competencia locales! forma de
organizacin del negocio! si es como persona natural! sociedad de personas! o como persona #urdica
,sociedad annima! sociedad de responsabilidad limitada! o cualquier otra variante de persona #urdica0.
:bservando las marcas de las mercancas almacenadas en las estanteras de los futuros clientes que
comercian al detal los vendedores pueden obtener los nombres de otros proveedores de los mismos. 2e
puede entonces investigar con los proveedores de las marcas observadas por los vendedores el tipo de
e%periencia de crdito mostrada por el solicitante sobre el cual se efect&a la averiguacin.
<o obstante! no se puede otorgar plena confianza a los informes que elaboren los vendedores
sobre el valor crediticio de los solicitantes de crdito. )ebe considerarse que la realizacin de la venta es
el m%imo ob#etivo de los vendedores que generalmente no son responsables de los cobros y estn
motivados por el estmulo que producen las comisiones que devengan por colocar dichas ventas.
9ambin podra obtenerse informacin de las asociaciones de comercio! oficinas comerciales!
bufetes de abogados y manuales de inversin y firmas especializadas en suministrar informacin sobre el
valor crediticio de los clientes.
La utilizacin de estas fuentes de informacin se hace ms necesaria en la medida que desee
formar un #uicio sobre el crdito que se puede conceder! entre los aspectos ms importantes se
consideran;
5. 4eneficio esperado de la venta a crdito que se espera realizar! por lo cual se debe
tener sumo cuidado en relacionar los costos incurridos en la investigacin con el beneficio que se
espera obtener de la venta a crdito.
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@. El grado de certidumbre que se tendr sobre el cumplimiento de pago por parte del
cliente.
D. El sistema de control e%istente para las cuentas por cobrar y las recuperaciones de
las mismas! tomando en consideracin perodos de cobro! costo de las cobranzas y prdidas en
cuentas de cobros dudosos.
En lo que se refiere a negocios de ventas al detal! no se mane#a ya el crdito comercial! o sea el crdito
entre empresas! sino el crdito al consumidor. La labor de crdito en negocios de ventas al detal consiste
ms que todo en prstamos directos a los consumidores! e%tendidos por instituciones financieras! como
bancos comerciales y organizaciones financieras para prstamos personales! as como tambin crditos
concedidos a individuos para adquirir artculos de consumo.
En este tipo de negocios! como las ventas a crdito son predominantemente de montos relativamente
ba#os! los costos de investigar a los solicitantes de crdito deben ser limitados puesto que debe tomarse
en cuenta el beneficio que se obtendr de la venta. Agualmente que en el caso del crdito comercial! tanto
el costo de la investigacin del solicitante! as como el tiempo que se tome realizar la investigacin son
aspectos que deben mane#arse con sumo cuidado! puesto que como se di#o anteriormente el costo de la
investigacin debe ser racional con respecto a la utilidad que se espera de la venta y el tiempo que
demore la investigacin del cliente debe ser lo ms corto posible para que ste pueda obtener una
respuesta concreta y rpida respecto a la aceptacin o rechazo de sus solicitud. La demora en la
respuesta a un cliente puede ocasionar la prdida de ste las con obvias consecuencias en el volumen
de ventas.
/ara las investigaciones de crdito al consumidor se puede recopilar informacin de la siguiente
manera;
1. Obteniendo la in*ormacin del mismo cliente solicitndole re*erencias
bancarias9 personales9 de trabaHo9 de in#resos personales totales yIo *amiliares9
y comerciales.
2. In!esti#acin en el banco donde el cliente tiene su cuenta9 para obtener una
idea #eneral de sus saldos promedios o si sus relaciones con la institucin
bancaria son satis*actorias.
3. Comprobando las costumbres de pa#o del cliente.
4. 2ediante entre!istas personales con el cliente.
La forma de la solicitud de crditos puede requerir que el cliente proporcione informacin
referente a su lugar de traba#o! n&mero de aos que ha estado empleado! cargo que ocupa y sueldo!
cargas familiares! su residencia! si vive en casa propia! alquilada! hipotecada! o con familiares! si posee
ingresos adicionales! otras obligaciones que tenga el cliente con diversos acreedores y monto de estas
obligaciones. En lo que se refiere a la informacin concerniente al empleo! esta puede ser comprobada
e%igindole al solicitante la constancia de traba#o! debidamente autenticada por una autoridad
competente de la empresa en que presta servicios! o ms rpidamente! por telfono puede verificarse la
residencia y el empleo con una simple llamada. 9ambin puede obtenerse la informacin mediante
entrevista directa con el solicitante! el investigador del crdito puede formarse un #uicio al notar la manera
de vestir del cliente! e%presiones y reacciones ante la informacin que se le requiere. Las firmas de
contadores p&blicos tambin pueden dar fe de los ingresos totales de los solicitantes y omitir opiniones
sobre su situacin financiera.
Las ventas a crdito al detal no requieren una investigacin tan e%igente como el crdito
comercial' sin embargo! de ninguna manera son menos riesgosas' adems! e%igen mucha atencin sobre
todo en el establecimiento de un buen control de cobranzas.
%-0O1 C1:'I5ICIO ':0 /O0ICI5-45:
9omando como base la informacin obtenida en la investigacin del futuro deudor se debe
estimar la probabilidad de que este pague sus cuentas! as como determinar si esta o no dentro de los
limites de aceptacin.
13
0as JCuatro CesK del Crdito
En el crdito comercial! la decisin respecto al grado de riesgo de un solicitante de crdito! es
bsicamente un asunto de #uicio. Esta decisin involucra que se tomen en cuenta cuatro criterios
fundamentales! a los que com&nmente las conoce como las cuatro "E2 del crdito y estn integradas
por;
1. Capital.
2. Capacidad.
3. Carcter.
4. Condiciones.
1. Capital
"omprende los recursos financieros mostrados por el solicitante del crdito en su balance
general. Estos recursos financieros darn una idea de los activos de que dispone el cliente para respaldar
sus obligaciones. 2e realiza un anlisis de su situacin a corto plazo utilizando los diferentes ndices de
anlisis de activo circulante como razn del circulante prueba del cido o razn de solvencia inmediata!
rotacin de cuentas por cobrar! perodo medio de cobros y rotacin de inventarios! en algunos casos! se
puede estimar la antigFedad promedio de las cuentas por pagar del solicitante de crdito tambin
comparando las cuentas por pagar con las compras! as como las cuentas por cobrar con las ventas! para
relacionar capacidad de cobertura de pasivo a corto plazo.
2. Capacidad.
2e refiere a la e%periencia de los funcionarios de la empresa solicitante de crdito y a la habilidad
mostrada por sta para funcionar con %ito! el grado de este %ito estar indicado por la trayectoria
histrica de sus utilidades.
9anto la historia de las utilidades de la empresa solicitante como su potencial para producirlas
pueden determinarse a travs del anlisis de los estados de ganancias y prdidas de los &ltimos aos. <o
obstante! el estudio de la capacidad de la empresa a travs del estado de prdidas y ganancias debe ser
realizado en relacin con los aspectos referentes al capital! tomando en cuenta el anlisis del activo a
corto plazo.
3. Carcter:
"onsidera los aspectos concernientes a la personalidad del solicitante. $s! toma en cuenta la
honradez y la sinceridad de los propietarios y la forma de direccin de la empresa solicitante de crdito.
La personalidad constituye la principal consideracin para determinar los riesgos de crdito! lo cual
involucra; responsabilidad normal y absoluta! honradez e integridad.
En conclusin! determinar la personalidad es una difcil! si no imposible! tarea. La personalidad
implica apariencia! y esta puede ser engaosa. .na presuncin razonable de la personalidad basada
totalmente en la apariencia! es lo me#or que un gerente de crdito puede esperar hacer. En consecuencia!
debe usar todo recurso a su disposicin para asegurarse de que cada candidato para crdito! tiene las
cualidades de honorabilidad e integridad que le harn siempre bien dispuesto y determinado a pagar sus
deudas! el crdito es inconcebible sin la confianzaG.
La evaluacin de la personalidad debe ser uno de los criterios fundamentales que deben
considerarse en las decisiones sobre crdito! un refle#o engaoso de la personalidad puede conducir al
refle#o de una situacin falsamente atractiva y consecuentemente inducir a decisiones errneas. Este
refle#o de la personalidad es tambin importante al considerarse el costo y el tiempo que limitan la
e%tensin y escrupulosidad hasta donde pueda ser realizada la investigacin.
4. Condiciones:
Este criterio se refiere a la posibilidad de establecer limitaciones o restricciones especiales para
la concesin de crdito a cuentas a que no inspiran confianza. 9ambin se usa el trmino condiciones
para e%presar la situacin favorable! desfavorable tanto actual como futura en que se encuentra la
empresa solicitante de crdito! en vez de la imposicin de restricciones. "uando se predicen condiciones
favorables! frecuentemente! llevan a una e%pansin imprudente del crdito. En tanto que las condiciones
desfavorables ocasionaran un hecho contrario. .n gerente de crdito debe estar en conocimiento de que
14
las condiciones favorables estn basadas en una fecha adecuada y en una correcta interpretacin de la
informacin disponible.
)e cualquiera de las dos maneras que se enfoque este criterio! puede interpretarse como un
factor importante en el proceso de concesin de crdito puesto que de una u otra forma lo utilizar el
encargado del anlisis de crdito! bien para establecer restricciones al crdito en cuentas que son
dudosas o bien para formularse un #uicio de las condiciones actuales o futuras del solicitante de crdito.
Los criterios anteriormente citados pueden tambin ser aplicados! tanto al crdito comercial como
al crdito a consumidores. Los solicitantes de crdito personal pueden ser #uzgados basndose en los
criterios de capital , propiedades personales0! capacidad , potencial de ingresos personales! sueldos
mensuales! etc. 0! carcter , personalidad! honradez! integridad0 y condiciones , limitaciones al crdito
seg&n su situacin actual y tendencia prosperar0.
15
':CI/IO4 /O81: 0- /O0ICI56' ': C1:'I5O
.na vez que se haya obtenido la informacin sobre el futuro deudor! sta debe ser analizada y
para llegar a conclusiones de si aceptar o no una solicitud de crdito. El anlisis puede hacerlo sobre una
base cuantitativa utilizando indicadores financieros' tales como! ndices de liquidez! rotacin! patrimonio
de la firma solicitante del crdito! determinando as la capacidad del cliente para atender sus
obligaciones. /ese a lo que puedan resolver las tcnicas sealadas! la decisin final es bsicamente
cuestin de #uicio personal del analista de crdito quien se encarga de evaluar la informacin disponible
2iempre resulta difcil para los funcionarios de crdito descubrir! en lo que se refiere a cuentas
nuevas y las que ya estn en los libros! las cuentas que revisten un alto riesgo.
:l problema *undamental en la e!olucin de crdito consiste en determinar:
a. 0as cuentas .ue son de reconocido alto ries#o a las cuales se les otor#ar crdito.
b. 2onto del crdito.
c. .L Condiciones del crdito: perodo de pa#o9 nMmero de pa#os y tasa de inters.
La persona responsable del otorgamiento del crdito! al tomar la decisin al respecto! estar
consciente del grado de riesgo! cuanto es el monto del crdito que se pueda conceder y establecer las
condiciones en que se aceptar su solicitud de crdito. /or tanto! cualquier prdida que hubiese siempre
y cuando ste comprendida entre los niveles de riesgo estimados se pudiera considerar un hecho
completamente normal. /or consiguiente! en el clculo de la utilidad marginal que resulte de la venta
adicional debe estar contemplada la estimacin de cualquier perdida de acuerdo al riesgo estimado
)1I4CI)-0:/ I4'IC-'O1:/ GI4-4CI:1O/-)0IC-80:/
- 0- /O0ICI56' ': C1N'I5O.
La capacidad y capital de un solicitante de crdito pueden ser elevados utilizando ndices
financieros como.
1. 1azn de circulante.
2. )rueba del cido o razn de sol!encia inmediata.
3. 1otacin de cuentas por cobrar y periodo medio de cobros.
4. )eriodo medio de pa#o anti#Oedad de las cuentas por pa#ar.
". 1otacin de in!entarios.
$. 2ar#en de utilidad neta operati!a
1azn de circulante.
Este ndice financiero indica la capacidad que tiene la empresa para cubrir obligaciones a corto
plazo. 2e obtiene dividiendo el total del activo circulante del negocio! entre el total del pasivo circulante.
$s pues! la razn de circulante se calcula de la siguiente manera;
$s pues una empresa que tenga activos circulantes por >D??.??? y pasivos circulantes por
>5??.??? su razn de circulante ser;
Lo cual significa que por cada >5 de deuda a corto plazo que tiene la empresa cuenta con >D en activos
circulantes para respaldar sus deudas a corto plazo.
)rueba del cido o razn de sol!encia inmediata A1/IB
16
2e determina esta razn de una manera similar a la anterior pero e%cluye los inventarios del
activo circulante. Entonces la formula sera;
$s si una empresa tiene >D??.??? en activos circulantes! el inventario de mercanca es de
>5@?.???! y su pasivo circulante es de >5??.???! su razn de solvencia inmediata ,12A0sera;
Lo cual significa que por cada >5 de deuda a corto plazo que tiene la empresa cuenta con >5.H?
en activos disponibles y e%igibles para respaldar sus obligaciones corrientes.
1otacin de cuentas por cobrar y periodo promedio de cobranza
Estos indicadores son utilizados alternativamente para medir la liquidez de las cuentas por
cobrar.
1otacin de las cuentas por cobrar
La rotacin de cuentas por cobrar se calcula dividiendo el total de ventas netas entre el saldo a fin
de ao de las cuentas por cobrar entonces;
2i la empresa tiene al final de ao cuentas por cobrar por >@=?.???! y las ventas fueron
>5.=??.???! la rotacin sera;
)erodo promedio de cobranza
2i dividimos los 5@ meses del ao entre las veces que rotan las cuentas por cobrar! se obtendra
el tiempo promedio en que la empresa cobra sus cuentas.
-s: 12 mesesI $ D 2 meses
0o si#ni*ica .ue el periodo medio de cobro de los C2",.,,, en cuentas por cobrar es de 2
meses.
6tilizando la *rmula directa del periodo medio de cobranza puede obtenerse un resultado
similar:
:ntonces se#Mn el eHemplo anterior9 aplicando la *rmula:
17
Como $, das es i#ual a 2 meses9 se obtiene un resultado anlo#o al obtenido con el
clculo de la rotacin.
)erodo medio de pa#o.
2e utiliza un procedimiento similar al anterior pero correlacionado las cuentas por pagar con las
compras.
$s;
/i la empresa tiene cuentas por pa#ar a *in de a<o por 8s.$,.,,,9 y sus compras
*ueron de 8s. +,,.,,, entonces su perodo medio de pa#o ser de:
Lo que significa que la empresa sobre un saldo de >8?.??? de acuerdo al nivel de compras
efect&a sus pagos en lapsos promedios de tiempo de @C das.
1otacin de in!entarios.
Este indicador puede refle#ar la rapidez del flu#o de fondos que circula por las alzas o ba#as del
nivel de inventarios. Esta relacin proporciona una idea si los inventarios son eficientes o e%cesivos en
relacin con el volumen de ventas. /uede calcularse el ndice de rotacin de inventarios dividiendo el
costo de ventas entre el promedio de ventas entre el promedio de inventarios del ao! este promedio a su
vez se obtiene sumando el inventario inicial del ao ms el inventario final y dividindolo entre dos
entonces;
/or e#emplo; si una empresa! durante un determinado perodo! su costo de ventas fue de
>5.D??.???! su inventario inicial fue de >5C?.??? y su inventario a fin de ao fue de >5=?.???. 2u rotacin
sera;
Lo que significa que el inventario se ha vendido H.67 veces durante el el perodo corriente de
operaciones
2ar#en de utilidad neta operati!a.
Este margen indica el beneficio de la empresa en relacin con el valor de sus ventas. Este
margen de utilidad indica la eficiencia relativa de la empresa despus de tomar en cuenta todos sus
gastos impuestos e intereses. E%cluye las perdidas no operativas.
18
9ambin puede utilizarse la utilidad neta del ao! o la utilidad bruta! seg&n lo que se quiera
analizar con este ndice.
$s! si una empresa realiz ventas por >C??.???.??? y su utilidad neta en operaciones fue de
>58.???.???! entonces su margen de utilidad neta operacional sera;
Los ndices anteriormente descritos pueden obtenerse de los estados financieros que presenten
los solicitantes de crdito. <o obstante! es necesario que estos sean comparados con otros de aos
anteriores yEo con otras empresas del mismo ramo. /or esta razn! deben solicitarse los estados
financieros de varios de los &ltimos aos! para as poder llegar a conclusiones ms precisas observando
la tendencia de la empresa a travs de estas herramientas de anlisis y tambin en relacin con
empresas del mismo ramo.
Los conceptos esbozados en este captulo! constituyen un con#unto de ideas y criterios bsicos
que! normalmente! pueden ser utilizados por cualquier empresa para la formulacin de sus polticas de
concesin de crdito y que servir de patrn para el control del tamao o nivel de la inversin en cuentas
por cobrar.
19
C-)I560O III
)O0>5IC-/ ? )1OC:'I2I:45O/ ': CO81-4P-/.
Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa estn determinados por su
poltica general de cobranza. "uando se realiza una venta a crdito! concediendo un plazo razonable
para su pago! es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los trminos convenidos para
asegurar as el margen de beneficio previsto en la operacin. En materia de poltica crediticia se pueden
distinguir tres tipos de polticas! las cuales son' polticas restrictivas! polticas liberales y polticas
racionales.
1. )olticas restricti!as.
"aracterizadas por la concesin de crditos en perodos sumamente cortos! normas de crdito
estrictas y una poltica de cobranza agresiva. Esta poltica contribuye a reducir al mnimo las prdidas en
cuentas de cobro dudoso y la inversin movilizacin de fondos en las cuentas por cobrar. /ero a su vez
este tipo de polticas pueden traer como consecuencia la reduccin de las ventas y los mrgenes de
utilidad! la inversin es ms ba#a que las que se pudieran tener con niveles ms elevados de ventas!
utilidades y cuentas por cobrar.
2. )olticas 0iberales.
"omo oposicin a las polticas restrictivas! las polticas liberales tienden a ser generosas! otorgan
crditos considerando la competencia! no presionan enrgicamente en el proceso de cobro y son menos
e%igentes en condiciones y establecimientos de perodos para el pago de las cuentas. Este tipo de
poltica trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar as como tambin en las
prdidas en cuentas incobrables. En consecuencia! este tipo de poltica no estimula aumentos
compensadores en las ventas y utilidades.
2. )olticas racionales.
Estas polticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flu#o
normal de crdito y de cobranzas' se implementan con el propsito de que se cumpla el ob#etivo de la
administracin de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este ob#etivo consiste en
ma%imizar el rendimiento sobre la inversin de la empresa
2e conceden los crditos a plazos razonables seg&n las caractersticas de los clientes y los
gastos de cobranzas se aplican tomando en consideracin los cobros a efectuarse obteniendo un margen
de beneficio razonable.
CO/5O/ ': 0-/ CO81-4P-/.
.na de las variables principales de la poltica de cobranza es el costo de los procedimientos de
cobranza! situado dentro de ciertos lmites! mientras mayores sean los gastos de cobranza menor ser la
proporcin de incobrables y el lapso medio de cobro. <o obstante la relacin entre costo de las
cobranzas y eficiencia de las mismas no es lineal. Los primeros gastos de cobranza es probable que
produzcan muy poca reduccin de las cuentas incobrables' pero a medida que se van aumentando los
gastos! estos comienzan a tener un efecto significativo en este sentido! pero a partir de un punto! si se
siguen incrementando los gastos de cobranza! se tiende a producir cada vez menos reduccin de la
prdida a medida que estos gastos se vayan agregando.
Esta relacin tcnica entre gastos de cobranza y porcenta#e de prdida por cuentas incobrables
puede e%presarse grficamente utilizando un sistema de coordenadas cartesianas. En el e#e de las ,%0 se
colocan los gastos de cobranza y en el e#e de las ,y0 los porcenta#es ,B0 de prdidas. ,+ase 3rfico
AAA.50.
20
21
En el grfico AAA.5 puede observarse como disminuyen las prdidas por cuentas incobrables en la
medida que se aumentan los gastos de cobranza! hasta llegar a un punto de saturacin ,I
A
0. $l nivel de
este punto de saturacin! si se contin&an aumentando los gastos de cobranza no sern significativos las
disminuciones en las prdidas.
2e debe considerar seriamente que los gastos de cobranza deben siempre compararse con las
sumas de dinero que se traten de recuperar. <o resulta econmicamente beneficioso recuperar el valor
de una cuenta cuyos gastos de cobranza e%ceden el monto a rescatar; 9ambin es recomendable
estudiar con seriedad aquellos casos en los cuales est permitido cargar a la cuenta del cliente los gastos
de cobranza para que stos puedan ser aplicados en forma razonable.
Los gastos de cobranza de una empresa guardan ntima relacin con las polticas y
procedimientos de cobro. En la medida que una empresa sea ms restringida en el otorgamiento de
crdito y ms agresiva en sus procedimientos de cobro reduce sus prdidas en cuentas incobrables' no
obstante corre el riesgo de que disminuyan sus ventas y aumenten sus gastos de cobranza al hacer un
mayor uso de personal para labores de cobranzas. Esta funcin agresiva se caracteriza por el envo
constante de cartas! telegramas! llamadas telefnicas! uso de bufetes de abogados! procedimientos
#udiciales! etc. cuando una empresa use medidas liberales en la concesin de crditos y utiliza
procedimientos de cobranza deficientes aumentara su volumen de ventas! sus gastos de cobranza
seran ba#os pero las prdidas en cuentas incobrables aumentaran.
:0 -4=0I/I/ 0I4:-0 ': )645O ': :Q6I0I81IO ? 0O/ G-/5O/ ': CO81-4P-/.
Los gastos de cobranzas! constituyen el esfuerzo realizado por la empresa para recuperar las
cuentas por cobrar medido en trminos de unidades monetarias. /or constituir un costo e%pirado!
aplicable al perodo normal de operaciones en el cual se incurrir! el incremento de los gastos de
cobranza ocasiona una disminucin de las utilidades.
$simismo! los gastos de cobranza afectan el procedimiento de recuperacin de crditos. 2e debe
tomar en consideracin que el monto de las cobranzas nunca debe ser inferior a los gastos incurridos con
esa finalidad. .n concepto de gran ayuda que permite hacer una comparacin entre la compensacin de
gastos de cobranza con cobros es el del /unto de Equilibrio. Esta importante herramienta de anlisis
financiero puede servir de gran ayuda en la administracin y control e cuentas por cobrar.
El concepto de /unto de Equilibrio! al asumir que los ingresos y los costos son funciones lineales
de la cantidad de producto por fabricar y vender simplifica el anlisis de su relacin con la utilidad. El
punto de equilibrio se observa cuando los ingresos igualan a los costos totales.
/i se tiene costos *iHos A C*. B y costos totales !ariables A Ct! B9 los costos totales A Ct B
serian: Ct F Ct!.
2i se desea calcular el numero de unidades , n 0 que deben ser vendidas anualmente y a un
precio por unidad , p 0 y a un costo variable por unidad , "vu 0! de tal manera que se obtenga un equilibrio
entre ingreso y costos entonces cave e%presar la formula anterior de la siguiente manera;
Como Ct! D C!u. 4
I D ).4
:ntonces : ).4. D C* F C!u. 4
-l despeHar A4B .uedara la e;presin
22
Este concepto puede ser e%presado grficamente utilizando un sistema de coordenadas. 2e
colocan en el e#e de las abscisas ,%0 las unidades que deben ser producidas o vendidas y en el e#e de las
ordenadas ,y0 los costos e ingresos! y se obtendr el punto equilibrio donde se intercepte la recta de
costos totales con la de ingresos , vase grfica AAA.@0 en el punto sealado.
"omo ,/e0 es el punto de equilibrio y los costos totales son iguales al total de los ingresos! las
ventas que se realicen por deba#o de ese punto de equilibrio significaran perdidas! y por encima se
obtendrn utilidades.
$plicando este mismo concepto a la relacin cobros J gastos de cobranza podra e%presarse
diciendo que el punto equilibrio en este sentido se obtiene cuando el monto del total de los gastos de
cobranza igualen a la totalidad de los cobros efectuados.
G1-GIC- III.2
23
2i se denomina a los cobros ,"0 y a los gastos de cobranza ,3c0 entonces el punto de equilibrio
estara dado por " K 3c. Esto indicara que realizando cobranzas iguales a sus costos no habra prdidas
ni ganancias derivadas el procedimiento de cobranzas y hasta que punto es conveniente aumentar los
gastos de cobranza de modo que se obtengan beneficios razonables.
Los gastos de cobranzas pueden ser clasificados en;
a. 3astos fi#os ,3fc0
b. 3astos variables ,3vc0
a. Gastos *iHos de cobranza. 2on aquellos que se mantienen constantes para cualquier monto
de las cobranzas tales como;
2ueldos fi#os y otras asignaciones del personal de cobranza.
2eguros de vida! vehculos! hospitalizacin! mdico quir&rgico que tenga la empresa para
el personal de cobranza.
b. Gastos !ariables de cobranza. 2on aquellos que varan en funcin de las gestiones que
se hagan para realizar las recuperaciones de cuentas por cobrar! como;
"omisiones de cobradores! seg&n el monto de las cobranzas que realicen.
3astos de via#es en gestiones de cobranza.
Lonorarios de abogados y otros gastos en los que se utilicen procedimientos #urdicos.
3estiones a travs de oficinas de cobranzas a#enas a la empresa.
"ualquier otro tipo de gasto que se haya de efectuar relacionado con cobros y que no
se realice con carcter permanente.
Luego de haber hecho esta distincin entre gastos fi#os y gastos variables de cobranza! puede
e%presarse el costo total de cobranzas mediante la siguiente e%presin;
Gc D G*c F G!c
)onde;
3c K 3astos totales de cobranza.
3fc K 3astos fi#os de cobranza.
3vc K 3astos totales variables de cobranza.
E
"omo el punto de equilibrio est dado por " K 3c sustituyendo a 3c en la frmula anterior
quedara;
C D G*c F G!c
En vista de que los gastos fi#os hay que efectuarlos cualquiera que sea el monto de las
cobranzas! lgicamente lo que conviene es determinar el monto de los gastos adicionales que se deben
realizar como m%imo a fin de que #ustifiquen las recuperaciones de cuentas por cobrar! entonces
e%presando los gastos variables de cobranza como un porcenta#e de las cobranzas. /odra e%presarse el
trmino 3vc K M" donde ,M0 sera el coeficiente que e%presara la parte de los cobros! en tanto por uno
que estara destinada a cubrir los gastos de cobranza! y de all se obtendra el porcenta#e m%imo de
gastos de cobranza adicionales que pueden ser aplicados a las recuperaciones de cuentas de tal modo
que los cobros no sean inferiores a las cantidades que se gastan para efectuarlos.
Luego la ecuacin original de punto de equilibrio quedara transformada en;
C D G*c F RC
)espe#ando ,"0 en la ecuacin.
C E RC D G*c.
/acando ACB como *actor comMn:
24
C A1 E RB D G*c
G*c
:ntonces C D SSSSSSSS
1 L R
0ue#o para calcular ARB
Este procedimiento permite obtener un coeficiente! que multiplicado por las cobranzas!
determinara la cantidad m%ima a invertir en gastos de cobranzas para obtener el punto de equilibrio.
$s por e#emplo una empresa desea recuperar >5@.??? y sus gastos fi#os de cobranza son de
>D.??? entonces " K 5@.??? y 3fc K D.???! entonces los gastos de variables de cobranza ,3vc K M"0
seran;
O sea9 un &"@ del monto a cobrar.
0ue#o el punto de e.uilibrio est dado por:
12.,,, D 3.,,, F ,.&" ; 12.,,,
-sT 12.,,, D 3.,,, F +.,,,
Luego para obtener el equilibrio entre gastos de cobranza y monto a cobrar! >6.??? sera la
cantidad m%ima a cargar por este concepto.
2i se aumentasen los gastos variables a un H?B para recuperar los mismos >5@.???! entonces
se obtendra un e%cedente de gastos de cobranza sobre los cobros as;
Gc D 3.,,, F ,.(, ; 12.,,,
Gc D 3.,,, F +.$,,
Gc D 12.$,,
25
Lo que significa que los gastos e%cederan los cobros en >8??! y la empresa estara recuperando
sus cuentas en una situacin desventa#osa. /ara obtener el equilibrio para H?B de gasto de cobranza se
utiliza la frmula;

)e acuerdo a lo anterior la empresa debe aplicar sus gastos de cobranza por deba#o del
porcenta#e punto de equilibrio! en este caso 7=B! no obstante debe tener sumo cuidado en no ba#arlos
demasiado puesto que se disminuira tambin el esfuerzo hecho para efectuar las cobranzas aumentando
la posibilidad de perdidas en cuenta malas.
/ara representar grficamente la relacin lineal de equilibrio en cobros y gastos de cobranza! se
utiliza un sistema de coordenadas cartesianas similar al citado anteriormente. En el e#e de las ordenadas
,y0 se ubicaran los cobros y los gastos de cobranza y en el e#e de las abscisas ,%0 se colocaran los
porcenta#e de gastos variables que se apliquen al monto de las cobranzas , vase grfico AAA.D 0
/ara el caso del e#emplo de recuperacin de >5@.???! para diferentes niveles de gastos de
cobranza podran representarse grficamente por datos hipotticos que se presentan en la tabla AAA.5.
26
27
G1-GIC- III.3
G1-GICO III.4
5-80- III.1
1:0-CIO4 :451: 0O/ CO/5O/ 5O5-0:/ ': CO81-4P-9 CO81-4P-/ 5O5-0:/ ? )645O/
': :Q60I81IO
Cobros
C
Gastos *iHos
de
Cobranza
C
@ de
Gastos
%ariables
Cobranza
C
Gastos
!ariables
de cobranza
C
Gastos de
Cobranza
C
Cobros )unto de
:.uilibrio
C
12.,,, 3.,,, 1, 1.2,, 4.2,, 3.33393,
12.,,, 3.,,, 2, 2.4,, ".4,, 3.&",
12.,,, 3.,,, 2" 3.,,, $.,,, 4.,,,
12.,,, 3.,,, ", $.,,, +.,,, $.,,,
12.,,, 3.,,, $, &.2,, 12.2,, &.",,
12.,,, 3.,,, &" +.,,, 12.,,, 12.,,,
12.,,, 3.,,, (, +.$,, 12.$,, 1".,,,
4O5-: 'atos 3ipotticos. :Hemplo y modelo dise<ados por el autor.
28
La construccin de la tabla AAA.5. se realiz aplicando las frmulas desarrolladas en este mismo captulo! y
con los datos hipotticos contenidos en l se construy el grfico AAA.C.
)1OC:'I2I:45O/ ': CO81-4P-.
La recuperacin de las cuentas por cobrar viene a constituir la fase culminante del proceso de
ventas a crdito! el cual ocasiona entre otras cosas un problema de liquidez! es decir! de aspecto
financiero! puesto que por una parte! aunque las ventas hayan sido planificadas! e%isten situaciones
comple#as que no pueden ser valoradas ni previstas con resultados precisos' pero por otra parte resulta
ms comple#o aun pronosticar las probabilidades de los cobros originados de las ventas a crdito
efectuadas ms que todo en el caso de los negocios que se inician! los cuales necesitan fondos para la
adquisicin de nuevas e%istencias! para as poder responder al incremento de sus ventas este hecho
hace necesario que se tenga conocimiento en forma terica del valor del capital de traba#o capaz de
cubrir esa situacin financiera. /or lo tanto los procedimientos de cobranza deben ser diseados de tal
manera que propendan a la recuperacin de las cuentas tomando en consideracin el tiempo futuro! que
por siguiente incluye el elemento riesgo! as como tambin las necesidades de fondos de la empresa.
Los procedimientos de cobranza deben tomar en cuenta una serie de aspectos para que sean
acordes con los propsitos del mismo los cuales son;
5. "ausas de que las ventas no se paguen a su vencimiento
@. 2istemas que se utilizan para observar las cuentas.
D. $nlisis de las cuentas.
29
1. Causas de .ue las cuentas no se pa#uen a su !encimiento.
El acreedor para determinar por que un cliente no cumple con sus pagos utilizando;
a. 1egistro de compras y pagos en la cuenta individual del cliente.
b. 1evisando el archivo de crdito del cliente y manteniendo reuniones personales con los
mismos.
c. $ travs de la informacin proporcionada por los agentes de ventas.
d. Antercambiando informacin y mediante discusiones entre grupos de comerciantes.
2i se determina la razn por el cual el cliente no cumple con sus obligaciones! se puede
establecer una clasificacin en grupos. $s! de acuerdo al grupo al cual corresponda el deudor se
escogera la tcnica de cobranza. Estos grupos de deudores que no pagan las cuentas a su vencimiento
pueden clasificarse de la siguiente manera;
-. Clientes .ue mal interpretan las condiciones de crdito en *orma no intencional.
1ealmente este grupo no presenta problemas de cobro! al suministrrsele una e%plicacin de las
condiciones de ventas servira para aclarar la situacin y los pagos se haran puntualmente.
8. Clientes .ue pasan por alto la *ec3a de pa#o de sus cuentas por ne#li#encia o por mtodos de
trabaHo de*icientes.
/ara clientes con esta caracterstica! es recomendable el envo de un recordatorio de que la
cuenta se ha vencido. 2i el cliente a menudo incurre en incumplimiento por esta causa! el acreedor debe
esforzarse en hacerle notar la importancia de cumplir con sus deudas puntualmente. $ctualmente! los
correos electrnicos! telefa% y telfonos celulares permiten una mayor efectividad en la comunicacin
entre acreedores y deudores.
C. Clientes .ue descuidan las *ec3as de !encimiento por lo reducido de la deuda.
$ este grupo pertenecen particularmente los minoristas! cuando la deuda que tiene con
determinado acreedor es por una cantidad relativamente reducida de dinero! generalmente no la pagan y
la retienen con la intencin de cancelarla posteriormente con#untamente con otro pago ms importante.
Esto ocasiona serios problemas en los departamentos de contabilidad y de crdito del acreedor. /ara
este tipo de clientes es recomendable escribirle una carta e%plicando las dificultades que ocasionan sus
hbitos de pago. <o obstante resulta difcil hacer que el cliente abandone su costumbre de hacer los
pagos! y debe este hecho siempre tenerse presente como una de las e%periencias del traba#o de crdito
que no se pueda evitar.
'. Clientes .ue #eneralmente pa#an sus deudas a tiempo9 pero .ue ocasionalmente se atrasan.
Los clientes pertenecientes a este grupo cumplen a tiempo con sus obligaciones cuando la fecha
de vencimiento de stas coincide con el auge de temporada de su propio negocio. En caso de que estos
perodos no coincidan hacen esperar al acreedor. 1egularmente! esto es a causa de que las ocasiones
en que declinan las ventas ,casos de ventas estacionales o de temporada0 se ocasiona un dficit de
capital de traba#o. En vista de que con este tipo de deudas es relativamente fcil entender la situacin se
usa! generalmente! una poltica de cobranzas! aunque no agresiva! que trate de presionar en una forma
sistemtica el proceso de cobro' de esta manera el deudor no se sentir resentido de la forma en la cual
se le reclama el cumplimiento de su obligacin.
:. Clientes con incapacidad temporal para pa#ar.
En ocasiones suelen presentarse hechos imprevistos tales como huelgas! desastres naturales
,terremotos! inundaciones0! incendios o cualquier otro suceso que afecte la buena voluntad de pago de
un cliente y le impida cumplir con sus obligaciones. En estos casos! la poltica de cobro debe ser
relativamente indulgente. El acreedor debe esperar durante un lapso de tiempo razonable a que el deudor
se recupere de la mala situacin que le ha causado la incapacidad temporal para hacer sus pagos.
G. Clientes .ue 3abitualmente se atrasan.
Los clientes de este grupo se caracterizan por forzar demasiado sus negocios para cubrir sus
gastos personales o son compradores y cobradores deficientes de tal manera que reducen en e%ceso su
capital de traba#o disponible. /ara este tipo de deudores se sugiere una poltica agresiva de cobro! a&n
corriendo el riesgo de perderlos como clientes.
30
G. Clientes .ue se toman un tiempo mayor del establecido para pa#ar sus obli#aciones.
Los clientes pertenecientes a esta clasificacin abusan de los plazos de pago debido a que no se
les ha aplicado una poltica firme de cobranza y se aprovechan de la oportunidad para atrasar sus
cuentas intencionalmente. Esto lo hacen con la finalidad de financiar sus operaciones con dinero del
acreedor por resultarles ms venta#oso que utilizar su propio dinero. $ este tipo de clientes debe aplicarse
una poltica de cobro agresiva! aunque se corra el riesgo de incomodarlos. 9ambin utilizando una poltica
de alerta y cobranza enrgicas! acosndolos constantemente puede convertirlos en clientes de una
puntualidad! si no e%acta! por lo menos aceptable.
U. Clientes .ue contraen deudas por encima de su capacidad de pa#o.
Esta clase agrupa los clientes que a pesar de su honestidad endeudan por montos que
escasamente puedan ser cubiertos por su capital de traba#o! entonces ante cualquier circunstancia que
haga ba#ar sus finanzas! comienzan a tener dificultades para efectuar sus pagos a pesar de sus buenas
intenciones de hacerlos. Este hecho es posible que se presente con mucho ms frecuencia en el crdito
de consumidores que en el crdito comercial.
I. Clientes .ue se atribuyen descuentos .ue no se 3an #anado.
"orresponde a este grupo aquellos clientes a los cuales se les concede un descuento seg&n las
condiciones de la venta! por pagar en un lapso de tiempo previamente estipulado! transcurrido ese
perodo! y si el cliente no hace la cancelacin respectiva pierde el derecho al descuento por pronto pago.
2in embargo muchos deudores! que pagan despus de pasado el perodo de descuento! envan sus
pagos como si hubiesen obtenido el descuento. $ este tipo de deudores no debe permitrseles que
incurran en este hecho tomar las cantidades que paguen ,habiendo perdido el descuento0 como abono a
cuenta y de#ar la cantidad no pagada como cuenta por cobrar y asimismo hacerle la notificacin
correspondiente de la cantidad por l adeudada.
V. Clientes insol!entes o .ue estn al borde de la insol!encia.
$ este tipo de clientes podran aplicrseles mtodos agresivos de cobranza! utilizando los
servicios de bufetes abogados! utilizando letras de cambio! o procedimientos #udiciales convenientes.
W. Clientes .ue intencionalmente cometen *raude.
"onstituyen el grupo de clientes ms problemtico de todos los tipos de clientes anteriormente
citados. Estos clientes son generalmente deshonestos y se valen de engaos a los acreedores para
conseguir crdito y posteriormente utilizan procedimientos dolosos para no cancelar sus obligaciones.
)ebe el acreedor emplear todos los medios legales posibles para salvar la cuenta por cobrar una vez que
se haya detectado el fraude crediticio.
Las once clases de cliente citadas pueden ser localizadas con bastante frecuencia en los
negocios' tanto de crdito comercial como de consumidores. En consecuencia! el acreedor debe! para
cada caso en particular! tomar en cuenta que sus procedimientos de cobranza sean capaces de
enfrentarse a cualquiera de las situaciones que pongan en peligro la recuperacin de las cuentas por
cobrar.
/I/5:2-/ 65I0IP-'O/ )-1- O8/:1%-1 0-/ C6:45-/.
Las fuentes ms importantes para e%traer los datos que permitan determinar si los clientes estn
efectuando sus pagos con puntualidad son los medios de que disponga la empresa para registrar los
crditos concedidos a los clientes y los pagos efectuados por stos.
La dificultad para observar las cuentas de los deudores ser mayor en la medida que aumente el
n&mero de stos. 2i una empresa tiene pocas cuentas activas! las cuentas vencidas pueden ser
fcilmente localizadas mediante la verificacin de los registros por lo menos una vez por mes y hasta
puede ser mediante revisiones semanales. En empresas de gran tamao! que mane#an un gran n&mero
de cuentas! la inspeccin individual no resulta prctica. /ara el control de cuentas muy numerosas! el uso
de los sistemas modernos de procesamiento electrnico' permite establecer sistemas comprobatorios de
los vencimientos de las cuentas por cobrar. En el captulo final se hace un comentario ms amplio sobre
las aplicaciones del procesamiento electrnico de datos en el mane#o del crdito.
31
-4=0I/I/ ': 0-/ C6:45-/.
Esta es una de las actividades ms importantes en la observacin de las cuentas por cobrar y
consiste en clasificarlas de acuerdo con el tiempo durante el cual han estado vigentes. Este
procedimiento debe realizarse en forma permanente y sus resultados se presentan en un estado de
anlisis de cuentas! o a solicitud de quien est a cargo de la gerencia de crdito. Este procedimiento
tambin es &til para comprobar el saldo de las cuentas por cobrar. Este estado denominado anlisis de
cuentas generalmente contiene;
a. <ombre y direccin del cliente.
b. *onto de la deuda.
c. -ue parte de la deuda corresponde a cada mes atrasado en los pagos! o facturas anteriores
pendientes de cancelacin.
2obre estos aspectos referentes a anlisis de cuentas se trata ms detalle en el captulo +!
referente a control de cuentas por cobrar! pero son de gran utilidad para informar a la alta direccin de la
empresa el estado de atraso de las cuentas y determinar la eficiencia de la labor de cobranza. El
departamento de contabilidad puede utilizarlo para la fi#acin de la reserva o provisin en la estimacin
de prdidas en cuentas por cobrar.
)1OC:'I2I:45O/ ? 5NC4IC-/ ': CO81-4P-/
En cualquier sistema de cobranzas las actividades se realizan generalmente a travs de las
siguientes etapas.
5. 1ecordatorio.
@. Ansistencia o persecucin.
D. $cciones o medidas drsticas.
En cada una de las etapas mencionadas! se aplica una tcnica que debe corresponder a las
actividades que se realizan en cada una de ellas' sin embargo! antes de que una empresa inicie el
procedimiento de cobranzas! debe tener dentro de sus prcticas de control actividades como envo de
estados de cuentas mensuales a los deudores y un sistema de recordatorio del departamento de
cobranzas.
El envo de estados de cuentas mensuales a los deudores es una de las prcticas ms comunes!
tanto en crdito comercial como de consumidores. Los estados de cuenta sirven para que el deudor
pueda verificar los cargos que se le han hecho en cuentas por sus compras! cargos financieros y los
abonos por sus pagos; <ormalmente! la elaboracin de estos estados de cuenta generalmente est a
cargo del departamento de contabilidad y su forma depende de los mtodos de registro que utilice la
empresa.
<o obstante! deben ser controlados por los funcionarios encargados de las cobranzas.
3eneralmente muestran los saldos vencidos durante meses anteriores y una descripcin de las facturas
que se le han cargado en cuenta y de los pagos del cliente! una forma de este estado puede observarse
en el modelo AAA.5! el cual contiene la mayora de los aspectos que generalmente se asientan en cualquier
otro modelo. Andependientemente de la variedad de modelos que puedan e%istir en vista de que cada
empresa disea el suyo de acuerdo a sus necesidades es importante que se tenga en cuenta su utilidad
como medio de recordatorio y verificacin de operaciones con el cliente.
En cuanto a la utilizacin del sistema de recordatorio del )epartamento de "obranzas! en una
empresa que mane#a pocas cuentas por cobrara es posible estudiar u observar cada caso en forma
individual! en perodos de tiempo relativamente cortos.
/ara esto debe disponer de un registro suplementario! tar#eta ndice o archivo especial del cliente
que le recuerde que se han hecho las gestiones posibles para efectuar los cobros correspondientes. En el
caso de las compaas que mane#an muchas cuentas! no es prctico utilizar el mismo sistema de
recordatorio sealado anteriormente! sino uno que de acuerdo a la gran cantidad de cuentas que mane#a
tenga como ob#eto en primer lugar recordar al departamento de crdito las cuentas vencidas que cada da
32
requieren su atencin y en segundo lugar registrar la accin tomada en el esfuerzo de cobranza! as
como tambin la fecha en que esta accin se tom. El traba#o hecho en esta forma contribuye a que se
incurra en menos repeticin de registros y menos actividad de oficina! lo cual hace ms eficaz el sistema.
Los sistemas establecidos para empresas que mane#an muchas cuentas! y que se constituyen con el
ob#eto sealado anteriormente ,ms que todo en el mane#o de crdito de consumidores0 pueden variar en
detalles! generalmente son un sistema de tar#etas de ndice archivadas en orden de fecha o un sistema
de tar#etas de registro en el cual las cuentas se archivan en orden alfabtico y por fecha. $l respecto no
se sugiere un modelo particular de tar#eta! en vista de que sus especificaciones varan de acuerdo al
sistema de traba#o de cada empresa y sus polticas de cobro! seg&n se trate de crdito comercial o
crdito de consumidores.
33
".E<9$ <N ???5=
2O':0O III.4
'I/51I86I'O1- 2-15IGO49 /.-.
$/$19$): D@= J 9ELE(:<:2 ,:@6D0 C@@=6@6 $L DC. ($M ,?@6D0C@@=6D=. ":11E:OE;)imasaPind.cum.ve
E)A(. 1$4E*$1. $+E. .<A+E12A)$). ".*$<$ J +E<EQ.EL$
:/5-'O ': C6:45-
4O5-: 2O':0O -'-)5-'O )O1 :0 -65O1
4O281: ':0 C0I:45:; ":*E1"A$L +$L*$1! ".$.
)A1E""AR<; E)A(.. 4E4E)E1: .14. EL 41$2AL. ".*$<$. E29$): 2."1E
9ELE(:<:2; ,?@6D0 CD5=?@? $L @@. ($M; ,?@6D0 CD5=?@D. ":11E:OE; +almaPind.cum.ve
)a#. 1 de 1,
34
1. 0a etapa de recordatorio.
.na vez que se haya cumplido con el envo de los estados de cuenta mensuales! se procede a
de revisar el registro de recordatorios del departamento de cobranzas antes de iniciar el procedimiento de
cobro. El primer recordatorio manifiesta al cliente que no ha cumplido con su pago habiendo ya pasado la
fecha de vencimiento de su factura. Es normal! que transcurran varios das entre las fechas de
vencimiento y las de recordatorio. La primera notificacin de cobro! a manera de recordatorio! debe ser
moderada e impersonal.
La tcnica en esta etapa puede consistir en un estado donde figura los conceptos de la deuda!
copia fotosttica o duplicado de facturas vencidas! correspondencias a travs de correo electrnico!
llamadas telefnicas! tar#etas impresa o estados de cuenta los cuales se envan a los deudores de
acuerdo al tiempo de atraso. Estos recordatorios pueden ser repetidos si enviado un primer recordatorio
no se obtiene el pago de la cuenta en reclamo. "ualquiera de las modalidades de tcnicas mencionadas
que se utilicen en esta etapa es principalmente con el propsito de que;
a. El cliente recuerde que tiene pagos vencidos
b. El cliente pague a la brevedad posible.
c. 2e evite el envo de un segundo o tercer recordatorio y en consecuencia! se
minimicen los gastos de cobranza.
a. 2e puede dar el caso de que el cliente haya efectuado su pago! en fecha posterior al envo del
primer recordatorio y anterior al recibo de ste' en tal circunstancia! es usual que en los medios utilizados
se le e%prese! que en caso de haber efectuado el pago antes del recibo del recordatorio! haga caso
omiso de ste. $s los modelos de recordatorio podran variar de acuerdo a las condiciones de atraso en
que se encuentre el cliente.
<o obstante! el modelo de recordatorio a ser utilizado depender del tipo de respuesta que se
haya obtenido de los clientes una vez que hayan sido contactados y de las razones que e%pongan los
clientes para no haber realizado sus pagos oportunamente.
2. :tapa de insistencia o persecucin
.na vez cumplida la etapa de recordatorio! y si las gestiones realizadas fracasan! entonces la
etapa siguiente es la de insistencia o persecucin. En esta fase del procedimiento de cobranzas! se
busca un programa de acciones sucesivas que se apliquen a intervalos regulares! seg&n la
compensacin de la cuenta con los esfuerzos que se realicen para cobrarla.
9anto el programa de desarrollo como la tcnica a utilizar dependen de la naturaleza de la cuenta
por cobrar! de cmo este clasificado el deudor! la clase de negocio a que se dedique el acreedor y la
poltica para el tratamiento de las cuentas vencidas.
La duracin de la etapa de insistencia puede ser corto o largo! puede tomarse das como tambin
varios meses y por ello es necesario tomar en consideracin el factor tiempo en relacin con los
esfuerzos! en trminos monetarios! que se realicen para cobrar las cuentas.
La tcnica aplicable en esta fase del procedimiento de cobro consistira en el uso de medios
similares a los utilizados en la fase de recordatorio! pero empleando en una forma ms enrgica o
agresiva de tal manera que las comunicaciones dirigidas al deudor se hacen con frecuencia! a intervalos
de tiempo cortos! en trminos enrgicos.
La insistencia puede ser mediante un envo constante de cartas! correspondencias va fa% o
correo electrnico' con frecuencia! con cierto grado de determinacin. Es altamente recomendable la
realizacin de entrevistas personales con los deudores cuando los medios anteriores no han tenido %ito!
o utilizando tambin a los agentes de ventas por el conocimiento que tienen de los clientes! de sus
necesidades del producto o mercanca y de saber que si el cliente no paga la cuenta vencida el pr%imo
pedido le seria negado. En consecuencia! los vendedores! en vista de su inters por colocar los pedidos!
se veran animados a persuadir al cliente para que cumpla con el pago vencido.
35
3. :tapa de acciones o medidas drsticas
.na vez agotados los medios posibles en las etapas de recordatorio y persecucin! no queda otro
camino que emplear medidas drsticas en contra del deudor! a pesar de que esto significa la ruptura de
las relaciones con ste. Las tcnicas ms utilizables en esta etapa son las siguientes;
a. 2ediante letras de cambio
b. 2ediante los ser!icios de una a#encia de cobranzas
c. 2ediante el uso de abo#ados.
a. Cobro mediante letras de cambio
La letra de cambio constituye uno de los instrumentos de ms uso en el ambiente comercial! la
cual es una demanda de pago emitida por una persona o empresa a cargo de otra persona o empresa.
Las disposiciones que rigen las operaciones que se realicen con la letra de cambio para el caso de
+enezuela estn establecidas en el "digo de "omercio de +enezuela. 2obre su contenido la letra de
cambio debe especificar.
5.O La denominacin de letra de cambio.
@.O La orden simple y pura de pagar una determinada suma.
D.O El nombre del que debe pagar , librador0.
C.O (echa en que debe pagarse la letra o de vencimiento.
=.O En que lugar debe efectuarse el pago.
8.O $ quien debe efectuarse el pago o beneficiario.
7.O La fecha y el lugar en que la letra fue emitida.
H.O La firma de la persona que emite o gira la letra! o sea! el librador.
"uando se est en la etapa drstica y el acreedor gira una letra de cambio contra un cliente! lo
hace por el monto de los pagos y puede ser e%igido un aval o fianza por documento suscrito o pude ser
descontado ante el banco que est dispuesto aceptar la operacin! el cual recibe la letra del girador o
endosante descontado una parte del valor de vencimiento de la letra y entregada entonces al presentante
de la letra su valor menos la parte descontada. La letra de cambio tiene la venta#a de que por ser un
instrumento de crdito negociable! puede ser endosado y utilizado como medio de pago! da derecho al
tenedor de la letra a proceder a su cobro mediante procedimiento #udicial.
b. Cobro mediante ser!icios de una a#encia de cobranza.
Las agencias de cobranza son instituciones que se encargan de realizar cobros por cuentas de
un acreedor que ha tenido dificultades para recuperar ciertos crditos de plazo vencido
."uando se entrega una cuenta por cobrar a una agencia! el acreedor interesado est resignado
a perder una parte de la misma por concepto de los honorarios que tendra que pagar por dicho concepto
y por supuesto ira a contribuir al aumento de los gastos de cobranza. <o obstante! la entrega de la
cuenta vencida a la agencia de cobros repercute profundamente en el nimo del deudor quien ahora se
ver obligado a pagarle aun acreedor diferente y podr temer a su cada en el desprestigio en el
ambiente de los negocios por insolvencia. )ebe tomarse en consideracin que las agencias de cobranzas
pueden prestar tambin servicios en el suministro de informacin cuando se investiga a un cliente para
concesin de crdito.
Es de suma importancia que el acreedor calcule el beneficio que se pueda obtener de la cuenta a
recuperar. En este sentido! debe tomar en cuenta la compensacin que debe haber! en trminos de
beneficio! entre el monto a recuperar y el costo total de la recuperacin.
c. Cobro mediante el uso de ser!icios de abo#ados.
"uando una cuenta se le entrega a un abogado! es con las instrucciones de que proceda
inmediatamente y en forma enrgica. .tilizando este medio de cobranza el acreedor est dispuesto a
terminar sus relaciones comerciales con el deudor. Este medio de accin drstica es el ms enrgico de
todos los utilizables y posiblemente sea el m%imo intento que se haga para cobrar una cuenta vencida.
.n abogado hbil intentar una demanda al serle entregada la cuenta para el cobro. Anmediatamente
gestionar el cobro total de la deuda y si esto es imposible llegara a un convenio a favor de su cliente.
36
"omo un &ltimo recurso se acudira a un #uicio! pero es costoso! puede resultar difcil demostrar
la deuda y obtener un fallo favorable! y a&n obteniendo dicho fallo se puede presentar el caso de que los
recursos con que cuente el deudor no son suficientes para cancelar la cuenta y podra ser tan difcil
cobrar como al principio la deuda. El abogado debe asesorar a su cliente indicndole cuando debe
proceder #udicialmente contra un cliente! puesto que la accin a seguir! debe tomarla el acreedor.
37
C-)I560O I%
0-/ CO4'ICIO4:/ ': )-GO ? 0-/ )O0>5IC-/ ': C1N'I5O ? CO81-4P-.
Labindose considerado en los captulos AA y AAA los aspectos referentes a polticas de crdito y
cobranza! se procede en el presente captulo a estudiar un factor que tiene una gran incidencia en el %ito
de dichas polticas! como son las condiciones de pago y su relacin con las polticas de crdito y
cobranzas.
Condiciones de pa#o.
Las condiciones de pago abarcan tanto el plazo que se concede para cobrar un crdito
concedido! as como los descuentos que se conceden a los clientes por efectuar sus pagos en un plazo
previamente acordado.
"uando una empresa efect&a una venta a crdito! a un plazo de D? das! pero que descuenta un
=B si se paga en un trmino de 5? das significa que la factura debe cancelarse al cumplirse los D? das!
pero si lo hace antes en el dcimo da el cliente pagar el 6=B de la factura. $ pesar de la condicin del
pago en este caso el plazo de venta es de D? das pese a que los plazos de ventas son habitualmente
afectados por las formas en que se efectuaron seg&n el ramo de actividad a que se dedica la empresa!
dichos plazos constituyen uno de los medios que sta dispone para efectuar la demanda de sus
productos! de tal manera que espera aumentar esta demanda e%tendiendo el plazo para hacer sus
cobros. "omo se haba comentado anteriormente! al incrementarse las ventas mediante crditos debe
haber una compensacin o equilibrio de la rentabilidad de estas ventas adicionales! con el rendimiento
requerido sobre la inversin adicional en cuentas por cobrar. 2upngase que una empresa aumentando
el plazo para realizar sus cobros espera incrementar sus ventas actuales de >8??.??? en un D?B! y que
el plazo medio de cobranza se alargue de uno a dos meses y la tasa requerida sobre la inversin no debe
ser inferior a un @=B' y se supone que no hay prdidas en cuentas incobrables.
La inversin promedio en cuentas por cobrar ,A/""0se puede calcular de la manera siguiente;
Luego la variacin de la inversin en cuentas por cobrar en relacin con los plazos para cobrar
concedidos si se compara con polticas de D? y 8? das sera;
"on un plazo de D? das y un total de ventas de >8??.???!
La inversin promedio en cuentas por cobrar sera de >=?.???.
2i el plazo fuese de 8? das y el total de en ventas de >7H?.???.
Entonces la inversin promedio en cuentas por cobrar sera de >5D?.???.
Entonces el aumento en la inversin promedio es de 4s. H?.???! y para #ustificar la poltica de
alargar el perodo de cobro! sera necesario obtener un rendimiento adicional mnimo de 4s. @?.??? o sea
el @= B de 4s. H?.???! lo cual sera el monto en que se incrementarn las utilidades por la adopcin de la
nueva poltica de 8? das con el consiguiente aumento de las ventas.
38
1I:/GO ': 0- I4%:1/IO4 I4C1:2:45-0
:4 C6:45-/ )O1 CO81-1
5. Los cambios en la poltica de crdito pueden afectar una! o mas! de las siguientes variables;
a0 +entas
b0 "ostos de produccin
c0 /rdidas en cuentas incobrables
a0 3astos en descuentos
b0 El nivel de las cuentas por cobrar
c0 "ostos de administracin de la unidad de crdito
d0 3astos de cobranza
@. Los costos de la poltica crediticia deben considerar la inversin incremental en cuentas por cobrar.
Esta inversin puede calcularse mediante la siguiente frmula;
I D A51Cn 51C,B A%, I 3$,B +[AC!I%,B1,,] A51CnB A%I3$,B
39
)onde; A K Anversin incremental en cuentas por cobrar' 9"1n K <uevo periodo promedio de cobranzas'
9"1? K /eriodo promedio inicial de cobranzas' +? K +entas iniciales' + K Ancremento en las ventas'
,"vE+05?? K "osto variable como un porcenta#e de las ventas.
D. $simismo! debe determinarse el beneficio incremental' para lo cual puede utilizarse la siguiente
frmula;
A)B D % [A1 AC!I%B1,,] XAIB
'O4':: / K Es el beneficio incremental' S K Es el costo de financiamiento de las cuentas por
cobrar ,costo de oportunidad0.
En resumen! cuando la poltica crediticia establezca la e%tensin de los perodos de cobranza y
esto se traduzca en un incremento de las ventas se debe producir un incremento en los beneficios de la
firma a la tasa de rendimiento utilizada para valuar sus inversiones.
40
':/C6:45O/ )O1 )1O45O )-GO
En lo que se refiere a los descuentos por pronto pago! stos constituyen reba#as que se hacen al
pago de cuentas por cobrar por pagarlas antes de vencimiento! en un plazo previamente fi#ado por el
acreedor y en las condiciones de la venta a crdito. Esto significa que el deudor pagar menos cantidad
de dinero por el valor de una factura que est su#eta a descuento por pronto pago. Las condiciones de
pago fi#adas en una factura! normalmente! se representan mediante una simbologa que e%presa el
porcenta#e que se descuenta por pagar en el plazo fi#ado para el descuento y el plazo m%imo concedido
para cancelar el total de la factura.
$s por e#emplo! si una empresa vende mercancas a crdito condiciones %Ed! nEt! significa que el
deudor obtendra un, %B0 de descuento por pagar antes del! o en el da ,d0 y si paga despus de
transcurrido el perodo de descuento! hasta o despus del da ,t0! deber cancelar el total de la factura
,n0. $s pues si se efect&a una venta a crdito por >5.???! condiciones @E5?! nED?! significa que el deudor
pagar el 6HB de la deuda si lo hace antes! o en el dcimo da! o sea! >6H?. $unque el descuento
concedido disminuye la cantidad de dinero que se reciba por concepto de la cuenta por cobrar! esto no
afecta la recuperacin de la cuenta pues quedar sta como cobrada totalmente y el descuento o
cantidad no recibida por el acreedor ira a formar parte de los gastos de la empresa aplicables a las
ventas brutas! entonces quedara refle#ado de la siguiente manera;
2onto cobrado Aabono a cuentas por cobrar C1.,,,
2enos: 'escuentos por pronto pa#o 2,
:ntrada a caHa +(,
Los descuentos por pronto pago pueden tambin aplicarse a los pagos parciales de las facturas!
siempre que stos se realicen dentro del perodo establecido para el descuento. /or e#emplo! si se toma
el caso anterior de la venta a crdito de >5.??? condiciones DE5?! nED?! y antes de que haya pasado el
plazo para conceder el descuento! el acreedor abona a cuenta de la factura >D=? entonces tendr
derecho a que se le conceda el descuento por pronto pago sobre esa cantidad! pero perdera el
descuento por el pago del resto del monto de la factura una vez que ha pasado el perodo de descuento.
Entonces! el descuento se aplicara considerando que la cantidad pagada participa en el porcenta#e a
descontar en la misma forma que si pagara el monto total! o sea que se considera que los >D=?
representan un 6HB del monto que el acreedor debe abonar en cuenta del deudor por concepto del pago
parcial la cual se puede calcular por medio de una regla de tres simple de la manera siguiente;
2onto @
C3", SS +(
R SS 1,,
41
Lo cual significa que el acreedor deber abonar en la cuenta por cobrar del deudor >D=7.5C en
vez de >D=? y la diferencia de >7.5C se considera como descuento por pronto pago deducible de las
ventas brutas en el estado de resultados. /odra obtenerse tambin el mismo resultado si se aplicase
directamente el @B de descuento considerando siempre los >D=? como un 6HB de la cantidad que se
debe abonar en cuenta! as;
2onto @
C3", SS +(
R SS 2
:ntonces R D A@3", I,.+(B ; ,.,2
R D C&.14
Entonces >7.5C sera el descuento por pronto pago! >D=?!?? la cantidad cargada y >D=7.5C la
cantidad que debe ser abonada en la cuenta del cliente. En el au%iliar de cuentas por cobrar de la
empresa! la cuenta del cliente aparecera de la manera siguiente;
42
C0I:45: R
Concepto 'ebe Uaber
%enta 2I1,9 nI3, 1,,,9,,
)a#o en periodo de descuento 3"&914
TTT TTT
/aldo pendiente $429($
La aplicacin de los descuentos por pronto pago ofrecidos implica un intento de acelerar el
proceso de cobro. Andudablemente! los descuentos pueden ofrecer un efecto en la demanda y en las
prdidas en cuentas incobrables' sin embargo! se presume que los descuentos por pronto pago no llevan
la intencin de reducir los precios ni de afectar la demanda! ni tampoco de reducir las cuentas
incobrables. Esta poltica crediticia solo tiene como ob#etivo la aceleracin de las entradas a ca#a lo ms
rpidamente posible! determinando previamente si un aumento en las cobranzas compensar el costo de
aumentar los descuentos concedidos por pronto pago.
43
CO/5O ': 0O/ ':/C6:45O/ )O1 )1O45O )-GO
Los descuentos por pronto pago concedidos implican un alto costo financiero que merece ser
estudiado para la formulacin de las polticas al respecto. El costo de los descuentos por pronto pago
puede ser calculado de la siguiente manera;
Este costo efectivo del descuento ofrecido se hace un equivalente de inters anuales y se
e%presa en trminos de tanto por ciento. $s una empresa que su poltica de descuento es DE5?! nEC=! el
costo del descuento por pronto pago sera;
:ntonces C' D ,.31(1 ; 1,, D 31.(1@
: sea! el costo del descuento es equivalente a un inters anual de un D5.HB.
44
En conclusin las polticas de la empresa para la fi#acin de las condiciones de pago deben
establecerse en funcin de los ob#etivos que se persiguen con la administracin de las cuentas por
cobrar. Esto! por supuesto! incluye la formulacin de polticas tanto de crdito como de cobranzas! de tal
manera que no haya colisin entre dichas polticas cuando estas sean aplicadas.
45
C-)I560O %
CO451O0 ': C6:45-/ )O1 CO81-1.
(undamentalmente el control consiste en un proceso que gua la actividad desarrollada hacia un
fin determinado de antemano. 2ignifica la determinacin de si tal actividad est o no logrando los
resultados que han sido ya previstos en el plan original.
Componentes de un sistema de control de crdito
Esencialmente cualquier sistema de control incluir;
5. .n fin previamente determinado una lnea de accin un patrn o estndar! una norma o
regla de decisin! un criterio o una unidad de medida! que sea utilizado como base para
el control.
@. .n medio para medir el desarrollo de la actividad.
D. .n procedimiento para comparar dicha actividad con un criterio fi#ado! o base para el
control.
C. $lg&n mecanismo que corri#a la actividad que se desarrolla! par que se encamine hacia la
consecuencia de los resultados deseados.
Los elementos anteriormente sealados constituyen una secuencia de pasos o etapas a seguir
en la aplicacin o puesta en marcha de un sistema de control.
1. :;istencia de una base para eHercer el control.
"onstituye la fase inicial del proceso de control. "omo se haba comentado anteriormente! esta
base para el control puede ser un fin predeterminado! un plan! una lnea de actuacin! un patrn o
estndar! una norma o regla de decisin! un criterio o una unidad de medida. La idea ms importante del
control es esencialmente determinar! cuales debieron ser los resultados o! por lo menos! que se puede
esperar de una accin dada con relacin al plan original o base para el control. .n requisito previo para
todo control se fundamentas en la formulacin de una lnea de actuacin de acuerdo a lo que se haya la
planeado' el proceso de control debe responder a las siguientes interrogantes;
U"ul es la accin a desarrollar y como se va a desarrollarV
U"ul es el ob#etivo a lograrV
U-u recursos se necesitan! en que cantidad y a que costo! cmo deben ser aplicados
estos recursos y en que oportunidadV
U-uines son responsables del desarrollo de las actividadesV
En fin! las lneas de accin y la planeacin original constituyen las bases para el control y sin ello
es imposible que ste e%ista. <o obstante! e%iste la necesidad de revisar los planes originales para
detectar si las desviaciones se originan en la formulacin del plan original y realizar los a#ustes
necesarios.
2. 6tilizacin de un medio de comparacin.
/ara la vigilancia de una actuacin se debe depender de una base de comparacin que ayude a
determinar lo que dicha actuacin ,u otra de la misma naturaleza0 ha logrado a travs de su realizacin si
se le compara con los planes originales. La informacin sobre los resultados obtenidos debe ser
transmitida inmediatamente a las personas que tienen poder para generar cambios o a#ustes' de lo cual
depender que un sistema de control sea eficaz. La unidad de medida debe ser consistente con la base
de control' es decir! con lo que se desee controlar. Esto permitir que se pueda establecer una
comparacin sencilla de los resultados que se obtengan con el criterio que haya sido fi#ado.
3. 6tilizacin de un procedimiento para la comparacin.
.na vez obtenidos los resultados estos deben compararse con el criterio que haya sido fi#ado
como base para el control. )e esta manera pueden detectarse las variaciones posibles en la ruta seguida
hacia el ob#etivo deseado. Esto es debido a que cualquier actividad produce alg&n tipo de variacin' es
importante determinar dentro de que lmites debe mantenerse la misma.
9ales lmites se medirn por las diferencias que e%istan entre los resultados que se deseen
obtener y los que realmente se han obtenido. Es tambin importante que un e#ecutivo ,el tomador de
decisiones0 tenga capacidad para hacer la distincin entre una variacin insignificante' es decir! dentro de
los lmites de variacin previstos y una variacin que implique la aplicacin de medios correctivos. El
e#ecutivo debe prestar atencin a todas aquellas diferencias que representan obstculos que dificultan la
realizacin de lo planeado. $s por e#emplo! el contador controla los costos de producir un artculo
determinado comparando los costos que se han presupuestado o fi#ado previamente con los que
realmente se han aplicado o utilizado' en el caso de que detecte diferencias debe analizar los resultados
y determinar causas y consecuencias de tales diferencias. En consecuencia! la finalidad de comparar
resultados obtenidos con resultados planeados! no radica &nicamente en determinar cuando se ha
incurrido en un error. El proceso debe tambin permitir a los altos e#ecutivos de la firma la prediccin de
otros resultados futuros y la revisin de las causas de las variaciones. La revisin del plan original puede
determinar! por e#emplo cuando se ha incurrido en un error en la poltica crediticia y no en la actividad de
otorgar crditos yEo de recuperarlos.
2e pueden haber otorgado crditos de acuerdo a las polticas de la firma pero su recuperacin no
es consistente ni con su monto ni con el plazo de pagos concedido. $s! una empresa puede tener como
poltica general otorgar no ms de 5= das a sus clientes para que cancelen sus cuentas y no concede
descuentos por pronto pago' mientras que la competencia concede D? das de plazo y otorga descuentos
por pronto pago. Esto podra tener como consecuencia una ba#a en las ventas y demoras de los clientes
para pagar debido a los patrones establecidos por el mercado y deficiencias obvias en el flu#o de ca#a de
la firma.
4. -dopcin de al#Mn mecanismo correcti!o y retroalimentacin.
.na vez comparados los resultados obtenidos con el criterio base! en caso de observarse
diferencias es necesario realizar las acciones necesarias para corregir la desviacin. Las medidas a
tomar para hacer los correctivos pueden determinarse partiendo de los datos que se hayan obtenido en
las tres etapas anteriores. El proceso de control termina precisamente en esta etapa en la cual se toman
las decisiones sobre las acciones que deben realizarse para encauzar la actividad decisiva hacia el logro
del ob#etivo sealado' aqu se incluye la revisin final de los planes para a#ustarlos a las necesidades
reales. )e esta manera se producira una mayor armona entre la planeacin original y las actividades
e#ecutadas. Esta etapa incluye un conocimiento permanente de las consecuencias de las decisiones
tomadas para corregir las desviaciones. $s se podr garantizar que las nuevas acciones a tomar
guardan consistencia con los planes.
En otras palabras! el proceso de control es permanente. <o se debe esperar por resultados
finales para tomar las decisiones sobre las acciones correctivas que deben ser aplicadas para corregir las
diferencias entre lo planeado y lo e#ecutado.
-/):C5O/ )1I4CI)-0:/ - CO451O0-1 :4 0-
-'2I4I/51-CI74 ':0 C1:'I5O
En la administracin de cuentas por cobrar! cuyo ob#etivo principal es elevar al m%imo el
rendimiento sobre la inversin! no es posible determinar si se logra la consecucin de tal ob#etivo sin
establecer un sistema de control. 9al sistema de control debe ser capaz de proporcionar resultados que
revelen si el rendimiento se est obteniendo de acuerdo al requerido por la empresa en sus operaciones.
2i no se est logrando ese ob#etivo se debe determinar;
5. U "ules son las causas de las desviacionesV
@. U)e quin es la responsabilidadV
D. U-u consecuencias tienen las desviaciones causadas en los resultadosV
C. U-u medidas adoptar para corregir la diferencia y encaminar la actividad que se controla a
su destinoV
La administracin de cuentas por cobrar debe e#ercer control sobre los siguientes aspectos;
a. "oncesin de crditos.
b. /erodo de cobranza o plazo
c. "obro efectivo de las cuentas.
47
d. *onto o nivel de la inversin en cuentas por cobrar.
a. Control sobre la concesin de crdito.
El captulo AA! se dedic al estudio del proceso de concesin de crdito! desde la consideracin de
los ob#etivos de la administracin de cuentas por cobrar hasta el establecimiento de criterios bsicos para
otorgar o rechazar crditos! tomando en cuenta las siguientes bases para el control de las adquisiciones
de cuentas por cobrar;
a.5 El riesgo m%imo que la empresa est dispuesta a aceptar y el rendimiento que
e%ige esta para sus operaciones.
a.@ 2i los clientes seleccionados han sido los que realmente merecan la concesin
del crdito de acuerdo con la investigacin realizada por los solicitantes de crdito.
a.D O -ue criterios se tomaron en cuenta para #uzgar el valor del crdito de los
solicitantes.
a.C 2i se han aceptado solicitudes de crdito que deban ser rechazadas o si se han
rechazado solicitudes que deban ser aceptadas.
b. )eriodo de cobranzas o plazo.
Las consecuencias de las polticas de crdito utilizadas se refle#an en la actividad de cobranza. 2i
las actividades y normas crediticias son flo#as o liberales! la presin se refle#a en el departamento de
cobranzas para acelerar el flu#o de fondos provenientes de las cuentas por cobrar. *ientras que si son
muy restrictivas! inclusive para la concesin de crdito tal vez no se necesite un departamento de
cobranzas. En consecuencia! si se deben usar medidas generales de financiamiento! es tambin
necesario desarrollar medios para vigilar las actividades de quienes conceden crdito y de los
encargados de los cobros de las cuentas.
Entre las medidas que pueden utilizarse para evaluar las diferencias de la actividad crediticia se
encuentran;
5. /orcenta#e de prdidas o solicitudes de crditos rechazados en relacin con las ventas a
crdito.
@. $nlisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar y determinacin del perodo medio
de cobranza.
1. )orcentaHe de pedidos o solicitudes de crdito rec3azados en relacin con las
!entas a crdito.
2i se rechaza una gran cantidad de pedidos podra ser debido a que los trminos o condiciones
son poco estrictas o si las normas son demasiado restrictivas. /osiblemente al establecer plazos de 8?
das! trae como consecuencia que se atraigan tantos clientes inaceptables que la proporcin de rechazos
sera muy alta. Esta situacin puede remediarse ofreciendo plazos menores! por e#emplo D? das! para
todos los clientes. En caso de los trminos fuesen como los de la competencia! la falla podra estar en la
norma que! en vista de que por estar limitada por ese aspecto! podra ser demasiado rgida.
2. -nlisis de los !encimientos de las cuentas por cobrar y determinacin de perodo
medio de cobranza.
El anlisis de los vencimientos de las cuentas por cobrar! es uno de los dispositivos de control
ms &tiles! proporciona una tabulacin de las cuentas vencidas! clasificando los montos de las cuentas
por cobrar de acuerdo al tiempo que tiene vencidas! clasificando los montos de las cuentas por cobrar de
acuerdo al tiempo que tienen vendidas! generalmente se e%presa en das. La tabla +.5! muestra un por
e#emplo suponiendo que el plazo m%imo concedido es de D? das.
5-80- %.1
:2)1:/- R?P
C6:45-/ )O1 CO81-1
C0-/IGIC-CIO4 )O1 -45IGY:'-'9 2O45O ? )O1C:45-V:
-0 3, ': V64IO ': 2,,1
-45IG6:'-' 2O45O ': 0- C6:45- )O1C:45-V:
48
2enos de 3, das 13".,,, "&.,
3, a $, das $".,,, 2&."
$, a +, das 32.,,, 13."
2s de +, das ".,,, 2.,
5otal de cuentas por cobrar 23&.,,, 1,,@
<ota; E#emplo del autor
49
Los resultados obtenidos de la tabulacin constituyen un medio para comparar los perodos de
cobro establecidos en las condiciones del crdito concedido con el tiempo que se toman los deudores
para pagar sus cuentas. )e tal manera que! de acuerdo con ello! la actividad de conceder crditos podra
tomar medidas correctivas para regular las condiciones' en consecuencia la firma debe ser! en cierto
grado! estricta en la concesin de crditos. La decisin en este respecto estar de acuerdo a la
antigFedad de los vencimientos de la cuenta y la poltica de conceder ms crditos.
.tilizando el perodo medio de cobro es posible determinar si los deudores se toman ms del
tiempo concedido para cancelar sus cuentas. 2e recomienda utilizar el clculo de este perodo medio de
cobros de acuerdo a como ya ha sido ampliamente tratado e ilustrado en el captulo A+.
c. Control sobre los cobros.
La observacin de las actividades de cobranza podra ser una de las tareas ms difciles para la
establecer un criterio sobre el establecimiento de la responsabilidad en el caso del incumplimiento de los
clientes. En caso de prdida! la evaluacin que se hizo del crdito concedido pudo haber sido deficiente'
as como tambin debido a fallas en el control de los cobros.
Las tcnicas utilizadas para controlar la concesin de crditos pueden utilizarse para los cobros!
clasificacin por vencimiento y perodo de cobranza' as como otras tcnicas' tales como! como rotacin
de las cuentas por cobrar! clculo de porcenta#e de cobros en relacin con las ventas a crdito.
)e acuerdo a lo anterior! el sistema de control establecido debe ser capaz de indicar a la gerencia
de crdito y a la gerencia de cobranza sobre la necesidad de;
$umentar las ventas a crdito o disminuirlas' o!
adoptar una poltica ms agresiva para acelerar los cobros.
$ travs de la clasificacin por edad o antigFedad de las cuentas por cobrar pueden determinarse
las cantidades de#adas de cobrar. *ediante el clculo del perodo medio de cobranza los das de atraso
en los cobros.
/uede utilizarse otro indicador para controlar los crditos y cobranzas como lo es la rotacin de
las cuentas por cobrar! lo cual puede calcularse de la siguiente manera;
$s! utilizando los datos de la tabla +.5 y asumiendo un nivel de ventas de >58??.??? se tiene;
50
$l dividir los D8? das del ao entre la rotacin de las cuentas por cobrar es tambin posible
obtener el perodo medio de cobros;
$s el perodo promedio de cobranza estara dado por la frmula;
"on este procedimiento se obtendra el mismo resultado que con la aplicacin de la formula
general! ya e%plicada con anterioridad.
:sto si#ni*ica .ue:
3$, das
ZZZZZZZZZZZZZZZ
%entas I cuentas por cobrar
Cuentas por cobrar ; 3$, das
D ZZZZZZZZZZZZZZ
%entas
2i se quiere e%presar en trminos de moneda los das de atraso en los pagos! se calcula el
perodo medio de cobranza y luego se compara con el establecido por la empresa como norma para sus
operaciones de ventas a crdito' finalmente! la diferencia obtenida se multiplica por el valor de la venta
diaria promedio.
La venta diaria promedio puede calcularse dividiendo el total de ventas entre el n&mero de das
del ao ,D8? das0 se ha obtenido utilizando el ao comercial de D8? das en vez de D8= un mes KD? das.
)e tal manera que considerando el e#emplo anterior la venta diaria promedio sera
51
Entonces la venta promedio diario de >C.CCC!CC. En el e#emplo anterior se haba determinado un
perodo medio de cobranza de =D das! y seg&n las normas de la empresa el plazo m%imo que se
concede es de D? das por lo cual el atraso en las cobranzas sera de @D das y si se multiplica este
resultado por el promedio de ventas diarias se tendra;
23 das ; 4.444944 CIda D 1,2.222912
Lo cual refle#ara el e%ceso en la inversin en cuentas por cobrar ocasionado por la lentitud en los
cobros! o bien por una poltica de concesin de crdito no controlada! con la consiguiente falla en el
presupuesto de efectivo por los fondos que se de#an de percibir al atraso de las cuentas. El departamento
de crdito debe emprender una efectiva labor de supervisin de manera que pueda vigilar las cuentas
para asegurarse de que las facturas se presenten a tiempo a los deudores tomando en cuenta las
consecuencias de la lentitud de cobros.
52
d. 2onto o ni!el de la in!ersin en cuentas por cobrar.
El monto de la inversin en cuentas por cobrar est determinado por los siguientes factores;
5. "ondiciones de crdito concedidos a los clientes que son considerados que lo merecen.
@. Las polticas y prcticas de la empresa para determinar que clientes han de recibir crdito.
D. Las prcticas de pago de los deudores.
C. La e%igencia de las polticas y de las prcticas de cobro del acreedor.
=. El volumen de las ventas a crdito.
1. Condiciones de crdito a los clientes.
En la teora! cada empresa goza de autonoma para establecer las condiciones de ventas que
me#or convengan a sus ob#etivos y circunstancias. .na organizacin puede abstenerse de vender a
crdito ,pago contra entrega o contado0 para evitar que sus fondos estn convertidos en cuentas por
cobrar y evadir el riesgo de sufrir prdidas por cuentas imposibles de cobrar. $simismo! puede usar una
poltica de concesin de crdito generosa como un instrumento agresivo para efectuar las ventas.
Es com&n que en la prctica! las condiciones de crdito que ofrece la competencia presionen a la
empresa a ofrecer las suyas en una forma! al menos! tan generosas como las de sus competidores. /or
lo tanto! es posible que en un ramo determinado de la industria todos los acreedores imponen las mismas
condiciones para la venta a crdito de un determinado producto. $s! por e#emplo' los fabricantes de
pinzas para el pelo podran establecer para la venta del producto! condiciones @E5?! nED?! los fabricantes
de alambre p&as! pueden establecer DE5?! nEC=! productores de caf molido no conceden crditos por
ms de 5= das. <o obstante una empresa! a menos que haya un acuerdo formal entre los comerciantes
del ramo! puede establecer condiciones ms favorables que los competidores.
2. 0as polticas y prcticas de la empresa para decidir .ue clientes merecen la concesin
de crdito.
Las empresas otorgan crdito slo a aquellos clientes que se consideran riesgos aceptables. En
consecuencia! pueden aplicarse condiciones de pago al contado! o de plazo para el pago ms corto! para
aquellos clientes cuyo riesgo no se considera conveniente aceptar! o porque la informacin que se tiene
es insuficiente para formarse un #uicio al respecto. La poltica de la empresa para conceder crditos incide
en el nivel o tamao de la inversin en cuentas por cobrar. En tal sentido! esta inversin ser mayor
mientras ms liberal sea la poltica adoptada. La aplicacin de esta poltica producir un efecto contrario
en la medida que la empresa sea ms restrictiva o e%igente para realizar ventas a crdito.
3. 0as prcticas de pa#o de los deudores.
E%isten casos en los cuales las empresas ofrecen descuentos por pronto pago a clientes que
cancelen sus facturas en un plazo previamente establecido y antes de la fecha de vencimiento. $s! por
e#emplo' a clientes con estas caractersticas se les dara un DB de descuento por pagar dentro de los
primeros 5= das una factura que vence a los D? das ,DE5=! nED?0' En estos casos se presentan dos
alternativas; aprovechar el descuento pagando antes del ,o en el0 decimoquinto da! o no tomar el
descuento pagando a los D? das. "omo consecuencia! la alternativa escogida por el cliente afecta tanto
el perodo medio de cobros como el tamao de la inversin en cuentas por cobrar.
2i una empresa vende normalmente >5.8??.??? al ao en condiciones @E5?! nED?! suponiendo
que los clientes no aprovechan el descuento y paguen a D? das! entonces la inversin media en cuentas
por cobrar ,A*""0 sera;
entonces
53
$s! 4s.5DD.DDD!DD sera el monto promedio de la inversin en cuentas por cobrar si todos los
clientes pagasen a D? das. Este procedimiento tambin es vlido para evaluar si el saldo de las cuentas
por cobrar guarda consistencia con las polticas de plazos de la firma.
2i todos los clientes aprovechasen el descuento y acostumbran pagar sus cuentas antes de ,o
en el0 dcimo da la inversin promedio ser;
2i se espera que del total de las ventas! >8??.??? se recuperara antes del ,o en el0 dcimo da y
>5.???.??? a D? das entonces el nivel medio de la inversin sera;
:ntonces in!ersin media en cuentas por cobrar D 8s. 1.,,,.,,,
$ travs del e#emplo anterior! puede observarse como las prcticas de pago de los clientes
afectan el tamao de la inversin en cuentas por cobrar. $ pesar de que es difcil hacer una prediccin
sobre los cobros futuros! en relacin a nivel de las cuentas por cobrar! la e%periencia en cobranzas de la
empresa puede proporcionar una buena base para emitir un #uicio sobre los hbitos de pago de los
clientes. Estas comprobaciones de perodo de cobro pueden hacerse comparando la inversin media que
la firma debera mantener en cuentas por cobrar con el saldo actual de este rubro.
$simismo! el tiempo promedio que utilizan los clientes para hacer sus pagos puede compararse
con el plazo que normalmente concede la empresa para recibir la cancelacin de las cuentas por cobrar.
)ebe tomarse en cuenta que! a&n cuando se establecen condiciones estrictas de crdito! los clientes
pueden abusar de ellas. $s! por e#emplo' e%isten clientes que habitualmente! y en forma intencional! se
toman un tiempo adicional para pagar sus obligaciones comerciales' en tal caso! al vendedor no le queda
otra salida que enviar un recordatorio al deudor y resignarse a que se rebasen sus condiciones de crdito
antes que perder sus ingresos de venta que tendra de este cliente.
4. 0as e;i#encias de las polticas y prcticas de cobro del !endedor.
Este otro factor se refiere a la preocupacin de los acreedores por el cobro de las cuentas ya
vencidas y el grado de presin que puedan e#ercer para obtener pagos puntuales. 2i estas polticas y
practicas tienen un efecto en las prctica de pago de los clientes! tambin afectarn el tamao de la
inversin en cuentas por cobrar. *ientras menos agresivo sea el vendedor en sus cobros mayor ser la
inversin en cuentas por cobrar y ms tiempo tardara en recuperar el importe de sus acreencias.
". :l !olumen de las !entas crdito.
2 los dems factores mencionados anteriormente se mantienen constantes! es de esperar que
cualquier aumento que haya en la inversin en cuentas por cobrar sea debido al aumento de la ventas a
crdito. 2i los deudores pagan puntualmente en el corto plazo estipulado! y la poltica de cobros es
eficiente entonces el lapso de tiempo entre los cambios en el nivel de ventas y los cambios que se
produzcan en la cuentas por cobrar es corto! si el nivel de las cuentas por cobrar estar acorde con las
polticas de crdito y cobranzas fi#adas por la empresa.
54
C-)I560O %I
C6:45-/ I4CO81-80:/: :/5I2-CI74 ': C6:45-/ I4CO81-80:/T -/):C5O/
0:G-0:/
Cuentas incobrables.
Las ventas a crdito! como se haba dicho anteriormente involucran un gran riesgo. $lgunos
deudores se retrasan en forma considerable en el pago de sus facturas a crdito' otros! en definitiva! no
pagan. 1esulta difcil clasificar de manera precisa a los solicitantes de crdito. 2i esto fuera posible! se
presentaran muy pocos problemas para lograr el %ito de la actividad crediticia. )ebido a la situacin de
incertidumbre los riesgos no pueden ser eliminados.
E%iste siempre la posibilidad de mantener cuentas cuyo cobro sea considerado imposible. Las
cuentas de#adas de cobrar! porque los esfuerzos realizados para hacer las recuperaciones han resultado
infructuosos! obviamente significan prdidas' por lo tanto deben ser reconocidas como tales. En
consecuencia! disminuirn las utilidades de la empresa y tambin afectarn las finanzas del negocio por
los montos en dinero de#ados de percibir y el costo incurrido en la venta a crdito efectuada. $spectos
relativos a los problemas de cobranza se tratan en el captulo AAA.
:stimacin de cuentas incobrables.
"uando una empresa tiene determinada inversin en cuentas por cobrar est actuando ba#o
condiciones de incertidumbre y riesgo. /or tanto! debe estimarse la probabilidad que e%iste de recuperar
los montos de todas las cuentas por cobrar. Es decir! la determinacin de la probabilidad hay de no
efectuar la recuperacin de las cuentas de cobro dudoso. "omo consecuencia de esta estimacin!
resultar la cantidad de dinero que se asignara como prdida causada por no haber recuperado el valor
en cuentas! probablemente! imposibles de cobrar.
)ebe tenerse presente! en el tratamiento de las cuentas por cobrar! que el crdito es una
consecuencia de los ingresos por ventas. 9ales ingresos han de ser disminuidos en el estado de
resultados por el monto calculado para las prdidas en cuentas incobrables. /ara los efectos el
contables! el registro se efect&a mediante una cuenta de gastos que refle#e el gasto por incobrabilidad.
1egularmente! en la contabilidad se denomina esta cuenta de gastos de varias maneras' tales como!
prdida en cuentas incobrables! prdida por cuentas malas! prdida en cuentas de cobro dudoso! y otras
denominaciones afines' pero! todas con el mismo significado. "uando se efect&a la estimacin del gasto
por cuentas incobrables! normalmente se establece una reserva o provisin para cuentas incobrables.
Esta provisin se deduce del monto de las cuentas por cobrar en el balance general. $simismo! debe ser
calculada en una cantidad suficiente como para cubrir las prdidas que se deriven de la incobrabilidad de
las cuentas.
La estimacin de las cuentas incobrables! normalmente! es una labor del contador. La provisin
puede establecerse de acuerdo basarse en resultados obtenidos de la e%periencia en cobros de la
empresa; $s! pueden utilizarse alternativamente los mtodos que se e%ponen a continuacin;
1. Con base a un promedio de los perodos de !arios de los Mltimos a<os.
El promedio de prdidas de varios de los &ltimos aos puede ser utilizado para hacer la
estimacin de cuentas incobrables correlacionndolo;
a. 9otal de ventas.
b. 9otal de ventas a crdito.
c. 2aldos a final de ao de cuentas por cobrar.
aB )romedio de prdidas con relacin al total de !entas.
2e obtiene dividiendo el promedio de prdidas de los aos considerados entre el promedio de las
ventas totales de cada uno de esos aos y multiplicando por cien. $s resulta el porcenta#e aplicable al
total de ventas para estimar las cuentas incobrables correspondientes al perodo para el que se efect&a el
clculo. $ manera de ilustracin! si una empresa suministra los siguientes datos para los &ltimos cinco
aos;
-[O/ 5O5-0 ': %:45-/
A:4 CB
):1'I'-/ :4 C6:45-/
I4CO81-80:/
A:4 CB
1 ",,.,,, &.,,,
2 "2,.,,, &.",,
3 "1,.,,, $.,,,
4 "3,.,,, 4.",,
" "2".,,,
ZZZZZZZ
(.,,,
ZZZZZZZ
2."(".,,,
\\\\\\\\\\
32.,,,
\\\\\\\\\\
:ntonces el estimado sera D 192, @
Luego la prdida estimada para el &ltimo ao ser
C"2".,,, ; ,.,12, D C$.3,,
iB 2todos basados en las !entas de crdito:
2e utiliza un procedimiento anlogo al anterior suponiendo el caso anterior con el promedio de
prdidas de 4s. 8.C??.
-[O/ %:45-/ - C1N'I5O
A:4 CB
1 3&".,,,
2 3+,.,,,
3 4,,.,,,
4 41,.,,,
" 41".,,,
ZZZZZZZZ
1.++,.,,,
\\\\\\\\\\\
Entonces el porcenta#e aplicable como gastos sera;
56
Entonces la prdida asignada al perodo sera de;
8s. 41".,,, ; ,.,1$1 D $.$(19",
c. 2todos basado a las cuentas por cobrar.
El procedimiento es similar a los dos anteriores; si el promedio de prdidas es de >8.C?? y los
saldos finales de las cuentas por cobrar en los &ltimos cinco aos son los que se detallan a continuacin;
-[O/ C6:45-/ )O1 CO81-1
1 C1,,.,,,
2 12".,,,
3 +".,,,
4 14,.,,,
" ",.,,,
ZZZZZZZ
C$1,.,,,
\\\\\\\\\
Entonces el porcenta#e de cuentas incobrables sera;
0ue#o la cantidad total desi#nada a cuentas incobrables sera de:
C1",.,,, ; ,.,"2" D C&.(&".
Esta cantidad sera el monto equivalente al saldo que debe tener la provisin para cuentas
incobrables. 2lo sera computable con un gasto el total de este monto cuando se crea dicha provisin.
)espus de creada la provisin! el monto considerado como un gasto sera aquel que iguale el saldo
anterior de la provisin para cuentas incobrables con el monto calculado para dicha provisin. $s por
e#emplo si el saldo de la provisin para fines del ao anterior era de 4s. 8.=??! entonces la cantidad a
considerar como un gasto del perodo sera de 4s. 5.D7=! luego el monto de la provisin llega a los 4s.
7.H7= calculados. En la contabilidad se refle#ara de la siguiente manera;
57
)1O%I/IO4 )-1- C6:45-/ I4CO81-80:/
':8: U-8:1
C$.",, /aldo anterior
ZZZZZZZZZZZZZZZZ
C1.3&" Costo perodo actual
ZZZZZZZZZZZZZZZZ
C&.(&" /aldo aHustado de la pro!isin
2. 2todo de la clasi*icacin de cuentas de acuerdo a su anti#Oedad.
"onsiste en realizar el anlisis de las cuentas por cobrar de acuerdo a su vencimiento. Ancluye
tanto las cuentas no vencidas como las ya vencidas. 2upngase una empresa que tiene en su total de
cuentas por cobrar >=??.???' considerando para las cuentas no vencidas el 5B de incobrabilidad' para
las cuentas vencidas de 5 a D? das el =B! de D5 a 8? das el 5?B! de 85 a 6? das el @=B y ms de 6?
das el =?B de incobrabilidad' la tabulacin de los datos es la que se presenta aparece en la tabla +A.5'
se determina una previsin para cuentas incobrables de >5=.C??! lo cual se considera la prdida normal
por concepto de cuentas incobrables.
Los mtodos de clculo del estimado de prdidas en cuentas incobrables que se han descrito
anteriormente! tiene como ob#eto principal determinar que monto de las cuentas incobrables debe ser
cargada a los gastos peridicos en la contabilidad de la empresa y asignar los montos que deben
deducirse en el balance general del valor total de las cuentas por cobrar como previsin para cuentas
incobrables. Los aspectos legales referentes a las prdidas en cuentas incobrables estn comprendidos
en las leyes de impuesto sobre la renta! las cuales sern aplicadas de acuerdo al pas en que se
desempea la empresa! as como la prescripcin de cuentas cuyo cobro no ha sido gestionado dentro de
cierto n&mero de aos.
-/):C5O/ 0:G-0:/.
La administracin de cuentas por cobrar debe considerar las disposiciones legales que se relacionen con
las cuentas por cobrar' la legislacin impositiva! la legislacin civil! la legislacin mercantil y penal! estn
relacionadas con la concesin de crditos! su recuperacin y prescripcin ,legalmente incobrables0 . En
virtud de la dinmica de las leyes! las mismas estn su#etas a constantes cambios y aplicacin de
#urisprudencias que influyen en su interpretacin. "onsecuentemente! se recomienda al responsable de la
gerencia de crdito y cobranzas referirse a la ley que sea aplicable a cada situacin y estar en constante
comunicacin con el departamento legal' tanto para asesora como en el tratamiento de las cuentas de
cobro dudoso.
58
C-)I560O %II
C1:'I5O ? )1OC:/-2I:45O :0:C5174ICO ': '-5O/9 CO45-8I0I'-' ? CO451O0
La contabilidad de cuentas por cobrar forma parte del sistema contable de una empresa. 2u
tratamiento cobra mayor importancia debido a que gran parte de las operaciones fluyen a travs de las
cuentas por cobrar! el monto del total de ventas a crdito y los cobros de cuentas pendientes. El rubro de
cuentas por cobrar de una empresa comprende las deudas que contraen sus clientes cuando stos le
compran bienes yEo servicios. En consecuencia! estas operaciones originan traba#os de contabilidad! as
como tambin gastos de administracin. /or estas razones! para mantener un registro y control contable
y administrativo eficiente sobre los crditos en circulacin es recomendable la implantacin de
mecanismos de registro y control acordes con la tecnologa ms moderna. 2obre este tpico se hace
referencia detallada a continuacin.
1e#istro de la in*ormacin de crdito
"ontiene los primeros contactos hechos con los clientes! a travs de pedidos o solicitudes de
crdito. $ntes de que se efect&e la venta a crdito el acreedor debe investigar el caso. Este registro!
precisamente! es para mantener la informacin sobre los clientes provenientes de las fuentes utilizadas
como informes de agencias estados financieros! referencias comerciales y bancarias. El registro debe
estar diseado de manera que pueda ser capaz de almacenar futuras referencias! de manera que pueda
hacer adiciones en la medida que se reciban nuevas informaciones.
)1OC:/-2I:45O :0:C5174ICO ': '-5O/ A):'B
Los procedimientos estudiados hasta ahora en el presente traba#o bibliogrfico para la
administracin del flu#o efectivo de fondos generados por las cuentas por cobrar! tienen su base en el
mane#o de un flu#o fsico de informacin. Es decir! para acelerar los cobros y hacer ms lentos los pagos!
el medio ms utilizado por organizaciones menos eficientes es la transferencia de papel. 2in embargo!
cada vez ms los fondos fluyen en forma electrnica! tanto para los cobros como para los pagos. Las
razones de esta evolucin son de dos tipos;
1. Cambios en las re#ulaciones de las instituciones *inancieras.
Los cambios en las regulaciones de las instituciones financieras y los avances en los sistemas de
informacin basados en computadoras as como en las comunicaciones electrnicas han permitido una
competencia mayor entre las instituciones financieras. $ la mayora de estas instituciones se les ha
permitido ofrecer una diversidad de mucho mayor amplitud de cuentas e instrumentos. Esta mayor
fle%ibilidad ha afectado tambin a los mecanismos de pago.
2. -plicaciones de la computacin en la administracin del e*ecti!o y trans*erencia
electrnica de *ondos.
El segundo aspecto del entorno cambiante es la creciente comple#idad de las aplicaciones de
computadora en la administracin del efectivo y en las transferencias electrnicas de fondos. .na de
ellas! con la cual muchos estamos familiarizados! son las tar#etas plsticas con codificacin magntica
que pueden ser empleadas para obtener efectivo! para traspasar fondos de una cuenta a otra! para pagar
cuentas! para obtener prstamos y otras ?operaciones.
Estas operaciones se pueden llevar a cabo en una institucin financiera! en una mquina
electrnica automtica de pago que esta operando las @C horas del da y en ciertas tiendas de ventas al
menudeo. En las tiendas es posible pagar una compra con una de stas tar#etas! pues los fondos se
transfieren en forma electrnica del cliente a la tienda! la venta#a para el comerciante es obvia' tiene la
seguridad de que los pagos por las compras son buenos y que se realizan de inmediato. $l mismo tiempo
se reduce la posibilidad de cheques sin fondos utilizando los sistemas de garanta que le ofrecen varios
bancos. "on este tipo de sistema el cheque del cliente es analizado en una forma electrnica y verificado
por una computadora. )ebido a que el banco garantiza los cheques que comprueba! el comerciante no
queda e%puesto a prdidas por cheques sin fondo.
En la figura +AA.5 se muestra un e#emplo de la transferencia electrnica de fondos. El proveedor!
la compaa W! enva una factura a su cliente! la compaa M! en la fecha de pago adecuado! la compaa
M da instrucciones a su banco de pagar al proveedor mediante un procedimiento preestablecido.
138
GIG61- %II.1
4O5-: -'-)5-'O ': %-4 UO14:9 V.C. A1++3B
Las instrucciones se pueden transmitir a travs de redes electrnicas de computadoras. En ese
momento el banco debita la cuenta de la compaa M y acredita en forma directa o transfiere mediante va
electrnica el crdito al banco de la compaa W! al mismo tiempo que comunica por va electrnica la
informacin de respaldo. El &ltimo banco acredita la cuenta de la compaa W! envindole la informacin
de respaldo! tambin en forma electrnica . en ese momento! la compaa W se encuentra en posicin de
actualizar sus registros de control de cuentas por cobrar. $dems de pagar cuentas! se pueden utilizar las
transferencias electrnicas de fondos para depositar las nminas en forma automtica en la cuenta de los
empleados! para pagar impuestos y hacer pagos de dividendos y otros tipos.
En lugar de una transferencia de fondos directa a travs de los bancos! se puede realizar la
transferencia mediante una cmara de compensacin automtica. . $lgunas de las principales
agrupaciones incluyen "LA/2, los bancos de "learing Louse AnterbanS 2ystem of <ew WorS! para a#ustes
al da siguiente' SWIFT, la 2ociety of Xorldwide AnterbanS (inancial 9elecommunications! compuesta por
cientos de bancos en el mundo entero que permiten transferencias internacionales! y NACHA, el <ational
$utomated "learing Louse $ssociation! integrado por miles de bancos e instituciones de crdito y
adecuado para transferencias de lotes de alto volumen. En stas y otras agrupaciones el sistema de
transferencia electrnica de datos se desarrolla en forma continua a medida que sur#en nuevos avances
en el establecimiento de redes electrnicas de comunicacin.
/or supuesto! con las transferencias electrnicas de fondos se eliminan los fondos en circulacin.
$ diferencia de las transferencias de documentos! no e%isten fondos sin cobrar! pues se debita la cuenta
de una de las partes al mismo instante en que se acredita de la otra.
/ara algunas corporaciones! la prdida de los fondos en circulacin en los pagos es un costo
demasiado grande para pagarlo. Lgicamente! los beneficios son indudables debido a la posibilidad de
e#ercer un control ms estricto sobre los pagos ya a que se conocen con seguridad las fechas de las
liquidaciones. Estos tipos de comunicaciones por va electrnica! por lo general! me#oran las relaciones
con proveedores. <o obstante! tal vez estos beneficios no compensen el costo de reducir los fondos en
circulacin' pero! al menos contribuyen a minimizarlos.
)ebido a que la banca electrnica necesita mucho capital! el costo por operacin se reduce a
medida que aumente el volumen. )esde luego! esto ha ocurrido en los &ltimos aos y gran parte de los
ahorros se pasan a los usuarios de los servicios financieros. El cliente se beneficia de la intensa
competencia entre las instituciones financieras y los grandes comerciantes detallistas ,al menudeo0 que
brindan servicios financieros. /ara la empresa! la banca electrnica significa menos tiempo en el cobro de
139
cuentas por cobrar! un control ms eficiente del efectivo y quiz una reduccin en los costos de prestar
servicios.
)e acuerdo a lo anterior! las tcnicas de la banca electrnica pueden aportar mayores beneficios
econmicos en los saldos de efectivo. $ su vez! el desarrollo de estas tcnicas dependen en parte del
nivel de las tasas de inters en los mercados financieros. /or supuesto! cuanto ms alta sea la
tasa de inters! ser mayor al costo de oportunidad de conservar efectivo en ca#a y se vuelven ms
atractivas las tcnicas electrnicas de banca! si todos los dems factores son iguales. <o obstante! por lo
general el uso de una nueva tcnica de administracin de efectivo representa importantes costos
iniciales. /or tanto! una vez que esta en uso un nuevo mtodo! e%iste la tendencia a mantenerlo sin
modificaciones si posteriormente las tasas de inters llegaran a ser menores.
La cuenta de saldo cero constituye otra innovacin! de la cual se transfieren automticamente los
fondos a valores cuando e%isten e%cedentes y se retornan cuando e%isten dficit. En algunas ocasiones!
el dficit se cubre con un convenio preestablecido de sobregiro , prstamo0 con el banco. "on una cuenta
de saldo cero! como implica su propio nombre! no se mantienen inactivos fondos en forma innecesaria.
/or lo general! el mane#o de este tipo de cuenta genera intereses similares a los de cualquier prstamo
bancario.
Compras prepa#adas
.n caso similar ocurre cuando los clientes depositan a los proveedores cierto monto de dinero a
cuenta de futuras compras sin que esto genere intereses a favor del vendedor. El cliente adquiere el
derecho de obtener un bien o servicio a cuenta del dinero que el proveedor ha recibido y acreditado en su
cuenta. $ medida que el cliente recibe dicho bien o servicio el proveedor dbitos en su cuenta por el valor
de el servicio que le ha sido prestado o por los bienes que le han sido entregados. E#emplos de estos
tipos de transacciones! lo representan las compaas de telfono tanto por cable como celular! las tiendas
por departamentos cuando no requieren del cliente el uso de su tar#eta de crdito.
C3e.ues con *ec3a anticipada
$unque constituye una prctica ilegal! muchos comerciantes aceptan de sus clientes cheques
con fecha anticipada. 2u &nica garanta est constituida por la honestidad del cliente. $dems el
comerciante debe poseer la habilidad para detectar! en el banco donde el cliente mane#a su cuenta! el
momento en que el emisor del cheque dispone de los fondos suficientes para honrar el compromiso. .n
riesgo adicional de esta tipo de transaccin ocurre con el fallecimiento del emisor antes de la fecha futura
de emisin del cheque. 2i se comprueba que el emisor no e%iste fsicamente para la fecha de emisin del
cheque! este documento carece de validez puesto que se demuestra que fue emitido con fecha
anticipada' esta transaccin este tipo de transaccin est prohibida la mayora de las legislaciones
mercantiles. $s! el "digo de "omercio +enezolano! en su artculo C6C! establece severas sanciones
para los emisores y aceptantes de cheques con fecha anticipada' simplemente! se trata de emisin y
aceptacin de cheques sin provisin de fondos con el consentimiento tanto del acreedor E proveedor
como del cliente.
2:5O'O/ 2O':14O/ )-1- -1CUI%O/
? 1:GI/51O/ ': CO81-4P-
La informacin referente a crdito y cobranza debe estar dispuesta de tal manera! fcilmente la
localizacin rpida de las cuentas vencidas! para hacer recordatorios a los deudores de los pagos
vencidos pendientes y continuar la cobranza hasta que se reciba el pago. )ebe llevarse tambin archivo
de toda correspondencia enviada o recibida del cliente en el procedimiento de cobranza.
2i las operaciones realizadas en el traba#o de crdito son muy grandes! se puede realizar
mediante procedimientos separados! de tal manera que estas operaciones puedan ser mane#adas por
funcionarios especializados. Las cuentas nuevas es usual que sean mantenidas por separado hasta
determinado tiempo. Las cuentas vencidas se pueden clasificar por tipo y cada una de manera especial.
Las necesidades del acreedor sern las que determinarn el sistema de registro y archivo ms
conveniente.
140
O1G-4IP-CI74 ? G64CIO4:/ ': C1N'I5O ? CO81-4P-/.
La forma como estn organizadas las actividades de crdito y cobranzas! as como las funciones
relacionadas con ellas! van a depender del volumen de operaciones y del n&mero de clientes que
necesite controlar la empresa.
.na empresa pequea! con pocos clientes y poco volumen de operaciones! administrara sus
cuentas por cobrar sin necesidad de tener dentro de su organizacin un departamento de crdito.
9ampoco necesita un departamento de cobranzas para recuperar las cuentas por cobrar! bastara
designar para ello! uno o tal vez dos empleados con conocimientos de administracin de crdito para
realizar tales funciones y las decisiones sobre crdito las toma el gerente de la empresa. /ero en la
medida que la empresa crece! y de acuerdo al volumen de clientes y transacciones! pueden agrupar
estas actividades en divisiones que pueden adoptar diferentes denominaciones tales como;
)epartamento de "rdito! 3erencia de "rdito! )epartamentos de "rditos y cobranzas! 2eccin de
"rdito y "obranzas. 4a#o cualquier denominacin de la cual sea ob#eto en la empresa! la actividad de
crdito y cobranzas debe desarrollar tres actividades especiales.
5. $probacin de crdito a clientes determinados en condiciones equitativas' es decir! tanto a
conveniencia del cliente como a conveniencia de la empresa.
@. "ontrol de los cobros de las cuentas para garantizar que se hagan los esfuerzos necesarios
para cobrar las deudas en la medida en que estas se vayan venciendo.
D. 1ecuperacin de cuentas. En el caso de las cuentas que parecen haberse convertido en
incobrables ,clientes que aparentemente no pueden o no tienen la intencin de pagar0! los responsables
de crdito y cobranzas tienen que planificar los esfuerzos que sean apropiados! y ponerlos en marcha!
para hacer efectivos los cobros de las cuentas y evitar las prdidas.
Las tres funciones sealadas anteriormente pueden estar organizadas en un departamento de
crdito y cobranzas! con un gerente y personal suficiente para la administracin de cuentas por cobrar! si
las operaciones as lo requieren. )ependiendo este gerente de crdito y cobranzas del gerente general
de la empresa ,fig. +AA.@.0
2i las operaciones son ms e%igentes! y la organizacin anterior no es suficiente pudieran
dividirse las actividades del departamento de crdito y cobranzas en dos subdivisiones o secciones! cada
una con un #efe y ba#o la supervisin del gerente de crdito y cobranzas. Esta gerencia a su vez
depender del gerente general de la empresa , fig. +AA.D0. $simismo! las funciones pueden llegar a
especializarse dentro de la empresa' de tal manera que! la funcin de crdito y cobranza puede estar
organizada en funciones ms especificas. /ero que en todo caso tal la divisin de funciones agrupadas
en diferentes departamentos ,ver (ig. +AA.C0 depender de las necesidades de la empresa para e#ercer
una administracin efectiva de las cuentas por cobrar.
GIG61- %II.2
141
GIG61- %II.3
GIG61- %II.4
G:1:45: G:4:1-0
142
C-)I560O %III
0- -'2I4I/51-CIO4 ? CO451O0 ':0 C1:'I5O ? :0 CO4C:)5O ': 2:1C-'O5:C4I-
I45:G1-'-
Los diversos departamentos de la organizacin deben comprender que las acciones que emprenden!
adems de las actividades de los agentes de ventas y de la fuerza vendedora! e#ercen una influencia
relevante en la capacidad de la firma para crear y retener clientes.
El efecto que tienen las cuentas por cobrar y la funcin de mercadotecnia en las finanzas de una
organizacin es decisivo en la produccin de ganancias que magnifiquen el valor de sus acciones. Las
cuentas por cobrar recuperadas representan flu#os de ca#a positivos generados de las ventas causadas
por la aplicacin de las estrategias de marSeting orientadas hacia la creacin y retencin de clientela.
La labor de captacin de clientela genera elevados costos de promocin. <o obstante es necesario
considerar que la prdida de un cliente que no fue bien tratado por el departamento de crdito! a causa
de una demora temporal en sus pagos! ocasionar una prdida en los gastos de promocin aunque la
cuenta sea Ytotalmente recuperadaG. )ebe ser considerada la porcin de los gastos de promocin
aplicables a clientes no retenidos' estos clientes estn incluidos dentro de los gastos de promocin
incurridos en su captacin a travs de la labor de mercadotecnia.
2ignifica tambin que dentro de la funcin de mercadotecnia como tal! e%iste una inteligente adaptacin y
coordinacin de YLas "uatro /sG
/roducto; 4ien E servicio
/recio; Local! regional! nacional! internacional
/laza; "anales de distribucin en relacin con localizacin geogrfica de los consumidores.
/romocin; 3erencia de las estrategias promocionales y publicitarias;
$s se tienen las siguientes relaciones de correspondencia;
1EL$"A:< )E ":11E2/:<)E<"A$ )E YL$2 C/sG
)EL *$1IE9A<3
":*/:<E<9E 2E ":11E2/:<)E ":<;
/1:)."9: <E"E2A)$)E2 W )E2E:2 )EL ":<2.*A):1
/1E"A: "$LA)$) )EL 4AE< E 2E1+A"A:
/L$Q$ /1E"A: W "$LA)$) )EL /1:)."9:
/1:*:"A:< "$<$LE2 )E )A291A4."A:<! /1E"A: W "$LA)$) )EL /1:)."9:
(.E<9E; 4eaufond! 1. 3ua de *ercadeo 9urstico! ,indito0 .): E EL9! 5667.
La mercadotecnia integral debe! por tanto! cubrir cada actividad de los negocios que pueda
afectar las actitudes actuales y futuras de los clientes.
:sto incluye:
aB 1espuestas dilatorias por or#anizacin de*iciente de o*icinas. /e#Mn
bB :n!o de recordatorios por deudas .ue ya 3an sido pa#adas.
E
cB )romesas incumplidas por un mal control de distribucin Acontrol de intermediariosB.
dB 'udosa identi*icacin de los clientes y de la naturaleza de sus ne#ocios.
eB Clara con!iccin de .ue marXetin# abarca todas las *unciones y empleados y la
in!esti#acin del marXetin# debe incluir esta parte.
*B 5ener claro .ue se re.uiere determinar la posicin comparati!a del ne#ocio en trminos de
marXetin# inte#ral.
0a clasi*icacin del mercado se#Mn su estructura *uncional9 se *undamenta en el 3ec3o de
.ue la o*erta de mercado de la empresa A4)sB se con*ronta con las $ JOK de la demanda o clientes:
1. OcupacinL ].uines son los ocupantes o usuarios^.
143
2. ObHeti!os L ].u compran^.
3. Ocasiones L ]cundo compran^.
4. Or#anizacin L ].uin AesB inter!ieneAnB en la compra^.
". ObHeto L ]por .u compran^
$. Operaciones L ]cmo compran^.
0O/ C0I:45:/ CO2O 1:C61/O/ ': 0- O1G-4IP-CIO4
2i la actividad crediticia involucra un alto riesgo para la organizacin! un riesgo mucho ms alto lo
representa una ba#a rotacin de activos por ventas de bienes yEo servicios no realizadas. "omo fue
comentado anteriormente! la labor de mercadotecnia para la captacin de clientes implica altos costos de
promocin. .na vez captado el cliente! su prdida significa! a su vez! una prdida financiera y una
prdida de mercado para la firma.
)e acuerdo a lo anterior la empresa debe emprender planes de accin para la retencin de sus clientes
que impliquen tanto o mayor esfuerzo que el realizado para captarlos. .na organizacin crece en
operaciones en la medida que aumente su clientela. <o obstante! la firma difcilmente podra aumentar el
volumen de sus operaciones si los nuevos clientes fundamentalmente reemplazan a los actuales. En
consecuencia! la firma debe establecer un balance mediante el cual determine que los beneficios
obtenidos por las nuevas captaciones de clientes superan! o al menos igualan! a los de#ados de percibir
por los clientes que se ale#an de la empresa por presentar dificultades para cancelar sus obligaciones.
144
)E2$11:LL: W *EZ:1$*AE<9: )E L$ "LAE<9EL$
La mayora de las organizaciones invierten gran parte de sus recursos financieros en el desarrollo de sus
recursos humanos. $ travs de innumerables mtodos de entrenamiento para que sus recursos humanos
se perfeccionen. $simismo! las firmas deben desarrollar programas para el desarrollo y me#oramiento de
su clientela utilizando la gerencia de mercadotecnia. La investigacin de mercadotecnia no debe utilizarse
en forma e%clusiva para la captacin de clientes o determinar el grado de satisfaccin de los clientes con
el consumo de un determinado bien E servicio. )ebe disear adems programas de conservacin de la
clientela! determinar las causas y posibles soluciones en caso de insolvencia relativa. Los programas
orientados hacia la recuperacin del valor crediticio de los clientes incluyen ;
1equerimiento de depsitos de garanta hasta que el cliente demuestre su deseo de pagar puntualmente.
/ueden e%igirse fianzas comerciales o personales con garanta de bienes muebles o inmuebles.
1efinanciamiento de crdito con altas facilidades de pago y pagos globales a cuenta de capital e
intereses ,cuotas baln0
Angresos de los clientes controlados de mutuo acuerdo con la condicin de que una parte sea destinada
al pago de la deuda contrada con la firma acreedora y otra para el financiamiento de las operaciones
normales del deudor. Esto no significa que e%ista un embargo de los ingresos del cliente puesto que es
un acuerdo entre el deudor y el acreedor.
"ualquiera de la modalidades del deudor! bien sea en la forma de persona natural o de persona #urdica!
los responsables de pagar las cuentas son esencialmente seres humanos su#etos a los vaivenes de la
economa. /or lo tanto! en el largo plazo es posible que un cliente que haya sido e%celente en su record
de pagos caiga en insolvencia relativa. $simismo tambin es posible que un cliente haya cado
temporalmente en insolvencia y luego! de manera gradual! pueda recuperarse totalmente.
(inalmente! debe recordarse que el cliente es un componente fundamental de la cuota de mercado que le
corresponde a la empresa acreedora. En consecuencia! cuando una firma pierde parte de su cuota de
mercado es por que la competencia la ha ganado. La gran mayora de los acreedores tratan de subsanar
esta situacin a travs de la trasmisin de referencias comerciales negativas sobre los clientes con
insolvencia relativa. <o obstante! este hecho constituye un arma de doble filo. Ello restringe las
posibilidades de recuperacin de los clientes con problemas llevndolos a la bancarrota y a la insolvencia
absoluta. En consecuencia! tendrn menos posibilidades de cumplir con sus deudas! las cuales no son
compensadas mediante la confiscacin de bienes.
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- mi madre y primera maestra 'o<a Ins 2arcano Uernndez de 8eau*ond.9 - mi padre 'on Vulio
0us 8eau*ond 2onta<o AQ:)'B. - mis 3ermanos Vose*ina del %alle9 Vulio. 0us9 4ancy Vose*ina9
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E)."$"AR<; )octor en Educacin! especializaciones en finanzas! poltica p&blica! evaluacin de
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negocios internacionales y administracin p&blica ,*4$' (lorida Anternational .niversity! .2$! 56770.
Licenciado en $dministracin "omercial ,.niversidad de :riente! 567?0.
EM/E1AE<"A$; D= aos de traba#o profesional como investigador! docente y e#ecutivo en el sector
universitario venezolano' /rofesor 9itular .):!,56H60' /rofesor 9itular .<E3! ,56650' /rofesor 9itular
.3*$ ,@??@0. +icerrector $dministrativo de la .niversidad <acional E%perimental de 3uayana ,5665O
56680. )irector $dministrativo del "entro $gropecuario de la .niversidad de :riente. <&cleo de *onagas
,567@O567C0. .):! "oordinador <&cleo de <ueva Esparta 567HO56H?. .):! <ueva Esparta! Zefe de
)epartamento de 2ervicios 9ursticos ,56H=O56H80. "oordinador del /rograma de /ostgrado en 9urismo!
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