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RECOMENDAES PARA A
PRODUO E O ARMAZENAMENTO DE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
RIO DE JANEIRO
2005
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
3
Copyright by Conselho Nacional de Arquivos CONARQ
Praa da Repblica, 173, 20211-350, Rio de Janeiro RJ
Telefones: (21)3806-6171; 2516-1834 - Fax: (21)2232-8430
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Presidente da Repblica
Luiz Incio Lula da Silva
Ministra-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica
Dilma Vana Rousseff
Secretria-Executiva da Casa Civil da Presidncia da Repblica
Erenice Alves Guerra
Presidente do Conselho Nacional de Arquivos
Jaime Antunes da Silva
Coordenadora do Conselho Nacional de Arquivos
Marilena Leite Paes
Cmara Tcnica de Conser vao de Documentos
Membros da Cmara Tcnica de Conservao de Documentos que
colaboraram na construo das presentes recomendaes: Antonio
Gonalves da Silva, Cludia Rodrigues Carvalho, Franciza Toledo,
Ingrid Beck (presidente), Lygia Guimares, Maria Aparecida Remdio,
Norma Cassares
Reviso
Alba Gisele Gouget
Projeto Grfico
Maria Judith Azevedo Vieira
Capa
Sueli Arajo
Agradecimentos especiais a Maria Izabel Oliveira, coordenadora-geral da
Coordenao de Gesto de Documentos do Arquivo Nacional, pela valiosa
contribuio na elaborao deste documento, e a Elizabeth Maulo, pela
normalizao da bibliografia.
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Conselho Nacional de
Arquivos. Recomendaes para a produo e o
armazenamento de documentos de arquivo/Conselho
Nacional deArquivos Rio de Janeiro: O Conselho, 2005.
20p.; 20cm.
ISBN 85-7009-077-3
1. Documentos Preservao e conservao. 2. Gesto de
documentos. 3. Normas tcnicas. 4. Arquivologia. I. Ttulo
CDD 025 . 8
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SUMRIO
APRESENTAO 5
OBJETIVO 5
ESCOPO 5
ESTRUTURA 6
Produo e Acesso 6
reas de Armazenamento 8
Condies Ambientais 1 0
Acondicionamento 1 3
Manuseio e Transporte 1 4
Segurana 1 5
BIBLIOGRAFIA 1 9
5
6
APRESENTAO
O presente documento, Recomendaes para a produo e
o armazenamento de documentos de arquivo, elaborado pelo
Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) por meio
da sua Cmara Tcnica de Conservao de Documentos,
um guia geral que indica os procedimentos mais ade-
quados para o armazenamento e a preservao de docu-
mentos, em consonnci a com os prazos de guarda e
destinao de documentos estabelecidos na Tabela Bsi-
ca de Temporalidade e Destinao do CONARQ.
As recomendaes tm como objetivo possibilitar o
planejamento de estratgias de guarda e de preservao
de document os de ar qui vo, de acor do com s ua
temporalidade e destinao.
A essas recomendaes gerais, a Cmara Tcnica de
Conser vao de Documentos do CONARQ pretende
anexar, progressivamente, guias especficos mais detalha-
dos sobre mtodos e procedimentos.
OBJETIVO
O objetivo deste documento fornecer subsdios tc-
nicos para a preservao de acervos documentais a par-
tir de sua produo, garantindo o seu ar mazenamento
adequado e seguro.
ESCOPO
A preser vao de documentos de arquivo, em qual-
quer suporte, depende dos procedimentos adotados em
s ua pr oduo, t r ami t ao, acondi ci onament o e
armazenamento fsico. As recomendaes aqui apresen-
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tadas estabel ecem os requi si tos para a produo e o
ar mazenament o f s i co de document os t e xt uai s,
car t ogr f i cos , i conogr f i cos , ci nemat ogr f i cos ,
microgrficos e sonoros, mas no cobrem os aspectos
da preservao de documentos digitais. As diretrizes para
o gerenciamento e preser vao de documentos digitais
so tratadas na Carta de preser vao do patrimnio
arquivstico digital, da Cmara Tcnica de Documentos
Eletrnicos do CONARQ.
ESTRUTURA
A estrutura contempla seis princpios que devem ser
obser vados para assegurar a preservao dos documen-
tos de arquivo, a saber:
- Produo e acesso
- reas de armazenamento
- Condies ambientais
- Acondicionamento
- Manuseio e transporte
- Segurana
Produo e Acesso
Nos processos de produo, tramitao, organizao
e acesso aos documentos, devero ser observados pro-
cedimentos especficos, de acordo com os diferentes g-
neros documentais, com vistas a assegurar sua preserva-
o durante o prazo de guarda estabelecido na tabela de
temporalidade e destinao.
Alguns documentos, conforme as nor mas vigentes,
devero ser produzidos em formatos padronizados. Os
documentos identificados nas tabelas de temporalidade e
destinao como de valor permanente devero ser pro-
duzidos em papis alcalinos.
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Como exemplo, pode-se citar a portaria n 2, de 26
de fevereiro de 2003, do Ministrio do Planejamento,
Oramento e Gesto, Secretaria de Logstica e Tecnologia
da Informao, que dispe sobre os procedimentos re-
lativos s atividades de Comunicaes Administrativas,
para a utilizao do nmero nico de processos e docu-
mentos, e orienta no sentido de que as capas de proces-
sos contenham fibra longa (papel Kraft branco KB 125,
com 125 g/m) para que tenham resistncia ao manuseio.
Cabe acrescentar que:
- Os papis das capas de processos devem ser alcali-
nos;
- As presilhas devem ser em plstico ou metal no
oxidvel;
- As prticas de grampear e de colar documentos
devem ser evitadas;
- Os dossis, processos e volumes devem ser arqui-
vados em pastas suspensas ou em caixas, de acor-
do com suas dimenses.
Todos os documentos devem ser preservados em con-
dies adequadas ao seu uso, pelos prazos de guarda es-
tabelecidos nas tabelas de temporalidade e destinao de
documentos.
A informao deve estar adequadamente identificada,
classificada e controlada, para que a localizao e a devo-
luo ao local de depsito sejam realizadas de forma gil
e sem riscos de danos ou extravios. Para que esses proce-
dimentos sejam efetivos e possam assegurar a manuten-
o das condies de acesso, eles devem ser regularmen-
te revistos.
importante que os registros relativos aos documen-
tos sejam incorporados a um sistema de infor maes,
como um banco de dados, e que os sistemas de recupe-
rao sejam amplamente compatveis.
9
reas de Armazenamento
Todos os documentos devem ser armazenados em
locais que apresentem condies ambientais apropriadas
s suas necessidades de preservao, pelo prazo de guar-
da estabelecido em tabela de temporalidade e destinao.
reas Externas
A localizao de um depsito de arquivo deve prever
facilidades de acesso e de segurana contra perigos imi-
nentes, evitando-se, por exemplo:
- reas de risco de vendavais e outras intempries, e
de inundaes, como margens de rios e subsolos;
- reas de risco de incndios, prximas a postos de
combustveis, depsitos e distribuidoras de gases,
e construes irregulares;
- reas prximas a indstrias pesadas com altos n-
dices de poluio atmosfrica, como refinarias de
petrleo;
- reas prximas a instalaes estratgicas, como in-
dstrias e depsitos de munies, de material bli-
co e aeroportos.
reas Internas
As reas de trabalho e de circulao de pblico deve-
ro atender s necessidades de funcionalidade e confor-
to, enquanto as de armazenamento de documentos de-
vem ser totalmente independentes das demais. O manual
Recomendaes para a construo de arquivos, publicado pelo
CONARQ em 2000, rene as indicaes para a constru-
o, reforma e adequao de edifcios de arquivos.
reas de Depsito
Nas reas de depsito, os cuidados devem ser dirigi-
dos a:
1 0
- evitar, principalmente, os subsolos e pores, em
razo do grande risco de inundaes, dando prefe-
rncia a terrenos mais elevados, distanciados do len-
ol fretico. No caso de depsitos em andares tr-
reos, prever pisos mais elevados em relao ao solo
e com boas condies de drenagem deste, pelas
mesmas razes;
- prever condies estruturais de resistncia a cargas,
de acordo com as Recomendaes para a construo de
arquivos, do CONARQ;
- a rea dos depsitos no deve exceder a 200 m
2
.

Se
neces s r i o, os de ps i t os dever o s er
compartimentados. Os compartimentos devem ser
independentes entre si, separados por corredores,
com acessos equipados com portas corta-fogo e,
de preferncia, tambm com sistemas independen-
tes de energia eltrica, de aerao ou de climatizao;
- evitar tubulaes hidrulicas, caixas dgua e qua-
dros de energia eltrica sobre as reas de depsito;
- evitar todo tipo de material que possa promover
risco de propagao de fogo ou formao de ga-
ses, como madeiras, pinturas e revestimentos;
- aumentar a resistncia trmica ou a estanqueidade
das paredes externas, em especial daquelas sujeitas
ao direta de raios solares, por meio de isola-
mento trmico e/ou pintura de cor clara, de efeito
reflexivo. Alm dos recursos construtivos utiliza-
dos para amenizar as temperaturas internas, sem-
pre que for possvel, posicionar os depsitos nos
prismas de menor insolao;
- promover a venti l ao dos ambi entes de for ma
natural ou artificial com solues de baixo custo,
inclusive com a disposio adequada do mobili-
rio, de forma a facilitar o fluxo do ar;
1 1
- evitar a presena de pessoas em trabalho ou con-
sulta em tais ambientes;
- manter suprimento eltrico de emergncia.
Nas reas de depsito, os documentos devem ser ar-
mazenados separadamente, de acordo com o seu supor-
te e suas especificidades, a saber:
- documentos textuais, como manuscritos e impres-
sos;
- documentos encadernados;
- documentos textuais de grande formato;
- documentos cartogrficos, como mapas e plantas
arquitetnicas;
- documentos iconogrficos, como desenhos, gravu-
ras e cartazes;
- documentos em meio microgrfico;
- documentos fotogrficos;
- documentos sonoros;
- documentos cinematogrficos;
- documentos em meios magnticos e pticos.
Os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose
devem ser ar mazenados separadamente, de acordo com
sua base e condio de preservao.
Condies Ambientais
Quanto s condies climticas, as reas de pesquisa e
de trabalho devem receber tratamento diferenciado das
reas dos depsitos, as quais, por sua vez, tambm de-
vem se diferenciar entre si, considerando-se as necessida-
des especficas de preservao para cada tipo de suporte.
Recomenda-se um estudo prvio das condies cli-
1 2
mticas da regio, nos casos de se elaborar um projeto
de construo ou reforma, com vistas a obter os melho-
res benefcios, com baixo custo, em favor da preserva-
o dos acervos.
A deteriorao natural dos suportes dos documentos,
ao longo do tempo, ocorre por reaes qumicas, que
so aceleradas por flutuaes e extremos de temperatura
e umidade relativa do ar e pela exposio aos poluentes
atmosfricos e s radiaes luminosas, especialmente dos
raios ultravioleta.
A adoo dos parmetros recomendados por diferen-
tes autores (de temperatura entre 15 e 22 C e de umi-
dade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climas quentes
e midos, o emprego de meios mecnicos sofisticados,
resultando em altos custos de investimento em equipa-
mentos, manuteno e energia.
Os ndices muito elevados de temperatura e umidade
relativa do ar, as variaes bruscas e a falta de ventilao
promovem a ocorrncia de infestaes de insetos e o
desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as
propores dos danos.
Com base nessas constataes, recomenda-se:
- ar mazenar todos os documentos em condi es
ambientais que assegurem sua preser vao, pelo
prazo de guarda estabelecido, isto , em tempera-
tura e umidade relativa do ar adequadas a cada su-
porte documental;
- monitorar as condies de temperatura e umidade
relativa do ar, utilizando pessoal treinado, a partir
de metodologia previamente definida;
- utilizar preferencialmente solues de baixo custo
direcionadas obteno de nveis de temperatura e
umidade relativa estabilizados na mdia, evitando
variaes sbitas;
1 3
- reavaliar a utilidade de condicionadores mecnicos
quando os equipamentos de climatizao no pu-
derem ser mantidos em funcionamento sem inter-
rupo;
- proteger os documentos e suas embalagens da in-
cidncia direta de luz solar, por meio de filtros,
persianas ou cortinas;
- monitorar os nveis de luminosidade, em especial
das radiaes ultravioleta;
- reduzir ao mximo a radiao UV emitida por lm-
padas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores
aos tubos ou s luminrias;
- promover regularmente a limpeza e o controle de
insetos rasteiros nas reas de armazenamento;
- manter um programa integrado de higienizao do
acervo e de preveno de insetos;
- monitorar as condies do ar quanto presena de
poeira e poluentes, procurando reduzir ao mximo
os contaminantes, utilizando cortinas, filtros, bem
como realizando o fechamento e a abertura con-
trolada de janelas;
- armazenar os acer vos de fotografias, filmes, meios
magnticos e pticos em condies climticas es-
peciais, de baixa temperatura e umidade relativa,
obtidas por meio de equipamentos mecnicos bem
dimensionados, sobretudo para a manuteno da
estabilidade dessas condies, a saber:
fotografias em preto e branco
T 12C 1C e UR 35% 5%
fotografias em cor
T 5C 1C e UR 35% 5%
filmes e registros magnticos
T 18C 1C e UR 40% 5%
1 4
Acondicionamento
Os documentos devem ser acondicionados em mobi-
lirio e invlucros apropriados, que assegurem sua pre-
ser vao. A escolha dever ser feita observando-se as
caractersticas fsicas e a natureza de cada suporte. A con-
feco e a disposio do mobilirio devero acatar as
normas existentes sobre qualidade e resistncia e sobre
segurana no trabalho.
O mobilirio facilita o acesso seguro aos documentos,
promove a proteo contra danos fsicos, qumicos e
mecnicos. Os documentos devem ser guardados em ar-
quivos, estantes, armrios ou prateleiras, apropriados a
cada suporte e formato.
Os documentos de valor permanente que apresentam
grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, de-
vem ser ar mazenados horizontalmente, em mapotecas
adequadas s suas medidas, ou enrolados sobre tubos
confeccionados em carto alcalino e acondicionados em
armrios ou gavetas. Nenhum documento deve ser ar-
mazenado diretamente sobre o cho.
As mdias magnticas, como fitas de vdeo, udio e de
computador, devem ser armazenadas longe de campos
magnticos que possam causar a distoro ou a perda de
dados. O ar mazenamento ser preferenci al mente em
mobilirio de ao tratado com pintura sinttica, de efeito
antiesttico.
As embal agens protegem os documentos contra a
poeira e danos acidentais, minimizam as variaes exter-
nas de temperatura e umidade relativa e reduzem os ris-
cos de danos por gua e fogo em casos de desastre.
As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manu-
seio, ao peso dos documentos e presso, caso tenham
de ser empilhadas. Precisam ser mantidas em boas condi-
1 5
es de conser vao e limpeza, de forma a proteger os
documentos.
As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem res-
peitar formatos padronizados, e devem ser sempre su-
periores s dos documentos que iro abrigar.
Todos os materiais usados para o armazenamento de
documentos permanentes devem manter-se quimicamente
estveis ao longo do tempo, no podendo provocar quais-
quer reaes que afetem a preservao dos documentos.
Os papis e cartes empregados na produo de caixas e
invlucros devem ser alcalinos e corresponder s expec-
tativas de preservao dos documentos.
No caso de caixas no confeccionados em carto al-
calino, recomenda-se o uso de invlucros internos de
papel alcalino, para evitar o contato direto de documen-
tos com materiais instveis.
Manuseio e Transporte
O manuseio requer cuidados especiais, tanto pelos tc-
nicos, durante o tratamento dos documentos, quanto pe-
los usurios, merecendo recomendaes afixadas nas sa-
las de trabalho e de consulta, a saber:
- manusear os documentos originais com mos lim-
pas, de preferncia fazendo uso de luvas. Alm de
luvas, os tcnicos devem tambm utilizar guarda-
ps, e mscaras para o manuseio de documentos.
Esta recomendao atende sade de usurios e
tcnicos, considerando-se que no passado foi fre-
qente o uso de inseticidas, que em muitos casos
ai nda pr eser vam el e vados n vei s de t oxi de z.
Esporos de microorganismos tambm podem ser
fatores de contaminao e toxidez;
- utilizar tambm luvas e mscaras ao manusear fo-
1 6
tografias, filmes, microfilmes, discos e suportes
magnticos e pticos, considerando-se a fragilida-
de desses materiais e a necessidade de proteo dos
usurios;
- manusear documentos de grandes for matos em
mesas de grandes dimenses;
- utilizar escadas seguras, especialmente desenhadas
para a retirada de documentos das estantes, bem
como carrinhos, para o seu transporte entre o de-
psito e a sala de consulta, visando segurana no
trabalho e integridade dos documentos;
- transportar documentos entre sees, para exposi-
es ou para emprstimos externos ou ser vios de
terceiros, como microfilmagem e conservao, se-
guindo procedimentos padronizados de embala-
gem, transporte e manuseio, visando preservao
e segurana dos documentos.
Segurana
Toda instituio arquivstica deve contar com um Pla-
no de Emergncia escrito, direcionado para a preveno
contra riscos potenciais e para o salvamento de acervos
em situaes de calamidade com fogo, gua, insetos, rou-
bo e vandalismo.
Este plano deve incluir:
Um programa de manuteno do edifcio, partindo
de um diagnstico prvio do prdio e de sua localizao,
para identificar:
- riscos geogrficos e climticos que possam amea-
ar o prdio e o acervo;
- vulnerabilidades do edifcio, quanto sua funo
de proteger os acer vos;
1 7
- nveis de vulnerabilidade dos materiais que com-
pem o acervo;
- vulnerabilidades administrativas (ex.: seguro, segu-
rana).
Um plano de metas concretas e cronograma de prio-
ridades para a eliminao do maior nmero possvel de
riscos:
- inspecionar regularmente o prdio;
- manter em perfeitas condies de funcionamento
os sistemas eltrico, hidrulico e de esgoto do pr-
dio;
- implantar um programa integrado contra pragas;
- instalar sistemas confiveis de deteco e combate
de incndio e de suprimento eltrico de emergncia;
- manter todo o acervo documental identificado e
inventariado;
- implantar procedimentos de segurana e de limpe-
za peridica nos depsitos.
Um plano de salvamento e de segurana humanos:
- formar e treinar periodicamente a brigada de in-
cndio;
- utilizar sinalizao de segurana e de escape para
casos de emergncia;
- efetuar treinamentos e simulaes peridicas de
emergncia.
Um plano de salvamento de acervos (plano de emer-
gncia):
As instituies depositrias de acervos devero ter um
plano de emergncia escrito para salvamento do acer vo
1 8
em casos de calamidade, atendendo s especificidades de
seu acervo e s condies de localizao do mesmo em
suas dependncias.
Uma vez elaborados, os planos de emergncia iro
requerer recursos materiais e humanos, sendo interessan-
te poder organiz-los de forma cooperativa, entre insti-
tuies de uma mesma cidade ou regio.
Um plano de emergncia contm as providncias ne-
cessrias para o salvamento dos documentos. Entre os
preparativos esto os de minimizar ao mximo os riscos
de fogo, por meio de sistemas de alarmes e supresso
automtica, e todos os outros riscos potenciais, como
vimos, por meio de vistorias e manuteno peridicas.
Acervos de grande importncia para a instituio de-
vero ser identificados com antecedncia. O ideal que
este procedimento inclua uma planta baixa que indique
claramente a localizao dos acer vos prioritrios para
efeito de resgate.
O plano de emergncia contar com uma equipe tc-
nica e uma administrativa com atribuies especficas, para
as vrias atividades que iro demandar a pronta resposta
e a recuperao dos acervos atingidos, no caso de algum
sinistro.
Cada instituio dever ter o seu prprio coordena-
dor de emergncia, mesmo que esteja organizada em um
plano cooperativo.
a) Coordenador tomar as decises e ir interagir
com os demais membros do grupo, com as equi-
pes de resgate tcnica e administrativa e com as reas
tcnicas e administrativas da instituio;
b) Agentes de comunicao faro contato com:
- autoridades policiais, Corpo de Bombeiros ou
Defesa Civil;
1 9
- reas tcnicas da instituio;
- demais instituies, imprensa;
- empresas fornecedoras de materiais.
c) Especialistas de conservao, para os diferentes ti-
pos de acervo, que podero ser da prpria institui-
o ou externos, dentro de um programa de coo-
perao entre instituies.
d) Equipe tcnica substituta quando os integrantes
da equipe titular no conseguirem chegar ao local a
tempo. Esta equipe dever participar de todos os
treinamentos e simulaes.
O plano deve ser testado e revisto em intervalos re-
gulares, e todo o pessoal da instituio precisa estar fa-
miliarizado com ele, seja tendo participado de sua ela-
borao, ou pel o trei namento nos procedi mentos de
emergncia.
2 0
BIBLIOGRAFIA
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the storage of Publ i c Records and Archives.
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